2 November 2020 
 
S. Rowe 
 
By email: [FYI request #13907 email] 
 
 
Dear Requestor, 
Request for information 
 
We refer to your Official Information Act 1982 (OIA) email request received on 2 October 
2020 requesting the following information: 
 
“In July 2018 Southern Response was informed by a claimant that the way it created 
Privacy Act bundles was flawed and meant that documents could be excluded from 
the bundles. A request was made to investigate this. 
 
It wasn’t until June 2019 that Southern Response looked into the issue and found 
that there was a fault with the extraction method. 
 
At this time it was stated that “Southern Response is currently trialling the changes to 
Southern Response’s document extraction process suggested on the final page of 
the attached report. We anticipate that this wil  reduce the risk of the issue that 
occurred with your discovery request in 2018 from occurring again in future.“ 
 
Information requested: 
 
Did Southern Response adopt the trialled method of making sure that Privacy Act 
bundles are complete? [Request 1] 
 
Since June 2019 has Southern Response used methods of document extraction, for 
every request, to ensure complete responses to Privacy Act requests? [Request 2] 
 
What did Southern Response do to correct previous Privacy Act bundles that had 
missing documents? [Request 3] 
  
Has Southern Response made public the fact that the system of extraction for 
Privacy Act requests was faulty from 2012?  Please provide the details, and methods 
of how this was made public. [Request 4] 
 
How many claimants has Southern Response directly advised that they may be 
missing documents in their Privacy Act bundles? [Request 5] 
 
Please provide the details of current practices, including any training material, 
reference material, and technical details, relating to how documents are extracted 
that ensure that no documents are missing from the final bundle. [Request 6] " 
 
 
Response to your request 
 
 

---

 
We have responded informally to your request on three occasions (14 October, 20 October 
and 29 October) to request that you contact us directly to discuss whether you meet the 
eligibility requirements in section 12 of the Official Information Act and the supporting 
evidence you may be able to provide. 
As you have not contacted us to provide proof of your eligibility to request information we are 
not able to accept this as a valid OIA request. 
Your rights 
Please feel free to contact us if you have any concerns about this response. You also have 
the right to contact the Ombudsman about this response. To do so, you can visit their 
website - http://www.ombudsman.parliament.nz/ 
Yours sincerely 
 
Casey Hurren 
General Manager 
 
 

---