This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Destruction of Birth Notice (RG-9) Document'.

16 October 2020 
45 Pipitea Street, Wel ington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
Email [email address] 
Lindsay Huia 
[email address] 
Dear Lindsay 
OIA request 2021-0168 Request for information regarding Birth Notice (RG-9) Document 
Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of 
Internal Affairs (Department) on 18 September 2020.      
You requested – 
1.  Why was my Birth Notice RG-9 destroyed? 
2.  Who was the individual that authorised the destruction of my Birth Notice RG-9? 
3.  Under what law does that individual have the right to destroy my Birth Notice RG-9? 
4.  Under what Legislation does that individual have the right to destroy my Birth Notice 

5.  Who is authorised to destroy my Birth Notice RG-9? 
6.  As the details that would have appeared on my Birth Notice RG-9 still exist with BDM 

but on another paper record. What would prevent BDM in law or legislation to create 
my Birth Notice RG-9 with the details they already hold? 
In response to your request I can provide you with the fol owing information. 
I can advise you that your RG-9 Birth Notice form was destroyed as a result of a schedule 
Births Deaths and Marriages Circular 1999/1- issued on 3 February 1999, by the Registrar-
Please see Appendix A, attached, for a copy of the BDM Records Disposal & Retention 
Schedule - Source Documents. This schedule outlines the information you seek in questions 
1-5 of your request. 
In response to question 6 of your request I can advise you that the Department is unable to 
recreate an original document, and RG-9 Birth Notice form is a historical form which has 
since been superseded.  

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about how to make a complaint is available at 
or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Tiffany Scott 
Manager Branch Development and Support 
Service Delivery and Operations 
Page 2 of 2