This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'How is CCDHB pro equity?'.
link to page 1 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11
 
 
Recruitment Guidelines 
 
RECRUITMENT GUIDELINES .......................................................................................................... 1 
INTRODUCTION............................................................................................................................ 2 
Meet your Recruitment team ................................................................................................................................. 2 
Purpose of Guidelines ............................................................................................................................................. 2 
Statutory provisions ................................................................................................................................................ 2 
The CCDHB Principles of Recruitment .................................................................................................................... 3 
THE RECRUITMENT PROCESS ........................................................................................................ 4 
Types of Vacancies ................................................................................................................................................................ 4 
Recruitment process flowchart ............................................................................................................................................ 5 
STEP 1: Recruitment Business Case (RBC) – confirming a vacancy exists ............................................................................. 5 

CCDHB Finance Business Service Managers list ...................................................................................................... 5 
STEP 2: Position Description ................................................................................................................................................. 6 
STEP 3: Advert Request form ................................................................................................................................................ 6 
STEP 4: RBC, Advert Request form and Role Description are ready, what now? ................................................................. 6 

Advertising Requirements ...................................................................................................................................... 7 
Engaging with Recruitment Agencies ..................................................................................................................... 7 

STEP 5: Interview Preparation .............................................................................................................................................. 7 
When do I start receiving applications? ................................................................................................................. 8 
STEP 6: Shortlisting ............................................................................................................................................................... 8 
STEP 7: Interviews ................................................................................................................................................................. 8 

Interview questions and templates ........................................................................................................................ 8 
STEP 9: Selecting your preferred candidate ......................................................................................................................... 9 
Immigration and eligibility to work in New Zealand ............................................................................................... 9 
STEP 11: Interview notes .................................................................................................................................................... 10 
STEP 12: Candidate Pool ..................................................................................................................................................... 10 

FINAL STEP: WORKING WITH YOUR HR TEAM ............................................................................. 11 
Offer letters and employment contracts .............................................................................................................. 11 
How do I get my new staff member set up with HR and Payroll? ........................................................................ 11 

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS ................................................................................................ 11 
 
 
 
 
 
 
 


INTRODUCTION 
Meet your Recruitment team 
 
Kia ora from your Recruitment Team 
 
We are located at Wellington Regional Hospital, Grace Neill Block, Level 11, at the end of the east side 
corridor. We have an open door policy, so drop in anytime you like or phone us: 
 
Shelly Alexander 
Recruitment Manager   
 
 
 
Extension 82551 
Phil Adamson   
Allied Health, Scientific & Technical portfolio 
 
Extension 82594 
Dani Armstrong 
Business Support & Corporate portfolio   
 
Extension 82552 
Matt Kelly 
 
Nursing & Midwifery portfolio   
 
 
Extension 82549 
Sandra Tam 
 
Specialist Medical Officer portfolio 
 
 
Extension 82991 
 
Purpose of Guidelines 
 
Recruitment is a key part of how we meet the needs of our patients and our community by enabling hiring 
managers to recruit the right people into the right roles at the right time.  
 
The recruitment guidelines apply to the appointment of permanent, temporary and fixed term positions in 
CCDHB. They do not apply to contractors who invoice CCDHB for their service. 
 
These guidelines are to be applied to all recruitment processes for any permanent, part time, casual and 
fixed term vacancies. 
 
This document sets out the framework that guides CCDHB’s recruitment and selection process for all 
permanent, part time and fixed term positions to ensure that: 
  Supports all candidates in a consistent and professional way. 
  Is transparent and objective. 
  Is equitable and fair at all times. 
  Enable CCDHB to meet its legal obligations. 
  Enables CCDHB to achieve its goals and objectives through employing appropriately qualified staff 
Statutory provisions 
The CCDHB’s approach to recruitment and selection is guided by the provisions of the following statutes: 
  Immigration Act 1987 
  The Human Rights Act 1993 
  Privacy Act 1993 
  Employment Relations Act 2000 
  Treaty of Waitangi 
  Vulnerable Children’s Act 2014 
  State Sector Act 1988 
 


In addition CCDHB is committed to the principles of equal employment opportunities (EEO) and impartial 
selection. In achieving this, the responsibilities of the Hiring Manager are to: 
  Ensure that their recruitment and selection practices are consistent with the spirit of the good 
employer principles set out in the Human Rights Act. 
  Ensure that the position is clearly defined in terms of its place in the organisation, its relationship 
with other positions, its objectives and key accountabilities, and the competencies and performance 
standards expected. This sets the framework for the selection panel to determine whether 
candidates are suitably qualified for the job. 
  Notify the vacancy in a manner sufficient to enable those suitably qualified to apply.  
  Ensure that the recruitment and selection process used is in accordance with this Policy and the 
Recruitment and Selection Process and can withstand independent scrutiny. 
  Comply with all legislative requirements (e.g. Privacy Act, Human Rights Act) 
The CCDHB Principles of Recruitment 
Effective recruitment and selection is one way that the CCDHB builds people capability.  Our processes are 
supported by the following principles:  
  Selection on merit  
  Open, honest and transparent processes  
  Valuing diversity  
  Privacy for the individual 
  An approach that embodies candidate care  
 
In practice, these principles mean that:  
  The person best suited to the job is appointed to the position. (S60 State Sector Act 1988).  
  Applicants are given sufficient information to allow clear and accurate understanding of the role.  
  Processes are open, consistent, and fair. Selection decisions are merit-based and do not discriminate 
(either directly or indirectly) or appear to discriminate. (s21 Human Rights Act 1993)  
  Processes are professional and objective, with selection based on relevant, specific selection criteria. 
All processes and recommendations are documented.  
  CCDHB values diversity and works to build a professional workforce that reflects its communities and 
clients.  
  The privacy of all people who express interest in a vacancy is protected.  
  CCDHB staff are encouraged to apply and be considered for positions within the organisation to 
support retention and career development strategies.  
  Candidate care is emphasised to support the transition into the organisation.  This applies from first 
contact when the employment relationship may have ended or is suspended for family 
commitments or whilst experience or education is gained elsewhere. 
 
Employer of Choice 

How we present ourselves to prospective employees and the way in which we conduct our recruitment and 
selection process will impact on how we are viewed as a potential employer. Our aim to be an Employer of 
Choice will be supported by having an attractive, open and transparent recruitment and selection process. 
Candidate care is an important part of the recruitment process – we want candidates to have the best 
 


possible impression of CCDHB so no matter the outcome of their application, they’ll have such a good 
experience that they want to come and join our team even more.  
 
Career Development 
Opportunities for internal promotion are provided where possible.  All vacancies are advertised internally.  
External advertising may follow or occur simultaneously at the discretion of the Hiring Manager. 
 
Diversity 
We need to value, reflect and understand the communities we serve. A workforce that is diverse and 
inclusive means that we will be better positioned to understand and serve our community. Developing a 
more diverse workforce is not just about ethnicity. Diversity involves gender, age, disability, sexual 
orientation, education, national origin, and religion. Diversity encompasses a broad spread of experience, 
culture, perspective and lifestyle of those who live in New Zealand.  
 
THE RECRUITMENT PROCESS 
Types of Vacancies  
EMPLOYMENT TYPE 

DEFINITION 
Permanent 
Ongoing full-time or part-time employment and usually results from the 
resignation of an employee.  
The employee is paid by CCDHB and is entitled to Kiwisaver contributions 
Fixed 
Is for a specific period of time (usually no longer than 12 months), either full-time 
Term/Secondment 
or part-time and is for a specific reason i.e. to cover parental leave, for a special 
project or to cover a long-term absence.  
A fixed term employee is paid by CCDHB and is entitled to Kiwisaver contributions.  
Note: Fixed term contracts are offered to non-CCDHB employees and secondments 
are offered to CCDHB employees as their substantive position remains open for 
them to return to once the secondment finishes.  
If a fixed term/secondment position becomes permanent, a full recruitment 
process must be completed.  
Contract for Services 
Contractors are engaged on a contract for services to perform a piece of work or 
deliver an outcome. Contractors must not be used to temporarily backfill a 
permanent role, a fixed term employment contract is to be used.   
Is either employed through a recruitment agency or contracted direct by CCDHB 
but not as an employee. Timesheets will record the hours worked by a contractor 
and an invoice will be submitted monthly for payment. Contractors are not 
entitled to Kiwisaver or paid leave.  
Temporary staff 
Used to fill a short-term need ideally for less than two months in duration i.e. to 
cover a short-term absence or to complete work that is a one-off.  
Employed by a Recruitment Agency and is therefore not a CCDHB employee and 
not entitled to Kiwisaver contributions or paid leave. Temporary staff can be let go 
with little notice  
 



Recruitment process flowchart 
Please note, if you need any assistance with any of the below, please contact your recruitment advisor. We 
are here to help and make your recruitment journey as smooth as possible. 

 
TIP: Timing is very important, remember if you are going to recruit a vacancy, that most candidates will need 
to give at least 4 weeks’ notice in order to leave their previous role, so that’s a month already gone. 
 
STEP 1: Recruitment Business Case (RBC) – confirming a vacancy exists 
Before you start recruiting, call your Recruitment Advisor we are here to help and offer suggestions on how 
to go about recruiting for a position. 
 
You will need to complete the following form and send through to your finance team to be approved. 
RBC Form 
CCDHB Finance Business Service Managers list  
  Mental Health   
 
 
 
  MCC 
  SWC   
 
 
 
 
  Corporate/Exec  
 
 
 
  SIP/Funder 
 
 
 
 
  COO/Finance manager for HHS   
 
 
For details of who you need to contact for each portfolio please contact your HR Advisor.  
 


STEP 2: Position Description 
Review the position description to ensure it reflects the responsibilities of the role. If changes need to be 
made you’ll need to contact your HR Advisor as changes may impact other roles in the organisation or the 
role may need to be resized to ensure the salary band is correct. If you need assistance locating, amending 
or creating a role description your HR Advisor will be able to help you. Please ensure you use the latest role 
description template.  
 
STEP 3: Advert Request form 
You can access the Advert Request form on the Recruitment page of the intranet. This form is very easy to 
complete and we need it in order to start the recruitment process.  
Your recruitment advisor can assist with the advert text.  We specialise in creating a stand out advert and we 
are happy to talk to you about the position and what type of person you are looking for.  We can use the 
Role Description competencies to specify skills that you want candidates to have. 
You  can  tell  us  how  long  you  want  your  vacancy  advertised.  You  can  also  advise  if  you  want  the  vacancy 
advertised internally only or externally using sites such as SEEK, TradeMe & Kiwi Health Jobs. Remember you 
should  advertise  a  vacancy  for  at  least  5  days,  this  can  include  weekends  as  we  are  a  24/7  operating 
organisation.  You  will  need  to  provide  the  cost  centre  number  for  your  area,  and  the  hiring  manager’s 
details. 
Using  your  completed  RBC,  you  will  be  able  to  advise  recruitment  what  FTE  this  vacancy  is  for  and  also 
advise us which location/s this vacancy will cover i.e. Wellington Hospital, Kenepuru or if it’s 3DHBs where 
the position will be mainly based.  
On this form, you can advise how involved you want the recruitment advisor to be, for example, you can opt 
for your recruitment advisor to shortlist candidates by providing us with your pre-selection criteria.  
 
STEP 4: RBC, Advert Request form and Role Description are ready, what now? 
Send the RBC PDF, Recruitment Request Form Word document and current position description (in word 
document) electronically to your Recruitment Advisor or email to: [email address] 
 
Your recruitment advisor will have your vacancy advert live within 2 days. You will be sent the links to the 
advert/s to review, if there is anything you want to change, just let us know.  
 
All permanent roles need to be advertised internally for a minimum period of five days to ensure 
development opportunities are made available to CCDHB employees.  
 
 
 
Don’t forget to share the advert link across your networks on LinkedIn and 
with your colleagues – word of mouth and social media are such powerful tools for 
attracting candidates to CCDHB. 
 
 
 
 


Advertising Requirements 
We have an obligation to ensure opportunities are made available to CCDHB employees as this promotes 
staff retention and career development. Use the following to guide you in understanding what our 
advertising requirements are: 
 
TYPE OF VACANCY 
INTERNAL ADVERTISING 
EXTERNAL ADVERTISING 
Permanent 
Yes – minimum 5 days if 
Not essential unless you feel there are no 
advertised internally only 
suitable CCDHB employees. We recommend a 
minimum advertising period of 10 days 
Fixed Term/Secondment 
You don’t need to advertise  If you wish to advertise externally, this will 
a secondment if you have 
advertised as a Fixed Term engagement. We 
identified a suitable 
recommend advertising for 5 to 10 days  
internal candidate. If there 
are no suitable internal 
candidates, we recommend 
a minimum advertising 
period of 5 days 
 
 
Engaging with Recruitment Agencies 
 
There are two types of recruitment agencies that are able to supply CCDHB with candidates; Clinical and 
Non-Clinical. We have supplier contracts in place for both types of recruitment agencies and you need to 
understand what this means for you.  
 
Clinical: CCDHB is party to a national supplier contract covering the 20DHB’s and favourable terms and fees 
have been negotiated for the provision of permanent clinical candidates. There is a panel of suppliers 
available and it’s important you only use the recruitment agencies from the panel or CCDHB will be in breach 
of the contract. This only applies to permanent positions however the 20DHB’s are in the process of 
negotiating a national contract with recruitment agencies for the provision of locum candidates.  
 
Non-Clinical: CCDHB has signed up to the MBIE All of Government Recruitment Services contract where 
favourable terms and fees have been negotiated for the provision of non-clinical candidates. There is a panel 
of suppliers available and it’s important you only use the recruitment agencies from the panel or CCDHB will 
be in breach of the AoG Recruitment Services contract. These recruitment agencies are able to provide 
candidates for temporary, contract or permanent positions.  
 
The Recruitment team can provide further information about the recruitment agencies you’re able to 
engage. It’s important that engagement of any recruitment agency is managed through the Recruitment 
team so they can ensure terms and fees are being applied correctly and manage all communication on your 
behalf. If a recruitment agency contacts you directly please refer the agency to the Recruitment team.  
STEP 5: Interview Preparation 
Your advert is now live. This is the perfect time for you to organise an interview panel and to forecast dates  
when your interview panel will be available.   
 
As you have chosen the closing date of your advert, you should be able to set your interviews one or two 
weeks after the closing date and secure all your interview panel members. It’s a great idea to book the room  
you want to use when your panel members are available so you don’t get caught with nowhere to interview.  
Your Recruitment Advisor will send you an interview schedule template to complete. 
 


When do I start receiving applications? 
You will receive all applications to review one day after the closing date from your recruitment advisor 
(exception is a vacancy that closes midnight Friday or over the weekend). Alternatively, you can request that 
your Recruitment Advisor sends you candidates’ applications as they come in, this option is available on the 
recruitment request form. 
 
If you have access to Phoenix Recruitment System, you’ll be able to log in and view applications as they 
come in. If you’d like access please contact your Recruitment Advisor to set this up. Please note that you will 
only be able to view candidates and use the voting system to shortlist. Your Recruitment Advisor will change 
candidates’ statuses in the recruitment system as these generate emails to candidates.  
STEP 6: Shortlisting 
Your recruitment advisor can pre select candidates if you indicate this on the recruitment request form, you  
will need to clarify your pre selection criteria for your recruitment advisor to work from.  
You will receive an excel spreadsheet and a PDF zip file of all the candidates CVs to review. Once you have  
decided who to shortlist, let your recruitment advisor know so they can update their system in order to keep  
track of candidates. Your recruitment advisor will send emails to all candidates not shortlisted. 
STEP 7: Interviews 
Once you have decided who you want to interview, you will need to provide this information to your  
Recruitment Advisor using the interview schedule template so they can organise the interviews for you. You  
need to provide all following information:  
 
  Dates panel are available 
  Times panel are available 
  Preferred interviewing location/room (if not already booked by you) 
  Name and job title of those who will be on the interview panel 
  Length of interview time (including scenario/testing if applicable) 
  Time needed between interviews for debrief if you want interviews back to back 
 
 
Remember that you are the face of the organisation when you’re  
recruiting – regardless of the outcome of their application, we want  
candidates to have a great experience! 
Interview questions and templates 
Your recruitment advisor can supply Lominger competency questions for you, for non clinical roles.  We  
cannot supply interview questions for clinical positions. However we can provide you with an interview  
template to complete and work with you to develop your template. Ensure your panel rates each  
candidate interviewed using the rating scale on the interview template and supplies robust feedback on  
their recommendations. All interview notes should be electronically sent to your Recruitment Advisor once  
interviews are complete. 
 
Remember to ask all candidates whether they have any criminal convictions as they will be required to undergo a Ministry of Justice 
Criminal Conviction Check. If the position requires Police Vetting under the Vulnerable Children Act, ensure you ask the VCA 
questions in the interview template. 
 
 


STEP 9: Selecting your preferred candidate 
Congratulations, you have found the right person for your vacancy.  You’re almost ready to finalise the 
appointment but before you do, there’s a couple of critical things that need to be done: 
 

Reference checks: Hiring Manager is to conduct the verbal reference checks. Reference Checks 
should only be conducted on preferred candidate/s and you are likely to make an offer. Make sure 
you obtain authorisation from your candidate before you contact their referees. For an external 
candidate you will need a minimum of two referees and one should be their current manager. For 
internal candidates (current employees of CCDHB) we recommend conducting at least one reference 
check and that should be with their current manager. Once reference checks have been completed 
and they’re satisfactory, you can then contact all the unsuccessful interviewed candidates to give 
them feedback as to why they were not selected.  You can now advise your recruitment advisor 
which candidate you have placed and names of those who were not successful so they can update 
their records.  

Police vetting/MoJ checks: You will have collected the forms from the candidate when they came in 
for the interview. These will need to be sent to your HR Advisor when you request the offer 
paperwork to be generated. A good idea at this stage is to review their application to check whether 
they’ve made any declarations about criminal convictions they may have and determine whether it 
meets the criteria noted below 

Health check: All new employees are required to undergo a health check and provide clearance prior 
to starting work at CCDHB. When you make the verbal offer to your candidate (once you’ve obtained 
approval to offer) you could let them know that this clearance is required so they can arrange it 

Eligibility to work in New Zealand: You will need to ensure your preferred candidate is entitled to 
work in New Zealand legally. You can confirm this by checking the application form the candidate 
completed (there is a section that requires them to confirm their status), or verbally confirming this 
with your candidate. If they hold a Work Visa, you will need to get a copy of this for their employee 
record.  
 
Immigration and eligibility to work in New Zealand  
There are some key things to be aware of if you are planning on making an offer to a candidate who isn’t a 
New Zealand citizen or Permanent Resident: 

If a candidate has a current Work Visa (or is planning to apply for one) then you may only offer a 
fixed term position with the end date of employment falling on or before the visa expiry date. If the 
candidate is granted a further work visa then you may offer a fixed term extension. If the candidate 
is granted Permanent Residency then you may offer them a permanent position if their performance 
in the position meets your expectations 
If a candidate plans to apply for a Work Visa then CCDHB may be able to support their application for 
a Talent Visa if they meet specific criteria. For more information about Talent Visas and the criteria 
please go to the NZ Immigration website. Your HR Advisor can support you with the Employer 
Supplementary Form. If your candidate doesn’t meet the criteria for a Talent Visa, you can still 
 


support their application for a visa but you will need to demonstrate that you have been 
unsuccessful in appointing a suitable candidate from New Zealand.  

Your candidate will need to ensure they maintain eligibility to work in NZ for the duration of their 
employment with CCDHB. If they are applying for an extension to their Work Visa they will need to 
ensure they allow sufficient time for it to be processed by NZ Immigration – we would suggest this 
occurs three months prior to their current visas end date. If their current visa expires before a new 
visa is issued then they will be required to stand down from all job duties and cannot be on CCDHB 
premises until another visa is issued.  
 
IMPORTANT NOTE:  

Immigration is managed by Human Resources. Recruitment can provide evidence of advertising to support 
visas if required. Recruitment do not give any immigration advice. 

All Immigration queries from candidates during the recruitment process are advised to contact their 
immigration officer.  Once a candidate is offered a position within CCDHB – all immigration queries are 
managed by HR or the candidate’s immigration officer. 

Hiring Managers will need to make yourself familiar with any visa restrictions that apply to your candidate 
as this is your responsibility whilst the candidate is employed by CCDHB. Any breach such as a candidate 
working beyond their visa end date or outside of their visa conditions may result in CCDHB losing its 
Accredited Employer status as well as a significant fine.  

STEP 11: Interview notes 
Please send all your interview notes electronically to your Recruitment Advisor.  Ensure that each panel  
member has clearly written their full name, date and vacancy title on the forms, along with the full name of  
the candidate they interviewed. 
 
Although candidates cannot contest appointments to roles at CCDHB they can complain if they feel they  
have been treated unfairly or discriminated against. It’s important that we retain recruitment  
documentation for three months following the conclusion of the process and that any notes are clear, our  
process is transparent and fair and robust decisions are made.  Please ensure all notes are professional as  
the candidate can request a copy of the interview notes. 
STEP 12: Candidate Pool 
As hiring managers you might interview up to 4 or 5 people for a vacancy. If you have times where you think  
“Hey, this person would be great in another unit” or “They were so close and I would hire them if another  
vacancy comes up”
 let your Recruitment Advisor know.   
 
We are creating a candidate pool, keeping them in our system they have come through the recruitment  
process and they have real potential to work at CCDHB. This can make it much simpler if another hiring  
manager has a vacancy where these candidates could be a great match. While we do have to advertise all  
vacancies for at least 5 days we can also give people a heads up when a role that be suitable for them comes  
up. 
 
 
10 


FINAL STEP: WORKING WITH YOUR HR TEAM 
 
YOU’RE ALMOST DONE – NOW IT’S TIME TO WORK WITH YOUR HR ADVISOR TO FINALISE THE 
APPOINTMENT OF YOUR PREFERRED CANDIDATE 
 
 
Offer letters and employment contracts  
Complete an EAF if you’re offering the role to an external candidate or an EEAF if you’re making an offer to 
an existing CCDHB employee. Both forms are available on the Recruitment intranet page.  
You can then contact your directorate HR advisor and send them the EAF/EEAF, RBC, position description, 
CV/Cover Letter of preferred candidate and they will generate the employment offer and assist you with 
planning the onboarding of your new employee. Your HR Advisor can assist you with any queries relating to 
visas and will support you to complete an Employer Supplementary Form if required.  
 
How do I get my new staff member set up with HR and Payroll? 
Your directorate HR Advisor will be able to guide you with this. Forms will be sent to your new staff member 
along with the Offer letter and employment contract. Once these have been completed, you’ll be able to get 
computer access organised and your new staff member set up in Payroll.  
 
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS  
 
Do I have to advertise temporary positions? 
Yes,  if  the  temporary  position  will  last  more  than  three  months.  There  is  no  requirement  to  advertise 
temporary positions externally – you can offer the opportunity as an internal secondment.  
 
Can I use a recruitment agency? 
In situations where the role is hard to fill, highly specialised or technical, you may require assistance from a 
recruitment agency. Contact your Recruitment Advisor to discuss this further and they will be able to guide 
you. It’s important to note that for all roles, CCDHB is required to adhere to the either the All of Government 
Recruitment  Services  contract  or  the  20DHB  contract  which  have  a  panel  of  recruitment  agencies  we  can 
engage. Your Recruitment Advisor can advise you on this.  Please note all fees will be charged back to your 
service. 
 
Do I have to advertise a permanent role if I know of a suitable internal candidate?  
Yes  -  all  permanent  positions  must  as  a  minimum  be  advertised  internally  for  5  days  to  provide  career 
development opportunities for CCDHB staff and to provide Hiring Managers with the potential to consider all 
interested internal candidates. Internal advertising can be done at the same time as advertising externally. 
 
How do I update a position description? 
Please contact your directorate HR Advisor. 
 
Do I have to advertise a secondment opportunity?  
 
11 

The nature of secondment arrangements varies considerably and on some occasions it may be appropriate 
to appoint an individual rather than advertise the opportunity particularly if the secondment is for a short 
period.   The  Recruitment  team  can  help you  determine  whether  to  advertise  the  secondment  recognising 
that secondments provide CCDHB employees with the opportunity for career development and advertising 
provides the Hiring Manager with potential to appoint candidates that they may not know of.   
 
Do I have to advertise the role if I have someone working on a temporary basis who I would like to employ 
permanently?  
Yes, the Hiring Manager must advertise at least internally for 5 days. 
 
 
Do staff have the right of appeal against appointments?  
No,  CCDHB  appointments  are  not  subject  to  the  standard  review  and  appeal  process  that  exists  in  core 
Government Organisations. As part of general employment legislative requirements and in line with all the 
CCDHB  recruitment  processes,  Hiring  Managers  are  responsible  for  ensuring  a  fair  and  transparent 
recruitment process is followed. 
 
What happens with the criminal conviction checking process?  
The  application  form  completed  by  candidates  enables  CCDHB  to  request  a  criminal  background  checking 
with the Ministry of Justice.  If this check provides different data to that provided by the candidate, the HR 
Advisor  will  inform  the  Hiring  Manager  of  the  details  before  the  Hiring  Manager  discusses  this  with  the 
candidate.  Note candidates are able to commence employment with CCDHB while the criminal background 
checking is underway as their offer of ongoing employment is subject to satisfactory clearance.   
Do I need to check qualifications of the preferred candidate?  
If  a  selection  decision  is  being  made  on  the  basis  of  the  qualification  or  professional  membership  of  a 
candidate (e.g. a qualified nurse) then the Hiring Manager should check this with the appropriate awarding 
body.  
 
What do I do if the grade or the remuneration range looks out of date for the job responsibilities?  
The starting point is to look at the accuracy of the role description so that there is a clear understanding of 
the skills and experiences required.  When a role changes significantly and you need a grade/remuneration 
change, talk to your HR advisor who can arrange for the role to be re-evaluated. 
 
Do internal candidates have to tell their current manager about their application?  
Ideally  the  candidate  should talk with their manager about their application; however it is the candidate’s 
choice.  If  a  candidate  is  applying  is  applying  for  a  secondment  opportunity  the  candidate  should  have 
discussed their application with their manager as they’ll need to agree  to release  them from their current 
position.   
 
Can I provide references for staff who currently work for or who have worked for CCDHB in the past?  
Written references should not be given, however managers are able at their discretion to be a verbal referee 
for a current staff member as long as they are not on the interview panel.  
  
CCDHB can provide a Certificate of Service to employees when they leave the organisation. Please contact 
your HR Advisor if you have an employee who has requested a Certificate of Service. Note the Privacy Act 
provisions  indicate  references  may  only  be  obtained  after  the  candidate  has  given  permission  for  the 
referee to be contacted.
 
 
12