This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'COVID-19 vaccination advisory and governance group meeting minutes'.

1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
•  Ngāhiwi wondered whether we wil  be able to catch up to expected numbers or if we 
need to signal a change in pace. 
•  Dame Karen stressed the need to understand if our stock on-site is on a consistent 
upward trajectory as the stock level is causing some anxiety for Ministers. 
 

Programme status and risk summary  (David Nalder and Mat Parr) 
Paper considered – CVIP Programme Status and Risk Summary 7 April 
Paper considered – OAG Performance Audit update 
 
a)  Programme status and risk summary 
 
David highlighted the Milestone view and Status slide (p6) in the Status and Risk Summary 
1982
•  This is a structure to test with the group, and is not yet fully populated 
 
Group Discussion 
ACT 
•  Dame Karen asked how this document could be updated to include a measure of what 
has been completed in order to show how Programme is tracking  
•  Matt replied that the focus over the next week wil  be trying to get an operational view 
into the document and once things like DHB plans are overlaid in there we should 
have a lot more visbilty over performance  
•  Jo stressed the importance of including in the front of the report the list of things that 
have been completed 
•  Murray suggested the need to clearly articulate the critical dependencies that wil  
influence being able to scale up from 10,000 to 50,000 doses a day 
INFORMATION 
•  Mat mentioned that two things they were hoping to build into model within next week 
were how to monitor if we were on track or at risk, and how to get document to reflect 
how workforce needs at particular points flow through to delivery models. 
 
David next discussed the risks portion of presentation: 
•  On Slide 9 we can see the top 12 risks related to the programme, reflected on the 
different pil ars  
OFFICIAL 
•  Updates this week are mainly providing more content on current activities and future 
actions to mitigate risks 
•  Last slides are looking at inher
THE  ent risks within overall end-to-end Programme and 
should help us identify where control of that risk sits (Ministry, DHBs, Providers etc) 
 
Group Discussion 
•  Murray said it would be good to see updated reporting against proposed action 
closure dates in order
UNDER   to easily monitor progress 
•  Jo noted that she wil  be meeting on Monday with three DHB CEs to draft an 
Accountability Framework which should address the final point raised by David 
•  Dame Karen sought clarification on the process for DHBs to raise issues in the 
absence of a central call centre, and asked whether Jo was confident we had a line of 
sight to unresolved problems DHBs are experiencing 
•  Jo confirmed the call centre needs to be beefed up to provide a contact point at least 
12/7. The Regional Account Managers are also a good contact point but are ideally for 
RELEASED 
weekday contacts, although they are currently contacted as needed. The 
accountability framework being drafted should address these issues, and there is also 
agreement under the new structure to have a Quality and Safety Committee to 
complement CV-TAG. 
•  In response to a question from Colin, Jo said that all CEs are welcoming of the 
accountability framework. The framework wil  be set up in a way that aligns with 
annual plan and normal mechanisms for DHB reporting.  
 

 
Page 2 of 92

Document 1
Action 1:  Jo to provide update on Accountability Framework at next Governance 
Group meeting 
 
b)  OAG performance audit update 
 
David provided update on OAG audit  
•  OAG have finished substantive work and have sent a small number of residual 
questions 
•  The themes emerging are al  risks or issues the Group is aware of 
•  Draft report is expected 19 April then Ministry wil  have two weeks to provide response 
•  Intention is for document to be published mid-May then tabled in Parliament 
 
Jo noted that by mid-May programme should be moving into Tier-3 so wil  be at very different 
stage than when information gathered.  
 
1982
Dame Karen suggested that the important thing wil  be to workout when it wil  land and how 
we can use it constructively at that time. 
 
ACT 

Straw person milestone plan and progress reporting 
Paper considered – 5. Straw person milestone plan and progress reporting 
 
Discussed as part of Agenda Item 2.  
 
4. 
Update on rollout 
Paper considered – CVIP_DHB Plan Review_Draft_070421 memo 
Paper considered - MoH model v DHB plans 7 April 2021 
 
a)  Qlik interactive dashboards  (Luke, Jo) 
INFORMATION 
 
Luke gave a presentation to the Group regarding the information that is being shared with 
DHBs via Qlik. DHBs can use this system to get details by vaccinations per site or by 
particular demographic, as well as to generate internal reports on different categories they 
may be interested in 
 
OFFICIAL 
Group discussion: 
•  In response to a question from Dame Karen, Luke advised that the user group was 
made up of people within each DHB identified by SROs 
THE 
•  Jo acknowledged that there is work to be done to ensure data can also be forward 
looking rather than purely retrospective. This work is ongoing  
•  Murray identified important forward looking indicators as: workforce and trained 
vaccinators available, inventory, and usage. 
•  Jo advised that an update on this could be provided in next Governance Group 
UNDER 
meeting 
•  Carolyn asked whether DHBs can disaggregate data by employer 
•  Luke advised that at the moment it doesn’t, although Michael pointed out that a 
significant expansion to the Border Worker Register wil  happen on April 19 h which will 
show sites of vaccination, although he wil  need to confirm if that will also show 
employer 
•  Steve asked whether the underlying data was reliable enough to be made available 
RELEASED 
publicly at some point 
•  Jo said there was no concern around accuracy of underlying data and once DHBs 
plans were considered robust enough this data could possibly be released 
•  Mat noted that experience in other countries has shown this kind of data can drive 
behaviours, while Luke mentioned that on Ministry website there is now a page where 
some vaccine related data can be downloaded 
 

 
Page 3 of 92

Document 1
Action 2:  Jo to provide update on Qlik interactive dashboards shared with DHBs at 
next Governance Group meeting, with particular emphasis on forward looking 
indicators 
 
 
b)  Summary of plans to end of June from DHBs, confidence ratings (Jo Gibbs) 
Jo provided an update on rollout and recently submitted DHB plans 
•  Yesterday a record number of doses were administered and we also passed 100,000 
total doses, less than 24 hours behind commitment to the Minister for this milestone 
•  Papers circulate provide an initial assessment of DHB plans, however these plans 
only run until end of June so they don’t cover big step up for general population 
•  Since this analysis was completed conversations have been had with 9 DHBs to get 
further assurances across key questions, with a couple DHBs asked to revise 
numbers 
•  Remaining DHBs wil  all have been engaged with prior to Steering Group next 1982
Tuesday 
•  From equity perspective, currently only the CVIP GM Equity has reviewed the plans. 
Most plans appear to have good Pacific content, although full analysis of this aspect 
ACT 
wil  be done next week with Gerardine Clifford-Lidstone 
•  Vaccine Ministers have received a summary of the plans, although wil  wait to have 
more robust numbers before sharing these with Ministers.  
•  If DHBs deliver these numbers we would be very marginal in terms of supply.  
 
c)  Exemption Process (Jo Gibbs) 
•  Exemption process for early vaccine access has been live for two days 
•  Team is manging workflow well and appears able to meet commitment given for 5 day 
turnaround on all applications 
INFORMATION 
 
5. 
Update on programme structure and accountabilities  
Paper considered – Update on programme structure 7 April 
Paper considered – Update to programme ways of working 
 
a)  Programme Structure (Mat Parr, Jo Gibbs) 
 
OFFICIAL 
Jo offered overview of key changes in the programme structure now that it is operating as a 
single unified programme 
•  Overall governance of the P
THE rogramme has not really changed, although the name of 
Group E (Slide 3) has been changed from Design Authority to Programme Leadership 
Group 
•  IIAG has been working to refocus and redetermine their ToR, but Programme is very 
keen for IIAG to continue in its advisory role and this has been clearly communicated 
•  A new Advisory and 
UNDER Safety Commitee is being established to manage safety in 
proactive way 
•  Programme is now fully recruited at Senior Level, with ongoing recruitments below 
•  One thing that stil  needs to be worked through in the Accountability Framework is how 
we link in with all the CEs of DHBs.  
 
Ashley noted that new structure was discussed at Steering Group earlier in the week. His 
view, and the view of Steering Group, was that it is a clear setup and that the work behind to 
RELEASED 
make it function is all being done.  
 
b)  Ways of Working (Mat Parr) 

A late paper was circulated showing how we are brinigng the new structure to life 
•  Initial focus of discussions when bringing two groups together was on overall vision 
and mission of vaccination programme 
•  This paper provides an update on how the dif erent areas of the Programme wil  work 
together, noting that the previous approach to ways of working using a blend of 

 
Page 4 of 92

Document 1
waterfall and agile delivery methodologies remains the same, and wil  be embedded 
across the Programme as a whole 
•  Both the waterfall and agile methodology are linked to milestones on the critical path 
6. 
Communications and engagement  (John Walsh) 
Paper considered – Communication and engagement update 6 April 
 
In response to a question from Dame Karen John advised that Comms team is running 
behind where it needs to be, but are catching up 
•  Resourcing of the team is increasing and planning for the major campaign in April is 
going well, noting that the major launch wil  be in week following ANZAC Day 
•  John wil  circulate the deck after this meeting showing different phases and 
approaches of the campaign 
•  The team is working with MPP and TKK for targeted campaign for Maori and Pacific 
1982
audiences which wil  sit under and reflect national campaign 
 
Group Discussion 
ACT 
•  Fa’afetai noted that people who are vaccine hesitant might be harder to reach and 
asked how campaign would be trying to access these people 
•  John acknowledged this was an issue but stated there was a lot of work being done 
on campaign design. He also noted that MPP have an excellent team who have been 
working well with Ministry so he is confident Pacific communities wil  be well reached  
•  In response to a question from Colin, John said that his team is ramping up its support 
to DHBs and to Iwi Comms Collectives to ensure foundational information goes out 
through all possible channels. A specific DHB Engagement Team has also been stood 
up. 
•  In response to a question from Steve, John noted that campaign will als
INFORMATION  o have an 
emotional component in addition to the rational component of vaccine information. 
•  John explained that Comms team was also working on giving the public an insight into 
what is happening within Programme. This will staat with media briefing late next week 
where we give them more insight into programme, including some of its vulnerabilities.  
•  Ashley noted that a key component of OAG feedback was being more open with 
public around degree of uncertainty in programme so this wil  be a good way to start 
OFFICIAL 
addressing that 
 
Action 3: John to circulate deck to Group Members providing overview of upcoming 
THE 
Comms campaign 
 
Engagement 
Dame Karen noted that there was no agenda item on Workforce for this meeting 
•  Jo acknowledged workforce remained a key concern and that a comprehensive report 
UNDER 
could be provided at next meeting in two weeks’ time 
•  Dame Karen asked for a shorter piece to be prepared as well in the interim to ensure 
this key concern was being addressed 
 
Action 4: Jo to have short piece on workforce prepared as soon as possible, alongside 
a comprehensive update for next Governance Group meeting 
 
Group Discussi
RELEASED  on 
•  In response to a question from Dame Karen, Michael noted that he was confident in 
the delivery date for the booking system and that the system had gone live from today 
to start the co-design with partners looking at the detailed service design. 
•  Murray stressed that the earlier a pilot system for bookings could be in place the 
better, and suggested not to wait until a perfect product was available. 
•  Jo provided an update regarding the non-regulated workforce, noting that the Ministry 
has contracted with training providers and within four weeks we wil  be in a position to 
start training that workforce within the Programme  

 
Page 5 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
Action 5: Colin and Stephen to update Real time Assurance Memo prior to next week’s 
Steering Group meeting.    
9. 
Meeting close 
 
•  Dame Karen noted that the main item raised at the start of the meeting was Carolyn’s 
point about what the programme is no longer focused on. She asked Mat to work through 
this with programme to provide an update for next meeting 
•  Jo also noted that Polynesian rollout wasn’t discussed in the meeting. She proposed to 
bring something on this to next meeting 
•  Ngāhiwi closed with a karakia. 
Action 6: Jo Gibbs to bring update on Polynesian Health Corridors for next 
Governance Group. 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 7 of 92

Document 1
Out of scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 8 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1

Office of Auditor General update on performance audit and draft report (John Ryan, 
Leanne McAviney, Kate Williams) 
 
Dame Karen noted that the draft Report had been read in confidence by Group. 
 
John Ryan provided high-level overview of report and thanked Programme for its engagement 
in the process 
•  The focus of the report is mainly on determining whether the Programme is ready for 
big scale-up, and he wants to ensure report is useful as well as balanced and fair.  
•  The three areas he would suggest the Group focuses on in its governance role are 
workforce, logistics, and communications.  
 
Group Discussion 
•  Leanne noted that Programme transparency wil  be key in managing expectations and 
stressed importance of the programme being clear with the public around risks  
1982
•  Jo noted that good progress is being made to respond to draft report within OAG’s 
requested timeframes, as well as to provide additional written information to ensure 
full context is provided.  
ACT 
•  Steve stressed the importance of the programme having communication prepared for 
when the report is tabled 
•  John Ryan suggested Ministry may wish to publish a report at the same time as final 
report in order to show progress on different aspects. 
 

Programme status and risk summary  (David Nalder and Mat Parr) 
Paper considered – CVIP Risk Summary 23 April 2021  
 
a)  Programme status and risk summary 
 
INFORMATION 
•  David noted that his top priority for next two weeks wil  be responding to the OAG 
report, and wil  be focusing on making sure there is a direct link between risk 
measures and our readiness to scale in July. 
•  Jo noted that the wider health sector reform would present risks for the Programme, 
notably around DHBs conforming with Accountability Framework as time goes on, and 
around the recruitment of Programme staff int
OFFICIAL  o other activities. 
 
Group Discussion 
•  Fa’afetai noted the importanc
THE  e of limiting vaccine wastage 
•  Jo said that root cause analysis was ongoing of the CCDHB wastage incident and that 
the message has been passed that not wasting stock is top priority (above 
Sequencing Framework) 
•  Murray noted that the wastage risk wil  increase when Programme scales up so 
Planning and Logisti
UNDER cs teams wil need to think about this when doing design work 
•  Mat noted that higher wastage forecasts from 30 June onwards are built into the 
model 
•  Stephen discussed the importance of the relationship between the Risk Register, the 
Milestone Plan and Programme’s overall readiness to scale, and the need for these 
documents to reflect our confidence in delivering to scale 
•  Murray stressed the need to land the overall programme plan as this would allow risk 
register just to serve an assurance function 
RELEASED 

Programme progress reporting (Mat Parr, Andrew Bailey) 
Paper considered – Milestone and progress reporting 20 April 2021  
 
Mat introduced topic by noting that the team has been working through DHB SRO forum to 
make the milestone view a Programme wide document rather than just Ministry   
•  Mat also noted that there is stil  work to be done to ensure equity information is 
reflected in the milestone view 
 

 
Page 10 of 92

Document 1
Andrew drew attention to Slide 4 which shows key deliverables for different population 
milestones. This should help Programme monitor and have confidence in each of those as 
the go-live date approaches. 
 
Group Discussion 
•  Dame Karen noted the importance for milestone view to also pick up on when certain 
requirements would no longer be needed 
•  Robyn sought clarification regarding the overarching plan and how that would fit 
alongside this document 
•  Jo proposed to do a standup at next Governance Group meeting to go into the finer 
details of the plan and show how everything links together 
•  Jo said that Programme has commit ed to vaccine Ministers that it will publish in early 
June the DHB plans for July onwards  
 
Action 1: Standup to be organised for next Governance Group meeting to enter into 
1982
finer details of Programme planning 
 

Draft Accountability and Planning Framework (Jo Gibbs, Geoff Gwynn)  ACT 
Paper considered - Planning and Accountability Framework 
 
Jo updated the Group on the status of the Planning and Accountability Framework 
•  The draft has been prepared in conjunction with DHB SROs and has been signed off 
in principle with all CEs. This draft wil  go out to DHBs next week 
•  Aim is to have clear accountability of delivery of the programme, as well as of the 
legacy items such as non-regulated workforce and connections with Pacific, Māori and 
disability providers. 
•  Underneath this Framework there wil  be two detailed documents. One looking at the 
pathway to vaccination for consumers and accountabilities of that through
INFORMATION   all 
providers, and a second looking at the governance framework and giving clear details 
of responsibilities at every different level. 
•  There is also a production plan which has been developed and gone out in draft this 
week to DHB SROs. 
 
Group Discussion 
OFFICIAL 
•  Shayne asked to see more in the framework around accountability for implementation 
and operational support around technology systems  
 
THE 
6. 
Operations update: this week and next week (Jo Gibbs, Astrid Koornneef) 
Paper considered – COVID-19 Vaccination Daily Report 21 April 2021 
Paper considered - Extract from MoH website 21 April delivery against DHB plans 
 
Jo gave update on DHB performance against plans 
UNDER 
•  The first weekly performance was published on Wednesday and overall have met the 
planned figures, although there is big variability between performance across DHBs 
•  There have been conversations with the CEs of the four DHBs who were at less than 
90% of target to see what support could be offered 
•  This wil  be particularly important as each of these DHBs have high Māori populations 
so there are equity considerations that need to be addressed 
•  There has been an offer of Comms support and teams to visit the DHBs, and this of er 
may st
RELEASED art to be looked at as a requirement if targets continue to not be met 
•  Robyn said that during a call with DHB CEs last week she had informed them to 
develop a clear plan on service impacts, if necessary, in order to deliver vaccine 
programme 
•  Murray noted that jumping on performance issues quickly would be important, and 
recommended pushing support in sooner rather than later where issues are being 
seen 
 

 
Page 11 of 92

Document 1
7. 
Leading and lagging indicator development  (Luke) 
 
Luke offered update on development of leading indicators: 
•  The team is starting to have sufficient data to be able to move into more predictive 
analytical work 
•  Major areas of forecasting they are currently looking at include: Vaccine usage per 
vial, workforce availability, number of sites online, vaccine uptake, adverse events, 
and user experience.  
•  It should be possible to present back to Governance Group on progress of this work 
within next few weeks 
•  Murray noted that a crucial thing to forecast wil  be inventory against plan, including a 
metric to show what proportion of current inventory is already ‘commit ed’ for people 
receiving second dose 
 
Action 2: Further update on development of leading indicators for next Governance 
1982
Group meeting 
 

Update on plan to scale 
ACT 
  a)  Workforce (Fiona Michel) 
Paper considered – Vaccinator Workforce Plan_V3 
 
Fiona gave overview on workforce workstream 
•  The document provided gives an overview of the different sources where workforce is 
being drawn from 
•  The training process has been streamlined by lifting the requirement for eligible 
trainees to register first with DHBs 
•  A primary focus of the team is partnering with IMAC on developing the
INFORMATION  non-regulated 
workforce training programme 
•  Team is also working on contingency planning in case there are issues with workforce 
•  Conversations are ongoing with a number of occupational health providers, although 
in some areas these providers are asking for a price which is not reasonable 
 
Group Discussion 
OFFICIAL 
•  In response to a question from Fa’afetai, Fiona noted there had been work done with 
Deans from several universities to engage health students in the workforce 
•  Jo noted that DHBs are already being encouraged to develop the pool of non-
THE 
regulated staff so that when training is live they wil  be ready 
•  In response to a question from Dame Karen, Fiona acknowledged that a number of 
things needed to be done to enable the non-regulated workforce to become active in 
the Programme, but that she was confident this avenue was stil  viable 
•  Dame Karen asked for an update at next Governance Group meeting to provide 
UNDER 
assurance around the feasibility of this workforce  
 
Action 3: Update to be provided on non-regulated workforce at next Governance Group 

meeting 
  b)  Logistics (Ian Costello) 
Paper considered - 210419_Logistics Update 
 
RELEASED 
Ian pointed to two key elements within the document provided to the group: 
•  Update on the new inventory portal going live on 3 May which wil  make it easier to 
accommodate unplanned walk-ups 
•  The process for setting up a second national hub in Christchurch, which is a crucial 
supply contingency 
  c)  National booking systems (Michael) 
Michael provided an update on the National booking system 

 
Page 12 of 92

Document 1
•  Things are on track for two pilot sites to be live from April 27th, which wil  be expanded 
during May 
•  By June/July more advanced functionality like invitations should go live 
•  The key for the success of booking system wil  be getting the operational model in 
place that is required to support the technological side of the system 
  •  Shayne suggested that there should be a standing item for Operational aspects 
moving forward 
•  Dame Karen agreed with this and suggested it be added as an early Agenda item for 
future meetings 
 
9. 
Communications and engagement  (John Walsh) 
Paper considered – Communications update 21 April 2021 
 
John Walsh provided overview of Comms situation 
1982
•  Campaign started last Friday with focus on getting basic factual information out 
•  After ANZAC weekend the emotive layer of campaign wil  start to roll out nationally, 
except for in Counties Manukau where more specific information wil  be used 
ACT 
•  Comms targeting Māori audience wil  be done at national level through ensuring 
representation within material, through a targeted campaign from TPK, and through 
local campaigns run at iwi/hapu level 
•  There wil  be weekly attitudes surveys starting from next week to try to capture and 
monitor people’s intention to be vaccinated 
•  There have also been two formal communications with primary care in last week  
 
Group Discussion 
•  Jo noted there are meetings started with GPs and primary care with good feedback on 
INFORMATION 
the way things are progressing.   
•  Mat added that the full funding model has been shared with DHBs, signed off by DHB 
CEs and communicated to leadership of primary care, GP and pharmacy groups.  
•  In response to a question from Colin, John Walsh said he was confident the team 
would have appropriate resourcing to respond to any strong anti-vax response to 
campaign material. 
OFFICIAL 
 
10 
Polynesian Health Corridors and Cook Islands roll out plan (Megan McCoy) 
Paper considered - Polynesia vaccine roll-out for steering group 19 April 
THE 
 
Megan gave update on planning for Polynesian vaccine rollout 
•  Work is progressing towards a mid-May rollout for Cook Islands, although there is a lot 
of work stil  to be done, notably around assurance for Ministry and pharmaceutical 
UNDER 
companies on donation. 
•  The work with Cook Islands wil  inform the approach with other countries. 
•  There wil  be a meeting next week with representatives from Nuie then with other 
countries over following weeks. 
 
Group Discussion 
•  Jo stressed the importance of being transparent around the fact that provision for 
RELEASED 
Cook Islands wil  come out of New Zealand’s current supply. 
•  Fa’afetai reminded the Group of the importance of being sensitive in communication 
with these nations, bearing in mind that despite New Zealand being a friend to Pacific 
nations, it was also at one time a colonial power.    
•  Megan noted that the newness of COVID vaccines means that New Zealand wil  have 
to work in a more hands on manner than on previous occasions where vaccine 
support has been offered. Finding the right balance for this wil  be crucial. 
 

 
Page 13 of 92

Document 1
Suggestion was made by Dame Karen for Polynesian health corridor to be rediscussed at 
next meeting and moved towards the beginning of the agenda. 
11.   Real Time Assurance Leads Update  (Colin MacDonald and Stephen Crombie) 
 
Colin suggested work being done to better understand the demand side of workforce, as work 
until now has focused on supply side. He also suggested it would be useful for Comms team 
to look closely at the need for coherent but separate messaging between Ministry and DHBs, 
in order to ensure local level information is relevant.  
 
Stephen stressed the importance of adequately resourcing the work on Accountability 1982
Framework, and the need to align the timing of delivery design with technology side. 
 
12. 
Meeting close 
ACT 
 
•  Fa’afetai closed with a prayer. 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 14 of 92

Document 1
Out of scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 15 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
•  Fa’afetai noted her interest was in pharmacovigilance, particularly whether the current 
system allowed for the extraction of data in a way that can be used to provide 
meaningful insights 
•  Dame Karen noted her questions are mainly in regard to the scaling up in the primary 
care area- and implications on the overall project 
 

Operation Update  
Paper considered – COVID-19 Immunisation Programme Update 2 May  
Paper considered – Daily Covid-19 Vaccine and Immunisation Programme Report (as at 
23:59) 
 
Jo Gibbs provided an overall programme update.  
•  Jo noted the programme target was on track to exceed targets again this week and 
that currently, the Programme was 3% over target. 
•  Jo informed the Group on details around ongoing programme targets and risks, 
1982
particularly around delivery, and timelines. 
•  Jo noted a team was in Northland this week, to provide support to the DHB.  
•  Jo confirmed a response from the Programme to the draft Office of the Auditor 
ACT 
General’s report was provided and details on when the report was going to be 
published have not yet been confirmed.  
•  The Programme sent CEs and SROs the accountability framework and planning 
packs. The planning packs are to enable DHB’s to create a detailed plan for July - 
October and a more high-level plan for October – December.  
•  Jo stressed the importance of keeping the current programme team together 
considering all the changes and announcements within the Health Sector.   
•  Ashley noted risks associated with the resource constraint at a senior level and that 
any such risks should be flagged early.  
•  Luke presented on the operations dashboard. The Group discussed ar
INFORMATION eas of the 
dashboard that were insight and area where they wanted further information  
•  Mat explained the data on the operations dashboard and how the data figured into the 
planning.  
•  Colin acknowledged that this is the sort of reporting would help monitor the 
programme as it scales up in the upcoming months.  
•  Colin noted as the programme continued, ass
OFFICIAL  umption testing and adapting if required 
is important to programme success. He suggested highlighting success measures and 
tracking goals and evaluating these on a regular basis.  
 
THE 
•  Action 1: Update to be provided at next Governance Group meeting on ratio 
between walk ups versus bookings at vaccination sites. 
 
•  There was discussion on whether the model should “reserve” vaccines as second 
dose. It was noted, t
UNDER here are levers that can be used if there is a change in situation in 
regard to vaccine supply.  
•  The group discussed different areas of messaging through the communications plan. 
Providing clear guidance to public on vaccine safety and delivery required some 
thought.   
  
RELEASED 

 
Page 17 of 92

Document 1

Programme progress report and walk through of workstreams (Jo Gibbs) 
Service Design (Mat Parr)  
 
•  Mat provided an overview of the different kinds of service models that would be in 
place over the course of the vaccination programme, some of which are: 
o  Mass vaccination sites 
o  Community health hubs 
o  Aged care residential model 
o  Workplace model 
o  Occupational health model and, 
o  School based model. 
•  Project milestones were noted.  
•  Programme team provided clarity to the group on questions around different service 
models and when and how there were going to be used. 
•  Dame Karen stressed the importance of the integration of the logistics and delivery 
1982
systems as much as possible.  
•  Rachel McKay noted some of the National contracts have largely been established 
through occupational health providers. 
ACT 
 
Equity (Jason Moses) 

•  Jason noted the strong equity focus within the individual workstreams, and overall, in 
the programme, but there was room for more work in this area. 
•  Jason noted that current data suggests a lower uptake of the vaccine in the Māori, 
Pacific and disability community. He indicated that low up take may reflect some 
inequities in the healthcare workforce, which is a priority currently in the sequencing 
framework, and once vaccination of group 2, 3 & 4 begins, we could see an increase 
in uptake. 
INFORMATION 
•  Jason highlighted that equity in the workforce is an important component along with 
other work to meet our Te Tiriti o Waitangi obligations.  
•  Areas of focus in the equity workstream service design including meeting with DHBs 
to ascertain their plans for Māori, Pacific and disability populations.  
•  Jason noted there are a range of actions in the pipeline to address equity within the 
programme such as targeted communications, working with Maori and Pacific health 
OFFICIAL 
providers, and establishing vaccine support roles who will work in communities to 
coordinate services around equity and to spread key messages. 
 
THE 
Group discussion 
•  Dame Karen asked about how the Kaiāwhina workforce is being utilised as part of the 
programme.  
•  Jason noted that discussions were on going on targets for Māori and visibility of these. 
•  Colin noted that additional support should be available to Jason as required to enable 
UNDER 
equity targets to be met as the programme continues.  
•  The content of messaging to the communities was discussed, and Jason noted that it 
should be clear that anyone that would like to get vaccinated would have services 
available to do so in an environment that they felt most safe and comfortable in.  
 
Operations (deep dive into Booking System) Astrid Koornneef 

Michael Dreyer / Astrid provided an update on the National booking system 
RELEASED 
 
•  Michael provided an update on changes in technology and talked through the new 
features that wil  available in the CIR.  
•  From the end of May DHBs wil  be online with the booking system. 
•  An additional feature to go live in June wil  be an automated targeted invitation 
capability.  
•  Astrid discussed the operating model, key highlights that her team have been focusing 
on, and how accountability wil  feature at each step of service delivery. 

 
Page 18 of 92

Document 1
•  In response to a question from Dame Karen, it was noted that although ful  integration 
between new systems and DHB systems would not be possible, a range of options wil  
be created to ensure, systems are integrated to highest extent.  
•  Astrid noted that as the model is further developed, it will be possible to monitor the 
pathway of an individual on their vaccine journey and the aim was for all DHBs to be 
onboarded by end of May and all sites across the country to be using the system by 
the end of June.  
•  Astrid further noted that regional teams wil  be stood up to support the onboarding, 
training and support the DHBs through the roll out. Non DHB providers wil  be targeted 
and onboarded through DHBs.  
•  John Walsh noted that there wil  be comms to inform the public that they can go to 
organisations they are comfortable with who can help with the booking process.  
•  A member of the Technology team provided a live demonstration of how the booking 
system works. 
•  Juliet provided an overview of the clinical workstream noting the main areas of work 
1982
as internal quality and safety protocols and how the Ministry can support quality on a 
national level through the national quality assurance framework. 
 
ACT 
Comms and Engagement (John Walsh) 
Paper considered –Comms update 3 May  

 
John Walsh provided an updated on the communication plan. He noted key areas that the 
communications strategy wil  be focusing on.  
•  Vaccine supply constraint until the end of June.  
•  Communications in regard to the launch of the booking system.  
•  More tailored communications across DHBs to correspond to the part of the 
INFORMATION 
sequencing framework they are targeting. 
 
Group Discussion 
•  Carolyn noted that there is potential to use employers to create group bookings at 
individual work sites and there are channels already available to be able to do this.  
•  Carolyn asked if there was a communications strategy in place in the event that the 
OFFICIAL 
Booking System gets overloaded to which John Walsh replied that expectation 
management is a key part of planning for such events. 
 
THE 
Sector engagement and Workforce (deep dive) Fiona Michel 
Paper considered – Sector engagement, workforce and welfare workstream: Covid-19 

Vaccinator Assistant training programme.  
 
Fiona provided an overview
UNDER  on workforce workstream. 
•  Fiona noted that there are three key areas the workstream is currently focused on: 
workforce pipeline, training of the workforce to meet requirements, and making sure 
we have planned that we have the right people in the right places. 
•  Workforce team is making concerted ef ort to increase proportion of Māori and 
Pasifika within workforce  
•  As of last week, qualified individuals are now able to register directly with IMAC for 
training without passing via a DHB 
RELEASED 
•  The Programmes Steering Group have supported the decision for a regulatory change 
to allow vaccinator assistants to be added to the programme workforce. 
•  A paper wil  be submitted to the Minister on 10 May 2021 for approval for a regulatory 
change, followed by a Cabinet paper, with Cabinet decision expected on 24 May 
2021.  
•  Pilot training course is scheduled for 13 May with a Māori provider based in Auckland, 
with a pilot online training course planned the week after.  
•  Fiona noted this course wil  help provide required workforce for DHB peak needs 
 

 
Page 19 of 92

Document 1
Group Discussion 
•  In response to a question from Dame Karen, Mat noted that engagement was ongoing 
with big business, with a specific Business Engagement Lead also being brought in  
•  Fiona noted the number of trained vaccinators does not confirm their availability to 
vaccinate, which the programme is aware of and are working to have more workforce 
capability available.  
•  Colin noted the risk associated with vaccinator assistants requiring supervision, with 
Fiona and Jo noting work being done in Programme to mitigate this risk.  
•  Jo noted that the strike planned by the New Zealand Nurses Union is a risk the 
programme wil  continue to monitor.  
 
Logistics (Ian Costello) 

Ian provided an update to the Group on the logistics workstream.  
•  the workstream focus was the distribution model, mainly national and regional bulk 
1982
storage, storage capacity and wastage.  
•  the second hub in Christchurch wil  aide South Island distribution needs.  
•  further work has commenced on piloting DHB hubs and a more regional distribution 
ACT 
network. 
•  Risks are being managed partially via an incremental phase-in of new systems  
 
Group Discussion 
•  Effort is being made to reduce the pressure on the digital workstream, notably through 
bringing in additional operational support to focus on day-to-day queries, and pausing 
the development of two Distribution systems  
•  It was noted that there are additional levers than can be pulled to meet deadlines if 
required, including through pulling people in from other Directorates. 
INFORMATION 
 
Post Event (Tim Hanlon) 
Tim provided an update to the Group on the Post Event workstream. 
•  Tim noted three work packages as part of the Post Event workstream as passive 
monitoring, active monitoring and pharmacovigilance 
•  Tim noted that the ability of CARM to scale w
OFFICIAL as a challenge, although steps put in 
place via CIR and E-Covid form have helped address this, particularly the auto-triage 
functionality 
•  Tim noted the benefit of acti
THE ve monitoring around building public confidence, with   
•  programmes Steering Group having made an in-principle decision to progress to 
active monitoring. 
•  Tim noted work being done with Medsafe on a new database for pharmacovigilance, 
with the hope this wil  be active within next couple months.  
UNDER 

Risk Summary (David Nalder)  
 
Paper considered - Programme Risk and Issue report  
 
David provided an update on the Risk Report noting that the reports have been simplified to 
highlight the top five risks as identified by Programme Leadership Group. 
 
RELEASED 
Group Discussion 
•  Murray noted that a continued assessment of the top five risks, to show whether they 
were staying the same, worsening or getting better should be monitored.   
•  Ashley noted mitigation of risks should be further considered.  
•  The Group discussed the risks associated with support provided to the Realm and 
other Polynesian countries. 
•  Mat noted that while New Zealand wil  be supporting delivery, countries using 
AstraZeneca would be responsible for the approval decisions around that. 

 
Page 20 of 92

Document 1

Polynesian Health Corridor and Cook Islands roll out plan (Megan McCoy) 
Paper considered – Cook Islands Weekly Status Report 
 
Megan provided an update on the vaccine roll out in the Polynesian Countries.  
•  Megan noted work is ongoing to train vaccinators in the Cook Islands. 
•  Megan noted that Niue wil  be the next cab of the ranks.  
•  Sequencing of other countries that New Zealand wil  support for a roll out is on-going 
Group Discussion 
•  Ashley noted there have been discussions with Ministers on the quantity that would be 
supplied to the Cook Islands.  
•  Tai noted that the Programme would require to have the processes around 
Pharmacovigilance live in New Zealand before it is offered outside the country. 
 
6. 
Real time assurance leads update (Colin MacDonald, Stephen Crombie) 
 
1982
Stephen noted programme planning and design is now reflecting well the complexity of the 
programme.  
7. 
Summary of meeting and close (Chair) 
ACT 
  •  Murray has highlighted the challenge of having all systems integrated in time for the 
July scale up, noting that many of the systems that will be used for mass rol out are 
not used for current Groups. He also noted the challenge of managing supply and 
demand once the Booking System goes live 
•  Ashley noted that communication of how the sequencing framework wil  work wil  be 
important once vaccinations for group 3 & 4 begin.  
•  Shayne noted the importance of Programme identifying top priorities in order to focus 
attention on key issues, including what manual processes may be dif icult to scale up. 
INFORMATION 
•  Ngāhiwi noted Equity funding past vaccination and immunisation should be 
considered in forward planning. 
 
12. 
Meeting close 
 
Ngāhiwi closed with a prayer.  
OFFICIAL 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 21 of 92

Document 1
ACTION TRACKER 
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or closed)  
COMMENTS 
210115 -02 
Consider if this Governance Group should have 
MoH and MFAT 
In progress 
Stil  under consideration 
1982
a continued role overseeing the Pacific Health 
Corridors support for Vaccine   
 
210129-01 
For MoH to consider the ‘readiness’ process that  Mathew Parr 
In progress 
Accountability framework with DHBs, wil  be signed off as 
ACT 
it wil  seek to put in place with leads to ensure 
part of DHB acceptance of plans 
accountability 
 
210423-02 
Further update on development of leading 
Jo Gibbs 
In progress 
Draft on agenda 7 May 
indicators for next Governance Group meeting 
Luke Fieldes 
210423-03 
Update to be provided on non-regulated 
Jo Gibbs 
On agenda 7 May 
Complete 
workforce at next Governance Group meeting 
Fiona Michel 
210507-01 
Update to be provided at next Governance 
Jo Gibbs 
On agenda 21 May 
 
INFORMATION 
Group meeting on ratio between walk ups 
Luke Fieldes 
versus bookings at vaccination sites 
 
 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 22 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
•  Sequencing framework and how it is executed – he noted the importance of clarity in 
the early stages. 
•  Booking system – he sought clarification as to whether this would be mandatory, 
noting this created a risk of a single point of failure, with subsequent impact on supply 
and demand. 
•  Technology failures, including those relating to workforce. 
 
Hon Steve Maharey 
•  Agreed with the issues raised by Murray. 
•  DHBs performance reliability for relatively even rollout noting Waikato DHB situation. 
•  Evenness of supply – planning and implementation. 
•  The consumer experience – noted he had not heard a lot about this but it was of 
increasing importance. 
•  Steve also noted that overall commentary surrounding release of the final version of 
the Auditor-General’s report sounded positive, with other perspectives not appearing 
1982
to gain traction. 
 
Carolyn Tremain 
ACT 
•  Sequencing framework. 
•  Timelines – relating to core system and contingency planning. 
•  Anti-vaccination/misinformation. 
 
Dr Fa’afetai Sopoaga 
•  Northland rollout – sequencing and equity focus.  
•  Managing vaccination to minimise wastage. 
 
Dr Ashley Bloomfield 
INFORMATION 
•  Wil  welcome feedback from the Group around contingency, and whether the booking 
system should be mandatory for all, or mandatory in certain settings only. 
 
John Whaanga 
•  Agreed with points raised by others, adding that a strong equity focus was required 
across all workstreams.  We must make sure we push equity in the same way as we 
are pushing sequencing.  OFFICIAL 
•  Ensuring balance in rollout – do not leave ‘harder to reach people’ until last. 
 
Colin MacDonald 
THE 
•  Information flow at scale – how it works – ensuring we have capacity. 
•  Driving equity – Colin noted he expected this to be more visible in next set of DHB 
plans due shortly but noted MoH may need to work further with some DHBs). 
 
Stephen Crombie 
UNDER 
•  Demand management and implementation approach in early stages of scale. 
 
 
RELEASED 

 
Page 24 of 92

Document 1
2. 
Operations Update  (Jo Gibbs) 
Paper 3 considered – COVID-19 Immunisation Programme Update - 16 May  
 
Jo Gibbs provided an overall programme update.  
•  New Zealand achieved half a mil ion vaccinations the day prior to the meeting, on 
20 May.  Now at 505,800.  The Ministry is providing some media comms re this 
achievement. 
•  DHBs continue to move steadily.  The main concern is managing supply and demand 
until we have volume supply from Pfizer.  MoH is aware that Ministers prefer that we 
endeavour to not cap DHB delivery but this has to be balanced against supply. 
•  The EMEA has approved the storage of Pfizer vaccine in Europe at 2-8oC for 21 days 
(up from 5 days).  This means storage is more aligned with other vaccines.  Pfizer has 
just applied to Medsafe for approval to use in New Zealand and Medsafe wil  consider 
urgently. 
•  Wastage is tracking at about 2%.  Al  DHBs and national providers have contingency 
1982
plans to ensure effective use their vaccine (however, these plans were made before 
the EMEA announcement). 
•  MoH has worked with all DHBs re their respective regional rollouts.  Northland 
ACT 
sequencing issues now largely addressed. Canterbury has begun rural vaccination 
earlier than planned.  MoH wil  provide more specific assistance to mitigate these 
types of issues for Group 4 rollout.  
 
Ashley Bloomfield noted that: 
•  If approved for application in NZ, the Pfizer storage changes will have considerable 
implications for rollout. 
•  In terms of prioritisation to avoid wastage of vaccines, MoH has reiterated to DHBs 
that they must have formal plans that focus on equity. 
•  Group 3 is about 1.7 mil ion people (or 40% of the eligible population) and
INFORMATION   the 
invitation strategy and associated messaging is being carefully thought through. 
•  A recently commissioned survey shows some quite big shifts from ‘hesitancy’ to 
‘acceptance’ by Māori and Pasifika. 
 
Piloting for rol out  (Jo Gibbs, Mat Parr, Andrew Bailey) 
Paper 4 considered: First Desktop Exercise – Primary care -19 May 2021 
OFFICIAL 
  •  Ashley Bloomfield noted that currently, there are 800 locations available for rollout 
vaccination services from July 2021, and one-third of these are GPs. 
THE 
•  A desktop exercise of the operating model to support large scale, national vaccination 
rollout (from a primary care perspective) was held on 19 May.  This was extremely 
beneficial and identified key focus areas as: 
o  How information flows and technologies integrate to support delivery of 
vaccination services, 
UNDER 
o  Prioritising equitable access through the invitation strategy, 
o  Extent to which use of the national booking system is mandatory, 
o  Support for implementation of technology for primary care providers, 
o  Access to trained vaccinator workforce (aligned to rollout requirements). 
•  Dame Karen endorsed that care must be taken to ensure the booking system does not 
prevent people from accessing vaccination (e.g. if they do not have access to or 
cannot operate technology).  Unplanned demand wil  arise and need to be met. 
•  Michael
RELEASED   Dreyer advised that GP access to CIR (the register) has been IT enabled and 
wil  be load tested.  However, use of the booking system is more complex as there are 
three ‘tiers’ of GP to be enabled which were not considered in the initial design. 
•  Jo Gibbs advised that no decisions had been made as to the extent to which the 
booking system wil  or wil  not be mandatory.  Likely to recommend a mixed model 
and put recommendations to the Steering Group. 
•  Shayne Hunter noted the importance of quality data – understanding what data we 
need and ensuring we have it, as data is the basis of planning and decision-making.  

 
Page 25 of 92

Document 1
He saw data collection as a priority focus over having total systems integration from 
Day 1.  Dame Karen supported that data wil  highlight if integration is required. 
•  Murray Jack endorsed the point raised earlier by Ashley Bloomfield, noting that the 
proposed changes to storage of the Pfizer vaccine strengthens the opportunity to use 
the GP network. 
•  Colin MacDonald agreed with the focus on ensuring primary care systems are 
operating smoothly to support effective rollout 1 July.  He also noted the significant 
change in dynamics through the Pfizer announcement but cautioned against putting 
too much ef ort into expanding the model immediately.  He saw related changes as a 
‘back end of year’ activity. 
•  Carolyn Tremain noted that the wider political environment could become more 
challenging as Australia progresses its rollout, and relativity comparisons with 
New Zealand rollout start to be made.  Comms that clearly set out the rationale for the 
New Zealand approach wil  be critical. 
•  Mat Parr confirmed that a paper wil  be developed that covers the strategic  1982
implications for the Pfizer announcement for the CVIP rollout including sequencing, 
storage, wastage etc.  It was hoped to put this paper to the Steering Group on 25 May. 
•  Carolyn Tremain agreed that the implications of the EMEA announcement are 
ACT 
complex and much broader than just ‘storage’.  She endorsed wastage and 
implications for the workforce as matters she would envisage would be covered in a 
strategically focussed paper. Carolyn also noted that the rollout model would need to 
change later in 2021.  
•  Mat Parr advised that five more similar exercises are planned by end June. 
•  Dame Karen endorsed the importance being placed on testing, particularly scale 
testing. 
 
Noted: a paper is being developed which discusses strategic implications of the Pfizer 
storage announcement for the CVIP rollout.  This will be considered by t
INFORMATION he Steering 
Group on 25 May. 
 
Communications and Engagement  (John Walsh) 
Papers 7a – 7e considered 
  •  Focussing on Group 3 launch – officially this is end May but will be staged across 
OFFICIAL 
DHBs.  There will be no ‘grand launch’, however, MoH has appointed account 
managers and wil  be providing targeted and consistent comms to help each DHB 
manage community expectations and streamline demand. 
THE 
•  Comms – recognise the differing media habits of those aged over 65 years and make 
heavy use of press and radio, though the latter is harder to target geographically.  
s 9(2)(g)(i)
 
•  Members emphasised the importance of a positive consumer experience. They 
acknowledged the challenges posed by a phased implementation, but cautioned that 
UNDER 
the “vaccination has started in your region - don’t do anything yet – we will call you” 
approach risked frustrating those keen to receive their vaccination.  Ashley Bloomfield 
agreed that it was also important to reassure groups who were waiting that the current 
measures in place around the country wil  continue to keep unvaccinated people safe. 
•  Al  DHBs are now ‘on board’ with planning, though not all were early adopters.  DHB 
plans are signed off by the SRO as a minimum.  
 
For noting by
RELEASED  CVIP:  Remain mindful of the need to understand the consumer journey 
and of the importance of a positive consumer vaccination experience. 
 
•  Managing misinformation 
•  John Walsh advised that we continually release accurate information.  This is changed 
in response to analysis of concerns and misinformation from the previous week.  Use 
consistent themes – safety, ef icacy, approvals process. 
•  We have ability to target the geographic hotspots of misinformation.  Targeted drops 
recently in Nelson/Marlborough. 

 
Page 26 of 92

Document 1
•  Carolyn Tremain asked if we continued to promote ‘Unite against COVID-19’ and the 
Ministry as the sources of authoritative information, and John agreed this was an area 
that can be strengthened. 
 
•  Māori, Pacific and Asian community engagement 
•  John Walsh noted that MoH is supporting Te Puni Kōkiri and the Ministry for Pacific 
Peoples with the engagement campaigns – both funding and content. 
•  MoH works closely with the Iwi Communications Collective to support work with iwi 
and hapū.  
•  MoH has just agreed funding for Maori comms providers (see Jason Moses’ key 
points below). 
•  In response to a question from Steve Maharey, John Walsh advised that engagement 
with Asian communities needed strengthening.  However, following appointment of a 
dedicated resource for this work, he now has a draft engagement plan under 
consideration. 
1982
 
Focus on equity (Jason Moses) 
•  Jason Moses said the current strong focus is on the development of DHB engagement 
ACT 
plans for Group 3, and ensuring that DHBs were partnering to achieve equity 
outcomes.  The equity focus needed to be ‘end to end’ across service commissioning 
and delivery.  The Ministry has allocated every DHB a regional account manager to 
ensure support is tailored and appropriate. 
•  Assessment of the 57 applications to the Ministry’s $2 million Māori Communications 
Fund has been completed.  The fund was well over-subscribed.  Distribution of funds 
will begin shortly and will help organisations to establish roles or undertake 
communications specifically tailored to Iwi and Māori.   
•  The Ministry is considering whether it can provide some additional funding for 
communications to help address regional ‘reach’ across Māori, Pasifika a
INFORMATION  nd disability 
communities. 
•  At least three marae sites (Manurewa marae, Waipareira Trust in Henderson, and 
Murihiku marae in Invercargil ) are gearing up for vaccination on a larger scale, with 
Manurewa marae able to vaccinate up to 300 people per day. 
 
Group discussion 
OFFICIAL 
•  In response to a question from Murray Jack, Jason confirmed that DHB plans 
contained both equity narrative and volumes/targets. 
•  Mat Parr clarified that these DHB plans wil  all feed into a quality/success framework 
THE 
to be considered by Cabinet in June.  The framework wil  have a strong pro equity 
focus. 
•  John Whaanga said there is significant leadership re COVID-19 vaccination being 
demonstrated in the Waikato.  He also noted the importance of the whole customer 
journey which is much wider than just the injection for example, seating in waiting 
UNDER 
areas, pronouncing names correctly. 
•  John also noted he understood that some implementation matters must be led by the 
centre, but having a single focus on COVID-19 could mean that wider opportunities to 
improve service delivery were missed.  Some flexibility was essential. 
•  Dame Karen acknowledged this and endorsed the importance of the Kaiāwhina 
workforce as being part of the desired wider growth/legacy of implementation. 
RELEASED 
 
Operations (Booking System) Astrid Koornneef 
Astrid provided an update on the National booking system 
  •  The booking system is being tested in three regions, including through website and 
phone booking.  Some issues experienced in Kaikōura have successfully been 
addressed at national level.  Pilot wil  be completed in the week commencing 24 May. 
•  Next step is to get all DHBs online with the system. 

 
Page 27 of 92

Document 1
Group discussion 
•  In response to a question from Stephen Crombie re assurance of DHB capability, 
Astrid advised that DHB scaling plans must show both the experience and capability 
to implement to plan.  
•  In response to a question from John Whaanga, Astrid advised that the difference in 
pilot experiences of Kaikōura and Auckland was due to there having been no prior 
relationship with the Kaikōura provider. 
 
Sector engagement and Workforce (Fiona Michel) 
 
Fiona provided an overview on workforce developments: 
•  There are 5,614 trained vaccinators.  2,054 are active or have been active in the CVIP 
programme. 
•  9.6% of vaccinators are Māori and 2.9% are Pasifika – stable over the past fortnight. 
•  We received 105 submissions on the proposed regulatory change to allow for 1982
establishment of a COVID-19 vaccinator.  Māori and Disability advocates supportive. 
NZNO has concerns and MoH is meeting them 21 May to discuss. 
•  Surge workforce database being refreshed likely effective 1 June.  DHBs wil  be 
ACT  able 
to search directly for the skil set they need.  Available in English, Te Reo, Samoan and 
Tongan.  
 
Group discussion 
•  Dame Karen noted the need to ensure security of the database was addressed. 
•  Dr Fa’afetai Sopoaga asked if the database would be available in a language of the 
Cook Islands.  Fiona Michel advised this was not on the immediate list but would be 
considered for the future. 
•  John Whaanga noted that the focus on Māori workforce development remained.  The 
INFORMATION 
work on the surge database supported and strengthened this. 
 
Action 1: Keep the Governance Group informed on progress with the surge database. 
Action 2: MoH to consider making the surge database available in Cook Islands Māori 
 
Logistics (Ian Costello) 
OFFICIAL 
Ian provided an update to the Group on the logistics workstream.  
•  We are standing up storage for the expected volume Pfizer vaccine arrival – Auckland 
storage hub expected to be 
THE accredited 21 May. 
•  The Christchurch storage hub wil  have Medsafe inspection on 24 May and is currently 
on track. 
•  Distribution network co-design with DHBs is completed and being co-validated.  Will 
have surge supply available from hub at two hours’ notice.  Confident these can 
service 800-1,000 si
UNDER tes. 
•  Ian noted he wil  be providing a paper to the Steering Group by 1 June 2021 on 
vaccine transport and storage for distribution in the regions. 
 
Pharmacovigilance (Michael Dreyer) 
Michael Dreyer noted the following focus areas for pharmacovigilance: 
•  readiness for scale rollout, 
•  technic
RELEASED al investment from other MoH programmes wil also support CVIP and there is 
a need to protect this work to ensure it delivers for the programme. 
•  Michael noted that a more detailed paper on pharmacovigilance wil  be put to the 
Governance Group in June. 
4. 
Risk Summary (David Nalder)  
Paper 9 considered - Programme Risk and Issue report – 18 May 2021 
 
David advised that risk depiction would continue to evolve to provide real transparency of 
risks across the programme. 

 
Page 28 of 92

Document 1
•  Risks are discussed by both programme leadership (PLG) and Steering Group. 
•  Most concerns of PLG are have a strong operational or technical lean.  Mismatch of 
supply and demand are a current focus. 
 
Group discussion 
•  Stephen Crombie observed that the programme overall was progressively reducing 
risk.  Therefore he encouraged that care be taken to portray that matters of concern at 
PLG member level may not necessarily represent a programme risk 
•  Murray Jack supported this.  He confirmed that the overall basis of reporting was 
useful but suggested it would also be useful to show how risks are tracking over time 
e.g. improving/reducing/stable.  Also useful would be an understanding of where 
contingency plans are needed (i.e. for risks that would be a significant point of failure if 
they eventuated). 
•  Dr Bloomfield agreed, suggesting there also be further commentary on the risk areas 
that have increased. 
1982
 
Action 3:  consider how risk management portrayal can also show how overall 
programme risk is reducing progressively even though risks iterate. 
ACT 
5. 
Polynesian Health Corridor and Cook Islands roll out 
Papers 8 and 8a considered – Niue status report and readiness assessment 
  •  Vaccine roll out to the Cook Islands is going well. 
•  There are some specific challenges with Tokelau.  MoH received a briefing on these 
from NZ Defence Force on 20 May. 
•  Ministers wil  be discussing Fiji situation on 21 May. 
 
Group discussion 
•  Dame Karen commended that Polynesian rollout is running in parallel 
INFORMATION to New Zealand 
with no denigration of effort. 
6. 
Real time assurance leads update (Colin MacDonald, Stephen Crombie) 
•  Colin MacDonald commented that the ‘deep dive’ workshop for primary care had been 
extremely helpful.  He also endorsed the importance of DHB planning to understand 
how implementation would occur. 
•  Stephen noted that the programme was in good 
OFFICIAL  shape going into its third stage.  Both 
he and Colin commended the focus on the wel being of staff. 
 
Group discussion 
THE 
•  Steve Maharey indicated he would like more clarity around ‘what success looks like’. 
He suggested this should ideally be a single statement and framed from a population 
perspective.  It could not take a ‘legacy’ lens. 
•  Mat Parr advised that a Cabinet paper is being prepared, setting out the success/ 
quality framework and with a narrative about the measures.  He indicated this would 
UNDER 
be for substantive discussion at the next meeting of the Governance Group. 
•  Carolyn Tremain indicated she understood that multiple things progressed 
concurrently, but she would like greater visibility on what is the single priority that must 
be addressed or achieved in the very short term.  This would help to ensure effort is in 
the right place. 
 
Action 4:  Consider how the POAP charts can be simplified so that members of the 
RELEASED 
Governance Group can readily identify how actions in any given period contribute to 
the whole. 
 
 

 
Page 29 of 92

Document 1
7. 
Future of the Governance Group 
•  Dame Karen noted that the role of the Governance Group was scheduled to finish in 
August 2021. 
•  Dr Bloomfield endorsed that the advice of the Group was of considerable value both to 
implementation and in providing assurance to Ministers and the Prime Minister.  He 
also noted the importance of the role played by the two external assurers. 
 
Action 5:  Consideration of the role of the Governance Group to be an agenda item for 
a meeting in July 2021. 
8. 
Summary of meeting (Chair) 
•  Dame Karen considered the programme was well placed and commended the CVIP 
team on this. 
 
Meeting close 
John Whaanga closed the meeting with a prayer. 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 30 of 92

Document 1
Out of scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 31 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
Out of scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Page 40 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
The Governance Group was provided with an overview of the process for ensuring the rollout 
of COVID-19 vaccinations across New Zealand is ready to scale for the scale and approach 
needed for Group 4 (ie. open access to the general population).    It was noted that the 
Programme Leadership Team and the Steering Group had approved the readiness criteria 
and that the Readiness to Operate at scale had been designed with equity, safety, experience 
and efficiency success measures at the core.    
 
Of icials noted that they were now in receipt of signed accountability documents from all 
DHBs and National Providers and they were confident that there was good assurance with 
clear accountability measures. 
 
The Governance Group congratulated the team for the work completed with the assurance 
framework, as it provided them with high confidence around the detailed assessment of 
readiness.   
 
1982
Dr Bloomfield acknowledged the considerable work that had been done to ensure a robust 
and rigorous readiness assessment had been completed.    
Actions: 
ACT 
1.  Ministry of Health to provide at a future meeting any impacts the health reforms may have 
on DHBs and how these can be mitigated to ensure that they do not impact on the 
vaccination programme.    
   
6. 
Risk summary (Paper 8) 
The Governance Group was provided with an update on the Covid Vaccine Immunisation 
Programme risks and noted that the Programme Leadership Team were actively managing 
any changes in risk ratings.    
 
The Governance Group noted their confidence that management would continue 
INFORMATION  to manage 
any risks identified in the programme.   
 
7. 
Contingency planning (Paper 9) 
The Governance Group was provided with an update on contingency planning and noted the 
recommendations of the Steering Group: 
1.  Note that the PLG has identified six probable 
OFFICIAL  risk scenarios that would affect the 
delivery of the expected national plan 
2.  Note that the PLG has agreed to a phased development of contingency plans for the 
identified scenarios THE 
3.  Note that the CVIP Contingency Plans for the six scenarios have been completed 
4.  Note that all DHBs have Business Continuity Plans in place as part of the readiness 
criteria to go to scale. 
5.  Note that a workshop wil  be held on 1 July to further integrate the national (COVID-
19 Response Team
UNDER ), CVIP and DHB plans to the identified scenarios.  
6.  Note that a contingency planning desktop exercise wil  be conducted in mid July. 
7.  Agree that the programme contingency plans be externally peer reviewed (e.g. 
National Emergency Management Agency) as part of the overall Assurance Plan. 
8.  Agree the Programme Director to engage with the Auditor General in relation to the 
contingency planning recommendation contained in the “Preparations for the 
nationwide roll-out of the COVID-19 vaccine”. 
The Governanc
RELEASED  e Group was briefed on the contingency workshop held on 1 July 2021 and 
noted the scenarios, preventative and responsive measures that would be invoked.   The 
Governance Group noted their level of comfort with the work done to date on contingency 
planning. 
 
8. 
Vaccine certification and consumer channel update (paper 10) 
The Governance Group was provided with an update on the work being led by the Ministry of 
Transport (MOT) and the Border Executive Board (BEB) to develop a digital COVID-19 

 
Page 50 of 92

Document 1
Vaccination Certificate, which could be used as proof of vaccination for both workplace and 
travel requirements. 
 
Of icials led the discussion around the technology channels being explored and the intent to 
ensure ease of use for consumers to access vaccination details, but also other health 
records. 
 
The Chair asked what steps were being taken to ensure equity of access for all New 
Zealanders, and officials assured the Governance Group that due consideration would be 
given to ensure equitable access to records. 
 
9. 
Realtime Assurance update 
Stephen Crombie advised the Governance Group that this was his last meeting, as an 
external auditor and it was his view that the Covid Vaccination Immunisation Programme was 
1982
on the right path.  The programme was delivering and the combination of having the strong 
leadership, combined with the right people doing the rights things in a methodical manner had 
the programme well positioned for success.  Stephen Crombie acknowledged the Assurance 
ACT 
processes that had been put in place, as well as the great partnership between Operations 
and Technology who have demonstrated a strong working relationship with a focus on 
deliverables for the end user. 
 
The Chair thanked Stephen Crombie for his contribution and the role that he had on the 
Governance Group to provide real time assurance. 
 
Dr Bloomfield echoed the sentiments of the Chair and noted that it would be beneficial to 
capture and document the initiative to use a Governance Group as the benefits would be 
measurable across many other government agencies. 
INFORMATION 
 
10. 
Other business 
Communications 
The Governance Group was provided with an update from the Communications Group 
Manager on current deliverables and resourcing.   It 
OFFICIAL was noted that the CVIP Communication 
team worked closely with the DHB Communications teams to support them in delivering key 
messaging locally in alignment with the national messaging.  A Māori communications 
strategy had just been signed off whi
THE  ch would provide more guidance and confidence across 
the programme.   The strategy had been widely consulted with iwi and was currently with 
Minister Henare’s office for his information.    The Governance Group would be provided with 
a copy in due course. 
The Governance Group noted that there was stil  some noise amongst media outlets with 
UNDER 
negative messaging and acknowledged the national and local efforts to mitigate negative 
stories.    
Actions: 
1.  
Ministry of Health to provide a copy of the Māori communications strategy to Governance 
Group in due course.    
 
RELEASED 
 
11. 
Chair’s sum up of focus areas for the programme arising from meeting 
 
The Governance Group members: 
•  Noted the programme was well positioned and looked forward to scale up and 
readiness. 
•  The programme is well ahead of the game, congratulations to all on the work done to 
date.   

 
Page 51 of 92

Document 1
•  Urged officials to seize the opportunity to capture the positivity around the programme 
– things are being delivered. 
•  Confidence in management to identify and manage risks.   
 
12. 
Meeting close 
The Chair closed the meeting at 9.25am, and asked Ngahiwi Tomoana to say a prayer. 
 
The next meeting was scheduled for Friday, 16 July 2021 from 8.00am – 10.00am. 
 
 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

 
Page 52 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
3. 
COVID-19 Immunisation Programme update  (Jo Gibbs) 
3a. 
Paper 4 – COVID-19 Immunisation Programme Update – 11 July 2021 
•  The vaccine supply situation is stil  tight.  Two DHBs ran out of stock for a short period 
whilst waiting for new supply to arrive from the hub.  
•  Situation is closely monitored. The quality and completeness of information held on the 
Ministry’s portal about each DHB’s stock in hand is improving. 
•  Further vaccine supply due Tuesday 20 July.  This will be distributed to service providers. 
It will take some time to build up contingency stock.  Situation should ease a bit towards 
early August as larger shipments arrive.  
•  The national booking system is now live across all DHBs.  Available vaccination slots are 
viewable and bookable.  Only some older bookings made by DHBs remain outside the 
system and will be transferred manually. 
 
Group discussion 
1982
•  The Governance Group noted that the ‘live’ status of the national booking system is likely 
to remove a deterrent for many who prefer to make their own arrangements.  
ACT 
•  The Ministry noted that the new challenge is to ensure that the forward capacity is loaded 
(by the DHBs) into the booking system. 
3b. 
Communications and engagement – general approach  (Jo Gibbs/Rachel Lorimer) 
•  Al  DHBs have commit ed to getting their Group 3 invitations out by 23 July.  The Ministry 
is monitoring this on a daily basis. The original commitment – Group 3 notifications out by 
end June – happened substantially, but not entirely. 
•  Media messaging wil  advise people aged over 65 years who haven’t received an 
invitation of the number they can phone to book an appointment. 
•  The week of 23-28 July wil  be a ‘hiatus’ to allow for reservations to take pl
INFORMATION ace.  The 
national call centre wil  be open for five days from 17 July, but this wil  only be announced 
through local level communications to make sure that early call load is manageable. 
•  Whakarongorau has staffed up significantly and the Ministry is monitoring this to ensure 
capacity meets demand. 
•  The Minister is likely to make the announcement to open to the first people in Group 4 on 
28 July. 
OFFICIAL 
 
Group discussion 
•  The Governance Group noted a
THE  change in the focus of comms from “we will contact you 
about your vaccination” to “please contact us if you don’t have a booking”. 
•  The Governance Group also noted the need to manage expectations (consumer and 
provider).  Ideally all those in Groups 1, 2, and 3 wil  be booked by end July. 
•  The Ministry agreed, advising: 
•  For consumers, the 
UNDER ability to book online was unlikely to translate into an immediately 
available vaccination slot, with waits of up to six weeks in some cases; 
•  For providers, there was a need for ‘tighter’ comms, depending on the provider’s 
delivery model e.g. age band approach, whānau vaccination. 
•  Therefore the Comms campaign had two sets of messaging so that those identifying in 
the system as Māori or Pasifika would receive a whānau invitation. 
•  Consumers were encouraged to book online, however, were also advised to phone in if 
they prefer
RELEASED red to have their booking managed for them. 
3c. 
Invitation strategy – the sequencing/age banding approach 
 
•  Members of the Governance Group raised a number of issues about the sequencing 
approach. 
•  Members noted the overlay of much of Group 3 with Group 4 and the comms and other 
implications of this.  They asked what criteria Ministers were working to when making 
decisions re extension of the vaccination age bands.  Criteria would better clarify the likely 
2 of 6 
 
Page 54 of 92

Document 1
implications of decisions, and support robust decision-making when deciding to launch a 
new age band. 
•  The Ministry advised that the decision was made in June that Group 3 would be invited 
across June to September 2021.  This has not changed, however, with Group 4 roll-out 
beginning, booking slot availability may come under pressure.  Ministers are aware that 
booking windows are 6-8 weeks out. 
•  This situation also has implications for comms and messaging (see section 3b). 
 
Group discussion 
•  Members noted the differing approaches of some DHBs to approaching their Group 4 
consumers.  Where DHBs who do not extend invitations promptly after ministerial 
announcement, this skews demand, and therefore also response.  Lower response 
volumes do not necessarily mean low interest.  Members also noted consumer 
perceptions risks from delay. 
•  Members were strongly of the view that criteria should be developed to inform sequencing 
1982
decisions.   
•  Members suggested that sequencing and cohorts were really theoretical constructs and 
potentially almost impossible to deliver on the ground.  Addressing overlaps between
ACT   
Groups 3 and 4 wil  be problematic, particularly as service delivery moves out more widely 
and into primary care.  This diversity of delivery is good – but it provides challenges in 
terms of expectations management.  
Action 1:  Ministry to consider developing decision criteria for sequencing. (Mat Parr) 
4. 
Outcome Measures/Leading Indicators  (Luke Fieldes/Astrid Koornneef) 
 
Paper screen shared – Operational Capacity for Tier 4 subgroups 
 
•  To help give us confidence in delivery, we need to understand how capaci
INFORMATION ty within the 
booking system interfaces with DHB production plans. 
•  The chart shows how far through its delivery to a particular cohort any given DHB is when 
Ministers make their next announcement.  Currently quite significant overlaps can be seen 
in many cases. 
•  DHBs can now see this data and are starting to gain an understanding of how they can 
best use it. 
OFFICIAL 
•  Having a better understanding of booking availability in relation to demand also: 
o  helps us to manage expectations, i.e. to frame up comms with those making 
bookings; 
THE 
o  can help Ministers to understand the system’s ability to support new age band 
announcements at any given point. 
•  It can delineate by both first and second doses. 
•  Noted that the booking system does not currently include primary care.  Projections 
therefore include the primary care element stated within each DHB’s production plan.  
UNDER 
Projected bookings for primary care wil  be refined as we gain more information into the 
future.) 
 
Group discussion 
•  The information provided is quite revealing in terms of the capacity in the system.  The 
issue is how this can be used to inform decision-making re opening up new cohorts. 
•  What level of flexibility does this approach have e.g. to report on activity within age groups  
RELEASED 
by particular DHBs?  
5. 
Programme Status  (Andrew Bailey) 
 
Paper 6 – COVID-19 Vaccination and Immunisation Programme Schedule Summary Update  
12 July 2021  
•  This is a new report which aims to highlight the current status of each workstream, 
providing a two-week view. 
6. 
DHB Accountability of equity targets (Jason Moses) 
3 of 6 
 
Page 55 of 92

Document 1
 
Paper 7 – Monitoring and Accountability Measures to support District Health Boards in 
meeting Equity Targets 
 
•  A number of measures support DHB accountability for their equity targets. 
•  The equity data table (paper 7a) shows DHB actual and planned performance (for Māori 
and Pacific peoples).  There are some high performers, such as Capital & Coast and Hutt 
Valley, where a recent vaccination event for Pacific people had been very successful 
across both Māori and Pacific. 
•  However, the data table shows that whilst DHBs are able to achieve broad production  
volumes, many are struggling with equity targets. 
•  The Ministry meets DHB SROs on a weekly basis to review performance. 
 
General discussion 
 
•  The Governance Group noted that under an age-banded sequencing approach, Māori and 
1982
Pacific populations will disproportionally come in the younger age bands. 
•  The suggestion was made that the programme think about ‘what attracts younger people 
to get vaccinated?’  This is a wider question than just for Māori and Pacific people. 
ACT 
o  The Ministry noted that its research plan provides focus group information about 
vaccination behaviour which informs messaging. 
•  Encourage flexibility in vaccination service provision by freeing up provider capacity from 
other contractual obligations where possible.  Ef ective vaccination is bigger than 
administering the vaccine.  Local providers are key connectors and have a comms role to 
play.  Al ow providers to create the right environment for their communities. 
7. 
Choices to support uptake and scale Q3 and Q4 (Mat Parr, Joe Bourne, Vince Barry) 
 
 
Papers 8 and 8a – Q4 Strategy discussion – 12 July 2021   
INFORMATION 
•  Previous modelling to reach ‘scale’ has been based on 70 per cent uptake. 
•  Research in New Zealand by Horizon shows that 80 per cent of people are now wil ing to 
be vaccinated. 
•  A stretch ambition of 85% is therefore proposed for planning purposes.  
•  International experience shows there is an eight-week window of working at peak before 
delivery starts to reduce.  September and Octobe
OFFICIAL  r are identified for focus in New Zealand. 
•  There are three settings possibilities to ‘push’ uptake: 
o  Through primary care settings; 
o  Through mass events; 
THE 
o  Through schools (i.e. delivery to students, noting that school settings are already 
being used by some DHBs as these provide a trusted site for e.g. whānau 
vaccination). 
•  DHB production plans are signed off to end of September and will an increase for the 
period post-August to del
UNDER  iver the 85% ambition.  
•  Current planning was for around 800 vaccination sites. Significant effort is required to 
onboard the necessary number of new sites to push fully into primary care (expected 
requirement 2,000 sites). 
 
Group discussion 
•  Messaging about supply needs careful consideration to reflect reality but retain 
RELEASED 
confidence.  New supply has arrived but must stil  be managed as the supply is not infinite 
for some time yet. 
•  Messaging – including to Ministers – must be disciplined.  Basically, wider roll-out has 
started but we continue to need to manage supply so that we can meet demand.  
Planning might include some mass vaccination events so that those eager to be 
vaccinated have an earlier opportunity. 
8. 
Funding and Finance Update  (Fiona Smith)     
4 of 6 
 
Page 56 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
•  Questions to be addressed for the use of the Pfizer vaccine in New Zealand are: 
o  how this might impact on the use of the vaccine to 12-15 year olds and 
o  how Pfizer should be administered to ‘younger males’, e.g. those aged under 30 
years. 
•  Advice is being prepared for the Director-General on these mat ers and wil  be considered 
at a future Steering Group meeting. 
Group discussion 
•  In response to a question about Australia’s position on this matter, the Governance Group 
was advised that the context in Australia is dif erent, however officials here would be 
making contact with Australian officials to compare notes. 
•  In response to a further question regarding the use of other vaccines in New Zealand, 
including Janssen, the Group was advised that a Cabinet paper was being prepared on 
the future vaccine portfolio for New Zealand, for likely consideration mid-August.  1982
•  Having more than one vaccine in the portfolio protects against the risk of supply chain 
issues. 
•  As a single dose vaccine, Janssen may be a good alternative for those who cannot
ACT   have 
Pfizer due to side effects. 
10b.  Realtime assurance update 
•  Noted that this function had now ceased, with the programme assurance plan picking up 
this activity.  Colin MacDonald was now focusing on supporting the programme with 
thinking around transition to the future state, and on CVIP legacy activity. 
•  The letter of thanks to Stephen Crombie was noted. 
11. 
Sum-up of Governance Group’s focus areas for the programme arising from meeting 
INFORMATION 
•  Ensuring public communisations manage expectations around progress through Group 3 
and the opening of Group 4.  
•  Invitation sequencing – consider developing criteria to help inform decision-making. 
12. 
Meeting close 
The meeting ended at 9.55 a.m. 
John Whaanga closed the meeting with a prayer. 
OFFICIAL 
13. 
Next Meeting 
Friday 30 July 2021, 8.00 a.m. – 10 a.m. 
THE 
 
 
UNDER 
RELEASED 
6 of 6 
 
Page 58 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
 
•  Confidence in delivery – Current delivery about 50,000 doses per day, however, if we 
had pressure to go over this and ample supply, how would we deal with this?  
Consider resource adequacy, points of delivery etc. 
•  Equity – 
o  there is a national push but it is not always translating into results for Māori and 
Pacific people.  Different DHBs face different issues.  We need to understand 
what is happening at a regional/local level. 
o  We need more nuance in how we communicate what the data is showing.  The 
actual story (Māori and Pacific people in older age groups are being 
vaccinated at similar or higher rates to non-Māori, non-Pacific) is better than 
the story reflected in public commentary and through production planning. 
•  Need to balance ‘understanding who the cohort is’ with ensuring the right opportunities 
to be vaccinated at provided to these groups.  The latest Horizon research shows that 
the age group with the lowest intent is 20-40 years.  Mass vaccination events may be 
an effective way to reach this group. 
1982
3. 
COVID-19 Immunisation Programme update  (Jo Gibbs) 
 
Paper 4:  COVID-19 Immunisation Programme Update – 25 July 2021  
ACT 
•  Significant milestones – opening of “Book my Vaccine”, launch of the bookings phone 
number, media advertisements targeting the over 60s. 
•  Another big week for vaccinations, with a seven-day rolling total of 220,000 vaccinations. 
•  Good data is coming through the “Book my Vaccine” system: 
o  62,000 bookings on 29 July 2021.   
o  920,000 forward bookings in the system.  
•  There are 261 primary care service providers (bookings not in the booking system.) 
•  Now have over 10,000 trained vaccinators.  Have taken on additional resource and expect 
to have cleared the backlog caused by the process change by 8 August.   
INFORMATION 
•  Solid progress in workplace-based vaccination: 
o  Mainfreight wil  hold a ‘wet run’ on 3 August and Fonterra on 10 August. 
o  257 Expressions of Interest received for workplace-based vaccination from a 
range of private and public organisations. 
•  Biggest risk remains achieving equity. 
Group discussion 
OFFICIAL 
•  Question were raised about progressing vaccinations for the balance of Groups 1 & 2 and 
about the estimated workforce numbers requirements.  These were addressed: 
THE 
o  Groups 1 & 2 have ongoing turnover.  DHBs have a system to prioritise these 
bookings so there is no wait.  
o  Group 2 reach is good, with first round Aged Residential Care vaccination 
completed. 
o  Most outstanding vaccinations are in Group 3 with some in Group 2. 
UNDER 
o  DHBs with significant maritime ports are working with these ports to ensure access 
for workers, noting the aligned mandatory testing regime. 
o  The Ministry expects to put advice to Ministers in about a week with plans to 
encourage and place expectations on the health workforce to be vaccinated, and 
to provide options for extending mandated vaccination to this group. 
4. 
Outcome Measures/Leading Indicators  (Luke Fieldes/Astrid Koornneef/Michael Dreyer) 
 
Paper 5:  CVIP
RELEASED   Outcome Measures – Status update – data as at 26 July 2021 
 
•  This approach to better understanding capacity within the booking system, and interfaces 
with DHB production plans, was signalled at the last meeting.  We wil  report using this 
approach from now on. 
•  Now using HSU (health service utilisation) data produced by the Ministry as the 
denominator for uptake measures.  This means that, unlike the census data, we have a 
known group as the denominator.  We can use their gender, age, ethnicity attached to 
their NHI and thus build up an accurate view of uptake. This can be analysed by age 
band, territorial authority etc.  Can help identify where future effort needs to be focussed. 
2 of 7 
 
Page 60 of 92

Document 1
•  Careful watch on success factor ethnicity.  While the current data is showing fairly good 
results for those aged over 65 years, it is less positive for younger age groups.  However, 
this reflects the way the sequencing tool works. 
•  We aim to have all bookings included in this form of reporting (noting that primary care is 
not currently included).  Working on an IT solution to this. 
•  Expected benefits are that DHBs will have better oversight of their regional situation 
(bookings, stock in hand, volumes) as smaller sites are brought into production. 
 
Group discussion 
•  Endorsed the use of tools such as this to give good insights into performance. 
5. 
Risk Update (David Nalder)   
5a. 
Paper 6:  CVIP Programme risk summary for Governance Group – 27 July 2021 
•  Reporting is tied to the four Success Framework dimensions. 
1982
•  Three key risks have been fairly consistent.  These are embedding equity, legislative 
compliance, and complexity and change.  There is now more confidence on certainty of 
vaccine supply, which had also been in the ‘key risks’ group. 
ACT 
•  Consideration currently being given to Good Operating Practice performance and 
mapping indicators through to risks to allow us to see emerging risks and trends. 
•  The paper describes all risks and provides a narrative of the programme’s response. 
5b. 
Paper 7:  CVIP Update on recommendations from OAG performance audit report – July 2021 
•  In May 2017, the Office of the Auditor-General released its report on Preparations for the 
nationwide roll-out of the Covid-19 vaccine. 
•  The report noted the chal enges of planning for a large-scale immunisation programme, 
and made six key recommendations.  These covered transparency of communications 
across a range of audiences, contingency planning and procuring vaccine s
INFORMATION  upply. 
•  The Health Select Committee has asked the Ministry of Health for an update on its 
progress in implementing the OAG recommendations.  
General discussion 
•  Suggested that positioning the response within a wider picture of overall progress with 
vaccination roll-out would provide useful context to the Select Committee. 
OFFICIAL 
5c. 
Paper 8:  CVIP Proposed Internal Audit Assessments – July 2021 
•  Seven internal audits are propos
THE  ed in coming months to give assurance in the processes 
supporting CVIP roll-out. 
•  Audits in three areas have been prioritised and wil  take place August – October 2021. 
These are: 
o  Service Standards assessment 
o  Technology Gene
UNDER  ral Controls assessment 
o  Logistics assessment. 
•  Noted that the Service Standards assessment comprises a programme of reviews 
touching on DHBs and vaccination sites. 
•  Both the Steering Group and Governance Group wil  receive regular updates on progress 
with this work. 
General discussion 
RELEASED 
•  Proposed approaches seem sound.  However, some questions were asked about timing, 
noting the October 2021 completion date signalled for two of the reviews and the fact that 
the expected peak vaccination period (i.e. the roll-out programme in which people are 
currently involved) wil  be completed by this point.   
o  Unless there is regular interim reporting, there is a risk that the outputs of the 
audits may not be able to benefit the programme directly.  It was likely to take 
about a month to do the work and then a similar timeframe to translate this into 
activity. 
3 of 7 
 
Page 61 of 92

Document 1
o  It is important to differentiate the changes/improvements that wil  benefit the 
programme implementation going forwards vs those that wil  benefit the future 
programme.  Identified a lot of value going forwards from this work. 
•  It was suggested that if there was flexibility, consideration could be given to moving some 
of this work forward. 
•  In response to a question, the Programme Director noted that the timing of this assurance 
activity had to be considered carefully.  Some systems have only just been set up (e.g. 
the booking system) and there was a desire to not set too much assurance in place before 
these systems were known.’  
6. 
Strategy for uptake for peak vaccination period (Mat Parr) 
 
Paper 9:  CVIP – Maximising Uptake Approach   
 
•  While the strong early focus of the programme was on confidence of vaccine supply, this 
is now moving to the demand side. 
1982
•  This paper builds on the research information we have about vaccination wil ingness and 
identifies how the programme wil  work to achieve 85% vaccination uptake in Aotearoa 
New Zealand.  It also draws on recommendations from planning workshops held with 
ACT 
DHB SROs. 
o  Peak vaccination period wil  be September to October 2021.  In September there 
will be a ‘pivot’ from a servicing a model where most appointments are pre-booked 
to a model that services volume walk-ins.  We have expanded our geographic 
coverage of vaccination site locations.  Decisions have included consideration of 
travel times etc. 
o  Equity is a significant consideration.  Dif erent groups wil  need different service 
models.  People wil  receive invitations through multiple methods. 
o  Need to avoid complacency due to New Zealand’s unique COVID-free status. 
o  We are considering the learnings from international experience. 
INFORMATION 
•  Cabinet paper wil  be developed for consideration in late August. 
 
General discussion 
 
•  Currently we have the planning and the words – the communications and engagement 
programme is critical to translate vaccination wil ingness into action/uptake. 
OFFICIAL 
•  In response to a question, the Ministry confirmed that the modelling was mindful of the 
quantum of confirmed supply.  It has been carefully planned to avoid stock depletion and 
the subsequent delivery and confidence impacts this would have.  However, the point was 
THE 
then made that managing the supply curve and pushing appointments out also had risks 
(disengagement). 
•  The Ministry noted the current wider demands on the health workforce – including winter 
il nesses, and the fact that many nursing staff have been moved to work in managed 
isolation or quarantine facilities.  CVIP roll-out must achieve a balance without 
UNDER 
compromising the rest of the system. 
•  The suggestion was made simply inviting all Māori and Pacific people from now would 
help to promote equity, given age sequencing works against this.  The Ministry noted that 
full discussions have been had with Ministers and the current approach reflects Cabinet 
decisions. 
•  Reaffirmed the importance of reaching those in rural locations. 
 
 
RELEASED 
4 of 7 
 
Page 62 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
8. 
DHB Accountability of equity targets (Jason Moses) 
 
Paper 11: District Health Boards Equity Production Plans and Performance 
 
•  DHBs are currently at 59% of their delivery against production plans for Māori.  This 
largely reflects the sequencing framework, and the fact that most Māori are in the younger 
age groups. 
•  Some DHBs are doing an excellent job with Māori aged 55+ years being vaccinated 
equitably, however, this is now showing through in current reporting.  These DHBs are 
ready to move into vaccinating lower age bands. 
•  DHBs vaccination for Pacific people is generally going very well but some areas stil  need 
better targeting to lift performance.  
 
General discussion 
 
1982
•  Noted that current sequencing pushes equity results out until late in the programme.  The 
Governance Group asked if the age cohorts for Māori could be lowered to recognise the 
younger population composition.  This could be restricted to DHBs that have met their 
ACT 
equity age band targets. Following discussion, it was agreed that the Ministry would raise 
this matter at the Vaccine Ministers meeting to be held later that day. 
•  The recent move to use HSU data as the denominator (see section 4) wil  give much 
better granularity of populations being vaccinated 
•  The Ministry confirmed that regional account managers work closely with DHBs to provide 
support for targeted communications, including for rural communities. 
Action:  Discuss at Vaccine Ministers’ meeting on 30 July 2021 whether DHBs that can 
demonstrate they have completed/near completed their Māori populations aged over 
65 years, and aged 60-64 years, may start to vaccinate their younger Māori cohorts. 
INFORMATION 
9. 
Communications and engagement – general approach  (Rachel Lorimer) 
•  Current focus on launch of ‘Book my Vaccine’, last part of Group 3 roll-out and Group 4. 
•  As age banding moves into business as usual other communications wil  be developed or 
reviewed, such as the ‘FAQ’. 
•  Currently doing research to understand attitudes of Māori towards vaccination and their 
OFFICIAL 
vaccination barriers. 
•  Will also be working with Māori, Pacific and disabilities community representatives to 
inform the research portfolio supporting future communications development. 
THE 
•  Current initiatives with an equity focus include, working with Iwi leaders, Māori leaders, 
clinicians, and providing targeted funding for champions 
 
Group discussion 
•  The Governance Group 
UNDER  noted that there was now better transparency of information 
published on the Ministry’s website. 
•  The Group noted its desire to understand more detail about regional approaches to 
promote vaccination uptake with an equity focus, including younger age groups.  It 
expects the Māori Communications approach will provide this overview and level of 
assurance.  The Ministry advised it would also prepare a short update of Māori, Pacific 
and Disability community engagement, including funding allocations and recipients. 
•  Following a suggestion from a member, the Ministry confirmed it would publish 
RELEASED 
vaccination totals daily on the website.  It was also suggested that the Ministry consider 
publishing the number of bookings made. 
•  Ngāhiwi Tomoana advised he was pleased to learn of the progress made and the work 
being done to advance age bands.  He would provide this feedback to the Iwi 
Communications Collective the following day. 
 
Action:  Prepare talking points for Ngahiwi Tomoana attendance at the Iwi 
Communications Collective meeting on 3 August.  [Action completed 2 August] 
6 of 7 
 
Page 64 of 92

Document 1
Action:  Prepare an update of Māori and Pacific communications and engagement to 
date, including funding allocations. 
Action:  Vaccination totals to be published on the Ministry’s website on a daily basis. 

[Action completed]  https:/ www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/ 
covid-19-novel-coronavirus/covid-19-data-and-statistics/covid-19-vaccine-data#by-day 
Action:  Māori Communications Plan will be put to the meeting of the Governance 

Group on 13 August 2021. 
10. 
Other business   
•  The Chair noted that Mat Parr was moving to a new role and thanked him for his 
contribution to the CVIP Programme over the past several months. 
•  Noted that Fiona Michel wil  lead the ‘strategies for uptake’ workstream going forward, and 
Matt Jones wil  lead the ‘transition to future state’ work. 
1982
11. 
Sum-up of Governance Group’s focus areas for the programme arising from meeting 
•  Challenges remain, but the programme has made considerable progress.  The launch of 
the booking system was a significant achievement.  Bank the successes while bein
ACT  g 
mindful of the challenges ahead. 
•  There is a need for a strong focus on Communications and Engagement to retain 
confidence and momentum in roll-out: 
o  changes to sequencing or population groups, 
o  changes to vaccination delivery, 
o  to promote vaccination uptake, 
o  to meet equity objectives. 
•  Internal assurance activities must meet the needs of the programme both for ‘real time’ 
and for legacy reasons. 
INFORMATION 
12. 
Meeting close 
The meeting ended at 9.45 a.m. due to the prior commitments of several members. 
John Whaanga closed the meeting with a prayer. 
13. 
Next Meeting 
Friday 13 August 2021, 8.00 a.m. – 10 a.m. 
OFFICIAL 
 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
7 of 7 
 
Page 65 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
  2.  Other issues 
Cont.   •  Two members noted positively their own personal experience of COVID-19 vaccination. 
•  The Chair noted she was mindful that the Governance Group must add value to the 
programme.  As the Ministry continued to strengthen and assure of its ability to deliver the 
programme into the future, a review of the Group’s role would be appropriate. 
 
Action 1:  Director-General to work with the Chair to review the future of the CVIP 
Governance Group at an appropriate point. 
3. 
COVID-19 Immunisation Programme update  (Jo Gibbs) 
 
Paper 4:  COVID-19 Immunisation Programme Update – 08 August 2021  
•  A number of significant announcements this week: 
1982
o  Announcement of change to the interval between doses (21 days out to six 
weeks).  Messaging appears to have been well received with only a small peak in 
calls at the call centre.  Call response times kept to within a minute. 
ACT 
o  Announcement that DHBs who had completed sequencing vaccinations and had 
capacity could move to lower age bands early.  This was well-received by DHBs. 
•  Another strong week for vaccination volumes. 
•  Primary care: DHBs with maritime ports wish to offer vaccination to all port workers, not 
just those covered by mandatory testing regime.  Wil  be discussed with Vaccine Ministers 
later that day. 
•  Small additional supply received from Pfizer means we have been able to build up a 
seven-day stock.  We have been able to give DHBs some flexibility but continue to 
monitor supply closely. 
•  Have met with Minister Henare re equity planning; also met with ethnic com
INFORMATION  munity 
leaders.  Focus now is to maximise uptake across rest of the year. 
•  Cabinet wil  consider options re vaccination for 12-15 year age group on 16 August.  One 
option is to allow early entry for dependents accompanying parents.  There are 
operational implications (including informed consent procedures) to be worked through for 
12-15 year olds seeking vaccination by themselves. 
OFFICIAL 
4. 
Reconnecting New Zealanders 
 
Papers 5 and 5a:  “Reconnecting New Zealanders to the World” and Prime Minister’s media 
release – 12 August 2021  THE 
 
•  The Prime Minister outlined five key areas of focus for reconnection, with vaccination 
playing a key role.  Announcement made that all eligible age groups wil  be able to book 
their vaccine by 1 September 2021.  The elimination strategy wil  continue to apply. 
•  Noted that the Strategic
UNDER  COVID-19 Public Health Advisory Group led by Sir David Skegg 
had just released three reports on New Zealand’s future strategic approach to managing 
COVID-19 and reopening the country. 
 
Group discussion 
•  In response to a question the Chair advised that the Governance Group and the group led 
by Sir David Skegg did not have direct links.  However, a government agency CEO group 
meeting chai
RELEASED  red by the chief executive of DPMC has been updated about the strategic 
advisory group’s work. 
 
 
2 of 7 
 
Page 67 of 92

Document 1
5. 
Programme focus areas  (workstream leads) 
Paper 6:  Programme focus areas – 11 August 2021 
5a. 
Delivering to scale  (Vince Barry) 
•  Programme is reviewing DHB production plans between now and September.  Target is 
50,000 doses/day delivery on smooth cadence.  Logistics are critical to support this. 
Mindful of potential impact of external influencers (e.g. wider workforce issues). 
•  Maintenance of clinical safety is critical.  Must also ensure that any issues that arise within 
COVID-19 vaccination do not appear more widely. 
•  Encouraged by the involvement of many primary service providers, including pharmacies, 
who view their involvement in scale-up and roll-out very positively. 
•  Technology:  must ensure all key enablers are in place to support scale.  Paper being 
drafted for Steering Group consideration on this issue. 
5b. 
Strategy for Uptake  (Fiona Michel) 
1982
•  Noted 85% vaccination target set having regard to research in New Zealand and 
international settings. 
ACT 
•  About 20% of primary care providers are delivering vaccination.  Larger practices have 
been onboarded first.  Working to include all primary care providers by end October to 
give resilience going into the new year.  However, this second group comprises smaller 
practices with a smaller overall population coverage. 
•  All DHB providers have their own uptake strategies through their production plans and 
equity plans.  Performance is actively monitored by the Ministry. 
•  CVIP is aware that other countries variously offer incentives for uptake and is reviewing 
their approaches. 
•  CVIP national director indicated that the cross-sector perspectives of Group members on 
the draft strategy for maximising uptake would be beneficial once draft is completed. 
INFORMATION 
Group discussion 
•  The Governance Group noted that the current response to COVID-19 by “all of Aotearoa 
New Zealand” leaves a legacy of built social capital and of trust at a government level, at 
a service provision level, etc.  New Zealand’s unique situation is a significant ‘prize’ for all 
New Zealanders, and adding incentives to inspire individuals to essentially ‘save their own 
lives’ seems inconsistent. 
OFFICIAL 
•  We must connect with the right people to promote and enable uptake.  The importance of 
connecting with local leaders to lead local approaches to reach local communities was 
emphasised.  The role of the cent
THE  re is to support this.  (See also discussion at sections 7 
and 8.) 
5c. 
Stakeholder engagement  (Caroline Greaney) 
 
•  Need to build and maintain the confidence of our key stakeholders. 
UNDER 
•  Effective engagement is key to ongoing success of the programme. 
•  Reviewing and refreshing our stakeholder map, and engagement learnings to date, to 
identify gaps and opportunities to take forwards into future engagement. 
•  Currently looking at cross-agency relationships that wil  strengthen work with disability 
communities
5d. 
Future State design  (Matt Jones) 
 
RELEASED 
•  Building an assumptions map and a future state operating model for COVID-19 
vaccination from 2022. 
•  The aim is to be able to apply the final product to other vaccination programmes. 
 
Group discussion 
Noted the challenges of designing this in a changing landscape, where the science is not yet 
fully understood. 
 
 
3 of 7 
 
Page 68 of 92

Document 1
5e. 
Worker vaccination  (Fiona Michel) 
 
Workplace vaccination 
 
•  Both Fonterra and Mainfreight have completed their first round workplace vaccination with 
very good uptake. 
•  Good response to the request for expressions of interest from other workplaces interested 
in offering this service to their workers.  These are now being assessed. 
•  Next priority wil  be supermarkets as essential service providers.   
•  As the government’s wider vaccination approach is to implement age sequencing, 
workplace vaccination has been run in parallel. 
 
Mandatory worker vaccination 
 
•  Port workers:  There have been some pockets of resistance from this worker group.  Work 
1982
going on to support port employers to have port workers vaccinated including establishing 
port-based clinics (commencing shortly). 
•  Noted that vaccination is now being offered to all port workers whether or not they are 
ACT 
covered by a mandatory vaccination order.   
 
Group discussion 
 
•  Workplace:  Noted that there is a wide group of essential service providers at AL4 (e.g. 
couriers, power companies, funeral directors) and this group should be assessed to 
identify those who must be offered vaccination as an absolute priority. 
•  Courier companies and those servicing supermarkets are likely to be of higher priority.  
Noted that, mindful of the threat posed by the Delta variant, the all-of-government group 
led by DPMC was doing some work around the scope of essential service 
INFORMATION providers. 
 
•  Port workers:  Members noted the public reaction to non-vaccinated workers involved in a 
previous outbreak.  Also noted that the requirements for mandatory testing are phased, 
with the last cohort (including some port workers) not required to have completed 
mandatory testing until 30 September 2021.  In the meantime, members were aware that 
maritime port employers were looking at how they could reduce risks in their workplaces 
OFFICIAL 
e.g. through limiting interactions of certain groups.  
 
(Note:  The Group’s discussion on this issue fed into its wider discussion on New Zealand’s 
THE 
preparedness for a Delta outbreak – see section 8.) 
5f. 
Vaccinator workforce  (Fiona Michel) 
•  Now have 10,800 trained vaccinators.  About half used in the programme to date.   
•  COVID-19 vaccinators:  
UNDER  NZQA has approved the training programme. Thirteen people 
have met all requirements and are now in the vaccination workforce.  370 people in 
training.  Initiative positively received by many DHBs/providers.  Māori providers were the 
early adopters.  There is a lot of interest in the legacy potential of this role. 
•  Vaccinator authorisation:  Initial backlog (380 applications) created by the temporary 
deferral of authorisation is cleared.   
 
Hands up (surge) database 
RELEASED 
•  Mindful of the undeployed skil set and wider trained capacity in the network.  CVIP 
therefore now has a dedicated sourcing role to work closely with DHBs and link resources 
to them to address need.  
•  Looking to maximise use of the “Hands up” database by opening up access to providers 
more broadly than DHBs.  Noted this is still subject to discussion with DHBs. 
 
 
4 of 7 
 
Page 69 of 92

Document 1
5f. 
Group discussion 
Cont.  •  The Group noted positively the legacy work associated with the COVID-19 vaccinator role 
and suggested that consideration by given to micro-credentialing these workers to 
perform other roles. 
•  In response to a question, the Ministry confirmed that the timeframe to authorise a new 
COVID-19 vaccinator is about a week, providing all correct information is received with the 
initial application. 
Action 2: Ministry to consider the following for CVIP legacy activity: 
a)  Consider what micro-credentialing can be done flowing out of the creation and 
appointment to the COVID-19 vaccinator role, and 
b)  Consider how the COVID-19 vaccinator role might endure into the future. 
5g. 
Workforce sustainability  (Group-led) 
1982
•  Group members noted it was important that the programme can demonstrate that it has 
considered the impacts of both scaling-up and prolonged roll-out on the vaccination 
ACT 
workforce, and that it has taken steps to help to DHBs and other health workforce 
employers to manage this. 
•  Consider actions to keep the essential workforce ahead of the curve, for example, early 
vaccination of those in essential services not covered by mandatory vaccination.  
 
Ministry comment 
•  Aware that many employers are working hard to ensure that vaccination staff maintain 
normal working and leave patterns.  The Ministry understood this approach is also applied 
more broadly across the wider health workforce.  Also noted that those in vaccination 
INFORMATION 
roles were rotated to other related roles e.g. monitoring those in the waiting room.  
Action 3:  Consider if the Ministry should provide ‘detailed actions’ guidance to 
support employers to keep their vaccinator workforce fresh.  [Fiona Michel] 
(Note:  The Group’s discussion on this issue fed into its wider discussion on New Zealand’s 
preparedness for a Delta outbreak – see section 8.) 
OFFICIAL 
6. 
Reporting against the Success Framework  (Luke Fieldes) 
 
Paper 7:  CVIP Outcome Measures – 13 August 2021 
THE 
 
•  Tracking well on measures other than efficiency.  Reasons for poorer performance in 
efficiency are that some DHBs have not been able to keep pace with planned capacity 
increases, and some have not matched demand.  (Noted however that the speed of the 
new age band releases may have had an impact on performance.) 
UNDER 
•  Forward bookings are largely second doses; actual vaccinations are largely first doses. 
•  Noted that the data increasingly provides evidence about gaps in uptake.  For example, in 
group 3 there is a significantly higher uptake by people aged 65+ years with at least one 
long term condition (LTC) than by those without an LTC.  This potentially shows that 
engagement is having a positive impact for this group.  However this is not the case for 
the 16-64 year age group with LTCs.  
•  Noted that some DHBs have started to run out of people in the released age bands.  
Vaccine M
RELEASED inisters have agreed to implement 10-year bands in response and this has 
been well received by DHBs. 
•  Acknowledged that current data is sourced from the booking system and thus excludes 
primary care. 
 
Group discussion 
•  The Group noted positively the type of data now able to be provided and the ability to 
pinpoint gaps. 
5 of 7 
 
Page 70 of 92

Document 1
•  It was queried how CVIP was ‘holding’ DHBs to the announced sequencing framework.  
Some DHBs appeared to apply more flexibility. 
•  Closely informs what is needed from Māori and Pacific engagement.  But also shows that 
some groups wil  need more than just messaging to prompt action. 
•  In response to a question, the Ministry advised that this data was not yet readily available 
to DHBs due to the recency of the change to using HSU data as the denominator.  The 
Ministry was working to transfer DHB data over. 
Action 4:  Provide the Governance Group with information on the specific actions that 
CVIP wil  do differently to address the evident gaps showing up in the data. [Fiona 
Michel] 
7. 
Māori and Pacific Communications (Rachel Lorimer) 
 
Paper 8:  Communications approach for Maori, Pacific and Disability – 12 August 2021 
The Governance Group noted its desire to understand both the broader strategies and the 
1982
targeted regional approaches to promote vaccination uptake with an equity focus.  
•  The Ministry noted that there is no ‘one size fits al ’ approach to engagement.  The
ACT  
mainstream campaign and funding activities are enhanced by regional and local 
communications and engagement activity, led within those communities, and variously 
targeting Māori, Pacific and Disability communities and those in younger age groups.  The 
Ministry has made funding available for many of these local initiatives. 
•  Ministry feels confident that it has strong networks and capability, and is reorientating 
messaging to support strong uptake. 
•  Noted that local iwi groups are very well engaged. 
•  Digital campaigns and tools wil  start to gain more prominence as open age banding 
commences from 1 September 2021.  Confirmed that some of these initiat
INFORMATION ives wil be 
appropriate for Māori audiences. 
•  The Ministry undertakes ongoing work to address misinformation where it arises. 
Group discussion 
•  Members discussed the critical importance to scale-up of matching comms and 
OFFICIAL 
engagement initiatives to the audiences. 
•  They sought assurance that the Ministry felt it had the right communications strategies 
and tools ready for the 1 Septem
THE  ber launch. 
•  Members noted that positive role models and leadership, coupled with continuous positive 
promotion, are proving very effective, particularly in smaller communities: 
o  Community leadership and community spirit in Wairoa has seen over 70 per cent 
of the population have their first dose.  
o  One member had 
UNDER  helped provide confidence to a group of workers in his 
community simply by being vaccinated in their presence. 
o  Tribal events create opportunities to increase uptake by Māori. 
•  Members queried CVIP communications preparedness for the changes to the interval 
between doses, announced the day prior on 12 August.  The Ministry advised that it was 
comfortable that direct engagement had taken place with the Iwi Communications 
Collective and the Cause Collective to target Māori and Pacific communities. There would 
also be a s
RELEASED trong ‘push’ through social media. 
•  Noted positively the freeing up of age bands from 1 September. 
•  As an overview, the Group noted there must be a strong link between ‘awareness’ and 
‘action’, and there must be agility to respond in areas where resistance is encountered so 
that effort still translates into uptake.  Leading indicators now give a granular view of 
forward bookings.  If the effort does not show through in leading indicators then a 
significant rethink of engagement wil  be a priority. 
•  (Note:  The Group’s discussion on this issue fed into its wider discussion on 
New Zealand’s preparedness for a Delta outbreak – see section 8.) 
6 of 7 
 
Page 71 of 92

Document 1
8. 
Contingency planning for Delta outbreak (Group-led item) 
 
•  Members expressed the view that arrival of the Delta variant into New Zealand was a 
‘when’ and not an ‘if’, noting the current situation in NSW. 
•  Considerable discussion took place about the country’s preparedness for the Delta 
variant, including contingency planning measures, and the actions that can be taken now.   
•  Whilst noting the nation’s performance to date, the Delta environment was very dif erent to 
that which existed in early 2020 and it must not be assumed that the mechanism that has 
reliably delivered to date wil  remain effective.  To what extent does the approach in the 
future programme still reflect the situation of early 2020.  There is now a need to advance 
thinking against future risks - what wil  we do significantly dif erently in order to address 
Delta? 
 
Vaccination readiness 
 
1982
•  Under AL3/4, essential services remain open.  Members are strongly of the view that 
workers in these services, whether or not subject to mandatory testing, should be fully 
vaccinated well ahead of the current vaccination curve, and should receive their first dose 
ACT 
as soon as possible.  Members expressed the view that for many, they did not think a 
second dose would be possible before Delta was detected in New Zealand.  
•  Port workers were of particular interest to the group.  However the scope of essential 
services could usefully be reviewed and broadened from a vaccination perspective. 
•  It was queried if planning allows for vaccination to continue in an area exposed to the 
virus.  One member suggested this was something that the AOG group was already 
considering. 
 
All-of-government readiness 

INFORMATION 
•  The Chair noted that, from an assurance perspective the Governance Group does not 
have visibility of the intersect between the vaccination programme and the separate 
testing programme also led by the Ministry.  This ‘joined up’ overview was something the 
Governance Group indicated it needs to support its wider conversations with and 
assurances to Ministers. 
OFFICIAL 
Action 5:  National Director to link with Carolyn Tremain re the all-of-government 
interface, and to clarify the vaccination/testing interface within the Ministry, for report 
back to the Governance Group. 
THE 
9. 
Sum-up of Governance Group’s focus areas for the programme arising from meeting 
•  Members of the Governance Group noted their strongest interest area and concern at this 
point was the whole-of-government response to a Delta variant outbreak, and the actions 
that can be taken now from the vaccination perspective to help to protect New Zealanders 
from COVID-19.  The im
UNDER  plications for New Zealand of another COVID-19 outbreak are 
now much broader than just having the disease in the community.  
•  Achieving equity remains a focus for the Group.  We must trust local approaches in local 
communities.  The most effective actions wil  be a combination of Ministry-led 
communications and engagement activities that supplement the actions of local trusted 
community voices who can push reach and strengthen acceptance. 
10. 
Meeting close 
RELEASED 
The meeting ended at 10.00 a.m. 
Ngāhiwi Tomoana closed the meeting with a prayer. 
11. 
Next Meeting 
Friday 27 August 2021, 8.00 a.m. – 10 a.m. 
 
7 of 7 
 
Page 72 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document 1
•  The Ministry recognised our strategy is to vaccinate as many people as possible and 
not set a target percentage. 
•  It is recommended not to leave the hesitant and unengaged part of the community 
until last and that we should focus communications on these groups specifically. 
•  Ministers are requesting further information, in particular equity data.  We are 
continuing to pull out all the stops to assist our political champions for the programme. 
•  There is concern about younger age groups being vaccinated as the bulk of the 
population is under 40 and a significant group is under 25.  We should be tailoring our 
communications campaign to these groups. 
•  A more focussed partnership with Iwi chairs and Ministers, who are strongly supportive 
of our approach and vaccination programme, should be utilised moving forward. 
•  It is acknowledged that there is 6 or 7 workstreams working in this area but that they 
are not as well connected as they could be.  There are also some great methodologies 
that we could take into the wider vaccination programmes if achieve the legacy. 
 
1982
Action: Ability to utilise current methodologies and opportunities to create a legacy for the 
wider vaccination programme moving into the next year.  Chair to discuss with the Director-
General and add an item for next meeting. (Dame Karen Poutasi) 
ACT 
 
3. 
Vaccine Supply (Jo Gibbs / Al ison Bennett) 
•  The item under Strategies for Uptake on the agenda wil  capture most of the areas of 
this item. 
•  Vaccines landing at 11:20am this morning.  The logistics and operational plan for this 
wil  see customs work and release these by 5pm tonight and then provide additional 
supply to Auckland arriving Sunday morning. 
•  There is another deal underway from Europe for 500,000 doses.  This 
INFORMATION will be 
announced next week and wil  run with the same process as the recent delivery. 
Batch numbers have been approved by Medsafe and the Bilateral agreement is ready 
to be signed. 
•  Pfizer has agreed to send 200,000 more doses which wil  arrive between September 
and October. 
•  The Ministry would like to note that although numbers of vaccinated people appear to 
OFFICIAL 
be reducing, 65,000 doses were completed last week, and the data indicates this is 
due to the reduction on alert levels.   
•  This weekend there is a full communications campaign expected and walk-in clinics 
THE 
will be available.  
•  Technology is working on identifying areas through the book my vaccine app to enable 
the public to see digital maps of where walk-ins are. 
•  Geospatial data is available now and we see that rural areas have a lower turn out 
that urban areas.  We can see specific small rural areas have done well as these have 
UNDER 
been targeted, however larger rural areas closer to urban areas have not as there was 
an expectation, they would travel into urban area clinics, but this has not happened. 
Strategies to lift uptake wil  be discussed in the next agenda item. 
•  There was a debrief with the IMT team recently where being clear on urban, rural, 
younger people, equity, Māori and Pakeha strategies was highlighted. 
The Chair and the Ministry recognise, and is very grateful, for the effort undertaken by MFAT, 
MOH and all those working around the clock to complete the policies and logistics required, to 
RELEASED 
produce such an amazing achievement. Congratulations to the team for securing doses and 
responding so well under the scenario of trying to vaccinate at the same time as an outbreak. 
4. 
Strategies for Uptake (Fiona Michel / Jason Moses) 
(This item was meant to be presented fifth but was switched during the meeting) 
•  This has been reprovisioned as was previously part of Mat Parr’s role who is no longer 
working on the programme. 
2 of 5 
 
Page 79 of 92

Document 1
•  There has been a new working group created to look at this with the optimisation team 
looking at the day to day working. 
•  This working group wil  assist us to see any pain points through great data.  We’l  be 
able to understand what is happening in areas, proving expert support when required.   
•  We are actively looking into taking ideas around incentives to the next steps. We’re 
working with the wider vaccination programme to understand how they’ve used 
incentives in the past.  Currently it looks more like enabling wil  work better, that’s 
providing transportation and connecting with like-minded groups, including workplaces 
and a mixture of private and public services to help with delivering vaccinations. 
•  There are lots of workplaces working hard to provide vaccinations for their employees. 
•  Ministers have been advised by the Ministry that an extension to the health order to 
see how it covers all of New Zealand should be considered along with a more granular 
personalisation. 
•  Data can be used to see who isn’t responding to invites to be vaccinated so we can 
reach out to these areas.  There is a Mr Whippy model being discussed where we 
1982
show up in the street and work with people locally.   
•  There is an alternative to Pfizer vaccine available as it may be that people want to be 
vaccinated but not with the Pfizer vaccine.  We are considering how best to approach 
ACT 
this group of the community to offer an alternative. 
•  We need to stay connected to our communities and Māori health providers as there is 
a lot of value here, including if we need to move quickly as we saw during the 
lockdown.  
•  There is a large focus on communications in these areas from Rangatahi and Iwi 
communications collective and a specific target response for Māori given that’s one of 
the key gaps at the moment.  Providers are also looking into incentives and some 
have already implemented these in their communities. 
•  It is encouraging to see momentum in this space and personalisation of this is likely to 
have the biggest impact on vaccination rates.  Communications need t
INFORMATION o shift to get 
that last 20-30%. We need to experiment and be more proactive.  Providers wil  need 
data to see who hasn’t been vaccinated in their areas so they can communicate with 
them directly. 
•  We suggest that all government agencies, when communicating with people, should 
be asking, have you had your vaccine yet?  Having employers do this would also be 
helpful. 
OFFICIAL 
•  There are workplace debates starting and we are looking at possible Health & Safety 
legislation conflicts. 
•  Ministers wil  be lobbied about
THE   workplace vaccination and Health & Safety legislation. 
•  Any assistance we can provide across the government to remove barriers including 
information sharing and legislation nature should help to ease some of these. 
•  One of our biggest opportunities for equity is in providing walk-in vaccination clinics 
and next week these wil  open to everyone. 
•  We have a very good c
UNDER  ohort of people for each age group and ethnicity health 
utilisation database, so we know who hasn’t responded.  With data we can look at the 
area, post code, ethnicity and can target our approach.   
•  We have done personal invitations as the dif erent age groups have rolled out and we 
are supporting different ways of communicating and seeing what people might be 
more likely to engage with.   
•  Talking to social science experts will identify techniques to bet er communicate with 
communities, including through community based discussions to assist in mobilisation. 
RELEASED 
•  There are 136,000 out 900,000 Māori not affiliated to an Iwi.  We need to look at a 
personalised approach for this group especially as 8-9000 don’t have easy access to a 
provider. 
•  The Communications Campaign is reorienting themselves to a new phase.  Our 
approach has done well up til now and the next phase is segmentation and specific 
messages to individual groups, including stakeholders and those on the ground who 
need to hear from us.   
•  We are reviewing behaviour and interventions also and strengthening our messaging.  
Information on safety, protecting yourself, whānau and reconnecting with the world are 
3 of 5 
 
Page 80 of 92

Document 1
key focus points along with interconnecting sites and moving quickly to utilise touch 
points. 
•  MSD have fliers going into foodbanks during lockdown.  Electoral commission is 
helping to target small communities.  We are continuing a broad approach and also 
targeting under 30s through more shareable channels to get through to youth, 
including the radio. We are looking at geographical data to specifically target radio to 
these areas. 
•  Emotional communications work well.  Our previous messaging about recycling 
rubbish, seatbelts, smoking created huge influences in our children.  The children 
influence adults to make changes.  How do we use that influence and the effects of 
children as we did on earlier campaigns? 
•  There are some negative messages out there, how do we turn these around to 
positive messages?  Iwi chairs and Māori health providers are able to go into Māori 
communities and partnerships. We should be utilising this much more.  Targeting 
100% vaccination rates by Christmas for Iwi.  Unless we get ambitious, we wil  be held 
1982
hostage by the negative messaging. 
•  There is an expectation that DHBs have links to local Iwi, and this should be 
complimented by nationwide connections with Iwi. 
ACT 
Action:  Next steps of Strategies for Uptake to come to next PLG meeting (Fiona Michel) 
5. 
Booster Vaccines (Dr Ian Town) 
(This item was meant to be presented fourth but was switched during the meeting) 
•  CV-TAG is reviewing.   
•  Third doses and incidents of missed doses our focus at present.   
•  Myocarditis is with the safety board for review.     
•  Janssen as an alternative is being fine-tuned. INFORMATION 
•  Influenza vaccinations are continuing and are being considered as part of the wider 
integration plan. 
•  Extra vaccines for the immunocompromised, border workers, certificates, and 
vaccination status for returning New Zealanders as a high proportion have been 
vaccinated.  
•  Minister Hipkins was advised regarding Pfizer and a science discussion with the Pfizer 
OFFICIAL 
science advisory board regarding need for boosters and the trials they are currently 
running. 
•  The Janssen vaccines wil  be approved for future use but not for booster shots in the 
THE 
first instance although may be something to consider for next year. 
6. 
Future Assurance Activities (David Nadler) 
There are six areas of assurance.   
UNDER 
•  Our intention is to leverage assurance activities already underway.   
•  Utility safety and incident manager. 
•  Tech assurance. 
•  Audit for logistics. 
•  Debrief on IMT group. 
•  OAG come back.  
RELEASED 
•  Follow up audit process important, however there is no timing or shape of the exercise 
yet. 
•  We are signalling to the wider sector for them to self-assure, service standards 
including performance, and understanding clinic leads have the right oversight in 
place.  A self-assurance confirmation in place.   
•  We have continued to be clear assurance work is required and the expectations of 
these functions. 
4 of 5 
 
Page 81 of 92

Document 1
7. 
Risk Updates (David Nadler) 
There are some key themes: 
•  Risk and opportunity. 
•  Delta is the biggest opportunity to the programme on working with risk, public apathy, 
scaling quickly, contingency programmes.  All these plans have been activated and 
working well. 
•  IMT sped up our decision making process.  The debrief and positive opportunity that 
could continue, including new delivery models, drive, and approaches. 
•  The challenges identified in the risk paper including sustainability of volumes and 
enduring over the next few weeks of the programme, as there is an end in sight.   
•  Strategy for Uptake to reach hard to reach people. 
•  Future state looking at 2022 and beyond.  Items built out of programme can continue. 
•  Inherent risks in the programme didn’t change but prominence was more immediate. 
1982
•  Risk only makes a difference if it feeds into decision making. 
•  Complexity as we have different parts of New Zealand in different alert levels. 
ACT 
•  Managing this part of the programme has many levels. 
•  Materially increase of scale and wider pressure in health workforce. 
•  Risk of clinical issues emphasis needed for incident identification and escalation so we 
hear and can respond quickly. 
•  Data quality issues.  Providers entering vaccinations into CIR.  Data quality around all 
sorts of things, duplications, names are wrong.  Providers have gone to paper instead 
of CIR.  There is work being done on this.  As we move into certificates this wil  
become more critical. 
•  Emerging issues with travel and certificates if the data quality issues aren’t fixed. 
•  There is a complex piece of work to see the data coming through and c
INFORMATION  an issue letters 
to confirm vaccinations.  If this af ects 1% then this will be tens of thousands so need 
fix as soon as possible. 
•  The technology team wil  require further support to resolve data quality issues.   
The Ministry congratulates the team for stepping up and getting numbers through as this has 
been astonishing.  We also recognise the good work on contingency planning and the risk 
work David has done has created a strong platform. 
OFFICIAL 
Action:  Return to PLG at next meeting with resourcing requests. (Michel Dreyer) 
THE 
8. 
Any other business and close 
No other business. 
9. 
Meeting close 
The meeting ended at 10.00 a
UNDER  .m. 
Ngāhiwi Tomoana closed the meeting with a prayer. 
10. 
Next Meeting 
Friday 24th September 2021, 8.30 a.m. – 10:00 a.m. 
  RELEASED 
5 of 5 
 
Page 82 of 92


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED