This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Please supply emails and meeting summaries regarding the NZ Localities Dataset'.

ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 


From:
Susan Shaw
To:
Sarah Cowell; "[email address]""[email address]";
"[email address]"; "Andre Post"Andrew Ferrel; Ben P. JonesChris Kane; Jonathan
BallTania Janssen; Trent Gulliver
Cc:
Rob Deakin; Kasey Oomen; Liz Weschenfelder
Subject:
Key Datasets for Resilience & Climate Change - People & Property Data Custodian Workshop
Date:
Friday, 28 September 2018 2:51:00 PM
Attachments:
Key Datasets for Resilience - Improvement Plans - September 2018.docx
image002.png
image003.png
Hi there
 
We are looking forward to working with you next Tuesday 2nd October,
on the Key Datasets for Resilience and Climate Change. 
 
The workshop will run from 10am until 3pm, and the proposed agenda is set
out at the end of this email. 
ACT
 
Please find attached an update improvement plan, which now includes all
datasets to be discussed.
 
Where to find us:
 
The workshop will be held in the LINZ offices at 155 The Terrace, Wellington.
UNDER 
As you enter Radio New Zealand House on the ground floor, walk straight ahead to the “Argest”
doorway.  Hoki is  the third meeting room on the right.
 
Background:
 
LINZ has identified 12 key dataset groups which are important for Resilience & Climate Change,
INFORMATION 
based on People, Property, Transport, Rivers and Topography.
 
The purpose of this workshop is to bring together data custodians from the public sector, with a
focus on People, Building, Address, Suburbs, Property and Aerial Photography.
RELEASED 
 
For each of the key datasets, we propose starting with a five minute update from the data
custodian on current work plans.
We will then look at the feedback collated to date, to start our discussion on potential data
improvements – see attached
OFFICIAL 
 
·         Who is the appropriate data custodian?
·         Are the suggested improvements valid and correct? 
·
THE 
         Are users aware of the latest developments?
·         What might be achievable from the suggested improvements? 
·         What are the barriers, if not?
·         What needs to happen next?
 
We are pleased to have André Post, from Ministry for Primary Industries (MPI) attending, to
represent user requirements during our discussions.
 

Ultimately, our aim is to agree and implement an improvement plan for each dataset.  However,
the aim of this workshop is to consider the user feedback received to date and agree our next
steps.
 
We look forward to seeing you next Tuesday .
 
Thanks,  Susan
 
 
Proposed Agenda:
 
10:00 - 15:00
10:00 Welcome
ACT
10:10 Introduction to agenda
10:15 Go Round
10:30 LINZ Resilience Team update
10:40 Key user perspective - Ministry for Primary Industries - why data is important to
their work and key data issues. (André)
UNDER 
 
10:50 LINZ Topo Team update (Andrew)
10:55 Aerial Photography data improvements
11:15 Break
INFORMATION 
 
11:30 LINZ Addressing Team update (Trent)
11:35 Addressing data improvements
RELEASED 
12:00 FENZ update (Matt)
12:05 Suburbs
12:30 LunchOFFICIAL 
 
13:00 Stats NZ update (Sarah)
13:05 Census data improvements
THE 
13:25 LINZ Topo Team update (Ben)
13:30 Building data improvements
13:50 LINZ IPS Team update (Chris)
13:55 Property data improvements
14:15 Break


 
14:30 Summarise findings and next steps
14:45 Final go round
15:00 Close
 
 
Susan Shaw
Senior Resilience Advisor
E  [email address]  | DDI 04 496 9430  | Mobile 027 7776222
 
Wellington Office, Level 7, Radio New Zealand House, 155 The Terrace
PO Box 5501, Wellington 6145, New Zealand | T 04 460 0110   
W  www.linz.govt.nz | data.linz.govt.nz
ACT
 
 
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 


 
Draft Improvement Plans for Key Datasets for Resilience & Climate Change  
Background 
LINZ has identified three key challenges where LINZ can make a significant contribution to the big 
picture and support New Zealand Inc.  The key challenges are water, urban areas and resilience and 
climate change.  The focus of this document is to support efforts to prepare for, mitigate and adapt to 
the impacts on land and sea of climate change and one-off events. 
LINZ has identified 12 key datasets groups which are important to support the work of resilience and 
climate change: 
People & Property: 
Address, Building, Property, Population 
ACT
Transport: 
 
Road and Rail Network 
Rivers:   
 
River Network and Water Catchment Boundaries 
Topography:   
Elevation, Coastline, Aerial Photography and Topo Maps 
Issues with these key datasets have been collated from the resilience community.  LINZ facilitated a key 
dataset workshop as part of the NZGIS4EM Special Interest Group in August 2018, and feedback has also 
been sought via interviews with key users.  This feedback has been used to prepare the draft data 
improvement plans set out in this document. 
UNDER 
Key Data Workshops 
It is proposed to run a series of workshops with the data custodians of these key datasets to share the 
data issues raised and draft an improvement plan.  These improvement plans wil  then be shared with 
key users for review and then confirmed with the data custodians. 
INFORMATION 
The three workshops wil  be  
People & Property 
 
Custodians: 
Stats NZ, LINZ, Fire Emergency NZ, Councils 
 
 
 

Key User: 
Ministry for Primary Industries 
RELEASED 
 
 
 
 
Date:   
2 October 2018 
 
Transport & Topography 
Custodians: 
NZ Transport Agency, KiwiRail, Ministry of Transport, 
LINZ, Councils 
 
 
 
 
Key User: 
North Canterbury Transport Infrastructure Recovery 
OFFICIAL (NCTIR) 
 
 
 
 
Date:   
19 September  2018 
 
Rivers & Coasts  
 
Custodians: 
LINZ, NIWA, GNS, Councils 
 
 
 
 
Key User: 
Marlborough District Council 
THE 
 
 
 
 
Date:   
16 October 2018 
 
 
 
28 September 2018 
Page 1 of 17 
 


 
 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 2 of 17 
 


 
Suggestons for general improvements 
 
1.  Make it easier to identify key datasets for resilience & climate change on data.govt.nz 
 
2.  Add geospatial dataset search to data.govt.nz 
 
3.  Set up functionality to enable the regular download and updates of key datasets for resilience for a 
Council, for a wider region and for New Zealand to enable easy access to date if internet access were 
not available. 
 
4.  Run workshops on key datasets so resilience community can make the most of the available data. 
 
5.  Offer call centre assistance, or live chat similar to the Stats NZ website, on key data issues and ACT
standards 
 
 
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 3 of 17 
 



 
People & Property:  Address 
Datasets 
•  NZ Street Address 
Custodian 
Land Information New Zealand  (LINZ) –Addressing Team 
Use Case 
Risk – estimate how many people are within a tsunami evacuation zone 
 
Readiness - which addresses are outside travel distance to a Civil Defence Centre 
 
Response – which addresses need to be searched immediately after an event 
 
Recovery - which addresses need to be demolished after a serious event 
 
ACT
Climate Change - which addresses are susceptible to sea level rise, flooding, 
inundation and  tsunami 
Data Issues 
Good Practice 
A national register of addresses is already established, including a known 
maintenance programme, and established relationships with local authorities. 
Data is available under Creative Commons licence 
Source 
Multiple data sources reported including LINZ, Councils, CoreLogic, Esri GeoCoder, 
UNDER 
which means there is no clear single source of truth for a national dataset. 
Coverage 
National coverage exists, but data quality, including currency, consistency and 
completeness, is variable. 
Attribution 
There is no persistent, unique ID for an address 
 
INFORMATION 
Addresses are not associated with a building ID, to help a user identify a building 
 
There is no useful attribute to enable a user to quickly filter the data for a region. 
Limitations 
Addresses are collected for different purposes, which creates limitations of use 
during an emergency event.   
RELEASED 
 
LINZ Addressing datasets currently only includes addresses allocated by local 
authorities.  Local authorities do not collect addresses in a consistent way.  For 
example addresses may be captured for rating purposes only, but need to take 
account of other addresses in use for example for library membership, dog 
OFFICIAL 
registration and shops. 
 
Different response organisations referencing different address datasets.  For 
example Emergency Services use CoreLogic which includes unallocated addresses. 
 
THE Addresses do not accurately represent individual buildings, for example a hospital 
campus may have multiple buildings represented by a single address point. 
 
Is the correct location of a farm address the farm house, the centre of the farm or 
the entrance to the farm? 
 
28 September 2018 
Page 4 of 17 
 


 
 
Colloquial names used in an emergency response are not included in the address 
dataset, which makes it difficult to geocode data, especially in rural areas. 
 
Accessibility 
Data is not published as an Esri REST service on LINZ Data Service 
Data is not discoverable as an OGC WFS service on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
Maintenance 
There is concern about the consistency between the local and national data. 
Metadata 
118 total entries on data.govt.nz for address 
55 entries on data.govt.nz for address by LINZ and 12 for Stats NZ 
Improvements 
ACT
Suggested 
1.  Work required to ensure national addressing data aligns with Councils data. 
Improvements 
 
2.  Work with Councils to confirm LINZ as single source of truth, and to promote 
and explain reasons for  a consistent approach to the recording of an address. 
 
3.  LINZ to improve the national dataset by adding known unallocated addresses.   
 
4.  Assign a persistent, unique ID to each address 
UNDER 
 
5.  Assign a building ID to each address 
 
6.  Add two attributes for Regional / Unitary and Territorial Councils to enable 
the easy filtering of data for both download and webservice. 
 
7.  Publish address as Esri webservice on LINZ Data Service 
INFORMATION 
List data as an OGC WFS and Esri REST service on data.govt.nz 
 
8.  Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz and LINZ Data Service 
 RELEASED 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
OFFICIAL 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
Agreed Improvement Plan 
Agreed 
Improvements 
To be confirmed 
THE 
Agreed Timeline 
To be confirmed 
 
 
 
28 September 2018 
Page 5 of 17 
 



 
People & Property:  Suburbs 
Datasets 
•  NZ Localities Suburbs 
Custodian 
Fire & Emergency New Zealand (FENZ) 
Use Case 
Risk – which communities are at risk from a tsunami event 
 
Readiness - which communities are likely to be isolated after a landslide event 
 
Response – quickly identify the location of a person requiring emergency support 
 
Recovery - which communities require additional funding for economic 
regeneration after an event 
ACT
 
Climate Change - which communities are susceptible to sea level rise, flooding, 
inundation and  tsunami 
Data Issues 
Good Practice 
Suburbs dataset is created and maintained based on a practical requirement to 
respond to emergency events. 
Names extend beyond addresses to include islands and bays, which provide more 
UNDER 
options for identifying a person in distress. 
Source 
Fire and Emergency NZ is the only source for this data. 
Coverage 
Complete national coverage 
Attribution 
Not all localities are associated with a city name or major name, making it difficult 
to filter and search data. 
INFORMATION 
 
Lakes form part of the suburb boundary, which makes it difficult to use the data 
for analysis reporting. 
 
There is no useful attribute to enable a user to quickly filter the data for a specific 
RELEASED 
region. 
 
Data Dictionary is not easily accessible 
Limitations 
Key limitation is with data accessibility, particularly for a civil defence  emergency 
management response. 
OFFICIAL 
Accessibility 
Data is not openly available under Creative Commons Licence 
Data is not discoverable on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an OGC WFS service on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
THE 
Maintenance 
Routine update programme is not published 
Metadata 
2 entries on data.govt.nz for suburbs, both from Wel ington City Council 
 
 
28 September 2018 
Page 6 of 17 
 


 
Improvements 
Suggested 
1.  Associated all localities with a city name or major name to enable easier data 
Improvements 
analysis. 
 
2.  Remove lakes from suburb and locality boundaries, and maintain lakes as a 
separate dataset. 
 
3.  Add two attributes for Regional / Unitary and Territorial Councils to enable 
the easy filtering of data for both download and webservice. 
 
4.  Make suburbs available under a Creative Commons licence. 
 
5.  Publish suburbs as an Esri webservice 
ACT
 
6.  List suburbs as an OGC WFS and Esri REST service on data.govt.nz 
 
7.  Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz 
 
8.  Expand metadata to include known routine update programme and publish 
Data Dictionary 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
UNDER 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
Agreed Improvement Plan 
INFORMATION 
Agreed 
Improvements 
To be confirmed 
Agreed Timeline 
To be confirmed 
RELEASED 
 
 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 7 of 17 
 



 
People & Property:  Buildings 
Datasets 
•  NZ Building Outlines (Pilot) – LINZ 
•  Building Outlines – Individual maintained by territorial and unitary authorities 
Custodian 
Land Information New Zealand  (LINZ) -Topography Team 
Use Case 
Risk - what is the value, use, height, age, construction type and occupancy of the 
building to estimate potential loss 
 
Readiness - which buildings are on land subject to Section 72 of Building Act - 
natural hazards 
 
Response – complete a Rapid Impact Assessment for every building in the  ACT
affected area within 8 to 48 hours of an event. 
 
Recovery - which buildings are damaged and have Section 124 of Building Act 
applied - no access 
 
Climate Change - which building are susceptible to sea level rise, flooding, 
inundation and  tsunami 
Data Issues 
UNDER 
Good Practice 
Building outlines have been created as an independent dataset, taking into 
account the potential value of the data to NZ Inc, and thinking more widely than 
simply a product requirement for Topo Maps. 
Data is available under Creative Commons licence 
Source 
Multiple data sources reported including LINZ, Councils and CoreLogic, which 
means there is no single source of truth for a national dataset. 
INFORMATION 
Coverage 
No complete national coverage 
Attribution 
Buildings do not have a persistent, unique ID, to create a shared identity 
 RELEASED 
Buildings are not associated with an address, to help a user identify a building 
 
Buildings do not have a use attribute, particularly to define residential to help 
inform a response 
 OFFICIAL 
Buildings do not have a height, or flood threshold level, for modelling natural 
hazard risks 
 
Buildings do not have a criticality attribute, for example earthquake prone 
buildings, CDEM buildings 
THE  Buildings do not identify specific uses eg government owned building, required for 
potential CDEM facility or to house govt employees 
 
There is no attribute to quickly filter the data for a specific region. 
 
28 September 2018 
Page 8 of 17 
 


 
 
Data Dictionary is not available 
Limitations 
Buildings do not adequately represent multistorey buildings or shops 
Accessibility 
Data is not published as an Esri REST service on LINZ Data Service 
Data is not discoverable as an OGC WFS service on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
Maintenance 
Buildings are updated as part of aerial photography update, which means the 
national dataset is only current to the latest aerial imagery 
 
Routine update programme is not planned 
Metadata 
143 total entries on data.govt.nz for building 
ACT
56 entries on data.govt.nz for building by LINZ 
 
 
 
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 9 of 17 
 


 
Improvements 
Suggested 
1.  Work required to ensure national building data aligns with Councils data. 
Improvements 
Work with Councils to confirm LINZ as single source of truth.   
 
2.  Councils may be updating data outside of aerial photography updates.  
Develop a process to enable updates to be incorporated into the national 
dataset. 
 
3.  Provide complete national coverage 
 
4.  Maintain a persistent, unique ID for each building 
 
5.  Assign an address to each building - need to agree which address eg on corner 
ACT
or campus 
 
6.  Assign a height estimate to each building and indication of number of floors. 
Need to know which height level to assign and a process to estimate number 
of floors. Talk more with Riskscape. 
 
7.  Add two attributes for Regional / Unitary and Territorial Councils to enable 
the easy filtering of data for both download and webservice. 
UNDER 
 
8.  Set attribute standards, for example to record earthquake prone buildings,  to 
enable consistent national data, then allow Council's to improve this data and 
feed back into building updates. 
 
9.  Publish buildings as Esri webservice on LINZ Data Service 
List data as an OGC WFS and Esri REST service on data.govt.nz 
INFORMATION 
 
10. Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz and LINZ Data Service 
 
11. Expand metadata to include known routine update programme and publish 
Data Dictionary 
RELEASED 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
OFFICIAL 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
Agreed Improvement Plan 
Agreed THE 
Improvements 
To be confirmed 
Agreed Timeline 
To be confirmed 
 
28 September 2018 
Page 10 of 17 
 


 
 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 11 of 17 
 



 
People & Property:  Property 
Datasets 
•  NZ Parcels 
Custodian 
Land Information New Zealand  (LINZ) 
Land Registry / Integrated Property Services Team 
Use Case 
Risk – which properties are at risk from a tsunami event 
 
Readiness - which properties are likely to be isolated after a landslide event 
 
Response - how many properties need to be searched within 48 hours after an 
event 
 
ACT
Recovery - which properties are damaged and have Section 124 of Building Act 
applied - no access 
 
Climate Change - which properties are susceptible to sea level rise, flooding, 
inundation and  tsunami 
Data Issues 
Good Practice 
A national dataset for parcels is in place and is well maintained. 
UNDER 
Parcel data is available under Creative Commons licence 
Source 
LINZ is recognised as single source of truth for the national parcel dataset, but 
property data is also sourced from CoreLogic, Property Guru and Google Maps. 
Coverage 
Complete national coverage of parcels exists 
Attribution 
Multiple landowners cannot be recorded against a single parcel. 
INFORMATION 
 
Parcel dataset does not define a property. 
 
A property can be defined from parcels, but requires access to the Valuation 
Assessment data maintained by Councils. 
RELEASED 
 
Buildings are not associated with a parcel. 
 
There is no useful attribute to enable a user to quickly filter the data for a specific 
region. 
OFFICIAL 
 
Data Dictionary is not available 
Limitations 
All response organisations are required to process parcel information to join 
parcels with the relevant attributes. 
 
THE It is difficult to define a property is, and depends on the use case. 
 
The majority of properties can be defined, but only with access to District 
Valuation Roll data. 
 
 
28 September 2018 
Page 12 of 17 
 


 
Some Councils generate revenue from the sale of District Valuation Roll data, 
which is a barrier to opening up this data. 
Accessibility 
District Valuation Roll Audit Data is not openly available from Council 
Parcel data is not published as an Esri REST service on LINZ Data Service 
Parcel data is not discoverable as an OGC WFS service on data.govt.nz 
Parcel Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
Maintenance 
Parcels and District Valuation Roll data are well maintained, but are discrete 
datasets. 
Metadata 
359 total entries on data.govt.nz for property 
31 entries on data.govt.nz for property by LINZ (32 entries for parcel), 31 from 
Landcare and 20 from Ministry for the Environment 
ACT
Improvements 
Suggested 
1.  Provide access to parcel information with all relevant attribution already 
Improvements 
associated in the layer table, NZParcels to be extended to include land owner, 
Purpose, Legality, Statute (for non titled properties),  Statutory Name, Maori 
Name and Hydro Name which would be useful information in a response and 
recovery. 
 
2.  Work with Local Authorities to open up access to the District Valuation Roll 
UNDER 
audit files, particularly for use in a cross regional emergency response and the 
capture of Rapid Assessment information. 
 
3.  Associate each ParcelID with the relevant Valuation Assessment from the 
District Valuation Roll to enable the creation of property boundaries, and the 
identification of cross leases. 
 
INFORMATION 
4.  Associate each ParcelID with the relevant Building ID to enable District 
Valuation Roll data to be associated with the relevant building.   
 
5.  Enable multiple landowners to be associated with a parcel. 
 
RELEASED 
6.  Add two attributes to parcels for Regional / Unitary and Territorial Councils to 
enable the easy filtering of data for both download and webservice. 
 
7.  Publish parcels as Esri webservice on LINZ Data Service 
List data as an OGC WFS and Esri REST service on data.govt.nz 
OFFICIAL 
 
8.  Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz and LINZ Data Service 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
THE 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
 
 
28 September 2018 
Page 13 of 17 
 



 
People & Property:  Population 
Datasets 
•  Meshblock 2013 
•  Census data 
o  Age by meshblock (2013 Census) 
o  Ethnic group by meshblock (2013 Census) 
o  Age and income in 2013 by TALB2013 
o  Population by meshblock (2013 Census) 
o  Sex by meshblock (2013 Census) 
o  DeprivationIndex 2013 Meshblock 
o  Status in employment 
o  Household income 
o  Religious affiliation 
ACT
o  Work and labour force status 
Custodian 
Stats NZ 
Use Case 
Risk – estimate number of people left isolated from services following a major 
Alpine Fault rupture. 
 
Readiness - identify vulnerable populations to better inform evacuation planning 
 
UNDER 
Response – estimate population counts to identify how many people need to be 
evacuated and accommodated in a Civil Defence Centre. 
 
Recovery – how many people have been displaced after a significant event, and 
likely to require ongoing welfare support. 
 
Climate Change – how many people are susceptible to sea level rise, flooding, 
INFORMATION 
inundation and  tsunami 
Data Issues 
Good Practice 
Stats NZ is seen as the preferred source of truth for population data. 
Stats NZ is the lead agency for government-held data, with the Chief Executive 
RELEASED 
designated as the Government Chief Data Steward, and so is well placed to make 
changes to improve the value of data. 
Data is available under Creative Commons licence 
Source 
Multiple data sources reported including Stats NZ, Council Rates, Riskscape, Spark, 
Paymark, Farms Online, Federated Farmers, SmartGrowth, Ministry of Social 
OFFICIAL 
Development, LINZ Buildings, which means there is no single source of truth for 
current, national population data. 
Coverage 
Complete national coverage is available from Stats NZ, but dates back to 2013. 
THE 
Attribution 
There is no useful attribute to enable a user to quickly filter the data for a specific 
region. 
Limitations 
Population data is only available at meshblock level, which is particularly limiting 
to help with an emergency event response and recovery.  It is hard to extract 
actionable knowledge from meshblock data. 
 
28 September 2018 
Page 14 of 17 
 


 
Accessibility 
Information is easier to access from other sources than from Stats NZ 
 
Data is not published as an Esri REST service on Stats NZ Data Service 
Data is not discoverable as an OGC WFS service on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
Maintenance 
Data is not uptodate as only the previous 2013 census data is available. 
Updated data is not planned to be release until March 2019, 12 months after it 
was collected.  Population estimates for the current year are required for 
response, plus long term population estimates for recovery and risk assessment. 
Metadata 
410 total entries on data.govt.nz for population 
235 entries on data.govt.nz for population by Stats NZ 
Improvements 
ACT
Suggested 
1.  Provide more granular data than meshblock level to better inform decision 
Improvements 
making while continuing to adhere to privacy rights. 
 
2.  Make it easier to integrate population attribution, including age, ethnic group 
and religion, to inform a response. 
 
3.  Make it easier to integrate population attribution data including gender, 
UNDER 
deprivation, employment status and income to inform a recovery. 
 
4.  Identify options for making basic population count information available 
before March 2019. 
 
5.  Publish meshblock boundaries, plus more granular data, as Esri webservice on 
Stats NZ Data Service 
INFORMATION 
List data as an OGC WFS and Esri REST service on data.govt.nz 
 
6.  Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz 
 
7.  Expand metadata including publishing a Data Dictionary 
RELEASED 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
OFFICIAL 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
Agreed Improvement Plan 
Agreed 
Improvements 
To be confirmed 
THE 
Agreed Timeline 
To be confirmed 
 
28 September 2018 
Page 15 of 17 
 



 
Topography:  Aerial Photography 
Datasets 
•  NZ Aerial Imagery 
Custodian 
Land Information New Zealand  (LINZ) -Topography Team 
Use Case 
Risk - what land change has happened when compared to historical aerial 
photography 
 
Readiness – where are the suburbs where land is subject to Section 72 of Building 
Act - natural hazards 
 
Response – help define the extent of the damage and provide context to  ACT
situational awareness reports 
 
Recovery – what is the pattern of buildings are damaged and have Section 124 of 
Building Act applied - no access 
 
Climate Change – what is the extent of sea level rise, flooding, inundation and 
tsunami in a region 
Data Issues 
 
UNDER 
Good Practice 
LINZ is currently coordinating the capture of aerial photography, to an agreed 
standard, to build a centralised dataset.   
LINZ provides the facility to store aerial photography for Councils and make 
available for re-use, removing significant overhead for each Council in the supply 
of aerial photography data. 
Data is available under Creative Commons licence 
INFORMATION 
Source 
Multiple data sources reported including LINZ, Councils, CoreLogic, Eagle 
Technology and Google.  LINZ is recognised as the single source of truth for 
national data custodianship, but not supply. 
Coverage 
Not quite complete national coverage 
RELEASED 
Attribution 
No specific feedback on aerial photography index grid attribution 
Limitations 
Frequency of updates is limited to Council budgets. 
Coordinate better continuity of capture between regions 
OFFICIAL 
Accessibility 
Data is not published as an Esri REST service from LINZ Data Service 
Data is not discoverable as an OGC service on data.govt.nz 
Data is not discoverable as an Esri REST service from data.govt.nz 
Maintenance 
Routine update programme is not planned 
THE 
Metadata 
438 total entries on data.govt.nz for aerial 
319 entries on data.govt.nz for aerial  by LINZ 
 
 
28 September 2018 
Page 16 of 17 
 


 
Improvements 
 
Suggested 
   
Improvements 
1.  Confirm LINZ as single source of truth for national aerial photography 
 
2.  Publish aerial photography as a national basemap service, including large 
scales.   
 
3.  Enable aerial photography captured during an event to be stood up as a single 
service as quickly as possible, rather than feeding out as an ftp which all 
agencies have to spend time processing. 
 
4.  Enable timely delivery of satellite imagery in an event 
 
ACT
5.  Provide complete national coverage of aerial photography – fill in the gaps 
with satellite imagery 
 
6.  Provide advice on the best way to access and manage large datasets such as 
aerial photography. 
 
7.  Tag as key dataset for resilience on data.govt.nz and LINZ Data Service 
 
UNDER 
8.  Publish Data Dictionary 
Business Case 
Business Case to be discussed at workshop 
Barriers 
Barriers to be discussed at workshop 
Priority 
Methodology and criteria to be defined 
Timeframes 
Timeframes to be defined 
INFORMATION 
Agreed 
Improvement Plan   
Agreed 
RELEASED 
Improvements 
To be confirmed 
Agreed Timeline 
To be confirmed 
 
OFFICIAL 
THE 
 
28 September 2018 
Page 17 of 17 
 

Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
 
Date:    
2 October 2018 
Attendees:  
Sarah Cowell, Jill Foster, & Kirsten Nissen, Stats NZ 
Matt Donaldson, Fire & Emergency New Zealand (FENZ) 
André Post & Jonathan Seaton, Ministry for Primary Industries (MPI) 
Andrew Ferrel & Ben Jones, LINZ Topography Team 
Tania Janssen & Chris Kane, LINZ Addressing Team 
Jonathan Ball, LINZ Data Service Team 
Rob Deakin, Susan Shaw & Kasey Oomen, LINZ Resilience Team 
 
Apologies

Trent Gul iver, LINZ Addressing Team 
ACT
Purpose
To discuss key datasets relating to people and property, which have been identified 
as important for resilience and climate change.  Share feedback from the NZGIS4EM 
community with the public data custodians on how to improve these datasets.   
 
Actions
1.  Susan to update improvement plans and agree with data custodians before sharing with 
UNDER 
NZGIS4EM community, ideally in November. 
 
 
User Story 
INFORMATION 
Andre Post - Ministry for Primary Industries 
Role of MPI is to protect and promote primary industries and trade, including biosecurity, food 
safety standards and trade. 
RELEASED 
Being in response is business as usual for MPI, with 43 active responses at present. the response 
phase.  Resilience for MPI: readiness and surveillance, MPI led response (biosecurity, trade, food 
safety), natural disaster response, possible long term management. MPI leads on animal disease, 
MoH on human disease. 
OFFICIAL 
Data requirements MPI have: 
-  Response specific: collect and manage data, situational awareness (timely – now). 
-  General: reference data, common reference between agencies, common reference for 
THE 
public, situational awareness (base data). 
FarmsOnLine – MPI software, restricted under the Biosecurity Act – only al owed to be used for 
biosecurity. 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
A few datasets MPI require under the key dataset groups are sourced from CoreLogic. A property 
and a farm are not the same thing. Farm boundaries are very important for MPI regarding the 
property group. See presentation for further details. 
Questions: 
Is community resilience a part of MPI’s function? Yes, MPI has a welfare function. 
1.  Dataset group: Aerial photography 
Representative introduction: Andrew Ferrel - LINZ 
In CHCH there was a need for imagery – LINZ disseminated this. LINZ started coordinating imagery 
(with DoC and MPI for funding) and making it available openly; only 7% was available openly prior to 
ACT
CHCH. Currently, LINZ makes sure that all organisations requiring it get it instantly for each update 
i.e. Eagle, CoreLogic etc. 
Discussion: 
-  We don’t want to be having to wait for a download during an event. We want data available 
via download for preparedness in case we lose internet. MPI does have offline capability. 
MPI wil  require more bands than others as they require more detail, they use RGB.  
UNDER 
-  Metadata and projection is very important – FENZ. MPI use WGS84 for fisheries etc, FENZ 
use this for broader stuff beyond national – web mercator.  
Actions: 
LINZ to coordinate LiDAR & aerial imagery – most in agreement 
INFORMATION 
LINZ to provide imagery as a service (consensus agreement) – service needs to be resilient (up 99.9% 
of the time), available as a REST service. 
Issues: 
RELEASED 
LINZ to coordinate LiDAR & aerial imagery – concern regarding urgency and that capture is fit-for-
purpose. 
Does everyone have satellites on their buildings? In case we lose internet. 
OFFICIAL 
 
2.  Dataset group: Property 
THE 
Representative introduction: Chris Kane - LINZ 
LINZ aim is to make information visible relating to NZ property; LINZ has much of this data but it’s 
not connected; all of the data needs to be linked together. Ideal y, we want anyone to be able to 
understand and access this data; Individual representations of property to be as visible and useable 
as possible – first aim 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
-  Datasets that are vital include address 
-  Property is defined as a sellable object 
-  LINZ currently developing a tool for agencies to use 
-  ~By the end of March 2019 80% of a good version of a state register will be complete 
-  A lot of the most valuable data is not in the District Valuation Role. The link to the VA is 
made by QV or similar 
-  Rating unit is a proxy for the property 
-  Rating Valuation Act, and Local Government Rating Act 2007 (defines the rating information 
that they need to put the property file together) 
-  DVR to be published for available areas in the next ~3 months. DVR wil  tell you a little bit 
about use 
-  LINZ to go back and forth with the  councils, councils will be a main user 
ACT
-  Audit file is for property. A parcel may have a statutory action against it 
Discussion: 
-  LINZ explorer tool to be released, potentially agencies to pull this information out via a API 
-  LINZ owns some datasets 
-  LINZ leading the IPS business case – high cost benefit; councils, QV and CoreLogic – cost is 
engagement 
UNDER 
-  Develop tool – start with Environment Canterbury/ braided rivers; Crown property – Land 
State land register 
-  Assessment helps to identify a farm – Rating Valuation Act, Local Government Rating Act 
-  Linking parcel and tile 
-  Access via local data attributes 
-  Link datasets to help form a property: parcel I.D – Valuation Assessment (can’t see multiple 
INFORMATION 
titles) = Rating Unit  
Actions: 
-  Open up audit files, provide as an Esri service - request 
RELEASED 
Issues: 
-  Liaising with 68 councils to provide us with District Valuation Rd/ - VA 
 
OFFICIAL 
3.  Dataset group: Suburbs 
Representative introduction: Matt Donaldson - FENZ 
THE 
No plans for the NZ Localities dataset yet. This was developed from a need for suburbs. All localities 
of NZ covered: lakes, rivers etc. included. This helped to remove ambiguity from (address) streets as 
cities/ towns are not used in identification. Still have the same data licence agreement from 2005. 
FENZ have no money to develop this dataset. Dataset is fairly fit-for purpose but there are not 
official specifications or requirements for it. Matt is trying to get some funding to develop this and 
its requirements, ideally make it open via CC. Not appreciated internally, appreciated externally. 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
FENZ needs to get their CE on board with this. At the moment we’re only adjusting boundaries when 
feedback is given. A lot of feedback is given by NZ Post. 
-  Localities help identify a 111 call 
-  Available outside of FENZ by request 
Discussion: 
Suburbs and localities – completely different. A suburbs dataset doesn’t exist; LINZ maybe to 
develop a suburbs dataset? 
-  Localities help identify a 111 call 
Actions: 
ACT
-  FENZ are the custodian of NZ Localities - consensus 
-  Publish as an Esri REST service - consensus 
-  LINZ - Resilience and Stats NZ  to write a letter to FENZ to stress the importance of NZ 
Localities - consensus 
-  To be referenced on Data.govt.nz- consensus 
Issues: none stated 
UNDER 
4.  Dataset group: Population 
Representative introduction: Kirsten Nissen and Sarah Cowell – Stats NZ 
Census response rates are lower now than in the past. Information mainly released in area units. 
Statistical Area 2 is the equivalent of old boundaries. Stats feel they have an obligation to deliver 
INFORMATION 
more detail (meshblock level) since being in today’s meeting, i.e. populations at meshblock by age 
range. Geographic updates occur annual y but migration, deaths etc. make this difficult. Migrants 
linked to address. Some work is happening on national migration, to be reported on at national level. 
Population estimates during an event was very challenging, CHCH example; this is now easier with 
RELEASED 
an integrated data infrastructure.  
Discussion: 
Stats has developed a statistics location register, reference to a dwelling. NZ Deprivation Index 
OFFICIAL 
updated regularly. Mainly gain measures by service providers which indicate people’s absence or 
presence. 
Actions: 
THE 
-  Review stats website etc… Sarah to circulate link for us to place our feedback - consensus 
-  LINZ to circulate link to NZGIS4EM - consensus 
-  Stats NZ to confirm process in a response – Stats NZ 
-  Stats NZ to publish datasets as a service - consensus 
Issues: 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
-  Night/ day population 
-  Seasonal population 
-  Migration 
-  Main concern: to be able to respond quickly in an emergency. Stats NZ analyse a cel phone 
dataset (from providers) post event 
 
5.  Dataset group: Address 
Representative introduction: Ben Jones and Tania Janssen - LINZ 
67 TA’s have to provide updates to LINZ – LINZ relies on this. Frequency, quality and format varies. 
Addressing team puts this detail into AIMS. Addressing standards are set by the surveyor general. 
Addresses come in and are reviewed against AIMS and are published once complete. This is just a 
ACT
subset of al  of the addresses being used. 
There is a project being set up to understand al  other addresses, LINZ potential y to understand 
these and create a dataset for NZ fit for all purposes. Different parts of the same council may use 
different addresses. 
The purpose is to have the end product useable by everyone and understood by everyone. 
UNDER 
Discussion: 
Stats NZ has an up to date register of the address – LINZ to use to help verify address.   
-  TA’s provide address updates 
-  Governor General as the delegation authority 
-  Only a subset of national addresses: different data sources/ attributes/ fitness for purpose 
INFORMATION 
Actions: 
-  LINZ to deliver a national resilience address dataset – will take some time – IPS and 
RELEASED 
Addressing working on this now – long term project 
-  LINZ to set national addressing standards? 
Issues: 
-
OFFICIAL 
  FENZ need to know the relationship between building, property, and address 
-  All councils maintain data at an agreed quality – accuracy inconsistent 
-  Only a subset of national addresses: different data sources/ attributes/ fitness for purpose 
-  Multiple buildings at an address 
-  Al ocated addresses might not represent known 
THE 
-  Approximately 400,000 unallocated addresses 
6.  Dataset group: Buildings 
Representative introduction: Ben Jones – LINZ 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
Building outlines created from the capture of a roof via aerial imagery; they are not footprints. A 
number of use cases have come out around this. National coverage is being completed at this time. 
Realistically we’ll have 95% population coverage of NZ’s area; 98% coverage of NZ’s populated areas 
by July 2019. Not a pilot dataset anymore. New layer will have: persistent building I.D’s, outline will 
be associated with the imagery, name, use, suburb, town/ city, TA, capture method, capture source, 
external source I.D, and lifespan. Not all information will be disseminated to avoid user confusion 
but wil  be open and available by request. Resolution: 10m2 and above. Main use case is topographic 
product. 
Discussion: 
-  Data dictionary specifies what the building has been defined as 
-  Building outlines are to have on-going maintenance 
ACT
-  Earthquakes building prone register (criticality) 
Actions: 
-  Associate building with an address – IPS API (in progress) - consensus 
-  Make available as an Esri REST service - suggestion 
-  Look at FENZ building data/ names – FENZ and LINZ 
UNDER 
Issues: 
-  No height estimation 
-  No information on number of story’s within a building 
-  Criticality not an attribute 
 
INFORMATION 
Lessons learned from today’s session: 
- Already many improvements happening in similar areas to what is being suggested for each of the 
RELEASED 
dataset groups 
- Interesting to get an idea on the scope of work being done 
- Stats NZ understanding how we can and/ or could be able to be better ready to respond 
OFFICIAL 
- REST services to be looked at as being delivered through the Koordinates platform; seems like a 
uniform requirement 
- Resilience is a good way to get different organisations talking and engaged 
THE 
- No one size fits all can be assigned to everyone 
- We can't do evidence based decision making without location and statistical information being 
integrated 
- Great to be able to discuss these topics freely in a safe environment 
 
*Key comments highlighted in red 


Key Datasets for Resilience & Climate Change                                            
People & Property Workshop - meeting notes 
 
- Access to commercial datasets important; removal of barriers 
- Changes in mind-set, more willingness to make improvements 
- Good to hear about the improvements LINZ has made in a short amount of time etc. 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
 
*Key comments highlighted in red 


Document Outline