This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Asbestos Management Plans'.

WAIRARAPA DISTRICT HEALTH 
BOARD 
Asbestos Management Plan 
Act
Information 
Official 
the 
under 
Released 


Contents 
1: Purpose ............................................................................................................................................... 2 
2: Introduction ........................................................................................................................................ 3 
3: Regulatory Requirements ................................................................................................................... 3 
4: Asbestos Background .......................................................................................................................... 4 
Friable asbestos/ ACM ..................................................................................................................... 4 
Non-friable asbestos/ACM .............................................................................................................. 4 
5: Wairarapa DHB Asbestos Management Plan ...................................................................................... 4 
6: Roles and Responsibilities ................................................................................................................... 4 
Contractors, maintenance personnel and project managers (Workers): ....................................... 6 
All other Wairarapa District Health Board Workers (Workers) ...................................................... 6 
Training ............................................................................................................................................ 7 
Act
7: Asbestos/ ACM Identification .............................................................................................................. 7 
8: Asbestos Surveys ................................................................................................................................. 7 
9: Wairarapa DHB Asbestos Register ...................................................................................................... 8 
10: Wairarapa District Health Board Strategy ......................................................................................... 8 
Information 
History .............................................................................................................................................. 8 
Condition monitoring of identified asbestos .................................................................................. 9 
Official 
Asbestos Labelling ........................................................................................................................... 9 
11: Asbestos Removal Works .................................................................................................................. 
the 

Procedure for Asbestos Removal ..................................................................................................... 9 
12: Incidents, Emergencies and Health Monitoring ............................................................................ 111 
under 
Discovery of Unknown Suspected Asbestos ............................................................................... 111 
Health Monitoring ......................................................................................................................... 12 
13: Review ............................................................................................................................................. 12 
Released 
14: Appendices ...................................................................................................................................... 13 
Appendix 1- Procedure for discovery of unknown asbestos ............................................................... 13 
Appendix 2 - Risk assessment of asbestos ........................................................................................... 16 
Material Assessment Algorithm .................................................................................................... 16 
Material Assessment Scoring Key ................................................................................................. 17 
Priority Assessment Score ............................................................................................................. 17 
Appendix 3 -Asbestos management options ....................................................................................... 18 
Appendix 4 -Asbestos labels Examples of indicative asbestos labels at WrDHB ................................. 20 
Appendix 5 - Known asbestos locations ............................................................................................... 21 
Appendix 6 - Definitions ....................................................................................................................... 23 
Appendix 7 - Workflow Process: Asbestos Management .................................................................... 26 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 


1:  Purpose 
The purpose of the Asbestos Management Plan is to ensure that the health and wellbeing of staff, 
visitors, contractors and patients is protected in relation to the management of Asbestos on the 
Wairarapa Hospital site. 
Act
Information 
Official 
the 
under 
AUTHORISATION  Released 

Role 
Name 
SignaturE 
Date 
Building & Property 
Brian Freeman 
03<:13  \'8 
Services Manager 
�-:vill 
IA 
� 
Health, Safety and 
Dianne Mazey 
Preparedness Manager 
@�  �.oB.lB 
Executive leader Finance 
Catherine Sheridan 
and Non-Clinical Support 
Services 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 



2:  Introduction 
Wairarapa District Health Board (WrDHB) as a person conducting a business or undertaking (PCBU) in 
accordance with the Health and Safety at Work Act 2015  has a primary  duty of  care to ensure the 
health  and safety  of  workers  as  far as reasonably practicable.  As  a PCBU,  WrDHB  is committed to 
ensuring that  patients,  members of  the public,  employees and contractor workers do not become 
inadvertently exposed to asbestos fibres. 
This Asbestos Management Plan sets out how WrDHB's identified asbestos and asbestos containing 
material (ACM) will be managed in accordance with legislative requirements under the Health and 
Safety at Work Act 2015 (HSWA), Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016 and 
approved codes of Practice 
The following key areas will be covered in this plan: 
Act

Identification of asbestos and ACM

Informing workers where they may find asbestos/ACM
• Decisions on how asbestos risks are managed and the reasoning behind these decisions

Information about the workers carrying out work involving asbestos
Information 
- roles and responsibilities
- information and training that has or will be provided
- health monitoring that has or will be conducted
Official 
•  Procedures for removal of asbestos in the workplace 
the 
•  Procedures for incidents or emergencies involving asbestos in the workplace 
•  Processes for review of this Asbestos Management Plan 
•  Procedures for selection and approval 
under  of approved Asbestos Management Contractors 
This plan should be read in conjunction with the Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 
2016 and WrDHB's Asbestos Management Policy. 
Released 
3:  Regulatory Requirements 
The Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016 requires PCBU's to ensure the following: 
so far as is reasonably practicable, that all asbestos or ACM giving rise to a risk at the 
workplace is identified; 
the presence and location of asbestos or ACM identified at the workplace are clearly 
indicated; 
the Asbestos Management Plan for the workplace is prepared and that the information in 
the Asbestos Management Plan is kept up to date; 
that the plan is reviewed and revised 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 



4: Asbestos Background 
Asbestos is the name used to describe naturally occurring silicate minerals, which form in fibrous 
strands. The natural strength, fire and chemical resistance properties of asbestos made it a highly 
popular product for use in building materials from the 1940s until the late 1980s. Buildings built or 
refurbished in this timeframe are likely to contain asbestos and/or ACM. 
The potential health effects of asbestos include asbestosis, lung cancer and mesothelioma in the 
worst cases.  The latency between exposure to ACM and development/diagnosis of diseases means 
that it is imperative those workers in direct contact with asbestos are monitored on a regular and 
ongoing basis. 
It is important to understand that if asbestos or ACM is in good condition and left undisturbed, the 
likelihood of fibres being released into the air is very low.  In these instances, it is often safer to 
regularly review the condition of the asbestos/ ACM and leave the material in situ. 
Asbestos is generally separated into two categories,  non-friable and friable. These terms are applied 
to the condition of the asbestos or ACM prior to work being undertaken. The categories 
Act are a 
reflection of the level of risk associated with a given piece or area of asbestos/ ACM.  Friable is the 
highest risk condition for asbestos/ACM, whilst non-friable is usually safer unless abraded or 
disturbed. 
Information 
Friable asbestos/ACM 
Friable asbestos/ ACM is able to be crumbled pulverised or crushed into powder by hand pressure 
when it is dry. Asbestos/ACM in powder form also falls into this category. 
Official 
Non-friable asbestos/ACM 
Non-friable asbestos/ACM is by definition, not friable. Asbestos fibres are generally bonded into the 
the 
product and those fibres will only be released should manipulation or machining occur. 
under 
5: Wairarapa DHB Asbestos Management Plan 
This Asbestos Management Plan is to be read in conjunction with the WrDHB Asbestos Register. As 
PCBU,  WrDHB will make this  Plan and the Asbestos  Register readily available via WrDHB's Intranet, 
Released 
via email or in hard copy. This availability includes, but is not limited to the following: 
Workers that have carried out, carry out, or intend to carry out work at the workplace; 
A representative of the above workers; 
A PCBU who has carried out, carries out or intends to carry out work at the workplace; 
A PCBU who has required, requires, or intends to require work to be carried out at the 
workplace. 
6:  Roles and  Responsibilities 
The Asbestos Management Plan is primarily overseen by the Building & Property Services Manager. 
However, the day to day management of projects, maintenance and business as usual requires input 
and cooperation from the whole Building &  Property Services team, inclusive of capital projects and 
maintenance teams. 
WrDHB Asbestos Management  Plan August 2018 



Due to the overall perception that the public has regarding asbestos, an important component in 
managing asbestos is the conveyance of factual information and reassurance to WrDHB employees 
and contractors who may feel affected by the presence of asbestos. 
Role 
Responsibilities 
WrDHB (PCBU) 
Primary duty of care.  Ensuring that the Asbestos Management Plan 
and Register is in place. 
Members of Board and 
Ensuring the responsibility of the Asbestos Management Plan and 
Executive Management 
Register is assigned to the correct role within the organisation and 
Team  (Officers) 
there is due diligence to the management of this particular hazard. 
Executive leader 
Overarching owner of the Asbestos Management Plan and Register. 
Finance and Non-Clinical  Assigns roles and responsibilities under the plan and monitors 
Support Services 
adherence to the plan and that all are doing what is required under 
the plan. 
Act
Responsible for the review and updating of the Asbestos 
Management Plan. 
Implement inspection programme to monitor the presence and 
condition of asbestos. 
Responsible for maintaining the Asbestos Register 
Communicates changes in Asbestos register to Health and Safety 
Information 
Manager for  Risk Register if required. 
Building & Property 
Inform Occupational Health Service to the exposure or potential 
Services Manager 
exposure of workers so health monitoring can be undertaken. 
Training of maintenance team members 
Official 
in processes associated 
with ACM and communicating updates to Plan,  Register and/or 
the 
procedures. 
Inform Maintenance Team of any suspect material or any areas of 
potential risk not previously captured. 
Inform Occupational 
under  Health Service to the exposure or potential 
exposure of workers so health monitoring can be undertaken. 
Selects ACM contractors. 
Ensures the Hazard and Risk Register is kept up to date and that 
Released 
Health and Safety 
action plans for containment, mitigation and elimination are in 
Manager 
place in accordance with the Health and Safety at Work Act 2015. 
Provides training, support and assistance where required. 
Updates Risk  Register with information from Asbestos Register. 
Comply with the Asbestos Management Plan and procedures. 
Ensure legislative requirements and appropriate procedures are 
Asbestos Removal 
complied with, including notifications to WorkSafe NZ.  Responsible 
Contractors 
for providing Asbestos Removal Control Plan and final clearance 
certification to Building &  Property Services Manager. 
WrDHB Asbestos  Management  Plan August 2018 



Role 
Responsibilities 
Responsible for testing exposed Workers and maintaining a register 
Occupational Health 
of all workers currently undergoing health monitoring. Responsible 
Service 
for notifying the national register and keeping all records for 
exposed workers for 40 years. 
Communicates any new or possible areas of concern in regard to 
Workers 
asbestos. Follows all policies, procedures and directions in regard to 
the management of asbestos in the workplace. 
Contractors, maintenance personnel and project managers (Workers): 

Undertake the required health and safety induction(s)
• Consult the Asbestos Register prior to starting work in buildings
Act

Undertake risk assessments of asbestos where present

If there is uncertainty as to whether an area may be affect by asbestos or ACM, do NOT
proceed with work until you have consulted with your manager

Ensure that all employees under their direction or supervision have adequate training,
information and instruction to enable them to work safely in areas where asbestos or ACM
Information 
may be present
• Not be permitted to disturb any asbestos or ACM
•  Ensure that all work activities relating to asbestos containing materials will only proceed
Official 
after authorised by either their project manager or contract manager
• Record and report any incidents of potential exposure to management for immediate action
• 
the 
Carry out renovation, routine maintenance or service work, which is likely to disturb
asbestos or ACM, only after the work has been quantified and authorised
•  Be prepared to conduct high risk work under the supervision of a licensed and competent
under 
asbestos removalist and/or assessor to ensure that safe work methods and techniques are
used to minimise the risk of potential exposure
•  Ensure that any penetrations made to walls, ceilings or floors are appropriately sealed to
maintain building compliance and avoid further potential contamination (containment)
•  Immediately inform supervisor/manager 
Released 
if damage or disturbance of asbestos or ACM
occurs during the course of  work

Not damage, remove, paint or otherwise interfere with the asbestos identification tags
All other Wairarapa District Health Board Workers (Workers) 
Includes staff, contractors and employees of contactors and employees not involved in asbestos 
management or removal: 
• Be familiar with the Asbestos Management Plan, including the labelling and identification
system.
• Ensure that all maintenance, repair or installation work is carried out via Building & Property
Services Department so that all work can be properly assessed for asbestos risk
• Not disturb asbestos or ACM (such as textured ceilings). This will prevent any asbestos fibres
from being released
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 




Record any incidents of potential exposure via the WrDHB Health and Safety incident
reporting system (Square)

Have all renovation, maintenance or service that may damage or disturb any asbestos or
ACM authorised by Building & Property Services prior to any work being  carried out

Not damage, remove or paint over any of the asbestos identification labels

Immediately inform Building & Property Services Manager if any asbestos or ACM are
damaged or disturbed
Training 
The Building & Property Services Manager will ensure that Building & Property Services staff will 
receive training as required. This training will include the following: 

Awareness and potential health effects

Types, uses and likely occurrence of asbestos/ ACM across the site

Processes and procedures (including this plan)

Where applicable, PPE and equipment training alongside safe work procedures including use
of respirators and their maintenance
Act
Asbestos management and information is included in the induction material of all workers (Staff, 
contractors and employees of contractors). 
Warning signs are prominently displayed at the sentry points of areas identified as containing 
asbestos .  Additional information such as the plan and the register is available on request. 
Information 
7: Asbestos/ ACM  Identification 
Official 
ACM has been identified since the 1980s as a potential health hazard. To establish the risk posed by 
the 
asbestos, possible uses, locations and condition of asbestos must be known. To gather this 
information, annual inspections are undertaken across WrDHB sites. 
under 
For any new lease or purchase of buildings there will be surveys completed to identify the actual or 
likely presence of asbestos.  Results of these surveys will be added to the Asbestos Register. 
8: Asbestos Surveys 
Released 
Surveys undertaken on behalf of WrDHB will be carried out by a Licenced Asbestos Assessor and will 
be undertaken in accordance with WorkSafe NZ's Good Practice Guidelines for Conducting Asbestos 
Surveys {2016).  Any samples required as part of identification will be sealed and clearly labelled as 
potential asbestos/ ACM and sent only to an IANZ accredited laboratory. 
The purpose of the annual surveys is to locate as far as reasonably practicable, the presence and 
location of any identified or assumed asbestos/ ACM in a building which could potentially give rise to 
a risk of exposure to airborne asbestos fibres. An example of this is ACM that could be damaged or 
disturbed during normal occupancy or foreseeable maintenance and installation work.  As part of the 
survey, the risk assessment of the asbestos  (Appendix 2) identifies the best option for management 
of the asbestos. 
Asbestos surveys and due diligence are also undertaken on all leased buildings to ensure any 
asbestos is identified and adequately managed. 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 



These surveys are completed annually where required, or at the time of new lease or purchase of 
buildings. 
9: Wairarapa DHB Asbestos Register 
WrDHB Asbestos Register contains records of asbestos surveys, including locations, sample analysis 
results and identified and assumed asbestos or ACM. The Asbestos Register is intended to provide a 
starting point for project managers, trades, maintenance workers and others to assist in the 
identification and effective management of asbestos across all WrDHB sites.  Clearance inspections 
and certifications are also held within the Asbestos  Register. 
WrDHB requires project managers, maintenance workers and contractors to review the Asbestos 
Register prior to commencement of work within any building where asbestos or ACM has been 
identified or likely to be present. Where positive results are indicated via laboratory testing an 
asbestos risk assessment is required to be undertaken for the proposed works prior to 
commencement. 
Act
Asbestos locations and assessments will be added to the WrDHB  Risk Register. 
The Asbestos Register and other associated documentation have been assigned a traffic light colour 
coding system based on the risk of asbestos present. 
Information 
Red indicates presence of asbestos, high risk 
n0e indicates presence of asbestos, medium risk 
Green indicates no asbestos identified 
Official 
The aerial photograph Appendix X  shows an at a glance summary of asbestos location and risk of on 
the main campus. 
the 
The asbestos register is located adjacent to the contractor and visitor sign in register in Building & 
Property Services Reception. 
under 
10: Wairarapa District Health Board Strategy 
History 
Released 
WrDHB current building and infrastructure assets are a mixture of new hospital build {2006) and 
retained buildings of the Masterton Hospital Campus following subdivision of the original land. The 
older buildings reflect the standard of the time of construction and associated refurbishment. 
In the decades preceding the development of this Asbestos Management Plan, several buildings 
containing asbestos/ACM were reported to have been stripped of any asbestos/ACM that was 
found. 
Recent asbestos surveys identified scattered remnants of this asbestos/ ACM resulting in 
contamination of building subfloor areas. 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 



Condition monitoring of identified asbestos 
An independent monitoring programme by external consultants ensures that identified 
asbestos/ ACM is not at risk of deteriorating and releasing fibres.  Risk assessments are conducted 
during surveys and monitoring of asbestos. 
Removal of asbestos/ACM in sound and good condition may not be immediately necessary as the 
risk to occupants and the community may be deemed negligible.  Risk assessments undertaken 
during the surveying and monitoring process identify the best option for management of the 
asbestos/ ACM. 
Identifying the presence of asbestos/ ACM and documenting the ongoing condition of asbestos is a 
continual process and recorded in the Asbestos Register. When asbestos/ ACM has been identified as 
damaged or deteriorating, condition-monitoring frequency can be either increased or the current 
management option will be reviewed based on a risk assessment. 
Act
Asbestos Labelling 
All work conducted on asbestos/ ACM will be undertaken in a manner to ensure that health risks are 
minimised. 
All asbestos/ACM that has not been removed will be progressively labelled where practicable. The 
details regarding a location are recorded within the WrDHB Asbestos Register. 
Information 
Communication of the labelling and what labels mean will be included in induction material of all 
Workers and will be available in accessible area for visitors to sites. 
Official 
Any labelled asbestos/ ACM will not be disturbed by any person until the proposed action has been 
identified and risk assessed. 
the 
under 
11: Asbestos Removal Works 
All asbestos removal works undertaken on behalf of Wr0HB must be in accordance with Health and 
Safety at Work Act (Asbestos)  Regulations 2016 and the Approved Code of Practice for the 
Management and Removal of Asbestos 2016. 
Released 
Procedure for Asbestos Removal 
1. Building &  Property Services will select a licensed asbestos removalist.  The selection must
follow the guidelines as set out under the regulations to ensure a trained, certified and
experienced company/person is engaged.
2. An Asbestos Removal Control Plan is a document that identifies the specific control
measures the licensed asbestos removalist will use to make sure workers and other people
are not put at risk when carrying out the work.
3. The licensed asbestos removal contractor must provide a copy of the Asbestos Removal
Control Plan as part of a Site Specific Safety Plan to the responsible person for review and
approval prior to the start of any asbestos removal works
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 



4. All contractors must have completed an induction prior to undertaking any work.
5. Notification of asbestos removal

Notification to WorkSafe
Before undertaking any asbestos removal work at WrDHB sites the asbestos removal
contractor must notify WorkSafe NZ in writing at least 5 days before licensed removal
work. The contractor is to inform WorkSafe via their website, using the Notification of
Licensed Asbestos Removal 
form in accordance with regulation 34. 
In the case where  immediate removal  is required, the licensed asbestos removalist must 
give notice to WorkSafe immediately by telephone and in writing within  24  hours of 
notice given by telephone.

Notification to workers and other occupants
WrDHB will ensure that the following person(s) are informed, where appropriate,  that
asbestos removal work is to be carried out at the workplace and when the work is to
commence,  prior to the work commencing:
Act

Executive Leader Operations

Health and Safety Manager

Workers and any other persons at the workplace;  and

Anyone occupying premises in the immediate vicinity of the workplace

Visitors to the immediate vicinity by way of tags and signage
Information 
6. Limited access to asbestos removal area
WrDHB will ensure,  as far as reasonably practicable, that no one other than the following
Official 
has access to an asbestos removal area:

Workers engaged in the removal of asbestos;
the 

Other persons associated with the asbestos removal work;

Anyone allowed under Asbestos Regulations or other enactments to be in the asbestos
removal area.
under 
WrDHB will refuse entry to anyone who does not comply with a control measure 
implemented for the workplace regarding asbestos or who does not comply with the 
direction of a licensed asbestos removalist. 
Released 
7. Clearance inspections and certificates
WrDHB will engage an independent licensed asbestos assessor to undertake clearance
inspections upon the completion of asbestos removal works. The clearance inspection,  for
Class A removal works is a four stage process:

Stage 1- Preliminary check of site condition and job completion

Stage 2 - Thorough visual inspection of work area

Stage 3 - Air monitoring and swab samples (where applicable)

Stage 4 - Final assessment post work in area of  asbestos removal
Class B removal works comprise of Stage 1 and 4.  Upon successful completion of the 
clearance inspection, the independent assessor will issue a clearance certificate verifying 
that the area is safe to re-occupy. This document also certifies that the safe removal of 
asbestos within the area  specified and in  accordance  with the Asbestos  Removal Control 
Plan, has been completed. 
WrDHB  Asbestos  Management Plan August 2018 
10 


Should any staff have concerns about reoccupying an area where asbestos removal works 
has been undertaken, a copy of this document is provided for their reassurance.  Clearance 
Certificates will be available on request from Building & Property Services. 
8. Background air monitoring
WrDHB will engage an independent licensed assessor to undertake integrity testing of
containment areas where required under Asbestos Regulations, prior to works beginning.
The independent assesor will also be engaged where required under Asbestos Regulations,
to undertake background air monitoring during the removal and provide results as necessary
to assure the health and safety of individuals within the vicinity of the removal works.
9. Updating the Asbestos Register
Upon the completion of asbestos removal works the Building & Property Services Manager
will update the Asbestos Register with the relevant documentation and actions taken.
Asbestos that was not removed will be labelled.  This information will also be shared with
the Health and Safety Manager to update the Risk Register if required.Act
12:  Incidents,  Emergencies and Health  Monitoring 
Discovery of Unknown Suspected Asbestos 
WrDHB has developed a standalone document, which is provided to contractors and maintenance 
staff outlining the procedure should unknown asbestos be discovered or suspected. 
Information 
The procedure is 
included as part of this document as Appendix 1 and forms part of tender documentation and/or as 
part of contract/work scoping. 
Official 
Incident Response 
the 
In the event of a high-risk incident, such as ceiling tile collapse, earthquake or storm damage extra 
precautions will be taken to minimise the spread of asbestos fibres from the damaged ACM. The 
under 
potential release of asbestos fibres within a building or building exterior may necessitate the 
isolation and/or evacuation of an area. 
Where ACMs have been damaged or damaged materials/suspected deterioration are identified 
during inspection or following an event, the emergency procedure below is to be followed: 
Released 

No person(s) should attempt to clean up potential asbestos containing materials

Isolate the area where possible by closing doors, windows and turning off extraction fans
etc. and contact Building & Property Services
• Secure the area affected ensuring no access is permitted (signage to be displayed and
barriers erected where appropriate)
• Building and Property Services Manager of deputy to review impact on business as usual for
hospital, employ alternatives as per Emergency Management Policies and Procedures for
area
WrDHB Asbestos  Management Plan August 2018 
11 



Request professional advice from licenced assessor and/or consultant as necessary. This may
include but not be limited to,  inspecting the damage reported, arranging air monitoring
test(s) and arranging and managing any remedial works required

Maintain controlled access to the area until such time as formal clearance has been
confirmed;  and
maintain frequent communication with staff and all other relevant parties, providing
updates as necessary to ensure the access arrangements are not breached
Health  Monitoring 
WrDHB has a requirement to monitor the health of workers who are known to have been exposed 
to asbestos. 
Workers exposed to asbestos will be reported to the Occupational Health Service to arrange 
monitoring. 
Act
Periodic follow-up to detect any changes in the function of the workers lungs will occur.  Asbestos 
related disease takes many years to develop so records must be kept for at least 40 years. 
Workers who leave the employment of WrDHB will have their records and details added to the 
Worksafe  National  Asbestos register.  It needs to be noted that the register is not used to prompt 
Information 
clients to receive medical treatment or check-ups.  A copy of the health monitoring that has occurred 
will be given to the worker before they leave. Ongoing monitoring will need to be arranged by the 
person with their GP. 
Official 
the 
13:  Review 
under 
This Asbestos  Management Plan is a living document. As the property portfolio and asbestos register 
change this plan will be updated to match. 
A review of this asbestos management plan will be conducted annually to ensure the content 
accurately reflects the asbestos management intentions of the Wairarapa District Health Board. 
Released 
WrDHB  Asbestos  Management Plan August 2018 
12 




14: Appendices 
Appendix 1 - Procedure for discovery of unknown asbestos 
Cease work activities 
contractor 
Restrict access to the area or site by closing 
doors, taping off access points and installing 
temporary signage to prevent site or building 
occupants or members of the public from 
entering the immediate area, and to prevent any 
further disturbance of asbestos materials in the 
area. 
Air Conditioning, Ventilation and/or Air handling 
systems should be shut-off (where relevant). 
Act
Inform Building & Property Services Manager 
Information 
Inform  H&S Manager to inform of discovery 
Property Services 
Official 
Contact Asbestos Consultant to arrange risk 
the 
Property Services 
assessment and advise appropriate control 
strategies. 
under 
Asbestos Consultant to advise WorkSafe where 
appropriate 
Asbestos Consultant to attend site to risk assess 
Consultant 
Released 
material and if necessary, take sample(s) of 
suspected asbestos materials: 
o If sample or visual inspection positive,
Asbestos Consultant to advise Building
&Property Services Manager of best
course of action- Go to Step 6.
o If sample negative, notify relevant
parties  & H&S - Proceed with project or
maintenance works.
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
13 




Fill in event form, add to risk register and add to 
Property Services 
asbetos register 
Notify other key stakeholders as required e.g.: 
o Localised area staff
o Subcontractors
Engage a Licensed Asbestos Removal Contractor 
Property Services 
to undertake asbestos clean up, removal and/or 
decontamination works. 
Inform WorkSafe of Notifiable Works - Asbestos, 
5 days written notice required OR immediate 
notification {0800 030 040) and written notice 
within 24 hours if urgent removal required. 
Act
Go to Step 8. 
Undertake removal of asbestos - Class A or Bas 
per Approved Code of Practice - Management 
and Removal of Asbestos 
Information 
Conduct asbestos fibre air monitoring adjacent 
to the contaminated work area to ensure that 
dust 
Official  levels do not exceed acceptable exposure 
levels {where applicable) 
the 
Airborne asbestos fibre clearance monitoring 
shall also be conducted as required within any 
under 
removal work areas, to ensure areas are safe for 
re-occupation by unprotected personnel. 
Go to Step 9. 
Released Independent 
After clean-up works have been completed, an 
Asbestos Assessor 
independent visual clearance inspection shall be 
conducted to ensure that the asbestos removal 
has been completed to a satisfactory standard. 
Asbestos Assessor to issue clearance 
documentation. 
Update risk register via Health and Safety 
Property Services 
Manager 
Go to Step 10. 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
14 



Building & 
Asbestos Register updated 
Property Services 
Manager 
Act
Information 
Official 
the 
under 
Released 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
15 




Appendix 2 - Risk assessment of asbestos 
Material Assessment Algorithm 
Risk assessments source: WorkSafe NZ Good Practice Guidelines: Conducting Asbestos Surveys (2016) 
Sample Variable 
Score 
Examples of Scores 

Asbestos-reinforced composites (plastics, resins, 
mastics, roofing felts, vinyl floor tiles, semi-rigid paints 
or decorative finishes, asbestos cement etc) 

AIB, millboards, other low-density insulation boards, 
asbestos textiles, gaskets, ropes and woven textiles, 
asbestos paper and felt. 

Thermal insulation (eg pipe and boiler lagging), sprayed 
asbestos, loose asbestos, asbestos mattresses and 
packing. 
Act

Good condition: no visible damage 

Low damage: a few scratches or surface marks, broken 
edges on boards, tiles etc. 
Information 

Medium damage: significant breakage of materials or 
several small areas where material has been damaged 
revealing loose asbestos 
Official 
fibres. 

High damage 
the 
or delamination of materials, sprays and 
thermal insulation. Visible asbestos debris. 

Composite materials containing asbestos: reinforced 
under plastics, resins, and vinyl tiles. 

Enclosed sprays and lagging, AIB (with exposed face 
painted or encapsulated) asbestos cement sheets etc. 
Released  2  Unsealed AIB, or encapsulated lagging and sprays. 

Unsealed lagging and sprays. 
Total 
- . 

(.,, 
Score  Potential to Release Fibres 
High 
Medium 
Low 
Non-asbestos materials have no potential to release asbestos fibres. 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
16 


Material Assessment Scoring Key 
Risk assessments source: WorkSafe NZ Good Practice Guidelines: Conducting Asbestos Surveys (2016) 
HIGH RISK 
Score of 7 or more 
High potential to release fibres 
MEDIUM RISK  Score of 4-6 
Medium potential to release fibres 
LOW RISK 
Score of 3 or less 
Low potential to release fibres 
Act
Non-asbestos containing products have no potential to release asbestos fibres. 
Priority Assessment Score 
Potential for fibre release:  Highest to lowest 
Information 
10 -Spray coatings,  lagging & loose fill 
Official 
9 - Insulating boards, insulating blocks,  millboard,  paper & paper products  (including Duratherm) 
the 
8 - Ropes, yarns & cloths 
7 -Gaskets & friction products 
under 
6 -Asbestos cement products {Fibrolite asbestos cement sheeting) 
5 -Textured coatings 
4 -Asbestos bitumen, mastics, sealants, putties & adhesives 
3 -Vinyl flooring & floor tiles 
Released 
2 -Asbestos reinforced PVC,  plastics & resins 
Note:  The material  assessment and the priority assessment scores are combined,  then the combined score can be ranked  with the highest  scores needing the 
most immediate action. 
WrDHB Asbestos  Management  Plan August 2018 
17 


Appendix 3 - Asbestos management options 
Asbestos 
management 
Option involves 
Appropriate when 
Not appropriate when 
Advantages 
Disadvantages 
option 
Removal 
Complete removal of 
•  Surface is friable or poorly  •  Asbestos is located on  •  Hazard and risk 
•  Increase in immediate risk 
asbestos of ACM from 
bonded 
complex or inaccessible 
eliminated 
of exposure, particularly 
building 
surfaces 
to removal workers 
•  Asbestos is severely 
•  No further action 
water-damaged or liable 
•  Removal would be 
required 
•  creates significant 
to damage or 
extremely difficult and 
disruption to building 
deterioration 
other techniques are 
Act
occupants 
• 
satisfactory 
There is lichen growth or 
•  may be the most costly, 
lichen damage 
complex and time-
• 
consuming option 
Asbestos is located in air 
conditioning ducts 
•  removal may increase fire 
Information 
risk in a building, 
•  Airborne asbestos levels 
requiring a substitute 
exceed trace level 
material 
•  Other control techniques 
Official 
•  potential to contaminate 
are inappropriate 
building if removal not 
the 
carried out correctly 
-
Encapsulation 
Coating ACM with a 
• 
-
Asbestos removal is 
•  Asbestos is 
•  Quick and cost-
•  Hazard is not eliminated 
product that 
difficult or not feasible 
deteriorating or is 
effective 
under 
penetrates into and 
•  If the area of asbestos is 
water-damaged 
hardens the material 
•  Minimal likelihood of 
•  Asbestos dust is 
large, it may be similar in 
asbestos being damaged 
•  Applying the sealant 
contained 
cost to removal 

may damage the 
I  a 
Building has a short life 
•  Eventual removal may be 

asbestos 
Released 


expectancy 
more difficult and costly 
•  Area of damaged 
I  •  Asbestos is readily visible 
.  Enclosure and clearance 
asbestos is large 
for regular assessment 
procedures are still 
required 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
18 


Asbestos 
management 

Option involves 
Appropriate when 
Not appropriate when 
Advantages 
Disadvantages 
option 
Sealing 
Applying a protective 
• Asbestos removal is
• Asbestos is
• Quick and cost-
• Hazard is not eliminated
coating that creates an 
difficult or not feasible 
deteriorating or has 
effective
impermeable seal for 
•  If the area of asbestos is 
been water-damaged

the asbestos 
Minimal likelihood of
• Asbestos dust is 
large,  it may be similar in 
asbestos being damaged 
• Applying the sealant
contained
cost to removal 
may damage the
•  Building has a short life 
•  Eventual removal may be 
asbestos
expectancy 
more difficult and costly 

Act
Area of damaged
• Asbestos is readily visible 
• Enclosure and clearance
asbestos is large 
for regular assessment 
procedures are still
required
Enclosure 
Placing a barrier 
• Asbestos removal is 
• Enclosure is liable to be  • Minimal
• Asbestos hazard remains
between ACM and the 
extremely difficult
damaged or water
disruption to 
Information 
surrounding 
• Ongoing maintenance of 
damage may occur
occupants


environment 
Fibres can be fully

enclosure required
contained with the
I •  Asbestos cannot be fully  • Provides an 


Asbestos management
enclosure
enclosed 
adequate method 
Official 
of asbestos
programme required
• Most of the surface is 
control for some 
• Enclosure has to be
the 
inaccessible (enclosed) 
situations
removed before removing
• Disturbance to, or entry 
asbestos
into the enclosure isunder 

unlikely
Entry into the enclosure is
prohibited
·--
Deferral 
No action taken at the 
• Risk of asbestos exposure  • There is a possibility of  • No initial cost
• Asbestos hazard remains
present time 
is negligible, and
asbestos damage or
•  Cost of removal is  •  Ongoing assessment and 
Released 
deterioration
• Asbestos is inaccessible
deferred 
monitoring is required 
and full contained or 
• Airborne asbestos dust

asbestos is stable and 
levels exceed trace level 
Asbestos management
unlikely to be damaged 
programme required
WrDHB Asbestos Management  Plan August 2018 
19 




Appendix 4 -Asbestos labels 
Examples of indicative asbestos labels at WrDHB 
Act
Information 
Official 
WARNING! 
CONTAINS ASBESTOS 
the 
Breathing 
Asbestos Dust 
under 
Causes Fatal Diseases 
00 NOT sand. dn!I, shape, CUI 01 
otherwise disturb w1lhoU1 e1tller: 
1. Adequate and serviceable 
dust coUecUon equlpmenl
0( 
Released  2. Wtanng approved respira:o,y 
protection. 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
20 




Appendix 5 - Known asbestos location 
Wairarapa Hospital 
See Asbestos  Register 
Indicative Location
and Material Score 
Act
Information 
Official 
the 
under 
Released 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
21 




Greytown Property 
KNOWN ASBESTOS 
See Asbestos Register 
0Material Score 
Act
Information 
Official 
the 
under 
Released 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
22 


Appendix 6 - Definitions 
Acronym/Word 
Definition 
Accredited laboratory 
A testing laboratory accredited by the International 
Accreditation New Zealand (IANZ) or similar. 
Alternatively, granted recognition by IANZ, either solely 
or in conjunction with one or more other persons. 
Air monitoring 
Airborne asbestos fibre sampling to assist in assessing 
exposures and the effectiveness of control measures. Air 
monitoring includes exposure monitoring, control 
monitoring and clearance monitoring. 
ACOP 
Approved Code of Practice 
Asbestos containing materials 
Any material, object, product or debris that contains 
(ACM) 
asbestos. 
Asbestos1 
Fibrous form of mineral silicates (rock-forming minerals) 
in the serpentine and amphibole groups. Includes: 
Act
a) Actinolite
b) Grunerite/Amosite (brown asbestos)
c) Anthophyllite asbestos
d) Chrysotile (white abestos)
e) Crocidolite (blue asbestos)
f) Tremolite asbestos
Information 
g) Any mixture that contains 1 or more of the
minerals listed in (a) to (f).
Asbestos Register 
The collated records held by Hawke's Bay District Health 
Board, which contains 
Official  all known occurrences of asbestos 
or ACM in its premises. 
the 
Asbestos Removal Control Plan 
Document which identifies the control measures which 
are to be implemented to ensure workers and other 
persons are not at risk when removal of asbestos or ACM 
is being 
under  undertaken. 
Asbestos Removal Work 
Removal of asbestos or ACM. 
Asbestos Survey 
A survey carried out to support the workplace PCBU in 
identifying asbestos in the workplace. Its purpose is to 
Released  identify, so far as reasonably practicable, the presence 
and location of any asbestos or assumed ACM in a 
building or site which could give rise to a risk of exposure 
to respirable asbestos fibres. 
Clearance Inspection 
An inspection, carried out by a competent person, to 
verify that an asbestos work area is safe to be returned 
to normal use after work involving the disturbance of 
ACM has taken place. A clearance inspection must 
include a visual inspection and may also include 
clearance monitoring and/or settled dust swab sampling. 
Clearance Monitoring 
Air monitoring using static or positional samples to 
measure the level of airborne asbestos fibres in an area 
following work on ACM. An area is 'cleared' when the 
1 Health and Safety at Wark (Asbestos) Regulations 2016 
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
23 


Acronym/Word 
Definition 
level of airborne asbestos fibres is measured as being 
below 0.01 fibres/ml. 
Competent Person (Friable 
A person who is competent under the regulations 2016 
asbestos removal) 
(requirements for a competent person to supervise work 
to remove friable asbestos containing material). 
Competent Person - Clearance 
A person possessing adequate qualifications, such as 
Inspections (Independent 
suitable training and sufficient knowledge, experience 
Assessor) 
and skill, for the safe performance of specific work. 
Holding WorkSafe NZ registration. 
Control Monitoring 
Air monitoring, using static or positional to measure the 
level of airborne asbestos fibres in an area during work 
on ACM. Control monitoring is designed to assist in 
assessing the effectiveness of control measures. It results 
are not representative of actual occupational exposures, 
and should not be used for that purpose. 
Act
Friable Asbestos 
Asbestos material that is in powder form or able to be 
crumbled, pulverised or reduced to a powder by hand 
pressure when dry. 
H&S 
Health and Safety 
Health Monitoring 
Monitoring the person to identify changes in the person's 
Information 
health status because of exposure to particular 
substances. Health monitoring includes biological 
monitoring and medical assessments, but does not 
include atmospheric monitoring. 
Official 
Licensed Asbestos Removalist 
A PCBU with a Class A or Class B licence. 
the 
Non-Friable Asbestos 
Bonded ACM that cannot be crumbled by hand pressure 
alone. 
Officer 
under 
Person Conducting a Business or 
A person conducting a business or undertaking, whether 
Undertaking (PCBU) 
the person conducts a business or 
undertaking alone or with others; whether or not the 
business or undertaking is conducted for profit or gain; 
Released  but does not include-
- a person to the extent that the person is employed or
engaged solely as a worker in, or as an officer of, the
business or undertaking:
- a volunteer association:
- an occupier of a home to the extent that the occupier
employs or engages another person solely
to do residential work:
- a statutory officer to the extent that the officer is a
worker in, or an officer of, the business or undertaking:
- a person, or Class of persons, that is declared
by regulations not to be a PCBU
Personal Protective Equipment 
Anything used or worn by a person (including clothing)
(PPE) 
to:
- minimise risks to the person's health and safety;
and
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
24 



Acronym/Word 
Definition 
- includes air-supplied respiratory equipment
Reasonably Practicable 
That which is, or was, at a particular time, reasonably 
able to be done in relation to ensuring health and safety, 
taking into account and weighing up all relevant matters, 
including: 
- the likelihood of the hazard or the risk concerned
occurring; and
- the degree of harm that might result from the hazard or
risk;  and
- what the person concerned knows, or ought reasonably
to know, about-
(i) the hazard or risk; and
(ii) ways of eliminating or minimising the risk; and
- the availability and suitability of ways to eliminate or
minimise the risk; and
Act
- after  assessing the extent of the risk and the available
ways of eliminating or minimising the risk, the cost
associated with available ways of eliminating or
minimising the risk, including whether the cost is grossly
disproportionate to the risk.
Information 
Respirable Asbestos Fibre 
A particle of asbestos that:
- is less than 3 micrometres wide; and
- is more than 5 micrometres long; and
- has a length-to-width ratio of more than 3:1.
Official 
Risk 
The likelihood of a hazard causing harm to a person.
the 
Worker 
An individual who carries out work in any capacity for a 
PCBU, including work as-
- an employee; or
under 
- a contractor or subcontractor; or
- an employee of a contractor or subcontractor; or
- an employee of a labour hire company who has been
assigned to work in the business or undertaking; or
- an outworker (including a homeworker); or
Released  -an apprentice or a trainee; or
- a person gaining work experience or undertaking a work
trial;  or
- a volunteer worker; or
- a person of a prescribed Class.
Workplace 
Any place where work is, or is to be, performed by a
worker; or a person conducting a business or
undertaking.
WorkSafe NZ 
The Regulator of Health and Safety legislation in New
Zealand.
WrDHB Asbestos Management Plan August 2018 
25 







Appendix 7 - Workflow Process: Asbestos Management 
Nktkl 

lllfii 
-

iitMhM  -

--

--
YH-p,-.d-wortcond 
Act
�,pon1ib6e  
"'°"*"' W'Mll,Cl'INntaitft­
,..,-,c1.....,..,1y 
�,.s1o1 

parson to ..,...,. for 
---w­
·-- IAll1t""'9 

Con"* h Alllo .... a.g;,_. Md 
� Pt.n-raaov.1101 
....._,,., 
- -
wort.,,r,1111.:unolllfttJ PoHibilaty of 
.,.....,,i,.--........ 

-

I
-

..,.tiltd AINIIH Rtn10Yd1t, 
-A- RMoovol trio! 
--
Information 
Pion 
l
UndtrtaQ f'IMOYllpnot lo .. 
--·-pol- a

Official 

- ....... 
Hlfll.., 
-ingl 

-
---w­
won.1,rttU'"Wftlo posHHlity of 
p,.,,,, ... 1y - ........ 
1'!1!11 
--
1
the 
111 


under  ilHtrl 

l!Wil 
L111
UndtNkt rwraov1I pno.-lo ID ol,t,r 
Released 
wor1c,-.po1oiblow­
l'I HIiiing -..-.,,q 

WrOHB Asbestos Management Plan August 2018 
26 


Act
Information 
Official 
the 
under 
Released