This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Please supply emails and meeting summaries regarding the NZ Localities Dataset'.

ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 

From:
Susan Shaw
Sent:
Monday, 30 September 2019 5:27 PM
To:
Juriss, Chris
Cc:
Donaldson, Matt
Subject:
RE: Key datasets for resilience and climate change - suburbs
Hi Chris 
The bottom line is I’m happy to word the letter based on your preference. 
My recommendation would be to send a letter introducing the project, rather than a request for action after Fire 
and Emergency have said they are unable to commit, but happy to take your call on this. 
ACT
Let’s keep in touch on this. 
Thanks,  Susan 
From: Juriss, Chris <[email address]>  
Sent: Monday, 30 September 2019 5:22 PM 
To: Susan Shaw <[email address]> 
UNDER 
Cc: Donaldson, Matt <[email address]> 
Subject: RE: Key datasets for resilience and climate change ‐ suburbs 
Thanks Susan. 
Would I be right to say that if we said we are unable to commit to progressing this further in the near term, that Jan 
or the Resilience Programme Board would issue a letter to our CE requesting commitment to action? 
INFORMATION 
Kind regards 
Chris. 
RELEASED 
From: Susan Shaw <[email address]>  
Sent: Monday, 30 September 2019 5:18 PM 
To: Juriss, Chris <[email address]>; Donaldson, Matt <[email address]> 
Subject: Key datasets for resilience and climate change ‐ suburbs 
OFFICIAL 
Hi Chris and Matt 
Thanks very much for your time this afternoon to discuss the suburbs dataset, which has been identified as a key 
dataset for emergency management, resilience and climate change.   
THE 
We agreed that I would send you the draft letter which was prepared to introduce the key datasets project to your 
Chief Executive , and also provide a recommendation on the most appropriate Creative Commons licence to adopt. 
1. Chief Executive letter
Please find attached the draft letter which was prepared in May.
Similar letters were sent from Jan Pierce, the DCE at LINZ responsible for the resilience work programme, to
the Chief Executives of Stats NZ, KiwiRail and NIWA, but not Fire and Emergency or NZTA.
1








I would be happy to work with you to amend the wording and arrange for the letter to be sent once you 
have approved.   If it would help, we could reference the Resilience Programme Board, which includes 
senior executives from Defence, MCDEM, EQC, GNS and Local Government who oversee our resilience work 
programme. 
 
2.  Creative Commons recommendation 
I will work with Stats NZ Open Data Team to provide a recommendation on the most appropriate Creative 
Commons licence for publishing the data based on your current licence.   
Please let me know if you would like to be involved in these conversations, or if you would prefer for me to 
simply supply a recommendation. 
 
Finally, thanks for agreeing to attend the progress meeting on 22nd October, as I really appreciate your ongoing 
support for this project. 
 
Thanks again for your time ,  Susan 
 
Susan Shaw 
ACT
Senior Resilience Advisor 
E  [email address]  | Mobile 027 7776222 
 
Wellington Office, Level 7, Radio New Zealand House, 155 The Terrace 
PO Box 5501, Wellington 6145, New Zealand | T 04 460 0110    
W  www.linz.govt.nz | data.linz.govt.nz 

UNDER 
 
 
 
 
 
INFORMATION 
 
This message contains information, which may be in confidence and may be subject to legal privilege. 
If you are not the intended recipient, you must not peruse, use, disseminate, distribute or copy this 
message. If you have received this message in error, please notify us immediately (Phone 0800 665 
463 or [email address]) and destroy the original message. LINZ accepts no responsibility for changes 
RELEASED 
to this email, or for any attachments, after its transmission from LINZ. Thank You. 
This email message was encrypted and has been decrypted by MailMarshal SES   
This email message was signed and the signature has been verified by MailMarshal SES   
OFFICIAL 
This e-mail message has been scanned and cleared by MailMarshal  
THE 
To help protect you r 
To help protect your 
To help protect you r 
To help protect you r 
To help protect you r 
To help protect you r 
privacy, Micro so ft 
privacy, Microsoft 
privacy,  Micro so ft 
privacy,  Micro so ft 
privacy, Micro so ft 
privacy, Micro so ft 
Office prevented  
Office prevented 
Office prevented  
Office prevented  
Office prevented  
Office prevented  
auto matic downlo ad 
automatic download  
auto matic downlo ad 
auto matic downlo ad 
auto matic downlo ad 
auto matic downlo ad 
of this picture from  
of this picture from  
of this picture from  
of this picture from  
of this picture from  
of this picture from  
the Internet.
the Internet.
the Internet.
the Internet.
the Internet.
the Internet.
 
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 
Notice:  This email and any attachments may contain information that is confidential or the subject of legal privilege.  
If you received it in error:  
        1. Please let us know immediately by return email and then delete the email and your reply.   
        2. You must not use, copy or disclose any of the information contained in this email.  
There is no warranty that this email is error or virus free. 
If this is a private communication, it does not represent the views of the organisation. 
2

Do not yet have approval to write to Fire and Emergency NZ Chief Exec 
to: 
tbc 
Fire and Emergency New Zealand 
 22 May 2019 
Key Datasets for Resilience & Climate Change 
LINZ has identified resilience and climate change as a critical challenge facing New Zealand, and an 
area where we can work with others to make a real difference over the long-term.   
With the intention of better informing infrastructure planning, emergency response support, 
efficient local authority recovery following an emergency event and academic research, we have 
identified 12 key datasets and potential improvements for each. These datasets relate to people, 
property, transport, rivers, and topography. 
ACT
We are writing to you as the Chief Executive of Fire and Emergency New Zealand, the lead agency 
for suburbs, which is one of the 12 key datasets. 
Over the last 12 months, LINZ has worked closely with NZGIS4EM (New Zealand GIS for Emergency 
Management) to identify these priority datasets and improvements that will make a real difference 
to the resilience and climate change community.  NZGIS4EM represents practitioners in central 
government, local authorities, and Civil Defence Emergency Management groups, working together 
UNDER 
to make GIS integral to emergency management within New Zealand.   
Our work has also involved collaboration with the lead agency for each of the key datasets, which 
are Fire and Emergency NZ, Stats NZ, the NZ Transport Agency, KiwiRail, NIWA, and LINZ, so that we 
can work in partnership to develop the improvement plan for each dataset. 
Specifically, we want to acknowledge the contribution of Matt Donaldson, Team Leader Spatial 
INFORMATION 
Intelligence at Fire and Emergency Management (FENZ), for his collaboration in developing the data 
improvement plan over the last 12 months.   
On 4th June, LINZ will be hosting a Hui to bring together all the lead agencies for the 12 key datasets.  
The purpose of this meeting will be to formally adopt the data improvement plan. 
RELEASED 
The priority improvement for suburbs has been identified as publishing suburbs as a webservice, and 
supplying the suburbs dataset under Creative Commons licensing by June 2020. 
We are writing to request you give the mandate Matt Donaldson to sign off on this priority 
OFFICIAL 
improvement on behalf of Fire and Emergency Management (FENZ) at the Hui. 
We would like to thank you for your on-going support to improve the suburbs geospatial data for 
resilience and climate change. 
For more information about the key data improvement project please contact Rob Deakin, 
THE 
Resilience Manager at LINZ, on 0273 216 124. 
Yours sincerely, 
 
Jan Pierce 

Document Outline