This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Meeting minutes OIA Act'.

 
MINUTES OF THE MEETING OF THE TRUST BOARD 
OPEN AGENDA 
 
Meeting held in the Thomas Cheeseman Boardroom 
Thursday, 24 June 2021 
(Pipiri – Rāpare, 24 Hune 2021) 
8:30am-3:00pm 
 
 
Present: O Atimalala (Chair), J Judge (Deputy Chair), B Palmer, K Avery, M Binns, P Manase Lua, P Hulse, 
Prof. R Bedford, and R Carlyon.  
Apologies: R Tuwhangai and M Mariassouce 
By Invitation: Chief Executive and Governance & Risk Manager 
By Invitation for the Chief Executive’s Reports: Executive Team members 
 
Item 
 
MINUTES 
No. 
1. 
 
WELCOME AND KARAKIA 
The Chair, O Atimalala, welcomed the Trust Board (Board) and opened the meeting 
with a karakia. 
 
2. 
 
OPENING - OPEN SESSION 
 
 
2.1 
Apologies 
 
Apologies received from R Tuwhangai and M Mariassouce were noted. 
 
 
2.2 
Conflicts of Interest 
Two new potential conflicts of interest were noted as follows: 
•  P Hulse is a Member of the Local Government Review Panel 
•  B Palmer is Chair of SPCA Investments 
 
ACTION: 
Governance & Risk Manager to add the above potential conflicts of interest to the 
Register. 
 
 
 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
3. 
 
GOVERNANCE 
 
 
3.1 
Minutes of the Previous Meeting 
 
The Minutes of the Open Agenda previous meeting held on 15 April 2021 were taken as 
 
read. 
 
 
 
There were no amendments to the minutes. 
 
 
 
IT WAS RESOLVED THAT: 
 
The Minutes of the Open Agenda Trust Board meeting held on 15 April 2021 be 
 
approved as a true and correct record. 
 
Moved: R Bedford  
 
Seconded: B Palmer 
 
Carried 
 
 
3.2 
Matters Arising from Trust Board Minutes 
 
The Trust Board acknowledged the high-quality minute-taking and thanked the Trust 
 
Governance & Risk Manager. 
 
 
3.3 
Resolutions Ratified Report 
 
The Resolutions Ratified Report that recorded the resolution passed by circular motion 
 
to adopt the Auckland War Memorial Museum’s Annual Plan 2021/2022 was noted. 
 
 
3.4 
Executive & Governance Committee Minutes 
 
Committee meeting minutes of 24 February 2021 for the Executive & Governance 
 
Committee (now disestablished) were noted. 
 
 
3.5 
Future Museum Capital Programme Committee Minutes 
Committee meeting minutes of 24 February 2021 for the Future Museum Capital 
Programme Committee (now disestablished) were noted. 
 
4. 
 
ITEMS FOR APPROVAL 
 
 
4.1 
Research & Publication Reserve  
 
A Research and Publication Reserve (R&P Reserve) was established in 2020 to 
 
consolidate sundry income from research-related sources and to provide capacity to 
 
fund multi-year research and publication projects. 
 
 
 
Director, Collections & Research requested the Board approve the proposed drawdown 
 
from the R&P Reserve to support projects commencing or continuing in the 2021/22 
 
financial year. 
 
 
 
IT WAS RESOLVED THAT 
 
The Trust Board approves the drawdown of $110,500 from the Research and 
 
Publication Reserve. 
 
Moved: J Judge  
 
Seconded: O Atimalala 
 
Carried 
 
 
 
 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
4.2 
Taumata-ā-Iwi Expansion 
Since its inception in 1996, the Taumata-ā-Iwi has comprised three Ngāti Whātua 
members, one member from Waikato and one member from Ngāti Paoa.  The 
Taumata-a-Iwi is responsible for the provision of advice and assistance to the Trust 
Board in a series of matters set out in the Auckland War Memorial Museum Act 1996.   
 
The Chair of Taumata-ā-Iwi presented a report to the Board that sought to ensure 
continuity and broaden input into their mahi by increasing their membership from five 
members to eight members with an additional representative from each iwi – Ngāti 
Whātua, Ngāti Paoa and Waikato.  
 
The Board considered the Taumata-ā-Iwi Expansion proposal and agreed with the 
Taumata recommendation. 
 
IT WAS RESOLVED THAT 
The Trust Board approves the increase of Taumata-ā-Iwi membership from the 
FY22/23, of up to 8 members.  These members shall be appointed to the Taumata-a-Iwi 
in accordance with the agreed Terms of Reference (to be developed in partnership with 
the Taumata-ā-Iwi).  
Moved: R Bedford  
Seconded: K Avery 
Carried 
 
5. 
 
ITEMS FOR APPROVAL 
 
 
5.1 
Financial Reports 
 
The Financial Reports as presented by the Director Enterprise & Finance were taken as 
 
read. 
 
 
 
The Director Enterprise & Finance spoke to the reports with the following points noted: 
 
•  the visitation graph indicates the AWMM is likely to reach 500,000 visitors by 
 
December this year 
 
•  self-generated revenue continues to be ahead of budget, mainly due to 
 
commercial operations, increased grant activities and additional exhibition 
 
revenue 
 
•  correspondingly, operating expenses are above budget driven mainly by increased 
 
cost of sales 
 
•  there is likely to be some capital expenditure on projects that will carry forward 
 
into FY2021-2022 due to delays in commencing a number of projects at the start 
 
of this year 
 
 
 
Financial Summary 
 
Museum’s operating result is expected to be better than planned due to increased self-
 
generating income/profitability and prudent cost management.  
 
 
 
As advised earlier to the Trust Board (via the Audit and Risk committee), the lease cost 
 
of Broadway office and Manu Taiko will be reclassified from Special Purposes to 
 
Operating section of the Statement of Comprehensive Revenue and Expense from the 
 
current financial year FY2020/21. This will have an additional impact of $1.5m on the 
 
operating deficit, with the full year deficit forecast to be around $3.3m (Plan deficit 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
 
$3.02m). Adequate disclosure will be included in the Museum’s Annual Report to 
 
 
explain this reclassification.  
 
 
 
The Trust Board reviewed the monthly financial reports and directed the management 
 
to include the profitability analysis of self-generated income more explicitly in the 
 
monthly Key Financial dashboard reporting going forward. This could potentially 
 
require separating the directly attributable expenses related to the self-generating 
 
income from the other operating expenses. This will provide better information to the 
 
Trust Board regarding the Museum’s operating expenses.  
 
 
 
The year-end financial results and management accounts will be circulated to the Trust 
 
Board in due course. 
 
 
 
The Board reviewed the reports and provided the following feedback: 
 
•  greater clarity around what makes up the self-generated income and 
 
profitability 
 
•  when viewed in isolation, the operating expenses seem high.  Is there a way 
 
that self-generated revenue and related expenses be reported separately i.e. 
 
introduce cost of goods sold to report gross margin and operating expenses 
 
below these to report net profit/loss? 
 
 
 
ACTION ITEM  
 
The Director Enterprise & Finance to include the profitability analysis of self-generated 
 
income more explicitly in the monthly Key Financial dashboard reporting going forward, 
 
separating the directly attributable expenses related to the self-generating income 
 
from the other operating expenses. 
 
 
 
ACTION ITEM  
 
The Director Enterprise & Finance to present the proposed new format to the Audit & 
 
Risk Committee for its review before a recommendation is made to the Board at the 
 
August meeting. 
 
 
 
Investments 
 
It was noted that the AWMM investments were showing good returns.  Milford Asset 
 
Management will attend the next Audit & Risk Committee meeting for a review of the 
 
current investment structure and the Statement of Investment Policies and Objectives 
 
(SIPO). 
 
 
 
IT WAS RESOLVED THAT 
 
The Trust Board approve the Financial Performance Reports to May 2021. 
 
Moved: M Binns  
 
Seconded: R Carlyon 
 
Carried 
 
 
 
The Board thanked the Director Enterprise & Finance for the reports. 
 
 
5.2 
Health and Safety Reports 
 
The Health & Safety Reports for April and May as prepared by the Director People & 
 
Organisation were taken as read. 
 
 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
 
RECOMMENDATION 
 
That the Trust Board note the Health & Safety Dashboard Reports for April and May 
 
2021. 
 
 
 
The Board noted the Recommendation above and the Chair thanked the Director 
 
People & Organisation for the reports. 
 
 
5.3 
Media Reports (February 2021) 
 
The Media Reports for April and May prepared by the Director Marketing, 
 
Communications & External Relations were tabled as read. 
 
The Board noted the increase in media coverage.  This is due to the strategic approach 
being taken by the AWMM and the increase in openings and exhibitions that create 
great stories to tell. 
 
The Board Chair acknowledged the hard work to achieve these results by the 
Marketing, Communications and External Affairs team. 
 
RECOMMENDATION 
That the Trust Board note the Media Coverage Reports for April and May 2021. 
 
The Board noted the Recommendation above and the Chair thanked the Director 
Marketing, Communications & External Relations for the reports.  
 
6. 
 
COMMITTEE REPORTS 
 
 
6.1 
Audit and Risk Committee Report 
 
 
6.1.1  Risk Management Framework 
 

B Palmer, Chair of the Audit & Risk Committee, provided an overview of the Risk 
 
Management Framework that includes the new architecture developed at the Board 
 
workshop on risk in 2020; i.e. static, dynamic and strategic risk analysis. 
 
 
6.1.2  Risk Management Policy 
 

A new risk management policy was developed by B Palmer as a result of the workshop 
 
mentioned above.  The policy was approved at the Audit & Risk Committee meeting 
 
held on 8 June 2021 and is now recommended for approval by the Board. 
 
 
 
The Board acknowledged the well written policy and thanked B Palmer for their 
 
involvement with the development of the policy. 
 
 
 
IT WAS RESOLVED THAT 
 
The Trust Board approve the draft Risk Management Policy as final. 
 
 
 
Moved: R Bedford  
 
Seconded: J Judge 
 
Carried 
6.1.3  Deloitte Appointment Letter 
 

The letter confirming the engagement of Deloitte for the audit of the financial 
 
statements for the year ended 30 June 2021 was tabled as read. 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
 
IT WAS RESOLVED THAT 
 
The Trust Board approve the engagement of Deloitte for the audit of the financial 
 
statements for the year ended 30 June 2021. 
 
Moved: B Palmer  
 
Seconded: J Judge 
 
Carried 
 
 
6.1.4  Consolidation Integration of the Operating and Special Purposes sections on the SCRE 
 

Currently, the Museum’s Statement of Revenue and Expense (P&L) is divided into two 
 
broad sections: Operating and Special purposes (SP).  In the interest of providing better 
 
transparency and understanding of the Museum’s financial reports and plan, the Audit 
 
and Risk Committee recommends to the Board that the AWMM integrate the 
 
Operating and SP section of the Statement of Revenue and Expense (P&L), from 
 
FY2022/23 DAP. 
 
 
 
The AWMM’s external auditor Deloitte supports this view in principle. Deloitte also 
 
recommended the Board review the allocation of current revenue and expense items 
 
between operating and SP as part of this exercise.  
 
 
 
The Board requested more time to consider the implications of the proposed 
 
consolidation, with a decision either by circular motion or deferred until the August 
 
Board meeting. 
 
 
 
The Board thanked B Palmer for the report. 
 
 
6.2 
Development Committee Report 
 
J Judge, Chair of the Development Committee, provided a verbal update. 
 
 
6.2.1  Fundraising Policy 
 

J Judge advised the Board that the Development Committee met on 23 June to review 
 
the Fundraising Policy.  It was agreed that more editing is needed on the policy before it 
 
could be recommended for approval by the Board.  Therefore, the Committee will hold 
 
this item over to the August meeting. 
 
 
6.2.2  Endowment Fund Consolidation 
 

The AWMM is a recipient of philanthropic funds through its bequests program, the 
 
purpose of such bequests usually being stipulated in a Will or an Estate Plan of the 
 
donor.  
 
 
 
At the Development Committee meeting, it was agreed that the AWMM would 
 
consolidate the three endowment funds to one, called Auckland Museum Endowment 
 
Fund. 
 
 
 
The new fund would not only provide better marketability of the Museum’s bequest 
 
and other fundraising programme but would also be more manageable administratively 
 
thereby providing enhanced assurance to the potential donors.  
 
 
 
Recommendation 
 
The Board received the Endowment Fund Consolidation report and noted the ongoing 
 
work regarding consolidation of the existing endowment funds and general purposes 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
 
bequests maintained by the Museum. 
 
 
 
The Board supported the importance of a structured approach to donor management.   
 
 
 
The successful programme of work delivered by the Development team was 
 
acknowledged and the board thanked them for their dedication. 
 
 
 
The Board thanked J Judge for the report. 
 
 
6.3 
Planning Committee Update 
 
No Planning Committee update was noted. 
 
7. 
 
PARTNER REPORTS 
 
 
7.1 
Taumata-ā-Iwi Report 
 
Prof R Bedford provided a verbal update on the recent Taumata-ā-Iwi meeting on 
 
behalf of M Mariassouce. 
 
 
 
The AWMM presentations at this meeting included: 
 
•  the process for acquisition and deaccession presented by the Director, 
 
Collections & Research 
 
•  the Draft Annual Plan presented by the Director Marketing, Communications & 
 
External Affairs 
 
•  the Environment and Human Impacts Galleries renewal programme presented 
 
by the Director Public Experience 
 
•  the Kaupapa Maori Conservation Workforce Innovation presented by the 
 
Director People & Organisation, the Director Collections & Research and the 
 
Tumuaki Maori & Pacific Development  
 
 
 
Prof R Bedford advised the Board that the expansion of Taumata-ā-Iwi was discussed in 
 
preparation for presentation to the Board for approval at this meeting. 
 
 
 
The Board acknowledged the benefit of having a representative from the Board at the 
 
Taumata-ā-Iwi meetings. 
 
 
 
The Board thanked Prof Richard Bedford for the report. 
 
 
7.2 
Auckland Museum Institute (AMI) Report 
 
Dr R Lins, President of the AMI, provided a verbal update. 
 
 
 
The key points noted in Dr R Lins’ report included: 
 
•  at a recent AMI Council meeting, the Research Manager presented on the post 
 
graduate scholarship scheme.  AMI endorses this scheme and is open to 
 
providing financial support. 
 
•  the AMI website is currently undergoing an upgrade to improve its web 
 
presence, including a review of web content 
 
•  consistency with the AWMM website was generally agreed as being valuable 
 
•  AMI is a learned society with members who share knowledge and promote 
 
fellowship, who are academics but who can engage effectively 
 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final 


 
 
•  a review of the service level agreement that defines the support provided by 
 
AWMM may provide a new delivery model 
 
•  AMI provides succession to the Board 
 
•  a programme of work for the next 12 months will involve AMI, e.g. the working 
 
group for the new five-year strategic planning process 
 
 
 
The Board thanked Dr R Lins for the report. 
 
 
7.3 
Pacific Advisory Group (PAG) Report 
 
P M Lua, Chair of the PAG, provided a verbal update. 
 
 
 
P M Lua reported on the recent PAG meeting attended by AWMM staff with the 
 
following points noted: 
 
•  the visitation report provided excellent data 
•  a discussion on membership was very productive 
•  an overview of the draft DAP was provided 
•  there was good engagement with Taumata-ā-Iwi 
 
The Board thanked P M Lua for the report.  
 
8. 
 
ANY OTHER BUSINESS 
The Board were reminded that the opening stakeholder event for the Sea Monsters 
Exhibition is being held on 8 July 2021. 
 
The next meeting is scheduled to be held on Thursday 26 August 2021. 
 
9. 
 
MEETING CLOSE 
The Chair thanked all attendees and closed the meeting at 2.05pm. 
 
 

Trust Board Open Meeting Minutes – 24 June 2021 Final