This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident reporting by DHB - standards, requirements, policies'.
link to page 4 link to page 4 link to page 3 link to page 3 link to page 10 link to page 4
POLICY 
RESPONSE TO ALLEGATIONS OF FRAUD, THEFT & CORRUPTION 
POLICY 
Applicable to:  All Wairarapa DHB Employees 
Issued by: 
Board 
Contact 
Chief Financial Officer & GM 
person: 
Corporate Services 

POLICY STATEMENT 
Wairarapa DHB has a zero tolerance towards fraud, corruption or theft and all allegations will be 
appropriately investigated. 
1.0 
PURPOSE 
The purpose of this policy is to protect public money and property by putting in place measures 
to: 
 prevent and deter theft and fraudulent or corrupt conduct
 facilitate the detection and reporting of irregularities and improprieties
 ensure  that  prompt,  effective  action  is  taken  in  response  to  allegations  of  theft,  fraud  or
corruption, including prosecution and recovery of losses, where appropriate.
This policy provides procedures for reporting suspected fraud, theft, and corruption, and raising 
similar concerns.   
Where the matter to be reported involves serious wrongdoing by or within the WDHB, it may be 
appropriate  to  make  a  protected  disclosure.    Special  procedures  that  must  be  followed  by 
under the Official Information Act
employees  seeking  protection  under  the  Protected  Disclosures  Act  2000  are  contained  in  the 
WDHB’s Disclosure of a Serious Wrongdoing Policy  
Note  that  this  policy  is  not  intended  to  cover  complaints  by  employees  associated  with  a 
Personal Grievance. 
Released 
2.0 
SCOPE 
The policy is to apply to all WDHB Board Members, employees, contractors and consultants. 
3.0 
ROLES & RESPONSIBILITIES 
Individuals 
All WDHB employees have an obligation at all times to act according to the law, in responsible 
ways  (that  is,  in  the  public  interest),  and  to  exercise  good  judgement  and  trustworthiness. 
WDHB  employees  should  always  distinguish  between  public  and  private  affairs  and  must  not 
use their duties or positions for undue private gain for themselves or third parties.   
Individuals are responsible for: 
Document No: 00917 
Page 1 of 15 
Version: 5 
Prepared by: Eric Sinclair 
Issue Date: 20/10/2013 
Authorised by: Chief Executive 
Class Code: OPO-C 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
 Wairarapa DHB. CONTROLLED DOCUMENT. The electronic version is the most up-to-date version. WDHB will NOT take any responsibility in case of any 
outdated paper copy being used and leading to any undesirable consequence.  
Printed 16/07/2020 12:11:00 

Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
  familiarising themselves with this policy  
  seeking clarification and/or support as to the exercise of their judgement on issues covered 
by this policy  
  complying with the WDHB Code of Conduct and WDHB policies and procedures  
  complying with accepted accounting practices, including recording all transactions promptly 
and  accurately  and  ensuring  that  entries  do  not  distort  or  disguise  the  true  nature  of  any 
transaction 
  being alert to irregularities and inappropriate conduct  
  rejecting  and  reporting  any  offers  of  gifts/benefits  or  the  like  made  in  an  attempt  (or 
apparent attempt) to bribe and 
  bringing  any  concerns  regarding  the  use  of  public  money  or  property  and  conduct  to  the 
attention of WDHB management in good faith and in a responsible manner. 
Management 
All managers are responsible for: 
  ensuring compliance with the employment Relations Act 
Act
  demonstrating the highest standards of ethical behaviour and commitment, and maintaining 
an  ethical  climate  where  employees  are  encouraged  to  take  an  active  part  in  protecting 
public money and property, including reporting any breaches of the required standards  
  considering  the  types  of  irregularities  and  improprieties  that  might  occur  in  their  area  of 
responsibility and ensuring that internal controls both exist to reduce opportunities for and to 
Information 
detect such occurrences  
  reinforcing  and  monitoring  employees'  adherence  to  existing  internal  controls,  WDHB 
policies and procedures, and the WDHB Code of Conduct (including making sure that these 
Official 
are not ignored or overridden)  
  educating  staff  as  to  their  responsibilities  in  regard  to  the  prevention  of  fraud,  theft  and 
the 
corruption  
  detecting, and acting quickly, constructively, and in good faith in response to, irregularities 
and improprieties  
under 
  ensuring that those acting on their behalf are made aware of relevant internal controls and 
authorisation procedures. 
Chief Financial Officer & General Manager Corporate Services  
Released 
The Chief Financial Officer & General Manager Corporate Services has responsibility for: 
  the  development  and  maintenance  of  corporate  guidance  related  to  Fraud,  Theft,  and 
Corruption Control and Protected Disclosures 
  disseminating  information  on  and  raising  awareness  of  the  WDHB’s  Fraud,  Theft,  and 
Corruption Control Policy and Protected Disclosures Policy  
  supporting  the  WDHB’s  managers  in  educating  staff  about  the  policy  and  their 
responsibilities in regard to the prevention of fraud, theft and corruption  
  include in the annual WDHB risk analysis, consideration of fraud, theft and corruption risks 
and ensuring that any risks so identified are managed   
  monitoring  the  WDHB’s  internal  control  environment,  including  ensuring  that  the  WDHB’s 
management delegations are current  and 
  maintaining an open environment of checks and controls. 
Investigation Coordinator 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 2 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 4 link to page 4 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
The  Investigation  Coordinator  is  the  Chief  Financial  Officer  &  General  Manager  Corporate 
Services.  The Investigation Coordinator will act in consultation with the Chief Executive Officer.  
If there is any conflict of interest in relation to an allegation on the part of: 
  the  Chief  Financial  Officer  &  General  Manager  Corporate  Services,  the  General  Manager 
Human Resources will act as Investigation Coordinator  
  the  Chief  Executive  Officer,  the  General  Manager  Human  Resources  will  act  in  his/her 
stead. 
Where the allegation is made against the Chief Executive Officer the Chair of the Board of the 
DHB shall be the Investigation coordinator. 
The Investigation Coordinator may exercise a financial sub-delegation by virtue of this policy to 
carry out preliminary assessments and initiate investigations into allegations of fraud, theft, and 
corruption, including the appointment of external experts. 
The Investigation Coordinator is responsible for: 
  promptly carrying out a preliminary assessment of reported irregularities and improprieties 
(this may require obtaining expert advice)  
  ensuring that the Board Chair and Audit & Risk Committee Chair are advised immediately of 
Act
serious or politically sensitive allegations of fraud, theft, and corruption and the outcome of 
all investigations  
  referring  cases  of  suspected  fraud,  theft,  and  corruption  to  law  enforcement  authorities, 
where  appropriate  (Note:  all  suspected  criminal  offences  will  be  reported  to  the  New 
Zealand Police)  

Information 
  supervising and seeking to ensure the quality, efficiency, effectiveness and legality of work 
carried out by any detection and investigation experts retained by the WDHB  
  initiating recovery action, where appropriate  
Official 
  advising the WDHB's insurers of suspected wrongdoing, where appropriate  
  providing  feedback  on  assessment  an
the  d  investigation  progress  and  outcomes  to  the 
individual who made the initial report, where possible and appropriate  
  providing options for action to the Chief Executive Officer  
under 
  ensuring information relating to allegations of fraud, theft, and corruption is documented and 
filed securely. 
4.0 
DEFINITIONS 
Released 
Corruption  is  dishonest  or  preferential  use  of  power,  influence,  position,  or  public  office  for 
personal  gain*.    Corruption  often  involves  at  least  two  people  (a  buyer  and  a  seller),  bribery, 
and a breach of public trust. 
Fraud  is  difficult  to  define,  but  for  the  purposes  of  this  policy  is  considered  to  be  wilful  or 
deliberate  deceit  or  other  dishonest  conduct,  involving  acts,  omissions,  or  the  making  of  false 
statements  (orally  or  in  writing),  with  the  intention  of  obtaining  an  unauthorised  benefit*  or 
evading a liability to the Crown.  
Individual for the purposes of this policy the term ‘individual’ shal  include: 
  any employee of the WDHB, or a person who was an employee of the WDHB at the time of 
any alleged breach of this policy  
  any consultant or contractor retained by the  WDHB, or a person who was a consultant or 
contractor retained by the WDHB at the time of any alleged breach of this policy. 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 3 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 3 link to page 4 link to page 3 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
Public  /  WDHB  Property  includes  not  only  physical  items  of  property  and  stationery  for 
individual  use,  but  also  computer  software  and  copies  of  it,  official  information,  and  materials 
and documentation prepared during official time and/or using WDHB resources and services. 
Serious Wrongdoing includes: 
  an unlawful, corrupt or irregular use of the funds or resources of a public sector organisation 
or  
  an act, omission, or course of conduct: 
o  that constitutes a serious risk to public health or public safety or the environment 
o  that  constitutes  a  serious  risk  to  the  maintenance  of  law,  including  the 
prevention, investigation, and detection of offences and the right to a fair trial or 
o  constitutes an offence or 
o  by  a  public  official  that  is  oppressive,  or  improperly  discriminatory,  or  grossly 
negligent, or that constitutes gross mismanagement. 
(This definition is the same as that in the Protected Disclosures Act.) 
Theft  is  dishonest  appropriation  of  property  belonging  to  the  Crown  with  the  intent  to 
Act
permanently deprive the Crown of it. 
* This policy is not restricted to monetary or material benefits (i.e. it includes intangible benefits 
such  as  information).    Benefits  /  gain  may  be  destined  for  the  party  to  the  fraud,  theft,  or 
corruption or for a third party (including immediate family members). 
5.0 
POLICY 
Information 
Principles 
Wairarapa DHB will not tolerate any fraud, theft or corruption if proven and any allegation will be 
appropriately investigated. 
Official 
It  is  the  intent  of  WDHB  to  fully  investigate  any  suspected  acts  of  fraud,  misappropriation,  or 
the 
similar irregularity. 
The  WDHB  will  pursue  every  reasonable  course  (including  court  ordered  restitution)  to  obtain 
recovery of any loss from the offender. 
under 
In  line  with  its  commitment  to  having  (and  maintaining  a  reputation  for)  an  environment  that 
encourages high ethical conduct and responsible stewardship of resources, the WDHB will: 
  promote high ethical conduct and principles both internally (for example through staff talks 
and the promulgation of internal guidance material) and externally (for example through the 
Released 
WDHB Code of Conduct and the WDHB’s Annual Report)  
  take steps to deter and prevent fraud, theft and corruption  
  provide access to independent, confidential counselling for employees who may be at risk 
from  pressures  known  to  lead  to  workplace  crime  and  abuse.  (refer  to  the  Employee 
Assistance Programme.)  
  respect the rights of employees to report concerns and make protected disclosures  
  make  sure  that  individuals  reporting  their  concerns  in  good  faith  and  in  a  responsible 
manner  do  not  suffer  detrimental  action  as  a  consequence,  so  that  disclosures  of 
wrongdoing are seen as a positive aspect of the WDHB’s culture  
  treat seriously any allegation of suspected fraud, theft or corruption  
  take  prompt  action  on  all  reported  concerns,  both  to  bring  the  activity  to  an  end  and  to 
discourage others who may be inclined to similar conduct  
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 4 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
  act  impartially,  fairly,  and  equitably  when  handling  cases  of  suspected  fraud,  theft  or 
corruption, which includes having proper regard for the principles of natural justice and the 
avoidance of entrapment, bias, and favouritism  
  treat  people consistently, regardless of their relationship with the  WDHB, status, length of 
service, or position / title  
  exercise good judgement, in the public interest  
  be satisfied as to the facts of the case before initiating any disciplinary or legal action (this 
will involve a preliminary assessment, and where appropriate, investigation of the allegation)  
  impose  and  articulate  strong  deterrent  penalties,  including  seeking  prosecution  and 
recovery  of  any  losses  wherever  possible  and  practicable,  including  making  details  of 
successful prosecutions public, wherever possible  and 
  cooperate  fully  with  any  investigations  of  alleged  wrongdoing  undertaken  by  external 
parties, such as an 'Appropriate Authority' (as defined under the Protected Disclosures Act 
2000), a Minister of the Crown, or an Ombudsman. 
Wairarapa DHB will undertake regular reviews of transactions and activities for possible fraud, 
theft  or  corruption.    These  reviews  will  be  undertaken  in  conjunction  with  the  DHB's  internal 
auditor and will be included in the Internal Audit Universe, which will be ap
Act proved by the Audit & 
Risk Committee annually. 
6.0 
REFERENCES 
  State  Services  Commission    Guidance  on  Response  to  Allegations  of  Fraud,  Theft  and 
Corruption Policy 
Information 
  Protected Disclosures Act 2000 
7.0 
RELATED WAIRARAPA DHB DOCUMENTS 
Official 
  Disclosure of a Serious Wrongdoing Policy 

the 
  WDHB Code of Conduct 
8.0 
FURTHER INFORMATION / ASSISTANCE 
under 
Further Information 
Examples of activities covered by this policy 
Corruption including: 
  accepting a bribe or other inducement to award a contract (refer to the WDHB’s Gifts and 
Released 
Benefits Policy) 
  accepting payments to ignore non-performance of obligations or as an inducement to grant 
favours 
  unauthorised  disclosure  or  use  of  confidential,  personal,  or  proprietary  information  or 
intellectual property whether for personal gain or otherwise 
  seeking (or accepting in contravention of the Gifts and Benefits Policy) anything of material 
value  for  personal  gain  (including  secret  commissions,  gifts,  and  entertainment)  from 
contractors, vendors, or persons providing goods or services to the WDHB 
  profiteering as a result of insider knowledge of WDHB  activities or intentions. 
Misappropriation of WDHB assets, including: 
  theft or inappropriate use of cash, consumables, or inventory 
  theft,  inappropriate  use,  unlawful/unauthorised  destruction,  or  removal  (by  electronic  or 
other  means)  of  WDHB  property  (e.g.  stealing  equipment  such  as  computers  and  other 
technical  devices;  furniture;  fixtures  and  fittings;  property  that  should  have  been  officially 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 5 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
disposed  of;  records;  documents;  and  forms  or  certificates,  or  abuse  of  WDHB 
telephones/facsimile machines/email/voicemail/internet services) 
  misuse of a WDHB credit card or taxi chits / cards (e.g. using these for personal rather than 
official use). 
Dishonest handling of documents or reporting, including: 
  tampering with cheques 
  fictitious or altered invoices submitted for payment  
  forgery (e.g. submission of false receipts or invoices or forged certificates of competency or 
qualifications)  
  deliberately  charging  the  WDHB/Crown  for  goods  and  services  not  delivered  or  only 
delivered in part  
  claims for reimbursement of false or personal purchases (e.g. false travel expense claims)  
  bogus claims for leave  
  payroll abuse. 
For further information please contact the Chief Financial Officer & General Manager Corporate 
Services. 
Act
9.0 
APPENDICES 
  Procedures to follow in implementing the Policy 
  Record of Report Form for suspected fraud, theft or corruption 
10.0 
KEY WORDS (maximum of 4) 
Information 
  Fraud 
  Theft 
  Corruption 
  Investigation 
Official 
 
the 
under 
Released 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 6 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
PROCEDURES IN IMPLEMENTING THE POLICY 
Preliminary assessment of an allegation 
The  purpose  of  a  preliminary  assessment  is  to  determine  whether  there  is  any  substance  to  an 
allegation  of  suspected  fraud,  theft,  or  corruption,  and  to  protect  employees  from  false  or  vexatious 
allegations.    Evidence  required  for  these  purposes  will  be  collected  and  secured  in  a  manner  that 
ensures the integrity of that evidence, and the individual under investigation, and does not jeopardise 
any  future  investigation.    The  allegation  will  be  assessed  by  the  Investigation  Coordinator,  with 
assistance where required. 
The  outcome  of  the  assessment  process  is  a  set  of  recommended  actions  for  the  Chief  Executive 
Officer  (or  an  appropriate  independent  authority,  should  a  conflict  of  interest  exist).  These 
recommendations may include, but are not limited to: 
  resolving the matter via performance management and/or disciplinary procedures 
  referring the matter to an appropriate authority for investigation  
  retaining external experts to undertake an investigation on behalf of the WDHB  
  closely monitoring the situation  or 
  no further action. 
Act
Details of decisions made must be recorded and placed on a secure file.    
Preliminary  assessment  results  will  not  be  disclosed  or  discussed  with  anyone  other  than  those  who 
have a need to know. 
False or vexatious allegations 
Information 
Employees  who  intentionally  make  false  or  vexatious  allegations  of  fraud,  theft,  or  corruption  will  be 
dealt with in accordance with the WDHB’s disciplinary procedures.   
Note  that  individuals  who  make  protected  disclosures  of  information  with  the  knowledge  that  the 
Official 
allegation  is  false  or  otherwise  act  in  bad  faith  may  not  be  afforded  protection under  the  Protected 
Disclosures Act 2000. 
the 
Investigation 
Where the preliminary assessment shows that a prima facie case of  fraud, theft, or corruption exists, 
under 
the  allegation  should  be  investigated.    An  investigation  is  the  process  by  which  facts  are  lawfully 
established  through  enquiry  and  analysis  in  order  to  determine  (to  an  appropriate  standard  of  proof) 
whether or not a particular event (or series of events) has occurred, and who is responsible for these 
events. 
The  WDHB  will  not  undertake  an  investigation  itself.    Rather,  the  Investigation  Coordinator  will  refer 
Released 
cases for investigation to the New Zealand Police or the Serious Fraud Office for investigation.   
Where referral is not appropriate (e.g. it is unclear that a law has been violated), or the case has been 
referred  and  not  accepted  for  investigation,  the  Investigation  Coordinator  may  retain  experts  to 
undertake an investigation for the WDHB.   
If additional information indicating that the matter is more serious than first indicated becomes available 
during such an investigation, the matter may again be referred to the appropriate enforcement agency 
for consideration. 
While  the  individual(s)  will  not  be  presumed  guilty  without  proper  proof,  it  may  be  necessary  for  the 
WDHB to suspend employees suspected of being involved in alleged fraud, theft, or corruption for the 
duration  of  the  investigation  and  subsequent  proceedings.    (Refer  to  the  WDHB’s  Discipline 
Procedures.)
 
Loss control strategies will be considered as early as possible in any investigation.  Where appropriate, 
recovery action wil  be initiated (i.e. action wil  be taken against the suspected individual’s assets and/or 
income). 
 
 
Document No: WDHB-[Type No.] 
Page 7 of 15 
Version: [Type No.] 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 2 link to page 8 link to page 2 link to page 12 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
Where experts are retained to undertake an investigation for the WDHB, the Investigation Coordinator 
will  ensure  (at  an  appropriate  time  that  does  not  jeopardise  the  investigation)  that  the  individual(s) 
involved in the alleged fraud, theft, or corruption is /are: 
  made aware of the allegation  
  made aware of their rights, including the right to representation 
  provided with the opportunity to provide an explanation before any final decisions are made.   
Retaining detection and investigation experts 
The Investigation Coordinator may retain detection and investigation experts to assist with preliminary 
assessments  of  allegations  and  to  undertake  investigations  for  the WDHB.  The selection of external 
experts will take into account whether the expert(s) (and their organisation) have: 
  sufficient standing, qualifications, capabilities and relevant experience  
  the ability to meet security clearance requirements for the task that they are engaged to do  and 
  no conflict of interest (real or apparent) in terms of their relationship both with the WDHB and the 
individual(s) under investigation. 
External  experts  must  be  asked  to  comply  with  relevant  legislative  provisions  and  government  policy 
Act
(particularly  in  relation  to  the  collection,  handling,  storage,  use  or  disclosure  of  information)  and  with 
the  confidentiality provisions of this policy and any additional provisions that may be specified in their 
contract. 
Investigation outcome 
At the completion of an investigation, the Investigation Coordinator will seek investigation findings and 
Information 
information  regarding  the  causes  of  the  fraud,  theft,  or  corruption  from  the  enforcement  agency 
involved or the experts retained by the WDHB.  Investigation findings will not be disclosed or discussed 
with anyone other than those who have a legitimate need to know.  
Based  on  this  information,  the  Investigation  Coordinator  will  propose  a  set  of  options,  including 
Official 
suggestions  for  preventing  the  situation  from  happening  again,  to  the  Chief  Executive  Officer  (or  the 
Board Chair and Audit & Risk Committee Chair should a conflict of interest exist).  These actions may 
the 
include, but are not limited to: 
  legal proceedings  
under 
  dismissal  
  disciplinary action  
  close monitoring of the situation  or 
  no further action.  Released 
If a decision is made to monitor the situation, adequate information should be retained on file to enable 
an investigation to be reactivated if necessary. All investigations may be reopened upon the receipt or 
discovery of new evidence. 
In those cases where an employee is found guilty of an offence that amounts to a fundamental breach 
of  his  or  her  responsibilities  as  an  employee  (e.g.  theft  as  a  servant),  the  employee  is  liable  for 
dismissal  and  details  of  the  prosecution  will  be  made  public,  except  cases  where  exceptional 
circumstances exist to render such action inappropriate. 
Feedback will be given to the individual who reported the matter, where appropriate. 
Confidentiality  
Information relating to the allegation and investigation process 
Confidentiality  needs  to  be  maintained  for  a  number  or  reasons,  for  example  to  avoid  mistaken 
accusations  damaging  the  audit  trail  alerting  the  suspected  individual(s)  to  or  prejudicing  any 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 8 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
investigation that may be under way or damaging the reputation of the suspected individual(s) who are 
innocent. 
Individuals who report, are involved in, or become aware of an allegation of  fraud, theft, or corruption 
must  keep  details  and  assessment  /  investigation  findings  confidential,  unless  prior  authorisation  to 
disclose  such  information  is  granted  by  the  Investigation  Coordinator  or  disclosure  is  absolutely 
necessary  (e.g.  in  the  context  of  confidential  counselling  sessions).    Employees  who  breach 
confidentiality will be subject to disciplinary action. 
Experts retained by the WDHB and any other on-site investigation team members should not express 
opinions or conclusions concerning the matter under investigation to the individual who made the initial 
report, employees, the media, or members of the public, unless specifically authorised to do so by the 
Investigation Coordinator. 
Identity of person reporting suspected wrongdoing 
Where  the  reporting  individual  requests  that  their  identity  be  kept  confidential,  the  WDHB  will  make 
best  endeavours  not  to  disclose  any  identifying  information.    However,  confidentiality  cannot  be 
guaranteed.  For  example,  confidentiality  may  not  be  able  to  be  maintained  where  disclosure  of 
identifying  information  is  in  the  public  interest  or  is  essential  to  having  regard  for  the  principles  of 
natural  justice,  the  effective  investigation  of  an  allegation,  or  legal  proceedings.    Should  such  a 
situation arise, the WDHB will make every effort to forewarn the individual concerned that their identity 
Act
may become known.  (Refer also to the Disclosure of a Serious Wrongdoing Policy.)  
Information management 
Access to information 
For  the  purposes  of  assessing  and  investigating  allegations  of  fraud,  theft,  or  corruption,  the 
Investigation Coordinator shall have (and may sub-delegate): 
Information 
  free  and  unrestricted  access  to  all  WDHB  records,  computer  equipment,  premises  and  storage 
facilities  

Official 
  the  authority  to  examine,  copy  and/or  remove  all  or  any  portion  of  the  contents  of  files,  desks, 
cabinets  on  WDHB  premises  or  in  storage  facilities  (electronic  or  otherwise)  without  prior 
the 
knowledge  or  consent  of  any  individual  who  might  use  of  have  custody  of  such  items  or  facilities 
when it is within the scope of assessment or investigation.  
Note:  The  Investigation  Coordinator  (or  delegate)  must  have  a  reasonable  suspicion  or  cause  before 
under 
proceeding.  Items may only be removed if reasonable grounds exist to suggest relevance.  It may be 
appropriate  for  a  schedule  of  removed items  to be provided to the person who held them.  Particular 
care  must  be  taken  in  accessing  an  employee's  office  computer  files  or  personal  property  held  on 
WDHB premises without the employee’s permission or knowledge. 
Requests  from  individual(s)  alleged  to  be  involved  to  have  access  to  the  investigation  file  will  be 
Released 
considered  on  a  case  by  case  basis.    Such  access  would  not  normally  be  given  until  the  matter  had 
been resolved.  Access to all or part of the file will be denied where a disclosure was made under the 
Protected Disclosures Act 2000 and where this is necessary to protect the reporting individual(s). 
Records management 
All information relating to allegations of fraud, theft, or corruption, activities undertaken to assess and 
investigate  such  allegations,  and  any  subsequent  proceedings  must  be  placed  on  a  secure  file  and 
managed in accordance with the WDHB information management principles (which require adherence 
to  relevant  legislation  and  Standards  such  as  the  Public  Records  Act  2005  and  AS4390  Australian 
Standard on Records Management). 
The  Investigation  Coordinator  should  ensure  that  external  experts  do  not  retain  sensitive  information 
relating to any investigation once proceedings are complete (especially material identifying the subject 
of  and  individuals  involved  in  the  investigation).    Particular  care  should  be  exercised  with  regard  to 
computer-based  HR  and  financial  management  systems.  Information  should  at  all  times  remain  the 
property of the Crown. 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 9 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 8 link to page 4 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 3 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
Personal information 
Reports  of  suspected  fraud,  theft,  or  corruption  and  records  relating  to  the  assessment  and 
investigation  of  such  allegations,  as  well  as  any  subsequent  proceedings,  may  contain  personal 
information.    Such  information  must  be  stored  securely  in  the  WDHB’s  records  repository,  in 
accordance  with  the  Privacy  Act  1993  and  other  relevant  legislation  and  Standards,  such  as  those 
regarding record keeping.   
Care must be taken to ensure the existence of the information is not identifiable to the detriment of the 
individual(s)  alleged  to  have  been  involved  or  individuals  who  were  part  of  an  investigation,  such  as 
witnesses.   
Personnel files 
Where an allegation is proven, copies of documents relating to any investigation in respect of a WDHB 
employee  for  involvement  in  work-related  fraud,  theft,  or  corruption,  should  be  placed  on  that 
employee’s personnel file in a sealed envelope.   
Where an allegation is unproven, this must be clear from the file and copies of documents relating to 
any  investigation  in  respect  of  a  WDHB  employee  for  involvement  in  work-related  fraud,  theft,  or 
corruption,  should  be  placed on  that  employee’s  personnel  file in a sealed  envelope.    The  employee 
concerned may request that the documents be removed from  their personnel file.  Such requests will 
Act
be considered on a case by case basis.   
Procedures 
Internal reporting 
WDHB employees who discover, suspect, or are alerted to irregularities or improprieties are expected 
to report these immediately. 
Information 
There are a number of ways that employees can report their concerns.  Which reporting procedure is 
appropriate will depend upon the seriousness of the matter and whether the employee wishes to invoke 
the protections under the Protected Disclosures Act 2000. 
Official 
Employees  must  not  attempt  to  investigate  their  concerns  themselves  or  to  contact  the  suspected 
individual(s) in an effort to determine the facts.  It is important that employees treat information relating 
the 
to an allegation responsibly and confidentially. 
Reporting suspected serious wrongdoing 
under 
Where  the  nature  of  the  allegation  involves  serious  wrongdoing  within  or  by  the  WDHB,  employees 
should  consider  whether  they  wish  to  make  a  protected  disclosure.    The  Protected  Disclosures  Act 
2000  provides  protection  from  civil  and  criminal  prosecution,  retaliatory  action  by  the  employer  and 
victimisation,  provided  all  of  the  criteria for  protection are met.  Special internal procedures that must 
be followed by employees seeking protection under the Act are contained in the WDHB’s Disclosure of 
Released 
a Serious Wrongdoing Policy  
Reporting suspected fraud, theft or corruption 
To  report  suspected  fraud,  theft  or  corruption  (where  the  employee  does  not  wish  to  seek  protection 
under the Protected Disclosures Act 2000 or the criteria for protecting a disclosure have not been met) 
the employee should contact the Investigation Coordinator in the first instance.  
Where  this  is  not  practicable  or  a  conflict  of  interest  exists,  any  Deputy  Commissioner  may  be 
contacted. 
The  Deputy  State  Services  Commissioner  or  the  State  Services  Commissioner  may  be  contacted  in 
cases where the reporting individual either believes that the designated contact people may be involved 
in the matter or is no longer employed by the WDHB. 
Reporting minor concerns 
Employees who become aware of minor irregularities or improprieties that do not necessarily constitute 
fraud,  theft,  or  corruption  (e.g.  financial  reporting  errors,  wastage  of  WDHB  resources,  and/or  non-
compliance  with  internal  controls)  are  encouraged  to  advise  a  member  of  the  WDHB's  management 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 10 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 2 link to page 8 link to page 9 link to page 3 link to page 4 link to page 3 link to page 10 link to page 10 link to page 4 link to page 8 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
team of their concerns.  The rationale for reporting minor concerns is risk management - early reporting 
of areas of concern can prevent a situation from becoming serious and may provide opportunities for 
improving the WDHB’s internal management systems. 
Reports from external parties 
Employees  contacted  by  someone  external  to  the  WDHB  wishing  to  report  suspected  fraud,  theft,  or 
corruption, should first determine whether that individual is attempting to make a protected disclosure 
concerning serious wrongdoing in or by organisations other than the WDHB.  
External  parties  wanting  to  report  suspected  fraud,  theft,  or  corruption  in  or  by  the  WDHB  should  be 
directed  immediately  to  the  Investigation  Coordinator.    The  individual  making  the  report  should  be 
informed of the confidentiality provisions of this policy. 
Where the reporting individual does not wish to contact the Investigation Coordinator himself or herself, 
the  employee  should  record  (when  contacted  or  as  soon  as  practicable  thereafter)  as  many  of  the 
details  required  to  prepare  a  Record  of  Report  and  pass  this  information  on  to  the  Investigation 
Coordinator as soon as possible.  
If  a  written  allegation  is  received,  record  the  date  of  receipt  and  pass  it  (and  related  documentary 
evidence) directly and immediately to the Investigation Coordinator. 
Anonymous reports 
Act
Anonymous  reports,  while  not  encouraged,  will  be  treated  seriously  and  should  contain  sufficient 
information for the Investigation Coordinator (or other designated contact person) to prepare a Record 
of Report. 
Employees contacted by someone external to the WDHB wishing to make a report and requesting that 
this to be treated as anonymous (i.e. they want their identity to be kept confidential), should refer to the 
Information 
confidentiality provision relating to identity in this policy. 
External reporting 
Employees  wishing  to  report  suspected  fraud,  theft,  or  corruption  should  follow  the  WDHB's  internal 
Official 
reporting  procedures  in  the  first  instance.    An  exception  is  provided  for  by  the  Protected  Disclosures 
Act  2000,  which  permits  a  protected  disclosure  of  'serious  wrongdoing'  to  be  made  immediately  to 
the 
external appropriate authorities', as defined in the Act, where the employee has reasonable grounds to 
believe that this action is justified by the urgency of the matter, or some other exceptional circumstance 
(e.g.  if  the  employee  cannot  approach  any  of  the  contact  people  designated  in  the  Disclosure  of  a 
under 
Serious Wrongdoing Policy, because they may be involved or associated with the serious wrongdoing 
alleged in the disclosure). 
Process subsequent to a report of alleged wrongdoing being made 
Record of report 
Released 
The  Investigation  Coordinator,  or  other  internal  designated  person  who  is  approached,  needs  to 
document the allegation and will either ask the reporting individual to put their concerns in writing using 
a  Record  of  Report  Form  or  will  prepare  the  record  of  report  for  sign  off  by  the  reporting  individual.  
This and other documents prepared in relation to the allegation will be kept on a secure file. 
Information gathering 
Upon receiving a report of suspected fraud, theft, or corruption, the Investigation Coordinator will begin 
collecting  (or  supervise  the  collection  of)  readily  accessible  evidentiary  information  in  order  to 
undertake  a  preliminary  assessment  of  the  allegation  and,  where  necessary,  an  investigation.    Note 
that  maintaining  confidentiality  is  particularly  important  at  this  stage,  as  the  individual(s)  allegedly 
involved will not normally be alerted to the process of gathering and assessing evidentiary information.  
The  Investigation  Coordinator  and  other  persons  involved  in  the  preliminary  assessment  and  any 
investigation  (e.g.  investigation  experts  or  Police  officers)  may  need  to  interview  the  individual  who 
reported the suspected fraud, theft, or corruption, as well as any other individuals who may be able to 
assist, for the purposes of seeking clarification and gathering further evidence. 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 11 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 

link to page 2 link to page 2 Response to Allegations of Fraud, Theft or Corruption Policy 
 
Feedback to reporting individual 
When the investigation is complete, the individual(s) will be advised, where appropriate: 
  that the investigation is complete  
  whether or not any evidence was found to support the allegation  and 
  confirm that appropriate action has been taken.   
(Note: details of any disciplinary action taken against the individual(s) involved will not be disclosed).  
Complaints 
Individuals who believe that an allegation has not been satisfactorily dealt with or have concerns about 
the investigation process should discuss these with the Investigation Coordinator or, where a conflict of 
interest exists, with the Chief Executive Officer. 
Dealing with enquiries 
All  enquiries  concerning  the  matter  under  investigation,  including  those  from  the  suspected 
individual(s), their representatives, or the media, should be directed to the Investigation Coordinator. 
Employees  may  not  give  out  any  information  concerning  the  status  of  a  preliminary  assessment  or 
investigation  without  prior  authorisation  from  the  Investigation  Coordinator.    Under  no  circumstances 
Act
should any specific references be made to the allegation or the nature of the allegation. 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
 
Document No: WDHB-OPO-C-00917 
Page 12 of 15 
Version: 4 
H:\Downloads\Chrome\Response to Allegations of Fraud Theft and Corruption Policy (1).doc 
Printed 16/07/2020 12:11:00 
 


 
 
RECORD OF REPORT FORM FOR SUSPECTED FRAUD, THEFT & 
CORRUPTION 
 
Provide a summary of the matter. 
 
 
 
 
 
 
 
Provide the source of the information and explain how the individual(s) become aware of this matter. 
 
 
 
Act
 
 
 
Provide the names and positions of any public servants believed to be involved. 
 
Information 
 
 
 
 
Official 
 
the 
Provide the names and addresses of any private citizens or companies believed to be involved.  
 
 
under 
 
 
 
 
Note significant times, dates, and locatio
Released  ns relating to this matter. 
 
 
 
 
 
 
Has the matter been raised with anyone else in the WDHB or been reported to an external agency?  If 
so, please provide names and dates. 
 
 
 
 
 
 
 

Record of Report Form for Suspected Fraud, Theft & Corruption 
 
List and describe any supporting evidence (documents, records, etc). 
 
 
 
 
 
 
 
Are there other people who know about this matter who could assist in any investigation? (e.g. original 
witnesses or informants).  If so, please provide their names and contact details, and indicate whether 
they are aware that this report has been made. 
 
 
 
 
 
 
Individual who prepared this written record: 
Act
 
Name:  
………………………………………………………. 
 
Designation:  ………………………………………………………. 
 
Information 
 
 
Official 
Signature: 
 
………………………………… Date:   
……………………… 
 
the 
Individual who reported the matter: 
I agree that this written record is an accurate record of the matter I wish to report. 
under 
 
Name:  
………………………………………………………. 
 
Contact 
Released 
Details:
  ……………………………………………………….………………………………………………………

 
 
Signature: 
 
………………………………… Date:   
……………………… 
 

Record of Report Form for Suspected Fraud, Theft & Corruption 
 
To be completed by WDHB employees who make a report: 
I understand that: 
  this disclosure will not be protected under the Protected  Disclosures Act 2000 unless I follow the 
special  internal  protected  disclosures  procedures  set  out  in  the  WDHB’s  Disclosure  of  a  Serious 
Wrongdoing Policy 
  I need to comply with the confidentiality provisions set out in the Response to Allegations of Fraud, 
Theft and Corruption Policy 
  even if I request for my identity to be kept confidential, there may be reasons (e.g. where disclosure 
of identifying information is in the public interest or is essential to having regard for the principles of 
natural  justice,  the  effective  investigation  of  an  allegation,  or  legal  proceedings)  to  disclose 
identifying information.  
 
 
Signature: 
 
………………………………… Date:   
……………………… 
 
Act
Once  this  form  is  completed  it  should  be  given  to  the  Investigation  Coordinator.    (This  is  usually  the 
Chief  Financial  Officer  &  General  Manager  Corporate  Services  but  if  you  are  unsure  check  the 
Response to Allegations of Fraud, Theft and Corruption Policy.) 
 
 
Information 
  ADMINISTRATIVE USE ONLY 
   
Contact Person: 
 
Official 
 
Date and time of receipt: 
 
……………………………………… 
the 
 
Signature: 
 
 
………………………………………   
 
Designation:   
 
………………………………………   
under 
 
 
Investigation Coordinator: 
 
Date and time of receipt: 
 
……………………………………… 
Released 
 
Signature: 
 
 
………………………………………