This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'COVID-19 Vaccine Strategy Taskforce and Advisory Group documents'.


 
 
Covid-19 Vaccine Strategy 
Science and Technical Advisory Group 
 
M
 
inutes – Wednesday 4 November 2020 
(Confidential)
Date & time 
10:00 to 11:00AM, Wednesday 4 November    
Attendees  
Ian Town (Chair) 
Justine Daw 
David Murdoch (Deputy Chair) 
Allison Bennett 
Ian Frazer  
Sahar Fanian 
Peter McIntyre 
Karl Ferguson 
Nikki Moreland 
Stephanie Symynuk 
Helen Petousis-Harris 
Emily Robinson 
John Taylor 
Chriselle Braganza 
Nikki Turner 
James Ussher 
Apologies 
Matire Harwood 
Sue Crengle 
Graeme Jarvis 
Item for discussion 
Led by 
Administration 
1.
Apologies 
Ian Town 
Matire Harwood, Sue Crengle, Graeme Jarvis 
2.
STAG Conflicts of Interest 
Ian Town 
The current COI register was noted, with no new conflicts declared.  
3.
Review of minutes from last STAG meeting 
Ian Town 
The minutes from the STAG meeting on 21 October 2020 were approved.
4.
Matters arising 
Justine Daw / 
Justine Daw and Ian Town provided updates on matters arising: 
Ian Town 

There are likely to be three candidates offered through COVAX, two of which 
were already known through the Advance Purchase Agreement (APA) process, 
and a third which looks interesting. We will likely have two weeks to make a 
first decision on the option to purchase (to remain ‘opted in’ for potential 
purchase). Project Lead Glenys Karran from MFAT will provide an update on 
COVAX at the next STAG meeting (18 November). 

The agenda for today covers a number of matters arising: 
-
an update on the Taskforce Communications and Engagement Strategy 
-
an updated table summarising bilateral APA candidate progress 
-
an update on clinical trials / long-term surveillance 



 

Ian Town discussed the CARM proposal with Chris James at Medsafe, who 
 
confirmed that they have approval in principle to proceed. Medsafe is 
currently working through the acceptance and funding processes. The 
urgency around this was noted by the STAG. 
 
5.
Review of rol ing monthly planner 
Justine Daw 
 
Justine Daw noted that the next two weeks will be critical in terms of APA 
purchasing, with a number of Science and Clinical Review Panel assessment 
documents being finalised to inform purchase decision briefings to Ministers. 
COVAX timelines remain unclear at this stage, but expect more information 
shortly. 
The Government will not be purchasing all the vaccines that have been reviewed. 
While the Taskforce has yet to make a decision on final numbers, it will likely seek 
to finalise four APAs before Christmas, with COVAX candidates enabling us to 
manage portfolio risk through additional purchasing, as needed.  
A meeting has been scheduled with the Science and Clinical Review Panel on 10 
November to discuss the portfolio as a whole. 
There may be periodic requests for advice into early 2021, as we monitor the 
portfolio of purchased vaccine candidates over time, in respect to delivery 
schedules, logistics and performance. 
Updates
6.
COVID-19 Vaccine Portfolio: Anticipated population coverage 
Allison 
Allison Bennett (Project Lead, Immunisation Roll-out) presented the initial 
Bennett / 
assessment of population coverage for potential vaccine candidates based on 
Sahar Fanian 
information available to date. 
STAG comment was sought on the draft analysis, including the assumptions made 
and any other factors, limitations or assumptions that need to be considered. The 
analysis will be updated as more information becomes available. 
Discussion included: 

This work supports decisions on what vaccines to purchase (and in what 
volume), and will help plan and schedule the immunisation roll-out. A high 
degree of uncertainty in the assumptions was noted, with the analysis aiming 
to test whether risk has been spread sufficiently across the portfolio and 
identify gaps in coverage. 

The STAG agreed that the analysis appeared sound based on the information 
currently available, but recommended monitoring whether purchased vaccine 
candidates would provide personal protection or a reduction in transmission 
(or both).  It was recommended that some ‘carriage’ studies might be 
considered early on, with New Zealand in a unique position to undertake 
these.  Conversely, some global clinical trials were starting to include higher-
risk participants, which would provide additional insights for New Zealand. 

The next STAG meeting (18 November) will focus on this issue of priority 
surveillance, post-marketing and associated research needs for New Zealand 
and Polynesia.  



 
7.
Engagement and Communications Programme update 
Karl Ferguson 
/ Stephanie 
 
Karl Ferguson (Project Lead, Communications and Engagement) provided an 
Symynuk 
update on the Taskforce’s Communications and Engagement strategy. Everyone in 
New Zealand has a stake, or at least an interest, in the Vaccine Taskforce’s work.  
 
The strategy acknowledges the challenges and responsibilities that come with this. 
Key points from the strategy are: 
 
-
Phase 1 is ongoing, and aims to highlight and tell the story of the Taskforce 
and its key milestones. This phase includes active planning of announcements 
and media management of critical communications through a range of 
channels. 
-
Phase 2 is focused on public engagement and recognises the significant 
interest in Covid-19 vaccines from a range of groups. It will be looking at how 
we can engage directly with these communities, including vulnerable groups. 
-
In Phase 3, the Taskforce will work closely with MoH on communications to 
support the immunisation roll-out.  
Discussion included: 

The upcoming informational video (with Helen Petousis-Harris) is well-done 
and accessible. It is expected to be released on the COVID-19 website 
[complete as at 7 November]. 

It will be important to provide ongoing reassurance to the public about the 
significant, science-based activities underway as part of the Taskforce 
programme, which will underpin confidence in the decisions made, despite 
the pace at which things are moving. 

The STAG noted that it will be important to ensure that a range of voices and 
channels (including Māori and Pacific), are incorporated into the programme 
to speak directly to the communities they’re engaged with. Drs Siouxsie Wiles 
and Jess Berentson-Shaw were both noted as effective communicators. 

It was agreed that different communication channels, actors and styles are 
important. The Taskforce is already proactively engaging with a small group of 
key science commentators, and will discuss with this group what type of 
questions they are receiving, and how the Taskforce can best support them in 
their independent commentary.  

Preparations are in progress, led by Nikki Turner’s UoA group, for an online 
database on relevant communications material and generic Q&A’s to front-
foot enquiries. There is an opportunity for the STAG to work collectively on 
this to identify and share relevant high-level material that can serve as the 
primary point of reference for incoming enquiries.  

The Taskforce should be aware to the possibility that, given New Zealand’s 
status of having negligible community transmission, New Zealanders may 
begin to view COVID-19 as an external threat, and be prepared to address any 
communications and engagement needs that may rise from that. 



 
Discussion
  8. Horizon Research COVID-19 Acceptance and potential uptake report 
Karl Ferguson 
/ Stephanie 
Karl Ferguson also presented on a Horizon report commissioned to provide a 
Symynuk 
 
baseline for attitudes and sentiments towards vaccines and issues that are likely 
to influence vaccine acceptance. The report noted that some population groups 
are more likely to decline a vaccine if offered, and that the success of trials and 
 
immunisation programmes overseas will impact vaccine hesitancy in New Zealand. 
STAG members were welcome to share the report in confidence, but noted 
Horizon’s request that, before referencing this research, Horizon should be 
contacted to discuss the use and interpretation of the data presented. 
Discussion included: 

The report’s findings were not a surprise.  The report was considered to 
broadly reflect current vaccine-related perceptions in New Zealand. 

In general, Māori were less likely to accept a vaccine if offered, and parents/ 
care-givers noted hesitancy in giving new vaccines to children.  

It will be important to match communications and engagement from the 
Taskforce (and more broadly) with evolving sentiment/feeling in the 
community.  

Further targeted surveys could potentially be useful to understand the views 
of particular groups, for example, border and MIQ staff, and emergency 
workers. It will be important to understand vaccine-related attitudes in these 
groups, particularly as the issue of compulsory vaccination for workers in 
high-risk employment may potentially be raised for consideration in the 
future. 

The issue of compulsory vaccination should also be considered in terms of 
border restrictions as well – for example, will it be compulsory to 
demonstrate vaccination before travelling to New Zealand [c.f. Yellow Fever 
certificates], and how do people who have to travel frequently for work feel 
about this? 
9.
Responding to direct approaches on candidates 
Ian Town 
If STAG members receive a direct approach to either purchase or review the 
science of vaccine candidates, they can forward these on to the Taskforce team 
for response. STAG members do not need to respond directly, but they may elect 
to confirm that the enquiry has been referred to the Taskforce.  
10.
Clinical trials and long-term surveil ance monitoring 
Ian Town 
Ian Town noted that it will be important to be clear what we mean by surveillance 
and clinical trials, and that an issues paper on the topic will be presented at the 
next STAG meeting (18 November) by Drs Helen Petousis-Harris and Fran Priddy 
(Clinical Director of VAANZ, the New Zealand vaccine research platform), with 
support from Prof. David Murdoch. 



 
11.
Other matters 
Ian Town 
 
Justine Daw noted the following points 

The STAG Terms of Reference have been updated to include a ‘Fees and 
Services’ section, the current STAG membership, and the role and the 
 
membership of the Science and Clinical Review Panel. 

Information on how STAG members may submit invoices for payment will be 
 
sent out in the next few days. 

The Taskforce hopes that those STAG members who are able will join an in-
person meeting of the STAG on 2 December 2020. STAG members should 
arrange for their own transport, with expenses to be invoiced to MBIE.  
Should this cause any difficulties, please get in touch with Emily Robinson at 
MBIE to discuss. 
12.
Meeting close