19704 
 
Use of Southern DHB + Private Vehicles Policy (District) 
This policy outlines the appropriate use of Southern District Health Board (Southern DHB) and private 
vehicles by staff. 
 
 
 
Policy Applies To 
  
All Southern DHB staff. 
Introduction 
  
  
Taxation laws significantly restrict the tax-deductible use of vehicles 
at work. In most cases, the use of private or Southern DHB vehicles 
is not deductible unless it can be shown to be clearly work-related. 
In addition, insurance claims should demonstrate clear 
authorisation for use of Southern DHB vehicles. 
Policy Statements 
Use of Southern DHB Vehicles    
Southern DHB vehicles are available for staff needing transport in 
order to carry out assigned duties and responsibilities. They are not 
available for private use. Unless specifically asked, you should use 
an Southern DHB vehicle in the course of Southern DHB business, 
rather than a private vehicle. 
Insurance 
  
Only Southern DHB employees are insured while driving unless 
prior authorised arrangements have been made.  
If you are convicted of a drunk in charge (DIC) offence or use the 
vehicle for an unauthorised purpose (e.g. private use), you are not 
insured, and will be personally liable for any costs. 
Reimbursement 
  
Mileage claims for the use of private vehicles (this does not include 
e-scooters) will only be lodged and paid: 
  To staff on call responding to call-outs when they are requested 
to use their private vehicles (this does not include e-scooters). 
  To staff who are requested to use their own vehicles (this does 
not include e-scooters).  
  in the event that an Southern DHB vehicle is unavailable. Claims 
must be authorised by the appropriate manager. 
 
Use of Southern DHB + Private Vehicles Policy (District) 
Page 1 of 2 
Southern DHB 19704 Version 3 
Master Copy is Electronic 
Released: 26/01/2016 

---

19704 
 
ACC Injury Management 
 
As a member of the ACC Accredited Employee Programme, 
Claims 
Southern DHB will not be liable or accept any work injury claims as 
a result of injuries sustained from the use of e-scooters when 
carrying out Southern DHB business. 
  
  
In rare cases, consultants and other staff attending to Southern 
DHB business throughout the region may use their own vehicles 
with the prior authorisation of the relevant manager. 
This authority may be given only where consultants or other staff 
request it, or are able to combine clinic or other Southern DHB 
business with private or weekend arrangements and it is to the 
overall benefit of the Southern DHB that an Southern DHB vehicle is 
not used. 
  
  
In all cases, the rate of reimbursement will be set by the Finance 
Department. 
Associated Documents: 
  Motor Vehicle Running Sheet (District) (26432) 
General Notes 
Scope of Practice: Ensure you are fully qualified to perform the role specified in any document. 
Deviations: If you need to deviate from any procedure, policy, or guideline, make notes and follow up. 
Caution - Printed Copies: Printed copies of this document cannot be relied on after the date at the bottom of the page. Check issue date and 
version number against the electronic version on MIDAS to ensure that they are current. 
Disclaimer: This document meets the Southern District Health Board's specific requirements. The Southern DHB makes no representations as to 
its suitability for use by others, and accepts no responsibility for the consequences of such use. 
Document Data for 19704 V3 
 
Use of Southern DHB + Private Vehicles Policy (District) 
Page 2 of 2 
Southern DHB 19704 Version 3 
Master Copy is Electronic 
Released: 26/01/2016 

---