This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copies of Submission Request'.

16 August 2021 
Mr Roger Bray 
By email: [FYI request #16244 email] 
Dear Roger  
Official Information Request – Copies of Submission Request 
  1.  We refer to your official information request dated 29 July 2021 for information in 
respect of the submissions received by the Management Agency during the July 2021 
consultation in respect of the review of the Biosecurity (American Foulbrood Pest 
Management Plan) Order 1998 (“the Plan Order”). 
Reasons for Difficulties in Fulfil ing Request 
2.  Your request as it is currently framed wil  be very difficult to meet without substantial 
collation or research. We briefly set out for your information below why your current 
request wil  be difficult to meet. 
3.  The information you have requested is not easily accessible as we would need to 
extract each of the 415 submissions received from the SurveyMonkey platform and 
further 20 submissions. 
4.  The information you have requested is difficult to collate as we would need to identify 
and review each and every one of the 435 submissions received and redact the 
information recorded below to protect respondents’ privacy. The submissions 
contained beekeepers’ personal details, including, but not limited to, their names, 
physical addresses, email addresses, and phone numbers. After this extensive 
exercise, the submissions would need to be collated and provided to you in an 
accessible format (which would require additional work to be carried out). By way of 
example, we would need to go through all of the submissions one by one and 
manually redact them to address the abovementioned privacy concerns.    
5.  We have calculated that it wil  take approximately 40 hours to process your request. 
Unfortunately, I am the only person trained to assess and respond to requests for 
official information. Due to my existing workload, it would not be practicable for me to 
fulfil your above-mentioned request (as it is currently drafted) as this would have a 
detrimental impact on my ability to ensure the Management Agency can meet its 
statutory obligations pursuant to the Plan Order.    

If your Request Cannot be Amended 
6.  Unless your request is amended, we may have to refuse it under section 18(f) of the 
Of icial Information Act 1982 (“the OIA”), which applies where the information cannot 
be made available without substantial collation or research.   
7.  Pursuant to section 18A of the OIA, we are required to consider whether fixing a charge 
or extended the time limit would enable us to grant your request for information. 
Unfortunately, for the reasons recorded above, we do not consider that either charging 
you a fee nor extending the time limit would allow us to meet your request.  
8.  Please let us know before 5:00pm on Thursday 19 August 2021 whether you are 
prepared to amend or clarify your request and, if so, how.  
  9.  Notwithstanding the above, the Management Agency wil shortly be undertaking a 
review of the abovementioned submissions, and a report wil  be produced when the 
review has been completed. We anticipate that this report wil  be published in October 
2021. This report wil  include a summary of all of the submissions received and wil  be 
publicly released for your perusal and review.  
10. Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.  
Yours Sincerely  
Clifton King  
National Compliance Manager