QUALITY MANUAL 
QUA303 COMPLAINTS PROCESS FLOWCHART 
 
 
  
 
 
Complaint Received 
 
  Written to Managing Director 
Verbal 
 
Quality Manager acknowledges 
 
within 5 working days 
Kaimahi remedies complaint 
 
 Copy of (this) complaint process 
flowchart and complaints process 
 information sheet sent with letter 
No resolution 
Resolved 
  of acknowledgement letter to 
complainant 
 
Complaint formalised in writing and 
 
forwarded to Managing Director  
 Investigation – Quality Manager 
 
  If staff members are involved, 
meeting arranged within 10 working 
 
days 
 
 
Resolution or agreement outcomes 
Quality Manager enters onto 
 documented and signed by both 
central database 
parties. 
 
 
Copy of report sent to complainant 
Quality Manager to compile report 
to senior management team 
 
  All documents maintained in 
Report in bi-monthly Board report 
 
Quality Dept central files 
 
 
 
 
 
Document Ref:  QUA303 Complaints Process Flowchart 
Folder:  Quality Manual  
Approved by: MD 
Version: 1 
Last Review: May 2021 
Next Review: May 2024 
Page 1 of 1 
 

---