This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for the detailed Rate Calculations and other information on the GWRC 2021/22 Long Term Plan'.

 
04 May 2021 
 
 
 
File Ref: OIAP-7-19181 
 
Tony Randle 
By email: [FYI request #15050 email]  
 
 
 
Dear Mr Randle, 
 
Request for information 2021-072 
 
I refer to your request for information dated 1 April 2021 which was received by Greater Wellington 
Regional Council (Greater Wellington) on 1 April 2021. You have requested the following: 
“A) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed calculations that were used to 
provide the General Rates information in the draft 2021/22 LTP? 

B) Can the GWRC please provide a complete copy of the calculations of the 2021/22 General Rate 
allocation to ratepayers? 

C) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed costs for the cost amounts used in 
the calculation of the 2021/22 General Rates ? 

D) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed revenue for the revenue amounts 
used in the calculation of the 2021/22 General Rates? 

E)  Can  the  GWRC  please  provide  a  complete  copy  of  the  detailed  calculations  that  were  used  to 
provide the Transport Rates information in the draft 2021/22 LTP? 

F) Can the GWRC please provide a complete copy of the calculations of the 2021/22 Transport Rate 
allocation to ratepayers? 

G) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed costs for the cost amounts used in 
the calculation of the 2021/22 Transport Rates? 

H) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed revenue for the revenue amounts 
used in the calculation of the 2021/22 Transport Rates? 

 
 
 
 
Wellington office 
Upper Hutt 
Masterton office 
0800 496 734 
PO Box 11646 
PO Box 40847 
PO Box 41 
www.gw.govt.nz 
Manners St, Wellington 6142 
1056 Fergusson Drive 
Masterton 5840 
[Wellington Regional Council request email] 
 

 
I)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of  the  changes  (contributions  and  withdrawals)  from  the 
Transport Reserve over the past three years including the source for the contributions and the target 
for the withdrawals ? 

J) Can the GWRC please provide a copy of any reports or presentations to GWRC councillors at Annual 
Plan 2021/22 workshops? 

The JCA also has an interest in the fare increases proposed in the GWRC LTP and some supporting 
information is requested. 

K) Can the GWRC please provide a copy of any reports, presentations or workshop material on the 
public transport fares increase proposed in the GWRC LTP? 

L) Can the GWRC please provide a copy of any reports, presentations or workshop material on the 
impact of the public transport fares increases proposed in the GWRC LTP? 

M) Can the GWRC please provide a copy of the detailed calculations of the Farebox Recovery Ratios 
used to support the fare increases proposed in the 2021/22 LTP ? 

The  JCA  notes  the  GWRC  is  specifically  consulting  on  some  significant  projects  and  supporting 
information on this proposals is also requested. 

N)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost  assessment,  the  detailed 
costing and the detailed funding report for “Decarbonisation -Bus Fleet electrification including 169 
growth buses and 272 renewals.” that has a LTP cost of $204M ? 

O)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost  assessment,  the  detailed 
costing  and  the  detailed  funding  report  for  “Wairarapa  and  Manawatu  Carriage  -  Long  Distance 
Rolling Stock Design and build (15 4 carriage units)” that has a LTP cost of $653M (Option 1)? 

P) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed costing 
and the detailed funding report for “Wairarapa and Manawatu Carriage - Long Distance Rolling Stock 
Design and build (15 4 carriage units)” that has a LTP cost of $353M (Option 2)? 

Q)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost  assessment,  the  detailed 
costing  and  the  detailed  funding  report  for  “Wairarapa  and  Manawatu  Carriage  -  Associated 
Operational costs” that has a LTP cost of $61M? 

R) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed costing 
and the detailed funding report for “Wairarapa and Manawatu Carriage - Maintenance Depot design 
and build” that has a LTP cost of $23M? 

 
 
Page 2 of 10 

 
S) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed costing 
and the detailed funding report for “Wellington Rail Development Plan - Additional Rolling Stock (15 
2 carriage units) to increase capacity in electrified area in 2027-2030” that has a LTP cost of $134M 

T) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed costing 
and  the  detailed  funding  report  for  “Wellington  Rail  Development  Plan-  Associated  Operational 
costs” that has a LTP cost of $37M? 

U)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost  assessment,  the  detailed 
costing  and  the  detailed  funding  report  for Option  1  “Sow  the  seeds  now”  that  has  a  LTP  cost of 
$25.4M? 

V) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed costing 
and the detailed funding report for Option 1 “Beat about the bush” that has a LTP cost of $17.6M? 

Greater Wellington’s response follows: 
 “A) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed calculations that were used to 
provide the General Rates information in the draft 2021/22 LTP? 

B) Can the GWRC please provide a complete copy of the calculations of the 2021/22 General Rate 
allocation to ratepayers? 

D) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed revenue for the revenue amounts 
used in the calculation of the 2021/22 General Rates? 

The information requested in parts A, B and D of your request can be accessed in the excel document 
below: 
  Attachment 1 – A, B, D – Copy of draft rates 
C) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed costs for the cost amounts used 
in the calculation of the 2021/22 General Rates ? 

Costs are built up across all Greater Wellington Activity Groups to support their strategic priorities. 
The Activity Groups costs and overall Greater Wellington costs are accessible in the Long Term Plan 
supporting documentation from page 150. You can access the supporting information PDF via the 
following link: 
 
https://haveyoursay.gw.govt.nz/long-term-plan?tool=news_feed  
 
 
 
 
Page 3 of 10 

 
E) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed calculations that were used to 
provide the Transport Rates information in the draft 2021/22 LTP? 

F) Can the GWRC please provide a complete copy of the calculations of the 2021/22 Transport Rate 
allocation to ratepayers? 

G) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed costs for the cost amounts used 
in the calculation of the 2021/22 Transport Rates? 

H) Can the GWRC please provide a complete copy of the detailed revenue for the revenue amounts 
used in the calculation of the 2021/22 Transport Rates? 

The information requested in part E – H of your request can be sourced in the following excel 
documents: 
 
  Attachment 2 – E - H Data 
  Attachment 3 -  E – H Formula 
 
Under the performance-based contracts, the payments to the operators are subject to an obligation 
of confidence. This information has been withheld in accordance with section 7(2)(b)(ii) of the Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987 (the Act) on the ground that releasing this 
information would be likely to unreasonably prejudice the commercial position of the operators or 
suppliers in a competitive market. The information is redacted accordingly in the attachments.  
We have considered whether the public interest in the requested information outweighs Greater 
Wellington’s need to withhold certain aspects of the requested information. As a result, we do not 
consider that the public interest outweighs Greater Wellington’s reason for withholding parts of the 
document under the grounds identified above. 
 
I) Can the GWRC please provide a copy of the changes (contributions and withdrawals) from the 
Transport  Reserve  over  the  past  three  years  including  the  source  for  the  contributions  and  the 
target for the withdrawals ? 

The information requested can be found in the following excel document: 
  Attachment 4 - I 
 
J)  Can  the  GWRC  please  provide  a  copy  of any reports  or  presentations  to  GWRC  councillors  at 
Annual Plan 2021/22 workshops? 

We received email clarification from you on 20 April clarifying this element of your request as below: 
 
 
Page 4 of 10 

 
-  We are interested in both the 3/10 year Long Term Plan view and the next year Annual Plan 
view.  
-  we are interested in the overview as well as a focus on the big ticket items (transport and flood 
protection) 
-  reports etc. done since July 2020 are fine for the purposes of this information request 
The following information has been provided as attachments or via the associated links as indicated 
in the brackets following each bullet pointed item: 
  200820_LTP Council Workshop_Economic and Financial_Council Briefing (Attachment 11) 
  200922_Climate Committee Meeting_Carbon Reduction Pathways and the Long Term Plan 
(See Climate Committee Order Paper for Meeting on 22 September 2020 – Report number 
20.337 – Pages 21-31) 
  201029_Council Meeting_ Carbon Reduction Pathways and the Long Term Plan (See Council 
Order Paper for Council Meeting on 29 October 2020 – Report number 20.371 – Pages 18-
28) 
  201105_LTP  Council  Workshop_Budget  Prioritasation_Appendix  1_LTP  new  initiatives 
(Attachment 12) 
  201105_LTP Council Workshop_Budget Prioritisation_Presentation (Attachment 13) 
  201117_LTP Council Workshop_Financial Tools (Attachment 14) 
  201117_LTP Council Workshop_Presentation_Audit NZ (Attachment 15) 
  201124_LTP Council Workshop_Corporate Carbon Pathways (Attachment 16) 
  201124_LTP Council Workshop_Mana whenua capacity and capability (Attachment 17) 
  201210_LTP  Council  Workshop_Budget  -  FS  -  IS  -  Foundations  -  MOF  –  Consultation 
(Attachment 18) 
  210225_LTP  Council  Workshop_Attachment  1-  DRAFT  LTP  Consultation  Document 
(Attachment 19) 
  210225_LTP Council Workshop_Attachment 2 - Draft LTP 2021 Perf Measures_Env and Flood 
(Attachment 20) 
  210225_LTP  Council  Workshop_Attachment  3  -  LTP  2021  Perf  Measures_Metlink 
(Attachment 21) 
  210225_LTP Council Workshop_Attachment 4 - LTP 2021 Perf Measures_Reg Strat and Part 
(Attachment 22) 
  210225_LTP  Council  Workshop_Attachment  5  -  LTP  2021  Perf  Measures_Water  Supply 
(Attachment 23) 
  210225_LTP Council Workshop_Budget - Performance Measures – Consultation (Attachment 
24) 
  210401_Council Meeting_Report_Adoption of LTP CD and SI (See Council Order Paper for 
Council Meeting on 1 April 2021 – Report number 21.74 – Pages 59-305) 
 
 
Page 5 of 10 

 
Please  note  that  in  addition,  significant  transport  decisions  were  made  by  Council  through  the 
preparation  of  the  Regional  Land  Transport  Plan  and  the  Regional  Public  Transport  Plan.  The 
transport focus of the Long Term Plan has been on the decarbonisation of public transport. 
K) Can the GWRC please provide a copy of any reports, presentations or workshop material on the 
public transport fares increase proposed in the GWRC LTP? 

On 29 October 2020, Council agreed to increase fares by inflation from 1 February 2021. The 
Council decision on fares and the Annual Fares Review report are publicly available on GWRC’s 
website at the following link: 
 http://www.gw.govt.nz/assets/council-
reports/Meeting_Documents/7651_Agenda_Council%2029%20October%202020%20Order%20pap
er.pdf 

Attachments 5 and 6 are copies of the workshop materials presented to Council on 1 September 
2020 and 8 October 2020 as part of the annual fares review process.  
Please note that Council workshops do not have any formal agenda or minutes. Depending on the 
subject,  presentations  may  outline  the  topics  for  consideration  by  Council  in  the  workshops.  No 
agenda or minutes have been recorded on the subject of fares review presented to the Council on 1 
September 2020 and 8 October 2020. 
L) Can the GWRC please provide a copy of any reports, presentations or workshop material on the 
impact of the public transport fares increases proposed in the GWRC LTP? 

The impacts of the fare increase are discussed in the Report 20.413 contained in the Agenda for the 
Council  meeting  on  29  October  2020  at  https://www.gw.govt.nz/committee-meetings-
calendar/detail/7651 
and the Attachment 5 (Council workshop on 1 September 2020).  
M) Can the GWRC please provide a copy of the detailed calculations of the Farebox Recovery Ratios 
used to support the fare increases proposed in the 2021/22 LTP ? 

Attachments 7 and 8 are electronic copies of the calculations used for reporting on the actual and 
projections of the “User Contribution” and “Farebox Recovery ratios”.  
The outcome of the calculations are included in the Report 20.413 contained in the Agenda for the 
Council meeting on 29 October 2020 at https://www.gw.govt.nz/committee-meetings-
calendar/detail/7651. 
 
Under the performance-based contracts, the payments to the operators are subject to an obligation 
of confidence. This information has been withheld in accordance with section 7(2)(b)(ii) of the Local 
Government Official Information and Meetings Act 1987 (the Act) on the ground that releasing this 
 
 
Page 6 of 10 

 
information would be likely to unreasonably prejudice the commercial position of the operators or 
suppliers in a competitive market. 
Accordingly, we have provided you with the requested information in two formats: 
  Attachment 7: is an electronic copy of the calculations (with the actual and projected cost 
information relating to contracts deleted) in a format that gives the formulae 
  Attachment 8: is an electronic copy of the calculations (with the actual and projected cost 
information relating to contracts deleted) in a format that gives the figures but does not give 
the formulae behind the figures 
Please note that with these formats the values in the 'Summary Report' are affected in Attachment 
7. This has occurred because the formulas in that part of the document rely on the redacted values 
in other worksheets. Where data has been deleted from a cell, the value of the cell becomes zero; 
however any formula that uses the redacted cell will still be visible in the formula bar.  
  
N) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed 
costing and the detailed funding report for “Decarbonisation  -Bus Fleet electrification including 
169 growth buses and 272 renewals.” that has a LTP cost of $204M ? 

Greater Wellington has undertaken some high level investigation, but the detailed investigation is 
yet to occur. We are currently seeking business case funding from Waka Kotahi. The business case 
will  include  a  benefit  cost  assessment,  detailed  costings  and  a  funding  report.    Accordingly  I  am 
refusing this part of your request under section 17(e) of the Local Government Official Information 
and Meetings Act as the information you have requested does not exist.  
In January 2021 the Minister of Transport released a new policy stating that no new diesel buses are 
to  be  purchased  from  2025.  This  direction  from  central  government  is  consistent  with  Greater 
Wellington’s Draft Regional Public Transport Plan 2021 which sets out provisions for decarbonising 
the bus fleet.  
The figures incorporated in the draft LTP were calculated based on the high level investigation that  
was undertaken.  
O) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed 
costing and the detailed funding report for “Wairarapa and Manawatu Carriage - Long Distance 
Rolling Stock Design and build (15 4 carriage units)” that has a LTP cost of $653M (Option 1)? 

P)  Can the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost assessment,  the detailed 
costing and the detailed funding report for “Wairarapa and Manawatu Carriage - Long Distance 
Rolling Stock Design and build (15 4 carriage units)” that has a LTP cost of $353M (Option 2)? 

 
 
Page 7 of 10 

 
Q) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed 
costing  and  the  detailed  funding  report  for  “Wairarapa  and  Manawatu  Carriage  -  Associated 
Operational costs” that has a LTP cost of $61M? 

R)  Can  the  GWRC please  provide a  copy  of  business  case,  benefit  cost assessment,  the  detailed 
costing and the detailed funding report for “Wairarapa and Manawatu Carriage  - Maintenance 
Depot design and build” that has a LTP cost of $23M? 

S)  Can the  GWRC  please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost assessment,  the  detailed 
costing and the detailed funding report for “Wellington Rail Development Plan - Additional Rolling 
Stock (15 2 carriage units) to increase capacity in electrified area in 2027-2030” that has a LTP cost 
of $134M ? 

T)  Can  the  GWRC please  provide  a  copy  of  business  case,  benefit  cost assessment,  the  detailed 
costing  and  the  detailed  funding  report  for  “Wellington  Rail  Development  Plan-  Associated 
Operational costs” that has a LTP cost of $37M? 

Parts O – T of your request are answered below. 
An indicative business case in respect of the Wairarapa and Manawatu Carriages, and the Additional 
Rolling Stock, was provided to Waka Kotahi in 2019 and is available on our website at the following 
link: http://www.gw.govt.nz/metlink-greater-wellington-s-public-transport-network/  
Following the submission of the Business Case, Greater Wellington obtained $5 million of funding 
from Waka Kotahi in May 2020 to undertake further detailed investigations and prepare a Detailed 
Business Case and Procurement Strategy to support a funding application for new rolling stock. 
Following a competitive tender process, Greater Wellington appointed a consortium headed by RPS 
Group to lead the Detailed Business Case preparation. The Consortium includes RPS, LYNXX and IPEX. 
The head contract was signed on 23 December 2020, with a contract starting date of 11 January 
2021. 
The key milestones for this phase of the project are as below: 
Month (2021) 
Phase of project 
January 
Project commencement 
February 
Passenger demand modelling 
Rolling stock requirements specification 
March 
Secondary energy mode analysis 
International rolling stock market sounding 
 
 
Page 8 of 10 

 
Month (2021) 
Phase of project 
April 
Network requirements 
Draft detailed business case 
May 
Funding options analysis 
Contracting options analysis 
June 
Internal endorsement of funding application 
July 
Final detailed business case 
Funding application 
 
The proposed procurement of new rolling stock was included in the 2018-2028 Long Term Plan as 
well including it in the draft 2021-31 Long Term Plan. This is because we need to signal where we 
plan  to  invest  over  the  next  ten  years,  although  the  financial  impact  remains  challenging  to 
accurately predict. 
The figures incorporated in the draft LTP were calculated based on the indicative business case.  
U) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed 
costing and the detailed funding report for Option 1 “Sow the seeds now” that has a LTP cost of 
$25.4M? 

V) Can the GWRC please provide a copy of business case, benefit cost assessment, the detailed 
costing and the detailed funding report for Option 1 “Beat about the bush” that has a LTP cost of 
$17.6M? 

Part U and V of your request are answered together. Please refer to the following attachments: 
  Attachment 9 LTP pathways for council 20 Nov 2020 
  Attachment 10 Parks Restoration Options 
When  Council  declared  a  climate  emergency  in  August  2019,  it  set  ambitious  goals  for  the 
organisation for be climate positive by 2035. Potential scenarios for emissions reduction pathways 
were identified, costs and emissions impacts estimated, and these were presented to Council on 24 
November  2020.  Each  scenario  was  assessed  against  Council’s  climate  goals,  as  to  whether  they 
would be achieved and by what margin. These costs are presented as estimates required for the ten 
year period, should the total amount be funded from rates. Our financial strategy is, however, to 
debt fund work in the first three years of the LTP. This means there will be some variance in the costs 
provided in the attachments and those presented in the LTP consultation document. 
 
 
Page 9 of 10 


 
 
If you have any concerns with the decision(s) referred to in this letter, you have the right to request 
an investigation and review by the Ombudsman under section 27(3) of the Local Government Official 
Information and Meetings Act 1987.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
Samantha Gain 
General Manager, Corporate Services 
 
 
Page 10 of 10