This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Health Care Pathway Policy - Corrections Health services.'.

 
 
 
 
Clinical Training / Professional 
Development / Study Assistance Policy 
and Procedure 

Corrections Health Services  
the  1982
under Act 
DOCUMENT CONTROL 
Released 
Information 
Document reference: 
Clinical Training / Professional Development / Study 
Assistance Policy and Procedure 
Version: 

        
Last updated: 
October 2017 
Document Owner: 
Director Offender Health  
Official 
To be reviewed by: 
Business Support 
Related legislation and 
Health Practitioners Competency Assurance Act; Code 
standards: 
of Health and Disability Services Consumers’ Rights 
1996 (the Code of Rights); Health Information Privacy 
Code 1994; Treaty of Waitangi; Department of 
Corrections Study Assistance Policy; Health and Safety 
at Work Act 2015; CORNERSTONE® Aiming for 
Excellence. 
Clinical Training / Professional Development / Study 
Version 4 
 
Assistance Policy and Procedure 
 
 

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15
 
 
 
 
TABLE OF CONTENTS 
INTRODUCTION ................................................................................................................. 2 
SCOPE ................................................................................................................................ 2 
DEFINITIONS ...................................................................................................................... 2 
CORE TRAINING PROGRAMME........................................................................................ 2 
Recording of Clinical Training .............................................................................................. 4 
POST GRADUATE ASSISTANCE ...................................................................................... 4 
Criteria for Assessing Post Grad Study Assistance Applications .......................................... 4 
Post-graduate Study Assistance Process ............................................................................. 6 
Unsuccessful Completion of Study ....................................................................................... 7 
Study Bond Agreements ...................................................................................................... 7 

COMPETENCY ASSESSMENT PROGRAMME (CAP) ....................................................... 7 
USING DEPARTMENT INFORMATION FOR RESEARCH AND STUDY 
the  
PURPOSES.............................................................................................................. 8 
1982
SEMINAR/CONFERENCE/SHORT COURSE APPLICATIONS .......................................... 9 
Criteria for Assessing Seminar / Conference / Short Course Applications ............................ 9 
Conferences/seminars/short courses under $200 process ................................................. 10 
Act 
Conferences/seminars/short courses over $200 process ................................................... 10 
under 
Overseas Conference Applications .................................................................................... 11 
APPENDIX 1: HS APPLICATION FOR POST GRAD STUDY ASSISTANCE................... 12 
APPENDIX 2: HS APPLICATION FOR CONFERENCE/SEMINAR/SHORT 
COURSE ................................................................................................................ 13 
APPENDIX 3: PRELIMINARY APPLICATION TO UNDERTAKE RESEARCH ................ 14 
 
Released 

[please do not removed-linked to page count] 
 
Information 
 
          
 
 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 1 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
Introduction  
1. 
Professional development for Registered Nurses, Enrolled Nurses, and Health Care 
Assistants is a core component of providing a quality health service to prisoners, and 
is required to meet the Health Practitioners Competency Assurance Act and Nursing 
Council NZ competency requirements. 
2. 
The following policy and procedure outlines Health Services support and processes 
for Registered Nurses, Enrolled Nurses, and Health Care Assistants professional 
development. 
Scope 
3. 
This policy applies to all Health Services Registered Nurses (RNs), Enrolled Nurses 
(ENs) and Health Care Assistants (HCAs). 
the  1982
Definitions 
4. 
Clinical Training 
This  is  funded  and  managed  internally,  but  may  include  courses  /  seminars  / 
under Act 
conferences / sessions undertaken by external providers. 
 
5. 
Core Training Programme 
This is training that is compulsory for all RNs, ENs and HCAs as applicable. 
 
6. 
Learning Management System (LMS) 
LMS  is  a  database  that  lets  users  store  learning  information  of  professional 
Released 
development  including  the  creation  of  courses,  store  exams,  keep  track  of  dates  of 
Information 
when courses are beginning and ending, permissions, course costing, and it tracks a 
learner’s progress / results.   
 
        
7. 
Approved Health Care Assistant 
An  unregulated  support  worker.  Health  care  assistants  always  work  under  the 
Official 
direction and supervision of a registered nurse. An approved health care assistant: 
  has  successfully  completed  the  NZQA  Level  3  Certificate  in  Health  and 
Wellbeing 
  is  employed  in  the  High  Dependency  Unit  (Rimutaka),  and  Rata  Unit 
(Waikeria) 
  is  able  to  administer  oral  medicines,  ear/eye  drops,  and  topical  creams 
/lotions when the required competencies have been met  and is approved by 
the HCM (HDU and Rata Units only). Core Training Programme 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 2 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
8. 
The content of the core training programme is determined by the Principal Health 
Advisor in conjunction with Clinical Health Leadership Team (CHLT) each financial 
year. Every year a core training programme will be developed by CHLT.  Final 
approval of the training  programme sits with the Director Offender Health who has 
ultimate responsibility for ensuring the available budget is not exceeded. 
9. 
In the development of the programme feedback from the Clinical Quality Forums and 
Clinical Governance Committees will be considered by CHLT. 
 
10. 
The following programmes for Registered Nurses must be included: 
Criterion 
Training 
Frequency of training (at a minimum) 
required 
Registered Nurse Orientation 
 
One off requirement 
Pre-Hospital Emergency Care (PHEC) 
Full course 
One off requirement 
Refresher 
Every 2 years 
Primary Mental Health (PMH) 
Full course 
One off requirement 
Refresher 
Every 2 years the  
CPR and AED 
 
Alternate years to PHEC refresher 
 
1982
11. 
The following programmes for Enrolled Nurses must be included: 
Criterion 
Training 
Frequency of training (at a minimum) 
Act 
required 
under 
Enrolled Nurse Orientation 
 
One off requirement 
Pre-Hospital Emergency Care (PHEC) 
Full course 
One off requirement 
Refresher 
Every 2 years 
Primary Mental Health (PMH) 
Full course 
One off requirement 
Refresher 
Every 2 years 
CPR and AED 
 
Alternate years to PHEC refresher 
 
12. 
The following programmes for Health Care Assistants must be included: 
Released 
Criterion 
Training 
Frequency of training (at a minimum) 
Information 
required 
HCA Orientation to include an overview 
 
One off requirement 
of PMH 
        
CPR and AED 
 
Every 2 years 
 
13. 
Approved HCAs will complete the New Zealand Certificate in Health and Wellbeing 
Official 
(Level 3) Health Assistance (or higher) if certificate not already achieved. 
14. 
The following programmes must be completed by all staff. The Health Centre 
Manager (HCM) or Assistant Health Centre Manager (AHCM) will ensure that all staff 
members have completed and can provide evidence of Cornerstone© core 
requirements, listed below: 
Criterion 
Training required 
Frequency of training 
(at a minimum) 
Code of Health and Disability Services 
Level 1 and/or 2 
Every 5 years 
Consumers’ Rights 1996 
Health Information Privacy Code 1994 
Level 1 and/or 2 
Every 5 years 
Privacy Act 1993 
Level 1 and/or 2 
Every 5 years 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 3 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Cultural Competence 
Level 1 
Every 5 years 
Treaty of Waitangi – ‘Partnership, Participation 
Level 1 
Every 5 years 
and Protection’ 
Code of Conduct and Professional Boundaries 
 
One off requirement 
 
15. 
Each Health Centre must have sufficient nursing staff appropriately trained to meet 
the needs of the Health Centre and prison population: 
Criterion 
Training required 
Frequency of training 
(at a minimum) 
Infection Control – disinfection and sterilisation 
Level 1 
Every 3 years 
policies and procedures 
Vaccinator training - IMAC 
Initial 2 day training 
Every 2 years 
Cervical smear taking for women’s prisons 
3 day training 
One off  
 
Recording of Clinical Training 
 
the  
16. 
A record of core training organised by National Office will be recorded in LMS by NO 
1982
Administration Support - Health following attendance at the training.  
17. 
Local in-house clinical training, (e.g. peer review sessions, talks from external 
clinicians) and CPR/AED training is to be recorded in LMS, by the Health Centre 
under Act 
Manager, Assistant Health Centre Manager or Team Leader following attendance at 
the training. 
18. 
Nurses are responsible for recording their activities of professional development for 
their own nursing portfolios. 
 
Post Graduate Assistance 
Released 
Information 
Criteria for Assessing Post Grad Study Assistance Applications 
 
19. 
Prior to applying for Study Assistance Health Staff need to have completed the 
        
following: 
18.1 
worked for Health Services for more than six months. 
Official 
18.2 
completed their induction programme. 
18.3 
completed all core training requirements. 
18.4 
staff who have completed their PDRP or be on the pathway will be eligible for 
tertiary level assistance in future. 
20. 
The following criteria and considerations will be used when assessing every 
application for study assistance 
Considerations 
Information 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 4 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Study priority 
Relevance to our service delivery i.e.    
  registered nurse prescribing  
  health assessment  
  mental health 
  chronic disease or long term condition management 
 
Primary Health Nursing  
The  application  needs  to  strongly  relate  to  primary  healthcare 
services. 
Career Goals and Direction 
The application needs to reflect and consider the overall career goals 
and direction, which can be demonstrated in the PDC.  
Applicants must be on the PDRP Pathway. 
Consideration  wil   be  given  to  whether  the  application  is  a  ‘one-off’ 
request  or  a  request  for  a  longer  course  of  study  e.g.  a  Master’s 
Degree. 
Quality of application – 
The applicant must state the purpose of the study and the anticipated 
Purpose and  Benefit 
benefit  to  both  themselves  (in  terms  of  development)  and  the  work 
the  
unit (in terms of output). 
Consideration  will  be  given  to  applicants  who  have  conveyed  a 
1982
substantive outline of the purpose and benefit for their application. A 
cut and paste from course outlines will not be considered acceptable. 
 
Act 
Demonstrated commitment 
Consideration  will  be  given  to  other  activities  that  have  been 
under 
achieved  while  working  for  the  Department  and  these  will  be 
demonstrated  in  a  PDC.    These  could  include  holding  a  portfolio, 
undertaking  or  supporting  a  quality  project  or  initiative,  providing 
feedback on clinical policies. 
 
21. 
Funding for approved study will be as follows: 
Up to 50% of course / study fees and any mandatory levies on registration and 
payment of the remaining 50% paid 6 months after successful completion. 
Released 
Information 
Four study days will be approved for each post graduate paper 
          
 
 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 5 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Post-graduate Study Assistance Process 
 
22. 
All Post-graduate Study Assistance applications (Appendix 1) are called for in 
November and April each year.  
23. 
All applications must be submitted to CHLT to meet set deadlines. Late applications 
will not be considered.  
 
Staff member discusses course for next semester with HCM, and if agreed to, staff member arranges 
 
completion of Application for Post-graduate Study Assistance Form found at  
http://corrnet.corrections.govt.nz/__data/assets/word_doc/0011/799517/Appendix_1_HS_Application_for_
Post_Grad_Study_Assistance.docx 
including all relevant details. 
 
  HCM sends application to Regional Clinical Director (RCD).  If in agreement, RCD submits application 
to CHLT for final approval or decline before the set deadlines. 
 
 
the  
 
Approved Applications 
Declined Applications 
1982
 
 
If approved by CHLT, staff member receives 
If declined RCD advises staff member of 
Act 
letter from National Office advising of decision 
reason for decline. 
under 
  and bonding arrangements if 3rd or more paper. 
 
 
Staff member registers for study with tertiary 
 
institution.  
 
 
Staff member pays all course fees and submits an Expense Claim Form found at 
 
http://corrnet.corrections.govt.nz/__data/assets/excel_doc/0006/725019/Expense_Claim_Form_-
Released 
_final_version_16_06_15.xlsx with proof of payment to National Office for 50% of the amount CHLT 
Information 
 
 
 
 
   
have agreed to fund. 
 
 
Staff member to submit an article for the newsletter to share their knowledge. 
        
 
 
 
Official 
  The remaining 50% is paid to the staff member 6 months following notification of successful completion 
of the paper if the staff member is still employed by the Department of Corrections.  Staff member 
 
submits proof of successful completion, proof of payment and an Expense Claim Form found at 
http://corrnet.corrections.govt.nz/__data/assets/excel_doc/0006/725019/Expense_Claim_Form_-
  _final_version_16_06_15.xlsx to National Office for the remaining 50% of the amount CHLT have agreed 
to fund. 
 
 
 
 
 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 6 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 

link to page 8
 
 
 
 
Unsuccessful Completion of Study 
 
24. 
Health Services staff who fail to achieve a passing grade or who leave the 
Department during the study period will not be able to claim reimbursement for the 
portion of the tuition and exam fees that they have paid for that year. 
25. 
If the staff member has failed to achieve a passing grade, CHLT will carefully 
consider the reasons for failure before approving any further study assistance for that 
staff member.   
 
Study Bond Agreements 
 
26. 
Health Services staff who are applying for their 3rd and any subsequent Health 
Services funded post-graduate paper will be bonded. Each paper will carry a 12 
month bond period. From the confirmation of the completion of the paper.  
the  
27. 
Failure to complete bond period: 
1982
Health Services staff who leave before completing their bond are required to refund 
the Department a portion of the fees and associated costs equivalent to the 
incomplete portion (expressed in a percentage) of the bond. A table of examples is 
under Act 
set out  below: 
 
Percentage of bond completed before 
Percentage refund of fees and associated 
 
leaving 
costs to Department 
 
25% complete 
75% refund 
 
50% complete 
50% refund 
 
75% complete 
25% refund 
Over 75% 
Complete Nil refund 
 
Released 
Competency Assessment Programme (CAP) 
Information 
28. 
The Department will provide assistance for overseas trained nurses who are working 
for the Department and have not yet achieved competency to practice in New 
Zealand. 
        
29. 
An applicant will be bonded (see paragraphs 26) -  
30. 
Applicants must have worked for the department for a minimum of 6 months. 
Official 
31. 
All Department of Corrections mandatory training requirements must be completed 
before the application is made. 
32. 
Applicants must have full support from their HCM in writing. 
33. 
Consideration for financial support for the programme from national office will be on a 
case by case basis, be approved by CHLT and be subject to successful completion 
of the programme. 
34. 
Any paid or unpaid study leave will be granted at the discretion of the Prison Director, 
all costs incurred will be carried by the prison. 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 7 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
35. 
On successful completion of a CAP programme the staff member can apply for a 
vacant RN position. 
Using Department Information for Research and Study Purposes 
36. 
Health Services staff who conduct research on aspects of the Department’s business 
in the course of their study need to meet certain requirements regarding access to, 
and use of, Department information. 
37. 
Staff are encouraged to focus their study on aspects of the Department’s business 
but must recognise that the Department retains control and ownership of any 
information collected.  
38. 
Staff who wish to conduct research on aspects of the Department’s business towards 
their course of study must obtain prior permission from the Research and Evaluation 
Steering Committee, if interviewing staff or offenders.  The Committee will consider 
the appropriateness of the research and the proposed dissemination and use of the 
the  
Department's information.  
1982
39. 
The first stage involves the submission of a preliminary application (Appendix 3) to 
the Research and Evaluation Steering Committee. This provides an overview of the 
research. If this is approved by the committee, the researcher is then asked to 
Act 
prepare and submit a more detailed application, which includes comprehensive 
under 
details of the proposed project.  
40. 
Proposals have to be of a high standard, and are required to have ethics approval 
from an appropriate body (for example, a University).   
41. 
The Research and Evaluation Steering Committee is chaired by the Deputy Chief 
Executive Service Development, and includes the National Manager 
Communications, the Director Research and Analysis, the Chief Psychologist, the 
Chief Probation Officer, the Chief Custodial Officer, the Chief Policy Adviser, the 
Released 
Director Quality and Performance, and the Director Offender Health.  Each of these 
Information 
individuals provides advice from their particular areas of responsibility and expertise. 
The Committee meets every six weeks to assess applications.  It particularly focuses 
on the potential strategic or operational benefits to the Department of the research.  
        
This is balanced against the costs and demands of facilitating the research in 
practice – for example, completing security checks and approvals, staff time in 
escorting the researcher around prison and monitoring their safety, and accessing 
Official 
data and any risks to the Department either operational or reputational.   
42. 
Once the research has been completed, the researcher is required to submit their 
research report in draft to the Committee. The Committee reviews it to ensure the 
conclusions are an accurate reflection of the findings and of the Department’s 
policies and operations. 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 8 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Seminar/Conference/Short Course Applications 
Criteria for Assessing Seminar / Conference / Short Course Applications 
 
43. 
All study leave for seminar/conference/short course applications will be at the 
discretion of the Health Centre Manager taking into consideration; length of service, 
site training requirements and performance development conversations with that 
employee. The following criteria and considerations will be used when assessing 
applications for seminar and conference applications: 
Considerations 
Information 
Priority 
Relevance to our service delivery i.e.    
  registered nurse prescribing  
  health assessment  
  mental health 
  chronic disease or long term condition management 
the  
 
Primary Health Nursing  
The  application  needs  to  strongly  relate  to  primary  healthcare 
1982
services. 
Career Goals and Direction 
The application needs to reflect and consider the overall career goals 
and direction, which can be demonstrated in the PDC.  
under Act 
Applicants should be on the PDRP Pathway. 
 
Quality of application – 
The applicant must state the purpose of the study and the anticipated 
Purpose and  Benefit 
benefit  to  both  themselves  (in  terms  of development)  and  the  health 
team and the organisation (in terms of output). 
Consideration  will  be  given  to  applicants  who  have  conveyed  a 
compelling  purpose  and  benefit  to  support  their  application.    A  cut 
and paste from course outlines will not be considered acceptable. 
 
Released 
Demonstrated commitment 
Consideration  will  be  given  to  other  activities  that  have  been 
Information 
achieved  while  working  for  the  Department  and  these  will  be 
demonstrated  in  a  PDC.    These  could  include  holding  a  portfolio, 
undertaking  or  supporting  a  quality  project  or  initiative,  or  providing 
        
feedback on clinical policies. 
 
 
 
Official 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 9 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Conferences/seminars/short courses under $200 process 
44. 
The process for conferences/seminars/short courses costing under $200: (Appendix 
2) is as follows 
 
Staff member discusses conference/seminar/course with HCM, and if HCM endorses, staff member 
completes form HS 6.7.1 found at  
 
http://corrnet.corrections.govt.nz/__data/assets/word_doc/0005/801680/Appendix_2_HS_Application_for_
Conference_Seminar_Short_Course.docx HCM signs form stating reason for recommendation to attend. 
 
 
 
HCM sends form to RCD for final approval.   If RCD endorses, copy of form sent to Administrator Health 
Services, National Office for inclusion on training register. 
 
 
 
Staff member registers for course 
 
 
the  
Invoice paid via PCard by HCM at prison or via shopping cart created in SRM by Health Centre (cost 
 
centre 8994). 
1982
 
 
Conference/seminar attended and attendee shares knowledge gained/presents overview of course to staff 
 
at health centre. 
Act 
 
under 
 
Conferences/seminars/short courses over $200 process 
45. 
The process for conferences/seminars/short courses costing over $200 (Appendix 2) 
is as follows: 
 
Staff member discusses conference/seminar/short course with HCM, and if HCM supports attendance, 
staff member completes form HS 6.7.1 found at  
  http://corrnet.corrections.govt.nz/__data/assets/word_doc/0005/801680/Appendix_2_HS_Application_for
_Conference_Seminar_Short_Course.docx HCM signs form stating reason for recommendation to 
Released attend. 
 
Information 
 
 
HCM sends form to RCD.  If endorsed, RCD submits application to CHLT for final approval or decline. 
 
 
        
 
 
Approved 
Declined 
 
Official 
 
If approved staff member receives e-mail from 
If declined RCD advises staff member of 
National Office confirming application approved.   
reason for decline. 
 
 
If approved, staff member registers for 
conference/seminar/short course. 
 
 
  Invoice paid via PCard by HCM or via shopping cart created in SRM by Health Centre (cost centre 8994). 
 
 
Conference/seminar attended and attendee shares knowledge gained/presents overview of course to 
 
staff at health centre and provides article for the Health Services Newsletter. 
Clinical Training / Profe ssional Development / 
Version 4 
Page 10 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Overseas Conference Applications 
 
46. 
There are limited opportunities for attendance at overseas conferences.  All overseas 
travel is approved by the Deputy Chief Executive (DCE). 
47. 
An application to attend or present an overseas conference must follow the initial 
conference application process.  If the application is approved by CHLT an additional 
requirement is that a business case is developed and supported by the HCM and 
RCD.    
48. 
The business case must be submitted to CHLT.  If it is approved by CHLT It will be 
forwarded for the consideration and approval from the DCE. 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 11 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Appendix 1: HS Application for Post Grad Study Assistance 
Please complete this form electronically – then email to your HCM                                     Boxes for text are expandable 
Employee details 
      Name:     Click here to enter text.                                    Service/Group:  Click here to enter text. 
      Position:  Click here to enter text.                                    Location:           Click here to enter text. 
Post-grad Study applying for 
Study/Paper Name:
  Click here to enter text.                  
Semester:                  Choose an item.                                      Study Year:       Click here to enter text. 
 
Training Institute:     Click here to enter text.                     Study Duration:       Click here to enter text. 
If the course of study is part of a qualification spanning more than one year, describe the qualification 
here and complete the next section.  
Click here to enter text. 
Related Study  
If relevant, describe any papers relating to the qualification passed in previous years and include 
papers planned for future years to complete the qualification.  
Click here to enter text. 
the  
Purpose and Benefit 
State the purpose of the study and the anticipated benefit to both yourself (in terms of development) 
1982
and the work unit (in terms of output).  
You need to promote yourself  and provide justification to the benefit of the programme of study to the 
Department in this section.
 
Click here to enter text. 
Act 
Fees and Associated Costs  
under 
Describe all fees and associated costs involved in the course of study. 
Click here to enter text. 
Funding 
50%  of  course  fees  will  be  paid  (if  application  has  been  accepted  with  proof  of  enrolment  and 
payment of fees) with the remaining 50% paid within 6 months of successful completion. 
Reporting  
Employees are expected to report regularly to their manager on progress during study. NB: You must 
provide an article for the Health newsletter for each paper studied. 
Bond Arrangements 
Released 
Confirm that you are prepared to accept a bonding arrangement if your application is accepted: 
Information 
                                                                                                                                      Choose an item. 
PDRP 
HCM to advise where applicant is on the PDRP Pathway. Choose an item.   
                                                                                            Date: 
        
Click here to enter a date.                
Sign Off 
Staff Member Signature:                                                                                       Date 
Click here to enter a date. 
HCM reason for supporting/declining application: Click here to enter text. 
Official 
Choose an item. HCM Signature                                                                          Date 
Click here to enter a date. 
RCD reason for supporting/declining application:  Click here to enter text. 
Choose an item. RCD Signature:                                                                         Date 
Click here to enter a date. 
 
Important Note 
All Post-graduate Study Assistance applications are called for in November and April each year.  
All applications must be submitted to CHLT to meet set deadlines; late applications will not be 
considered. 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 12 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 



 
 
 
 
Appendix 2: HS Application for Conference/Seminar/Short Course 
 
HS Application for Conference/Seminar/Short Course 
                        HS 6.7.1 
Note: This is not the form to use for Post-Grad and PDRP Applications. 
 
Please complete this form electronically – then email to your HCM                          Boxes for text are expandable 
Employee Details 
Name: 
Click here to enter text. 
Health Centre: 
Click here to enter text. 
Employment Start Date: 
Click here to enter a date. 
Conference/Seminar/Short Course Details 
Attach conference/seminar information (brochures, pamphlets etc) 
Name of Conference/Seminar/Short Course: 
Click here to enter text. 
Venue and City: 
Click here to enter text. 
the  
Date(s) of Conference/Seminar/Short Course: 
Click here to enter a date. 
Outline of Conference/Seminar/Short Course: 
Click here to enter text. 
1982
Relevancy to Primary Health Care and Benefit to 
Click here to enter text. 
Staff Member and Health Centre: 
 
Noted on Staff Member Performance and Development Conversation Documentation:      Choose an item.  
If “No” indicate why: Click here to enter text. 
Act 
Has the Staff Member Completed:  Health Induction Programme: Choose an item.  
under 
Health Core Training: Choose an item.   PHEC: Choose an item.   PMH:  Choose an item. 
Costs 
Conference/Seminar Registration Cost                                                                            $ 
Click here to enter. 
Conference Costs  Click here to enter description.                                                          $ 
Click here to enter. 
Other Conference Costs    Click here to enter description.                                              $           
Cli   
ck   
 h  
e  
r   
e   
 t   
o  
 enter. 
Accommodation 
Hotel Arrival Date: 
Click here to enter a date. 
  Hotel Departure Date: 
Click here to enter a date. 
  
Total Number of Nights’ Accommodation Required: 
Click here to enter text. 
Cost per Night: $   Click here to enter.               Total Cost of Accommodation:   $                     
Cli   
c   
k    
 here to enter. 
Travel  
Travel type: Choose an item. 
Released 
Date of Departure: 
Approx Time:  
Place Departing From:   
Information 
Click here to enter a date. 
Click here to enter text. 
Click here to enter text. 
Date of Return: 
Approx Time:  
Place Returning From:   
Click here to enter a date. 
Click here to enter text. 
Click here to enter text. 
Travel Costs:                                                                                                                     
Click here to enter. 
        
Other Anticipated Costs:  Describe: Click here to enter text.                                            $ 
Click here to enter. 
Total Costs:                                                                                                                       $ 
Click here to enter. 
Report/Feedback/Education 
Date written report to be provided to Health Centre Manager: 
Click here to enter a date. 
Official 
Presentation or newsletter article to Health Staff Required:    Choose an item.                Click here to enter a date. 
                                                                                                      Date of Presentation:                                                 
Sign Off 
Staff Member Signature:                                                                                       Date 
Click here to enter a date. 
HCM reason for supporting/declining application: Click here to enter text. 
Choose an item. HCM Signature                                                                          Date 
Click here to enter a date. 
RCD reason for supporting/declining application:  Click here to enter text. 
Choose an item. RCD Signature:                                                                         Date 
Click here to enter a date. 
 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 13 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
Appendix 3: Preliminary Application to Undertake Research 
 
Use this short form to provide the Department of Corrections with an overview of your 
proposed research programme. This will be either accepted or declined by the Research 
and Evaluation Steering Committee at its next meeting following submission of the 
preliminary application.  
 
Where a preliminary application is accepted, the applicant will be invited to submit a full 
application, which will be approved or declined at a subsequent Research and Evaluation 
Steering Committee meeting. 
 
All researchers whose projects are approved through this process will be expected to sign a 
Research Agreement with the Department. As part of the Research Agreement, researchers 
will be required to provide a copy of the final draft of the thesis paper, research report or 
similarly described document, to the Department for review prior to submission, completion, 
and/or publication. 
 
Boxes for text are expandable (please do not type in the shaded areas). 
the  
General information  
(Applicant to complete)  
1982
Project title 
Click here to enter text. 
Name of applicant/researcher  
Click here to enter text. 
Mail address  
Click here to enter text. 
under Act 
Email  
Click here to enter text. 
Phone  
Click here to enter text. 
Organisation and department  
Click here to enter text. 
(If a student) Degree programme that 
Click here to enter text. 
this research will be part of 
Supervisor(s) name 
Click here to enter text. 
Link(s) to supervisor(s) faculty profile 
Click here to enter text. 
Released 
Are you currently working for the 
Choose an item. 
Information 
Department of Corrections: 
Manager name 
Click here to enter text. 
Email address of supervisor(s) and/or 
Click here to enter text. 
        
Manager. 
 
Official 
Details of research project 
Statement of purpose / objectives / 
Click here to enter text. 
hypothesis to be tested 
What information will the research / evaluation aim 
to provide? 
Describe your methodology  
Click here to enter text. 
Provide an overview of the proposed approach to 
this research, including items such as: 
  data collection methods 
  intended location for data collection 
  sample size  
  research subjects required (e.g., female 
prisoners, sex offenders, Probation Officers 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 14 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure 
 
 
 
 


 
 
 
 
etc.)  
  use of control / comparison group   
  measurement / assessment tools that will be 
used.  
Describe your outcomes  
Click here to enter text. 
What data will be produced? How will the 
interpretation of data be managed? Where / in 
what form is it intended that the research findings 
are published? 
Review of all final reports by the Department 
of Corrections is required prior to any public 
release of findings
 
Benefits of the research to the 
Click here to enter text. 
Department 
What are the expected benefits to the 
Department?  How could the research be used to 
improve the Department’s outcomes? 
 
Project logistics  
What resources do you require from 
Click here to enter text. 
the  
Corrections? 
1982
Resources include: 
  Access to data 
  Access to staff 
  Access to offenders and/or their files 
  Interview rooms 
Act 
  Etc. 
under 
Please indicate how many hours of staff or 
offender time you are likely to require. 
Research staff 
Click here to enter text. 
Provide the names of all researchers who will be 
participating, and explain their roles. 
Timelines  
Click here to enter text. 
When do you hope to commence data collection?  
What deadlines exist for specific phases of the 
research project?  Allowing for delays, when is 
the research likely to be completed

Released 
Note that the application process can take several 
Information 
months. 
 
 
Academic transcripts or professional curriculum vitae 

        
If you are a student, please provide your most recent university transcript. Otherwise, please 
attach a C.V. with relevant examples of work in this or associated areas.  
 
Official 
 
Ethical, legal & cultural considerations  
Ethics approval is a precursor to the research being approved by the Department’s 
Research and Evaluation Steering Committee. It is recommended that the researcher seek 
ethics approval from an institutional ethics committee or other similarly accredited body after 
the proposal has been accepted by the RESC. A copy of the approval letter must be 
supplied before any research agreement will be signed. 
 
Clinical Training / Professional Development / 
Version 4 
Page 15 of 15 
Study Assistance Policy and Procedure