Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'committee or advisory board OIA Act'.
AUCKLAND UNIVERSITY OF TECHNOLOGY 
COUNCIL POLICIES 
Council Policy No:   09 
 
Advisory Committees 
 
Date of adoption: 
1 January 2013 
Date this issue: 
November 2012 
 
TERMS OF REFERENCE 
1 
POLICY 
It is the policy of the Auckland University of Technology (AUT) that major course groupings will 
have an Advisory Committee or equivalent relationship with industry, organisations and the 
professions to enrich and support educational programmes.  The organisation of any Advisory 
Committee is the responsibility of the Dean of the Faculty concerned. The Dean will overview 
the Advisory Committees or equivalent relationships in their respective Faculties and ensure 
that the overall structures and overlaps are considered. 
Advisory Committees will be kept informed of the University's policies. 
2 
REASONS 
2.1 
To maintain close relationships between AUT and relevant industry, community and 
professional groups. 
2.2 
To ensure the curricula of the University's programmes are appropriate to the needs of 
the work place or community, and developed in consultation with relevant industry, 
community and professional bodies. 
2.3 
To assist students gain practical experience and employment in clinical and co-operative 
placements and on completion of programmes. 
2.4 
To provide expert advice and assistance for University staff to develop appropriate and 
significant professional development programmes. 
2.5 
To advise the University from time to time in its selection of and acquisition of 
equipment and resources, and on attracting academic staff. 
3 
FUNCTIONS 
The Advisory Committee: 
3.1 
Advises on industry and community demand for graduates, including future or potential 
areas for training. 
3.2 
Assists in the development of new course/programme submissions and programme 
reviews, making curriculum recommendations as appropriate. 
3.3 
Discusses and advises staff on suggestions for curriculum change. 
3.4 
Assists and advises staff in their development activities, and in their liaison and 
consultation with employers and practising members of the professions. 
3.5 
Where appropriate, may liaise with relevant industry and professional groups with 
respect to their requirements, and advise accordingly. 
3.5.1  Respects the mission, values, objectives and policies of the University. 
COUNCIL POLICYNO:  09 
O1 
AUCKLAND UNIVERSITY OF TECHNOLOGY 
COUNCIL POLICIES 
Note: 
The  advice  of  the  committee  will  normally  be  recorded  in  the  minutes  and 
summarised in the annual report (see 11.1).  Occasionally the committee may make 
a  special  report  or  special  recommendation(s)  to  the  Vice-Chancellor  through  the 
Dean of the Faculty. 
4 
MEMBERSHIP 
4.1 
Members of the Advisory Committee are appointed by the Dean.  
4.2 
Committees should normally comprise between ten and fifteen members of whom the 
clear majority must be external to AUT.  Where appropriate, members should be 
nominated from relevant National Standards Bodies, ITO's, community or professional 
bodies, or other academic institutions. 
4.3 
Members are appointed for a period of three years and are eligible for reappointment. 
4.4 
The relevant HOD or academic leader and at least one staff member of the programme 
should be included in the membership.  Members should be appointed for the 
contribution they can make because of their knowledge and expertise.  Attention 
should be given to the membership in relation to: 
 
Coverage of industry, community and professional sectors relevant to the 
programmes 
 
Including a recent graduate or student representative where possible 
 
Achieving a balance of gender, Maori, and other ethnic representation 
A membership review should be carried out annually to ensure composition balance. 
5 
CHAIRPERSON 
5.1 
The Chairperson should be an external member elected by the Committee. 
5.2 
An election for the position of Chairperson shall be held every three years. 
6 
SECRETARY 
6.1 
The Executive Secretary shall be the HOD or appropriate academic leader. 
6.2 
The Minute Secretary shall be appointed by the HOD or appropriate academic leader 
and shall not normally be a member of the Committee. 
6.3 
The Minute Secretary shall organise the meetings, arrange the venue and distribute 
agendas and minutes.  An accurate membership list shall be attached and circulated 
with the minutes. 
7 
QUORUM 
7.1 
The attendance of one-third of the external members of the Committee will constitute 
a quorum. 
8 
MEETINGS 
8.1 
Committee meetings will be held at least once in each half year and more often as 
necessary. 
8.2 
Notice of the meeting shall be given at least three weeks in advance by the Minute 
Secretary, with an agenda and accompanying papers distributed to all committee 
members not later than 10 days prior to the meeting date.  Special meetings may be 
held at shorter notice if authorised by the Chairperson. 
9 
VOTING 
9.1 
All members of the Committee shall have the power to vote. 
9.2 
A simple majority of members present will decide issues with the presiding Chairperson 
having the power to exercise a casting vote. 
CO
O2UN
  CIL POLICYNO:  09 
AUCKLAND UNIVERSITY OF TECHNOLOGY 
COUNCIL POLICIES 
10 
MINUTES 
10.1  Meeting minutes shall be kept by the Minute Secretary and confirmed at the next 
meeting. 
10.2  Copies of minutes should be sent to all committee members plus the following: 
 
The Vice-Chancellor 
 
The Dean of the Faculty 
 
The Library, where they will be retained for audit and archival purposes 
11 
ANNUAL REPORT 
11.1  Each year the Executive Secretary of the Advisory Committee shall prepare an annual 
report on the activities of the Committee.  This shall not normally exceed 1000 words in 
length but should record the frequency of meetings, the issues discussed by the 
Committee, and any recommendations to the Vice-Chancellor arising from the functions 
of the Committee.  The report shall be signed by the Chair of the Committee and 
forwarded through the Dean to the Vice-Chancellor before 31 January of the succeeding 
year. 
11.2  The pro forma for the annual report is as follows: 
 
1 
Name of the Advisory Committee 
2 
Chair of the Advisory Committee 
3 
Secretary 
4 
Members 
5 
Dates of meetings held during the year. 
6 
Changes  in  membership  and  any  comments  on  the  current  balance  of  the 
committee membership 
7 
New programmes discussed and/or existing programmes reviewed 
8 
Comment  on  demand  for  graduates  and  the  extent  to  which  programmes  are 
meeting stated aims and objectives 
9 
Comment  on  the  adequacy  of  resources  (including  staff,  equipment,  specialist 
facilities, library) to support the programme(s)  
10 
Report on liaison activities between the University and the industry or profession 
during the preceding year 
11 
General comments regarding the strategic planning for the programme(s), their 
relevance, marketing, and areas for future development. 
 
 
CHANCELLOR 
 
 
 
PRO-CHANCELLOR 
 
 
 
COUNCIL POLICYNO:  09 
O3