This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Full board meeting minutes for 2020 and 2021'.



 
MINUTES Newton Central School Board of Trustees 
Tuesday 30th Poutū te rangi 2021 
Apologies: Hannah, Vasiti (Te Whao), Tiopira (Te Whao), Kim for early departure, Kiri for lateness 
Attendance - trustees: Kim (staff representative), Riki (principal), Rebecca, Kiri (by Zoom), Moa (Te 
Whao), Sarah, Geoff 
                    - other: Christine (secretary/treasurer), Dena Jacob (parent) 
 
 
Led 
Discussion:                        
Ac t i     
on  /who: 
by:                         
Karakia: (7:20) 
Riki 
 
Decided: Geoff wil  chair the 
Welcome to Dena 
hui in the absence of the chairs 
Selection of chair for 
tonight 
 
2020 achievement data 
Kim &  English for Te Uru Karaka and Te   
 
Riki 
Awahou is assessed in relation to 
 
mainstream curriculum: Te 
 
Awahou data overal  not as good 
 
as hoped for but everyone 
 
impacted by Covid; good to note 
 
that there is improvement as they 
 
progress through the years 
 
Te Uru Karaka has issues that 
Kiri joined at 7:40 
need to be addressed for years 5 
Kim left at 7:50 
and 6; have received some Covid 
response funding that could be 
used to address this 
 
 
 
 
MOTIONS APPROVED: 
1.  Administration 
 
 
That the minutes be approved 
 
 
 
as a true and correct record. 
1.1  Minutes from last 
Chairs   
 
meeting are a 
 
 
 
correct record 
 
 
 
1.2  Signing of 
 
 
 
hardcopy of last 
 
 
 
minutes 
 
 
1.3  Matters arising 
 
 
from minutes 
 
 
1.4  Update on 
 
 
assigned actions 
 
 
– see table below 
minutes 
1.5  Annual work plan 
- FYI 
 
 
 
MOTIONS APPROVED: 
2.  Strategic Decisions 
 
2.1 Need to track progress 
That the annual update of the 
 
 
throughout the year – that’s the 
Strategic Plan be approved 
2.1. Strategic Plan 
Riki 
main role of the Board; maybe 
 
annual update 
 
add some review points to the 
That the draft budget be 
2.2. Budget 
Workplan 
approved 
 
 
 
 
 
 




 
 
 
 
Decided: Special character 
3.  Strategic Discussions   
 
process on hold until Te Whao 
 
 
Te Kawehau Hoskins would be 
confirms they want to proceed, 
3.1. Special Character  Christi available to support Te Whao 
but a decision is urgently 
(policies, comms)  ne 
make this decision 
needed 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4 .Te Whao matters 
Vasiti  n/a 

Tiopira 
 
 
 
MOTIONS APPROVED: 
5.  Other Business 
 
5.1 recent developments in Kahui   
 
 
Ako mean it may col apse as the  That Hannah is endorsed to 
5.1. Kahui Ako Update   
whole co-leadership model is 
attend the NZSTA AGM on 
 
collapsing with Pa Chris having 
behalf of the school 
5.2. Staffing  
withdrawn; no role for the Board 
 
 
yet beyond recognising the extra   
5.3. Property Update 
workload for Riki, but also may 
 
 
impact on the school if the 
5.4. Students 
funding for released time doesn’t 
 
come through  
5.5. NZSTA AGM - 
 
Rotorua 
5.2  n/a 
 
 
 
5.3  Block 8 pushing ahead, 
maybe as soon as term break; 
water leak has been found – 
under new toilet block; canopy – 
ready to go; 2 extra future classes 
on site – possibly by end of year 
depending on funding 
 
5.4  In Committee from 8:55-9:23 
to consider risks relating to two 
different children 
 
 
 
 
MOTIONS APPROVED: 
6.  Financial 
 
6.1 There is a risk about the 
 
 
Riki &   school camp because we can’t 
 
6.1. Financial report 
Christi
require parents to contribute; if 
 
 
ne 
too many don’t pay we may 
 
6.2. Fundraising and 
 
have to cancel the trip  
optional donations   
 
6.2 Could have a system where 
we indicate key areas for which 
people might wish to make a 
contribution; there may be an 
issue that people don’t realise 
that the school’s funding doesn’t 
cover operational costs 
 
 
 
 
 
7  Correspondence 
Riki 
 




 
(listed below Minutes)   
 
7.1 Correspondence In   
 
7.2 Correspondence 
Out 
 
 
 
 
•  invite Māori medium staff to 
8.    Agenda Items for 
a BoT meeting each year to 
Next Meeting 
discuss pedagogical and 
 
curriculum plans 
•  possibility of opening 
swimming pool for a fee 
•  look at timeframe for Special 
Character decision 
 
 
 
 
 
Whakamutunga:  
Rebec
(time 9:25) 
ca 
Note 1: Correspondence is listed on the back of the agenda 
Note 2: List of current delegations attached to agenda 
 
Inward Correspondence: 
01/03/21 RSM Audit Notification for 2021 
04/03/21 NZSTA Matters Report – Violent Students 
23/03/21 ERO Report – Learning in a Covid World – Summary Report 
26/03/21 NZSTA AGM notification 
28/03/21 Global Asthma Network Report – Newton Central School 
  
Outward Correspondence: 
 
NEXT MEETINGS: 
Please review Meetings document here. 
hui  
action  
who  
RAG status  
24/08/20 
Engage specialist to review Support Staff structure  Riki 
Urgency diminished; wil  
wait for NZEI process 
24/08/20 
Draft thank you letters to: 
See names 
One done, one started, 
Tipene (Hannah), Sheila (Hannah), Andrew Melvil e 
one to do 
(Kiri) 
24/8/20 
Resolve bil board situation to remove 
Riki  
Sarah wil  become 
involved   
15/05/2018  EXIT interviews to be conducted  
Riki 
wil  ask Tiopira at the 
and Hannah  next hui  
24/08/20   Riki to invite Māori medium staff to a BoT meeting  Riki  
Next Board hui  
each year to discuss pedagogical and curriculum 
plans on an annual basis.      
11/09/2018  Arrange parent survey re online achievement 
Hannah, Kim,  In progress  
reporting Link to questions  
 




 
 20/10/2020 Engage Andrew Melvil e re graduate profiles 
Riki 
no need to take further 
24/11/2020 Spread Special Character info to whanau 
Christine, et al in progress 
23/2/21 
comms re special character 
Christine 
in progress 
23/2/21 
meet with Gavin Pol ard (MoE) 
CH/Riki 
in progress 
30/3/21 
principal to arrange meeting for Te Whao with Te 
Riki 
new 
Kawehau Hoskins 
 
STATUS OF ACTION ON DECISIONS   
  
 
I certify that these minutes were approved as a true and correct record of the Board of Trustees meeting 
of Newton Central School, dated 30 March 2021 

Signature / Name 
 
 
 
 
 
Co-chair ________________________ 
 
 
 
Date:  _____________________________