133 Molesworth Street 
PO Box 5013 
Wellington 6140 
New Zealand 
24 August 2021
T+64 4 496 2000 
Virginia Crawford 
By email:  [FYI request #16299 email] 
Ref:   
H202110004 
Tēnā koe Virginia 
Response to your request for official information 
Thank you for your request under the Official Information Act 1982 (the Act) on 5 August 2021 for 
information relating the COVID-19 Immunisation Register (CIR). You specifically requested:  
“Some  people  wil   be  unable  to  get  vaccinated,  for  health  or  other  reasons.  Will  those 
persons be added to the Covid-19 Immunisation Register? If so, could you please explain 
that process and specifically what personal details of those persons wil  be added.” 
If a person interacts with the COVID-19 Vaccination and Immunisation Programme (CVIP), but 
does not proceed with the vaccination, the following details will be recorded on the CIR:  
• Name, date of birth, gender, ethnicity and National Health Index number (NHI number)
• Address and contact details
• Booking details (if applicable)
• Confirmation of priority category for vaccination (for example Group 1a).
There are several circumstances where a person will be added to the CIR but does not receive 
the COVID-19 vaccination. If a person is present for a vaccination, then chooses not to proceed 
with  the  vaccination  because  they  are  either  medically  unfit  or  decide  to  refuse  consent,  the 
reason for them not continuing will be recorded in the CIR against their record. If a person makes 
a booking in Book My Vaccine, the information detailed above is added to the CIR in anticipation 
of their arrival on site for the vaccination.  If a person does not attend the vaccination, these details 
are retained in the CIR. Additionally, a border worker may be identified by their employer, and 
their details loaded in the CIR in anticipation of their vaccination appointment.  
However, if a person or their employer does not interact with the CVIP at all, their details will not 
be included on the CIR.  
I trust this information fulfils your request under the Act. Under section 28(3) of the Act you have 
the right to ask the Ombudsman to review any decisions made under this request. The 
Ombudsman may be contacted by email at: [email address] or by calling 0800 
802 602. 
Nāku noa, nā 
Joanne Gibbs 
National Director 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme 

---