Planning and Funding 
P O Box 1600,  
Telephone:  0064 3 364 4130 
CHRISTCHURCH 
Fax:  0064 3 364 4165 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
        [email address] 
11 March 2020 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
 
Email: [FYI request #12429 email];  
 
Dear Amy 
 
RE Official information request CDHB 10287 and WCDHB 9405 
 
We are writing to acknowledge your email received this morning requesting the following information under the 
Official Information Act from Canterbury DHB and West Coast DHB regarding Best practice: Archiving, Storage, 
Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes. Specifically:  
    
1.  I am writing to request a copy of the CDHB/WCDHB best practice protocol for the archiving, storage, or 
biobanking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded 
or pathology slides, and the standards, legislation or scientific evidence which provides the basis for the 
CDHB/WCDHB protocol. 
2.  Is the CDHB/WCDHB best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking of human tissue for 
diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides, is a 
standard which is universally adopted by all NZ DHB's and medical laboratories, or does each DHB or 
medical laboratory determine their own best practice? 
3.  Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides in 
an unsecure, non-temperature regulated environment (say a on an employee's desk outside of the 
laboratory) for 2 months. 
4.  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides oversight for 
medical laboratories in NZ. 
 
We will consider your request against the provisions of the Official Information Act (see below) and advise you 
of  our  decision  regarding  the  release  of  information  within  20  working  days  (being  the  statutory  timeframe 
provided within the Act.)  Accordingly, we will notify you, no later than 8 April 2020, of our decision.  
 
Your  request  is  being  handled  by  Kathleen  Smitheram.  If  you  have  any  queries,  please  feel  free  to  contact 
either  myself  (details  above)  or  Kathleen.  ([email address];  Phone  364-4134).      Please 
refer to the OIA number above when phoning or emailing. 
 
If any additional factors come to light which are relevant to your request, please do not hesitate to contact us 
so that these can be taken into account.  
 
Yours sincerely 
 
Wayne Turp 
Project Specialist 
15 Decisions on requests 
(1) Subject to this Act, the department or Minister of the Crown or organisation to whom a request is made in accordance with section 12 
or is transferred in accordance with section 14 of this Act or section 12 of the Local Government Official Information and Meetings Act 
1987 shall, as soon as reasonably practicable, and in any case not later than 20 working days after the day on which the request is received 
by that department or Minister of the Crown or organisation,— 
(1)(a) decide whether the request is to be granted and, if it is to be granted, in what manner and for what charge (if any); and 
(1)(b) give or post to the person who made the request notice of the decision on the request 
[If we are unable to make a decision on your request by the date noted above, we will notify you of an extension of that timeframe.] 
 
 

---