This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Job Description for Principal Advisor to the CE'.
 
Your Position 
Your job 
Principal Advisor (Chief Executive’s Office) 
Kaitohutohu Matua (Tari a te Tumuaki) 

Your group 
Executive Leadership Team 
Your team 
Chief Executive’s Office 
Your manager 
Chief Executive, Wendy Walker 
Your base 
Porirua 
 
What’s most important to us 
Porirua City is our place. A great place to live, work and raise a family. We want everyone to feel 
welcome, whether they are visiting, living or working here. 
 
Our goals: 
•  A growing, prosperous and regionally connected city 
•  A village and city experience 
•  Children and young people at the heart of our city 
•  A healthy and protected harbour and catchment  
 
How we work together: 
•  Team up – Together we make a difference for our community 
•  Work smart – We challenge ourselves to do things better  
•  Make it happen – We use our energy and skills to get things done 
 

 
Your team’s purpose 
The Mayor and the Chief Executive are supported by a small combined team at the centre of a busy 
organisation. The team’s purpose is to: 
 
•  Provide professional and technical support to the Chief Executive on strategic and tactical 
issues  
•  Deliver high quality and timely secretarial and administrative support to the Mayor and Chief 
Executive 
 
Your purpose 
The purpose of the Principal Advisor(Chief Executives Office) is to  
 
•  Provide high quality, timely research, policy and project support to the Chief Executive 
•  Monitor research and advise on public policy issues that arise from time to time.  
•  Lead or coordinate organisation-wide responses to information requests, queries and 
complaints which require a whole of business approach 
•  Ensure the Mayor receives effective and timely administrative and secretarial support   
 
Who you’ll be working with 
Your direct reports 
•  Executive Assistant to the Mayor  
Your indirect reports 
•  None  
External people and 
•  Government, public organisations and business 
groups 
•  Members of the public and community organisations 
•  Iwi 
•  Other local authorities 
•  Contractors, consultants and suppliers 
Internal people and 
•  Executive Leadership Team, managers and staff at all levels of the 
groups 
organisation  
•  Mayor, Councillors, Council and Council committees 
 
 
 
 

 
Your responsibilities 
What you’ll do 
How you’ll do it 
Leadership and 
•  Develop and lead the staff in the Mayor / Chief Executive’s Office to 
Management 
achieve results and provide a customer focused service by setting 
performance expectations, providing guidance and development, 
monitoring performance, and providing constructive feedback/support 
when required 
Strategic & Operational 
•  Brief the Chief Executive on strategic and tactical issues 
Planning 
•  Identify and keep on top of potential opportunities and issues, briefing 
the Chief Executive on strategies to maximise or mitigate them 
•  Provide advice to the Chief Executive on strategies to mitigate and 
manage public issues working  with the appropriate senior staff to 
manage issues 
Operational Delivery 
•  Ensure the Chief Executive’s priorities are regularly reported on and 
achieved 
•  Keep up-to-date on current issues and events and advise or inform the 
Chief Executive accordingly 
•  Research and provide input for articles, columns, presentations, 
speeches and any other communication materials as required 
•  Provide background papers and briefs as required by the Chief 
Executive 
•  Monitor emerging issues and risks and trouble-shoot to avoid 
escalation  
•  Liaise with Council’s Customer Experience Manager to ensure systems 
and protocols are in place to respond to escalated complaints in a 
customer centric manner with customers feeling informed, important 
and understood.  
•  Work with General Managers and subject matter experts to resolve 
problems and establish whole of business solutions   
•  Manage or undertake special projects as required 
•  Act as a Privacy Officer  
•  Provide organisational overview to the LGOIMA process to ensure 
compliance, consistency, efficiency and quality 
•  Respond to correspondence, emails, and papers as requested to 
identify priorities, issues and follow-up actions needed 
•  Attend Council and Committee meetings where appropriate to keep 
abreast of Council decision-making and to identify any issues requiring 
follow up 
•  Assist with the planning and execution of crisis management duties in 
a civil defence emergency, accompanying and assisting the Chief 
Executive in an emergency 
Relationship 
•  Establish and maintain relationships with key stakeholders and 
Management 
business and industry groups 
•  Establish and maintain close working relationships with internal and 
external stakeholders, ensuring that relationships with key 
stakeholders are professional, positive and constructive 
•  Accompany the Chief Executive to meetings to take notes and carry 
out any follow-up actions as required  
 
 
 

 
Corporate 
•  Build commitment of our vision, strategic directions, values and 
Responsibilities 
services 
•  Willingly undertake any duty required within the context of the position  
•  Adhere to our Code of Conduct  
•  Undertake civil defence and emergency management tasks as directed 
including participation in pre-event training and rostered duties during 
an emergency event 
 
Your skills, experience and qualifications 
It’s essential that you 
•  Demonstrable experience in researching, drafting, writing and editing a 
have:  
wide range of written material 
•  A relevant tertiary qualification (or equivalent experience) 
•  The ability to clearly, concisely and accurately express sometimes 
complex material in an easily understandable manner 
•  The ability to think strategically and tactically 
•  Strong problem solving, trouble shooting, planning and analytical skills 
•  Demonstrable ability in thinking laterally and presenting information in 
new and interesting ways 
•  Time management and multi-tasking skills and ability to meet deadlines 
•  The ability to develop and foster excellent working relationships 
•  Political awareness and skill in dealing with sensitive issues 
•  Excellent oral and written communication skills 
•  Excellent interpersonal skills and the ability to work well with others and 
the ability to persuade and influence people  
•  Highest standards of conduct and probity 
•  Understanding and commitment to health and safety in the workplace 
•  Understanding and commitment to diverse workplaces 
•  Understanding and commitment to the Treaty of Waitangi and bicultural 
issues 
It’d be great if you also 
•  A background in working in a similar position (e.g.: Executive Officer or 
have: 
Senior Private Secretary for a Cabinet Minister) is desirable 
•  Experience in policy or research is desirable 
 
Last updated 21 August 2020