This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Waitemata DHB mental healthcare service use'.

SPECIALIST MENTAL HEALTH AND 
ADDICTION SERVICES 
3rd Floor, 44 Taharoto Road 
 
Private Bag 93-503, Takapuna 
North Shore City 0740 
 
 
Telephone: 09-487-1500 
Freephone: 0800 80 9342 
Visit: www.waitematadhb.govt.nz 
 
 
 
1 June 2021 
 
Elodie Green 
Via email: [email address] 
 
Dear Elodie 
 
Re: OIA request - Mental healthcare service-use 
 
Thank you for your Official Information Act request received 23 April 2021 seeking information 
from Waitematā DHB about the provision of mental health services.  
 
You requested the fol owing information: 
 
I am seeking information on the performance and service of DHBs for their provision of mental 
health services. I would like data for the fol owing: 
 
1.  For Community Mental Health; Child and Adolescent Mental Health; and (Te Haika) Mental 

Health Crisis response: 
•   Number of distinct new entries/cases per month, by age group (five-year bands if 
possible*), 2015 – 2020 calendar year 
•   Number of total new entries/cases per month, by age group (five-year bands), 2015 – 
2020 calendar years 
•   Number of distinct cases open at month-end, by age group (five-year bands), 2015 – 
2020 calendar years 
•   Number of distinct exits per month, by age group (five-year bands if possible*), 2015 – 
2020 calendar year 
•   Number of total new exits per month, by age group (five-year bands), 2015 – 2020 
calendar years 
2.  For the DHB: 
•   Number of hospitalisations for mental health per year, by age group (five-year bands), 
2015 – 2020 calendar years 
•   Number of people waitlisted to see a psychologist per year, by age group (five-year 
bands), 2015 – 2020 calendar year 
•   Number of people seeing a psychologist, per year, by age group (five-year bands), 2015 
– 2020 calendar year 
•   Number of psychologists employed by the DHB at year end (split by part time, ful  time, 
contracted) by year, 2015 – 2020 calendar year 
 
*Five-year bands are ideally 0 – 5, 6 – 10, 11 -15, 16- 20, 21 – 25, 26 -30 years, etc. If there is too 

much suppression in those age bands can it please be in 10-year age bands? 
 
We contacted you on 29 April to clarify if you were happy for us to exclude the following areas: 
•  Addiction services - Community Alcohol and Drug Services (CADS) 
•  Forensic mental health (Mason Clinic) 

 

•  Mental Health Services for Older Adults - both community and inpatient services. 
 
We clarified that this meant that we would be providing information for the following areas: 
•  Adult Community Mental Health 
•  Child and Adolescent Mental Health 
•  Adult Mental Health inpatient services. 
 
On 5 May, we contacted you again to check on the above clarification. You responded on the 
same day to confirm that this was the information you were seeking. 
 
Before responding to your specific questions, it may be useful to provide some context about our 
services. 
 
Waitematā is the largest and one of the most rapidly growing DHBs in the country, serving a 
population of around 650,000 across the North Shore, Waitakere and Rodney areas. We are the 
largest employer in the district, employing around 8,600 people across more than 80 locations. 
 
In addition to providing care to our own resident population, we are the Northern Region 
provider of forensic mental health services and child rehabilitation services, plus the metro 
Auckland provider of child community dental services and community alcohol and drug services. 
We are the largest mental health service provider in New Zealand by volume of service-users 
seen. 
 
In response to your request, we are able to provide the fol owing information: 
 
1.  New referrals, caseloads and discharges for the Community Mental Health Services, Child 
and Adolescent Mental Health Services and Mental Heath Crisis Teams – specifical y
•  number of distinct new entries/cases per month, by age group (five-year bands if 
possible*), 2015 – 2020 calendar year   
•  number of total new entries/cases per month, by age group (five-year bands), 2015 – 
2020 calendar year 
•  number of distinct cases open at month-end, by age group (five-year bands), 2015 – 
2020 calendar year   
•  number of distinct exits per month, by age group (five-year bands if possible*), 2015 – 
2020 calendar year   
•  number of total new exits per month, by age group (five-year bands), 2015 – 2020 
calendar years. 
*Five-year bands are ideally 0 - 5, 6 - 10, 11 - 15, 16 - 20, 21 - 25, 26 – 30 years, etc. If there is 
too much suppression in those age bands can it please be in 10 year age bands. 
We have provided collated figures for adult mental health services and child and adolescent 
mental health as the Adult Community Mental Health teams provide out-of-hours crisis support 
across the age spectrum. This includes children, young people and older adults who have been 
referred through our crisis services and also appear in our new referrals data. 
It should be noted that our Maternal Mental Health Service and Early Psychosis Intervention 
Service (which predominantly provide care for people over 18 years) also sit within the Child and 
Youth Mental Health portfolio and referrals to these services come through the Adult Community 
Mental Health teams. We do not operate a separate Mental Health Crisis Team.   
Instead, all acute interventions are recorded as a “crisis contact” by the acute components of our 
community mental health teams. Because of this, we have provided collated information for al  
crisis referrals
 separately (Attachment 6). To collate this data, we have counted al  open cases 

 

that have had at least one crisis contact. Please note these crisis contacts will also be counted in 
Tables 1-30 for the categories in the bullet-pointed list below. 
As demonstrated in the attached tables, there has been growth in the number of new clients over 
the past five years. This is consistent with the population growth within our district and also 
reflects the increasing demand for specialist mental health services. 
 
We have withheld numbers that are fewer than five to protect individual privacy under section 
9(2)(a) of the Official Information Act 1982. We have considered whether the public’s right to 
know outweighs the need for the privacy of individuals and have determined it does not. 
 
We have interpreted your requests as fol ows: 
•  Number of distinct new entries/cases has been interpreted as: 
o   new individual clients – see tables 1-6: Attachment 1 
•  Total new entries/cases per month has been interpreted as: 
o   total new referrals – see tables 7 to 12: Attachment 2 
•  Number of distinct cases open at month-end has been interpreted as: 
o   number of individual clients at month-end – see tables 13 to 18: Attachment 3 
•  Number of distinct exits per month has been interpreted as: 
o   number of individual clients discharged – see tables 29 to 24: Attachment 4 
•  Number of total new exits per months has been interpreted as: 
o   total number of discharges – see tables 25- 30: Attachment 5. 
 
2.  Number of hospitalisations for mental health per year, by age group for the period 2015-
2020 
Waitematā DHB has two adult acute mental health inpatient units – one on the North Shore 
Hospital campus (He Puna Waiora) and one on the Waitakere Hospital campus (Waiatarau). The 
table below shows the number of mental health hospitalisations to these two units by age group 
for each calendar year from 2015 to 2020. 
 
Please note that while adult mental health services are generally for people aged 18 – 65 years, 
some people remain in the care of those services after turning 65 if there is not a specific age-
related element to their condition.  
 
Number of hospitalisations to He Puna Waiora and Waiatarau adult mental health inpatient 

units from 2015-2020 
Age at admission 
2015 
2016 
2017 
2018 
2019 
2020 
16-20 yrs 
123 
107 
109 
102 
95 
105 
21-25 yrs 
181 
221 
223 
242 
190 
189 
26-30 yrs 
126 
141 
170 
176 
163 
163 
31-35 yrs 
136 
150 
135 
137 
151 
163 
36-40 yrs 
111 
94 
112 
113 
111 
96 
41-45 yrs 
115 
159 
96 
119 
133 
74 
46-50 yrs 
125 
125 
142 
132 
117 
96 
51-55 yrs 
109 
79 
100 
82 
123 
80 
56-60 yrs 
54 
64 
64 
85 
73 
54 
61-65 yrs 
39 
26 
49 
49 
69 
49 
66-70 yrs 
22 
12 
10 
10 
13 
15 
71-75 yrs 
<5 
<5 
<5 


18 
76-80 yrs 



<5 
<5 

81-85 yrs 


<5 



 
 

 

3.  Number of people waitlisted to see a psychologist per year, by age group for the period 
2015- 2020 
Waitematā DHB employs clinical psychologists in all of our community mental health teams, 
including our cultural services. The table below details the number of people waitlisted to see a 
psychologist for the period from 2017 to 2020. 
 
Please note, we are unable to provide data prior to 2017, as this information was not 
electronically recorded. To provide it would require the review of individual clinical records of 
patients. Due to the sensitivity of this information, frontline clinical staff would need to review 
individual clinical files and it would not be appropriate to use a contractor to review the records. 
This would take the frontline staff away from their clinical work and prejudice our ability to 
provide core clinical services. 
 
We have considered whether charging or extending the timeframe for responding to this aspect 
of your request would assist us in managing this work and have concluded it would not. We have, 
therefore, determined to refuse this element of your request under Section 18(f) of the Official 
Information Act due to substantial collation and research. 
 
The waitlisted data relates predominately to the Adult Community Mental Health Service and 
Moko Mental Health Services, the Māori kaupapa clinical team. Child and Youth Services have no 
waiting lists as they use the Choice and Partnership Approach (CAPA) model. 
 
Number of people waitlisted to see a Waitematā DHB psychologist for the period from 2017 to 
2020 
Age Group 
2017 
2018 
2019 
2020 
16-20 yrs 
20 
37 
32 
36 
21-25 yrs 
30 
62 
61 
36 
26-30 yrs 
17 
54 
31 
39 
31-35 yrs 
14 
30 
25 
21 
36-40 yrs 
16 
33 
34 
17 
41-45 yrs 
11 
24 
25 
21 
46-50 yrs 

30 
17 
16 
51-55 yrs 

24 
14 
18 
56-60 yrs 
<5 
18 
13 
11 
61-65 yrs 

20 
13 
<5 
66-70 yrs 

<5 
<5 
<5 
71-75 yrs 
<5 


<5 
 
4.  Number of people seeing a psychologist per year, by age group for the period 2015 - 2020 

Clinical psychologists provide both individual and group therapy. The table below details the 
number of people who have been seen for either or both individual and group therapy. 
Furthermore, the data also includes psychology assessments, which could include 
neuropsychological, diagnostic clarifications or other. 
 
Please note that the information provided may not capture all therapy contacts as there are 
various coding options available to staff, depending on the primary reason that clinicians 
determine for any particular session.   
 
Number of people seen by clinical psychologists in individual or group therapy or for a 

psychology assessment from 2015 - 2020 
Age at contact start 
2015 
2016 
2017 
2018 
2019 
2020 
0-5 yrs 

<5 
<5 

<5 

6-10 yrs 
<5 



14 
<5 
11-15 yrs 
<5 
10 





 


16-20 yrs 
76 
93 
89 
73 
76 
83 
21-25 yrs 
109 
155 
163 
142 
138 
154 
26-30 yrs 
107 
127 
136 
110 
113 
107 
31-35 yrs 
98 
109 
93 
96 
92 
90 
36-40 yrs 
75 
99 
100 
80 
69 
91 
41-45 yrs 
87 
108 
83 
61 
70 
66 
46-50 yrs 
64 
99 
72 
65 
63 
50 
51-55 yrs 
60 
84 
78 
45 
45 
59 
56-60 yrs 
38 
45 
36 
38 
28 
27 
61-65 yrs 
27 
39 
25 
34 
29 
33 
66-70 yrs 

<5 


<5 

71-75 yrs 


<5 
<5 
<5 
<5 
 
5.  Number of psychologists employed by the DHB at year end (split by part-time, ful -time, 

contracted) 
The following information records the actual number of psychologists (headcount) employed in 
both ful -time and part-time roles. 
 
Number of psychologists employed by Waitematā DHB, within the Adult Mental Health Service, 
Child and Adolescent Mental Health Services and our Māori kaupapa clinical service. 
Psychologists 
2015 
2016 
2017 
2018 
2019 
2020 
Ful -Time 
25 
31 
29 
24 
25 
25 
Part Time 
40 
37 
31 
44 
50 
46 
Total headcount 
65 
68 
60 
68 
75 
71 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of the decisions made 
in providing this response. Information about how to seek a review is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or Freephone 0800 802 602. 
 
I trust that the information we have been able to provide is helpful. 
 
Waitematā DHB supports the open disclosure of information to assist community understanding 
of how we are delivering publicly funded healthcare. This includes the proactive publication of 
anonymised Official Information Act responses on our website from 10 working days after they 
have been released. 
 
If you consider there are good reasons why this response should not be made publicly available, 
we will be happy to consider your views. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Dr Murray Patton 
Director and Clinical Lead, Specialist Mental Health & Addiction Services 
Waitematā District Health Board