This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident reporting by DHB - standards, requirements, policies'.

 
 
 
24 June 2020 
 
 
Ms Amy Van Wey Lovatt 
Via email 
 
E-mail:  [FYI request #12922 email] 
 
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
Official Information Act (1982) Request 
 
I write in response to your Official Information Act request, received by us on 12 June 2020, via part 
transfer of your request to the Ministry of Health under section 14 of the Act.  As a part of a larger 
request, you noted a number of points related to District Health Board identification of and reporting 
on incidents in DHBs about access to private information, and requested the fol owing information: 
 
Request 4:  Impersonation of a physician is fraud  and thus  a crime. Further, the impersonation of a 
physician in a medical setting would be consistent with an incident which has the potential to cause 
harm to a patient. 
 
I request, for each DHB, 

1.  The total number of incidents involving an al egation that a member of the public had 
impersonated a physician, between 1 May 2019 and 31 August 2019, and  
2.  In the event there were such incidents reported,  
a.  The date of the al eged incident, 
b.  The names of the agencies the incidents were reported to, and 
c.  A description of the evidence provided to support the al egation of the incident. 
 
Request 5:  
Unauthorised access, by a patient, to secure and restricted areas, which require employee 
key-card access, such as surgical theatres and pathology  laboratories, where diagnostic and 
biohazardous material are kept, would be an  incident which has the potential to cause harm to a 
patient or DHB employee. Such an incident has the potential to be a crime, if it involved breaking and 
entering or theft of an employee key-card. 
 
I request, for each DHB, 

1.  The total number of incidents involving an al egation that a member of the public had gained 
unauthorised access to a surgical theatre or pathology laboratory, between 1 May 2019 and 13 
August 2019, and 
2.  In the event there were such incidents reported, 
a.  The date of the al eged incident, 
b.  The names of the agencies the incidents were reported to, and 
c.  A description of the evidence provided to support the al egation of the incident. 
 
Counties Manukau District Health Board 
Private Bag 93311, Otahuhu, Auckland 
T: 09 276 0000 | cmdhb.org.nz 
 
 
 


 
Request 6:  
According to the MoH standards and legal precedent, patients’ medical records  are 
confidential,  and access is restricted to the purpose in which they were  obtained (for the care and 
treatment of the patient), and may only be accessed with the patients’ consent. Please refer to HISO 
10064 and the Health  Information Privacy Code 1994]. MoH standards (HISO 10029:2015 Health 
Information Security Framework) requires DHB’s to take steps to protect  against re-routing or 
interception of private (email)  communications, as the  interception of private communications is a 
crime under section 216B of the Crimes Act. 
 
I request, for each DHB, 

1.  The total number of incidents involving an al egation that a DHB employee had engaged in the 
interception of private email communications between a patient and a DHB employee, between 
1 January 2019 and 29 May 2020, and  
2.  In the event there were such incidents reported,  
a.  the dates of the incidents, 
b.  the names of the agencies the incidents were reported to, 
c.  a description of the evidence provided to support the al egation of the incident, and  
d.  the outcome of the investigation into the incidents (e.g.,  District or High Court Case 
Number, Privacy Commissioner ruling, Ombudsman  decision, Human Rights Tribunal 
ruling, etc.). 
 
For context, CM Health Services provide health and support services to more than 569,400 people 
residing in South Auckland, both in hospitals and community settings. Our services are delivered via 
hospital, outpatient/ ambulatory and community-based models of care, and via contracted providers. 
We employ more than 7,500 staff, and see more than 118,000  presentations at the Middlemore 
Hospital Emergency Department each year. 
 
Our responses are below. 
•  Request 4 – There have been no incidents/ allegations at Counties Manukau DHB which match 
this request specification. 
•  Request 5 – There have been no incidents/ allegations at Counties Manukau DHB which match 
this request specification. 
•  Request 6 – There have been no incidents/ allegations at Counties Manukau DHB which match 
this request specification. 
 
I trust this information satisfactorily answers your query. If you are not satisfied with this response you 
are entitled to seek a review of the response by the Ombudsman under section 28(3) of the Official 
Information Act. Please note that this response or an edited version of this may be published on the 
Counties Manukau DHB website. 
 
Yours sincerely, 
Fepulea’i Margie Apa 
Chief Executive Officer 
Counties Manukau Health 
Page 2