This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Publication of all DHB Policies, Protocols and Best Practice Documents'.

17 June 2020 
Ms Amy Van Dey Lovatt 
Via email 
Email: [FYI request #12936 email] 
Dear Ms Van Wey Lovatt, 
Official Information Act (1982) Request 

I write in response to your Official Information Act request, received by us on 02 June 2020.  You 
requested the fol owing information. 
Request 1: 
I respectful y request that your DHB make ALL of your DHB policies, protocols and best practice 
documents publicly available. 
  While on the face of it, my request may seem like a time consuming task; however, this should 
not be the case. Currently, DHB policies, protocols and best practice documents are held 
electronical y and are available on your DHB intranet (employee access only), and in many 
cases, there are already hyper-links between policies, protocols and best practice documents. 
Thus, in order to change the setting to the policies, protocols and best practice documents from 
private (intranet and employee access only) to public ought to be accomplished by a click of a 
button (or, at most, a line or two of code). Upon completion, I respectfully request a response 
with the website address to the DHB policies. 
Request 2: 

Is your DHB laboratory and radiology departments, or the agencies your DHB has contract out 
pathology and radiology services, IANZ accredited? 
Request 3: 

In the event that your DHB, or the agencies your DHB has contracted out pathology and 
radiology services, is IANZ accredited, I respectful y request ALL of the documentation 
submitted to IANZ for accreditation by your DHB (or contracted agencies) be made publicly 
available upon your DHB website (or as a link to your contracted agencies website).  
  Again, while this may appear to be a daunting task on the face of it, this information ought to 
be in electronic form and have been col ated prior to submission to IANZ. Thus, again, my 
request ought to be accomplished by a click of a button or at most, a few lines of code to link 
the website to the appropriate folder on your internal systems. 
Counties Manukau District Health Board 
Private Bag 93311, Otahuhu, Auckland 
T: 09 276 0000 | 

I make these requests in order to save time, energy and financial resources. By making the 
requested information publicly available, the DHB wil  not need to spend valuable time and 
resources in answering repeated requests for policies, protocols and best practice 
documentation, and wil  help your DHB become compliant with Ministry of Health Standards 
(such as HISO 10064 and 10029) and legislative requirements, such as those described in the 
Health Information Privacy Code 1994,  Health Act 1956, and Health and Disability 
Commissioner (Code of Health and Disability Services Consumers' Rights) Regulations 1996. 
As context for this response, Counties Manukau Health (CM Health) provides health and support 
services to people living in the Counties Manukau region (approx. 569,400 people). We employ 
more than 7,500 FTE staff, and see more than 118,000 people in our Emergency Department each 
year.  Our services are delivered via hospital, outpatient/ ambulatory and community-based 
models of care. We provide regional and supra-regional specialist services (for orthopaedics, 
plastics, burns and spinal services). There are also several specialist services provided for our 
community via other metro Auckland DHBs, including tertiary surgical/ medical services, some 
mental health and addiction services. 
Our responses to each of your questions are below. 
Request 1: 
I respectful y request that your DHB make ALL of your DHB policies, protocols and best practice 
documents publicly available. 
We do not believe this constitutes an OIA request (section , but is rather a request for action to be 
taken  by  Counties Manukau Health,  that we should publicly release organisational  policies, 
procedures and guidelines (control ed documents), on an on-going basis. We do not consider 
there is a public interest in ongoing publication/ public access to all these documents at this time. 
We currently hold in excess of 3,000 such documents at CM Health, and many of them are over 10 
pages long. These documents cover al  aspects of our organisational operations, but their use in 
our organisation is supported by appropriate guidance for individuals accessing and using relevant 
documents. For example, control ed documents address Governance, Corporate management 
(such as financial management, legal and privacy matters, and planning matters), Employment/ 
Human Resources management, Clinical practice and health services  provision. In  many cases, 
these policies and guides are  further informed and supported by other guidance, including NZ 
legislation, Professional Standards (such as the Nursing Council, and the Medical Council), as wel  
as guidance from Royal Col eges and professional associations. 
Provision of these documents, which have been created for internal organisation and employee 
use  without  the  relevant  individual  context  is unlikely to aid public accountability and 
transparency. Many of these are not documents intended to inform the public, many are clinical, 
written for the use of clinicians who have been trained to understand such documentation, or for 
staff members who have necessary context. 
Given the number of documents involved, and the administrative processes we would need to use 
to upload these, we do not agree with your statement that it is  a minor task to add al  such 
documents to our website.  We would also need to review  all  the information, prior to public 
Page 2 

release  to ensure it is not  subject to any other sections of the Act,  which  would require us to 
partially or ful y withhold materials included. In addition, there would be ongoing effort needed to 
maintain the currency of each document, plus  the provision of appropriate context  to ensure 
accuracy of interpretation. 
The Act does provide the right of access, on request, to any document which contains our policies, 
and  guidelines for making decisions.  You may  wish to reconsider the scope or focus of your 
request in this context, including specifying particular information on a topic of interest, that may 
include current Policy documents, and we wil  consider this new request under the Act.   
We note that any Official Information request does need to show due particularity – section 12(2), 
to enable us to accurately identify and review documents in scope. While we are also directed to 
consider  making the information available in the way preferred by the person requesting  it  - 
section 16(2), we need to balance this against consideration as to whether this would impair our 
efficient administration of government services  -  section  16(2)(a), and consider other  ways to 
provide reasonable access. 
As part of our decision process, we also can consider whether the costs incurred in managing an 
OIA  response, including retrieval of material sought  should be passed on to the requester,  or 
extension of response time wil  enable a response  –  section  18A, particularly where the 
information  requested  is not related to  a  decision  directly  affecting the requester.  We do not 
believe either of these options is a feasible solution for this part of your request as it is currently 
stated for all material to be made publicly available. We wil  consider these factors in any new 
request made. 
Request 2:   Is your DHB laboratory and radiology departments, or the agencies your DHB has 
contract out pathology and radiology services, IANZ accredited? 
Yes,  our services are accredited, noting that this includes both hospital-operated services, and 
contracted providers for both laboratory and radiology services.   
Request 3: - That ALL of the documentation submitted to IANZ for accreditation by your DHB (or 
contracted agencies) be made publicly available upon your DHB website (or as a link to your 
contracted agencies website). 
This is not an OIA request; it is a request for publication and access to information provided to an 
accreditation agency, on an on-going basis. 
We do not consider there is public interest in such publication, as provision of these documents, 
created and provided solely to comply with the requirements of the accreditation agency, without 
individual context would not align with our goal of transparency. The  evidence material for 
accreditation processes is not designed to inform the public on an issue. Rather they are drafted 
for the exclusive  use of the professionals employed by the accreditation agency to meet their 
professional requirements within the accreditation and related audit processes. These documents 
are substantial, and have not been prepared or compiled for publication. They exist in a variety of 
Page 3 

formats, aligning with the specialist processes of the accreditation agency.  As they are prepared 
for and align with the agency’s processes, they may be the subject of commercial confidentiality. 
We do not believe there is a public interest in this information, only the fact of an accreditation 
being achieved and current - as with any audit, the information (working papers) col ected by the 
auditor for that professional purpose are not of any interest in themselves, and accreditation 
processes are supplemented by and informed by on-site visits/ interviews and observations. 
Accreditation status is available on the IANZ site 
We do publish summary information on the results for our hospital operated facilities of IANZ and 
other designated accreditation processes, and these are available both in governance reports 
(Board papers etc.) and on the CM health website:
If you are not satisfied with this response you are entitled to seek a review of the response by the 
Ombudsman under section 28(3) of the Official Information Act.  Information about how to make 
a complaint is available at or freephone 0800 802 602. 
Please note that this response  or an edited version of this may be published on the Counties 
Manukau DHB website. 
Yours sincerely, 
Fepulea’i Margie Apa 
Chief Executive Officer 
Counties Manukau Health 
Page 4