This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident reporting by DHB - standards, requirements, policies'.

 
 
 

TARANAKI DISTRICT HEALTH BOARD CODE OF CONDUCT 
 
Title of Policy Manual: 
People and Capability / Human Resources 
Date Issued: 
March 2020 
Review By Date: 
March 2023 
Responsibility: 
General Manager People and Capability 
Authorised By: 
EMT 
Version: 

 
Introduction 
The Taranaki District Health Board’s (DHB) mission (Te Kaupapa) is improving, promoting, protecting and caring 
for  the  health  and  well-being  of  the  people  of  Taranaki.  Taranaki  DHB’s  values  define  who  we  are  as  an 
organisation,  the  way  we  work  with  each  other,  our  patients,  whanau  and  external  partners.    Our  Te  Ahu 
Taranaki DHB values are: 
Partnerships 
WHANAUNGATANGA 
We work together to achieve our goals 
Courage 
MANAWANUI 
We have the courage to do what is right 
Empowerment 
MANA MOTUHAKE 
We support each other to make the best decisions 
People Matter 
MAHAKITANGA 
We value each other, our patients and whanau 
We provide excellent care in a  safe and trusted 
Safety 
MANAAKITANGA 
environment 
 
Taranaki  DHB  is  committed  to  ensuring  the  Treaty  of  Waitangi  informs  policy  and  practice  across  all  service 
units.  Development  and implementation of this document has been undertaken in the spirit of partnership, 
participation and protection. 
 
Purpose 
1.  The purpose of this Code is to establish the standards of conduct expected of all Taranaki District Health 
Board  (TDHB)  employees,  contractors,  volunteers  and  students,  to  ensure  the  efficient  and  successful 
operation  of  TDHB.  It  sets  out  accepted  standards  of  behaviour  that  TDHB  believes  are  essential  for 
promoting harmony in relationships for all workers (employees, contractors and volunteers), protecting the 
interests of its clients, employees, contractors, volunteers, students, assets and information and ensuring 
all are treated in a fair and consistent manner.   
 
Scope 
2.  The  Code  of  Conduct  applies  to  all  Taranaki  District  Health  Board  employees,  including  permanent, 
temporary or casual employees. The Code also applies to persons engaged by TDHB including contractors, 
volunteers and students, and forms part of the contractual agreements between those persons and TDHB.   
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
3.  The Code of Conduct operates in conjunction with professional codes of conduct and does not replace the 
existing regulatory professional codes of conduct. 
 
TDHB Values and Expected Behaviours - How we work together and with others (Nga Tikanga) 
4.  The actions and behaviours described below are how we aim to contribute to all our relationships including 
those with our patients, clients, whanau, funded agencies, staff and members of the public and form the 
core of this Code of Conduct.  Therefore, we will work together by: 
Partnerships 
WHANAUNGATANGA 
We work together to achieve our goals 
All  employees  understand  that  their  role  and  behaviours  have  a  direct  effect  on  others  within  the 
organisation, and the public. All employees are expected to respect and contribute to the rights of colleagues, 
patients and the diverse community they serve, by: 
  Avoiding behaviour which might cause distress to or disrupt TDHB. 
  Avoiding discriminating behaviour or language in accordance with the Human Rights Act. 
  Respecting the privacy of individuals at all times and ensure personal and confidential information is 
used only for the purposes for which it was intended. 
  Treating everyone fairly and with respect and dignity. 
  Respecting the cultural background of colleagues, members of the public and patients in all dealings 
with them. 
  Being supportive of work teams, and accepting responsibility as team members. 
  Not influencing patients for personal gain or that of an associated person. 
  Focussing on issues, rather than personalities. 
  Not reproducing, photographing, filming or recording another employee, contractor, patient/client or 
visitor,  or  their  records,  without  their  permission  or  the  permission  of  someone  authorised  on  their 
behalf. 
  Ensuring  organisational  and  professional  standards  are  maintained  in  any  use  of  social  media, 
particularly in respect of confidentiality. 
Courage 
MANAWANUI 
We have the courage to do what is right 
Employees  are  committed  and  loyal  to  the  vision,  values  and  goals  of  TDHB.  They  inspire  trust  and 
communicate openly, honestly and with integrity: 
  All employment related matters are conducted in good faith, in an open and truthful manner. 
  Employees  take  responsibility  for  their  own  actions  and  decisions,  and  challenge  unethical  or 
unprofessional behaviour. 
  TDHB  Employees  are  required  to  maintain  open  communication  and  share  information  where 
appropriate. 
  Employees avoid oppressive, harassing or overbearing behaviour or language. 
  Employees observe and protect the right of others to privacy and confidentiality. 
  Employees shall behave with integrity; carry out assigned duties safely, faithfully and expeditiously. 
  Employees will not withhold relevant information, or obstruct or delay a decision in dealings within the 
DHB or the community. 
  All communications and dealings will be fair and transparent. 
  Prior to any employee making a public disclosure, approval must be obtained from a member of the 
TDHB Executive Management Team. (Except for Whistle Blowers legislation). 
  Employees will disclose events or proceedings that are relevant to their role and employment at TDHB 
in a timely manner. 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
Empowerment 
MANA MOTUHAKE 
We support each other to make the best decisions 
Employees  are  encouraged  to  celebrate  their  professional  achievements  and  publicise  them  in  relevant 
internal communication channels. 
  Employees  are  supported  in  taking  the  initiative  and  being  creative  in  resolving  problems,  seeking 
improved productivity and responding to opportunities within their areas of responsibility. 
  Employees are encouraged and supported, to the best of TDHBs ability with on-going learning relevant to 
their field of expertise and role. This is whether training is taken internally or externally, within disclosed 
financial  parameters.  Employees  shall  inform  appropriate  colleagues/managers  of  any  relevant 
qualifications received. 
Employees  are  aware  that  the  expectations  and  culture  of  healthcare  within  New  Zealand  are  constantly 
evolving. To ensure that TDHB meets the expectations of those in the community employees will support and 
encourage change. 
  Employees  actively  seek  innovative  ways  to  improve  efficiency,  and  embrace  these  changes  as  they 
occur. 
  Employees work with Management and Unions to implement change. 
  Employees support the DHB through the change management process. 
  Employees  actively  encourage  and  embrace  feedback,  without  blame,  to  inform  understanding  and 
continuous improvement. 
People Matter 
MAHAKITANGA 
We value each other, our patients and whanau 
Employees are committed to carrying out faithfully the duties and obligations of the role for which they are 
employed,  in  an  efficient,  competent  and  loyal  manner,  and  avoid  behaviour  that  might  impair  their 
effectiveness.  Employees  are  proactive  in  protecting  and  enhancing  TDHB’s  interests,  rather  than  merely 
refraining from damaging them. 
  Employees will comply with all reasonable and lawful instructions of TDHB. 
  Employees ensure that all work is undertaken in accordance with the accepted standards of behaviour, 
code of ethics and competency requirements for their profession. 
  Ensure  professional  boundaries  are  kept  in  dealings  with  patients  and  other  employees,  including 
appropriate distance from the personal affairs of patients.   
  Employees perform their duties with all reasonable skill and diligence. 
  Employees read, understand and comply with all policies and procedures implemented by TDHB. 
  Employees avoid conduct which may, or does, impair work performance, including the use of alcohol 
and other drugs or substances. 
  Care is taken with the handling of information, ensuring it is used only in accordance with the Privacy 
Act and applicable legislation and recognised standards, policies and directives. 
  Private information is only to be accessed for a lawful purpose. 
  All  employees  maintain  a  professional  image  and  ensure  their  actions,  do  not  bring  TDHB  into 
disrepute. 
We provide excellent care in a  safe and trusted 
Safety 
MANAAKITANGA 
environment 
Each and every employee is committed to creating healthy  and safe environments,  both in the workplaces 
and  in  the  community,  for  the  benefit  of  employees  and  the  public.  All  employees  understand  that  their 
contribution makes a difference to the lives and experiences of others. 
  Employees will consider the safety of themselves and others in the workplace at all time. 
  Employees  will  comply  with  instructions  given  for  workplace  health  and  safety,  including  using  any 
personal protective equipment supplied. 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
  Employees will support and promote actions and initiatives in the workplace which enable hazards and 
risks to be identified and isolated, eliminated or reduced. 
  Employees follow all relevant policies and procedures regarding health and safety, including reporting 
near-misses, accidents and staff deficits. 
 
All employees are also expected to work within the expectations of the State Services Commission Standards of 
Conduct and Integrity (see appendix 1). 
 
 
Managers at Taranaki District Health Board are Responsible for: 
5.  Ensuring that each TDHB employee/contractor/volunteer/student under their direction reads, understands 
and meets the standards set out within the TDHB Code of Conduct, the Health and Safety at Work Act 2015 
and the State Services Commission’s Standards of Integrity and Conduct. 
 
6.  Taking appropriate action where the standards within these Codes are not met. 
 
7.  Acting as a good employer on behalf of TDHB, consistent with TDHB’s aims, objectives and values. 
  
 
TDHB Employee’s, Contractors, Volunteers and students are responsible for: 
8.  Maintaining the trust and confidence of TDHB. 
 
9.  Adhering to this Code of Conduct and the State Services Commissions Standards of Integrity and Conduct 
and reporting any breaches of these Codes. 
 
10. Adhering to the Health and Safety at Work Act 2015.   
 
11. Conducting their duties in the best interests of TDHB and the employment relationship and ensuring their 
actions support TDHB’s aims, objectives and values. 
 
 
Use of TDHB Computer Systems, Network and Data 
12. All users of the TDHB computer systems, networks, equipment and data must comply with the terms and 
conditions of use outlined in the TDHB Information Technology Use Policy
 
 
Failure to comply with the Code of Conduct 
13. Failure  to  comply  with  the  code  will  result  in  appropriate  action  being  taken,  as  set  out  in  the  TDHB 
Disciplinary Policy & Procedures. 
 
14. The  following  definitions  provide  some  examples of behaviours or  performance  that  are  not  acceptable. 
This list is not exhaustive. The fact that a certain unsatisfactory behaviour or action is not listed does not 
mean it is condoned or acceptable. Depending on the context and the severity and impact of the conduct, 
any action or event could be misconduct or serious misconduct. These definitions are not restricted to the 
stated classifications. 
 
 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
 
  Wilful, or deliberate, behaviour that is inconsistent with the 
Serious misconduct includes 
continuation of the employee’s employment agreement; or 
  Conduct that causes imminent and/or serious risk, to: 
  The health, or safety, of a person; or 
  The reputation and/or, viability of TDHB; or  
  Theft, fraud, assault, and intoxication at work or refusing to carry 
out a lawful or reasonable instruction that is consistent with the 
employment agreement. 
  Accessing, using or disclosing information concerning patients, 
clients/employees or any other confidential information without 
proper authorisation. (This does not preclude the sharing of 
patient/client information among health professionals involved in 
the care/treatment of the individual on a ‘need to know’ basis.  
  Any misconduct or misbehaviour that does not meet the above 
Misconduct includes 
criteria to be considered serious misconduct; or 
  Continual or repetitive unacceptable behaviour; or 
  Negligence in the performance of role duties; or 
  Refusing to carry out a lawful and reasonable instruction that is 
consistent with the employee’s employment agreement; or 
  Wilful or gross breach of TDHB’ policies, regulations or 
procedures. 
 
These  are  only  example  definitions  and  possible  breaches  of  the  code  are  not  limited  to  the  classifications 
outlined above.  It is not possible to foresee every breach situation. Depending on the context and the severity 
and impact of the conduct, any action or event could be misconduct or serious misconduct.  
 
An extensive list of Examples of Breaches to the TDHB Code of Conduct is included as Appendix 2. 
 
 (Please sign and return a copy to Human Resources, TDHB Base Hospital) 
 
 
EMPLOYEE’S DECLARATION 
 
I have received a personal copy of the Code of Conduct issued by Taranaki District Health Board. 
 
I understand that it is my obligation to read and understand the Code of Conduct, and that I may be subject to 
the disciplinary procedures existing in Taranaki District Health Board for breaches of the Code. 
 
I  agree  to  abide  by  all  reasonable  written  company  policies,  procedures  and  protocols  and  recognise  the 
employer's right to vary or add to these and this Code of Conduct from time to time, following consultation.  
 
 
Signature:……………………………………………………………………………………………………………….. 
 
 
Name:…………………………………………………………………….Date………………………………………... 
  
 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
Appendix 1 
 
State Services Commission Standards of Integrity & Conduct 
 
The  State  Services  is  made  up  of  many  organisations  with  powers  to  carry  out  the  work  of  New  Zealand's 
democratically elected governments. As part of the public sector TDHB is required to act with a spirit of service 
to  the  community  and  comply  with  the  standards  of  integrity  and  conduct  set  out  in  the  State  Services 
Commission Standards of Integrity & Conduct. 
 
Incorporated  into  the  TDHB  Code  of  Conduct,  all  TDHB  employees  contractors,  volunteers  and  students  are 
required to be fair, impartial, responsible and trustworthy, as outlined in the following standards: 
 
Fair 
  Treat everyone fairly and with respect. 
  Be professional and responsive. 
  Work to make government services accessible and effective. 
  Strive to make a difference to the well-being of New Zealand and all its people. 
Impartial 
  Maintain the political neutrality required to enable us to work with current and future 
governments. 
  Carry out the functions of our organisation, unaffected by our personal beliefs. 
  Support our organisation to provide robust and unbiased advice. 
  Respect the authority of the government of the day. 
Responsible 
  Act lawfully and objectively. 
  Use our organisation's resources carefully and only for intended purposes. 
 
  Treat information with care and use it only for proper purposes. 
  Work to improve the performance and efficiency of our organisation. 
Trustworthy 
  be honest. 
  work to the best of our abilities. 
  ensure our actions are not affected by our personal interests or relationships. 
  never misuse our position for personal gain. 
  decline gifts or benefits that place us under any obligation or perceived influence. 
  avoid any activities, work or non-work, which may harm the reputation of our 
organisation or of the State Services. 
 
For further information go to www.ssc.govt.nz/code 
 
 
 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
Appendix 2 - Examples Of how the TDHB Code of Conduct can be breached 
Overview 
 
To  help  illustrate  those  standards  the  following  definitions  provide  some  examples  of  behaviours  or 
performance that are not acceptable. This list is not exhaustive. The fact that a certain unsatisfactory behaviour 
or action is not listed does not mean it is condoned or acceptable. Depending on the context and the severity 
and impact of the conduct, any action or event could be misconduct or serious misconduct. These definitions 
are not restricted to the stated classifications. 
 
Misconduct 
 
The following are some specific examples of the types of unsatisfactory behaviours which may constitute the 
misconduct and could lead to a formal warning, a final warning, or dismissal following due process:  
 
1.  Negligence or carelessness during employment. 
2.  Ongoing  involvement  in  conflict  with  fellow  employees  that  adversely  impacts  on  other  employees  or 
service delivery. 
3.  Wilful misuse, mistreatment, or otherwise not taking reasonable care of TDHB property. 
4.  Absence from duty or place of work without proper reason or authorisation. 
5.  Repeated lateness for work, or repeated absenteeism without just cause. 
6.  Non-performance of assigned duties, including unauthorised sleeping whilst on duty.  
7.  Failure to comply with a lawful instruction, including a reasonable and lawfully given warning, unless there 
is good and sufficient cause to do otherwise. 
8.  Witnessing  the  signing  of  any  personal  patient/client  documentation  if  requested  to  do  so  by 
patients/clients, which could result in any personal gain or cause a conflict of interest. 
9.  Breach  of  any  professional  protocols  or  standards,  whether  established  by  the  DHB  or  the  relevant 
professional body (including breach of professional boundaries). 
10. Undertaking secondary employment which is in conflict with your engagement at TDHB, or which is likely 
to interfere with your ability to adequately perform the duties of your role. 
11. Failure to declare a reasonably foreseeable conflict of interest.  
12. Using abusive or offensive language. 
13. Reporting to work in such a condition that you are unable to perform the required duties in a safe and/or 
proper manner. 
14. Any act of non compliance with TDHB’s policy on the use of the internet and email, systems, and any TDHB 
owned  computer  equipment  or  devices.    This  includes  using  Board  computers  to  download  or  make 
unauthorised copies of any computer software, or the use of any unauthorised software.  
15. Any other behaviour that TDHB considers is misconduct. 
 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT 
 

CODE OF CONDUCT 
 

 
 
Serious Misconduct 
 
The following are some  of the  specific  examples  of unsatisfactory  behaviour that may  be  considered serious 
misconduct and which could justify dismissal without notice following due process:  
 
16. Acts indicating gross incompetence. 
17. Behaving in a manner that causes unreasonable distress to other employees or persons, including causing 
distress via indirect means (Inappropriate and/or disruptive behaviour including sexual, verbal, physical or 
personal harassment of any other person).   
18. Deliberate  or  negligent  behaviour  adversely  affecting  the  safety  of  a  patient,  client,  visitor  or  another 
employee. 
19. Failure to follow any health and safety related working practice, policy or instruction, including the failure 
to record and report any accident affecting patient/residents/staff. 
20. Not being in possession of or eligible to hold a required Annual Practising Certificate or equivalent. 
21. Any  attempt  to  mislead  the  DHB,  or  any  employee,  or  patient/client,  or  a  member  of  the  public  in 
connection with the DHB’s business; this includes falsification of any documentation. 
22. Possession  of  or  access  to  patient,  client  or  TDHB  property  or  information  without  proper  authorisation 
lawful consent.  
23. Possession of another person’s property without that persons consent. 
24. The unauthorised disclosure, use or access to confidential information. 
25. Unauthorised possession of drugs or illegal intoxicating substances on TDHB property, or being under the 
influence of any of these substances while performing the duties of your role.  
26. Assaulting (physically or verbally) or threatening anyone in the workplace. 
27. Being in possession of offensive weapons in the workplace. 
28. Unauthorised use of TDHB time, facilities, premises or equipment to undertake other employment. 
29. Undertaking acts likely to bring TDHB into disrepute. 
30. Conduct outside of work that impacts adversely on the organisation or raises concerns that your employer 
can no longer have the trust and confidence in you to perform the duties of the position in which you are 
employed. 
31. Deliberately not maintaining yourself in a fit or capable state to undertake your duties, in so far as this has 
been  identified  as  a  contributing  factor  (for  example,  criminal  conviction  affecting  employment,  loss  of 
drivers license, non-compliance with medical treatment or advice).   
32. Deliberately undermining reasonable and lawful instructions from management 
33. Accessing, transmitting, storing, downloading or displaying any form of pornographic, sexually explicit or 
inappropriate  material  or  copyrighted  material  using  DHB  equipment,  computers  or  resources,  or  other 
breach of the TDHB IT Use Policy. 
34. Being absent for three consecutive days without reporting to your manager or without proper consent. 
35. Misuse  of  position  of  trust  and  authority  for  the  purpose  of  personal  gain.    This  includes  the  failure  to 
report to management any donations or monetary gifts received. 
 
Title:  Code of Conduct 
Responsibility: General Manager – People and Capability 
Version:  5.0 
Date Issued: March 2020 
Review By Date: March 2023 
Authorised By: EMT