This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'AFAC Contracts and SMS Reports'.

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


Parties 
New Zealand Fire Service and New Zealand National Rural Fire Authority (Sponsors) 
Australian Fire and Emergency Service Authorities Council (AFAC) 
1982

Review Services 
1.1 
AFAC agrees to provide the Review Services to the Sponsors for the Term in accordance 
Act 
with the terms of this Agreement. 

Manner of delivery 
2.1 
The Review Services will be delivered: 
2.1.1 
by the Specffled Personnel; 
2.1.2 
in accordance with the Terms of Reference and the reasonable directions of the 
Sponsors; 
Information 
2.1.3 
with due care, skill and diligence, and In accordance with good industry practice 
as would be expected from AFAC; and 
2.1.4 
in an efficient and cost effective manner. 

Specified Person 
Official 
3.1 
Each party warrants that: 
the 
--3.1.1 
It has obtained all authorisations and has done .. alUhlngs necessary in order to 
enter Into this Agreement and to perform Its obligations under this Agreement; 
and 
3.1.2 
It Is not aware of anything which will, or might be reasonably expected to, 
prevent or Impair that party from performing Its obligations under this 
under Agreement, in the manner and at the times contemplated by this Agreement. 
3.2 
AFAC warrants that the Specified Person has the necessary skills, experience, training 
and resources to successfully deliver the Review Services in accordance with this 
Agreement. 
3.3 
· The parties agree that the Review Services are deHverea by the Specified Personnel as a
representative of AFAC and not as a representative of the Sponsors.  Neither AFAC nor
DELWP Victoria may direct the Specified Personnel In the delivery of the Review Services
Released  during the period of the Review.
3098685_1 


3.4 
If the Specified Person is unable to deliver the Review Services on behalf of AFAC, AFAC 
will substitute the Specified Person with an employee of commensurate experience 
agreed by the Sponsors in writing. 


No Employment, Partnership or Agency relationship 
4.1 
No relationship of employment, partnership or agency is created between the Specified 
1982
Personnel and the Sponsors by virtue of this Agreement, or by virtue of the delivery of the 
Review Services. 

Act 
4.2 
The Specified Personnel remains employed by DELWP Victoria (seconded to  AFAC} 
throughout the period of the delivery of the Review Services and is bound by AFAC's 

terms, policies and processes. 
4.3 
AFAC is required to maintain appropriate  Insurance coverage in respect of the Specified 
Personnel, In accordance with legislation covering such arrangements relevant to the 

subject matter of this Agreement. 

Non-disclosure of Information 
Information 
5.1 
The Specified Personnel must at all times, including after the completion of the delivery of 
the Reviewers, not disclose Information or make any statement to any person or
organisation in respect of any matter that has been acquired by the Specified Personnel 
as a result of the Review except in accordance with the Terms of Reference or with the 
express written approval of the Sponsors.  In giving such written approval, the Sponsors 
may impose such terms and conditions as they consider frt. 

Official 
5.2 
The Sponsors may at any time require the Specified Personnel to give written 
undertakings, In a form acceptable to the Sponsors,  relating to the non-disclosure of 
confidential lnfonnation. 
the 

Dally rate, hours and assistance 
6.1 
The Sponsors agrees to pay AFAC the Dally Rate for the Services and to reimburse the 
actual and reasonable expenses Incurred by the Specified Person in the proper course of 
providing the Review Services. 

under 
6.2 
The Specified Personnel may be reasonably required to work such hours, greater than 
their regular working hours, as necessary to meet the requirements of the delivery of the 

Review Services In the manner set out In the Terms of Reference. 

Salary and benefits 
7.1 
The Specified Personnel will remain an employee of DELWP Victoria (seconded to AFAC) 
Released during the period of the Review. AFAC and DELWP Victoria (as the case may be) wlll 
continue to pay to the Specified Personnel all salary and other benefits, Including leave 
entitlements. 

3098685_1 




Leave 
8.1 
The Specified Personnel's rights in respect of aMual leave, long service leave and sick 
leave with AFAC and DELWP (as the case may be) will remain unaffected. 
8.2 
The Sponsors wlll Inform AFAC of any annual or sick leave and sick leave so that AFAC 
may update Its personal records. 
1982
8.3 
The Dally Rate will not be payable for days or part days where the Specified Personnel 
takes annual leave, long service leave, study leave or sick leave. 
Act 

Sponsors Material 
9.1 
The title to and Intellectual Property right in or In relation to the Sponsors Material vests 
upon its creation in the Sponsors. 
9.2 
Sponsors Material remains the property of the Sponsors and, on the expiration or earlier 
termination of this Agreement, the Specified Personnel must deliver to the Sponsors all 
the Sponsors Material. 
10 
Mutual Indemnity 
Information 
10.1 
The parties Indemnify each other from and against any Claim which may be brought 
agaJnst or made upon any of them which is caused by: 
10.1.1 
any negligent or unlawful .act or omission of the other party; 
10.1.2 
breach of this Agreement by the other party; 
Official 
10.1.3 
contravention of any legislative requirements by the other party; or 
the 
10.1.4 
infringement by the other party of the intellectual property rights of any third 
Party, 
except to the extent the claim is due to the negligent or unlawful act or omission 

of the first party. 
under 
11 
Security, health, and safety 
11.1 
The Specified Personnel must, when using the Sponsors' premises or facHltles, comply 
with all reasonable directions and procedures relating to occupational health, safety and 
security In effect at those premises or In regard to those facilities as notified by the 
Sponsors. 
12 
Conflict of Interest 
Released 
12.1 
AFAC warrants that, at the date of signing this Agreement, no conflict of Interest exists or 
Is likely to arise in the performance of its obligations or those of the Specified Personnel 
under this Agreement. 
3098685_1 



12.2 
If, during the term of this Agreement, a conflict or risk of conflict of interest arises, the 
Specified Personnel undertakes to notify the Sponsors immediately in writing of that 
conflict or risk, and after such notification, the Sponsors may at its discretion require the 
Specified Personnel not to engage in such other activities as give rise to the conflict or 
risk of conflict of interest, or may terminate this Agreement. 

13 
Dispute resolution 
1982
Dealing with disputes 
13.1 
The parties must, without delay and in good faith,  attempt to resolve any dispute which 
Act 
arises out of or in connection with this Agreement prior to commencing any proceedings. 
Mediation 
13.2 
Any disputes not resolved by the parties must be submitted to mediation. 
13.3 
A party may not commence proceedings In respect of a dispute (other than proceedings 
for urgent interlocutory relief) unless the dispute Is not settled by mediation within 15 
working days of submission to mediation, or such other time as the parties agree. 

14 
Termination 
Information 
14.1 
Either party may, by giving the other party 20 working days written notice, terminate this 
Agreement.  If this Agreement is so terminated, the Sponsors shall be liable only for: 

14.1.1 
payments under the payment provisions of this Agreement for services 
rendered before the effective date of termination; and 

Official 
14.1.2 
any reasonable costs incurred by AFAC and directly attributable to the 
termination or partial termination of this Agreement. 
the 
14.2 
Notwithstanding dause 14.1, upon delivering a notice of termination to the Sponsors, 
AFAC must continue to proviae the Sponsors with the Review Services for a period at 
least sufficient (as considered by the Sponsors) for the Review to achieve the next 
Immediately mHestone set out in the Terms of Reference. 
14.3 
Upon receiving a notice of termination from the Sponsors, AFAC and Specified Personnel 
under 
must: 
14.3.1 
stop work as specified In the notice; and 
14.3.2 
take all available steps to minimise loss resulting from that termination and to 
protect the Sponsors Material. 

15 
Notices 
Released 
15.1 
All notices, documents, requests, demands or other communication to be given for the 
purposes of this Agreement must be given in writing and may be served personally, faxed, 
emailed, or sent by registered malVoourier to the address of each party's representative 
set out at Schedule 1, or as notified In writing by one party to the other. 

3098685_1 



15.2 
All notices or communications will be deemed to be duly given or made: 
15.2.1 
On delivery, if delivered in person 
15.2.2 
On delivery of an electronlc read receipt or confirmation of receipt by return 
email. 
15.2.3 
Three working days after the date notice was sent If sent by registered mail.  1982
15.3 
Any such notice, which has been served on a non-working day, is deemed to be served 
on the first working day after that day. 
Act 
16 
Special Terms 
16.1 
The additional tenns specified in Schedule 1, if any, are to form part of this Agreement. 
17 
Miscellaneous 
Assignments and transfers 
17 .1 
A party must not assign or transfer any of its rights or obligations under this agreement 
Information 
without the prior written consent of each of the other parties. 
Contracts (Prlvlty) Act 1982 
17 .1 

Unless this Agreement expressly provides otherwise, this Agreement is-not intended to 
confer a benefit on any person or class of persons who is not a party to it 
Entire agreement 
Official 
17.2 
This Agreement (and the documents referred to by It} constitute the entire agreement 
between the parties and supersedes all communications, representations, negotiations, 
arrangements and agreements, either oral or written, between the parties with respect to 
the 
the subject matter of this Agreement__ 
Execution of separate documents 
17 .3 

This Agreement is property executed if each party executes either this document or an 
identical document  In the latter case, this Agreement takes effect when the separately 
under 
executed documents are exchanged between the parties. 
Governing law and Jurisdiction 
17.4 

This Agreement is governed by the law of New Zealand.  The parties submit to the non­
exclusive Jurisdiction of Its courts and courts of appeal from them.  The parties will not 
object to the exercise of jurisdiction by those courts on any basis. 
Severablllty 
17 .5 

Each provision of this Agreement is individually severable.  If any provision is or becomes 
Released  illegal, unenforceable or invalid In any Jurisdiction It is to be treated as being severed from 
this Agreement in the relevant iurlsdlction, but the rest of this Agreement will not be 
affected.  The legality, validity and enforceab�ity of the provision in any other jurisdiction 
will not be affected. 
3098685_1 



Variation 
17 .6 
No agreement or understanding varying or extending this Agreement shall be legally 
binding upon either party unless in writing and signed by the Sponsors and AFAC. 

Waivers 
17. 7
A waiver of any right, power or remedy under this Agreement must be in writing signed by 
the party granting it.  A waiver only affects the particular obligation or breach for which it is  1982
given.  It is not an implied waiver of any other obligation or breach or an implied waiver of 
that obligation or breach on any other occasion. 
Act 
17 .8 
The fact that a party fails to do, or delays in doing, something the party Is entitled to do 
under this Agreement does not amount to a waiver. 
18 
Definitions and Interpretation 
Definitions 
18.1 
In this Agreement the following definitions apply: 
Agreement means this agreement (and all documents referred to in It); 
Information 
Clalm means any clalm, action, proceeding, demand, l�lllty, obligation, costs (including 
legal costs), losses, damages and expenses; 

Dally Rate means the rate specified In Schedule 1 to this Agreement; 
DELWP Victoria means the Department of Environment, Land, Water and Planning. 
Victoria State Government;  
Official 
Intellectual Property means all copyright, patents, registered and unregistered trade 
marks, registered designs, trade secrets and know--how and anything developed from any 
of those rights or from that infonnation; 

the 
Review Services means the responsibilities and duties set out at Schedule 2 of this 
Agreement. 
Sponsors Material means any material provided by or on behalf of the Sponsors to the 
Specified Personnel for the purposes of this Agreement or brought into existence by the 

under 
Specified Personnel In the performance of his or her duties under this Agreement, 
including,  but not limited to, documents, equipment, information and data stored by any 
means; 
Specified Pensonnel means the individual specified at Schedule 1  to this Agreement; 
Term has the meaning specified in Schedule 1 to this Agreement; 
Terms of Reference means the Terms of Reference for the Review Services set out at 
Released Schedule 3 of this Agreement 
3098685_1 



Interpretation 
18.2 

In the interpretation of this Agreement, the following provisions apply unless the context 
otherwise requires: 

18.2.1 
References to an organisation include that organisation and any successor 
organisations by Act of partiament. 

18.2.2 
Obligations set out In this Agreement that, by their nature, are Intended to apply 1982
following the termination or expiry of this Agreement, have continuing effect 
notwithstanding such tennination or expiry. 
Act 
18.2.3 
A reference in this Agreement to a working day means a day other than a 
Saturday or Sunday on which banks are open for business generally in 
Welllngton, New Zealand. 
18.2.4 
If the day on which any act, matter or thing is to be done under this Agreement 
is not a working day, the act, matter or thing must be done on the next working 
day. 

18.2.5 
A reference In this Agreement to 'dollars' or '$' means New Zealand dollars and 
all amounts payable under this Agreement are payable In New Zealand dollars. 
Information 
18.2.6 
A reference in this Agreement to any law, leglslatlon or legislative provision 
includes any statutory modification, amendment or re-enactment, and any 
subordinate legislation or regulations Issued under that legislation or legislative 
provision. 

18.2.7 
A word which indicates the singular also indicates the plural, a word which 
indicates the plural also indicates the singular, and a reference to any gender 

Official 
also indicates the other genders. 
18.2.8 
In the event of any conflict between the terms and conditions contained in the 
clauses of the Agreement and any part of the Schedule and annexures thereto 
the 
(if any} then the clauses. sb�e precedence in the following order: 
(a)
Terms of Reference;
(b)
Review Services;
under (c) This Agreement
Released 
3098685_1 



1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


Schedule 2. Review Services 
As the Chair of the Review Team, you will be principally responsible to the Sponsors for the conduct 
of the Review, and the delivery of the outcomes of the Review, in accordance with the Terms of 
Reference. 

1982
Your role will include the following: 

identifying and gathering information relevant to the Review (lncludlng conducting
Interviews, reviewing records, and undertaking site inspections);
Act 

analysing information, documentation, and records;

preparing written reports;

providing expert knowledge on fire control and emergency management systems;

ensure that natural justice principles;

providing expert knowledge on fire service operations;
Information 

any other matters reasonable connected with the Terms of Reference;
It is expected that you will be required to travel to New Zealand twice for the purpose of providing 
these services: 

for approximately 3 weeks in May 2017 for the purpose of gathering information; and

for a number of days In between August - November 2017 for the purpose of meeting with
the Sponsors and discussing the draft and/ or final reports produced by the Review Team
Official 
It is expected that the balance of the Review Services will be delivered from your regular offtces, and 
that. following delivery of the Final Report to the Sponsors, you will be reasonably available for 
the 
purposes connected with the Review on teleconference and e-mail basis. 
under 
Released 
3098685_1 
10 


Schedule 3.  Terms of Reference 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
309B685_1 
11 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


BACKGROUND 
Porl Hills Fires 

1. Between  13  February  2017  - 15  February  2017,  the  New  Zec1lsnd  �ire  Service  Southem
Communlcsiio11s C;)ntre received e number of call outs to fires In the Port  Hills region of Cantal'b:.!ry.
Ths call outs reh,11�d to firaa that are understoo� to have stal'\ed et api)roximately 5:00 pm on 13 February
2017, and were formally declared out on  21  April 20"17.  This document refers to the fires as the 'Pon
Htl!F. r-ires'.
2. Addi'esslng ttie risk 1o life and properly p,e.senrad br me Port 1-iil:s Fires required amergency respons:3
1982
e,ervlces from  a  number  of governmental and  non-governmental agancias and  organisations.  Those
Included, but were noi llmlwd lo, the following:1 
Selwyn Dis-rrici Council; 2
Act 
Departmeni of Conservation; 
National Rural Fire Authority; 

New Zealand Fire Servlos:
Rural fi,e authorities supporting Selwyn District Council aild Department of Conservation;
Mew .Zealand Police:
SI John Ambulan�; allld

Minlstry for Civil Defence anci Emergenc� Managsmen1-
Information 
Fire Agencies' have cerlaln stef!Jtary duties 
3. ·1111s document refers to all rural i1ra authorities (pursuant io the For�st and Ruia! Fire Act 1977) that
responded to t!1e Port Hms Ares, ths Ne�ion�I Rural Fire Authority, �nd fhe Nw Zeals.id Fire Service,
as 'fl!'.e Ag�nCil)z'.
4. The  Fire Agencies etch  hsve  certain  s>,1,4tut'lry dutle1,  In  conneciion with  lira  control  and  emergency
Official 
management in New Zaeilsnd.3
5. In broad tenns:
a. Rursl �re authorities ll:;ivs particular duties, In thair respective rural fir3 cilsMcts, for fire control
the 
(including 1he  prevention,  datecii0:),  suppression  of 1lre, sategufl..llng  Ufe  and  pro�rty from
risk), and  compliling wiltl st.andards sat by the Matlonal  Rural  Flra Aut101ity, pursoont to the
Forest and Rvr�I Fire� Act 1977.4•5 
b. As the Port Hills fires were underslootl to hav� origina�ed from two fires, located in tha rural fire
disliicts of Salw�,n  □!strict Council, ai'ld the  Department of Conservation,  those !\Yo mra.l fire
authorities (th9 •�;;.c! r!r� Ager.cii,s'}, v,'Ould hcivs had prim&PJ l'eoponsH,illly for fire control, In
under 
!1-leir respectiva rural fire districts, under the Forest i:md Rural Fires Act 1977.
1 In this document, reference \o an organisation includes that oreanisatlon's r�twant er.1!)IO)'ll$ anef c.ontraCIOI$.
2 Salryn District Council anti Ctirtstchurcil City Couracll are considered bolh (a) Fire Agenci3S In lhilr capaclt1es es rural fire
.authorities pursuant to 1he Forest 6r:d Rural Fires Act 1977, and (b} tanilo!i&l 11:uthoritieS pu1'$1Jant !O lh1'j Loe.ii Gove.-nment Ad. 
2002). 
3 The Fire Ag1inoi'.'ls' respective stelulO!)' duties are se! ol.11 in fuH l!I Api>9n�.b: A. 
4 A$ set out Ir, At-"'P1.indlz fl., certain duO::s fall upon t\le rospective Prino!pal Rural fire Officers appointed by those rural 'fire
aulhoriiet. 
As the term 'fu.s control' Is defln'ld in secliOl'l 2, Forest and Rural Fires Act 1977
Released 



c. The National Rural Fire Authority has particular duties lo monitor and evaluate the performance
of rural fire authori\les, and to facilitate effective regional rural fire coordination, under the Fire
Service Act 1975, and has further functions under the Forest and Rural Fires Act 1977.6
d. The  New  Zealand  Fire  Service  has  certain  duties  to  ensure  the  effective,  efficient,  and
economical  management  of Its  functions  and  activ!Hes,  to  provide for effective  cooperation
between all fire services, and to provide for cooperation between the New Zealand Fire Service
and territorial authorities and regional councils, pursuant to the Fire Service Act 1875. 7
1982
e. A  number  of  the  Fire  Agencies  have  duties  pursuant  to  the  Civll  Defence  Emergency
Management Act 2002 and the National Civil Defence Emergency Management Plan 2015.8
6. It is anticipated that the Fire and Emergency New Zealsnd Bill (the 'Bill') will come into force on 1  July
Act 
2017 .9  Under  the  Bill,  urban  emergency  response  services,  and  most  rural  emergency  response
services, in New Zealand will be provided  by a  single entity- Fire and Emergency New Zealand.  Fire
and Emergency New Zealand wll have agreements with the Department of Conservation, and the New
Zealand Defence Force, regarding the emergency response services that the organisations will provide
to each other.10
PURPOSE
Purpose 
7  The purpose of this Operational Review (the 'Review') is to, in respsct of the  response to the Port Hills 
Fires  by  the  Fire  Agenciss,  and  through  the  Objectives,  recommend  any  actions  to  enhance  the 
effectiveness and efficiency with which the Fire Agencies carry out their respective statutory duties (and, 
Information 
from 1  July 2017, with which Fire and Emergency New Zealand wlD cany out Its statutory duties). 
8. This Review has been established with reference to the National Rural Fire Authority's draft Operational
Revfew Guidelines,  Operational Review Terms of Reference, and Operational Review Workbook.
Objectives
9. The particular objectives of the Review, through which the purpose will be achieved, will be to;
Official 
a. Assess the Fire Agencies' readiness for 1he Port HIiis Fires;
b. Assess the effectiveness of the Fire Agencies responses (both individual agency responses,
and the collective Fire Agency response) to the Port Hills Fires;
the 
c. Assess the effectiveness of communication, coordination, and collaboration between the Fire
Agencies (and, to the emenl relevant, with other agencies), in the course of the response to the
Port Hills Fires; and
d. Asse�!I the Fire Agencies' provision of safe wor!dng environments for workers.
under 
PARTIES 
Sponsors 
• AJi, set out tn App,endbl A. certain duUes fall upon lhe National Rural Fire Offioef appointed by the. Chief Executive of the New
Zealand Fire Service.
1 � set out In Appendix A, certain duties fall upon the National Rural Fire Officet, Chief Executive and /or National 
Commander. 
•Asset out In Appflndi:1t A, certain duties fall upon the National Commo1nder of the New Zealand Fire Service or lhe retevant
Regional Commander of the New 2.ealand Fire Service.
Released 
• The BIii is currently before Parliament.

' The proposed statutory duUes sel oul In the BIii, and organisations responsible for those duties. are set out In Apl)llndix B. 



1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


d. Any aspects of the response to the Port Ji ills Fires that are the pr!nclpel subject of other reviews
or  fnvestigE)tlOfls  by agenclas  or  organi�tions  more  closely  co,,nected  with  those  msaers
(Including  b11  New Zealand Police,  Traffic Accident  Investigation  Commlsslcn,  Civil  Aviation
Authority, Worksafe end I or the Coroner);
e.  The operations and or perfoimance of agencies other ihan thG Fire Agencies; and 
f.
Any pot9ntial fault or liability in connection with ihe Pon Hills Fires.
18. Notwithst'!lndlng �i1ose exc!us!ons, the Sponsors expect that the Review Te�rn:
1982
s. will consult and cooperate wi!h other agencies or organisations as appropriate for the purpose
of th!.; Rel!iew;
b. will consider any iniormi,itlon provided by oihar agencies or organisations (lncli;dlng the findings
Act 
of any inves&lgalions or revi:aws unde:ii::ken by those parties), and
c. will noi dlscloS® any Information, or meke findings on imormaiion provided by those pa rues, that
would prsjudica the processes or outcomes of such other investigations or review&.
PRINCIPLES ANO PROCESS 
Principles 
19. The Rev!ew will be 1.mc!ertaken in a manner tha'i Is lndependenl, Impartial, fair, !n aiccordance with thesa
terms of reference tmd In accordance wlth al! rel-.svan, laws .
.'W.  !f mrudng  a iinding thgt is  potentially ;Sdverse to  any person  or organisation, �he Review Team  must 
comply with tht'I principle� of natural jusUce (including informing that pemon or organ!smion or the ma,ters
Information 
on which ihe proposed f!nding is based, providing ihem a fair opporu.mriy io respond to tho� n�atters, 
ancl genuinely consldering that response !n the course of making itc, fim11ngs). 
21  Where re!evani, the Review w!II have e::-.press reference to thf. following: 
&.  all laws  and regulauons  relev�m! to ·i:.113  Review's  pu;po30  (including,  !:Jut not  llm!!ed to  the 
provioions of the Fire Services Act 1975, the t=oresr .ind Rural Fir� Act �977, the Civil D'3fence 
Em,arganc11 Mai1cgement Act 2CO2, the Civi! Defence and Emergency Management /\ct 1077); 
Official 
b. ihe New Zsalend Coordinttted Incident Management System (181 edition);
c. ell relavsnt Flrn Agsncles' pollcle.s end procedures, &nd
the 
d. ths draft National Rural Fire F,Mlhority Op'l>tationai Review Workbook :.ind Opef"!ltional Rev!iJw
Gt1ldellnes.
2?..  The Review foam will llelse wi".h the Sponsors, in raspect O'f lti cosra, to ensure that these sre kept to a 
reasonc;ble leval while allowing !ha Review to achi�ve its pU1"90se. 
23. The  Rsview Team may accep� any inform�!ion that It conside;'s appropriata, and will not b3 bound by
under 
!he rules of evlclence .ippllcable to a Court.  Th3 Review is not ti Judicial inqul,y or an Inquiry pursuant to
section 59 o, 1he  Forest and Rural Fiies Ac, 19l7.  The Sponsms do not expect the Review Team to
hold hearings, or to �llo','>' for the cross-e�aminatlon oi w;'inesses.
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
'S3.FSA 
'Si4.1'SA 
• s.,1,s 20(1). FSII 
� sum 20!2Jl•),. PM 
• -211(2J(b), fSA 
•su11e2111>.f't!A 
"sut,a2t(2).FIA 
Act 
.. sa,l'SA 
•Su!Jo211(1).FSA 
• Subs21(2t, fS,, 
"-ze{4). FSA 
"Subs2811(1�FSA 
""&lbs17B(1VSA 
.. S11E,FSA 
•SU11117N(1),FSA 
.. S170.FSA 
"'SUbo:13(1),FSA 
""S....23(2).FSA 
"'S1�FSA 
•&17JC,FSA 
• S<lllo 111(2). F!U'A 
.. S12,FRFA 
.,. Sub• 18(1). FRFA 
-Sutia 39(1)11>). PAFA 
-536,FRFA 
-sse,FRFA 
Information 
Official 
the 
under 
-· Released 


Al'l'liNDIX B: NfflCIPATED BTATimlllY DUTIU UNDER 1'1111! MD EM£llUl;!lr:;1' NIIW� II�� 
1982
,JRI! l!Ml!RG!NCY NEW ZIAUND{l"EMZJIBOMII 
AU11tOIIIIIED l'EftllOtl 
LOCAL ADVOC111Y � (I.AC) 
DEPIJl'IT,IENT D'I' COm:l!iRYATIOII ll>OC) 
IIEWn.N..'111:t 
DEf"ENCE FO!ICll "°"Fl 

FENZlo1heeamebodyn!heNoor2-nd � .. -�. 
NtMlol!Nd ,.,_ IJ■p,non-19 tll1lliSIINd t,y  lhemaln �of81•LAC•11t-ldwlldwlce,  l'l!NZand the Dlmclar�c,f� 

1'le BOilrd11tperfbrmerllllldM■fll'lel!IJft.d!IIYo, 
-■-1,_,_..,bFENZ.
fl!NZ and NZDf miat 1111<• 
"" 
muot lalkaei 111111)1111,19 
-•11ndor...,FENZ/v:A...S"'9u!Al1Dfts,,_ 
,...,,__, IIIJIHGIIIIIIY 
-leBteJ>ftlD-l'!IO■S--

1JOicJlortrnla>nllul:>ef>lceslllll-lll.-•n  ,.erlYDl)eff1110MIHM:e-ent I 
TIie prt,dpal objodlvos af FENZ •� 
underlhe Ad. 
imPllclO!i, orhlrlelmll!""'-fllfpulllc 
Act 
ThG fllncllo"" of M LAC� 
t1111.-ooi:-
oon-nland•ndaddlllan81 land. -

i.  To,-tt,er,,.;denooot"""""1edha-ndlhe..-"""1Dllfeond-1,,. 
1. 
w ""elann ol llnl Is""""" or any ftro Is fl!IM'Od, an 
The dosiglllllod 8e!Vioes M 
j,  Tounderlakil lllicleoltond-..lo<:81 
FEN2 will de!!wr lo NZDF; and 
2.  Topole<:la,d presem,llf« pr<Mlllto,lmH hjury; .,._10,-dlmagolop"'l)t!ltyand h!nd;�nd 
Aulhalzed"""""' ""'""'"IIII'° the eme,genoy 
..,_,,"'11far,_8oad. 
FEl'IZ end DOC muel 1ote ,_...,._ llll1p,< lo onblr 
---
-arllmftdomagelD Ille """'""'"""rt.
nn,y:""' 
1nt0a3,ye,,rly_._.......,ag�onlhrt 
2. 
2. 
Top10\llde __ .,FENZon1hll 
Tho dml1Jl111Bd11n'"'9 lllat 
1.  Endanlurl,f •• � m-tl>�oll 
natlona! ttralefw,loall_and -
NZOF wlfl deo'I-to FENZ. 

Tile natl blcfloqo af !'ENZ on, (o,nang c!her 1t11ng3�• 
,. 
c•-0.� ofh, orffainsldered 
plonn!n9
1. 
appn,p,11111.,._ ... .....,,..,._ID!ol■ny 
TI,ea .. 911111!d"""'1<:us1hatFENZ'Mlldo'!ver 
l!>OOC:..,d 

Ewry....,.monton-
To-llral!Of8ty 
tn,bum,andb--lllldpraporti,n 
3.  To°"nold01---Nf-Olh 
-·-·•1'817.-
lntobyltNI 
dangor. 
2. 
Chiofc!NZOF arw! FENZmllll 
Thelln,oontnll aerv:ces ... DOCv.ildd!Vertt> 
:z,  TD�ii'ep-on.ro,;ponseaml """"""'slon.-. 
-IIO 
FEN7_ 
J)ftMll9 Im' Ill& """'llllnl ., " 
2.  Dlroct.,,., 
""'1>""Y •dlvl!y Ila! m&y 
4,  To co_,.lllo .,_ otony c,.,,.,,. 
clel!rceftn, brtg11110""" ""7 other 
3.  To _,lfy odmfn"""'lhe FENZ Al:!. 
oonlrtbulnll>lhe-. 
-·----■nd 
FENlpo!3Dmolwhenn,oy..,. 

-duln ofll-ndilll l!Ull FENZ 
Ol>ena!t,glogother, -1"• 
3.  "8qulllany_lD_,,,,.,•-ID 1119YCl! 
1181andll!ol•-111• ..... -1n 
dsfencaanaaor� .... 
FENZnrnt-1lolOCllpann1n11rcr ___ lhlll_l'lfl>_l'lllltlWslrdud1ng,1trw 
ar lmtlhe--1cflll -""I'• 
-ID-"81.ACIIM-•llllty, 

--- !ho In plO/l for lhDloml •-• \Mll!Mc,tllam lNl •-LAC. ony cutl'lllll op,1111Uanal 
lnc:tAr,g lhe�t!!Mle■gmm-
.. 
--,twt1hDOC and the NZDF, 8'ld 111e1..-the ...... -•. ,_ 011..tn,lml 
llfretla,y_11t_lll'l)I pata ,_lh,
...ilh DOC n M NZZJF, 
ond � ti Iha fccll 1iulhat1111 ftllnllflt IDF&NZ'aflNl!offl.• 
tlllll'!llftlll'. 
FENZnmt-. andlmr••�111 pl11>!orNch lacal-.lnQdlrvp,llolnend �ur .. forfhl 
a. 01..a■nypolNII ID-flofn � Ille 
E■c:h LAC mum, h --,,fnoout ltl ln:II-, """8 
Information 
Tht,�P..,whololl dw,rg&of ptllOMei 
---
co,,1m_• 
�dh.._.,,. 
NOMI IDtlle opelllllflllp,lftCIPIM�l,vthe 
FENZ""'f-'! 
responc!lna toa, flMIVll!°'rtl&tor,n!ral and diW.I 
1.  Pltlhllltfool�htlngof-lnopcnalrlnan.-.or 
all FENZ r,aan,I, ....... fn, t,,fg!ldt• and lndustr)I 
,,,_tarrealrlctm,y ollwodlvlty In on 1,-,i,lndud1111......,..,.,,_, 11111 FENZ conlld""'ITIJI)' 
brlgslosendd __ ......,lhlllt_e1
CIUS9 a ftr9 to ftll1 or sprtRJid 
lllo IWIIOMeclf'lnonclllpa■a • 

� U,fl fENZ:conllldln llwl 1lre rim< condilfcns ex!ntar ..,11o,1y.,_1n 1"" ""'"- _ ,,,_ 
M-"'----.,..Y-lnrotallon 
.,..,-or"'5rtdlonb-,yo,.S...1nablt,ul.,_" -.,.,FENZmaynotpn,l,lblto 
IDimd.b,ti,p,and-and�in 
.,.._..., ""'1i!eoor__,, ti 1m..,,. from�""-·"' FENZmayP11bllcfynolllya p,ol,Jblllmor  """"8C(Oft-hlPolfo,m111CO«-taM of hlllhor 
_, orpn,,fde noloo of �pruhb!lloo., ,-..,dfredlylo _,_, ,. 
fundlora,-ar-■-'" 

FENZ:nvry, bf puttc,_, _,, fer any """'apn,i,,l,lodlire-«• lfGbi- ""'-·a 
An A--•1e1ncllorcoc1.....-
-ffllY,bJpublk:_, .. """'"''-·"""'·-· 
eOJlll!ledlnan llllfPOIICl',...Oll!•m1uloly-, 
Official 
!'ENZmay,b'f publb_, ,,,_ _ ontiut!lghllngoffno ti- ■Iron publoom,stMUon 
hdudlng•-to�doal! lhlngothllto,. 
land 1h■I Is In an 81811 IINltltll, a na1ctld Ire-·" 
:=·:��-=:�:-i:.�,::.-::"'":i:.�=:.,., ,_..,,,_,,10.-
1,  Pnllll:land-lfe. 
%.  PlllVllll«-lrlurr, 

the 
.....,..orcthettr,1r,g."' 
3.  -or lmltclamagll l> PIOPll1Y « lend . 
FENZmav, by nollee, n,qut■ ... ooa,p!um-of lond lDr■mD¥11 or�•� YOgOlldall oraflle, 
4.  f'mont Dr-dmlagl lJ I'll 9'Ml"1111't!lt 
tiling onllle lBnd WFENZ �-llarl1he �«ollartllng Is"'""' ID --
_.«pn,pe,1)1 b)' 1ncn1nt1g Illa rlsk of the -kor -d olh.'"' 
FENZl'll87,aftaran,1-fmman""-•ad-1D11le__,,crr_oflfJnd,lffltoveor� 

-,y�orO!ller1lllng0!!..,landllFENZ_,,,,_,_,i,oth-1alfonor-l!mgloa 
suurceollftllllnont�IFIJ1,mhlolTll,p1JII0'1yar■ny....._• 
Tbe-afl'ENZ _t_ lheq,en,Bngprtncri,lmofl'ENZ. TI,Off�pJll,dpfttmuatt. 

under 
llirned atgtllllng FENZond dlllligned 1D...i.t FENZ canyautloftllcllanoef■cllwly lllld In a OHrdlnlltad 

,.,.,..,ll>work�andoollaborallvely.,11>--a,ganlt,rionoefldlocanyaut 
.....-wnh -•••1ts10t.,_ and arganls11llouo.-

l"9Baanl ffllllt-- as meny IAC ao ltmmild1111 � .. TINBolnl """'"-., _,.tr,g 
pllndpl,la1Dgud1111!!W011lnl!!IICll.,.LACopernondlhs�-thelACendF'ENL .. 


_,_, 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


PORT  HILLS FIRES: OPERATIONAL REVIEW 
TERMS OF REFERENCE 
APPENDIX A:  STATUTORY DUTIES OF FIRE AGENCIES PURSUANT TO EMPOWERING LEGISLATION 
CHIEF EXECUTIVE AND NATIONAL 
NATIONAL RURAL FIRE 
NEW ZEALAND FIRE SERVICE 
NEW ZEALAND 
COMMANDER 
NATIONAL RURAL 
OFFICER 
RURAL FIRE 
(PRINCIPAL) RURAL FIRE OFFICER 
1982
COMMISSION 
FIRE SERVICE 
FIRE AUTHORITY 
AUTHORITIES 
NEW ZEALAND FIRE SERVICE 
NATIONAL RURAL FIRE AUTHORITY 
NATIONAL RURAL FIRE AUTHORITY 
(NRFA) 
The New Zealand Fire Service Commission  The  New  Zealand  Fire  The  Chief  Executive  of  the  New  Zealand  Fire  Services  is  The  Commission  has  the  The  National  Rural  Fire  Officer  is  Every  Rural  Fire  Authority  For the purposes of fire control, upon the outbreak of  fire, 
controls  the  New  Zealand  Fire  Service  Service  consists  of  the  responsible to the Commission for the following under the FSA:•111 
following 
functions 
and  responsible to the Chief  Executive of  the  (RFA):xxll 
Principal Fire Officer or district Rural Fire Officer must
(being  the  employees  of  the  Commission,  employees 
of 
the 
powers  as  the  National  Rural  New Zealand Fire Service for:xx 
perform the following duties:xxv 
Act 
and  every  volunteer  fire  brigade  registered  Commission,  and  every 
Fire Authority (NRFA):xix 
1.
Must promote and carry
with the Commission).' 
volunteer 
fire 
brigade  1. The general conduct of the functions and activities of the Fire
1.
Ensuring  the  effective  and  efficient
out 
fire 
control 1.
When advised of a fire, proceed to the place of the fire, 
registered 
with 
the 
Services.
1.  Be  the  NRFA  for  the
functioning of the Commission in  its
measures in its district.
and,  if  it  constitutes  a  hazard  to  life  or  property, 
The New Zealand Fire Service Commission  Commission)_vm 
purposes  of  the  Forest
capacity as the NRFA.
endeavour by all practical means to extinguish the fire,
has  the  following  functions  under  the  Fire 
2.
The efficient,  effective,  and economical management  of  the
and Rural Fires Act 1977
2.  May,  in  its  discretion,
to prevent its spread and to save lives and property in
Service Act 1975 ('FSA'):" 
functions and activities of the Fire Service.
(FRFA).
2.
Advising  the  Commission,  Chief
promote  and  carry  out
danger.
A  Chief  Fire  Officer  must 
Executive, 
and 
National
such 
fire 
control
1.
All  functions  and  activities  of  the
operate  all  fire  brigades  in  The Chief Executive must from time to time review  the  efficiency  2.
Advise
the 
Minister 
Commander, on national rural fire co­
measures as it thinks fit
2.  To  have  the  control  and  direction  of  any  brigade 
Commission set out in the FSA.
the  relevant  Fire  District  in  and economy of the Fire Service!'v 
(Minister
of 
Internal 
ordination  and  on  all  matters
in  any  area  or  place
present  at the fire,  or  any  person  present  at the fire
accordance  with  the  policy 
Affairs)
on 
matters 
pertaining to the FRFA.
adjoining  its  district  in
who  is volunteering their services or whose services
2.  All  functions  and  activities  of  the
of  the  Commission  and  the 
relating  to  the  FSA,  the 
which  there  is  no  fire
are required (see section 36(1 )(b) FRFA).
Commission in its roles as the National
operational  instructions  of  The National Commander is responsible to the Chief Executive of 
FRFA, or any other Act. 
3.
In the case of each serious rural fire
authority.
Rural Fire Service set out in the FSA.
the National Commander to  the Fire Service for the command and operation of the Fire Service, 
emergency,  taking  charge  of  that
provide  protection  for  that  includmg:xv 
3.  Perform  the  functions  of
emergency or appointing some other
3.
Must  comply  with  the
3.
General control of the Fire Service,  its fire district.ix 
the NRFA.
person  to  take  charge  of  the
standards  set  by  the
For the purposes of fire control, upon the outbreak of  fire, 
functions and activities.
emergency.
NRFA.
Principal Fire Officer or district Rural Fire Officer !J:JEY. 
In the event of a fire alarm or  1. Issuing of operational instructions.
4.
Consult  with  all  national
exercise the following powers:xxv, 
4.
The efficient administration of the FSA.
fire, the Chief Fire Officer of 
organisations  (including
4.
Ensuring  the  effective  regional  co­ 4.  Must keep and maintain
a Fire District must proceed  2. Publishing of the Firefighting Code of Practice.
government departments
ordination of Fire Authorities, and, for
a current fire plan for its
1.  Take  or  give  directions  for  taking  any  apparatus
to the place of the call,  and 
and  Crown  agencies)
that  purpose,  establishing  regional
district 
containing 
required to be used at a fire into, through or upon any
Information 
It  is  a  matter  of  prime  importance  for  the  endeavour  by  all  practical 
which  function  as  Fire
committees of PFOs.
certain 
prescribed 
land,  house,  building  or  premises  which  he/she
Commission  to  take  an  active  and  co­
means  to  extinguish  and  The National Commander shall:xv, 
Authorities,  and  with
information. 
considers convenient for the purpose.
ordinating role in the promotion of fire safety  prevent  the  spread  of  the 
those 
organisations
It is the function of the NRFA to encourage 
in New Zealand."' 
fire,  and  to  save  lives  and 
which  represent  the
and  promote  effective  fire  control  Every  RFA  must  take  2. Take  any  measures  which  are  reasonable  in  the
property in danger! 
1.
Make provision in every Fire District for the suppression and
interest  of  difference
measures. xx, 
appropriate 
fire 
control 
circumstances  and  which  appear  to  him/her  to  be
In  promoting  fire  safety,  the  Commission 
extinction  of  fires,  and  the  safety  of  premises  and  property
classes 
of 
Fire 
measures  in  respect  of  its 
necessary  or  expedient  (for  e.g.  causing  the
must  seek  to  reduce  continually  the  In the event of a fire within a 
endangered by fire.
Authorities.
area, including that it must:xx111 
destruction  or  removal  of  fences  and/or  vegetation;
incidence of fire and the attendant risk to life  Chief  Fire  Officer's  Fire 
and  causing  any  house,  building  or structure to  be
and property.iv 
District,  the  Chief  Fire  2.  Ensure  that  the  Fire  Service  is  maintained  in  a  state  of  5. Co-ordinate  all  matters
1.
Observe
weather 
entered  into,  taken  possession  of,  pulled  down  or 
Officer  may  exercise  a 
operational efficiency.
relating  to  national  rural
conditions.
otherwise removed).
In  promoting  fire  safety,  the  Commission  range  of  statutory  powers 
fire control.
must  seek  to  achieve  unity  and  for the purpose of attending  3  Make  provision  for  effective  cooperation  between  all  fire
2.  Assess fire hazard.
3.
Cause any street,  road, private road,  right of way,  or 
completeness  of  fire  safety  law  and  to the fire.Xi
services, (whether or not established under the FSA).
6.
Facilitate
effective 
thoroughfare  in  the  vicinity  of  any  fire  or likely  to be
practice! 
regional  rural  fire  co
3.
Give 
warning
of 
affected by the fire or  by firefighting operations to be
Official 
In the event of a fire outside  4. Make provision for cooperation between the Fire Service and
ordination. 
imminence 
of 
fire 
closed for traffic during the continuance of the fire. 
The Commission must seek to achieve co­
of a Chief Fire Officer's Fire 
territorial authorities and regional councils
hazard conditions.
ordination  between  territorial  authorities,  District,  the  Chief  Fire 
7.
Set  minimum  standards
4.
Shut off or disconnect the supply of gas or electricity 
government  departments  (and  other  Officer may proceed to  the  The National Commander shall, in accordance with the policy of 
for  Fire  Authorities  in
4.
Give  any  information
to any building which is on fire or which is in the vicinity
professions  and  industries)  in  matters  emergency,  and take action  the Commission:xvil 
relation  to  matters  such
available  in  relation  to
of any fire.
relating to fire safety!' 
necessary to save lives and 
as  training,  equipment,
fire hazard conditions.
the 
property in danger.Xii
timely responses to fires,
5.
Order to withdraw or remove (or direct the removal of)
The functions of the Commission in relation 
1 .  Be charged with the direction of all technical matters (including 
and 
assessing 
fire
any persons who interfere with firefighting operations; 
to the promotion of fire safety include:vi' 
training). 
hazards. 
Where  any  vegetation  fires 
or  who  are  on/in  any  land,  building  or  premises 
have spread (or may spread) 
burning  or  threatened  by  fire,  unless  they  have  a
1.
Establishing  close  and  harmonious
2.
Be charged with the operational command of the Fire Service
8.
Audit  Fire  Authorities'
beyond the district of a single 
pecuniary  interest  therein  or  in  any  goods/values 
working  relations  with  industry,
(and any other functions delegated from the Chief Executive
compliance  with  the
Fire  Authority,  a regional fire 
thereon. 
government  departments,  territorial
of the Fire Service).
standards above.
emergency  exists,  and  the 
authorities,  and  other  bodies  and
NRFO  may  take  charge  or  6. At the time of the fire or afterwards, pull down or shore
organisations.
9.
Monitor and evaluate the
appoint  a  Principal  Rural 
up any wall or  building  which in his/her opinion is so
The National Commander may: 
performance  of  Fire
Fire  Officer  (PRFO)  to  take 
damaged  by  fire  as  to  be or  to  be  likely  to  become 
2.
Seeking  to  ensure  that  knowledge
Authorities under FRFA.
charge. 
If  the  NRFO 
dangerous  to life or  property.  The  expense  is to  be
affecting  fire  safety  gained  by  the
exercises  that  function,  they 
borne by the building owner and shall be paid to the
under 
Commission  is  applied  throughout  the
1.
Review  co-ordination  schemes  between  fire  brigades
must notify the Fire Authority 
Fire Authority.
community.
(including  defence fire  brigades  and  industrial fire  brigades)
of each relevant district of the 
and  Fire  Authorities  under  the  Forest  and  Rural  Fires  Act
name  of  the  person  taking 
3.
Research into methods and practice of 
1977.
change  (and  fire  officers  of 
fire safety. 
the  relevant  district  must 
2.
Undertake  a  range  of  other  actions  related  to  allocating
carry out all instructions given 
4.
Seeking  continuously  for  new  ways  to
responsibilities and entering into agreements for the purpose
by  the  person  appointed  to 
reduce the incidence of fire and the risk
of schemes,  activities,  and/or fire protection - including  with
take charge ).xxiv 
to life from fire.
the Chief of the Defence Force, and or the Directors of Civil
Defence and Emergency Management Groups.
The National Commander has all of the powers of the Commission 
as  necessary for  the  purpose of  exercising  his/her  functions  and 
duties.•v11, 
7475260_ 1 
Released 


PORT  HILLS FIRES: OPERATIONAL REVIEW 
TERMS OF REFERENCE 
APPENDIX A: STATUTORY DUTIES OF FIRE AGENCIES PURSUANT TO CIVIL DEFENCE LEGISLATION 
NEW ZEALAND FIRE SERVICE (PERSONNEL) 1 
NATIONAL RURAL FIRE AUTHORITY (PERSONNEL)/ RURAL FIRE AUTHORITY (PERSONNEL) 
The principles  underlying the role of the  New Zealand Fire Service in the  The roles of the National Commander of the New Zealand Fire 
1982
Role of the National Rural Fire Authority, Rural Fire Authorities, National Rural Fire Officer, and (Principal) Rural Fire Officer (as the case may be) during an emergency in 
National Civil Defence Emergency Management Plan 2015 ('CDEMP') are  Service during an emergency in the CDEMP are as follow::5 
the CDEMP are as follow:7 
as follow:2 
1. 
Responsible to the Director and the National Controller for the  1.  Under  section  36 of the Forest  and  Rural Fires Act  1977,  principal  fire  officers  of the  rural  fire authorities have  powers  to  control  fires  occurring  in  forest  and 
1.  Plan  for,  and  prepare  to  fully  participate  in,  the  response  to  any 
mobilisation, co- ordination, and control of fire services 
vegetation within their districts. 
emergency, while at the same time maintaining the capability to deliver 
its existing operational mandate. 
2.  Should  maintain  communications  with  the  national  fire  co­
2. 
If a regional fire emergency exists under section 39 of the Forest and Rural Fires Act 1977, the National Rural Fire Officer may, in the public interest, take charge or 
Act 
ordination  centre,  inform  the  Director  and  the  National 
appoint a Principal Rural Fire Officer or other appropriate fire officer to take charge for the duration of the emergency. 
2.  Work in concert with the requirements of national,  CDEM Group,  and 
Controller of significant incidents, and advise on subsequent 
local CDEM plans. 
actions taken or to be take. 
3.  If a state of emergency declaration is proposed in a rural fire authority's area in response to a rural fire, the appropriate Local Controllers or CDEM Group Controllers 
will ensure appropriate liaison with the Principal Rural Fire Officer before and after the emergency is declared. 
3.  Ensure that Fire Services incident management structures adhere to,  3.  Responsible  for  co-ordinating  fire  services  operations  and
or  work  within,  the  direction  and  principles  of  the  current  CIMS 
providing  the  resources  required  to  undertake  requests  for  4.  While a state of emergency exists under the Civil Defence Emergency Act 2002,  a (principal) Rural Fire Officer may cause water to be shut off to obtain greater 
structure. 
assistance. 
supply and water pressure for extinguishing or restricting the spread of fire.  He/she may enter land or premises and take water from any source of water supply (see 
section 36(1 )(f) of the FRFA for details). 
4. 
Develop and maintain the capacity to provide an operational response  4.
Advises  on  fire  services operations,  urban  search  priorities 
(including  incident  management,  liaison,  and  advisory  support)  to 
and the resources required to continue operations. 
CDEM at the national,  CDEM Group, and local level. 
Role  of  the  Fire  Region  Commander  of  New  Zealand  Fire 
5. 
Liaise  with  other  members  of  the  Fire  Services  to  co-ordinate  an  Service during an emergency in the CDEMP are as follow: 6 
effective  response to an emergency. 
1. 
Mobilising,  coordinating and controlling the Fire Services. 
The  roles  of  the  Fire  Service  during  reduction  and  readiness  in  the 
CDEMP are as follow: 3 
  2.  Maintaining communications with the national fire coordination 
centre,  informing  the  Local  Controllers  or  CDEM  Group 
1.  The New Zealand Fire Service  maintains business continuity  plans to
Controllers  of  significant  incidents,  and  advising  on 
ensure that its functions can continue during an emergency. 
subsequent actions taken or to be taken. 
Information 
2.  Those  plans  identify  key  risks,  prioritise  business,  plan  for  the
3.  Supporting the Local Controllers or CDEM Group Controllers, 
continuance  of  critical  business,  and  provide  for  the  redeployment  of
coordinating Fire Services operations and providing resources 
staff.
required to undertake requests for assistance. 
3.  The  New  Zealand  Fire  Service  emergency  and  command  planning
4.  Advising the Local Controllers or Group Controller. 
forms the basis for fire services operations,  including action in a state
of  emergency,  and  refers  to  and  integrates  with  CDEM  plans  at
5.  Advising  on  Fire  Services  operations,  urban  search  and 
national, CDEM Group, and local levels. 
rescue  priorities  and  the  resources  required  to  continue 
operations. 
4.
The New Zealand Fire Service participates in multi-agency emergency
planning and exercises contributing to a co-ordinated response  using
the CIMS.
Official 
5.
The  New  Zealand  Fire  Service  operates  and  reviews  co-ordination
schemes between  fire  brigades in accordance with  the Fire Services
Act 1975.
The roles of Fire Service  during response and recovery in  the  CDEMP 
are as follow:4 
1.  The role  of the fire  services  during  the response to and recovery from

the 
an emergency includes, subject to arrangements agreed between the
fire services in relation to a particular emergency,-
(a) firefighting to control, contain, and extinguish fires;
(b) containing releases and spillages of hazardous substances;
(c) urban search and rescue; 
(d}  limiting  damage,  including  the  salvage  of essential  material  from 
endangered locations; and 
under 
(e)  redistributing  water,  in  consultation  with  the  relevant  territorial
authorities, for firefighting. 
1  'Fire Services' are defined in the National Civil Defence Emergency Management Plan 2015 to include the New Zealand Fire Service, National Rural Fire Authority, rural fire authorities, and other fire services or brigades that have roles and responsibilities during response and recovery. 
2  National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, section 44 
3 National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, section 45
4 National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, subsection 46(1) 
5 National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, subsection 46(4)(b) 
6  National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, subsection 46(4)(a) 
7 National Civil Defence Emergency Management Plan 2015, subsections 46(5) - 46(7)
7475260_1 

Released 


PORT  HILLS FIRES: OPERATIONAL REVIEW 
TERMS OF REFERENCE 
i S3,  FSA
iiS14,  FSA
iii Subs 20(1), FSA 
iv Subs 20(2)(a), FSA
v Subs 20(2)(b), FSA 
1982
vi Subs 21(1 ), FSA 
vii Subs 21(2), FSA
viii S3,  FSA
ix Subs 28(1 ), FSA
x Subs 28(2), FSA
xi Subs 28(4), FSA
xii Subs 28A(1), FSA
Act 
xiii Subs 178(1 ),  FSA 
xiv S17E, FSA
xv Subs 17N(1 ), FSA
xvi S17O, FSA
xvii Subs 23(1 ),  FSA
xviii Subs 23(2),  FSA 
xix S14A, FSA
xx S17X,  FSA
xxi Subs 18(2), FRFA
xxii S12, FRFA
xxiii Subs 18(1), FRFA 
xxiv Subs 39(1)(b), FRFA 
XXV  S36,  FRFA 
xxvi S36, FRFA
Information 
Official 
the 
under 
7475260_ I 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


PORT  HILLS FIRES: OPERATIONAL REVIEW 
TERMS OF REFERENCE 
APPENDIX B: ANTICIPATED STATUTORY DUTIES UNDER FIRE AND EMERGENCY NEW ZEALAND BILL 
FIRE EMERGENCY NEW ZEALAND (FENZ) / BOARD 
AUTHORISED PERSON 
LOCAL  ADVISORY COMMITTEES (LAC) 
DEPARTMENT OF CONSERVATION (DOC) 
NEW ZEALAND 
DEFENCE FORCE (NZDF) 
FENZ is the same body as the New Zealand Fire Service Commission. 
An Authorised Person is a person who is authorised by  The main purpose of the LAC is to provide advice, 
FENZ and the Director-General of Conservation 
FENZ and NZDF must take 
1982
the Board to perform or exercise a function, duty or 
from a local perspective, to FENz.xxii 
must take all reasonable steps to agree on any 
reasonable steps to enter into a 3-
power under the FENZ Act and regulations made 
policy for fire control services that relate to, have an 
yearly operational service agreement 
The principal objectives of FENZ are:i 
under the Act. 
impact on, or have implications for public 
that sets out:xxvil 
The functions of the LAC include:xxiii 
conservation land and additional land. xxv 
1.  To reduce the incidence of unwanted fire and the associated risk to life and property.
1.
The designated services that 
If an alarm of fire is raised or any fire is reported,  an 
1.  To undertake efficient and effective local
FENZ  will deliver to NZDF; and 
2.
To protect and preserve life; prevent or limit injury; prevent or limit damage to property and land; and
Authorised Person responding to the emergency 
engagement for the Board.
FENZ and DOC must take reasonable steps to enter 
Act 
prevent or limit damage to the environment.
may:xvm 
into a 3-yearly operational service agreement that 
2.  The designated services that 
2.
To provide local advice to FENZ on the
sets out:xxv, 
NZDF  will  deliver to FENZ. 
1.
Endeavour by all practicable means to extinguish
national strategy, local issues and local
The main functions of FENZ are (among other things):1i 
or prevent the spread of fire, or if considered
planning.
1.  The designated services that FENZ will deliver
appropriate under the circumstances to let any 
to DOC; and
Every agreement entered into by the 
1.  To promote fire safety.
fire burn, and to save lives and property in 
3.
To consider and promote the interests of the
Chief of NZDF and FENZ must 
danger.
local area's FENZ volunteers.
2.
The fire control services that DOC will deliver to
provide for the command of a 
2.
To provide fire prevention, response and suppression services.
FENZ.
defence fire brigade and any other 
2.  Direct any person to stop any activity that may
4.  To consider the provisions of any current
FENZ personnel when they are 
3.
To efficiently administer the FENZ Act.
contribute to the emergency.
operational service agreement and
operating together, whether in a 
memorandum of understanding that FENZ
defence area or otherwise.XJ(viii 
3.
Request any person to take any action to prevent
has and that is relevant to a local area in
FENZ must undertake local planning for each local area that takes into account matters including, the 
or limit the extent of the emergency.
relation to which the LAC has responsibility,
national strategy, the fire plan for the local area, the advice from the relevant LAC, any current operational 
including the operational service agreements
service agreement with DOC and the NZDF, and that identifies the specific needs, resources, constraints 
4.
Direct any person to leave any place near the
with DOC and the NZDF.
and capabilities in the local area that are relevant to FENZ's functions.m 
emergency.
FENZ must prepare and issue a fire plan for each local area, including policies and procedures for fire 
5.  Direct any person to refrain from entering the
Each LAC must, in carrying out its functions, have 
control.iv 
vicinity of the emergency.
regard to the operating principles developed by the 
Board.xxiv 
Information 
FENZ may:v 
The Authorised Person who is in charge of personnel 
responding to an emergency must control and direct 
1.
Prohibit the lighting of fires in open air in an area; or
all FENZ personnel, defence fire brigades and industry 
2.
Prohibit or restrict any other activity in an area, including access to an area, that FENZ considers may
brigades and all persons who place their services at 
cause a fire to start or spread
the Authorised Person's disposal x,x 
provided that FENZ considers that fire risk conditions exist or are likely to exist in the area, and the 
An Authorised Person has statutory powers in relation 
prohibition or restriction is necessary or desirable for fire contro1.v1  However, FENZ may not prohibit a 
to land, buildings and structures and vegetation in 
person who resides or works in an area from accessing the area.vii  FENZ may publicly notify a prohibition or 
connection with the performance or exercise of his/her 
restriction or provide notice of the prohibition or restriction directly to any person.Viii 
functions, duties or powers.xx 
FENZ may, by public notice, declare for any area a prohibited fire season or a restricted fire season.1
An Authorised Person who is in charge of personnel 
Official 
FENZ may, by public notice, amend or revoke such a declaration.' 
engaged in an emergency has other statutory powers, 
FENZ may, by public notice, impose restrictions on the lighting of fires in open air on public conservation 
including a power to generally do all things that are 
land that is in an area that is in a restricted fire season.Xi 
reasonably necessary to:)()(' 
1.  Protect and preserve life.
FENZ may, by notice, if it reasonably considers it necessary for the purpose of fire control, require a 
2.
Prevent or limit injury.
the 
landholder to make and clear any firebreak on the landholder's land or to remove from any firebreak any 
vegetation or other thing.Xii 
3.  Prevent or limit damage to property or land. 
FENZ may, by notice, require the occupier or owner of land to remove or destroy any vegetation or other 
4.  Prevent or limit damage to the environment
thing on the land if FENZ reasonably considers that the vegetation or other thing is likely to endanger 
persons or property by increasing the risk of the outbreak or spread of fire.'111 
FENZ may, after oral notice from an authorised person to the occupier or owner of land, remove or destroy 
any vegetation or other thing on the land if FENZ reasonably considers that the vegetation or other thing is a 
source of imminent danger from fire to life, property or any road.Xiv 
under 
The Board of FENZ must formulate the operating principles of FENZ.  These operating principles must be 
aimed at guiding FENZ and designed to assist FENZ carry out its functions effectively and in a co-ordinated 
manner, to work co-operatively and collaboratively with other relevant organisations and to carry out 
consultation with relevant stakeholders and organisations.xv 
The Board must establish as many LAC as it considers appropriate.xvi  The Board must develop operating 
principles to guide the way in which the LAC operate and the interactions between the LAC and FENz_xvii 
7479031_1 
Released 


PORT  HILLS FIRES: OPERATIONAL REVIEW 
TERMS OF REFERENCE 
APPENDIX B: ANTICIPATED STATUTORY DUTIES UNDER FIRE AND EMERGENCY NEW ZEALAND BILL 
i S10, FENZ Bill 
ii  Subs 11 (2), FENZ Bill 
1982
iii  Subs 21A(1), FENZ Bill 
iv  S21B, FENZ Bill 
v Subs 49(1), FENZ Bill
vi  Subs 49(2), FENZ Bill
vii  Subs 49(3), FENZ Bill
viii Subs 49(5), FENZ Bill
Act 
ix  Subs 53(1), FENZ Bill
x Subs 53(3), FENZ Bill

xi Subs 53(4), FENZ Bill
xii  Subs 58(1 ), FENZ Bill 
xiii  558C, FENZ Bill 
xiv 558F, FENZ Bill 
xv  S13, FENZ Bill
xvi  S14, FENZ Bill 
xvii  S18, FENZ Bill 
xviii  S35, FENZ Bill 
xix S38, FENZ Bill 
xx S39 and S40, FENZ Bill 
xxi  Subs 41(1 )(g), FENZ Bill (other statutory powers are set out in S41, FENZ Bill) 
xxii Subs 13A(1), FENZ Bill 
xxiii Subs 13A(2}, FENZ Bill 
xxiv  Subs 13A(3), FENZ Bill 
XXV  5108, FENZ Bill 
xxvi  S110, FENZ Bill 
xxvii 
Information 
S111, FENZ Bill 
xxv;;;  Subs 113(1),  FENZ Bill 
Official 
the 
under 
7479031_1 
Released