This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Waikato DHB ransomware attack documents'.
CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  Child and Women's Health
Key Contacts:
 
Service / Date
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who
What
When
Child Health
19-May-2021 Al  Child Health. 
Referrals sent to RCC cannot be 
Non urgent to wait. Urgent ones to be printed and sent to service. 25 
Team administrators
non urgent to wait. Review in   Update: 25 May RCC back 
Updated 25 May 
accessed
May update: RCC back online all urgent referrals sent through. 26 May 
5 days.
online Urgent referrals 
contingency put in place for referrals to come via fax in Paeds Admin to 
coming through to service. 26 
ensure that any referrals are not missed. Update 28 May al  referrals to 
May contingency for al  
come direct to child health in paper form via RCC
referrals to come via fax 
update 28 May al  referrals 
coming direct from Child 
Health in paper format. 
Continue until recovery.
19-May -2021 Al  Child Health 
POCT errors cannot be updated in  Complete a paper error form and save to be scanned and sent in 
Nurse Director 
CNMs
process for keeping forms 
Contingency until recovery
CWS
recovery 
19-May -2021 Al  Child Health 
Reduced capacity of labs service 
Critical samples only 
CUL 
Clinical Directors 
Relay communication to 
Contingency until recovery
Team 
19-May -2021 Al  Child Health 
Lab results not accessible on CWS Results being returned in hard copy via lampson for clinician review, 
CUL 
Clinical Directors 
Process in place to ensure 
Contingency until recovery
and document in clinical record
results are acknowledged
19-May -2021 Child Health 
Inability to complete large reports 
CUL 
Operations manager
work with typist team to find  contingency until recovery
for clinically complex children or 
a solution 
reports for CPASS children
Plan in place with clinical typing team if continuation of no access to 
Winscribe.
19-May -2021 NICU
No access to Plato
CUL 
NICU doctors and Nurses
Update medical and nursing  Contingency until recovery
Complete manual y for upload later, file in clinical record
team with process
19-May -2021 Al  Child Health 
Rosters for medical team and 
Amion accessed by workforce coordinator. Hard copies provided to al   Director of Operation's
Workforce Coordinator's 
provide hard copies to each  Contingency until recovery
phone numbers online
areas
area
19-May -2021 Al  Child Health 
Cannot record on imp - all 
Director of Operations
Clinical Directors / Midwife 
Communicate to the team
Contingency until recovery
functions including referrals / 
Director / Administration 
admissions / transfer / clinic 
Team Leaders
appointments / location of 
patients / patient alerts etc
Enter onto paper forms
19-May -2021 Al  Child Health 
PFM not sending patient food 
Director of Operations
CNMs
Ensure process is happening  Contingency until recovery
menu requests
Enter on form - fax to food services 
on the ward
19-May -2021 Al  Child Health 
Referrals can't be graded online
CUL 
Clinical Directors
Ensure process are in place 
Contingency until recovery
complete on a paper based form 
with team
19 May 2021 - NICU
No access to Plato
cnm
Admin team leader
process in place 
contingency until recovery
complete manual form
19-May -2021 Al  Child Health 
Internal referrals not sent via PFM
Director of Operations
Clinical Directors / 
Ensure process are in place 
Contingency until recovery
Use manual referral process. Collection arranged by EOC 3 x day
Administration Team
with team
20-May -2021 Child Health 
No access to policies and 
Hard copy to be accessed.  Update - guidelines available on teams in 
Operations Manager
CNMs
Ensure printed copies 
Contingency until recovery
guidelines for complex care
electronic format via app
available in areas
21 May 2021 Al  Child  Health
Operations Director
CD / CNM
Ensure that Datixs are 
contingency until recovery
Unable to complete datix for 
collected and investiagated 
incidents
Moved to a paper based form to record incidents and investiation. All 
on paper formats
forms to be reviewed by Operations Director 

21 May 2021 NICU
Some Regional DHBs blocked 
CD
CD / CNM
update staff regarding 
Contingency until recovery
Waikato DHB emails, some have 
process for contacting other 
also axed the fax. Difficult to 
DHBs 
contact outside DHBs to give 
weekly updates about their 
patients in NICU 
If email is blocked and no fax - staff to do a phone updated 
21 May 2021 Child Health 
Patients from other regional areas 
CD
CD / CNM
update staff regarding 
Contingency until recovery
leaving Waikato - inadequate 
process for contacting other 
discharge information to send with 
DHBs 
patient
Update as much as possible with limited information. Send full 
discharge information when systems are back on line. Risk issue.
21-May -2021 CAPE
No visibility of patients. For 
Opperations Manager
CNS CAPE
inform child protection team  Contingency until recovery
enquieries about children they 
of process 
need NHI to look up paper notes. Use laptop that is avaiable in Delivery Suite to look up NHIs 
25-May -2021 Al  Child Health 
Unknown eligibility Status of 
Operations Director
CMM's / CNN
follow up with EOC
tbc
patients 
staff given phone number of eligibility team to check 
25-May -2021 Paeds outpatient Clinic Unknown patients attending clinic 
Administration Team Lead
CNN
Ensure staff can login to the  Contingency until recovery
as no IPM
Now have access to Midland Portal to see NHI and other information.
Portal 
26 May 2021 Al  child health
operations Manager
CMMs / CNMs
Create process for manual 
Contingency until recovery
Oracle requests cannot be 
requisitions and deliver in 
processed online 
Requisition forms can be completed manually and delivered
person   
26 May 2021 Al  child health
Daily news updates sent via 
operations manager
operations coordinator
distribute information 
operations manager
email are not being distributed 
updates to al  areas 
throughout the service when 
people do not have phones. 
Plus not all staff getting the 
paper communication    
Printed copy disseminated through the service on a daily basis 
26 May 2021 Child protection team
CD
CAPE Clinical Nurse Specialist contact national alert lead 
Update: National lead advised 
Unable to upload alerts to the 
Oranga Tamarki to add 
national system 
Contact national lead for advice 
Waikato Alerts
26 May 2021 Vulnerable Unborn 
?
Clinical Midwife Specialist 
Communicate to social work  Contingency until recovery
team to highlight concerns for 
No access to local alerts for 
vulnerable women admitted 
vulnerable unborn 
to maternity services 
Social worker referral when admitted if team have concerns
26 May 2021 Child protection team
No visibility of our Oranga 
CD
CAPE Clinical Nurse Specialist follow up with oranga 
Contingency until recovery
Tamariki cases (ROC) entered 
tamarki
prior to the shutdown
OT has sent reports to Cape team with names of referral
26 May 2021 Child protection team
Unable to see who is booked 
CD
Social Work Team
email communication to the  Contingency until recovery
into violence intervention 
DHB
training 
Email comms asking who is booked to attend
27 May 2021 Child Health
Clinic attendances reduced and 
Operations Director
Operations coordinator
plan for recovery 
cannot follow up DNA
Manage backlog in recovery phase
27 May 2021 Child Health
Theatre booked 3 weeks in 
operations director
Administration Team Leader  Continue booking 
Contingency until recovery
advance. As outage goes on a 
new list is required 
Continuing to book to Theatre list up to 18 June 
27 May 2021 Child Health
Unable to determine patients  Requested a communication to go out on social media to alert parents  communications team
Administration Team Leader  prepare a communication to  posted up 27 May 
who missed Telehealth 
of children who were booked for a telehealth appointment from 18 May 
be approved by Director 
appointments while the 
- 26 May that the telehealth system was down. They can ring and 
telehealth system was down 
rebook telehealth appointment.
27 May 2021 Child Health
Unable to share Paeds Onc info 
CD
CNM
Put process in place
contingency until recovery
in shared care cases
Requested and received green laptop 

30 May 2021 Child Health
NICU - admin team constantly busy 
operations Manager
NICU CMM
Request additional admin 
Additional admin in place
not enough time to check the 
support 
lampson for lab results in a timely 
way and get them distributed 
Request additional admin support. Additional support has been given 
across the service.
and the lampson is now checked a consistent intervals.
30 May 2021 Child Health
Number of errors reported with 
Label printers have been added in some areas. Preference is always to  operations Director
CMM / CNN / CUL /CDs teams request teams use a double  contingency until recovery
hand written NHI Labels 
use a label printer. System in place to always check any handwritten 
checking process for hand 
label against patients notes / printed label NHI on the system
written patient labels 
31 May 2021 Child Health
Special Authority requests
operations Director
CUL
update team 
contingency until recovery
Primary care to access SA numbers for Paed
9 June NICU 
No radiology meetings regarding 
CUL 
CD NICU
plan for recovery 
recovery 
patients 
on hold 
9 June NICU 
MDT meetings not taking place as 
CUL 
CD NICU
plan for recovery 
recovery 
no access to information 
on hold 
9 June Paeds Surgery 
MDT meetings not taking place as 
CUL 
CD NICU
plan for recovery 
recovery 
no access to information 
on hold 
Women's Health 
19-May-2021 Maternity urgent / 
Acute referrals sent to service 
Move to fax based system 
Referrers, Admin Team, 
Midwife Director
inform referrers to the service immediately 
acute: WAU
cannot be accessed
Graders
19-May-2021 Obs and Gyna 
Referrals sent to RCC cannot be 
Non urgent to wait. Urgent ones to be printed and sent to service:  
CD Obstetrics 
Team administrators
non urgent to wait. Review in  updated 25 May urgent 
outpatients
accessed
Update: 25 May RCC back online Urgent referrals coming through to 
5 days.
referrals coming through.
service
19-May-2021 Maternity urgent / 
Unable to access previous labs and  Request referrer to fax with referral 
CD Obstetrics 
Midwife Director
Send communication to LMCs  immediately 
acute
rads for current patients 
and GPs 
19-May -2021 Al  women's Health 
POCT errors cannot be updated in  Complete a paper error form and save to be scanned and sent in 
Midwife Director
CMMs / CNMs
process for keeping forms 
Contingency until recovery
CWS
recovery 
19-May -2021 Al  women's Health 
Reduced capacity of labs service 
Critical samples only 
CUL 
Clinical Directors / Midwife 
Relay communication to 
Contingency until recovery
Director
Team 
19-May 2021 al  Gynecology Clinics
Clinic List avaiable
CUL 
Clinical Directors / Midwife 
Relay communication to 
Contingency until recovery
Women were contacted and told not to come to clinic. Appointment to 
Director
Team 
be rescheduled. Any woman who did not get the cancellation message - 
they were seen if they presented if the appointment required further 
follow up becuase of lack of information they were rebooked.  UPDATE 
24 May - stopped cancelling appointments all women were seen - GPs 
contacted for further information about patient if required.
19-May 2021 Antenatal Clinic
Appointments not visible for some  Continue with planned clinics. On arrival ask for NHI of woman and call  CUL 
Administration Team Leader  Process in place in clinic for  Contingency until recovery
clinics 
chart of chart room. No women are turned away - they are al  seen if 
each day 
they present. All ultrasound scans for appointments continued. Unable 
to save image, however hand written report in place on findings.
19 May 2021 - Maternity 
Bookings for elective c-section and  Go through every womans clinical records in the chart room and 
CD Obstetrics 
administration Team Leader  Admin team / communication  Completed in one day closed
IOL not visible 
identify date and time for procedure. As a backup send communication 
to LMCs 
to LMCs and request they contact admin team with information about 
any of their clients booked in for c-section or IOL.
19 May 2021 - Maternity 
Access to NHI for newborns 
Use ED temporary NHI system 
Administration Team Lead
Administration  
Educate the maternity team  Contingency until recovery
about the process 
19-May -2021 Al  Women's Health 
CUL 
Clinical Directors 
Process in place to ensure 
Contingency until recovery
Lab results not accessible on CWS Results being returned in hard copy via lampson for clinician review, 
results are achknowledged
and document in clinical record
19-May -2021 Al  Women's Health 
Complete manual y for upload later, file in clinical records
CUL 
Clinical Directors
ensure medical staff 
Contingency until recovery
No online discharge summaries
completing discharge 
summaries
19-May -2021 Al  Women's Health 
CUL 
Clinical Directors / Midwife 
Update medical and 
Contingency until recovery
No access to Plato
Director
midwifery team with process
Complete manual y for upload later, file in clinical record

19-May -2021 Al  Women's Health 
Rosters for medical team and 
Amion accessed by workforce coordinator. Hard copies provided to al   Director of Operations
Workforce Coordinators 
provide hard copies to each  Contingency until recovery
phone numbers online
areas
area
19-May -2021 Al  Women's Health 
Cannot record on iPM - all 
Director of Operations
Clinical Directors / Midwife 
Communicate to the team
Contingency until recovery
functions including referrals / 
Director / Administration 
admissions / transfer / clinic 
Team Leaders
appointments / location of 
patients / patient alerts etc
Enter onto paper forms
19-May -2021 Al  Women's Health 
PFM not sending patient food 
Director of Operations
CMMs / CNMs
Ensure process is happening  Contingency until recovery
menu requests
Enter on form - fax to food services 
on the ward
19-May -2021 Al  Women's Health 
Referrals can't be graded online
CUL 
Clinical Directors
Ensure process are in place 
Contingency until recovery
complete on a paper based form 
with team
19-May -2021 Al  Women's Health 
Internal referrals not sent via PFM
Director of Operations
Clinical Directors / 
Ensure process are in place 
Contingency until recovery
Use manual referral process. Collection arranged by EOC 3 x day
Administration Team
with team
19 May Women's Health Colposcopy
Al  high priority referrals up to 17 May recorded manual y. These 
Colposcopy lead 
clinic administrator 
process to contact high 
contingency until recovery
patients have been contacted to ascertain whether they have been seen 
priority referrals 
No visibility of waiting list / 
or if they have an appointment scheduled in the next week. Update 8 
High priority patients 
June noted that colposcopy clinic appointments are down by 10 per 
week
20 May Womens Health Colposcopy  Unable to use Gynae+ 
Colposcopy lead 
clinic adminstrator 
paper process in place 
contingency until recovery
software 
Paper Gynae plus tempate put in place 
21 May 2021 Al  women's health 
Operations Director
CD / CNM
Ensure that Datixs are 
contingency until recovery
Unable to complete datix for 
collected and investiagated 
incidents
Moved to a paper based form to record incidents and investiation. All 
on paper formats
forms to be reviewed by Operations Director 
24 May 2021 Antental clinic  
Midwife Director / CD
CMM 
Ensure clinic staff are aware  Contingency until recovery
Unknown what patients will attend  Admin and CMM went through the antenatal clinic bookings and 
of paper based ultrasound 
clinic  
identified women requiring ultrasound. A paper booking system for 
booking system
ultrasound has been put in place. Empty slots are being kept each day 
for any "unknown" booked patients attending 
25 May Womens Health Colposcopy 
Colp nurse to photocopy SCL specimen book record.  Send to courier to  Colposcopy lead 
Colposcopy nurse and admin results process in place
contingency until recovery
avoid missing results
SCL. Paper results returned. Lead Colp nurse to collate and give to SMO. 
SMO to action via telephone  
25 May 2021 Lactation Clinic
CMM
Lactation clinic 
communicate to LMC 
Contingency until recovery
Booking for clinic 
Paper system in place - bookings al  known as in paper diary for May. 
community to text referrals
Information to LMCs to text referral to lactation service 
25-May -2021 Al  Women's Health 
Unknown eligibility Status of 
staff have been given the phone number of the eligibility team to phone  Operations Director
CMM's / CNN
follow up with EOC
tbc
patients 
and check.
25 May Womens Health Colposcopy  MDM review system
MDM postponed as data is not available. Colposcopy nurse working on  Colposcopy lead 
Colposcopy lead 
prepare for paper based 
contingency until recovery
collating information via email. Delay MDM until June 
MDM in June 
26 May 2021 Al  women's health
operations Manager
CMMs / CNMs
Create process for manual 
Contingency until recovery
Oracle requests cannot be 
requisitions and deliver in 
processed online 
Requisition forms can be completed manually and delivered
person   
26 May 2021 Al  women's health
operations manager
Administration Team
Check photocopies for low 
Contingency until recovery
Photocopies not automatically 
tonner and order via phone
ordering toner 
phone number available for reorder 
26 May 2021 Al  women's health
Daily news updates sent via 
operations manager
operations coordinator
distribute information 
operations manager
email are not being distributed 
updates to al  areas 
throughout the service when 
people do not have phones. 
Plus not all staff getting the 
paper communication    
Printed copy disseminated throughthe service on a daily basis 
26 May 2021 Vulnerable Unborn 
?
Clinical Midwife Specialist 
Communicate to social work  Contingency until recovery
team to highlight concerns for 
No access to local alerts for 
vulnerable women admitted 
vulnerable unborn 
to maternity services 
Social work referral when admitted if team have concerns

26 May 2021 Vulnerable Unborn 
midwife Director
Clinical Midwife Specialist 
Contingency until recovery
No referrals from Integrated 
Contact Service regarding 
Response Service 
Contact referrers to encourage ongoing referrals and not to create a 
non electronic format to 
backlog
send information
27 May 2021 Women's Health
Clinic attendances reduced and 
Operations Director
Operations coordinator
plan for recovery 
in recovery phase
cannot follow up DNA occurred 
during outage period as unable 
to know DNA patients 
Manage backlog in recovery phase
27 May 2021 Women's Health Gynae Theatre booked 3 weeks in 
operations director
administration  
put in place paper theatre list  update iPM in recovery 
advance on iPM - However also 
system
booked in paper diary for the 
year and then information 
transfered into iPM for each 3 
month period.
Continued to book theatre using paper system 
30 May 2021 Women's Health
Number of errors reported with 
Label printers have been added in some areas. Preference is always to  operations Director
CMM / CNN / CUL /CDs teams request teams use a double  contingency until recovery
hand written NHI Labels 
use a label printer. System in place to always check any handwritten 
checking process for hand 
label against patients notes / printed label NHI on the system
written patient labels 
30 May 2021 Womens Health 
Delayed response to MoH audit 
inform MoH audit team 
Colposcopy lead 
Colposcopy lead 
Inform MoH regarding 
contingency until recovery
Colposcopy 
delayed 
1 June Gynae
Local Gynae MDM
On hold as no imaging available. Restarted last week with pathology 
CD Gynae
CD Gynae
Limited MDT 
contingency until recovery
and radiology support with measures in place to discuss limited cases. 
Catch up with be required during the recovery period
8 June 2021 Obs 
High risk pregnancy meeting is 
As wel  as MDT discussion about management of women with high risk  CD Obs
CD obs 
decisions about complex 
contingency until recovery
continuing each week
pregnancies this forum is also the place were decisions are made about 
patients 
transfering out any complex woman who requires additional imaging / 
labs than the DHB can currently provide.
8 June Gynae
Regional Gynae Oncology MDM
Continues with Auckland DHB with pathology and radiology support
CD Gynae
CD Gynae
Continuation of Gynae 
ongoing
Oncology MDT
9 June Maternity 
NE MDT meeting on hold 
unable to pull together information. To recommence when IS up and 
CUL
CD Obs
NE review process on hold 
on hold 
running 
9 June 2021 BFHI 
Collection of data and completing  inform BFHI national lead of situation - request delay for Waikato Audit  Midwifery Director 
CMM
inform national lead 
plan for recovery 
tasks in preperation for BFHI audit  in order to collect information. 
put on hold 
9 June 2021 Breastfeeding Clinic 
Referrals down by 70% on normal  Move back from texting referrals to email referral system 
Midwifery Director 
CMM
Communicate with LMCs 
send communication 10 June
weeks.
about referral to 
Breastfeeding Clinic
9 June 2021 Antental Clinic 
RAND available for time during the  analysis show only 3 women missed appointments during this time who  operations manager
CMM
Communicate with LMCs 
send communication 10 June
outage 
have been contacted to book appointment. Noted that referrals to the 
about referrals
service are down 
9 June 2021 Gyne Clinic 
RAND available for time during the  Contacting all women who had a missed appointment - priortising 
operations manager
CMM
put process in place 
contingency until recovery
outage 
patients using an equity lens 

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
What
When
Recruitment to defer start 
New Starter Provessing -ID Cards, Fob 
dates. Maintain manual lists for 
Contacting Employees. 
Access
Unable to provide Service
clinical starts
Employees/ Managers
Managing Starters
M / W / F Ongoing
Less time for notification (<60 
Col ating List of current 
VCA Reminders
days)
Data Capture for Recovery
Recovery Plan
respondees
Delay VCA / emp may not be 
Can only be completed during 
Col ating List of current 
VCA - Processing
permitted to work
recovry
Recovery Plan
respondees
Defer until systems are running 
Contacting requestors to 
Leave Buyouts
Unable to provide Service
/ ASK HR to contact
Recovery Plan
advise delays
Ongoing
Defer until systems are running 
Contacting requestors to 
Gratuity Documentation/ Processing
Unable to provide Service
/ ASK HR to contact
Recovery Plan
advise delays
Ongoing
Meed to maintain lists, 
terminations/last day where 
Reminders - Fixed Term, Contractors
Unable to Process
advised
Recovery Plan
Maintain lists
Ongoing
Maintain spreadsheet of 
Some queries incomplete, 
E-mails & Out of Office for 
unanswered queries for 
ASK HR Mailbox Queries
systems information required
delays
Recovery Plan
recovery
Track Daily
Low priorities 120 - process after 
20 days.  High priority 081 - 
No new contingent workers, 
Vmware Confirmations
Contingent, Visitor stars
delayed processing current
Recovery Plan
Delivering hardcopy, copying 
Credential ing
Unable to scan information
Manual y processing
CMO
informaiton
Ongoing
Unable to load documents for 
Taleo Onboarding
processing/ filing
Defer processing
Recovery Plan
Verifications Compliance Updates - COI, 
APR, PD & VCA
Unable to Update
Defer processing
Recovery Plan
Unable to col ate/ process 
Payrol  re role changes. Recovery 
Daily Updates. Friday to 
Employment Change Forms (ECF)
changes
Contact managers about dates Plan
Col ate and advise PayHelp
Payhelp

CONTINGENCY PLANNING - RISKS
DIRECTORATE: CANCER & CHRONIC CONDITIONS
KEY RESPONSIBILITIES
SERVICE
IMPACT
RESPONSE
WHO TO INFORM?
WHAT
WHEN
Unable to provide radiation  Proposal to CEO/Commissioner for Aria solution (SAAS) 
Radiation Therapy
therapy
Software via global supplier Varian.
CEO & Commissioner
Proposal
23/05/2021
Update National Cancer 
National Cancer agency update re: inability to provide 
Radiation Therapy
agency
radiation treatment at Waikato DHB
Service
Discussion
20/05/2021
Discussion with Rad Onc 
Teleconference to understand capacity at National 
Radiation Therapy
Working Group (ROWG)
centres.
Service & ROWG
Discussion
24/05/2021
Discussion with Rad Onc 
Radiation Therapy
Working Group (ROWG)
Declare national crisis and discuss national support
Service & ROWG
Discussion
26/05/2021
Cat A/urgent patients to 
Radiation Therapy
Auckland
Transfer to Auckland Public
WDHB/Auckland DHB
Liaison & Discussion
ongoing
Radiation Therapy
Increase risk Car B patients Transfer to Auckland Public
WDHB/Auckland DHB
Liaison & Discussion
ongoing
Radiation Therapy
Transfer patients to KKC
19 transferred to KKC 1.0 FTE (SMO), 5.0FTE (RT)
Service/RT/SMO
Liaison & Discussion
week of 24/05/2021
Transfer patients to Bowen  approx 10 transferred to Bowen - 2.0FTE (SMO), 1.0FTE 
Radiation Therapy
Icon
(RN)
EOC/KKC/Bowen
Liaison & Discussion
week of 31/05/2021
Transfer patients to Bowen 
Radiation Therapy
Icon
1 transferred to Bowen - Physisist, 6 FTE (RT)
Icon/Auckland
Liaison & Discussion
week of 24/05/2021
Discussion with Auckland private (ARO) St Georges ChCh 
Radiation Therapy
Further transfer of patients and Wel ington Public
DHB
Liaison & Discussion
week of 24/05/2021
Discussion between CCA & National centres to discuss 
Radiation Therapy
National Capacity Review
capacity
Liaison & Discussion
27/05/2021
Ongoing to review patients on treatment and transfer 
Radiation Therapy
Reprioritise patients
care to available capacity
Ongoing review
ongoing
Due to the potential impact on our Moari patients it is 
vital they and whanau are supported during this time. 
commenced and 
Radiation Therapy
Equity & Cultural Support
Working with Te Puna Oranga - list from MOH with 
TPO, Cancer Service
Liaison  
ongoing
Paper based template created to document clinic notes x 
1 to GP, x 1 to patient, x 1 to file for scanning, al  col ated  Booking clerk and admin teams, 
Clinics
Clinic notes
in file at each clinic area
SMOs
Educate teams and monitor ongoing
Clinics
BPAC referrals
Urgent & HCANs all printed via HealthShare- RCC - booking RCC/  
bo  oking  
 c  lerk/  
SMOs
   
Ensur  e a  greed  
 pr  ocess fo  low  
eongoin g
 
 
 
 
Clinics
Fol ow up appointments
Development of generic letter using current template to seM  edi  cal team    
 
   
Development of template
ongoing
Rheumatology & Renal
Building Clinics
Rheumatology & renal - R/V all referrals e.g. urgent etc an  Bookin g c lerk    
 
Oversight and support
ongoing
Rheumatology & Renal
RCC
Request all rheumatology referrals are printed and sent to RCC/H  eal  thShar e  
 
Notify
27/05/2021
MOMs - Lung, lower GI, Upper 
GI, Gyne, Breast, Urology, 
No onsite access to lab 
Lymphoma, Sarcoma, Nero, 
results
CNSs accessing lab results verbally via phone or collecting  CNS  /Med teams
Trouble shoot any issues
ongoing
MOMs - Lung, lower GI, Upper 
GI, Gyne, Breast, Urology, 
Decreased ability to share 
Lymphoma, Sarcoma, Nero, 
documents
Teams set up to share documents for - lung, gyne, to supp C  
NS/Med  tea  
ms  
 
   Over  sight re t  eams
26/05/2021
MCP & Éclair
Request access for clinical tea C  
ol a te al  re quire  d informati on and send to               to req IS
Col ate and send information COB 01/06/2021

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE: CLINICAL AND OPEARIONAL SUPPORT
Updated: 
27/05/2021
Key Contacts:
Role
Mobile Number
Operations Director

On leave until 31 May.
Acting Operations Director
‘0
Operations Manager, Attendants, Security and Parking
Acting IMT Logistics

9
Project Manager, Space Planning and Allocation
Operations Manager, Nutrition and Food

Operations Manager, Biomedical Engineering

Acting Operations Manager, Hospital Administration
Team Leader Referral Coordination Centre
Operations Manager, Pharmacy

Operations Manager Laboratory

CNM, MCC Nursing
‘0
Operations Manager, Radiology

Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
Attendants 
Notify staff to ring coordinators mobile number until 
Staff unable to ring coordinators number for sick 
further notice.
and bereavement leave 
Coordinators to use paper slips for assigning jobs. Assign  Coordinators 
attendants to critical areas. 
Potential overstaffing due to reduced work load 
All staff have been offered the option to take annual 
leave or other entitlement until things stabilise 
Security
CCTV is down and no recording since Tuesday 19/5/21.
Respective departments, T-sites and other external 
sisters e.g. Hal agher Dr, informed. 19/5/21.
Duress - All Gallagher duress alarms are offline.
Al  affected edeparmtnets and sites have been  advised 
to ring 99777 for emergency support. Communicated to 
al  on 18/5/21
Intercom system is down.
External intercoms are covered by security guards after 
hours, internal intercoms are covered by the respective 
wards. Wards advised. The interim arrangement is 
working wel  as of 21/5/21.
Tellen Security system for HRBC is working as normal. 
Organised for the system to be tested by the vendor. 
There was initial concern of malfunctioning.
Confirmed there were no issues. Will continue to 
monitor.
Gallagher security system / FOB access is full operaitonal.  Site technicians are monitoring door status. After hours, 
However, due to the network outage, we are unable to 
we have guards stationed on the main entrances. 
generate new access cards or disable lost cards. 
Arrange for extra guards and conduct urgent guard 
induction.
Parking
Parking pay stations are not working.
Al  public car park barriers are up - free parking. Free 
parking notices displayed at key locations. No issues 
raised as at 21/5/21.
Risk – High 
Mindray CMS shutdown 
Waikato Emergency - Mindray and Phillips 
 
Monitoring
No Mindray central monitoring 
Mindray workstation shutdown 
Bedside monitoring only 
On IS Network (ASB BI) 
Risk – High 
Disconnected from IS Switch (Fiberlink) 
Acute Services - GE Patient Monitoring & 
Telemetry 
 
Bedside monitoring only 
Central Stations Shutdown 
No Telemetry 
On IS Network (ASB L3) 
Risk – Low 
Ward M18 - GE Monitoring
Ensure not on IS Network 
 
BAU 
Risk – Low 
Ward M8  - GE Monitoring
Ensure not on IS Network 
 
BAU 

Ward M14 - GE Telemetry and Patient 
Risk – Med 
Ensure not on IS Network 
 
Monitoring
BAU 
On BME Network switches (Menzies L5) 
Risk – Med 
Re-deploy GE Telemetry 
CCU  - GE Patient Monitoring & Telemetry 
 
BAU 
On BME Network switches (Menzies L5) 
Reduced Telemetry Capacity 
Risk – High 
Mindray Workstation Shutdown 
CCU Mindray Telemetry 
No Mindray Telemetry in CCU 
Mindray Telemetry work in local mode 
 
No Comm/Network 
On IS WIFI 
Risk – High 
Central station shutdown 
ICU Monitoring 
Bedside monitoring only 
Disconnect x1 Network 
 
No printing 
On IS Network (MCC L4) 
Risk – High 
HDU GE Monitoring 
Bedside monitoring only 
Central station shutdown 
 
No Printing 
Risk – Med 
Printer disconnected from Network 
PACU GE/Datex Monitoring 
 
BAU 
On IS Network (MCC) 
Risk – Med 
Central station shutdown 
Cath Lab GE Monitoring 
 
Bedside Monitoring only 
On IS Network (MCC) 
Delivery Suite - GE/Philips Monitoring 
Risk - High 
On IS Network 
 
NICU Philips Monitoring 
Risk - High 
On IS Network 
 
Risk – Med 
Central station shutdown 
Ward E4  - GE Monitoring & Telemetry 
 
No Telemetry 
On IS Network 
Bedside Monitoring only 
Risk – Med 
Disconnect from Network 
OPR4 GE Monitoring 
Bedside Monitoring only 
On IS Network 
 
No central monitoring 
Laboraotry
Microbiology under heavy workload - comms sent out. 
Staffing for weekend planned plus a list of extra staff 
availability. Managers to share on-site support.
Non-urgent tests not being tested and/or reported - plan for 
testing and reporting. Non-urgent referred work returned to  Plan to reduce registration workload during recovery.
Pathlab for storage. 
Have exhausted National supply of toner for Biochem result  Plan and templates to be developed for reporting of 
printing. IS and Roche sourcing more.
routine work and microbiology.
Coping with priority testing but there is a large backlog of 
Locations not being received on request forms or location 
non-urgent specialist tests. As now expecting an 
not where the patient is located. Comms sent out.
extended outage, we are working on plans to test and 
report backlogged tests.
Drew Henderson highlighted that there is no process for 
acknowledgement or filing of paper results we are sending  Arrange meeting with Drew and Maggie for the result 
to wards.
acknowledgement process.
Meet with Pathlab to decide on the process for 
backlogged non-urgent referral work.
Severely restricted in ability to test and produce results 
due to manual processes
Restrict incoming requests and prioritise testing. 
Clinical areas
Memo to requestors to restrict requests 18/05/2021. Repeats sent 20/5 and 21/5
Memo to clinicians - list of contact mobile 
Constant stream of clinicians in laboratory looking for 
Very difficult to locate results due to manual processes. 
numbers. Interim request not to ask for 
laboratory results 
Need a system in place
Clinical areas
results unless critical.
18/05/2021
Lab staff
Hardcopy template provided and 
Phoning of results not being documented
Process needed for auditibility
Laboratory staff
distributed.
19/05/2021
Rural labs to label and keep a copy of 
Develop process and decide on level of processing at 
request forms for retrospective 
No manual process for rural labs to send specimens.
rural sites vs Waikato.
Rural charge scientists
registration.
18/05/2021
Manual worklist to be sent to Waikato 
Specimen registration staff
with specimens
Need urgent supply. Need to order more rol s and print. 
More labels ordered. 3x staff trained to 
Pre-printed numbers wil  run out quickly
Supply needed for rural labs too. 
print.
18/05/2021
No process for ordering of supplies
DHB process required
Department managers
Raised at CIMS
18/05/2021
Use temporary order numbers in the 
interim.
19/5 DHB process in place. Anita Casbolt 
to be central point.
Urgently sourced with help by IS 
department. Urgent driver sent to 
Biochemistry printer toner in heavy demand and out of ink 
Auckland to retrieve. Ensure steady 
requiring manual transcription of results. 
Need a constant supply
IT dept
supply going forward.
19/05/2021
Biochemistry staff

Results being sent by lamson therefore large demand for 
lamson cannisters and often unavailable to send results
Need faster return of cannisters and increased supply
Clinical areas 
CIMs request to clinical areas
19/05/2021
Order more cannisters
No ability to send electronic Covid reports
Process needed for MIF and community reports
MIF
Manual reporting system in place
19/05/2021
Anglesea Clinicand GPs
Microbiology are overloaded
Request requestors to restrict where possible
Clinical areas including Rural GPs
Memo sent.
20/05/2021
Streamlining of reporting processess
Consider outsourcing of GP work.
Process for review of significant rtesults 
Significant Microbiology interim reports are not readily 
Microbioogists and Infectious Disease Clinicians to notify 
and notification of results in place 7 days 
available
wards of updated significant results on a daily basis. 
Clinicians
a week. 
20/05/2021
Need to cover notification of significant results with 
Request for locum sent out nationally 
Microbiologist going on leave 31/5-14/6
extra resource
CMO
24/5
21/05/2021
Process in place for stored tests to be 
processed on site or referred back to 
Non-urgent tests initially held as expecting a 2 day 
Pathlab. Ongoing process for Pathlab tests 
outage. Process al  hospital requests and return 
will be for Pathlab to send via Waikato 
community referred testing back to Pathlab for 
DHB courier system to LabPlus and CHL. 
Storage of non-urgent tests has created a large backlog
onsending to CHL and LabPlus
Laboratory staff
Pathlab to receive results directly.
21/05/2021
Pathlab
CHL
LabPlus
Unable to send referral tests to CHL and LabPlus as no 
Manual process set up. Hardcopy results 
electronic system for receiving reports
Work with CHL and LabPlus to develop a process
to be couriered back.
21/05/2021
CHL
LabPlus
Histology throughput is limited. Theatre worklist have 
not been significantly reduced and volumes are greater 
Histology processes are slow due to manual transcription  than the departments ability to process Histology 
Some Histology to be outsourced to 
and the need to check carefully.
samples safely.
CIMS
Pathlab
21/05/2021
Data entry team for patient location set 
up in lab admin area. Lab staff to use 
Locations not being recorded on request forms or patient 
census to check location. Admin staff 
location changes before report is issued. No visibility over  Process being developed for patient location census 
provided to help sort out reports with 
patient locations
20/5.
CIMS
unknown locations.
24/05/2021
CMO
Remind staff of EAP, Managers to 
monitor. Remind staff to recognise limits 
Staff work overload
Need to be mindful of staff stress and overload
Managers
and inform staff if feeling unsafe.
24/05/2021
Use deployed admin staff where possible 
Health and Safety
for clerical assistance.
Discussed at Lab CIMS 
Some request forms don't state location. There is no 
visibility over patients being seen in ED and discharged 
No business rules for acknowledgement of results in the 
or admitted. Patient movement is often not visible. A 
absence of CWS. Lack of responsibility for results is causing  large number of lab results are being returned as the 
Process developed - awaiting clinical 
results to be returned to the laboratory. 
patient is no longer in that location.
CIMS
feedback 25/5
25/05/2021
Clinical business rules for result acknowledgement need 
to be developed.  
CMO
Proposed process is:
Haem/Biochem stat results to go out to 
named location.
Older results  (non Histology) to have 
location checked against census by admin 
and sent to latest location. Clinical areas 
to take responsibility for results 
regardless of whether or not patient is 
still in their location.
Histology to be sent back to requesting 
clinician.
Current backlog to be acknowledged by 
assigned Dr (pending)

All lab reports are only stored electronically. Histology 
often need to provide reports for MDM, patient review 
post biopsy etc. Pathologists need to rework reports by re- Histology slides cannot be found as filed by accession 
Admin staff to file all request forms 
examining slides. 
number
Pathologists
alphabetically by patient name. 
25/05/2021
Histology staff
Results have been received from LabPlus and CHL of 
specimens that were referred prior to the outage. The 
Unable to send results out as no clinician or location. 
requesting clinician and location are not recorded 
Many of these are likely to be community referred. 
Pathlab
Investigate use of MCP for data
26/05/2021
CIMS
Specimens processed prior to the outage cannot be tested 
or reported as we do not know what they are for.
Need a stocktake
Investigate use of MCP for data
26/05/2021
Have asked at IOC Meeting 11am for contact  
Can’t identify every patient booked for clinic ahead of 
time.  If we can identify we may not have contact details 
Outside DHB we can ring to get patient information 
Chal enged to understand what is happening with clinic 
Dr Saying they don’t want to see patient 
see clinician vulnerability  
Isolated from community – people trying to make contact 
who can’t 
Need a cal  center
Ongoing Risk – Patients who don’t get on wait 
list/rescheduling  
Booked 2 weeks – 1 month out 
Staffing – not sending anyone home, main hospital may 
Skeleton staff tomorrow.  Approval of annual leave 
need help 
if appropriate  
Payroll is an issue.
MCC Booking has not received Phones /laptops.
Any patient who wants to be reimbursed for travel is being 
given a feedback form, asked to put service on form and 
send to Quality & Patient Safety.
Collecting MCC outpatient data across all services is 
We need patients to call in, identify themselves, provide 
challenging. From tomorrow onward there are no clinic 
name, DOB, NHI if have it, what speciality they have an 
"rands" for almost every clinic (Ortho excluded), meaning 
appointment for and confirm whether their clinic is going 
information coming from the Booking team is inconsistent 
ahead.
and inaccurate. They are not able to identify patients who 
have been booked to pull any contact information or to pass 
on to nurses to triage or plan clinics.
FSAs need to be cancelled because there is no information 
to begin a patient's clinical journey.  Follow-ups are 
important for many and should be timely to prevent 
complications (is an identified clinical risk).
When patients do come for a follow-up, we need them to 
bring any paperwork such as a discharge summary because 
referral info, operation dictation and discharge summary's & 
clinic progress notes are all digital for clinics.
Reception team are being very good with recording patient 
attendance and clinic outcome information for rescheduling 
but this doesn't account for all patients.
Al  this is contributing to clinical risk because patients wil  be 
lost to follow up.
The lack or inaccuracies of clinic data is now going to 
hamper service recovery planning. This is a Service Risk we 
can only minimise by providing best guess/approximate 
data.
Working manually with multiple workarounds.
We are planning for our manual systems to stil  be 
required well into next week.
Managing within current resources and with extra help from 
managers, dietitians and clerical.
Work directly with nurses where possible.
Team has done a fantastic job at adapting to manual 
systems.
Extend current arrangement.
Most wards providing accurate and timely patient 
Please liaise with us for transition back so we can test 
information before each meal deadline.
and plan for reintroduction (noting this was not well 
planned or communicated at last outage).
Potential issue regarding lack of ward receptionists in some 
wards at weekend, and not usual CNM, to coordinate 
getting patient information from nurses.
Need mobile EFTPOS units to be in place until the system is 
back up.
My Kai is a category one system which is integrated with 
iPM and PFM.
Patient Services 
Priority 1

My Kai system is unable to be used at all  - This is a 
Category 1 system interfaced with IPM and PFM and 
responsible for all back of house and patient facing meal 
My Kai Impact 1
ordering. 
Print out blank template 2 x /day and 
send to each ward with -breakfast (for 
10am Deadline ) - Lunch (for 3pm 
deadline)  Give to receptionist /CNM each 
 
ward for completion
Fill out template everyday. Fill out room,  By 10 am for lunch      By 3 pm for Dinner 
 
Bed #, Patients name and age
and Breakfast 
Fill out patients diet requirement for next 
meal including any food allergies e.g. Full , 
allergy to fish
Collect completed report from each ward 
and return to Diet Techs office 
by 10.15 for lunch        by 3.15 for dinner
For Lunch and Dinner : To check each 
wards NFS report and :
Add in meal ticket for any new patients 
according to diet requirements
Remove any meal tickets from any 
discharged patients or those on NBM
Change meal tickets for any patient that  By 10 minutes before each ward is due to 
have changed diet requirements
be served on tray line 
Unable to access information from IPM and PFM to know 
Change over any meal tickets to new 
which patients are in which wards and what their diet 
ward for patient transferers
requirements are.  This information is required to be up to 
Manual y process each patient menu to 
date 3 X per day for Breakfast, Lunch and Dinner to enable 
ensure all food complies with diet codes 
the right meal to get to the right place. This is a patient 
for each patient found in contingency 
safety risk.  It is a nursing/ clinician responsibility to 
processing manuals
complete diet requirements as NFS does not know any 
clinical information about the pt. e.g. Food allergies'-      
Al  inpatient charge nurse managers 
Contact Diet Techs office for any changes 
Textures ( Choking for any difficulty swallowing e.g. Stroke, 
including HBC
required after 10am and 3pm deadline  
young children, head and neck surgery)'-    NBM, 
Contact Number now that phone lines are 
gastrosurgery
Manual completion of Nutrition and Food Report 
working is 98114
Preferably before meal time 
My Kai Impact 2
Photocopy contingency menus form relevant day .  14 
e.g. Wednesday menus to be copied on 
day cycle so patients can select food but compliancy is 
Photocopy enough menus for each ward  Monday to go out with breakfast or 
Unable to print customised menu for each patient that is  done manually after menu collection rather 
to go with breakfast for the following day  Tuesday for selection and processing 
compliant for their Diet code(s)
automatically before
CNMs
meal
ready for Wednesday meal service .
Hand out menus
at breakfast 
Assist patients that need help to complete 
menu selections
Col ect completed menus and return to 
diet techs office. Ensure name and ward  by 10.00am for same day wards.   By 
on bottom of menu
12.00 midday for next day 
Process menus to ensure compliancy with 
diet requirements including allergy 
restrictions etc   Clarify with dieticians if 
not sure
by 19.00hours
Complete manual special request forms 
needed for each area - cooks , sandwich 
Generic menus   '- Adults'- HBC'-Paediamic'-Medinotel
area, salad, tray line,
Compile daily list by ward of:    Patient 
name, Feed (s) required, Amount required 
Unable to print list of patients requiring nutritional 
Compile manual list each day with Patients name,  Feed  Clinical Dietitians                         Speech 
                         
 
, when required, special recipe if required.   
My Kai Impact 3
supplements, tube feeds and made up formula
(s) required, amounts required and when
Language Therapists
Take to Fluids Room along with labels
4pm daily for next day

Handwrite labels for patients requiring 
oral nutritional supplements, feeds, 
formulas and any generic ward 
requirements e.g. "hypo juice"           One 
label for each container.    Include ward, 
Unable to print labels to put on each feed with patient 
patient name, name of product, time to  By 4pm each day for next day and any 
name, ward ,name of feed, time of dose and discard date Handwrite labels for each feed required
Clinical Dietitians
be given.   Deliver to fluids room
time during the day for urgent feeds. 
Unable to generate list of individual snack requirement  for  Continue with "generic" snack programme in wards such 
My Kai impact 4
patients 
as OPR
NFS
Send packets of biscuits to wards for any individuals that 
need simple snack
Clinical Dietitians   NFS
Handwrite labels for any specialised meal  by 5pm for next day morning tea    By 
Unable to generate patients labels to go on individual 
snacks required for particular patients. 
10am for afternoon tea    By 2pm for 
snacks for patients
Handwrite specialised snack labels
Clinical Dietitians   NFS
Take to supervisors in production kitchen supper
copy contingency orders with suppliers 
for  Fruit and vegetables, Meat, Fish, 
poultry and eggs.         Take photo and 
manage to send to relevant supplier via 
My Kai Impact 5
mobile phone
1 week in advance
Hand write order  on contingency 
template for milk /dairy products and give 
to milkman
1 day in advance
Hand write order on contingency 
Inability to automatically produce and create food orders 
template for grocery orders to Bidfood 
for external suppliers of food for patients, meals on 
Use previously printed contingency orders based on 750 
and other  suppliers. Give to managers to 
wheels, cafes        Risk - Too much food, not enough food,  beds being occupied usual patient , staff, MOW volumes 
take photo and send to supplier via 
wrong food
for relevant days of 14 day cycle
Production Manager
mobile phone
2 days in advance
Adjust receipts and labels if necessary 
from current menus                                                                                                            
Inability to scale up recipes to required volumes and print  Use previously printed contingency scaled up recipes 
Copy receipts for each day                                                                                                                                                            
labels with relevant ingredients/ amounts for weighing up  and labels based on 'normal' volumes for each 
Production manager                    IR 
Copy labels for each day                                                                                                                                               
My Kai Impact 6
food for production
ingredient for each dish for each meal for each day
Supervisor
Weigh up food from labels 
4 days in advance
Meals on Wheels                                                          
Priority 2
1.Inability to access the following information                                            
a) Clients
b) Addresses
c) Meal days
d) driver lists
MOW laptop is stand alone, so can access information 
e) allergies or special diets
independently of  network  and is backed up onto an 
Update information on stand alone and 
f) clients selection/Preferences
iron key
back up daily on Iron key
Daily
2.Inability to print labels to put on each meal so that right 
Print labels from stand alone laptop to 
meal for right client
Use stand alone laptop with computer cable to printer 
printer
Daily
Print Drivers list from stand alone laptops  
3.Inability to print drivers list
Use stand alone laptop
to printer
Daily
4.Inability to create fortnightly  direct debit file for MOW 
clients to pay WDHB   Risk is that $ will never be recovered  Can't create fortnightly  direct debit file without a clean 
from external clients as they general y live week to week
laptop 
Accounts Receivable
?
?
?
Investigate hire or purchase of simple cash registers - 
push button                                                                                                                          
a)Inform CIMS of risk well in advance so 
-limit range of food                                                                                               
have 18 days to prioritise to get back up 
-simple pricing structure                                                                                                    
running before 28 day expiry .                                                                                         
Note that if we cannot find alternative non network cash 
b) find some manual cash registers, limit 
register, will need to close apart from free tea/coffee                           
range of food and pricing & limit outlets.   
1.Inability to use point of sale system after about 28 days  -Financial impact                                                                                                                  
CIMS team                                                   
Close short ordered  - impact - no cash 
Staff and Retail Cafes                Priority 3         when memory runs out of current system working 
-staff  dissatisfaction
Waikato DHB staff and Visitors
reconciliations.
by day 10
Uninstall network Eftpos machines and 
deploy mobile machines. Teach café 
supervisor to teach cashiers how to enter 
Eftpos $ manual y.  Order different paper 
2.Inability to use Eftpos
Hire 6 mobile Eftpos machines ($ implications)
rolls (or receipts)
Process transaction to record sale but cancel as a 'no 
Inform café  supervisors and cashiers of 
3.Inability to link with RMO rosters for voucher system 
payment' so no cash expected
altered process for RMOs
RMOs sign form
RMO Manager

1. Inability to receipt supplies into oracle for payment to 
Do physical match of packing slip and invoice (if 
suppliers NFS buys a large amount of perishable food 
available)      Otherwise hold   ---  notify suppliers   (Note 
supplies each day. These come with packing slip & invoices  risk of suppliers deciding not to supply if goes on too 
Contact suppliers to let them know delay 
Administration                           Priority 3
which need to be reconciled before 
long 
and seek there co-operation.
After day 10
2.Inability to update volumes and prices in my kai - 
required for financial  modelling and decision making 
Update manual y once online
3.Inability to keep transaction records for RMOs
Put on hold
4.Inability for cashiers to process bank statements 
Put on hold
5.Inability to process credits to suppliers
Put on hold  - Tell suppliers
Pharmacy - dispensary
Main system EPharmacy not available.  No access to 
Have gained now gained two laptops with ePharmacy 
dispensing and compounding systems.  No label printer.   loaded.  Able to process dispensing and compounding, 
No access to previous dispensing history.
but no label printing possible.  Undertaking manual work 
arounds.
MedDispense system down.  No profiling of medication 
Wards operating manual y, by opening MedDispense 
charts possible.
cabinets.  Pharmacy stocking drawers 2-3 x per day.
No access to Clinical Workstation.
Have access to MCP, but otherwise doing everything 
manually.
Cold chain / refrigeration and freezers - no centralised 
Have organised data logger download via standalone 
monitoring.  No data logger down load possible.
computer.  
IS organising wireless monitoring of fridges however still 
not actioned.  High risk for fridge contents as won't be 
aware of overnight outage if it occurs.
Blister packing - labelling system down
Pharmacy - supply chain and procurement Supply chain processes
Currently undertaking basic ordering in Procurement 
offices down in Hockin.
EPharmacy not talking to Oracle so manual processes 
matching up ordering.
Receipting undertaken manual y.
Supply chain processes
Pharmacy supply to wards/ departments carrying on 
with manual processes.
All manual processes
Now have one computer that has access to ePharmacy.  
Pharmacy - cytotoxic compounding 
Processing possible but no label printing possible.   
pharmacy
Labels being hand written.
Pharmacy - clinical trials
All manual processes
Manual processes until system comes back up.
Pharmacy - medicines information 
Al  MI databases unavailable
Using personal computers, phones and work ipads to 
access internet to search for information.  Manual 
record of information.
Administration/ Management
Al  key processes put on hold.  Recruitment processes on  Will undertake all activities if and when systems up and 
hold.
running again.
One of the issues that has now arisen again is the IV pump 
consumable response - that is, the withdrawal of the BD 
pump consumables and the impact that is having.  
Pharmacy is in the middle of trying to develop a new 
medication safety data set for new "temporary" pumps 
however the lack of computers is proving tricky.  The data 
set is for use by high risk areas.  We may need to get 
access to one more computer for pharmacy and router if 
the outage goes into next week.  Or Julie Vickers has a 
laptop that could be "cleansed" and used?  How do we go 
about working out best option for IS?
Critical imaging only.
All imgaing will need to be reviewed in Radiology.
Reports will be provisional handwritten.
S
Working from home.

Referral Coordination Centre
No access to any systems e.g. BPAC, iPM, CWS. This means  2 staff working from home, accessing BPAC via stand 
no referrals can be received, processed, queued for triage,  alone HTTPS address via internet explorer. This allows 
updated in iPM, waitlisted, letters sent out, etc. Also 
urgent and h scans to be moved straight to triage. A 
means H scans, urgent s and al  other referrals cannot be  note wil  be added advising the referral has not been 
processed.
checked or loaded into iPM by RCC due to a network 
outge.
If the outage continues, more staff can work from home 
accessing the website to move some of the 7000+ 
backlog to triage.
To triage, clinicians will need to access off the DHB 
website - the link is https://bestpractice.org.nz
Team are assisting in the patient contact centre with 
Hourly roster put together for Friday and Monday.
sorting and delivery of messages.
Asked for night and weekend admin support for clinical 
areas. TBC. 
Hospitality Support Services - Cleaning
Reduced calls for special/terminal cleans. No major impact - Duty Nurse Manager advised of cleaning. Key contacts 
BAU.
for ally leaning requests, ISS emailing consumable orders 
to supply chain.
Hospitality Support Services - Linen
Linen orders rely on public wifi, to use iPads for ordering.  Data cards instal ed in iPads so orders can continue.
External / outer sites orders are being text through.
Hospitality Support Services - BEC
Booking system down. No visibility of daily/future bookings  Manual system in place. Limited communication via 
or catering. 
phone or face to face.
Uniform orders stil  happening - no online ordering though. No orders being placed via Oracle, but setting up phone 
ordering system.
Hospitality Support Services - Enquiries
Limited landline use. No access to iPM. Limited patient info  Manual patient lists provided ad hoc. Advising visitors 
- lists available sporadically. Can’t advise visitors/patients  where to go based on information they are sharing.
where to go.
Hospitality Support Services - Washroom  No impact - BAU
DHB staff texting orders through.
Services
Hospitality Support Services - Chaplains
Phone referrals limited / reduced.
Duty Nurse Managers provided with Chaplains roster / 
contacts.
Hospitality Support Services - Waiora CBD Reduced staff occupancy in building. 
Waiora / ISS team ensuring IS staff are being looked 
after. Running around doing other tasks.
Hospitality Support Services -  Volunteers BAU
Manual process in place.
No online sign-in.
Risk – Afterwards 
Will need staff to help eg Coders  e.g. Linda Ritche, 
Backlog of data entry 
ED  Receptionists
Helena Johnson 
Developing roster for additional admin support 
Risk of lost patient in Hospital 
requirements over nights and weekends. TBC.
Patient Service Centre
No 0800 number 
Can’t confirm appointment  or reschedule 
Has informed Lisa at IS 
Clinical Typists 
Concern of Dr dictating into winscribe and it not 
saving/importing 
 
Staff sent home 
Clinical Typists 
Discuss with Surgical Coordinator later this afternoon.
 
Winscribe - methods of dictation safely able to be used by 
Clinical Typists 
authors.
Staff wil ing to do some work over the weekend if systems 
back up and running tomorrow.
 
Outpatient Scheduling 
Dependant on al  others 
 
Not booking 
Outpatient Booking Clerks 
 
Wait times long term risk 
MCC Receptions 
Risk – missing something due to manual system 
Inpatient Booking Clerk 
Waiting to hear what surgeries  for tomorrow 
Will call  
Inaptient Receptionists
Mobile
Extension
Hospitality Support Servies
Cleaning
Cleaning
0
Cleaners Duty Phone
98789
Linen and laundry
Linen and laundry
Washroom Services
Chaplain
0
BEC
0
98642
Waiora CBD
Duty Phone
Enquiries
96125
Enquiries
96824
Pharmacy
Jan Goddard

Hospital Administration
Radiology
0800 - 1630
CT
Ultrasound
General Imaging
Nuclear Medicine
Interventional Radiology
MRI
PACS
Out of Hours
General Imaging
Radiology Reg
PACS
Nutrition and Food
 
Diet Techs Office
98114
Laboratory

n

Service
Impact
Response
Who to Inform
External OIAs
Unable to provide information
Requestor if possible
Ad Hoc Reports
Unable to provide report
Employee Reps
Qlik Apps
Unable to complete/publish
Resume Work
Corporate Records
Unable to attend meetings
Maori Equity
Unable to attend meetings
Access Requests - PS Shared Folders
Available for Calls, HRBP BAU
Datix Incident Review
Unable to provide informaiton
Visa Audit
Unable to provide informaiton
VCA Track Sheet
Unable to provide informaiton
ECF Tracking Sheet
Unable to update
Monthly Report
Unable to provide informaiton
Covid Sick Leave Report
Unable to report
Key Contacts:

<60 days)
Who
What
When
Email
Outlook tasks
Update Calendar
Dashboards to 

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
Delay in process due to 
unavailability of Taleo and 
HS&W, Taleo, Laboratory and 
Complete Pre Employment
PeopleSoft
Manual paper record
Recovery team
Preemployments
ASAP
Delayed response in col ating 
Unavailability of People Soft for 
Utilisation of manual files and 
data and increased risk of 
Provide Data Stats
Incidents, Outbreak of Diseases
verbal communication
Public Health, Department Heads
spread of infection.
ASAP
Lab contacting H&S of abnormal 
Risk of contracting HIV HBV due to  results, but may be unsure of 
HS&W, Labs, Manager, Staff 
Immediate Actions for Needlesticks
no prophylactic treatment.
which employee.
Member/Employee
ASAP
Lack of payment of accounts, 
Print off Datix, Claim Information, or pre- Employees payrol  incorrect due 
Work Aon, Health, Safety & 
employments
to claims.
Meeting daily with WorkAon
Wel being, Recovery team
ASAP
Manual process and 
Lab Results for Neddlesticks, Exposures 
Delayed repsonse in obtaining BBS  communication between labs 
and pre-employment checks
results
and Occupational Health
HS&W, Labs, Recovery team
Potential delayed response. ASAP
Delay in contacting staff to initiate 
Enter record data on computers, eg new  an initial needs assessment and 
Attempt to contact staff 
starters, datix, preemployment, claims
actions
manually.
HS&W, Work AON, Recovery team
ASAP
Data being col ated manual y 
Enter Influenza Stats on NIR, PeopleSoft  Large amount of data to input at a  and stored til  system 
and MOH.
later stage
restoration
Karren Moss, MOH,
ASAP
New Starters to input. Unable to  Col ate records until systems 
Peoplesoft Data
access employee records.
come online
HS&W, Admin, Recovery Team
ASAP
Inability to enter training records  Col ate records until systems 
HS&W, Recovery Team, Affected 
Process Training Records
into PeopleSoft
come online
Staff
60-90 days
Distribution of various media to 
Support Information not readily  staff via posters, e-mail and 
Access for Staff on Wel ness Hub eg EAP
available.
welfare checks
Health, Safety and Wel being
ASAP
Unable to review Policies and 
Procedures until systems back 
Update or Review Policy, Procedures
online
N/A
Health, Safety and Wel being
Inability to Roster staff for maskfit 
testing and use computer 
Service onhold until further 
Recovery team and Affected 
Mask Fit Testing
hardware and software
notice
Services
Handwritten reports and 
Work Safe Reports
delayed responses to WorkSafe WorkSafe, HS&W, Affected Services
ASAP
Inability to draft reports and 
capture dashboards for FRAC 
Utilise handwritten reports 
FRAC Reporting
meetings
without data
ELT, Recovery team
Appointments for Meetings, eg Wel ness  Inability to capture data for return 
Meetings, RTW Plans and ACC.
to work plans, ACC and Staff
Reschedule meetings cancel ed Affected Services

Non Compliance of legislative 
Work in Partnership with 
requirements
Potential loss of accreditation
WorkAON.
HS&W, WokAon, Recovery team
Non Compliance
ASAP
Did not attends unable to input. 
Updating PeopleSoft. 
Downloading data logger for cold  Manual imputs and manual 
Vaccination Clinics
chain storage
logging.
HS&W, Pharmacy, Recovery team
Key Contacts:

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
Cannot proceed without available 
Employment Relations
information
Reschedule/Defer
Employee / Reps
HRBP/HR Manager
Update ER Sheet
Personal Grievances
Cannot respond
Seek Extension
Employee Reps
HRBP/HR Manager
Update ER Sheet
Mediations
Cannot proceed
Reschedule
MBIE, Employee, Employee Reps
HRBP/HR Manager
Update Calendar
Employees if applicable, Managers, 
Change Management
Hold
Defer/Reschedule
Employee Reps
Update Records
Communications via email 
Manager, Employees, Employee 
HR Advisory
Meetings can't proceed
options
Reps
HRBP/HR Manager
Update Records
Skeleton Staff
Available for Calls, HRBP BAU
Moniter Deployment & Hours
HRBPs
Keep Track
Key Contacts:

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
Responses to Agencies: Privacy 
Comissioner, Office of Ombudman, 
Unable to meet statutory and 
Using cel phones to contact 
Section 40 Coroner's Requests, OIA 
agreed dealines to respond to 
people to advise responses will  Priva cy Commission, Ombudsman, 
Keeping record of new 
Requests
agencies
be delayed
Coroner's Office, OIA Requesters
deadline
Ongoing
Unable to access legal service 
shared drive folder for shared 
contract templaces, letter 
Keeping records of outstanding  staff who are wating for documents 
Access to documents & information
templates and saved documents work
to be reviewed
Waiting for clean laptops
Ongoing
Able to use cel phones and e-
mail to provide legal advice. Plus 
to people dropping by.  Assisting 
impacted services to procure / 
Impacted by lack of access to files  contract urgent goods & 
Provision of legal services
and information
services
Requestors
Waiting for clean laptops
Ongoing
Key Contacts:

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Operations Director 
Operations Manager 
Nurse Manager OPRS
Operations Manager Rehab Support 
Medical DIrector
CD Respiratory- Interim MD 
Key Responsibilities
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Who 
What
When
ENACT MANUAL PROCESS
Paper process in place
CNM/Dept
On Going
Replicable
Nurse Manager
01-Jun
To be documented
CNM/Dept
01-Jun
NP on desk
CNM 
On Going
Senior RN Triage
CNM 
On Going
Emergency Q
S&F
Dept
On Going
REDUCE FLOW IN
Comms to Public
Comms
On Going
Poster & Info
Comms
In place
Comms to Primary Care
S&F
S&F/Comms
On Going
Escalated to S&F
S&F
S&F
Complete
EMERGENCY DEPARTMENT
ANGLESEA DECLINING  - Non ACC X-Ray
Non ACC X-Rays
SCREENING ON FRONT DOOR
HCA/CNS/RN/NP [Dependant on demand]
DEP
On Going
BED MANAGER ACCESS
Located in ED
Bed managers
Continues
ATTENDANTS
Continues
On site in ED
Attendants
Referral to S&F  
OPS/Director/S&F
GP SUPPORT
Continued Media
Comm
Page 1
CONTINGENCY PLANNING

DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
No hard copy
CNM/Dept
On Going
CNM identified old copy
CNM/Dept
On Going
NURSING ROSTERS
Checking shifts with staff
CNM/Dept
On Going
Using Onestaff database
CNM/Dept
On Going
Doctors rosters 
AMion available thorugh Web for Doctors rosters - 
changes can be made via Chris Knowles - Daily printoff 
for ease of visability 
One & two only
Documented process in place 
Continues
TRAUMA
Three Quarters diverted to other DHBs
CONTACT NUMBER
Distributed around department
Admin
MS TEams contact list created 
Complete
EMERGENCY DEPARTMENT continued
intial y use whiteboards for tracking 
KNOWING WHO IS IN DEPARTMENT
Manual records 
Admin 24/7
Established
Excel spreadsheet in clinical hub
& On Going 
INFORMATION TO STAFF
Text updates
On Going
Whiteboard in place
Portacom on site
St John/Department
Complete
Provide copies of ERF
St John
withdrawn 20/5
ST JOHN
Now able to do this in ED
St John
Diverting low acuity to other provider
St John
Continues
Page 2

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Graham Guy
Andrea Coxhead
Christine Woolerton
Raewyn Dean
Graham Mil s
Cat Chang
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
RESCUE HELICOPTER
Update Records
Complete
Handwritten [x3 copies]
x1 Patient
x1 Records
DISCHARGE DOCUMENTS
Admin
Ongoing
x1 G.P.
Col ated & stored by Admin
Need proces for reconcil ing Patient records
Temporary numbers al ocated
Closed 
Admin
PATIENT NHIs
[20th May]  Using NHIs now
Ongoing
EMERGENCY DEPARTMENT continued
x3 laptops & printers in Department
IS/Admin
Ongoing
Director → NM → CNM→CDs via text
Director
Ongoing
MESSAGES /COMMS
Posters for front doors
Comms
21-May
GP CALLS TO SPECIALITY AREAS                            
Request ED allocate to specaility
Raised at CD meeting 
cannot get through
24/5
Results left in ED
CIMS
Admin/post
Stop resource 
LAB RESULTS TO WARDS & G.P.
Clinical list as patient left department & potential y the 
requested 22/5 & 
hospital
24/5
COM & STAFF
Col ect numbers to admin
Page 3

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
MEDICINE & OPR
MANUAL BPAC PROCESS IN PLACE FOR:
Respiratory
Review 26/5
BPAC
Dermatology
Review 26/5
Al  Gen Med, Gastro, ID & Neurology
Review 26/5
RADIOLOGY
CT - URGENT ONLY
ULTRASOUND - URGENT ONLY
Manual process 
WINSCRIBE
UNABLE TO USE
DIRECTOR COVER
OPS DIRECTOR
ROSTERS
PLANNER
RECOVERY
SUPPORT
MDM - LUNGCA
CLINICAL CANCELLED [re prioritise]
INTESTINAL DISEASE
NO VISIBILITY OF WHO IS ON LIST FOR CATCH UP
NO TECHNOLOGY
RECORD OF PATIENTS SEEN
Records kept by MCC
DNAs, etc
Continue  Infusions
OUTPATIENT CLINIC NEURO NURSING
Report to W. Keal
UNABLE TO RUN CLINICS AT FULL CAPACITY Thursday Clinics - Ruth continuing
≥ 5 patients not seen
Wednesday First Seizure Clinic 
NB ALL CNS' TO COMPLETE AND SUBMIT MONDAY PLAN  TO NM by Friday
SEEING ALL WHO TURN UP & KNOWN PATIENTS
CD
BRONCHOSCOPY                                                      
WHITEBOARDS PROVIDING VISIBILITY
- NO RECORDING
LOOKING AT OLD ADAPTIVE SYSTEM
CANCELLED ALL
Clinics only
OUTPATIENT CLINICS
INFECTIOUS DISEASES
CLINICS UNTIL WED 26/5
Weekly
CONTINUE WEEKY IDT CLINICS
ALL CANCELLED
GEN MED
ENDO CANCELLED
CARDIOLOGY CANCELLED
Page 4

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
RESPIRATORY
Plans in place to continue until next week
Wil  continue BPAC
Triage working
Defer most limited testing 
LUNG FUNCTION
Looking at equipment hire
OUTPATIENT CLINICS [continued]
RESPIRATORY
Defer most
Nil overnight, but psychologist present if anyone turns up
SLEEP CLINIC
Continuing downloads
DSL
Limited capacity
DSS
No online documents
Bay 
REHABILITATION
START, DSL, INPATIENT, RnR
Paper Admissions & Referrals [RO]
DSL/DSS
Complete referrals, as able
START 
Manual process for receiving referrals implemented
RAND ONLY: up to date for Wed&Thurs
Al  patients who turn up shal  be seen
CDs
19/5 Al  cancel ed
NO RANDS: Thurs/Fri/Monday
Admin team keeping list of attended/not attended
21/5 Proceeding
OPR OUTPATIENTS CLINIC
?  Thursday onwards
Some Neuro
Lists wil  be seen only
Some Gym
Dermatology
Nurse Led, as able
ALL OPR
OPR
SAT 22/5
NURSING LEADERSHIP
ONSITE WEEKEND COVER
SUN 23/05
MEDICINE
MON 24/5
USING CNM CELL PHONES
NOW USING FAXES TO 
MATARIKI & RHODA READ
ISOLATED
COMMUNICATE 
PHONE INFO UPDATES AT 9:30 & 14:00
CENSUS
OPAL COORDINATING
ROSTER DEFICITS
Meeting 19/5 @ 15:00
REDEPLOYMENT OPTIONS
CNM/NM/HR
RESOURCE NEEDED
Geri CNS redeployed
TO DO MEDICATIONS
NURSING STAFF
ADMIN SUPPORT AT WEEKENDS & DURING 
BUSINESS HOURS
REDEPLOY AS ABLE FROM OPR ADMIN TEAM
OPAL CNM/HR
OPR Admin to help A3 
[E] requested 
weekend  assistance

Page 5
CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MEDICINE & OPR
Key Contacts:
Operations Director 
Operations Manager 
Nurse Manager OPRS
Operations Manager Rehab Support 
Medical DIrector
CD Respiratory- Interim MD 
Service 
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who 
What
When
PHONE LISTS
Manual lists drawn up
Complete
DISCHARGE SUMMARIES
x3 Handwritten copies
ALL AREAS
RE-DIRECT ED PATIENTS AS ABLE
EQ Vouchers
Complete
In progress
LABS VIEW USING POCT if  ABLE
Critical only
BLOOD GLUCOSE TESTING
Data will auto delete 
POCT MACHINES ON WARD
when full
PATIENT CENSUS LISTS
0700 & 15:00 
As at 21/5
WHITEBOARDS IN ALL AREAS
MEDI DISPENSE MACHINES
RECONCILE MACHINE
IMS STOCKS - URGENT ORDERS ONLY
Ongoing
PHONE LISTS
Distributed
OPR TRENDCARE 
CONTINGENCY IN PLACE
LETTERS
UPLOAD TO CW
ALL OPR CLINICS
PROCESS STREAMLINE
DEVELOP  TEMPLATES
X3 HANDWRITTEN COPIES
UPLOAD TO CWS WHEN 
Ongoing
CNS CLINIC
TYPED LETTERS
X1 PT, X1 Service, x1 Notes
AVAILABLE
Page 6

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  MENTAL HEALTH AND ADDICTIONS SERVICES
Key Contacts:
Operations Director
Medical Director
Director
Clinical Director
Director MH Corp Centre Administration
Key Responsibilities
Service
Impact
Response
Who to inform?
Who
What
When
MHAS documentation
Unable to use clinical work station 1.  All documentation handwritten. 
All clinical services in MHAS Ops manager  Admin 
Teams aware of processes.   In Place  In place
2.  Processes and flow charts in place to manage flow of information.
manager
Oversight of processes.
MH Act documentation
Unable to use clinical work station  1.  Manual process in place.
District Inspectors  District 
Admin manager
Oversight of processes
In place
to view infomation.
2.  MHA facilitator managing flow of paper work.
Courts, DAMHS
MHAS medication management
Unable to use clinical work station  1.  Medication (incl IMI) prescriptions verified through MCP/GP/NGOs.   All clinical teams
Ops managers, CDs
Teams aware of processes.   In place, in place.
to view prescriptions.
2.  Community teams have moved to using a medication chart to 
Medication queries
prescribe and administer IMIs.  3.  Process in place for al  doctors to 
escalate any medication concerns to CDs. 
MHAS BPAC referral
Inability to access BPAC for 
1.  Process in place, agreed with Healthshare.  2.  Detailed in process 
Directors/Operation Manager Inform teams of process
Ongoing
referrals and outcomes 
document (by team)
communication.
Delay in processing with limited 
1.  GPs asked to provide more clinical detail in referrals to assist triage.  
1. Health Share electronic 
Communication service to 
Completed
information.
2.  Communication to GPs for process if clinical concerns of urgency 
prompt.  2.  Director via PHO referrers
exist.
MH Inpatient seclusion
Unable to capture information in  1.  Continue to follow seclusion procedure using manual forms.
All inpatient CNMs
Operations manager
Inform teams of process
In place
clinical work station
MH Inpatient REN
Unable to capture information in  1.  Capture data on manual REN forms.  
All inpatient CNMs
Operations manager
Inform teams of process
In place
clinical work station
2.  Keep forms in client's file.
MH Inpatient AWOL
Unable to capture in clinical work  1.  Paper work completed manual y.  
Al  INpatient CNMs
Operations manager
AWOL packages on wards
In place 
station.  Unable to scan/fax to 
2.  Process in place with police. 
police
3.  Escalation of AWOL via phone

Discharge from Adult MH wards
Unable to use electronic referral  1.  Manual discharge summaries completed by medical team at time of  All inpatient CNMs
Operations manager
Inform teams on wards
In place
system.
discharge. 
2.  CNM to CNM/TL conversation to take place.
3.  Process in place for d/c summary to get to community teams.
MHAS Community
Unable to access caseload 
1.  Clinicians based in reception areas. 
All community clinicinas
Operations manager
Teams made aware
Ongoing
information
2.  Clinicians out in the community doing 'cold cal s'. 
3.  Caseload information as of 3/5, matching information to contacts 
and those yet to be contacted.  
4.  Contact details obtained via a number of means.
MHAS Community
Monitoring of DNAs and 
1.  Data manual y captured daily.  
All community clinicinas
Operations manager
Teams made aware
Ongoing
cancellation.
2.  Information escalated appropriately.

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
OD Leadership Training
Not Urgent
Postpone
Trhough CIMS
Reschedule
Ongoing
Te hono Whakataka
14 June?
Cancel or go ahead
CIMS
Cancel if necessary
4 th June
Soft Skills Training
Not Urgent
Postpone
CIMS
Reschedule
Ongoing
Computer Training
No systems
Can do 1:1 training when live
CIMS
Arrange urgent training
Ongoing
Business as usual, outside of 
Ko Awatea Learn Access
No Impact
DHB Systems
CIMS
Inform CIMS
25-May
Staff Service Recognition
Delayed delivery
Delay until DHB is BAU
CIMS
Arrange Delivery
Ongoing
Speaking up for Safety
Due 14th June
Cancel or go ahead
CIMS
Cancel if necessary
4th June
Ko Awatea Learn Development
No systems
Delay until DHB systems BAU
Inform Internal curstomers
Reschedule
Ongoing
Key Contacts:

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  ONCOLOGY AND RENAL
Key Contacts:
 
 
Service
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who
What
When
Radiation Therapy
Unable to provide radiation 
Proposal to CEO/Commissioner for Aria solution (SAAS) software via 
CEO & Commissioner
  Proposal
23.05.2021
therapy
global supplies.  Varian
Update national cancer agency
National cancer agency update re: inability to provide radiation 
Discussion
20.05.2021
treatment at Waikato DHB
Discussion with ROWG (Rad Onc  Teleconference to understand capacity at national centres
Discussion
24.05.2021
Working Group)
Cat A / urgent patients to 
Transfer to Auckland public, transfer to Auckland public
Liaison and discussion
Ongoing
Auckland, incrase risk Cat B 
patients
Transfer patients to KKC, 
19 transferred to KKC - 1.0 FTE SMO, 5FTE RT.  
Liaison and discussion
Week of 24.05.2021
Transfer patients to Bowen Icon
Approx 10 transferred to Bowen - 2 FTE SMO, 1FTE RN, 
Week of 31.05.2021
1 transferred to Bowen - Physicst, 6FTE RT
Week of 24.05.2021
Further transfer of pts
Discussions with Auck private (ARO), St Georges CHCH & Wellingotn 
Liaison and discussion
Week of 24.05.2021
Public
Nation capacity review
Discussion between CCA, and national centres to discuss capacity.
Liaison and discussion
27.05.2021

Reprioritise patients
Ongoing to review patients on treatment and transfer care to available 
Ongoing revew
Ongoing
capacity
Equity and Cultural Support
Due to the potential impact to our Maori patients it is vital they and 
Te Puna Oranga
Liaision 
Commenced and ongoing
whanau are suported during this time - working with Te Puna Oranga.  
List from MoH with patients who identify as Maori, this wil  be passed 
to Te Puna Oranga to follow up with .
Clinic notes
Paper based template created to document clinic notes x1 to GP, x1 to  Booking clerk and admin 
  Educate teams and monitor Ongoing
patient, x1 to file for scanning.  All collated in file at each clinic area
teams, SMOs
BPAC referrals
Urgent & HCANs  - al  printed via HealthShare to RCC to booking clerks  RCC/ Booking clerk / SMOs
  Ensure agreed process 
Ongoing
to triage to usual process and files/collated by team.  If decline with 
 J)
followed
advice HealthShare will upload this information.
Rheumatology & Renal
Rheumatology & renal - review al  referrals eg urgent etc and trying to  Booking clerk  
Oversight and support
Ongoing
build future clinics
RCC
Request all rheum referrals are printed and sent to service to triage and  RCC / HealthShare
Notify
27.05.2021
book patients
MDMs - lung, upper GI, lower GI, 
No onsite access to lab results
CNS accessing lab results verbal y via phone or col ecting from pathlab.
Trouble shoot any issues
Ongoing
Gyne, Breast, Urology, Lymphoma, 
Sarcoma, Nero, Head & neck
Decreased ability to share 
Teams set up to share documents for lung, gyne, to support MDMs 
Oversight re Teams
26.05.2021
documents
(cannot download images to share through Teams).
Radiation Therapy
Unable to provie radiation therapy Proposal to CEO/Commissioner for Aria solution (SAAS) software via 
CEO & Commissioner
  Proposal
23.05.2021
global supplier Varian.
Update national cancer agency
National cancer agency update re: inability to provide radiation 
Discussion
20.05.2021
treatment at Waikato DHB
Discussion with ROWG (Rad Onc  Teleconfernece to understand capacity at national centres
Discussion
24.05.2021
Working Group)

<60 days)
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
Offers
Slows recrutment
Trying to get contract templates Recovery Plan
Slows recrutment, can't access 
Trying to get hold of candidate 
Interview Setups
Taleo
lists
Recovery Plan
Slows recrutment, can't access 
Create New Requisitions
Taleo
Recovery Plan
Slows recrutment, can't access 
Post Adverts
Taleo
Recovery Plan
Slows recrutment, can't access 
Pre Employment Vetting
Taleo
Can't access e-mails
Recovery Plan
Slows recrutment, can't access 
On Boarding New Employees
Taleo
Can't access emails/Taleo Info
Recovery Plan
Once we have access to 
network drives for offer 
templates, e-mails & Taleo we 
can start to progress things
Some access to Taleo via 
Healthshare & Lakes DHB but 
can do offers or onboarding
Key Contacts:

Key Responsibilities
Service
Impact
Response
Who to Inform
Who
What
When
Defer to Recovery, hold for 
SMO Rem Schedules (new, existing)
Unable to provide
action
Managers, SMOs
Prioritise once On-Line
ASAP on Recovery
Defer to Recovery, hold for 
Gratuities (Calculation)
Unable to provide
action
Managers, Employees
Prioritise once On-Line
ASAP on Recovery
Remuneration/ Pay Metrics
Unable to provide
Defer to Recovery
Recovery Plan
Complete once On Line
Ongoing
SMO Job Sizing
Unable to provide
Defer to Recovery
Managers
Complete once On Line
ASAP on Recovery
Unable to implement salary 
Defer to Recovery, hold for 
Merit or other Salary Increases
changes
implementation
Managers, Employees
Prioritise once On-Line
ASAP on Recovery
Job Evaluation
Unable to provide service
Defer to Recovery
Managers, HRBPs
Complete once On Line
ASAP on Recovery
Allied Pay Equity
 Unable to provide information
Defer to Recovery
Recovery Plan
Complete once On Line
Ongoing
Cannot provide without systems, 
OIAs
information available
Defer to Recovery
Recovery Plan
Complete once On Line
Ongoing
Cannot implement without 
ME/CA Implementation
systems & information available
Defer to Recovery
Recovery Plan
As required once On-Line
As required once On-Line
Cannot provide without systems, 
Bargaining Information
information available
Defer to Recovery
Recovery Plan
Complete once On Line
ASAP on Recovery
Limited Responses, no 
adjustments to uplift possible, no  Provide responses possible, 
Clerical Pay Equity
action on mapping iformation
maintain list of required actions Recovery Plan
Prioritise once On-Line
ASAP on Recovery
Limited response depending on 
Provide responses possible, 
Queries/e-mails/advice
query
maintain list of required actions Recovery Plan
As required once On-Line
ASAP on Recovery
Cannot proceed without systems, 
Lists - Strike, Contingency
information available
Defer to Recovery
Recovery Plan
Complete once On Line
ASAP on Recovery
Section 43 Notices
Limited Responses
Provide notifications possible
Managers
As required once On-Line
Ongoing
Holidays Act Compliance
Limited Responses
Provide respnses possible
Recovery Plan
As required once On-Line
Ongoing
HRIS/Peoplesoft Queries
Limited Responses
Provide respnses possible
Recovery Plan
As required once On-Line
Ongoing
Key Contacts:

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  RMOSS
Key Contacts:
 
Service
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who
What
When
RMOSS
RMO unable to fol ow normal 
RMOs advised via Facebook group to cal  CNM on 
 if unable  DNM to text RMOSS manager 
Ongoing
process for sick cal s.
to perform duty.
on 
  RMOSS 
Manager to pass information 
onto RMO rosterers to direct 
relievers.
RMOSS
Unable to access and update RMO  Record al  changed via handwritten notes.  RMO rosterers to meet daily 
Ongoing
rosters
with 
 to update Amion - writing rosters on recovery plan.
RMOSS
RMO ARC National deadline for 
Working with local DHBs (Rotorua and NRA) to load adverts via Taleo 
31.05.2021
advertisements to go live 31 May  which is a cloud based application at alternative DHB.  25.05.2021 RMO 
2020.  (should this be 2021?)
recruitment staff at Rotorua with HR recruitment loading 
advertisements.  New logins and passwords issued at Rotorua DHB - on 
recovery plan.
RMOSS
RMO run reviews
Currently doing HO surgical run reviews.  Agreed with COO and CMO 
Ongoing
run reviews that are aready underway to continue and analysed later 
weeks, which are no reflective wil  be excluded from the review and 
additional weeks added - communicated with both STONZ and RDT.  
Run reviews due to to commence 31 May (card HO & O&G registrars) 
wil  be delayed start.  On recovery plan.
RMOSS
Changes to Drs scopes / general 
Telephoned Nisha Patel (MCNZ) emailing list of Drs whose APCs are 
Ongoing
registration applications and APC  expiring.  Received 25/05/2021.  List printed fol owed up with al  
reminders
doctors on that list.  Changes in scope done manual y and submitted to 
MCNZ with handwritten letters.
RMOSS
RMO payrol
Advised unions 23/05/2021 of likely impact on RMOs pay as per 
communication.  Additional duties submitted as normal but may need 
to be put through later - need to clarify.
RMOSS
Paperwork / claims / leave
Hard to check entitlement/availability.  Currently using judgement 
around MEL requests/additional duty claims/CME request for 
computers via STONZ.  On recovery plan.

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  RURAL AND COMMUNITY
Key Contacts:
Service
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who
What
When
Breast Screening
Unable to generate client detail 
Subsites providing paper copies
forms from Report Manager
Breast Screening
Unable to access concerto for 
2 x admin staff sent to BOP site, 1 to Rotorua
admin bookings
Thames OP
Unable to book DNA/cancelled 
Identify alternative times and dates for additional clinics.  Develop plan 
patients
to indentify service resources.
Gal aghers
Lost paper files
Notes returned to Gal aghers
Rural Hospital
Inabiltiy to communicate
Two phones to Tokoroa.  Clean laptops for rural health.
Sexual Health
Staff unable to access emails.
Utilise phones of staff to read share emails.
Comms with staff
Ongoing
Allied Health
Alerts for child protection, 
Pre-visit screening phone cal
Comms with staff
ASAP
al ergies, aggression, home visit 
warnings, dogss all not available
Allied Health
AH staff unable to document OP or  Notes written on paper with name/NHI on top.  When CWS available, 
Recovery plan for 
Ongoing
community appts in CWS progress  stickers to be printed and added to paper and sort for scanning onto 
backloading.
notes.
CWS.  Staff to then add progress notes with appointment date/time, 
and notes scanned.

OT
OT staff unable to raise Oracle 
Email Ivacare directly with rental requests.  Once back online to submit 
Ongoing
requests to rent non-stores 
POs Recs restrospectively.
equipment from invacare.
All 
Retrospective loading of all patient  Extra shifts organised for staff and casuals starting work this week and  Recovery plan  
data.
will upload data.
Dental
Enrolling new patients online 
Storage of enrollments in a secure location until it can be uploaded.
cannot be completed.
Thames  
No access to Taleo to process 
CIMS approval requested to access Taleo web-based programme.
recruitment.
Al
Fax machines intermittent and 
Staff to phone receiver of fax to determine if sent correctly.
 
Ongoing
unreliable
Allied Health
ACC forms unable to be emailed
Team member to be indentified to get ACC form to Janel e
Take paper copy to Janelle
Ongoing
Allied Health
Unknown outpatients 
Work flexibility, request pts (via comms) to bring along any 
Comms to staff
appointments
documentation to appt.
Allied Health
Unable to access or send info to 
Email Gaye Andrew for urgent child
Ongoing
inhouse child protection team.
Allied Health
Outpatients and community 
Paper list kept of names and NHIs of al  patients seen along with arrival 
Comms to staff
patients unable to be booked for  and departure times, outcome of appointment.  Will then be updated in 
follow up appointment
IPM, reconciled with patients who were booked and arrange to 
reschedule who DNA or unable to attend.
Allied Health
On-call physio and dietetics unable  On call mobile number identified and number distributed to wards, 
CLOSED
to be contacted via operator.
number given to operators
Al
Staff taking and and sharing 
Organisational comms have been circulated, advising staff not to do this 
photos of patient notes, contact 
.
details etc.  Concerns going to 
cloud/public.
RH
No physical copies of BCP
Deliver BCP alongside Operations Manager
 
Breast Care
HSCAN breast patients unable to 
be booked
Breast Screening
Unable to store images
Storing local y.  Source USBs to back up current imaging to avoid loss of 
images.
Breast Screening
Unable to provide urgent imaging Liaising with Ham Rad re availability.  Triage/identifcation of patients 
who need urgent imaging.
Breast Screening
Unable to read images
Send images to PACS to read
Thames Radiology
Unable to provide x-rays for GP 
BPAC to private providers.  COO to approve BOP to complete these
Closed
referrals.
Breast Screening
Delay to radiologist reads of 
Refer to recovery plan
mammogram
Newborn Hearing Screening
Limited service provision
Screening resumed with clean laptops.  Prioritised screening
Prioritising
Audiology
Unable to provide ABR - hearing 
Contacting Te Manawa Taki to loan equipment.  Send patients to  other 
Liaison, Identifying patients
etc
DHB
Sexual Health
Unable to determine pts booked  See pts as they arrive
National, Immunisation Register
Unable to access NIR
Redeploying staff to PHOs in order to access NIR
Dental
Unable to access Titanium
Contacted National Office who can email lists.  Printer required
Procuring printer
Breast Care
Primay referred diagnostics
Available forms reviewd, appts arranged with Ham Rad
Triage and Liaison
Thames OP
Unable to review referrals
RCC to place any referrals (urgent) into tray for Thames.  Checked 3x 
week by Katrina and sent across to Thames on PTS with RN and given to 
oncal  SMO for triaging.
Al
Unable to access BPAC
Urgent referrals being printed by Health Share and delivered to services 
for triage.

Allied Health
Unable to receive referrals for 
Referrals to be made in person, or via mobile.  Staff making sure mobile 
Comms to staff
ASAP
inpatients
number available on ward and checking/visiting key wards if referrals 
required.
Dental
All complex dental procedures 
Clinic spaces replaced by non-complex and any cancelled to be carried  Recovery plan
Ongoing
requiring GA and some nitrous 
over.  ROP protocols wil  be followed.  Thames cancel ed lists on the 
procedures are cancel ed.
recovery plan.
Dental
Reduced capacity in mobile units  Centralise work force and do less complex work.  Obtain parental 
for complex work.
consents where poss for more complex work.
Allied Health
Dieticians and SLTs unablet to 
Dieticians and SLTs phoning food services and fluid room with changes.  
Ongoing
request patient diet changes via 
Lists of current patients on modified diets and taking to food services.
PFM or MyKai.
Thames  
Lists cancel ed due to no radiology  Wil  need extra resource to see and treat acute patients ASAP.  Utili se  Recovery plan
(#029)
Waikato and Thames # clinics,appts
Allied Health
New or repeat nutritional 
Dieticians to physical y deliver prescriptions to pharmacy if urgently 
supplement prescriptions unable  required.  If rural location and urgent requirement, other staff member 
to be sent to pharmacy by 
may drive script.  Dietician to advise patient to go to GP for script (not 
dieticians.
possible for al  scripts).
Thames Radiology
No CT scanning available
Patients transferring to Waikato Hospital for private CT if required.
Ongoing
OT
OT staff unable to request 
Email or phone requests to CECSES (comm stores) to request 
equipment for patients
equipment.  Complete equipment request paper form.
Allied Health
Unable to access previous clinicial  Outpatients clinics and comm visits to continue unless there is a safety 
information for outpatient or 
risk to the patient due to the lack of clinical info.  These circumstances 
community visits, and may be 
will be discussed with the manager.
limited previous info for inpatients
Screening
Bowel procedures following 
Use facilities in interventional radiology.
Ongoing
screening unable to complete 
ERCPs and EUs due to machines 
being unplugged.
Audiology
Inabilility to programme hearing 
High risk pts being indentified and investigating options - private.  All 
Procure clean laptop with 
26/5, ongoing
aids
other pts are being deferred.
hearing aid software.  
Manage enquiries support pts
Sexual Health
Unable to utilise system for special  MoH have given a waiver to sexual health to keep prescribi ng speical 
authority meds
authority medications
Sexual Health
Unable to receive lab results
All samples going to Path Lab and reports sent - paper based
Sexual Health
Unable to provide NHIs on lab 
PathLab are accepting name only.
samples
Dental
GA dental procedures unable to go  Increase capacity in Alison St and Anglesea Clinic.
Triage/Prioritisation
Ongoing
ahead in Thames & Waikato
Speech language therapy
Radiology unable to store images  Clinically urgent UFSS being done without recording.  All others de-
NZ Speech - Lange Assoc. 
from UFSS studies
prioritised.
expert advisor, Radiology
MIF
Unable to access BCMS & NBS data  Using ipads to enter data on BCMS & NBS
bare
MIF
Lab results not being transferred  CNM receiving hard copy of Lab results and reconciling against returnee, Recovery plan for lab needs 
into Eclair therefore not feeding 
manifest and staff lists.  CNM wil  approach MBIE to create electronic 
to include transferring results 
into BCMS and NBS and BWTR
spreadsheet to assist manual reconciliation.
into Eclair
MIF
Lab results not being entered into  Manual clearance for departure
Eclair means clearance for dlc from 
MIF unable to be approved in 
MIF
Positive results manual y 
Double check against NHI and DOB to triple check indentity.
reconciled increased risk of error 
with similar names.

Ear Nurses and Admin
Unable to plan / book ear clinics in  Running clinics and waiting for booked people to arrive.  Running drop-
IPM and unsure who has a 
in clinics so that new patients can be seen.  Keeping hard copy lists of 
scheduled appointment
who attends each clinic.
Vision Hearing Technicians (VHTs)
Can't send letters out to venues to  Enquire with Pinnacle as to whether we can get reports off them.  27/5 
confirm dates/times.  Can't cross  Two computers obtained for hot desk acces at Pinnacle 0900-1500.  
check data bases for previous 
Ring on phone and advise visiting.  Get the venue to print a lit of all 4 
results into B4SC.  Don't know who  year olds and we will cross check against previous visit list.
your high dep children are and not 
able to contact them due to can't 
access details.  Can't do prep work 
for out of town visits.
Thames
Limited access to radiology
Referrals for radiology to Ops Manager - Radiology, to triage to private 
Ongoing
radiology.  Sc F monitoring and notify of any updates.
Thames
Potential for patients to be lost to  At discharge, medical team to identify follow up appointment 
Ongoing
follow up.
requirements on the discharge summary.

CONTINGENCY PLANNING
DIRECTORATE:  SURGICAL
Key Contacts:
UPDATES
24/05/21.  Published
25/05/21 -Reviewed - No changes
26/05/21 -Reviewed - No changes
27/05/21 - Reviewed - No changes
28/05/21 - Reviewed - No changes
31/05/21-  Reviewed - No changes 
01/06/21 - Reviewed.  Updated.  Elective theatres planned 48 hrs in 
advance.
02/06/21 - Reviewed. No changes
03/06/21 - Reviewed. No changes.  
04/06/21 - Reviewed.  Updated to include Nursing strike impact on 
 
elective theatre lists, Interhospital Acute Transfers; and IS Stocktake 
info.
08/06/21.  Reviewed No changes
10/06/21.  Reviewed. No changes
Service
Impact
Response
Who to inform?
Key Responsibilities
Who
What
When
Theatre
Elective bookings:
Aileen and Leigh/Louise to review theatre list for following 48 hrs
Elective bookings
Daily
Surgery limited to operations not  CNSs to review list with SMOs to confirm safety to progress to surgery
SMOs
Elective bookings
Daily
requiring rad/lab support services
4 June 2021.  Nursing strike 9 June  4 June 2021.
2021.  Requiring reduction of 
Last day of planned cardiac surgery 4 June 2021 until after strike day
services.  Non complex electives 
Neurosurgery: Acutes only until after nursing strike.
with EDD prior to strike being 
Casemix has changed with no major cases to be completed with a LOS > 
planned.
3 days
Louise / admin to write up confirmed theatre list
Theatre, wards, EOC
Elective bookings
Daily

Booking clerks to phone and confirm with patients that theatre going 
Patients
Elective bookings
Daily
ahead or cancelled
Copy of theatre lists to be delivered to: theatre, nurse manager surgery,  Theatre, wards, Nurse 
Elective bookings
Daily
EOC, Kim Holt
Managers for each division, 
EOC
Copy of list of patients proceeding and patients being cancelled to be 
EOC
Pt lists
Daily
sent to EOC daily.
All elective patients with potential requirements for ICU/HDU level care  ICU SMO
Pt lists
Daily
to be discussed with ICU SMO before ?
Acute patients
Jennie to monitor acute patients and in discussion with SMO schedule  SMOs
Acute listgs
Daily
for theatre
Copy of total patients operated on by service to be delivered to IOC 
EOC
K
Pt lists
Daily
daily
WARDS
Wards, lack of patient visibility 
Daily patient census at 0800 and 1700 to be delivered to EOC from each  EOC
Pt census
0800  & 1700 daily
across the hospital
ward
CCU.  No centralised telemetry 
1-2 hourly rounding to monitor patients on telemetry. 12 lead ECG 
Pt records
Telemetry
1-2hourly
machines.
monitoring as required.  Co-location of?
Increased requirement for paper  Team leader - Admin - to offer additional hours to staff to work.  
CNMs

Admin support
Ongoing during incident
based processes
Workload requirements to be sent to Megan Scott.
 
S
Lack of visibility of clinical records  Al  areas to return clincial records to medical records as soon as possible  Clinical records
Clinical records
As soon as possible
location.
after patient discharge
Follow up clinics: Potential for 
At discharge, medical team to identify follow up appt requirements on  Discharge summary, 
Follow up requirements
On discharge
patients to be lost to follow up due  the discharge summary
receptionist
to lack of computer?
Ward receptionists to copy discharge summary and send to specialty 
MCC
Discharge summary
On discharge
clinic in MCC
MCC admin to manual y book patients for follow up appts
Patients
Discharge summary
On discharge
Out of hours support:  ensure of  Bed manager / duty manager first point of contact
CNMs
Contact DNM
As required
hours support for wards
EOC roster 24/7 in place
Al  areas
CIMS roster
Throughout incident
Oncall support
CNM, EOC, CNM
Oncal  roster for support for  Prior to weekend
ward
CLINICS
Lack of visibility of patient 
Comms out to public identifying clinic update and requesting patients to  Public
Comms
Regularly
bookings
take all documentation of clinical hs with them to appts
Clinics Running: Schedule attached
EOC/Services
Clinic schedule
Daily
Clinics Cancelled: Schedule attached
EOC/Services
Clinic schedule
Daily
Daily schedules to be: on whiteboards in IOC, in EOC
IOC/EOC
Clinc schedule
Daily
Limited ability to provide 
Patients requested via comms to bring any relevant information with 
Public, MCC, booking clerks
Outpatient clinic process
Ongoing  
comprehensive care due to limited  them to clinic.
lab/rad/clinical history
All patients will receive a comprehensive nursing assessment
SMO and clinical records
Nursing assessments
Ongoing
Medical teams to be in clinic as per usual schedule to provide medical  Medical teams
Clinical assessments
Ongoing as per schedule
advice / support as required
ICU/HDU
Compromise to patient safety due  Regional patients requiring critical care must be discussed with the 
ICU SMO
Regional referrals to ICU/HDU As required
to limited access to rad/lab/clinical  oncal  ICU SMO to determine level of care required.
history
ICU SMO to refer pts as required Taranaki/Gisborne to Wel ington, 
ICU SMO
Regional referrals to ICU/HDU As required
Lakes/BoP to Auckland
All elective patients with potential requirements for ICU/HDU level care  ICU SMO
Elective pts for potential 
As required
to be discussed with ICU SMO before proceeding.
ICU/HDU
99777 - incosistency of effective 
For chest reopening: cal  99777, instigate ICU cal  tree
ICU team
Chest reopening 99777 cal  
Ongoing
cal  tree
tree

TRAUMA/EMERGENCIES
Potential for compromise to 
Trauma 1&2 to Waikato, Trauma 3&4 to Auckland
St John Ambulance, Air 
Trauma plan
During incident
patient safety
Ambulance
Management of mass casualty 
St Johns Operation to contact ICU SMO in event of mass casualties.  ICU  St John Ambulance, Air 
Mass casualty plan
During incident
placement to ensure capacity not  SMO to indentify WDHB ICU capacity.  Pts to be placed in appropriate  Ambulance
exceeded.
tertiary hospital based on capacity.
Emergency spines to be diverted
Divert to Middlemore and Tauranga
Regional hospitals
Emergency spines
As required during incident
Cardiology pts: STEMIs if can't be  Taranaki pts to Wel ington, Lakes to BOP, Gisborne to BOP, Complex to  Regional hospitals, Akld, 
STEMI pts
As required
sent to Waikato CathLab within 90  Auckland
Wellington, BOP
mins: to be assessed by Regional 
Clinics.  Treat with thrombolytics.  
If require rescue angioplasty send 
to alternative tertiary hospital.
Private capacity
TV and Raj to review and indentify pts appropriate to go private, then to 
to organise
Cardiology pts
As required
liase with Joanne and Leigh to organise
Interhospital transfers.
3 June 2021.  Memo from Christine Lowry and Maggie Fisher formalising  Al  areas
Al  staff
04-Jun-21
arrangements for managing acute transfers to Waikato DHB from within 
the Midland Region.
ICU - ICU transfers:  The referring DHB wil  contact the ICU on cal  team. 
If we are unable to accept the patient the referring DHB will then need 
to approach Auckland or Wellington.
Acute Spines: Transfer to Counties Manukau
Tertiary Acute Referrals: The specialist from the referring hospital within 
the Midland region will contact the SMO of the relevant on cal  team at 
Waikato DHB and confirm the patient needs transfer for tertiary level 
care. The Waikato DHB SMO wil  notify the DNM of the requirement to 
transfer to tertiary level care. The DNM wil  assess the demands on 
radiology and other services and will confirm if the patient can be 
accepted. The Waikato DHB SMO is then informed and will confirm back 
to the referring DHB. If we are unable to accept the patient the referring 
DHB will then need to be advised to contact ADHB or Wellington.
BOP and Lakes DHBs will refer to Auckland DHB in the first instance and 
Tairawhiti and Taranaki DHBs wil  refer to Capital and Coast DHB, 
Wellington
ICU diversions from regional 
ICU to ICU transfers: regions to liase with ICU SMO to determine if ICU 
hospitals
level care required.  If so ICU SMO to rever as follows:  Gisborne & 
Taranaki to Wel ington, BOP & Lakes to Auckland
GENERAL
Risk Plan for Directorate
Directorate Risk Plan completed and sent to Risk Team for collation.
CIMS 
Risk Plan
Update regularly during 
incident
Recovery Plan
Recovery Plan updated and saved in Recovery Folder in Teams
CIMS 
Risk Plan
Update regularly during 
incident
IS Stocktake
IS Stocktake document saved in Recovery Folder in Teams
CIMS 
Risk Plan
Update regularly during 
incident

Document Outline