This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'VUW: Evidence Of Ability to Comply with the Public Records Act and the OIA'.
OIA Process (revised October 2019):  

Once the OIA is received, send an FYI email to Simon Johnson, Katherine Edmond, 
Day of receipt 
and Sarah Boyd – include any relevant questions here (i.e. is this an OIA or comms 
request, who would hold this information, who should be the SLT sponsor) 

Add the request to the information request log located in the M drive, create an 
Day of receipt 
email folder in “current requests” within OIA inbox and document a folder in your 
personal OneDrive for the relevant correspondence and documentation 

Assess request – who is the requestor, is it likely that we will be able to answer the 
Day of receipt 
question/s, is this a serious/controversial/risky matter, etc. 

Acknowledge request using the template email 
1st working day 

Identify the VUW staff who will collate the response – send them the template 
1st working day 
email requesting the information 

Assign an SLT member to sponsor the request and provide final approval – send 
1st working day 
them the template email with their EA copied in  

If you haven’t received a response from the staff collating the information, follow up  5th working day 
to ensure you will receive it in time, and answer any questions they have 

Follow up via phone if the requested information has not been received in full – 
11th working day 
advise Simon Johnson and their manager if required  

Assess the information received – does it answer the questions, do I need any more 
11th working day 
information or context, does Simon need to be looped in, have the staff members 
requested any redactions, if so – are they valid, etc. 
10  Make any valid redactions to the information and save (do not apply redactions yet 
11th working day 
so staff can still assess), and draft the response – proofread and ensure all questions 
have been answered 
11  Circulate response to the staff who collated the information, Katherine Edmond, 
11th working day 
and Sarah Boyd and request their approval 
12  Make any relevant changes and circulate again if necessary 
12th working day 
13  Send approved response to SLT sponsor (and EA) for approval – inform SLT member 
13th – 16th 
who has already approved and when the deadline is (answer any questions they 
working day 
may have – directly or indirectly) 
14  Once SLT approval is received - finalise redactions, sign letter, and check documents 
20th working day 
once more, then send the response to the requestor via the OIA inbox 
15  Ensure all relevant correspondence is stored in the request folder in the OIA inbox 
After response is 
and OneDrive folder, mark the request as completed in the information request log, 
and move relevant folders to “archived requests” and M drive “completed” folder 

If some information is to be withheld: 
  This will most likely be under section 9 grounds (sometimes section 6): 
  Grounds for withholding must be set out in the letter.  Seek advice from Legal Services and 
Communications if necessary 
  The right of the requester to appeal anything in the letter must be included in the letter.  
  Should be given rather than declining for substantial collation or research under s18(f).  
  Only extend for the amount of time needed.  
  Should be given rather than declining for substantial collation or research under section 18(f). 
  There are strict requirements set out in the Ombudsman’s Charging Guidelines. 
  Send the letter to the requester within the timeframe giving them time to pay to within the 
If other agencies subject to the OIA are involved: 
  Consider consulting with them - however we make the final decision on the request.  
Other Requirements:  
  SLT OIA reporting – ensure this occurs by around 10am every Thursday using the template. Email 
these reports to Robyn Cavill-Fowler.