This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Best Practice: Archiving, Storage, Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes'.

Corporate Services 
 
 
 
 
24 June 2020 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
Email: [FYI request #12432 email] 
 
 
Dear Amy 
 
YOUR OFFICIAL INFORMATION ACT (1982) REQUEST HBDHB REF: OIA2020041 
 
I refer to your Official Information Act request dated 11 March 2020 where you requested 
information from Hawke’s Bay District Health Board (HBDHB). Your questions and HBDHB’s response 
is provided below: 
1.  I am writing to request a copy of the HBDHB best practice protocol for the archiving, 
storage, or biobanking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin 
fixed, paraffin embedded or pathology slides, and the standards, legislation or scientific 
evidence which provides the basis for the HBDHB protocol. 
Hawke’s Bay DHB’S Histology department is International Accreditation of New Zealand 
(IANZ) accredited and follows the National Pathology Accreditation Advisory Council 
(NPAAC) standards which states that reports, blocks and slides shall be retained for 10 years, 
with the exception of paediatric samples which must be retained for 25 years. 
Hawke’s Bay DHB does not distinguish between paediatric samples and adult samples. 
Therefore, all paraffin embedded blocks and slides are stored for 25 years. 
Please refer to the attached records and samples policy relating to the best practice 
standards applied within the Laboratory.  
2.  Is the HBDHB best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking of human 
tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or 
pathology slides, is a standard which is universal y adopted by al  NZ DHB's and medical 
laboratories, or does each DHB or medical laboratory determine their own best practice? 
Hawke’s Bay DHB can only comment on its own policies and not that of other district health 
boards.  Please contact other DHB’s directly, or the Ministry of Health if you require a 
national overview. 
Hawke’s Bay DHB’S policies align with the National Pathology Accreditation Advisory Council 
(NPAAC) standards (7th Edition 2018) and keeps within the requirements set out in ISO15189 
(which is a mandatory requirement for laboratories to be accredited). 
3.  Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or 
pathology slides in an unsecure, non-temperature regulated environment (say a on an 
employee's desk outside of the laboratory) for 2 months. 
C H I E F   E X E C U T I V E ’ S   O F F I C E  
Hawke’s Bay District Health Board 
Telephone 06 878 8109 Fax 06 878 1648  Email: [email address]; www.hawkesbay.health.nz 
Corporate Office, Cnr Omahu Road and McLeod Street, Private Bag 9014, Hastings 4156, New Zealand 


Hawke’s Bay DHB’s Histology Laboratory is a secure facility that can only be accessed by 
laboratory staff. The lab is control ed by ventilation and air conditioning to ensure 
environmental factors will not adversely affect slides. Should Pathologists request for blocks 
to accompany slides to external sites for further testing, all appropriate measures are taken 
to ensure the safety and integrity of the slides remain so that there is no adverse effect on 
the block at any time. 
4.  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides 
oversight for medical laboratories in NZ. 
Hawke’s Bay DHB’s Laboratory is IANZ) accredited. All laboratory staff are governed by the 
New Zealand Medical Sciences Council. Pathologists are all Fellows of the Royal College of 
Pathologists of Australasia (RCPA).   
I trust this information meets your needs. If you would like any further information or clarification 
please phone me. If you are not satisfied with this response you may contact the Office of the 
Ombudsman, phone 0800 802 602. 
Please note that this response, or an edited version of this response, may be published on the 
Hawke’s Bay DHB website after your receipt of this response. 
Yours sincerely 
 
 
 
Chris Ash 
CHIEF OPERATING OFFICER, PROVIDER SERVICES 
TE PUNI RATONGA 
 
cc: 
Ministry of Health via email:  [email address]   
 
[Hawke's Bay District Health Board request email]