This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copy of Data Sharing MOU’s'.


 
 
 
 
 
 
Released 
 
 
 
 
Data Sharing Agreement 
 
under 
 
Between 
 
the 
 
 
 
Official 
Ministry of Education, Te Tahuhu o te Matauranga 
 
 
 
Information 
And 
 
 
Evolution Networks Limited 
 
 
 
Act 
 
 
 
1982
 
For the Purpose of 
 
Matching Student address information against Evolution Networks’ customer address 
data to support the connection of student addresses to home internet services 
(COVID 19 response) 
 



 
 
Signatories 
 
 
Released 
Signed for and on behalf of Ministry of Education / Te Tahuhu o te Matauranga 
 
 
 
 
 
 
………………………………..  
 
Date: ……./……./
28 04 ……. 
2020
under 
 
Stuart Wakefield 
Chief Digital Officer 
 
 
the 
 
 
Signed for and on behalf of Evolution Networks Limited 
Official 
 
 
 
 
 
 
Information 
 
 
Date: 27/04/2020 
 
Mark Simpson 
Business Development Manager 
 
 
 
Act 
 
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
 
 
2 | P a g e  
 

 
 
 
 
Parties  
Released 
The Ministry of Education (the Ministry) 
 
AND 
 
Evolution Networks Limited 
 
Background  
under 
1.  In the event that schools have closed, and/or school students need to be educated at home due 
to the COVID 19 virus, there is a need to ensure that students access to internet at home to enable 
distance online learning.  
2.  The  Ministry  has  been  working  with  Wireless  Internet  Service  Providers  (WISP’s)  to  identify 
the 
students  that  require  internet  access,  and  enable  internet  services  to  be  connected  for  those 
students to enable that student’s distance online learning at home. 
Official 
3.  The  WISP’s  require  student  addresses  from  the  Ministry  to  identify  the  customer  addresses 
where services are already enabled. 
4.  The  WISP’s  have  acknowledged  that  they  do  not  have  the  necessary  capability  or  capacity  to 
undertake the matching of the student addresses to their customer databases. 
5.  The Parties have agreed, that due to the urgency of connecting students to internet services, the 
WISP’s will provide the Ministry with address data from its Customer database, and the Ministry 
Information 
will undertake the data matching and cleansing required. 
6.  The Parties acknowledge that this Agreement is limited to the exchange of information.  
7.  The Parties agree that the data sharing arrangements have had to be constructed in extremely 
compressed time due to the necessity to help alleviate COVID 19 risk and support the ongoing 
education of students in New Zealand. 
 
Purpose 

Act 
8.  The purpose of this Agreement is to: 
8.1. acknowledge the statutory context in which the information sharing will occur; 
8.2. record the Parties agreement of their understanding of what information will be shared, the 
1982
justifications  for  the  information  sharing,  and  how  that  information  will  be  used  by  the 
Parties. 
9.  The purpose of the information sharing under this Agreement is to: 
9.1. Enable  the  Ministry  to  match  student  address  information  against  Evolution  Networks 
Limited’s customer database address data to support the connection of student addresses 
to home internet services  
3 | P a g e  
 

 
10. This Agreement is not an Approved Information Sharing Agreement under Part 9A of the Privacy 
Act 1993 and does not authorise any breach of the Information Privacy Principles in that Act. 
 
Effect of this Agreement 

Released 
11. This Agreement confirms the relationship between the Parties based on a spirit of goodwill and 
cooperation.  
12. Any schedules attached to this Agreement are regarded as part of the Agreement. 
 
Term of this Agreement 
13. This Agreement commences on the date it is signed by both Parties and continues in effect until 
under 
terminated in accordance with clauses 15 and 16. 
 
Variations to this Agreement 
14. This Agreement may only be varied with the agreement of both Parties, and any such variation 
the 
shall be set out in writing and signed by both Parties. 
 
Official 
Termination of this Agreement 
15. This Agreement will be terminate when the matching of student addresses is completed. 
16. This Agreement may be terminated earlier than what has been agreed in Clause 13: 
16.1. 
at any time by agreement in writing of both Parties; or 
16.2. 
by either Party on 20 days’ written notice to the other Party. 
Information 
17. Termination  of  this  Agreement  does  not  affect  any  accrued  rights,  obligations  or  liabilities  of 
either Party.  
 
Costs 
18. Each Party will bear their own costs in relation to this Agreement. 
 
General Administration 

Act 
19. Any notice to be given under this Agreement must be in writing and delivered by hand, registered 
mail or email to Evolution Networks Limited or the Licensee (as the case may be) at the respective 
address or number specified in Part 1 of Schedule 1 of this Agreement or most recently notified 
1982
by  the  recipient  to  the  sender.  Receipt  will  be  deemed  upon  delivery  by  hand  or  email  or  3 
Business Days after posting (whichever is applicable). 
20. If any provision contained in this Agreement is held to be illegal, invalid or unenforceable it will 
be severable, will be deemed to be deleted from this Agreement and will not affect the validity 
or enforceability of the other provisions of this Agreement. 
21. This Agreement is governed by the laws of New Zealand and the Parties agree to submit to the 
non-exclusive jurisdiction of the courts of New Zealand. 
4 | P a g e  
 

 
22. The Agreement contains the entire agreement of the Parties with respect to its subject matter 
and supersedes all prior understandings or agreements between any of the Parties in respect of 
that subject matter. 
23. This Agreement may be executed in any number of counterparts, each of which will be deemed 
an original and all of which taken together will constitute a single instrument.  Any party may 
Released 
enter  this  Agreement  by  executing  such  a  counterpart.  Copies  of  an  executed  Agreement 
transmitted by email or facsimile will be sufficient evidence that an original of the Agreement has 
been executed. 
 
Legal Authority and Application of the Privacy Act 1993
 
24. In  carrying  out  their  obligations  under  this  Agreement,  the  Parties  will  comply  with  all  New 
under 
Zealand laws including, without limitation, the Privacy Act 1993 (Privacy Act). 
25. The Parties acknowledge that the sharing under this Agreement is governed by the Civil Defence 
National Emergencies (Information Sharing) Code 2013 (the Code) under the Privacy Act. 
26.  The  Code  provides  that  in  the  COVID-19  emergency,  agencies  can  collect,  use,  or  disclose 
the 
personal information where they reasonably believe all of the following criteria are met: 
26.1. 
The individual concerned may be involved in the national emergency; 
26.2. 
The  collection,  use  or  disclosure  is  for  a  purpose  that  directly  relates  to  the 
Official 
government or local government management of response to, and recovery from, the 
state of national emergency caused by the COVID-19 pandemic, and 
26.3. 
In the case of disclosure, the personal information is disclosed to one of the following 
agencies: 
26.3.1. A public sector agency; 
Information 
26.3.2. An  agency  that  is,  or  is  likely  to  be,  involved  in  managing  or  assisting  in  the 
management of the emergency; or 
26.3.3. An  agency  directly  involved  in  providing  repatriation,  health,  financial  or  other 
humanitarian assistance services to individuals involved in the emergency. 
27. The  Parties  agree  that  the  criteria  in  clause  26  are  met,  and  that  the  Ministry  and  Evolution 
Networks  Limited  are  agencies  involved  in  managing  or  assisting  in  the  management  of  the 
emergency.  
28. The Parties do not consider that the information matching provisions under Part 10 of the Privacy 
Act 
Act apply to the data matching exercise to be undertaken under this Agreement. 
 
1982
Information to be shared and matched 
29. The information to be shared under this Agreement is as follows: 
Ministry Information 
[WISP] Information 
Matched Address Dataset for addresses that 
Customer Address data (and relevant address 
currently have wireless internet services 
metadata) 
connected 
 
5 | P a g e  
 

 
 
Use of the Information  
30. The [WISP] will provide to the Ministry: 
30.1. 
The customer address data base (WISP Information) as described in the table in Clause 
Released 
29. 
31. The Ministry will:  
31.1. 
match the Evolution Networks Limited Customer Database address data described in 
Clause 29  and identify the students that have wireless internet services connected to 
their address (Data Matching Exercise); and  
31.2. 
Supply  a  report  to  the  Evolution  Networks  Limited  detailing  the  addresses  where 
wireless internet services are connected.  
under 
 
Confidential Information 
32. Information  shared  under  this  Agreement,  including  personal  information  is  considered 
Confidential Information.  the 
33. For  the  purposes  of  this  Agreement  Confidential  Information  means  (in  any  form,  whether 
written, electronic or otherwise):  Official 
33.1. 
the WISP’s information 
33.2. 
The Ministry Information 
33.3. 
The terms of this Agreement 
33.4. 
The finances, strategies, management or business operations of a Party or its suppliers 
or customers 
Information 
33.5. 
Any information of a Party which might reasonably be expected by that Party to be 
confidential in nature 
34. Confidential Information does not include information which: 
34.1. 
Was in the possession of the receiving Party prior to the execution of this Agreement 
34.2. 
At the time of disclosure is generally available to, and known by, the public (other than 
as a result of the disclosure by the disclosing Party) 
34.3. 
Is or becomes available to, and is legally and properly obtained by, the receiving Party 
from a source other than the disclosing Party 
Act 
34.4. 
Is independently acquired or developed by the receiving Party without violating any of 
its obligations under this Agreement. 
35. Each Party must at all times: 
1982
35.1. 
Keep confidential all the Confidential Information of the other party that it holds and 
not use or allow to be used or reproduce any such Confidential Information other than 
for the purposes of this Agreement. 
35.2. 
Only disclose Confidential Information  only disclose Confidential Information of the 
other party to its employees, agents, consultants or contractors who need to know the 
Confidential Information for the purposes of or as contemplated by this Agreement or 
to enforce any rights under this Agreement; 
6 | P a g e  
 

 
35.3. 
 Not disclose Confidential Information of a Party to any third party unless permitted 
the other Party 
35.4. 
Ensure that its employees, agents, consultants and contractors are aware of and are 
bound by the duty of confidence that is owed by that Party to the other Party.  
36.
Released 
 If a party becomes aware of any disclosure or distribution of Confidential Information in breach 
of this Agreement, that party will promptly notify the other, and the relevant parties shall provide 
all reasonable assistance in connection with any proceedings which may be brought in respect of 
such disclosure or distribution 
37. Nothing in Clause 35 prohibits a party from disclosing information to the extent required by any 
statute, regulation, or court order.  
38. If a Party is required to disclose any information covered by Clause 33, that Party will: 
under 
38.1. 
Immediately notify the other Party in writing so that it may seek a protective order or 
other remedy; and 
38.2. 
Only disclose the Confidential Information to the extent legally required. 
 
the 
Method and Frequency of Information Exchange 
39. The  information  to  be  shared  under  this  Agreement  may  include  personally  identifiable 
information ([WISP] Customer details, student’s addresses). 
Official 
40. All  information  shared  under  this  Agreement  will  be  supplied  by  way  of  secure  Iron  Key  or 
password  protected  spreadsheet.  Any  password  required  to  access  the  information  will  be 
provided by the Ministry separately. 
41. The expectation is that information to be shared under this Agreement will be exchanged on a 
one-off basis, covering the entire customer base of the WISP. However to enable the Ministry to 
Information 
seek  status  information at  different points  in time  as the  COVID  19  response  activity requires 
there may be a need for additional data matching to take place. 
42. Where additional address information is required to support the Data Matching Exercise by the 
Ministry, or the understanding of results of the Data Matching Exercise by the Evolution Networks 
Limited, additional address information may be sought by either Party so long as the information 
sought, and the use of that address information, is consistent with this Agreement.  
43. Requests  for  additional  address  information  should  be  made  in  writing  and  to  the  relevant 
Relationship Manager. 
Act 
 
Security of the Information 

1982
44. The Parties will ensure that: 
44.1.  All information shared under this Agreement is protected from unauthorised access, use 
and disclosure 
44.2.  All  information  shared  under  this  Agreement  is  stored  on  the  Parties  own  securely 
managed computer systems with password and firewall protection with access allowed 
only to employees doing work directly related to this Agreement 
7 | P a g e  
 

 
44.3.  All Ministry and Evolution Networks Limited employees or contractors dealing with the 
information exchanged under this Agreement are aware of their responsibilities and the 
strict limitations on use and disclosure of any information subject to this Agreement 
44.4.  Where information shared under this Agreement is kept or stored in any form that might 
be  easily  portable  (e.g.  printed  material,  laptop,  portable  digital  assistant,  DVD,  CD, 
Released memory card, or USB portable device) appropriate safeguards will be in place to guard 
against any unauthorised access, use or disclosure of the information. If the information 
is kept or stored on such a device for the purpose of transfer of source or comparison 
information, it will be permanently disposed of once the transfer has been complete.  
 
Breaches of Security or Confidentiality 

under 
45. The  Parties  must  immediately  notify  the  other  Party  of  any  actual  or  suspected  unauthorised 
access, use or disclosure of any information exchanged under this Agreement. 
46. The Parties must also investigate any actual or suspected unauthorised access, use or disclosure 
of any information exchanged under this Agreement. 
the 
47. If either Party has reasonable cause to believe that a breach of any other security provision in the 
Agreement has occurred or may occur, that Party may undertake such investigations as it deems 
necessary. 
Official 
48. Where  an  investigation  is  commenced  under  this  clause,  the  other  Party  will  provide  the 
investigating  Party with reasonable  assistance,  and  the  investigating Party will  keep  the  other 
Party informed on the progress and outcome of that investigation. 
49. If there has been a security breach, either Party may suspend the exchange of information under 
this Agreement by notice in writing to give the other Party time to remedy the breach. 
Information 
 
Destruction and Retention of Information 
50. The Parties agree that information provided under this Agreement is subject to the Public Records 
Act 2005. 
51. The Parties agree that the [WISP] customer database information shared under this Agreement 
will be securely disposed of by the Ministry once the matching and analysis process is completed. 
52. The  Parties  agree  that  the  Ministry  will  retain  the  data  set  resulting  from  the  Data  Matching 
Act 
Exercise for as long as necessary to respond and manage its response to Covid-19. 
53. The Parties agree that the [WISP} will securely delete the data set provided by the Ministry once 
the internet services have been provided to the identified addresses.  
1982
 
Disputes Resolution 
54. If a party believes there is a dispute, that party will promptly notify the other party in writing, 
giving  details  of  the  dispute.    If  the  dispute  isn’t  resolved  by  senior  representatives  within  20 
Working Days of notice, either party will be entitled to promptly submit the dispute to arbitration 
by  a  sole  arbitrator  (being  a  New  Zealand  resident)  under  the  Arbitration  Act  1996  and  the 
following provisions will apply: 
8 | P a g e  
 

 
54.1.  The arbitrator must be appointed by agreement between the parties provided that, if the 
parties cannot agree on an arbitrator within five Working Days of the referral being made, 
then  the  arbitrator  will,  at  the  written  request  of  either  party,  be  appointed  by  the 
president for the time being of the New Zealand Law Society (or his/her nominee) or its 
successor body. The party making such a request must copy it to the other party. 
Released 
54.2.  The arbitration will take place in Auckland or Wellington (at the arbitrator's discretion). 
54.3.  The arbitrator must adopt a procedure which, in the arbitrator's opinion, is the most simple 
and expeditious procedure practicable in the circumstances. 
54.4.  The  arbitrator  may  determine  the  dispute  without  a  hearing  unless  either  party  gives 
notice  requiring  one,  in  which  case  the  arbitrator  must  treat  that  as  a  material 
consideration in assessing costs. 
under 
54.5.  Schedule 2 to the Arbitration Act 1996 will apply. 
54.6.  The  costs  of  the  arbitrator  will  be  borne  equally  by  the  parties  unless  the  arbitrator 
determines otherwise. 
54.7.  The  parties  must  co-operate  to  ensure  the  expeditious  conduct  of  the  arbitration.  In 
particular, each party must comply with any reasonable time limits sought by the other for 
the 
settling the terms of reference, interlocutory matters and all other steps preliminary and 
incidental to the hearing and determination of the dispute. 
Official 
54.8.  The Parties must use all reasonable endeavours to co-operate with the arbitrator so that a 
final decision can be provided within 40 Working Days from the arbitrator being appointed. 
55. For the purposes of clause 54, Working Day means any day except Saturday, Sunday, a public 
holiday in New Zealand, an Anniversary day in Auckland or Wellington or any day in the period 
commencing on 24 December in any year and ending on 5 January the following year. 
Information 
56. Pending resolution of a dispute, each party will make all reasonable efforts to resolve the dispute 
promptly  and  in  a  way  that  minimises  any  impact  on  the  performance  of  their  respective 
obligations under the Agreement. Nothing in this clause will prevent either party from seeking 
urgent interlocutory or injunctive relief from the Court. 
57. The  obligations  in  this  Agreement  concerning  use,  security  and  disposal  of  information  shall 
remain in force notwithstanding any suspension or termination of this Agreement.  
 
Third Party Contracting 
Act 
58. Any third party contracted to carry out any work in relation to this Agreement that may involve 
access to, or use information received under this Agreement, must be subject to confidentiality 
1982
and  compliance with  laws  obligations  substantially  similar to  those  set out  in  this Agreement, 
which will be reflected in any associated Contract for Services with the third party. 
 
External Communications 
59. The Parties are responsible for complying with their respective obligations under the Privacy Act 
and the Official Information Act 1982 (Official Information Act). 
9 | P a g e  
 

 
60. In the event that either Party receives a complaint or request under the Privacy Act or Official 
Information  Act  in  relation  to  information  exchanged,  accessed,  used  or  disclosed  under  this 
Agreement, the Party which receives the complaint or request will consult with the other Party 
on the proposed response prior to making a decision on the complaint or request. 
61.
Released 
 In the event that either Party receives a request from the media in relation to this Agreement or 
any  information  exchanged,  accessed,  used  or  disclosed  under  this  Agreement,  the  Party  will 
advise the other Party of the media request, and any proposed response to the media. 
 
Relationship Management and Oversight 
62. To facilitate and support the relationship between the Parties to this Agreement, and to provide 
operational oversight of the information sharing activity, each Party will nominate a Relationship 
under 
Manager. 
63. The Relationship Manager will have oversight of the operation of this Agreement, and be the first 
point of contact for each Party with regards to the operation of this Agreement.  
64. Schedule One records the Relationship Managers and Technical Contacts for each Party. 
the 
 
 
 
Official 
 
 
 
 
 
Information 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Act 
 
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
 
 
10 | P a g e  
 

 
 
 
 
 
Schedule One – Relationship Managers and Technical Contacts 
Released 
 
Ministry of Education 
Relationship Manager 
Ann Bentley 
Project Manager, Equitable Digital Access for Students 
[email address] 
under 
 
Technical Contact(s) 
Mehrdad Fatemi 
Architect, ICT Strategy and Planning 
[email address] 
the 
 
Evolution Networks Limited Relationship Manager 

Official 
Mark Simpson 
BDM 
[email address]  
 
Technical Contact(s) 
Information 
Paul Andrew 
Network Operations Manager 
[email address]  
Act 1982
11 | P a g e