This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Employment equity for Maori women in public sector'.

New Zealand Ministry of 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
29 May 2020 
195 Lambton Quay 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
New Zealand 
Tania Te Whenua 
T    +64 4 439 8000 
[FYI request #12745 email] 
F    +64 4 472 9596 
Dear Tania Te Whenua 
I refer to your email  of  1 May 2020 in which you request the following under the Official 
Information Act 1982 (OIA): 
“Over the past three years:  
a) How many Maori women (and what percentage of the total number of applicants) 
applied for Tier 2 roles or above? 
b) How many Maori women (and what percentage of the total number of successful 
applicants) were successfully appointed to the jobs which they applied for at Tier 2 or 
We have interpreted the reporting timeframe as 1 July 2017 to 30 June 2020. 
In response to your first question: “How many Maori women (and what percentage of the 
total number of applicants) applied for Tier 2 roles or above?”,
  as  the State Service 
Commissioner is responsible for the appointments of Public Service Chief Executives, we are 
advised that the State Services Commission (SSC) will be responding  to your request in 
relation to Tier 1 roles in their response to your OIA request to them.  
The Ministry of Foreign Affairs advertised three Tier 2 roles over the past three financial 
years. Two of the roles were advertised and filled in 2019, and one in 2020. The Ministry 
received almost 80 applications for one of the roles; and between 5 and 15 applications for 
the remaining two roles. The Ministry did not request that applicants provide information on 
their ethnicity or the ethnicity/ies they identify with in their applications. While  applicants 
may have provided information on ethnicity and identity voluntarily in their applications, we 
have not (to date) systematically requested or collected such data from Tier 2 applicants.  
Recruitment for two of the three roles was managed by an external recruitment firm and 
the Ministry does not hold the full range of data on all applicants (we hold the data only on 
those shortlisted).  
e   [MFAT request email]  

Page 2 of 2 
We  are  aware  that  one  female  applicant  did  identify  as  Māori,  but  in  the  absence  of 
complete data about the other applicants, we are unable to answer your question. As such 
we are refusing this part of your request under section 18(e) of the OIA, as the information 
does not exist or cannot be found. 
The Ministry is now using a new recruitment tool ‘Snaphire’.  This tool will facilitate a more 
efficient and robust method of requesting, collecting,  and reporting information on 
applicants, including on their ethnicity and identity, where applicants choose to provide this 
information.  Going forward the Ministry will be able to provide a detailed breakdown of 
ethnicity statistics for applicants and appointees.  
In response to your second question: “How many Maori women (and what percentage of the 
total number of successful applicants) were successfully appointed to the jobs which they 
applied for at Tier 2 or above?”
, as the Ministry did not collect information on ethnicity and 
identity in its recruitment process, we are unable to answer this in full. We can advise that, 
of those interviewed for the three Tier 2 roles, 50% were female but none self-identified in 
their  applications  as  Māori.  Of the three Tier 2 appointments made in this period, two 
women were appointed but neither identified as Māori.  
The Ministry is improving its ability to recruit, retain and grow Māori staff, including through 
an improved leadership pathway.  In both our People  Strategy and our Diversity and 
Inclusion  Strategy  we  make  a  commitment  to  recruit  with  a  focus  on  attracting  Māori, 
Pasifika and a range of diverse talent, as well as establishing diversity targets. 
Please note that this letter (with your personal details redacted) may be published on the 
Ministry’s website. 
You have the right under section 28(3) of the OIA to seek a review of this response by the 
Yours sincerely 
Wendy Adams 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade