This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Independent oversight committee - southern response'.
link to page 2 link to page 2 link to page 6 link to page 6 link to page 15 link to page 15 link to page 18 link to page 18 link to page 20 link to page 20 link to page 22 link to page 22 link to page 24 link to page 32 link to page 32 link to page 35 OIA 20210422
Information for release
1.
Treasury Report T2020-1070 Southern Response_ Facilitating the Treasury's 
1
Progression of Potential Options
2.
Treasury Report T2020-3145 Southern Response Court of Appeal decision on 
5
Dodds case
3.
Aide Memoire T2020-3504 Southern Response Update following Supreme Court 
14
decision
4.
Aide Memoire T2020-3525 Southern Response_ Flow Chart to Support Recent and 
17
Forthcoming Advice
5.
Aide Memoire T2020-3624 Southern Response Cost of Proactive Settlement 
19
Package
6.
Aide Memoire T2021-410 Southern Response High Court decision re package 
21
communications
7.
Treasury Report T2021-954 Update on Southern Response
23
8.
Extract Treasury Report T2020-1199 Southern Response_ Draft Accountability 
31
Documents for FY 2021_22
9.
Aide Memoire T2021-1686 Southern Response package query
34


Item 1
Page 1 of 35
 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report:   Southern Response: Facilitating the Treasury’s 
Progression of Potential Options 
Date:   
20 April 2020   
Report No: 
T2020/1070 
File Number: 
CM-1-3-112-2-1  
Action sought 
  
Action sought  
Deadline  
Minister Responsible for the 
Agree to have a discussion with the Chair  4 May 2020 
Earthquake Commission 
of EQC 
(Hon Grant Robertson) 
Minister for Greater Christchurch  Note the contents of this report 
4 May 2020 
Regeneration 
(Hon Dr Megan Woods) 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st 
Contact 

Lisa Wood 
Senior Analyst, Commercial 
N/A 
s9(2)(k)
 
Performance 
(mob) 
Shel ey Hollingsworth  Manager, Commercial 
s 9(2)(g)(ii)
 
Performance 
(mob) 
Minister’s Office actions  
Return the signed report to the Treasury. 
 
 
Note any 
 
feedback on 
the quality of 
the report 
 
Enclosure
No 
Treasury:4267846v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
                  

Item 1
Page 2 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report:    Southern Response: Facilitating the Treasury’s 
Progression of Potential Options 
Purpose 
1. 
This report seeks your agreement to have a discussion with the Chair of the 
Earthquake Commission (EQC) ahead of the Treasury’s engagement with 
management. The Treasury would like to assess the entity’s suitability and willingness 
to undertake the role of implementation agent for any potential proactive package for 
Southern Response Earthquake Services Limited’s (Southern Response’s) customers. 
Background 
2. 
Earlier this year, you and the Minister for Greater Christchurch Regeneration, as 
shareholding Ministers of Southern Response, asked the Treasury to begin exploring 
implementation agent options ahead of the Government considering any potential 
proactive package for Southern Response customers who are in the same position as 
Mr and Mrs Dodds.   
3. 
The Treasury has identified three Crown entities and a hybrid arrangement as potential 
options for the role of implementation agent which we would now like to explore in 
more detail. The options are: 

EQC; 

the Ministry of Business, Innovation and Employment (MBIE); 

the Treasury; and 

a hybrid, specific purpose arrangement, in conjunction with, an insurance loss 
adjustor. 
4. 
We are at the stage where we would like to engage with EQC to carry out an 
assessment of its suitability for, and willingness to undertake, the role. However, before 
we do so, it would be beneficial if you could engage with the Chair, Sir Michael Cullen. 
The EQC board has previously indicated that it would prefer not to be involved in 
matters related to Southern Response’s litigation.  
Suggested Talking Points 
5. 
Below we summarise the main points that we consider useful to include in your 
discussion with the EQC Chair. 

The Crown took over the Dodds case to gain greater clarity: As the Chair wil  
know, the Crown took over control of the proceedings in the Dodds case. The 
appeal against the High Court decision is intended to gain greater clarity from the 
Court of Appeal on a number of matters which are also likely to have implications 
for many other Southern Response customers whose claims were previously 
considered settled on a ful  and final basis.  As you have publicly stated, it is 
intended that following an appellate court decision, the Crown wil  engage with 
Southern Response to find a proactive solution for others in the same situation as 
the Dodds. 

Ministers prefer an organisation independent of Southern Response as the 
implementation agent
: While the contractual obligation to policyholders is 
Southern Response’s, there is merit in the party implementing any proactive 
package being independent of Southern Response.  
T2020/1070: Southern Response: Facilitating the Treasury’s Progression of Potential Options 
Page 2 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 1
Page 3 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

A Crown entity is desired: Given the potential sums of public money involved 
and the reasons behind any proactive package, it is also preferable that any 
implementation agent be within the Crown or owned by the Crown.  

There is already a close working relationship between the two entities: 
While it is clear that EQC is navigating a number of significant challenges, the 
Treasury needs to evaluate each option on its merits. Two of the key benefits of 
EQC as the implementation agent, are its familiarity with residential insurance 
claims settlement processes and the close working relationship with Southern 
Response. This is particularly important since administration of any package will 
require substantial input from Southern Response. Therefore, any review of 
options which did not include EQC would be incomplete. 

Whoever the implementation agent is, they will be provided with support to 
fulfil the requirements of the role: 
Whichever option is finally determined to be 
most appropriate, there is unlikely to be a heavy demand on the implementation 
agent’s resources for the fol owing reasons: 

Southern Response is working on ensuring its customer records are in an 
accessible form; 
i  
the principles for any package will be determined by the Government in 
consultation with the Board of Southern Response;  
i i 
experienced labour resources wil  need to be contracted as no entity has 
sufficient suitable surplus capacity; and 
iv 
it is anticipated that the agent will be paid for its services, and supported by 
Southern Response.  

The implementation agent will not take on liability in respect of the 
underlying customer claims. 
The liability in relation to paying customers, 
remains a contractual one between Southern Response and its customers. 
Therefore, it is anticipated that the arrangement between Southern Response 
and the implementation agent would be limited to claims processing. 
T2020/1070: Southern Response: Facilitating the Treasury’s Progression of Potential Options 
Page 3 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 1
Page 4 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Recommended Action 
We recommend that you: 
 

agree to discuss the implementation agent role with the EQC Chair  
 
Agree/disagree. 
 
Minister Responsible for the Earthquake Commission 
 

note the contents of this report 
 
Noted. 
Minister for Greater Christchurch Regeneration 
 
 
 
 
 
 
Shelley Hol ingsworth 
Manager, Commercial Performance  
 
 
 
 
 
 
Hon Grant Robertson 
Minister Responsible for the Earthquake Commission 
 
 
 
 
 
 
Hon Dr Megan Woods 
Minister for Greater Christchurch Regeneration 
 
T2020/1070: Southern Response: Facilitating the Treasury’s Progression of Potential Options 
Page 4 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 


Item 2
Page 5 of 35
 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report: Southern Response: Court of Appeal’s Dodds decision 
Date:   
17 September 2020 
Report No: 
T2020/3145 
File Number: 
CM-1-3-112-2 (Projects) 
Action sought 
  
Action sought  
Deadline  
Minister Responsible for the  s9(2)(h)
24 September 2020 
Earthquake Commission 
(Hon Grant Robertson) 
Agree to the attached interim messages for public 
communications about the Dodds outcome 
Agree to forward a copy of this report to the 
Attorney-General for his information 
Minister for Greater 
s9(2)(h)
24 September 2020 
Christchurch Regeneration 
(Hon Dr Megan Woods) 
Agree to the attached interim messages for public 
communications about the Dodds outcome 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st Contact 
David Stanley 
Principal Advisor, Commercial 
s9(2)(k)
s 9(2)(g)(ii)
 
Performance 
Shel ey Hol ingsworth  Manager, Commercial Performance
 
Actions for Ministers’ offices  
Return the signed report to the Treasury 
 
Note any 
 
feedback on 
the quality of 
the report 
 
Enclosures
Yes (attached) 
 
Appendix 1:s9(2)(h)
 
Appendix 2:
 
Appendix 2:
 
Appendix 4: Recommended public communication messages 
 
Appendix 5: Potential questions that media may ask 
Treasury:4350769v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
                  

Item 2
Page 6 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report: Southern Response: Court of Appeal’s Dodds decision 
Purpose  
1. 
s9(2)(h)
Court of Appeal decision 
2. 
s9(2)(h)
3. 
4. 
s9(2)(h)
5.  s9(2)(h)
6. 
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 2 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 7 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
7. 
s9(2)(h)
8. 
9. 
s9(2)(h)
10.  s9(2)(h)
11. 
12. 
1  
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 3 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 8 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
13.  s9(2)(h)
14. 
15. 
16. 
17. 
Public communications 
18.  s9(2)(h)
 
 
 
  Southern Response will issue a similar media 
statement at the same time.  We also provide further messages as wel  as answers to 
questions that the media may ask (Appendix 5). 
Next steps 
19.  We are currently undertaking work on the design of a proactive package. If you decide 
not to appeal the Court’s decision, we wil  provide further advice on the design of the 
package within the next three weeks.  Following the election we wil  provide advice on 
the implementation of a package, including options for an Independent Oversight 
Committee.  We expect to consider wider implementation and cost implications for 
Southern Response in both pieces of advice.  At this stage we estimate that up to 3,000 
Southern Response policyholders could be affected at a total cost likely to be $200-$300 
million. The actual cost will depend on elements included or excluded from any package. 
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 4 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 9 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Recommended action 
We recommend that you: 
 

s9(2)(h)
 
Agree/disagree. 
    Agree/disagree. 
Minister Responsible for the  
 
Minister for Greater Christchurch 
Earthquake Commission 
 
 
Regeneration 
 

agree to the interim messages for public communication about the Dodds case 
(Appendix 4) 
 
Agree/disagree. 
    Agree/disagree. 
Minister Responsible for the  
 
Minister for Greater Christchurch 
Earthquake Commission 
 
 
Regeneration 
 

agree to forward a copy of this report to the Attorney-General for his information. 
 
Agree/disagree. 
     
Minister Responsible for the  
Earthquake Commission 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Shelley Hol ingsworth 
Manager, Commercial Performance 
 
 
 
 
 
 
Hon Grant Robertson   
 
 
 
Hon Dr Megan Woods 
Minister Responsible for the 
 
 
Minister for Greater Christchurch 
Earthquake Commission   
 
 
Regeneration
 Appendix 1, 2 and 3 withheld in full under s9(2)(h)
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 5 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 10 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Appendix 4: Recommended public communications 
 
Media statement for issue by Ministers 
 
The Crown has today announced that it will not appeal the Court of Appeal decision in the 
K. & A. Dodds v Southern Response Earthquake Services Ltd case.  

 
Southern Response has said that it accepts the findings of the Court of Appeal, and the 
Minister Responsible for the Earthquake Commission, Hon Grant Robertson, says that he 
is pleased for Mr and Mrs Dodds that this process is now concluded for them. Southern 
Response will be paying the damages awarded by the Court to Mr and Mrs Dodds shortly, 
and arrangements have already been made to cover their legal costs. 

 
“We acknowledge that this has been a difficult process for Mr and Mrs Dodds, and I have 
again extended a sincere apology to them for the fact that they have had to go through 
this appeal process.  
 
“As we explained when the decision was made to appeal the High Court decision, this 
appeal was never about just Mr and Mrs Dodds’ individual case, but about needing 
greater clarity from the courts on how to fairly apply the findings to other policyholders in a 
similar situation. 
 
“This Government wants to find a fair and enduring resolution for the outstanding 
Canterbury earthquake claims, and that means being able to use the findings of the Court 
of Appeal to help inform and proactively respond to other policyholders who are in a 
similar situation to Mr and Mrs Dodds.   
 
“Now that the Court of Appeal has provided us with greater clarity on this issue, the 
Government has asked Southern Response to prepare options for how it could best 
respond to other affected policyholders using the principles of this Court decision.” 
 

Media statement for issue by Southern Response 
 
Southern Response accepts the findings of the Court of Appeal in the case of K. & A. 
Dodds v Southern Response Earthquake Services Ltd and the Crown’s decision not to 
appeal that judgement. 
 
Southern Response wil  be paying the damages awarded to Mr and Mrs Dodds by the 
Court shortly, and arrangements have already been made to cover their legal costs. 
 
Southern Response’s General Manager, Casey Hurren, said: “We accept the Court of 
Appeal’s findings and, while we regret that Mr and Mrs Dodds have been in the middle of 
this, we are pleased that this court decision has provided us with some of the principles on 
which we will be able to base our response to other affected policyholders.  We are now 
working closely with the Government to formulate that response in more detail.” 

 
Further comment 
 
If  media  are  wanting  further  comment  at  this  phase,  responding  now  to  questions  around 
misconduct  by  Southern  Response  will  mean  that,  by  the  time  the  payment  package  is 
announced,  those  issues  will  have  been  addressed  and  will  not  detract  as  much  from  the 
positive news of the payment package. 
 
Comments will need to be restricted to what has been decided at this point and not venture 
into details of the payment package that are not yet confirmed.  For example: 
 
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 9 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 11 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
•  We accept the Court’s findings and wil  pay Mr and Mrs Dodds in accordance with the 
findings of the Court.   
 

•  We have apologised again to Mr and Mrs Dodds as this has no doubt been a difficult 
process for them, and we have of course covered their legal costs.  By going through 
this, Mr and Mrs Dodds have helped to ensure that we will now be able to respond to 
other policyholders in a similar situation without them needing to also go through the 
courts.  
 

•  The Government and Southern Response are working closely together to formulate the 
response to other potential y affected policyholders. 
 

•  We are not in a position to provide any more detail about that until the work is complete, 
other than to say that the intention is to use the principles in this court decision to inform 
a fair and enduring resolution for other affected policyholders. 

 
Customer communications 
 
Any customers querying how this decision affects them will need to be told the fol owing. 
 
The Government and Southern Response are currently working through what the 
response to affected policyholders will be and who those policyholders are. We will be 
able to provide more information once those decisions are finalised.   
 
At the broadest level, policyholders that may potential y benefit are those who settled an 
over-cap claim with Southern Response between 4 September 2010 and 1 October 2014. 
More information wil  be publicly released as soon as decisions around this response have 
been made. 
 

T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 10 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 12 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Appendix 5: Potential questions that media may ask 
 
Court of Appeal outcome 
 
•  Why aren’t you appealing against the Court of Appeal’s decision? 
 
The purpose of the appeal was to gain greater clarity on aspects of the High Court 
decision so that the Crown could work with Southern Response to find a proactive 
solution for other affected policyholders. The Court of Appeal decision does provide the 
greater clarity that we sought and, therefore, we are now working to determine an 
appropriate solution. 

 
 
•  Does Southern Response now accept that it misled customers? 
 
Southern Response has accepted the Court’s findings that the representations it made at 
the time have been found to be incorrect. Southern Response has also accepted that, 
although its opinions were genuinely held, for the purposes of the Fair Trading Act, the 
Court has found this to be misleading and deceptive conduct.   
 
 
•  How is this outcome any different to the High Court decision?  Was the Court of Appeal 
process a waste of time? 
 
The Court of Appeal largely upheld the High Court decision but there were important 
elements or aspects of the decision that are different. For example, the Court of Appeal 
provides clearer reasoning that it did not matter that Southern Response communicated 
what it genuinely believed the Dodds were entitled to under their policy at that time 
because it was incorrect about these views. This was because the appeals courts 
decided differently after the Dodds originally settled with the company. 
 
 
•  What are the specific differences between the High Court decision and the Court of 
Appeal decision? 
 
Once we are in a position to advise affected policyholders on any proactive solution we 
will be able to elaborate on how the Court of Appeal decision has informed us, but until 
then it would be inappropriate for me to comment further. 
 
  
•  What happens next? 
 
Now that the Court of Appeal decision has been released, I have asked officials to move 
forward to provide advice on proactive solution options.  I am expecting this advice within 
the next few weeks. 
 
 
•  What has this process cost Southern Response and the Government? 
 
We will provide you with that information in due course 

 
 
•  How does this outcome affect the Ross case? 
 
The Ross case is currently before the courts and, therefore, it is inappropriate for me to 
speculate on anything to do with that case. 

T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 11 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 2
Page 13 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
•  Are Mr and Mrs Dodds included in the Ross class action?  Does this disqualify them?  Is 
there any risk they would need to give a percentage of their payment to GCA (law firm)? 
 
That is a matter for their own legal representatives to advise the Dodds, and it would be 
inappropriate for me to comment on such matters.   
 
 
 
 
T2020/3145 Southern Response: Court of Appeal decision on Dodds case 
Page 12 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 


Item 3
Page 14 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 
Reference: 
T2020/3504  CM-1-3-112-1 
 
 
Date: 
18 November 2020 
 
 
To: 
Minister of Finance (Hon Grant Robertson)  Minister Responsible for the 
Earthquake Commission (Hon Dr David Clark) 
 
 
Deadline: 
None 
(if any) 
 
Southern Response: Update following Supreme Court decision 
in Southern Response Earthquake Services Ltd v Ross
 
released on 17 November 2020 [Legally privileged] 

s9(2)(h)
Treasury:4379450v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 


Item 3
Page 15 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
Treasury:4379450v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 


Item 3
Page 16 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
Re advice to you: We are currently preparing a paper for you regarding a proactive 
solution for Southern Response policyholders who cash-settled with the company 
before 1 October 2014, and that paper wil  include more information about the Ross 
representative action. Our expected timing for this report is Wednesday 25 November 
2020. There will be a draft Cabinet paper attached which we would like you to consider 
and amend as appropriate. If you approve, the Cabinet paper should enable 
presentation of the proposed proactive solution – and the risks associated with that 
solution – to your col eagues at either the 7 December or 14 December 2020 Cabinet 
meeting. Southern Response is expected to consider (and likely approve in-principle) a 
proactive package on 23 November 2020. 
 
s9(2)(h)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
David Stanley, Principal Advisor, Commercial Performance, s9(2)(k)
Shelley Hol ingsworth, Manager, Commercial Performance,  s9(2)(k)
 
Treasury:4379450v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 



Item 4
Page 17 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 
Reference: 
T2020/3525  CM-1-3-112-2-1 
 
 
Date: 
19 November 2020 
 
 
To: 
Minister of Finance (Hon Grant Robertson) 
Minister Responsible for the Earthquake Commission (Hon Dr David Clark) 
 
 
Deadline: 
None 
(if any) 
 
 
Southern Response: Flow Chart to Support Recent and 
Forthcoming Advice [Legally Privileged] 

Following the update provided to you on 18 November 2020 regarding the Supreme 
Court decision in Southern Response Earthquake Services Ltd vs Ross [T2020/3504 
refers], s9(2)(h)
 
 
  
 
A flow chart diagram has been provided on the fol owing page in order to support 
Ministers in considering recent and forthcoming advice in relation to Southern 
Response Earthquake Services. 
 
 
 
 
 
Lisa Wood, Senior Analyst, Commercial Performance, s9(2)(k)
Shelley Hol ingsworth, Manager, Commercial Performance, s9(2)(k)
Treasury:4380041v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 




Item 4
Page 18 of 35
s9(2)(h)
 
Treasury:4380041v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 



Item 5
Page 19 of 35
COMMERCIAL: IN CONFIDENCE 
 
 
 
Reference: 
T2020/3624  CM-1-3-112-2-1 
 
 
Date: 
30 November 2020 
 
 
To: 
Minister of Finance (Hon Grant Robertson) 
Associate Minister of Finance (Hon Dr Megan Woods) 
Associate Minister of Finance (Hon David Parker) 
Minister Responsible for the Earthquake Commission (Hon Dr David Clark) 
 
 
Deadline: 
N/A 
 
 
Southern Response:  Cost of Proactive Settlement Package  
 
Introduction 

This aide memoire provides indicative estimates for the cost of the proposed settlement 
package that is being considered for Southern Response policyholders fol owing recent 
court decisions.  It fol ows our report T2020/3029 Southern Response: Proposed 
parameters for a proactive settlement package
 dated 25 November 2020. The Minister 
Responsible for the Earthquake Commission requested an estimate of the costs ahead 
his meeting with Crown officials at 5:30pm on Tuesday 1 December 2020.  
This information along with details on Crown funding options and the Independent 
Oversight Committee for the proposed package wil  be contained in a Treasury report 
we expect to send to you this week.  
 
Estimated cost 
Up to now, the level of liability that Southern Response has in respect of policyholders 
in the same position as Mr and Mrs Dodds (or even all those who cash settled before  
1 October 2014) has been unquantifiable. This is reflected and referred to in both 
Southern Response’s and the Treasury’s financial statements for the year ended  
30 June 2020. 
Southern Response has sought advice from its independent actuary, Finity.  Following 
our discussions with Southern Response, we have prepared Table 1 with estimates of 
the potential cost of the settlement package.  The estimates are based on the extent to 
which the package is offered to groups of policyholders and are cumulative, eg the 
estimate for category 2 is the total estimated liability for al  claims falling under category 
1 and then extended to policyholders under category 2. 
Treasury:4383464v1 
COMMERCIAL: IN CONFIDENCE 


Item 5
Page 20 of 35
COMMERCIAL: IN CONFIDENCE 
The extent of actual costs that arise from any proactive settlement could vary 
significantly from these indicative estimates depending on factors including: 
• 
the findings upon review of each policyholder’s specific files given the range of 
different circumstances and the different form of recording matters in the files in 
the early years fol owing the earthquakes (ie before a more standardised process 
was implemented), and 
• 
the number of policyholders who apply and are found to qualify for any package 
being implemented. The figures in Table 1 are based on estimates of the number 
of qualifying policyholders and a 100% participation of those policyholders in any 
package. 
Table 1: Estimated potential cumulative cost of settlement package (GST incl) 
Category  s9(2)(h)
$114 million 

Category 
$299 million 

Category 
$326 million 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
David Stanley, Principal Advisor, Commercial Performance,  s9(2)(k)
Shelley Hol ingsworth, Manager, Commercial Performance,  s9(2)(k)
Treasury:4383464v1 
COMMERCIAL: IN CONFIDENCE 



Item 6
Page 21 of 35
LEGALLY PRIVILEGED 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 
Reference: 
T2021/410 
CM-1-3-112-2 
 
 
Date: 
25 February 2021 
 
 
To: 
Minister of Finance (Hon Grant Robertson) 
Associate Minister of Finance (Hon Dr Megan Woods) 
Associate Minister of Finance (Hon David Parker) 
Minister Responsible for the Earthquake Commission (Hon Dr David Clark) 
 
 
Deadline: 
None 
(if any) 
 
 
Southern Response: High Court decision re package 
communications 

The Court decision 
s9(2)(h)
Treasury:4421885v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
LEGALLY PRIVILEGED 


Item 6
Page 22 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
LEGALLY PRIVILEGED 
Media coverage 
 
There is likely to be media coverage of this decision, and  s9(2)(h)
 
 
 
 
  s9(2)(g)(i)
 
 
 
While the package is a Government initiative, it is Southern Response that is the 
defendant in the Ross class action. We therefore recommend that any queries directed 
to Ministers are referred to Southern Response for answer. 
 
Next steps 
s9(2)(h)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
David Stanley, Principal Advisor, Commercial Performance,  s9(2)(k)
Shelley Hol ingsworth, Manager, Commercial Performance, s9(2)(k)
Philippa Le Couteur, Senior Solicitor,  s9(2)(k)
Vincent Schumacher, Senior Solicitor,  s9(2)(k)
Treasury:4421885v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
LEGALLY PRIVILEGED 


Item 7
Page 23 of 35
 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report:   Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Date:   
5 May 2021 
Report No: 
T2021/954 
File Number: 
CM-1-3-112-2-1 
Action sought 
  
Action sought  
Deadline  
Minister of Finance  
Note the content of this report 
None 
(Hon Grant Robertson) 
 
 
 
Minister Responsible for the 
Note the content of this report 
None 
Earthquake Commission 
Agree that a copy of this report 
(Hon Dr David Clark) 
should be forwarded to the Attorney-
General. 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st Contact 
Vincent Schumacher 
Senior Solicitor, Legal Team s9(2)(k)
s 9(2)(g)(ii)
 
Anthea Williams 
Treasury Solicitor (Chief 
 

Legal Advisor), Legal Team 
Shel ey Hollingsworth 
Manager, Commercial 
s9(2)(k)
 
Performance 
Minister’s Office actions (if required) 
Return the signed report to the Treasury. 
Forward a copy of this report to the Attorney-General (if the Minister Responsible for the Earthquake 
Commission agrees).  
 
Note any 
 
feedback on 
the quality of 
the report 
Enclosure
Annex 1 and Annex 2    
 Annex 1 and 2 withheld in full s9(2)(h)
Treasury:4440196v3 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
                  

Item 7
Page 24 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
Treasury Report:  Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Executive Summary 
s9(2)(h)
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 2 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 



Item 7
Page 25 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 Recommended Action 
We recommend that you: 
 

note the content of the report. 
 
 

agree to refer a copy of this report to the Attorney-General. 
 
 Referred/not 
referred. 
 
Minister Responsible for the Earthquake Commission 
   
 
 
 
Anthea Williams 
Treasury Solicitor 
 
 
 
 
 
Shelley Hol ingsworth 
Manager, Commercial Performance 
 
 
 
 
 
Hon Grant Robertson 
Minister of Finance 
 
 
 
 
 
Hon Dr David Clark 
Minister Responsible for the Earthquake Commission 
 
 
 
 
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 3 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 7
Page 26 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 
Treasury Report: Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Purpose of Report 
s9(2)(h)
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 4 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 7
Page 27 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 5 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 7
Page 28 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 6 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 7
Page 29 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
SRES’s readiness if there is a positive decision from the April hearing 
28.  We understand that SRES is currently in a good position to ‘go live’ with the proactive 
package if decisions from the Court allow. This includes consolidating customer 
records (from legacy systems), implementing technology that will allow the company to 
contact customers quickly, having the approved communications to policyholders ready 
to go, preparing a broader communications plan around statements for both the 
company and Ministers, along with setting up the operational capability to handle an 
influx of applications.  s9(2)(h)
 
  
29.  The Independent Oversight Committee is also up and running, and is working closely 
with SRES on the settlements that the company can make at this time.  
 
3 This may require the Crown formally taking over carriage of the proceedings from SRES.  
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 7 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 

Item 7
Page 30 of 35
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
s9(2)(h)
T2021/954 Update on Southern Response [Legally Privileged] 
Page 8 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 


Item 8
Page 31 of 35
 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
 EXTRACT
Treasury Report:   Southern Response: Draft Accountability Documents for 
FY 2021/22 
Date:   
12 May 2021   
Report No: 
T2021/1199 
File Number: 
CM-1-3-112-0 
Action sought 
  
Action sought  
Deadline  
Minister of Finance 
Agree for the Minister Responsible for the 
21 May 2021 
Earthquake Commission to sign and send the 
(Hon Grant Robertson) 
attached letter to the Chair of Southern 
Response on behalf of shareholding Ministers 
Minister Responsible for the 
Sign and send the attached letter to the Chair 
21 May 2021 
Earthquake Commission  
of Southern Response on behalf of 
shareholding Ministers 
(Hon David Clark) 
 
Contact for telephone discussion (if required) 
Name 
Position 
Telephone 
1st Contact 
Lisa Wood 
Senior Analyst, Commercial 
s9(2)(k)
N/A 
 
Performance 
(mob) 
Shel ey Hollingsworth  Manager, Commercial 
s 9(2)(g)(ii)
 
Performance 
Minister’s Office actions (if required) 
Return the signed report to the Treasury, with a copy of the signed letter 
Minister Responsible for the Earthquake Commission’s office: Send the attached letter to the Chair of 
Southern Response once signed 
 
Note any 
 
feedback on 
the quality of 
the report 
Enclosure: SRES Draft SOI FY2021-22 (Treasury:4455682v1)  
SRES Draft  SPE FY2021-22 (Treasury:4455683v1)  
SRES Draft Business Plan FY2021-22 (Treasury:4455684v1)  Annex 3 withheld as out of scope of the request
Annex 1 Publicly available
https://www.southernresponse.co.nz/images/documents/Signed_FINAL_Sthn_Resp_-_2022-2026_Statement_of_Intent.pdf
Annex 2 Publicly available
https://www.southernresponse.co.nz/images/documents/Signed_FINAL_Sthn_Resp_-_2021-2022_Statement_of_Performance_Expectations.pdf
Treasury:4455359v1 
COMMERCIAL-IN-CONFIDENCE 
                  

Item 8
Page 32 of 35
 
 
Treasury Report: Southern Response: Draft Accountability Documents    
for FY 2021/22 
Analysis 
5. 
The key strategic objectives identified are to:  

implement the pre-October 2014 package (the Package) approved by Cabinet, 
6. 
Operationally, the two main areas of focus wil  be resolving the remaining unsettled 
claims and the implementation of the Package. For the first set of claims, the 
Earthquake Commission (EQC) manages the claims as Southern Response’s agent, 
whereas for the Package, Southern Response is setting up a separate unit inside the 
company. As outlined in our advice of July 2020 (T2020/1848 refers), a separate 
business unit within Southern Response, overseen by an independent committee, is 
technical y and operationally best placed to implement the Package. The Package 
implementation changes aspects of the internal functioning of the company from that 
which has prevailed since its December 2019 restructuring. 
The Crown Package 
9. 
In December 2020, the Government announced that Southern Response would be 
responsible for the implementation of a Package for eligible policyholders who settled 
with the company prior to October 2014.  The company is preparing for the delivery of 
the Package, which is currently being impacted by ongoing legal processes. The team 
that will be stood up under unit manager, Anna Dobson, will have the appropriate 
skillset and size to deliver the Package effectively and efficiently. The Package’s 
implementation will be overseen by an Independent Oversight Committee (IOC), whose 
members have already been appointed.  The Treasury will continue to closely engage 
with the company and IOC on behalf of Ministers as this process continues. 
Treasury Engagement with Southern Response Regarding its SOI and SPE 
10.  From our review, we have provided feedback to Southern Response on three matters, 
which they have subsequently agreed to implement.  The three matters are: 
c  Clarification of the definition of ‘timely’. In processing Package payments, 
Southern Response proposed dealing with complaints in a timely manner. In the 
interest of clarity, we suggested that Southern Response be more specific in its 
definition of ‘timely’. Southern Response has agreed to further define ‘timely’ with 
regards to dealing with Package payment complaints.  
Liability Forecasts 
12.  Liability forecasts for FY 2020/21 (as at 30 June 2021) include: 

the provision of $242.5 million for the Package payment. This includes a risk 
margin of $31.6 mil ion and $6.6 mil ion in related claims handling costs. The 
provision has been calculated by the company’s actuary, Finity as at 31 March 
2021. The risk margin of $31.6 million (representing 15% of the central estimate) 
has been established to provide at least 75% probability of sufficiency.   
13.  s9(2)(h)
 T2021/1199 Southern Response: Draft Accountability Documents for FY 2021/22 
Page 2 



Item 8
Page 33 of 35
 
 
 EXTRACT
 
Mr Alister G James 
Chair 
Southern Response Earthquake Services Limited 
[email address] 
 
 
Dear Alister 
 
Draft Statement of Intent and Statement of Performance Expectations for FY 2021/22  
 
I also note that Southern Response is preparing for the implementation of the Crown’s package to 
eligible policyholders who cash settled with the company prior to October 2014 (the Package). I 
understand that you have made good progress in identifying and centralising the most recent contact 
details for policyholders that may be eligible for the Package. I look forward to the implementation 
strategy being further progressed once the High Court releases its decision.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Hon Dr David Clark 
Minister Responsible for the Earthquake Commission 
 
cc: 
Casey Hurren, General Manager, Southern Response Earthquake Services Limited 
  
 


Item 9
Page 34 of 35
IN-CONFIDENCE 
 
Reference: 
T2021/1686  CM-1-3-112-2 
 
 
Date: 
29 June 2021 
 
 
To: 
Minister Responsible for the Earthquake Commission (Hon Dr David 
Clark) 
 
 
Deadline: 
None 
(if any) 
 
 
Aide Memoire: Southern Response package query 
We are aware that the Southern Response (SRES) Board and Independent Oversight 
Committee (IOC) have received correspondence from  s9(2)(a)
, a claimant 
advocate, arguing that the Crown’s proactive package allowance for professional fees 
should be increased to 10% for rebuilds that were originally designed with the input of 
an architectural draftsman (rather than an architect). This contrasts with the percentage 
that has been approved by Cabinet and currently employed by SRES since 1 October 
2014 which is an allowance of 6% for non-architecturally designed homes.   
 
In the event that you also receive correspondence from  s9(2)(a)
(or face similar 
suggestions from other advocates),  s9(2)(h)
 
 
   
   
 
 
The principles for the proactive package were informed by the Dodds case and aim to 
place policyholders who cash settled with SRES before 1 October 2014 in a similar 
position to those who cash settled with the company after that date. They were 
developed fol owing a robust process and officials are confident that  s9(2)(h)
 
.  s9(2)(g)(i)
 
 
 
   
 
It was always anticipated that some advocates and homeowners may question the 
scope of the package or use the package as an opportunity to raise other issues 
regarding SRES settlements. However, it is important for the integrity of the package 
that its scope is linked to its purpose, and that it does not attempt to address the myriad 
of other complaints that policyholders may choose to raise (regardless of merit)1.  
 
1   SRES does have some discretion to address individual mistakes that are discovered as a result of reviewing a 
customer’s file for the purpose of determining package entitlement.  
Treasury:4478960v1 
IN-CONFIDENCE 


Item 9
Page 35 of 35
IN-CONFIDENCE 
 
Policyholders remain able to take other paths outside of the package.  
 
The role of SRES, with IOC oversight, is to implement the package, pending approval 
from the High Court to communicate directly with affected homeownersAny significant 
alterations to the scope of the package would need to be approved by Cabinet.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lisa Wood, Senior Analyst, Commercial Performance, s9(2)(k)
Shelley Hol ingsworth, Manager, Commercial Performance, s9(2)(k)
 
Treasury:4478960v1 
IN-CONFIDENCE 


Document Outline