This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Sir Michael Cullen: Management of Possible Conflict of Interest'.


Guiding Principles 
This document should be read in conjunction with the Declaration of Interest Policy. 
What might cause a conflict?
(The following list is illustrative only and is not exhaustive, it may be added to at any time) 

1.  Direct Reporting Relationships 
2.  Contracting, Consulting, Secondary Employment 
3.  Recruitment 
4.  Procurement, Regulatory, Funding and Sponsorship Decisions 
5.  Voluntary Interests (including unions) 
Direct Reporting Relationships 
Direct reporting relationships between people who have a domestic relationship (marriage, Civil Union 
or  de  facto  relationship)  outside  of  work  are  not  permitted.  AT  reserves  the  right  to  review  other 
relationships if these could have an actual, potential, or perceived conflict and impact upon the ability of 
the organisation to run its business with integrity or bring the organisation into disrepute. 
Contracting, Consulting, Secondary Employment 
Without prior written approval from the applicable Division or Group Manager: 
employees or secondees must not act in a contracting or consulting capacity for AT; 
representatives must not act in a contracting or consulting capacity or be in any way involved with, 
or interested in, other business interests where this could question whether an actual, potential or 
perceived conflict of interest may bring them into conflict with their role at AT or where the other 
business interests are closely identified or aligned with AT.  Approval will not be given where that 
other interest could either bring AT into disrepute, or prejudice the ability of the representative to 
carry  out  their  responsibilities  to  AT.    Where  warranted,  the  relationship  of  the  representative 
must also be disclosed in reports to committees of AT; 
employees should not engage in secondary employment or be  
involved with or have an interest/s in other businesses either inside or outside AT.  Approval will 
not  be  given  where  that  other  interest  or  employment  could  either  bring  AT  into  disrepute  or 
could prejudice the ability of the employee to carry out their responsibilities to AT. 
Employees and representatives should not be involved in decisions to short-list or employ persons with 
whom  they  have  a  private  relationship,  irrespective  of  whether  it  is  an  employee  or  contractor,  on  a 
permanent, fixed term or casual basis. ‘If in doubt, disclose’. 
Procurement, Regulatory, Funding and Sponsorship Decisions 
Employees and representatives should not, without prior written approval by the applicable Manager: 
  evaluate or make a decision to procure goods or services from someone (or an organisation) with 
whom they have private relationship (as defined in Policy); 
Declaration of Interest Guidelines 
Page 1 of 4 

  in a regulatory capacity process, review or signoff an activity for someone (or an organisation) with 
whom they have a private relationship; 
  in  a  funding  or  sponsorship  decision-making  capacity  process,  review  or  signoff  an  activity  for 
someone (or an organisation) with whom they have a private relationship. 
Promoting  a  third-party  relationship  where  you  have  a  close  or  significant  relationship  with  the  third 
party is not permitted and would be a breach of the policy. 
Voluntary Interests (including unions) 
Employees and representatives of AT must discuss with the applicable Division or Group Manager if they 
want to: 
take on a role as spokesperson for any voluntary activity that may impact on public perception of 
their  impartiality,  or  could  result  in  them  publicly  representing  a  position  in  conflict  with  AT’s 
take on a voluntary role that involves the employee being on call or needing time off from work to 
undertake  the  voluntary  activity/activities  or  any  training  associated  (eg.  volunteer  fire  officer, 
paramedic, Women’s Refuge, Age Concern etc.). 
NB:  Active participation and/or membership of unions and professional associations (and groups of this 
type), are not the sorts of actions that, in themselves, could cause a conflict of interest. 
Procedures for Dealing with a Conflict of Interest 
All those covered by this policy have a mandatory obligation to disclose any actual, potential or perceived 
conflict of interest in a timely and effective manner using the Declaration of Interest online form. 
Representatives and employees must submit a Declaration of Interest within one month of commencing 
with AT. Thereafter, the employee or representative, working with AT, has an obligation to manage the 
conflict in accordance with the procedures, guidelines and rules set by AT (which may be determined to 
cover the nature of each conflict). 
AT has the following requirements in place: 
In  all  cases  where  an  actual,  potential  or  perceived  conflict  of  interest  arises,  all  employees  or 
representatives must notify and obtain the authority of the relevant Group Manager or Division Manager 
before proceeding (or before continuing if a new employee) with the proposed activity. 
If  employees  or  representatives  believe  there  is,  or  could  be,  either  an  actual,  potential  or  perceived 
conflict of interest they must - 
  discuss the matter with their Division or Group Manager; 
  work  with  the  Division  or  Group  Manager  to  establish  how  the  conflict  will  be  declared  and 
  complete the interest disclosure online form 
(This form is reviewed and then held by Human Resources on record) 
If  employees  or  representatives  believe  another  member  of  staff  has  an  actual,  potential  or  perceived 
conflict of interest, they should discuss their concerns with their Division or Group Manager or Head of HR 
Consulting or email [email address] 
Declaration of Interest Guidelines 
Page 2 of 4 

  If employees or representatives believe a Board Member has an actual, potential or perceived conflict 
of interest they must - 
  discuss their concerns with their Division Manager, the Head of HR Consulting or the Board Secretary, 
  if  appropriate,  the  relevant  Division  Manager  must  then  notify  the  Chief  Executive  Officer  for 
  Everyone who is engaged by AT regardless of their employment status (eg part-time) must complete an 
annual interest declaration online form. 
  The Manager Risk and Audit will undertake six monthly audits of registers and report findings to the 
Head of HR Consulting, ELT and CEO.  
  Any breach of the above requirements, or of any part of this policy, will be dealt with as follows - 
  in  the  case  of  employees,  a  breach  may  constitute  serious  misconduct  and  will  be  dealt  with  in 
accordance with AT's Code of Conduct and/or Disciplinary Policy; and   
  in the case of representatives, as a serious matter which may result in termination of their agreement 
with AT. 
Version: 4.1 
Owner: Simon Harvey, Chief People Officer, People, Safety and Contact
Review Date: 31 January 2018 
Declaration of Interest Guidelines 
Page 3 of 4 

Interest Disclosure Process (see examples and  Declaration of Interest Flowchart) 
If you believe that you may have a conflict of interest or wish to make a general disclosure, please 
discuss the matter with your Department Manager and complete the online Employee Declaration 
of Interest form. 
Your  declaration  will  be  added  to  Auckland  Transport’s  central  interest  register,  which  is  a 
confidential register maintained by Human Resources. 
Your disclosure must cover but not be limited to the following: 
1.  Are  you  or  an  immediate  family  member  an  officer,  director,  employee,  partner,  or 
controlling  stockholder  of  any  *organisation  with  which  Auckland  Transport  has  business 

If yes, please: 
a)  What is the name of the organisation or entity? 
b)  What is the nature of the relationship? 
c)  What activities associated with this do you perform during work time? 
Name of organisation/entity  Nature of Relationship(s)  Associated activity during work time 
Eg. The Bicycle Association 
Eg. Volunteer  
Eg.  Phone  calls,  occasional  fundraising 
activities (one lunch hour per month) 
2.  Do you or an immediate family member or a person with whom you have a close/significant 
relationship  with  have  a  financial  interest  in,  or  receive  any  material  benefit  from,  any 
organisation* with which Auckland Transport has business dealings? 

If yes, please:  
a)  list in your declaration the organisation(s); and 
b)  describe the nature of the relationship you have; and 
c)  the approximate value of the financial interest or benefit 
d)  indicate  whether  you,  a  family  member,  or  person  with  whom  you  have  a 
close/significant relationship with owns a share, control, or interest greater than 10%. 
of  Nature of Relationship(s)  Associated 
activity  Interest > 10 % 
organisation/ entity 
during work time 
Eg.   Beca 
Eg.  Shareholder 
Eg.  Nil 
Eg.  12% 
3.  Are you aware of any other relationships, arrangements, transactions, or matters which could 
create a conflict of interest or the appearance of conflict (actual, potential or perceived)? 
If yes, please document in your declaration. 
Name of organisation/entity  Nature of Relationship(s) 
Associated activity during 
work time 

Auckland Transport 
Brother works in procurement 
Eg.  Nil 
Declaration of Interest Guidelines 
Page 4 of 4