This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OIA request- nomination Board'.

29 June 2020 
John Luke 
[FYI request #13009 email]  
Dear Mr Luke 
Thank you for your email of 3 June 2020, requesting the following information under the 
Official Information Act 1982:  
I noted on your webpage
The current board vacancies seems all expired and the webpage is not activity up 
to  date.  May  I  kindly  request,  your  org  chart  for  people  in  relation  to  this  board 
nomination service team. Also, I would like to know what is your internal protocol 
for  managing  and  releasing  vacancy  on  this  web  page.  Are  there  any  dedicate 
people mange this web page to ensure it's correctness?  
The web page said "Last updated on: 13/03/2020" are there any more vacancy that 
is not showing on this page since last update?  

In  response  to  your  request,  the  Governance  and  Commercial  team  in  the  Ministry  of 
Transport  (the  Ministry)  is  responsible  for  monitoring  and  governance  related  functions 
related to the transport Crown entities1 and statutory bodies. This includes advice on Board 
appointments for the transport Crown entities and City Rail Link Limited.  
The Governance and Commercial team is also responsible for monitoring those agency’s 
financial and non-financial performance, leading advice on selected commercial matters, 
administering the Government’s contract with the Meteorological Services of New Zealand 
(MetService),  and  administering  the  Government’s  joint  venture  appropriations  with  a 
number of regional airports.  
Within  the  Governance  and  Commercial  team,  there  is  one  senior  advisor  who  is 
responsible  for  leading  the  board  appointments  function,  one  graduate  advisor  who  is 
designated to provide support to this function, and other team members provide support 
where necessary. There are nine full time positions in this team overall (one manager, two 
principal advisers, four senior advisers, one adviser and one graduate adviser).  
The  Governance  and  Commercial  team  reports  to  the  Deputy  Chief  Executive,  System 
Performance and Governance. This role then reports to the Ministry’s Chief Executive. 
1 The transport Crown entities are: Waka Kotahi NZ Transport Agency, Civil Aviation Authority, 
Maritime New Zealand and the Transport Accident Investigation Commission. 

In  terms  of  managing  information  about  board  vacancies  for  release  on  the  Ministry’s 
website,  I  can  confirm  that  there  are  currently  no  formal  procedures  in  place,  however, 
guidelines are currently being developed. It is expected that information on the website is 
up-to-date  and  we  do  endeavour  to  make  sure  this  is  the  case.  There  is  one  individual 
within the Ministry who works with business groups on website content management. 
In  the  instance  you  refer  to,  website  links  were  not  removed  to  advertisements  for 
vacancies on the Civil Aviation Authority and Independent Expert Panel on Drug Driving 
following the completion of those advertisement periods. The links on the Ministry’s website 
connect through to the primary advertisement for the role, which is on the Treasury’s Board 
Appointments Database (this database utilised by a number of Government agencies to 
advertise and maintain board vacancies). The advertisements on Treasury’s website were 
removed at the time the vacancies closed and an individual would not have been able to 
access  that  vacancy  through  clicking  on  the  out  of  date  information  on  the  Ministry’s 
The out-of-date advertisements have since been removed from the Ministry’s website. The 
Ministry has also advertised no further vacancies for ministerial appointed positions since 
the page was last updated. We thank you for notifying us that this information was out-of-
This response completes your request for information. Please note, you have the right to 
request a review of the Ministry’s response from the Office of the Ombudsman. Details on 
how to do this are available at:  
Yours sincerely 
Robert Anderson 
Acting Manager, Governance and Commercial