This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident reporting by DHB - standards, requirements, policies'.

 
Corporate Services 
 
24 June 2020 
 
 
Ms Amy Van Wey Lovatt 
Email: [FYI request #12922 email] 
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
YOUR OFFICIAL INFORMATION ACT (1982) REQUEST HBDHB REF: OIA2020081 
 
I refer to your Official Information Act request transferred in part (questions 4,5,6) by the 
Mininstry of Health to district health boards on 12 June 2020.  Your questions and HBDHB’s 
response is provided below: 
 
Request 4 
I request, for each DHB, the total number of incidents involving an allegation that a 
member of the public had impersonated a physician, between 1 May 2019 and 31 August 
2019, and in the event there were such incidents reported, the date of the alleged incident, 
the names of the agencies the incidents were reported to, and a description of the 
evidence provided to support the allegation of the incident. 
 
Response 
Impersonation of a physician is fraud, and thus a crime. Further, the impersonation of a 
physician in a medical setting would be consistent with an incident which has the potential 
to cause harm to a patient.  
 
Request 5 
I request, for each DHB, the total number of incidents involving an allegation that a 
member of the public had gained unauthorised access to a surgical theatre or pathology 
laboratory, between 1 May 2019 and 13 August 2019, and in the event there were such 
incidents reported, the date of the alleged incident, the names of the agencies the 
incidents were reported to, and a description of the evidence provided to support the 
allegation of the incident. 
 
Response 
Unauthorised access, by a patient, to secure and restricted areas which require employee 
key-card access, such as surgical theatres and pathology laboratories, where diagnostic and 
biohazardous material are kept, would be an incident which has the potential to cause 
harm to a patient or DHB employee. Such an incident has the potential to be a crime, if it 
involved breaking and entering or theft of an employee key-card. 
C H I E F   E X E C U T I V E ’ S   O F F I C E  
Hawke’s Bay District Health Board 
Telephone 06 878 8109 Fax 06 878 1648  Email: [email address]; www.hawkesbay.health.nz 
Corporate Office, Cnr Omahu Road and McLeod Street, Private Bag 9014, Hastings 4156, New Zealand 


 
Request 6 
I request, for each DHB, the total number of incidents involving an allegation that a DHB 
employee had engaged in the interception of private email communications between a 
patient and a DHB employee, between 1 January 2019 and 29 May 2020, and in the event 
there were such incidents reported, the dates of the incidents, the names of the agencies 
the incidents were reported to, a description of the evidence provided to support the 
allegation of the incident, and the outcome of the investigation into the incidents (e.g., 
District or High Court Case Number, Privacy Commissioner ruling, Ombudsman decision, 
Human Rights Tribunal ruling, etc.). 
 
Response 
According to the MoH standards and legal precedent, patients’ medical records are 
confidential and access is restricted to the purpose in which they were obtained (for the 
care and treatment of the patient) and may only be accessed with the patients consent. 
Please refer to HISO 10064 and the Health Information Privacy Code 1994]. MoH standards 
(HISO 10029:2015 Health Information Security Framework) requires DHB’s to take steps to 
protect against re-routing or interception of private (email) communications, as the 
interception of private communications is a crime under section 216B of the Crimes Act 
 
I confirm that we have no incidents recorded in our event system that match any of these three 
requests nor is our Security Services Manager aware of any such incidents.  
 
I trust this information meets your needs. If you would like any further information or clarification 
please phone me. If you are not satisfied with this response you may contact the Office of the 
Ombudsman, phone 0800 802 602. 
 
Please note that this response, or an edited version of this response, may be published on the 
Hawke’s Bay DHB website after your receipt of this response. 
 
Yours sincerely 
 
Robin Whyman 
Chief Medical and Dental Officer 
Hawke’s Bay District Health Board 
 
cc: 
Ministry of Health via email:  [email address]   
[email address]