This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copy of Data Sharing MOU’s'.

22 September 2020
Shane Gibson 
[email address] 
Kia ora Shane 
Thank you for your email of 7 July 2020 to the Ministry of Education (the Ministry) requesting the 
following information: 
Please provide copies of all Memorandum of Understanding (MOU’s) signed in the last five years 
related to the sharing of data to organisations outside your organisation. 
Your request has been considered under the Official Information Act 1982 (the Act). 
The Ministry has a centralised information sharing team that has oversight of information sharing 
agreements  between  the  Ministry  and  other  organisations.  The  Ministry  maintains  a  centralised 
Information  Sharing  Catalogue  as  part  of  its  overall  management  of  these  agreements.  Al  
information sharing agreements are subject to robust governance and privacy processes, and are 
approved and signed off by the Ministry’s Chief Data Steward.  
An information sharing Memorandum of Understanding (MOU) is not an authorising document, but 
rather  a  document  that  records  the  legal  authority  for  the  sharing  and  the  agreed  controls  and 
processes required to ensure that the transmission, use and security of the information shared is 
compliant with the Privacy Act. In some cases we have not been able to locate fully signed copies 
of the MOU’s. These MOU’s are stil  operational/were operational within the last five years, so we 
have included them in our response. 
Approved Information Sharing Agreements (AISA’s), primarily developed in partnership with other 
government  agencies,  are  subject  to  mandatory  development  processes  including  public 
consultation, prior to sign-off through formal Cabinet processes.  
OIA: 1234647 
National Office, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wellington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 


We have identified copies of 51 Memorandums of Understanding (MOUs) signed in the last 5 years 
relating to the sharing of information by the Ministry. These are detailed in Appendix A attached 
along with our decisions on release.   
We are releasing 43 documents in full, withholding one in full and releasing the remaining three 
documents in part under the following sections of the Act: 
 6(c) as the making available of that information would be likely to prejudice the
maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences,
and the right to a fair trial; and
 9(2)(a), to protect the privacy of natural persons.
Where applicable, we consider that in this particular case the need to withhold information under 
sections 9(2)(a) of the Act is not outweighed by any other considerations under section 9(1) of the 
Act. 
The  Ministry  is  a  party  to  four  Approved  Information  Sharing  Agreements  (AISAs),  detailed  in 
Appendix A, which are an instrument for sharing personal information under Part 9A of the Privacy 
Act 1993. We are therefore refusing this part of the request under section 18(d) of the Act as the 
information is publicly available on the Office of the Privacy Commissioner’s website at the following 
link: 
https:/ privacy.org.nz/privacy-for-agencies/information-sharing/approved- 
information-sharing-agreements/ 
You have the right to ask an Ombudsman to review this decision. You can do this by writing to 
[email address] or Office of the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Ngā mihi 
Alex Brunt 
Acting Deputy Secretary 
Evidence Data and Knowledge 

OIA: 1234647 
National Office, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wellington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001