This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Race Relations Commissioner - Mr Meng Foon'.

 
 
 
22 July 2021 
45 Pipitea St 
PO Box 805 
Wellington 6140 
Adam Irish 
Phone +64 4 495 7200 
 
Fax +64 4 495 7222 
Via FYI.org.nz: fyi-request-15811-
Website dia.govt.nz  
[email address]  
Tēnā koe Adam  
Official Information Act 1982 (OIA) request dated 16 June 2021 (ref 20/21 0728) 
Thank you for your OIA request dated 16 June 2021 to the Department of Internal Affairs 
(the Department) regarding its investigation in 2001-02 relating to allegations made against 
Mr Meng Foon. We refer to our letter of 9 July 2021 advising you of the extension to the 
timeframe for our response until 28 July 2021. 
You requested – 
“Any draft press release regarding Mr Foon being deemed an unsuitable person to be 
involved in running any gaming activities. 

Any advice or reports provided to Ministers regarding Mr Foon. 
The full process that DIA undertakes when assessing whether to prosecute an individual 
and what independent checks and balances it had in place to ensure the DIA wasn't 
derelict or negligent in its duty to prosecute Mr Meng Foon. 

Why documentation went missing regarding Mr Meng Foon. 
If at the time of the appointment of Mr Meng Foon the DIA had been consulted on his 
appointment and any information it provided the appointing Minister. 

Any document, advice or report current or historical providing a no surprises disclosure 
on Mr Meng Foon to Ministers.” 
 

The Department has addressed each of your queries individually below. 
Draft press release regarding Mr Foon 
The Department has identified a draft media release regarding Mr Foon from 2001. This 
document is being withheld in full under section 9(2)(g)(i) of the OIA on the basis that its 
release would inhibit the future exchange of free and frank opinions, and that such inhibition 
would prejudice the effective conduct of public affairs. 
 
 

 
The Department has considered whether the withholding of the document under section 
9(2)(g)(i) is outweighed by any public interest considerations under section 9(1) of the OIA. 
The Department acknowledges the public interest in the transparent conduct of public 
affairs and in holding officials to account for their actions. In this case, however, it has been 
decided that the public interest in favour of disclosure of the document in question does not 
outweigh the need to withhold for the reasons set out in section 9(2)(g)(i) of the OIA. 
Advice or reports provided to Ministers regarding Mr Foon, including current or historical 
‘no surprises’ disclosures 

The Department has reviewed its records for any documents that would fall in scope of 
these parts of your request.  
Outside the context of the recent media interest in the 2001 investigation, the Department 
has not provided any advice or reports to Ministers about Mr Foon. 
In early 2020, the Department received an OIA request about the 2001 investigation, and 
since then, the Department has kept the Minister of Internal Affairs informed of the media 
interest in the historical investigation. This has included sending draft copies of OIA 
responses to the Minister’s Office for the Minister’s information, as well as providing the 
Minister with a copy of the communications plan (with associated talking points for the 
Minister) prior to the story’s publication on Stuff. The Minister of Justice and the Minister for 
Diversity, Inclusion and Ethnic Communities were also provided with copies of the 
communications plan with tailored talking points should they be questioned about the 
media story. 
These documents are being withheld under the following sections of the OIA: 
•  section 9(2)(g)(i), where the withholding of the information is necessary to maintain 
the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of 
opinions by or between or to Ministers of the Crown or members of an organisation 
or officers and employees of any public service agency or organisation in the course 
of their duty; and 
•  section 9(2)(f)(iv), where the withholding of the information is necessary to maintain 
the constitutional conventions for the time being which protect the confidentiality of 
advice tendered by Ministers of the Crown and officials. 
 
However, in the interests of transparency, the Department is providing you with summaries 
of the communication with Ministers regarding the recent OIA requests and media interest, 
which can be found at Appendix A. 
Before deciding to withhold the original documents under sections 9(2)(g)(i) and 9(2)(f)(iv), 
the Department considered whether the withholding of information was outweighed by any 
public interest considerations under section 9(1) of the OIA. To the extent that there is a 
public interest in the disclosure of the information requested, the Department considers that 
it is satisfied by the provision of the above-referenced summary information.  
 
 
 
Page 2 of 9 

 
Process for assessing whether to prosecute an individual 
The Department does not hold any documents outlining the decision-making process 
followed in 2001 when Mr Foon was investigated. It is also to be noted that the investigation 
related to alleged offences under the Gaming and Lotteries Act 1977 (the 1977 Act), which 
was repealed and replaced by the Gambling Act 2003 (the 2003 Act). The Department has 
carried out searches for its prosecution policy under the 1977 Act and has not located any 
documents that relate to such a policy. Therefore, to the extent that your request refers to 
historical processes followed in 2001, it is refused in reliance on section 18(g) of the OIA: the 
information requested is not held by the Department. 
The Department’s current prosecution policy, under the 2003 Act, contains details about the 
process undertaken when considering or undertaking a prosecution under any of the 
enactments the Department enforces. You can find more information about this policy 
(including a copy of the policy itself) on the Department’s website: 
https://www.dia.govt.nz/Prosecution-Policy  
Decisions to prosecute are made in consultation with the Department’s Legal Services team, 
which has prosecutorial discretion and is independent from the investigating unit. However, 
the Department’s searches of its records for the 2001-02 period have not produced any 
documents that show that its Legal Services team was consulted at any time during or after 
the investigation into the allegations against Mr Foon in 2001-02.  
Any decision to prosecute under the current prosecution policy must be made in accordance 
with the overarching framework that applies to any government agency under the Solicitor-
General’s Prosecution Guidelines, which can be found here:  
https://www.crownlaw.govt.nz/assets/Uploads/Prosecution-
Guidelines/ProsecutionGuidelines2013.pdf 
 
Any prosecution made in accordance with the above guidelines must meet the required 
evidential threshold of ‘beyond reasonable doubt’ prior to commencement. 
Missing documentation regarding investigation into Mr Foon 
In your request you asked for clarity on “why documentation went missing regarding Mr 
Meng Foon”. In the documentation the Department still holds on this matter, other records 
are referenced which are no longer able to be located.  The Department carried out 
extensive searches for the remaining documents relating to the investigation, including 
searching its electronic and paper file records. It also sought to undertake a search through 
the email accounts of former staff of the Department, but this was unsuccessful.  
Despite extensive efforts to locate the remaining documentation regarding the 2001-02 
investigation the Department was not able to do so. The Department notes that its record-
keeping and systems have greatly improved over the last two decades.  
 
 
 
Page 3 of 9 


 
Any consultation with the Department on Mr Foon’s appointment 
You also asked whether, at the time of Mr Foon’s appointment, the Department had been 
consulted, and requested any information provided to the appointing minister. The 
Department understands your request as referring to Mr Foon’s appointment as Race 
Relations Commissioner in 2019. The Department can confirm that it was not consulted on 
Mr Foon’s appointment to the role of Race Relations Commissioner and did not provide any 
information to the appointing minister.  
Therefore, to the extent that this part of your request is for documentation, it is refused in 
reliance on section 18(g) of the OIA: the information requested is not held by the 
Department. 
If you are dissatisfied with the Department’s decision on your request for information, you 
have the right, under section 28 of the OIA, to make a complaint to the Office of the 
Ombudsman. The Office of the Ombudsman can be contacted by phone on 0800 802 602, 
via post at PO Box 10152 Wellington or via email to [email address]. 
Ngā mihi 
 
Dave Robson 
Director Gambling 
 
 
 
 
Page 4 of 9 

 
Appendix A 
Document 
Title 
Date 
Summary 
number 
Document 1 
Email from 
23/04/2020  Title: “Consultation on the proposed response to 
Department official 
Stuff’s Official Information Act 1982 (the “OIA”) 
to Minister of 
request” 
Internal Affairs' 
In this email, Rachel Chrystall (Senior Advisor 
Office (2 
Official Correspondence) emails a copy of a draft 
attachments) 
OIA response to the Minister of Internal Affairs’ 
Private Secretary and notes the deadline for any 
feedback from the Minister’s Office. 
Document 2 
Ministerial 
30/04/2020  Title: “Departmental Official Information Act 
coversheet 
request” 
This document is a coversheet used when sending 
a copy of an OIA response to the Minister’s Office 
for consultation. It describes the information 
requested and records the Department’s proposed 
response. The document contains the following 
headings: 
•  Information falling within the request 
•  Proposed response 
•  Consultation 
•  Risks and mitigation 
Document 3 
Draft OIA response 
23/04/2020  Title: “Official Information Act request (Ref 
to journalist 
OIA19200526)” 
This document is the draft OIA response to the 
journalist who requested information regarding an 
investigation into Mr Foon in 2001. The 
Department withheld all documentation relating to 
the investigation under section 9(2)(g)(i) of the OIA. 
Document 4 
Email from Director 
14/04/2021  Title: “Changing timing on Foon matter” 
Gambling to Minister 
In this email, the Director Gambling emails officials 
of Internal Affairs' 
at the Office of Ethnic Communities, Public Service 
Office, Minister of 
Commission, Ministry of Justice, and the Minister 
Justice's Office, and 
of Internal Affairs’ Office, as well as a number of 
other officials 
DIA officials, to update them on the timing of 
release to Stuff of summary information relating to 
the Mr Foon investigation in 2001.  
Document 5 
Email from 
21/04/2021  Title: “OIA response to [journalist name] for 
Department official 
review” 
to Minister of 
In this email, Caleb Smith (Senior Business Advisor) 
Internal Affairs' 
emails a copy of a draft OIA response to the 
Office (2 
Minister of Internal Affairs’ Private Secretary. The 
attachments) 
email briefly summarises the type of information 
being withheld in the OIA response and advises the 
due date for any comments from the Minister’ 
Office. 
 
Page 5 of 9 

 
Document 6 
Draft OIA response 
28/04/2021  Title: “Official Information Act (OIA) request dated 
to journalist 
5 March 2021 (ref OIA 20/21 0494)” 
This document is a draft OIA response to the same 
journalist that made the January 2020 OIA request 
referenced in the summary of Document 3 above. 
In the 2021 request, the journalist requested all 
correspondence referencing their earlier OIA 
request. This response letter lists all the documents 
in scope of the request, noting which ones are 
being provided to the requestor, and any 
redactions made to the documents. 
Document 7 
Documents for 
12/02/2020  No title, documents are numbered as outlined in 
release to journalist 

the OIA response (i.e. ‘Document 1’ etc.) 
with draft redactions  28/04/2020  This file contains copies of the correspondence 
noted 
generated in responding to the journalist’s 
previous OIA request on this topic, with proposed 
redactions noted. The correspondence in question 
involves the officials tasked with drafting the 2020 
OIA response, and details the search for 
documents, review and consultation on the 
response, and final response to the journalist. 
Document 8 
Email from 
7/05/2021 
Title: “Release of information to [journalist name] 
Department official 
and [withheld under section 9(2)(a)] – Comms 
to Minister of 
plan” 
Internal Affairs' 
In this email, Emma Atkins (Acting Manager 
Office (7 
Accountability & Principal Advisor Official 
attachments) 
Correspondence) emails a number of attachments 
to the Minister of Internal Affairs’ Private 
Secretaries in relation to release of information on 
Mr Foon. This included details on the release of 
summary information to a journalist at the 
direction of the Ombudsman, as well as the OIA 
response summarised above (Documents 6 and 7). 
This email also attached communications plans and 
talking points for the Minister of Internal Affairs, as 
well as the Minister of Justice and Minister for 
Diversity, Inclusion and Ethnic Communities. 
Document 9 
Draft letter to 
10/05/2021  Title: “Update regarding Official Information Act 
journalist regarding 
1982 (OIA) request dated 6 January 2020 (ref OIA 
Ombudsman 
19/20 0526) and subsequent Ombudsman 
investigation 
investigation (525338)” 
This document is a draft of the letter sent to the 
journalist who made the 2020 OIA request. This 
letter referred to the 2020 OIA request, and 
summarises the Department’s decision on that 
request, refers to the subsequent Ombudsman 
investigation, and provides the journalist with 
further summary information on the investigation 
into Mr Foon. Below are the headings in the letter, 
and a summary of the information contained under 
each heading. 
 
Page 6 of 9 

 
Department response to your OIA request 
This section summarises the Department’s 
response to the 2020 OIA request.  
Ombudsman investigation 
This section refers to the journalist’s subsequent 
complaint to the Ombudsman and notes that the 
Ombudsman agreed with the majority of the 
Department’s decision on the OIA request but 
recommended the release of further summary 
information. 
Release of additional summary information 
This section contains the additional summary 
information regarding the documents detailing the 
2001 investigation into Mr Foon.  
Document 10 
Draft OIA response 
12/05/2021  Title: “Official Information Act 1982 (OIA) request 
to journalist 
dated 5 March 2021 (ref OIA 20/21 0494)” 
This document is a draft OIA response to the same 
journalist that made the January 2020 OIA request 
referenced in the summary of Document 3 above. 
In the 2021 request, the journalist requested all 
correspondence referencing their earlier OIA 
request. This response letter lists all the documents 
in scope of the request, noting which ones are 
being provided to the requestor, and any 
redactions made to the documents. 
Document 11 
Documents for 
12/02/2020  No title, documents are numbered as outlined in 
release to journalist 

the OIA response (i.e. ‘Document 1’ etc.) 
with draft redactions  28/04/2020  This file contains copies of the correspondence 
noted 
generated in responding to the journalist’s 
previous OIA request on this topic, with proposed 
redactions noted. The correspondence in question 
involves the officials tasked with drafting the 2020 
OIA response, and details the search for 
documents, review and consultation on the 
response, and final response to the journalist. 
Document 12 
Details of this document are withheld under section 9(2)(a) of the OIA. 
Document 13 
Communications 
undated 
Title: “Communications Plan: Meng Foon OIA 
Plan and talking 
release” 
points for the 
This document is the Department’s 
Minister of Internal 
communications plan associated with the release 
Affairs 
of information on the Mr Foon 2001 investigation, 
including the summary information, as well as the 
response to the 2021 OIA request. Below are the 
headings in this document, and a summary of the 
information contained under each heading. 
 
 
 
 

 
Page 7 of 9 

 
Background/situation analysis 
This section of the document summarises the 
media interest in the 2001 investigation, and 
outlines the events since the 2020 OIA request, 
including detailing the complaint to the 
Ombudsman, decision of the Ombudsman, and 
further 2021 OIA request from the journalist. 
Outcomes and objectives 
This section details the communication goals of the 
Department with respect to this matter. 
Target audience 
This section details the internal and external 
audiences to which this communications plan 
relates. 
Key messages 
This section details the key messages for both 
external and internal audiences. 
Tools and tactics
 
This section contains a bulleted list of actions, 
including the preparation of a reactive written 
statement and talking points for the Minister of 
Internal Affairs. It also outlines the need to keep 
the Minister and Chief Executive’s office informed 
of statements being sent out. 
Timing and responsibilities 
This section contains a timeline of actions which 
details when documents or messaging will be sent 
to various parties.  
Risk analysis 
This section outlines various risks associated with 
this matter, and details impact and potential 
mitigations. 
Media response 
This contains information for provision to the 
media. 
Reactive response to other media 
This section contains further information for 
provision to any additional media requests for 
comment. 
Response to media – escalating media attention 
This section contains further information for 
provision to media in the event of additional media 
attention. 
Talking points 
This section contains talking points for the Minister 
of Internal Affairs, Minister of Justice, and Minister 
for Diversity, Inclusion and Ethnic Communities 
should they be approached for comment.  
 
 
Page 8 of 9 

 
Document 14 
Communications 
undated 
No title 
Plan and talking 
This document is an extract from the 
points for the 
communications plan summarised above and 
Minister of Justice 
contains the sections of the above document for 
provision to the Minister of Justice’s Office. The 
following sections of the communications plan are 
included in this document: 
•  Background/situation analysis 
•  Media response 
•  Reactive response to other media 
•  Talking points (For Minister of Justice) 
Document 15 
Communications 
undated 
No title 
Plan and talking 
This document is an extract from the 
points for the 
communications plan summarised above and 
Minister of Diversity, 
contains the sections of the above document for 
Inclusion and Ethnic 
provision to the Minister for Diversity, Inclusion 
Communities 
and Ethnic Communities’ Office. The following 
sections of the communications plan are included 
in this document: 
•  Background/situation analysis 
•  Media response 
•  Reactive response to other media 
•  Talking points (For Minister for Diversity, 
Inclusion and Ethnic Communities) 
 
 
Page 9 of 9