This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident reporting by DHB - standards, requirements, policies'.

 
Code of conduct 
 
Code of conduct 
 
Type: Policy 
HDSS Certification Standard 1.2.7 
Issued by: Wairarapa DHB; Hutt DHB; Capital and 
Version: 
Coast DHB 
Applicable to: Organisation wide 
Contact person:  Human Resources Manager 
Lead DHB: CCDHB  
 
Purpose 
This  Code  of  Conduct  (the  Code)  describes  the  DHBs'  expectations  about  conduct.  
Employees and others working for the DHBs are in a position of trust.  Employees and the 
DHBs have rights and responsibilities.  One of the DHBs' responsibilities as good employers 
is to inform employees about what is expected and to ensure employees are treated fairly 
and  with  courtesy  and  respect.   Employees are responsible  for  reading and  understanding 
the Code, and meeting the standards of conduct it describes. 
A copy of the Code will be made available to all employees.  New employees will receive a 
copy  of  the  Code  with  their  offer  of  employment  and  will  be  asked  to  confirm  they  have 
read and understood it. 
 
Scope 

This Code applies to: 
  the Wairarapa, Hutt Valley and Capital and Coast DHBs (individually a DHB, together, 
the DHBs); 
  all employees of the DHBs; and 
  those volunteers, contractors, individuals covered by special staff status, and others 
where a DHB has advised them this Code will apply. 
For ease of reference, this  Code refers only to employees but applies equally to the other 
people referred to. 
 
Roles and responsibilities 

Managers are expected to:  
  Provide leadership and model the expected standards of conduct. 
  Be aware of, identify and take appropriate steps to deal with conduct issues in the 
workplace.  
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 1 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  Challenge  inappropriate  behaviour  and  make  it  clear  the  DHB  will  not  tolerate 
behaviour that is not in line with this Code or expected standards of conduct. 
 
All DHB employees are expected to:  
  Adhere to the expected standards of conduct. 
  Take responsibility and accountability for their behaviour and actions. 
 
Policy content 
Good faith 
Employers, employees and unions or employee representatives must at all times deal with 
each other in 'good faith'.  Good faith obligations are mutual and mean that the parties 
must (among other things): 
  engage openly, honestly and respectfully; 
  be responsive and communicative; 
  be active and constructive in maintaining a productive employment relationship; and 
  be  committed  to  patient  safety  and  developing,  maintaining  and  providing  high 
quality public health services. 
 
State Sector Standards of Integrity and Conduct 
The  DHBs  and  those  working  for  them  are  required  to  act  with  a  spirit  of  service  to  the 
community and meet high standards of integrity and conduct as set out in the State Sector 
Standards  of  Integrity  and  Conduct  (a  code  of  conduct  issued  by  the  State  Services 
Commissioner under the State Sector Act 1988).  The code of conduct issued by the State 
Services Commissioner requires DHBs and employees to abide by the following standards. 
Fairness 
  treat everyone fairly and with respect 
  be professional and responsive 
  work to make government services accessible and effective 
  strive to make a difference to the well-being of New Zealand and all its people 
 
Impartiality
 

  maintain  neutrality  as  required  to  enable  us  to  work  with  current  and  future 
governments 
  carry out the functions of our organisation, unaffected by our personal beliefs 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 2 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  support our organisation to provide robust and unbiased advice 
  respect the authority of the government of the day 
 
Responsibility 
  act lawfully and objectively 
  use our organisation’s resources carefully and only for intended purposes 
  treat information with care and use it only for proper purposes 
  work to improve the performance and efficiency of our organisation 
 
Trustworthiness 
  be honest  
  work to the best of our abilities 
  ensure our actions are not affected by our personal interest or relationships 
  never misuse our position for personal gain 
  decline gifts or benefits that place us under any obligation or perceived influence 
  avoid  any  activities,  work  or  non-work,  that  may  harm  the  reputation  of  our 
organisation or of the State Services 
 

What is expected from you? 
The DHBs expect employees to act honestly, conscientiously, reasonably and in good faith at 
all  times,  and  to  have  regard  to  the  interests  of  the  DHBs,  their  colleagues,  the  DHBs' 
patients and the wider community. 
In line with this, employees are expected to: 
  Be present at work as required unless there is an agreed reason for absence or an 
unexpected situation has arisen that prevents them from attending work. 
  Carry  out  their  duties  in  an  efficient  and  competent  manner  and  maintain 
satisfactory standards of performance. 
  Comply with lawful and reasonable instructions and all DHB policies, procedures, and 
standards. 
  Neither use, nor allow the use of DHB property, resources or funds for other than 
authorised purposes. 
  Maintain  all  qualifications  (including  registration  and  annual  practising certificates) 
necessary for the performance of their duties. 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 3 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  Declare any potential conflicts of interest that their activities or relationships outside 
of the DHBs may have with the business or activities of the DHBs. 
  Ensure  that  they  do  not  bring  the  DHBs  into  disrepute  through  their  conduct  and 
actions either as employees or private individuals.  
  Conduct  themselves  professionally  at  all  times,  respect  the  rights,  interests  and 
diversity of their colleagues, and work harmoniously and courteously with others. 
 
Honesty and Integrity 

  Take responsibility for their own actions and decisions, and appropriately raise any 
incidents of unethical or unprofessional workplace behaviour.  
  Avoid any activities, either work or non work related, that may in any way bring the 
DHBs into disrepute. 
  Advise  their manager immediately if  they are charged or being investigated either 
criminally or professionally. 
 
Loyalty, Good Faith and Professionalism  
  Abide  by the  provisions  of  all New  Zealand  legislation  (and  the DHB's  policies  and 
procedures). 
  Abide by the code of ethics and conduct of their profession (if applicable). 
  Avoid  conduct  which  may  or  does  impair  work  performance,  including  the  use  of 
alcohol and other drugs or substances. 
  Conduct all employment related communications in good faith, in an open, truthful 
and respectful manner. 
  Be  professional  when  posting  any information  online,  either  personal  or  work 
related, and take responsibility for what they write. 
  Respect people and property. 
  Be fair in carrying out their duties, irrespective of their personal beliefs and values. 
  Avoid any behaviour within the workplace that may cause unreasonable distress to 
colleagues or patients and their families.  
  Take care to prevent inappropriate use, loss or damage to property and have regard 
for the safety of others in the use of DHB property. 
 
Confidentiality 
  Not  access  or  use  confidential,  personal,  or  sensitive  information  for  personal 
purposes  or  advantage,  or  divulge  such  information  to  another  person  outside 
official duties, unless required by law. 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 4 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  Take appropriate care while handling patient and employee information. 
 
What can you expect from the DHBs? 

Employees can expect the DHBs to: 
  Comply  with  all  relevant  legislative  and  contractual  requirements,  including 
employment agreements, and the policies and procedures. 
  Act honestly, conscientiously, reasonably and in good faith. 
  Ensure that bullying, harassment, discrimination and victimisation are not tolerated 
within the working environment. 
  Provide  an  environment  conducive  to  the  development  and  effectiveness  of  all 
employees. 
  Recognise the need to balance work with personal interests and commitments. 
  Supply the resources necessary to fulfil work obligations. 
  Provide a safe and healthy workplace. 
  Offer opportunities for the enhancement of the abilities of individual employees. 
 
Rules of Conduct 

  All  employees  are  expected  to  be  aware  of  the  standards  of  performance  and 
conduct  expected  of  them.    They  are  also  expected  to  perform  well,  conduct 
themselves  professionally  and  overcome  minor  problems  without  the  need  for 
formal intervention. 
  This  Code  of  Conduct  provides  examples  of  conduct  the  DHBs  consider  are  not 
acceptable and could give rise to disciplinary action. Please refer to the Disciplinary 
Policy  for  further  information.    The  examples  provided  in  this  Code  are  not 
exhaustive. 
  The  DHBs  will  consider  any  relevant  policy  or  procedure  in  determining  whether 
there has been a breach of this Code.  
Misconduct 
  Misconduct is unacceptable conduct that does not meet the DHBs' expectations as 
set out  in this  Code  or  elsewhere,  such  as  in  another  relevant  policy  or  procedure.  
Generally speaking, misconduct will justify disciplinary action. 
  Examples  of  misconduct  are  listed  below,  although  this  list  is  not  exhaustive.  
Depending  on  the  seriousness  of  the  particular  conduct,  it  could  be  considered 
serious misconduct. 
 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 5 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
Misconduct includes situations where an employee: 
  Does not act according to the expectations noted above (e.g. with honesty, integrity, 
professionalism, with respect for individuals and property, and in good faith). 
  Is negligent or careless in the performance of duties. 
  Is abusive or uses obscene, offensive or threatening language. 
  Behaves in a way that is likely to cause offence or distress. 
  Does not promptly report a work-related accident or incident. 
  Does not record hours of work, or records hours inaccurately, or fails to notify the 
DHB of absence in a timely way. 
  Is persistently late or absent. 
  Is absent from the workplace without authorisation. 
  Misuses DHB resources, wastes time or materials. 
  Uses  computer  systems  and  computer  devices,  with  access  to  the  DHB  computer 
networks, in an unauthorised or improper manner. 
  Fails to abide by DHB policies and procedures. 
  Fails to follow a reasonable and lawful instruction. 
  Is involved in unauthorised gambling activity on DHB premises or on any premises 
where DHB employees work. 
  Consumes alcohol on DHB premises (or any other premises, including DHB vehicles, 
where our employees work) without appropriate prior approval. 
  Reports for work intoxicated and unable to perform their required duties in a safe 
and proper manner. 
  Behaves in a disruptive manner. 
  Bullies or harasses others. 
  Does not follow DHB health and safety instructions (including non-smoking rules). 
  Breaches of their Code of Conduct/ethics for their profession 
  Fails to observe safety rules, or works in an unsafe manner, or fails to make proper 
use of safety equipment. 
  Prevents or interferes with another employee carrying out his or her duties. 
  Fails to meet professional standards. 
  Any conduct which falls within the category of serious misconduct, but falls short of 
serious misconduct in the circumstances. 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 6 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
Serious Misconduct 
  Serious  misconduct  is  unacceptable  conduct  that  seriously  breaches  the  DHBs' 
expectations as set out in this Code or elsewhere, such as in another relevant policy 
or procedure.  Generally speaking, serious misconduct will justify dismissal because 
the conduct undermines the trust and confidence the DHB has in the employee and 
calls into question whether the employment relationship can continue.  Examples of 
serious  misconduct  are  listed  below,  although  this  list  is  not  exhaustive.    Serious 
misconduct may result in summary dismissal (i.e. dismissal without notice). 
 
Serious misconduct includes situations where an employee: 
  Knowingly falsifies a document or record or makes a false declaration or statement, 
(including  making  an  incorrect  record  of  attendance,  giving  a  false  explanation  of 
absence or failing to notify a police charge and/or conviction). 
  Admits,  or  is  convicted  of  any  offence  which  brings  the  employee’s  suitability  for 
continued employment into question. 
  Sends highly inappropriate or offensive communications (including emails, texts, and 
attachments), or uses the internet, or social media sites or DHB computer systems in 
serious breach of DHB policies. 
  Wilfully or recklessly damages any DHB property. 
  Is  physically  or  verbally  violent  towards  any  person  on  DHB  premises  or  on  DHB 
business. 
  Behaves  in  a  manner  that  constitutes  bullying,  sexual,  racial  or  other  harassment, 
discrimination,  victimisation  or  constitutes  unwelcome  behaviour  towards  DHB 
patients, visitors or employees. 
  Reports for work under the influence of alcohol or drugs such that they are unable to 
perform their required duties in a safe and proper manner. 
  Reports to work under the influence of drugs or alcohol. 
  Uses or is in unauthorised possession of restricted or illegal drugs on DHB premises 
or while working 
  Commits a serious breach of their professional code of conduct or ethics. 
  Seriously breaches The Code of Health and Disability Services Consumers' Rights. 
  Practices without a current practising certificate or other certificate required by law 
or a responsible authority. 
  Fails  to  notify  their  manager  of  any  conditions  or  constraints  imposed  on  their 
professional practice by a responsible authority. 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 7 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  Has  unauthorised  possession  of,  removes  or  misuses  DHB  property  (including 
information), or the property of DHB patients, visitors or employees. 
  Breaches patient privacy. 
  Intentionally fails to declare a conflict of interest. 
  Behaves in a manner which brings the DHB into disrepute. 
  Misuses  or  discloses  personal  or  confidential  information,  or  accesses  personal  or 
confidential information without authorisation or for personal reasons. 
  Blatantly disregards hygiene, health or safety. 
  Signs  any  document  or  makes  any  statement  on  behalf  of  the  DHB  without 
authorisation. 
  Misrepresents or withholds criminal charges or convictions or employment history, 
qualifications  or  other  information  pertinent  to  the  DHB's  decision  to  hire  or 
promote the employee. 
  Seeks  or  accepts  any  personal  gift,  fee,  reward,  gratuity  or  subsidy  outside  of  the 
policy to declare such gifts, fees, rewards, gratuities or subsidies. 
  Gross or deliberate failure to perform work to the required standards. 
  Any  misconduct  of  sufficient  seriousness  in  the  circumstances  to  be  considered 
serious misconduct. 
 
Disciplinary outcomes 

  Examples of disciplinary outcomes that may result for breaches of the Code include 
(but  are  not  limited  to)  issuing  a  warning,  dismissal  (summary  or  on  notice)  and 
demotion.  Please refer to the Disciplinary Policy. 
  A copy of this Code will be made available to all employees.  All new employees will 
receive  a  copy  of  this  policy  with  their  offer  of  employment  and  will  be  asked  to 
confirm they have read and understood the policy and agree to comply with it. 
 
 
Related documents 

  Disciplinary Policy guidance 
  Disclosure of a Serious Wrongdoing (Whistle Blowing) Policy 
  Disclosure of a Serious Wrongdoing (Whistle Blowing) Policy Guidance 
  All other DHB Policies and Procedures, Rules and Regulations 
  State Sector Act 1988 
  Human Rights Act 1993 
  The Code of Health and Disability Services Consumers' Rights 1996 
  Employment Relations Act 2000 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 8 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document. 


 
Code of conduct 
  Health and Safety at Work Act 2015 
  Crown Entities Act 2004 
  The New Zealand Public Health and Disability Act 2000 
  The Health Practitioners Competence Assurance Act 2003 
  Privacy Act 1993 
  Health Information Privacy Code 1994 
 
Related CCDHB documents 
CCDHB Code of Conduct Form  capitalDocs ID 1.103402 
 
3DHB Code of Conduct Brochure  capitalDocs ID 1.102557 
 
3DHB Disciplinary policy  capitalDocs ID 1.1095 
 
Protected disclosures  capitalDocs ID 1.1093 
 
Disclaimer: This document has been developed by the Wairarapa District Health Board, Hutt Valley 
District Health Board and Capital & Coast District Health Board, specifically for their own use. Use of 
this  document  and  any  reliance  on  the  information  contained  therein  by  any  third  party  is  at  their 
own risk and the DHBs assume no responsibility whatsoever.
 
 
 
Document author:  Human Resources 
 
Authorised by EMT Wairarapa Hutt and CCDHB/ELT  
Issue date: 8 November 2019 
Review date: 8 November 2022 
Date first issued: 19 October 2015 
Document ID 1.2469 CCDHB  
Page 9 of 9 
CONTROLLED DOCUMENT – The electronic version is the most up to date version.  The DHB accepts no 
responsibility for the consequences that may arise from using out of date printed copies of this 
document.