Private Bag 911, Timaru 
New Zealand 
Telephone 03 687 2100 
Facsimile 03 688 0238 
 
 
11 May 2020 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
 
By email: fyi-request – [email address] 
 
Dear Amy  
 
Re: 
Official Information Act Request 
 
I refer to your Official Information Act request received on 22 March 2020 in which you specifically 
requested the fol owing: 
 
Request 1: 
I am writing to request a copy of the your DHB's best practice protocol for the archiving, storage, 
or biobanking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin 
embedded or pathology slides, and the standards, legislation or scientific evidence which provides 
the basis for your DHB's protocol. 
 
Request 2: 
Is your DHB protocol for the archiving, storage, or biobanking of human tissue for diagnostic 
purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides, based on a 
universal y adopted standard within NZ or has your DHB determined its own policy. 
 
Request 3: 
Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides in an unsecure, non-temperature and non-humidity regulated environment for 2 months 
over a NZ summer: say a on an employee's desk which is open to the public and in a repurposed 
house adjacent to the hospital from mid December to late February. 
 
Request 4: 
Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides oversight 
for your medical laboratory. 
 
This service is  contracted by South Canterbury DHB to  Medlab South (Part of the Southern 
Community Laboratories Group).  We are therefore unable to provide you with the information 
requested. 
 
You have the right to seek an investigation and review of our decision by the Ombudsman.  The 
Ombudsman's Office can be contacted on 0800 802 602 or on-line at 
http://www.ombudsman.parliament.nz/ 
 
Kind regards 
 
 
 
Dawne Tuite 
Administrator 
SC District Health Board 

---