This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Further Request for communications on the Spatial Plan Rapid Transit lines'.
From:
Kim Kelly
To:
Adam McCutcheon; Amy Kearse; Dave Gittings; emily.thomson
Fleur Matthews; Hamish
Wesney; Jason Holland 
 John McSweeney; Marsha Badon; Matthew
Hickman; Russell O"Leary 
 Sherilyn Hinton; Stewart McKenzie; Sue Southey;
Sonia Dolan 
 Julie Cooke 
 Joanna
Laurenson 
 
 "torrey.mcdonnell
"Kashmir.Kaur
 Liam Hodgetts; Kathryn Barrett; Peter Nunns; Alastair Smaill; Sarah Banks;
Joseph Jeffries; Lucie Desrosiers
Subject:
Output from planning and policy meeting 2nd December
Date:
16 December 2020 21:00:07
Attachments:
Meeting notes 2nd December 2020 planning meeting.docx
Workshop session - raw information.docx
Dates for NPSUD and Freshwater Package.docx
Dates for NPSUD and Freshwater Package.docx
Hi all – attached are:
Meeting notes – these are a record of the meeting discussion
The raw output from the butchers paper
A first cut at a timeline for NPSUD and FM work through to 2025 taking into account previous
timelines done by the HBA team, the GWRC Freshwater and other timeline, relooking at the
NPSUD and NPSFM for timing and allowing for timing that might be required for an FDS to
inform councils LTPs.
Actions from the meeting:
1.  Agree to hold a definitions meeting in December 2020 – organised for 21st December 2020.
2.  Develop an initial version of timeline for NPSUD and Freshwater Package incorporating
timeline GWRC already have and timeline developed by HBA project team – first cut
developed and attached.
3.  NPSUD  and Essential Freshwater Package requirements  - all to make ourselves familiar with
these documents
Note that work has started on the most essential (timewise) elements – the HBA due June 2021
and the definitions. 
 
Work will need to commence in early 2021 to determine in more detail the actual work and
more detailed timing for all the work identified in the timeline document.  We are also going to
need to resource this up including having someone oversee the all the work and make sure all
the bits fit together. I am ok to keep running workshops in the short term but we will need to
transition this work to someone who has expertise in project/programme management and
understands the needs for the NPSUD and Freshwater Package more than me.
 
So:
1.  Can you look at the draft timeline/dates for NPSUD and Freshwater Package attached and the
way I have packaged these up and give me comments back by Tuesday 26th January. You will
see there are some areas where I am looking for comment/need to understand connections.
2.  Let me know if you have any views about how we resource this project up and particularly a
resource to oversee the wider scope of work. 
3.  And for those of you who could not attend on 2nd, let me know if you have any questions
 
Thanks
Kim
 
 
 
ATTENTION: This correspondence is confidential and intended for the named recipient(s)
only. If you are not the named recipient and receive this correspondence in error, you must
not copy, distribute or take any action in reliance on it and you should delete it from your
system and notify the sender immediately. Unless otherwise stated, any views or opinions

expressed are solely those of the author, and do not represent those of the organisation.

2 December 2020 – planners meeting notes Lower Hutt Events Centre 
1.  Introductions and purpose of this group and workshop 
Attendees: 
•  Sonya (Kainga Ora) 
•  Hamish (UHCC) 
•  Kashmir (HUD) 
•  Lauren (Horowhenua) 
•  Amy (Waka Kotahi) 
•  Alistair (GWRC) 
•  Fleur (GWRC) 
•  Marsha (WCC) 
•  Stewart (PCC) 
•  Emily (UHCC) 
•  Sherilyn (WCC) 
•  Sarah (KCDC) 
•  Adam (WCC) 
•  Joe (HCC) 
•  Julie (Kainga Ora) 
•  Jason (KCDC) 
•  Kim (WRGF) 
•  Jo (4sight) 
 
Kim - Purpose of the meeting to recognise all the things that need to happen between now 
and 2025 and package these up.  
Marsha: HBA update discussion already underway. 
 
2.  Overview of NPSUD and NPSFM requirements – to ensure all at the meeting have a 
based level of requirements 
NPSUD 
Stewart: 
•  More detailed ELT report prepared by PCC on the NPSUD, offer to circulate.  
•  Summary of NPS-UD: 
•  Funding questions,  
•  Need regional leadership and coordination, 
•  Next WRGF will give effect to FDS.  
•  Timeframes – we were 18 month late last time for the HBA.  
•  Must be mindful that we cannot always meet government timeframes. 
•  HBA really important as evidence for Plimmerton Farm.  
•  NPS implementation – qualifying matters 
•  Plan enabled is just one part 
•  Need infrastructure subject to funding mechanisms 
•  Need to be realistic about what we can service 
•  Rapid transit stops – PCC have assumed all train stations on the Kāpiti line 

 

•  Walkability from a rapid transit  stop criteria –  does not  take into account social 
infrastructure. Walkable catchments from rapid transit stops, just one part of the picture. 
I.e. Pukerua Bay – one dairy. 
•  Need joined up approach for next RLTP 
Out of scope
 
 
 
 
 
 
Alistair: EFP: 
•  Out of scope
  
•  Set limits for contaminant discharges – important for urban development 
•  In a lot of urban catchments we are looking for a reduction 
•  Greenfield add to the contaminant load no matter how good or small. Need to minimise, 
and addition of greenfield means reductions have to be found elsewhere 
•  Reductions can only be found from the existing urban footprint (i.e.  building materials, 
brownfields etc).  
•  Not all bad news – tension between greenfield and the NPS-UD but not an impossible 
task. 
•  How many greenfields, what reductions and where those reductions can occur? Unknown. 
•  There wil  be a transition and the regional council is taking a pragmatic approach. 
Greenfields in train/planned for wil  happen in general, that is probably the case. But how 
much more? there wil  be a cap. 
•  Some catchments wil  be easier than others (potential reductions) GW taking a catchment 
view (big) 
•  Whaitua – within these there are a number of catchments. In Porirua we are taking the two 
arms of the Porirua harbour. Includes two river catchments. 
Timeframe slide from GW 
Fleur: Among other obligations, Plan Change1 to PNRP 2022. Whaitua. PRS full review 2023.  
Alistair: different approach where rural towns, not setting limits for urban catchments because 
the bulk of the contaminants are found elsewhere (Wairarapa). Kāpiti approach not determined 
yet. 
 
3.  Scoping work activity, timing,  and resources –  in groups. Workshop activity to 
scope up the work and package it up into sensible sets of work. Confirming 
interdependencies. Identifying resources 
Workshop task: Package work required either by year or topic. I.e. definitions one package. 
Over 4 years. 
Table discussion: 
•  Mechanisms for grabbing opportunities to reduce contaminant loads 
•  Identifying where the opportunities are. Big transit projects are an opportunities 

 

•  18 months to plan change for NPS-UD 
•  Walkable catchment  -  WCC  first  interpretation  within  the region. Definition criteria 
approach to fit to different district circumstances  
•  Guidance from MfE 
•  Things in the RPS that are going to be useful 
•  FDS requirements 
•  RMA reform expected 1st half of 2021, enacted by end of 2021 
•  Out of scope
 
•  Infrastructure and funding mechanisms 
Group discussion 
Table 1 - Jason 
•  Not much time to agree things regionally, 18-month timeframe 
•  Need early answers and the same experts 
•  Early answers needed for rapid transit (all Wellington lines?) and walkable catchments 
(room to allow each district to manoeuvre) 
•  Do we put agreements in the RPS or wait for MfE guidance? 
Table 2 - Adam 
•  HBA nuances 
•  Population stats 
•  Combined effort in modelling 
•  FDS 
•  Definitions 
o  Rapid transit 
o  Planned (RLTP) 
o  Common set of qualifying matters 
o  Hearts and minds – politicians 
o  Experts we all use for consistency 
o  Out of   
o  Mana 
scope Whenua input and resourcing 
o  Housing affordability and choice 
Table 3 – Marsha 
•  Gaps: 
o  Defining development capacity 
o  Infrastructure 
o  Definitions of development capacity, both level of service and gap analysis - how 
far are we from that.  
o  Investment, affordability and need 
o  Regional approach to district council development contributes (charging) 
o  Catchment limits 
o  Reinforcing employment, commercial land, gap analysis.  
o  Where you live, transport and work. Potential there 
o  Defining rapid transit 
o  Qualifying matters 
o  Feasibility under NPSUD 
o  Infill and uplift incentivising 
o  Insurance issues 
o  Inclusionary zoning 
o  How regionally does affordability fit 

 

o  Accessibility/adaptability (in terms of buildings, building for life) not much precedent 
(definition) 
Further discussion 
•  Do we try to have a regional approach to feasibility (i.e. PCC not much is feasible)? 
•  Get same economist to do the assessment? 
•  Identify who to use and who to use as peer reviewer 
•  Wil  have to defend through Schedule 1 process for feasibility as well.  
•  To zone regardless up to 6 stories. How do you defend market feasibility for zoning? We 
can have capacity above the market feasibility.  
•  Policy 3, rezone. But implementation tests proved feasible and infrastructure ready. 
Robust S1 defence.  
•  City wide scale, not every site 
•  We have technically enabled now. Multi-unit on every site - PCC is already providing for 
those outcomes but nothing is being built. Kāpiti apartments over commercial centres.  
 
4.  Next steps - which of these need to be started now? 
Discussion points 
•  HBA update (underway) 
•  Definitions/interpretation 
•  Infrastructure service needs (Standardising level of service and understanding the gap).  
•  Gap analysis (including soft/social infrastructure) 
•  Need sub regional approach as well. WCC/Kāpiti/PCC same transport corridor, WCC/PCC 
water catchments connections 
•  Like that approach, where we are connected  need for joined up effort. But we might 
become connected over time 
•  RLTP takes it so far. One whole transport system, not one corridor over there. Still defined 
in same way even if it looks like dif erent corridors 
•  Out of scope
  
•  Soft infrastructure and hard infrastructure (employment, schools, hospitals etc). Social 
infrastructure is the true gap. Gap analysis should be started now.  
•  Work  around regional approach to building insurance and incentivisation. Consistent 
storey around medium density. That seems like a package of this as well. Al  part of the 
wider thing. 
•   HBA June 2021 (except regional HBA referred to in WRGF). Must do this by June 2021 
to inform 2024 LTP. LTP work wil  need to start in 2022. 
•  Joined timeframe useful. RPS draft changes before we can do our variations. If the 
timeframes are not going to work can we talk to the minister? Can get agreement on that 
(written) if we have an extension we can keep moving forward.  
•  Consistent approach wil  put us in a strong position 
•  Makes sense for regional HBA but requires modelling for councils who have not previously 
done an HBA. 
•  Definitions  –  when do these need to be  finished?  Before June 2021  –  most likely 
Feb/March 2021 
•  Good job of regional approach, probably some flexibility 
•  RLTP and RPTP – Feb. Frequency and planned improvements. Not just regional issue. 
Need more consistent guidance. Amy/Waka Kotahi wil  try to push along. 

 

•  Qualifying matter so important for HBA. Al  interlinked. ‘Planned’ comes into walking 
catchments. Walkable catchments and rapid transit also a priority. 
•  Feedback from Planning for Growth from some people are saying there is no rapid transit 
anywhere (reliability)  
•  Need a collective understanding of needs to increase on what NPS-UD says and means. 
Keep going back  to development capacity reasonably expected to be realised. Really 
important. We need a shared understanding of each section of the NPS-UD. 
•  MfE – areas of grey. Wait until clearly articulated? Good enough sensible best practise, 
mindful of RMA reforms as well. Setting ourselves up. Tweaking to NPS, taking what is 
developed here into the reform process. Important to have MfE at the Table. 
•  People at HUD and MfE working on guidance for implementation. They could come to 
these workshops as well. Central government resources are available 
Actions:  
1.  Agree to hold a definitions meeting in December 2020 – organised for 21st December 2020. 
2.  Develop an initial version of timeline for NPSUD and Freshwater Package incorporating 
timeline GWRC already have and timeline developed by HBA project team –  first cut 
developed. 
3.  NPSUD  and Essential Freshwater Package requirements  - all to make ourselves familiar 
with these document 
 
 
 
 

 

Workshop session – Planning and Policy meeting 2nd December 2020 
Table One: Things we need to work on together 

Project 
Includes 
HBA  
Tier 1: regional including Horowhenua 
 
Population statistics mid 2021 
Modelling x3 -early 2021. At different stages 
Reference to: Feasible, enabled, realizable 
 
FDS 
Common definitions and approach 
 
Rapid transit stop 
Walkable catchment and methodology 
Planned 
Frequent, high capacity, separated, reliable 
Qualifying matters – what are these? 
 
Options for plan change 
 
combined 
Investment in transport and 
Hutt line? 
infrastructure to meet 
Kapiti line? 
Zoning approach to centres 
RLTP 
Hearts and minds 
Communications and engagement with communities and 
politicians 
Common experts 
Engagement materials e.g., what is medium density 
Implementation of NPSFM 
Greenfields 
3 waters provisions 
Offsets of contaminant land 
Mana whenua input and 
 
assistance 
Affordability + housing choice+ 
 
affordable housing 
 
 

 

 
Table Two:  

What we need to do 
Housing bottom lines 
Updated HBA 
Identifying wetlands 
Prepare FDS 
Application/relevance of freshwater package as a qualifying matter 
 
Things we need to 
Infrastructure as qualifying matter? 
think about 
Opportunities for alternative infrastructure funding 
NPSUD plan enabled intensive developments vs NPSFM requirements 
How to identify where opportunity for contaminants reduction 
How to identify limits to greenfields (from water quality perspective) 
Early answers? 
Confirming rapid transit 
Rapid transit line – all Wellington lines? 
Defining/applying walkable catchments 
Walkable catchments – 400/800 metres, using the isochrome tool 
Agree on what we can agree on and what to leave discretion for local 
circumstances to 
Codify what we agree to in RPS? Or make MfE deliver guidance that 
gives the criteria? 
 
Out of scope
 

Dates for NPSUD Out of scope
 – FIRST DRAFT 
Overview of requirements and timing for workshopping and discussion. Once we have agreed the attached then this can be put into a more 
comprehensive project plan with start and end timings and interdependencies. 
Item 
Date due 
Comment 
Grouping 
(see legend 
below) 
Agree regional definitions and approach to these 
End February 2021 
To align with WCC District Plan timetable 
 
following Planning for Growth 
Deadline for Tier 1 and 2 councils completing housing 
31 July 2021 
Tier 1 councils only 
 
portion of HBAs (Policy 2) 
Process underway 
Notification of Non-Statutory Draft Plans 
July 2021 
HCC, WCC and UHCC 
 
NPS-UD: GWRC to amend RPS to add housing bottom 
July 2021 
 
 
lines. 
Intensification Plan change & Growth Strategy  
August 2021 
KCDC  draft?? 
 
Expected timeframe for Tier 1 and 2 councils to add 
 
As soon as practicable after publicly 
 
housing bottom lines to plans 
notifying HBA (above) 
Expected timeframe for receiving letters from Tier 1, 2 
As soon as identified 
 
 
and 3 councils to minister if insufficient housing supply 
identified 
Out of scope
 
 
 
 
  
Expected timeframe for Tier 1, 2 and 3 councils to publish  August 2021 
Councils may choose a reporting schedule 
 
their annual NPS UD monitoring reports on market 
 
that works best for their planning purposes 
indicators 
(e.g., report at the end of financial or 
calendar years, but the first report ) 
Development of regional package to support 
December 2021 
Package to be agreed – matters raised to 
 
NPSUD/Freshwater packages and implementation: 
date on list 
•  Consistent communication and engagement eg 
what is medium density 
•  Common experts 
•  Engagement materials 
•  Voice on building insurance (taller buildings) 
 pg. 1  
 
FDS and related 
 
HBA 
 
Regional approach - other 
 
Plan changes 
 

Item 
Date due 
Comment 
Grouping 
(see legend 
below) 
Support iwi to complete a mana whenua driven spatial 
January 2022 
Al ows enough time to build any numbers 
 
plan for incorporation into an updated WRGF/FDS. To 
into the regional HBA. 
include update on cultural mapping information 
This is a project under the WRGF to 
improve iwi input into the FDS 
Deadline for Tier 1, 2 and 3 councils to remove minimum  20 February 2022 
 
 
car park controls from plans (city and district councils) 
Out of scope
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Out of scope
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
Amend RPS to enable intensified urban development 
August 2022 
GWRC action.  How does this fit with item 
 
above in terms of timing? 
Support iwi to complete iwi management plans for 
January 2023 
Provides for 12 months from when iwi 
 
incorporation into an updated Framework/FDS 
spatial plan complete 
 pg. 2  
 
FDS and related 
 
HBA 
 
Regional approach - other 
 
Plan changes 
 

Item 
Date due 
Comment 
Grouping 
(see legend 
below) 
PNRP and RPS must be fully online as ePlans in 
April 2023 
Assume this is correct for council DPs also?   
accordance with National Planning Standards 
Develop regional HBA including non-tier one councils 
In time to inform 2024  Assumes can start in April 2022 when 
 
(housing and business land) 
long-term plan. 
housing numbers for intensification plan 
 
changes for tier one councils are available. 
April 2023 
Assume wil  take 12 months. 
Deadline for Tier 1 and 2 councils to deliver an FDS 
In time to inform 2024  End June 2023 assumes allows five months   
under the NPS-UD. To include updating of constraints 
long-term plan. 
to get FDS implications into LTPs and 
mapping.  
 
Infrastructure Strategies before audit occurs  
 
June 2023 
Draft LTP ready for audit (which includes implications of 
November 2023 
 
 
FDS) 
RPS Full review 
Late 2023 
Is this timeframe begin or proposal out or 
 
end? 
Operative plan changes 
Early 2024 
HCC, WCC and UHCC 
 
LTP consultation and finalisation (which includes 
March – June 2024 
 
 
implications of FDS) 
Out of scope
 
 pg. 3  
 
FDS and related 
 
HBA 
 
Regional approach - other 
 
Plan changes 
 

Item 
Date due 
Comment 
Grouping 
(see legend 
below) 
Regional plans – final changes? 
By 2026, (or by 2027  Regional plans are in place, including the 
 
if any extension is 
rules needed to work towards long-term 
granted) 
objectives for ecosystem health and other 
community values. 
Infrastructure and corridor capacity – gap analysis – land   
Need a definition of “development capacity”   
transport, 3 waters, social infrastructure (as part of 
related to the level of service –> undertake 
defining development capacity?) 
gap analysis -> then advocate to 
government 
Understand gap between investment need 
and affordability -> what % is funded 
through development contributions? 
 
Out of scope
 pg. 4  
 
FDS and related 
 
HBA 
 
Regional approach - other 
 
Plan changes 
 

Document Outline