This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'BIT Criteria and Policy/Process'.
Extract from T-244v3 Tenant Transfer Guideline  
1.  Business reasons for a transfer 
Current tenants may be required by Kāinga Ora – Homes & Communities to transfer to 
another Kāinga Ora property because their existing property is required for business 
reasons. Vacant properties will be checked against the Business Initiated Transfer (BIT) 
register before they are considered for applicants on the MSD waitlist. This will enable 
Kāinga Ora to better manage the reconfiguration of its assets to make sure the portfolio of 
properties meets social housing demand. Business reasons include: 
a property is required for redevelopment or other asset related matters (for 
example, will require vacating to permit works for earthquake strengthening) 
a lease expiry notice requiring Kāinga Ora to release the property back to the owner 
a property is required for sale or compulsory acquisition for example, New Zealand 
Transport Authority roading requirements 
a modified property which is occupied by a household who no longer require the 
modifications and the property could be matched to a more suitable applicant 
where a tenant requires modification or further modification to their current property 
but this is not possible or desirable either due to the constraints of the property or 
business constraints (for example, tagged for future redevelopment/ divestment) 
a property is identified for divestment purposes (that is the property no longer meets 
the social, environmental and financial objectives of the business) 
a property is considered uninhabitable (for example, due to natural disaster or fire) 
and there is available alternative accommodation in that area immediately 
where in-line with Anti-social behaviour policy and process, it has been approved by 
a regional manager that a business initiated transfer would enable the resolution of 
an anti-social behaviour issue within a neighbourhood or household 
prompt transfers of new tenants who have been placed in incompatible 
accommodation in unforeseen circumstances through no fault of their own 
a property where Kāinga Ora wishes to better match the current tenant if they are 
under-utilising bedrooms 
a property where Kāinga Ora wishes to better match the current tenant if the home 
is overcrowded. 

Extract from T-245 Placement Guidelines 
13.2  Business initiated transfers 
Current tenants may also be required by Kāinga Ora to transfer to another Kāinga Ora 
property because their existing property is required for business reasons.  
Placement of applicants into Kāinga Ora properties is based on location, bedrooms required 
and other property characteristics. Applicants with the highest need are matched first, except 
in exceptional circumstances.  
Vacant properties will be checked against the business initiated transfer (BIT) register and 
the MSD social housing register.  
Business reasons include: 
CTR: BIT 90DN Redevelopment only: The Choice to Return is Kāinga Ora’s 
commitment that tenants rehoused because their home is needed for 
redevelopment can – at their option – be rehoused in the same community.BRD 
BIT 90DN Redevelopment:
 Where Kāinga Ora needs to clear the property so that 
redevelopment can take place. 
HLP  BIT 90DN Lease Expiry: When the lease on the property is expiring or has 
been terminated.  
BDT  BIT 90DN Divestment: When Kāinga Ora requires a tenant to be moved due 
to a Kāinga Ora decision to sell a property.  
BNR  BIT 90DN Mods no longer required: When the tenant no longer requires the 
modifications that are in the unit.  
BNM BIT 90DN Mods not possible at current tenancy: When the tenant requires 
modifications that are not possible to do in the unit.  
PUH  BIT 90DN Property Uninhabitable:  When a 90 day notice is required if the 
property has structural damage or other factors making it uninhabitable. To be 
approved by Asset Manager and Area Manager.  
BUH BIT 7DN Property Uninhabitable: When a 7 day notice is required if the property 
has structural damage or other factors and tenancy must be moved for safety. To be 
approved Asset Manager and Area Manager. 
BUP BIT 90DN Property uninhabitable: When a 90 day notice is required if the 
property has Meth contamination 
 BHP BIT 7DN Property Uninhabitable:When a 7 day notice is required if the property 
has Meth contamination. a  
BUF BIT 90DN Property Uninhabitable – Fire: When a 90 day notice is required if the 
property has fire damage tenancy must be moved. 
BUS BIT 90DN Property Uninhabitable – RF: When a household eligible for the 
Rheumatic Fever programme is moved due to property being uninhabitable. 
BHF BIT 7DN Property Uninhabitable - Fire: When a 7 day notice is required if the 
property has fire damage tenancy must be moved for safety. 
BSB BIT 90DN notice ASB: Unable to resolve a community issues and all other 
avenues to resolve the situation have been unsuccessful. Last resort and requires RM 

UTL BIT 90 DN Under Utilisation: Where Kāinga Ora transfers a tenant to another 
property to better utilise the house.  
PRU BIT 90DN Property upgrade/refurbishment: When Kāinga Ora requires a 
tenancy to be moved due to the current unit needing an upgrade or major repair. 
BOC BIT 90DN Overcrowded: When the household (non- Rheumatic Fever) is 
overcrowding the unit..  
BUN BIT 90DN Undesirable new placement: Where the placement of a tenancy in 
the unit has undesirable outcomes and Kāinga Ora chooses to move the household. To be 
used within 3 weeks of the tenant moving in. 
BDM BIT 90DN notice for demolition: When Kāinga Ora requires a tenancy to be 
moved due to the current unit needing to be demolished.  
IAE BIT 90DN Interagency: To be used for interagency initiated BIT's such as the 
Relocate Auckland programme. 
BEB BIT 90DN EPB: When Kāinga Ora requires a tenancy to be moved due to the 
current unit being Earthquake Prone. 
BOR BIT 90DN Overcrowded RF: When a household eligible for the Rheumatic Fever 
programme is moved due to overcrowding. 
Where a tenancy is affected by a business decision, the Senior Tenancy Manager / Tenancy 
Manager will complete PHO - Tenancy Services Request for BIT and email to the Area 
Manager for consideration. If the Area Manager approves the request then the Area 
Manager will email their approval to the Tenant Rehousing Team. They must capture the 
information on T-474 Kāinga Ora BIT interview sheet. Once completed, the T-474 document 
should be sent to Placement (in Outlook) for the Interagency Operations Administration team 
to enter to the BIT register. The following information is recorded: 
tenant name 
current Kāinga Ora  address 
lettable areas  
number of bedrooms in current property 
expiry date of 90 day notice and/or date required/expected to vacate Kāinga Ora 
business initiated reason, for example, redevelopment, lease expiry, earthquake 
prone building, under utilisation, divestment purposes and/or disability 
Review period – Under Utilisation 
Where a Kāinga Ora tenant is under utilising their property, and they agree to transfer to an 
alternative more suitably matched property at a future date, the expiry date and/or expected 
date to vacate will be 90 weeks from the initial date of entry on the register. This will make 
sure that matching from this list will always prioritise those tenants who have a confirmed 
date to vacate before all other tenants on the register. 
Prioritisation of the BIT register 
From the Kāinga Ora BIT register, Kotahi will sort the list of tenants by lettable area (area 
they need to live), bedroom number and length of time before expiry or expected vacation.