Recordkeeping at The University of Auckland   
Resource Sheet 3 
 
 
How long do I have to keep University records? 
 
The records you create as part of doing your job (other than research data and findings) 
are the records of the University’s business. They belong to the University and should be 
disposed  of  only  in  accordance  with  the  General  Disposal  Authority  (GDA)  which  has 
been approved by the Chief Archivist under the Public Records Act 2005. This is a legal 
document and records should not be disposed of any earlier than is authorised. 
Not all records have to be kept for very long. Many of the records we produce are only of 
transitory importance and do not need to be kept once their purpose is past e.g. contact 
lists,  many  working  drafts,  duplicates,  reminder  notices.  On  the  other  hand,  some 
records need to be kept forever as archival records – these include final student results, 
Council,  Senate  and  some  other  committee  minutes,  major  audits  and  reports  and 
significant legal agreements. 
A copy of the GDA for University records is on the Records Management intranet site. If 
you have any queries please contact the Records Management Programme Manager. 
If  you  are  the  originator  of  the  record  you  are  likely  to  be  the  person  responsible  for 
keeping it  or  ensuring  it is  part  of  one  of  our  business  systems  which  contain  records. 
Similarly,  if  for  example,  you  are  the  sole  or  main  recipient  of  a  letter  concerning 
University business, then you are responsible for managing that record. 
If you have a copy  of  a record which you  just  use  for  reference purposes it is unlikely 
you will be responsible for keeping the record.  
Examples: 
1. 
You keep copies of invoices that you forward to Finance. Finance are responsible 
for  keeping  the  original  official  copy  for  the  required  length  of  time.  You  can 
destroy your copy once you no longer need it. 
2. 
You  are  responsible  for  the  final  report  summarising  the  outcomes  of  a  staff 
satisfaction survey. This report needs to be retained. 
3. 
You receive a letter or email including agreement for a particular business action 
to take place. You should keep this record in accordance with the GDA.  
Resource Sheet 3: How long do I have to keep University records       Dec 2010    v1.1               
 Page 1 of 1 
 

---