This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Oia data'.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                 
 
 
 
             
 
 
 
3 May 2021 
 
 
 
Mr John Luke 
[FYI request #15036 email] 
 
 
 
Talofa lava John 
 
RESPONSE TO AN OFFICIAL INFORMATION ACT REQUEST 
 
On 31 March 2021, you contacted the Ministry for Pacific Peoples (the Ministry) 
requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), the following information: 
 
•  May I request the following information in relation to all OIA requests you 
have received from 1 March 2021 to 1 March 2018: 
 
The Extract should have the following details in a single row for each 
request that was submitted: 
 

o  Title (summary of information asked for)  
o  Completed date  
o  Extension days 
 
In  response  to  your  request,  please  find  enclosed  the  following  table  ‘Official 
Information  Act  Requests  received  from  1  March  2018  –  1  March  2021  by  date 
received, title of request, date response sent and extensions days (if applicable)’. 
 
In  support  of  the  principles  and  purposes  of  the  Act,  the  Ministry  now  proactively 
publishes its responses to Official Information Act requests. As such, this letter and the 
attachments  will  be  published  on  the  Ministry  for  Pacific  Peoples’  website.  Your 
personal details will be removed, and the Ministry will not publish any information that 
would identify you as the person who requested the information.  
 
Should  you  wish  to  discuss  this  response  with  us,  please  feel  free  to  contact  the 
Ministry at: [MPP request email].   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
If you are dissatisfied with this response, you have the right, under section 28(3) of the 
Act, to seek an investigation and review by the Ombudsman. Information about how to 
make  a  complaint  is  available  at  www.ombudsman.parliament.nz  or  freephone  0800 
802 602. 
 
Soifua ma ia manuia 
 
 
 
 
 
Tofilau Iris Webster 
Deputy Chief Executive, 
Office of the Chief Executive
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Table  -  Official  Information  Act  Requests  received  from  1  March  2018  –  1  March  2021  by  date  received,  title  of  request,  date  response  sent  and 
extensions days (if applicable). 
 
Date request 
Number of days extended (if 
Title of request 
Date response was sent 
received 
applicable) 
24/02/2021 
OIA statistics 
24/03/2021 
 
17/02/2021 
Copies of previous correspondence, emails and documents in 
30/03/2021 
relation to the invitation to the meeting held between our 
Ministry and the Rotuman community 

10/02/2021 
Details of use of NZSL within the Ministry 
Request withdrawn 
 
8/02/2021 
Ministry’s process for appointing community groups to lead a 
23/03/2021 
Pacific Language Week 
 
15/01/2021 
GDS information 
15/02/2021 
 
23/12/2020 
Copies of all relevant correspondences to the Ministry for 
12/03/2021 
Pacific Peoples which led to the Ministry’s withdrawal of the 
funds 
14 
7/12/2020 
Information regarding Pacific employment statistics 
Request transferred 
 
7/12/2020 
Ministry's Financial controls 
22/01/2021 
 
7/12/2020 
Ministry’s expenditure 
21/01/2021 
 
20/11/2020 
Ministry's Payroll System and associated service costs 
17/12/2020 
 
2/11/2020 
Sensitive expenditure 
30/11/2020 
 
3/08/2020 
Information regarding the Ministry's nominations process 
9/10/2020  
Due to an issue with Fyi.org the Ministry 
did not receive the requestor’s original 
request. 
21/09/2020 
Amount spent on MPP funding in the last five years for 
13/11/2020 
Palmerston North 

14/09/2020 
Information regarding the recruitment of Pacific people in the 
12/10/2020 
Public sector 
 
30/07/2020 
Copies of all information on Rotuma 
Request transferred 
 
19/07/2020 
The number of OIA requests received in the last financial year 
22/07/2020 
where charges were demanded or paid 
 
7/07/2020 
Agency's total greenhouse gas footprint 
31/07/2020 
 
29/06/2020 
Briefings, analyses and cabinet papers related to climate 
27/07/2020 
migration  
 
23/06/2020 
Briefings, analyses and cabinet papers related to climate 
21/07/2020 
migration  
 
17/06/2020 
What proportion of the workforce had flexible working 
14/07/2020 
 

Date request 
Number of days extended (if 
Title of request 
Date response was sent 
received 
applicable) 
arrangements/ were working from home prior to Covid-19? 
Under Level, 3 2 and 1 
12/07/2020 
Advice given to the Minister for Pacific Peoples relating to the 
7/08/2020 
Government Inquiry into Mental Health and Addiction 
20 
10/06/2020 
Advice given to the Minister for Pacific Peoples relating to the 
7/07/2020 
Armed Response Teams 
 
2/06/2020 
Details of all monitoring/productivity measuring software/tools 
26/06/2020 
used to monitor staff  
 
30/04/2020 
Population counts for Pacific communities 
4/05/2020 
 
18/04/2020 
Increases/Remuneration 
15/05/2020 
 
11/03/2020 
All correspondence that contain key words Rotuma/Rotuman 
29/05/2020 
34 
4/03/2020 
10 Highest remunerated staff 
1/04/2020 
 
27/02/2020 
Use of Clarke Gayford for any Ministry events 
5/03/2020 
 
27/01/2020 
Use of Tik Tok app on work mobiles 
11/02/2020 
 
10/01/2020 
Sexual Harassment complaints 
14/01/2020 
 
6/11/2019 
Use of surveillance cameras 
21/11/2019 
 
4/11/2019 
Copy of a report on the nationwide review of Pasifika Futures 
18/11/2019 
 
21/10/2019 
Median of total REM of all employees as at 30 June 2015 and 
14/11/2019 
30 June 2016 
 
4/10/2019 
Accessing blocked sites 
9/12/2019 
Due to an internal issue this response is 
considered as late 
29/08/2019 
The use and costs of psychometric testing 
23/09/2019 
 
22/08/2019 
Policies for Private Secretary role 
13/09/2019 
 
1/08/2019 
Privacy Act Access requests 
28/08/2019 
 
1/08/2019 
Online advertising spend 
28/08/2019 
 
24/07/2019 
Types on leave entitlements 
12/08/2019 
 
18/07/2019 
Information on PBT 
14/08/2019 
 
18/06/2019 
Information on diversity 
9/07/2019 
 
29/05/2019 
Attempted hacks 
12/06/2019 
 
24/05/2019 
Salary of CEO 
Request transferred 
 
17/05/2019 
Details of any payments made to social media influencers by 
6/06/2019 
the department in return for posts 
 
16/04/2019 
Amount of (formal and verbal) personal grievances and 
14/05/2019 
workplace bullying complaints have been laid by current/former 
staff at The Ministry for Pacific Peoples. 
 
 

Date request 
Number of days extended (if 
Title of request 
Date response was sent 
received 
applicable) 
11/04/2019 
Parental Policies and Procedures 
14/05/2019 
 
1/04/2019 
Any advice and/or communications about the use of April fools 
12/04/2019 
jokes by staff on official social media accounts 
 
11/03/2019 
Approximate cost estimate of the average response to an OIA 
1/04/2019 
 
6/03/2019 
Total amount paid out in compensation 
1/04/2019 
 
 
1/03/2019 
Information regarding climate change 
28/03/2019 
 
18/02/2019 
Demographic breakdown of MPP staff 
18/03/2019 
 
15/02/2019 
Organisation's policy on information and records management 
5/03/2019 
 
4/02/2019 
Total cost of the Pacific Aotearoa Summit in 2018 
28/02/2019 
 
30/01/2019 
Total amount of spending on advertising 
27/08/2019 
 
29/01/2019 
Information relating to any reviews of Polyfest and/or its 
27/02/2019 
funding and strategic outlook. 
 
16/01/2019 
A copy of the Memorandum of Understanding (MOU) signed 
07/02/2019 
with the Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT) 
 
03/01/2019 
Requesting information on diversity, cohesion and integration 
7/02/2019 
 
18/09/2018 
The total amount spent by the Ministry on hold music 
12/10/2018 
 
3/09/2018 
All correspondence between Laulu Mac Leauanae and Peter 
19/10/2018 
Fa’afiu. 
 
12/07/2018 
Information on Polyfest 
19/07/2018 
 
4/07/2018 
Information on Polyfest 
10/07/2018 
 
25/07/2018 
Information regarding the PESS Advisory Group's quarterly 
12/09/2018 
Due to the limited number of resources 
meetings 
and other contributing factors this 
response was considered as late 
3/12/2018 
Copy of all correspondence between the Ministry and Minister 
22/01/2019 
 
23/11/2018 
Number of sexual harassment incidents, personal grievances, 
19/12/2018 
complaints or otherwise where the victim/complainant has 
entered into a non-disclosure agreement with your agency 
 
23/11/2018 
Amounts spent on Koha and any other donations 
19/12/2018 
 
20/11/2018 
Personal Grievance Payments 
17/12/2018 
 
20/11/2018 
Total amount spent on Koru membership 
17/12/2018 
 
4/11/2018 
GDS information 
27/11/2018 
 
2/11/2018 
Total estimated cost to the Crown of Talanoa, the Pacific 
15/11/2018 
Aotearoa website, the Pacific Vision Summit 
 
8/10/2018 
Copies of qualifications of the employees working at the 
2/11/2018 
 
 

Date request 
Number of days extended (if 
Title of request 
Date response was sent 
received 
applicable) 
Ministry for Pacific Peoples. 
7/09/2018 
Information relating to the Pacific Business Trust programme 
4/10/2018 
HATCH. 
 
31/08/2018 
MPP’s engagement with external consultancies including 
28/09/2018 
McKinsey and Company, Boston Consulting Group, Bain and 
Company, PWC, Deloitte, KPMG and EY 
 
20/08/2018 
Information on Pacific Vision / Pacific Aotearoa 
13/09/2018 
 
25/07/2018 
Gender discrimination 
21/08/2018 
 
18/07/2018 
Information relating to changes to the Pacific Providers 
14/08/2018 
Development Fund 
 
5/04/2018 
Information regarding WannaCry ransomware attack 
3/05/2018