This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Best Practice: Archiving, Storage, Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes'.

 
H20_21-46/OIA 2020-051 
 
4 May 2020 
 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
 
Email:  [email address] 
 
 
Dear Ms Lovatt 
Thank you for your request dated 23 March 2020 requesting information under the Official Information Act 
1982, regarding Best practice protocol for the archiving, storage or biobanking of human tissue.  You 
requested: 
1.  A copy of the your DHB's best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking of human 
tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides, and the standards, legislation or scientific evidence which provides the basis for your DHB's 
protocol. 

 
 

2.  Is your DHB protocol for the archiving, storage, or biobanking of human tissue for diagnostic 
purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides, based on a 
universally adopted standard within NZ or has your DHB determined its own policy. 

 
3.  Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides 
in an unsecure, non-temperature and non-humidity regulated environment for 2 months over a NZ 
summer: say a on an employee's desk which is open to the public and in a repurposed house adjacent 
to the hospital from mid-December to late February. 

 
4.  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides oversight for 
your medical laboratory. 
This is a combined response  from Capital &  Coast  and Hutt Valley District  Health Boards.   All 3DHBs have 
contracted WSCL to perform laboratory services.  The information pertaining to your request is below.   
 
Question 1 
I am writing to request a copy of the CCDHB best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking 
of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides, and the standards, legislation or scientific evidence which provides the basis for the CCDHB protocol. 
 
Answer: 
Capital & Coast District Health Board (along with Hutt Valley and Wairarapa Health Boards) have contracted 
their laboratory services to WSCL.  The laboratories policies around storage of human tissues are based on 
the NPACC guidelines, in particular Table 2: 
 
 
Hutt Valley DHB | Private Bag 31907, Lower Hutt 5010 | 04 566 6999 l www.huttvalleydhb.org.nz  
Capital & Coast DHB 
| Private Bag 7902, Newtown, Wellington 6342 | 04 385 5999 l www.ccdhb.org.nz 


 
 
https://urldefense.com/v3/__https://www1.health.gov.au/internet/main/publishing.nsf/content/B8562E2C
3D131ED8CA257BF00019153C/$File/20180612*20-*20Final*20-
*20Retention.pdf__;JSUlJQ!!A3teau8g8Q!HZwIEEQAqGTeKS9U1kre0ZKItLkWYKy5lCefB0Iie3VMOZqoUWB8U
mF5-njxRHIFvcgrCQ$ 
 
 
This indicates storage should be for at least 10 years. WSCL’s policy is to store slides and blocks for 25 years. 
 
Question 2 
Is the CCDHB best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking of human tissue for diagnostic 
purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides, is a standard which is 
universally adopted by all NZ DHB's and medical laboratories, or does each DHB or medical laboratory 
determine their own best practice? 
 
Answer: 
IANZ (see question 4) who accredit clinical laboratories in New Zealand point to the NPACC standard (refer 
to link above) as the minimum document. 
 
Question 3 
Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides in an 
unsecure, non-temperature regulated environment (say a on an employee's desk outside of the laboratory) 
for 2 months. 
 
Answer: 
WSCL advise that given their laboratory practice such a breach should not occur. Hence WSCL and the DHBs 
have no comment. 
 
Question 4 
Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides oversight for 
medical laboratories in NZ? 

Answer:   
IANZ (International accreditation New Zealand) accredit New Zealand clinical laboratories under ISO-15189. 
Please note that due to staff redeployment and our current response to Covid-19 we are experiencing delays 
in responding to your request and apologise sincerely. 
I trust this information fulfils your request. 
You have the right to seek a review, under section 28(3) of the Act, by way of a complaint to the Ombudsman. 
Yours sincerely  
 
 
 
 
 
Fionnagh Dougan 
Chief Executive 
Capital & Coast and Hutt Valley District Health Boards 

Hutt Valley DHB | Private Bag 31907, Lower Hutt 5010 | 04 566 6999 l www.huttvalleydhb.org.nz  
Capital & Coast DHB 
| Private Bag 7902, Newtown, Wellington 6342 | 04 385 5999 l www.ccdhb.org.nz