This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'What processes /guidelines are used when matching an applicant on the social housing register with a suitable property that would result in an offer of tenancy?'.
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 8 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 13 link to page 13
ATTACHMENT 3
Operational Policy for Pre-placement Interview   T-137 
Table of Contents 
1.
Introduction .......................................................................................... 2
1.1
  Purpose .................................................................................................. 2 

1.2  Objectives .............................................................................................. 2 
1.3  Scope ................................................................................................ .. . 3 
2.
Strategic framework .................................................................... .. ..  3
3.
High level process .................................................. ................ . .. ....... 5
4.
Policy ................................................................. . ........... ..................... 5
5.
Eligibility for pre-placement interview ....... ............ ........ .................. 6
5.1  Responsibilities and actions ........... .... ............. .....
......................... 8 
5.2  Pre-placement interview outcomes ... ................. . ............................... 10 
ACT 1982
5.3  Bypass and veto outcomes ....... .... ............ ...... ............................... 11 
5.4  Declining to House outcome ...... .............. ......................................... 11 
6.
Glossary ............................ . .. ......... ................................................ 11
7.
Records ....................... ...... .............. ................................................. 13
8.
Version control .... ..... ........... .... ....................................................... 13
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE 
OFFICIAL 
©  Housing  New  Zealand.  This  document  has  been  developed  by  Housing  New  Zealand.  Reproduction,  adaptation  or  utilisation 
either in part or in whole without the prior written consent of Housing New Zealand is prohibited.   
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 1 of 13 

People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 
1. Introduction
Management of the Social Housing Register (SHR) is managed by the Ministry of Social 
Development (MSD). MSD identifies an applicant’s housing need, priority and housing 
requirements as part of their needs assessment, and is responsible for managing this 
application until such time they are housed. Housing New Zealand is responsible for matching 
applicants from the SHR to available vacant properties, managing tenants, and maintaining the 
stock of social houses. 
The placement of applicants into Housing New Zealand properties is based on the information 
provided from MSD. The information includes but is not limited to location, bedrooms required 
and other property and neighbourhood characteristics. Placement decisions are based on the 
applicants’ needs and the sustainability of the placement. Applicants with the highest priority 
from the social housing register are matched first, except in exceptional circumstances or where 
a business initiated transfer (BIT) takes priority. 
1982
Matching applicants to properties is done through Housing New Zealand’s tenancy 
THE 
management system (Kotahi) which is integrated with MSD’s client management system. 
Placement support specialists create matches and offers to prospective tenants using the 
information sent through by MSD. This can be supplemented by additional information gathered 
ACT 
during the pre-placement interview process, if a pre-placement interview has taken place. 
1.1 Purpose 
The purpose of this operational policy is to develop clear and simple pre-placement interview 
UNDER 
guidelines and rationale for placement support specialists and other front line staff to: 

identify applicants that need a pre-placement interview in order to gather additional
information to supplement that already provided by MSD

use the additional information to make better informed placement decisions

identify what support applicants may need to sustain their tenancies and put that
support in place

gain a bet er understanding of what health and safety risks applicants may present,
INFORMATION 
and consider what mitigations can be put in place to minimise those risks.
RELEASED 
1.2 Objectives 
Introducing a pre-placement interview process supports Housing New Zealand strategic goals 
and strategic outcomes. Increasing our understanding of the needs and challenges faced by 
applicants on the MSD Social Housing Register wil  enable Housing New Zealand to:  

put applicants needs at the centre of our decision making process, improving the
OFFICIAL 
quality of placement decisions

focus resources on those most in need of help to sustain their tenancies

gather additional information on household members so that placement decisions take
into account the interests of children within the household and other vulnerable
household members

develop a deeper understanding of different applicant groups

put in place tailored strategies to support applicants future needs
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version.
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 2 of 13 

People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 

ensure our placement service delivery model is fit for purpose

enable our tenancy managers to monitor and track progress in improving the
sustainability of tenancies

engage more effectively and confidently with social support providers

better manage the health, safety and security risks presented by some of our
customers

reduce the number of bypasses and vetoes occurring in the placement process.
1.3 Scope 
In scope 
The scope of the operational policy was determined by the pre-placement interview pilot and 
includes the rational for implementing pre-placement interviews, selection criteria for carrying-
out interviews, desired outcomes and support mechanisms for sustaining tenancies, and health 
safety and security risk mitigation strategies. 
Declining to house applicants that present with unacceptably high risk health and safety and 
ACT 1982
security issues has been included in scope. However, it should be noted that the Complex 
Customers Operational Policy, on which section 4 5 Declining to House Outcome is based, has 
yet to formally be approved by Housing New Zealand. Therefore, this section is included as a 
placeholder subject to formal sign off of the Complex Customers Policy. The Complex 
Customers Operational Policy wil  be presented to the Policy leadership Group as part of the full 
placement Policy refresh.   
Out of scope 
The  following  were  considered  out  of  scope:  business  initiated  transfers  (BIT)  and  other 
specialised applicant groups such as Ch ld Sex Offenders (CSOs), refugees etc. How the pre-
placement interview process wil  apply to specific applicant groups wil  be confirmed in a general 
placement policy review. 
INFORMATION 
2. Strategic framework
RELEASED UNDER THE 
The operational policy on pre-placement interviews has been developed using information 
collated from the pre-placement pilot trial and the strategic and legal framework in which 
Housing New Zealand operates. 
Pre-placement Interview Pilot findings 
By gathering additional information, a clearer picture of the holistic needs and risks the applicant 
OFFICIAL 
presented with could be established, which leads to better placement decision making. 
Housing New Zealand Strategic Plan 2017-2021 
Our social housing role is to provide good quality homes to those in most need and support our 
customers to sustain their tenancies for the duration of their housing need by linking them to 
support agencies. 
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 3 of 13 

People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 
To be successful, we need to increase our understanding of our customers and put their needs 
at the centre of our decisions. Carrying-out pre-placement interviews enables us to gather the 
additional information we need to support applicants to sustain their tenancies. 
A more efficient and effective placement process contributes to the Government’s Better Public 
Services  target of improving access to social housing, with a target of reducing the median 
number of days to house ‘A’ priority applicants from the social housing register by 20 per cent 
by 2021. 
As part of our Organisational Strategy to be a reliably high-performing organisation, the health, 
safety and security of our staff needs to be woven into our every day routines and activities. 
Carrying-out pre-placement interviews identifies risks that may other wise be missed, equipping 
our staff to better assess safety and security risks and make good judgement calls. 
Legislation 
The following relevant legislation was referenced in the development of these placement 
guidelines. 

The Housing Restructuring and Tenancy Matters Act (HRTMA) 1992 – describes
specific powers and functions of Housing New Zealand, specifically in regards to the
placement of an applicant from the MSD Socia  Housing Register into a vacant
ACT 1982
Housing New Zealand property.

Section 75 of the HRTMA – confirms that Housing New Zealand may review a
placement and can allocate a prospective tenant on the MSD social housing register to
particular Housing New Zealand housing.

Section 76 of the HRTMA – puts limits on the obligations of Housing New Zealand to
MSD. Nothing in the HRTM Act requires Housing New Zealand to provide any housing
or particular housing to a tenant referred or allocated to Housing New Zealand by the
agency (MSD).

Housing Corporation Act 1974 (HCA) – section 3B requires Housing New Zealand to
act in a business-like manner, and be an organisation that:

exhibits a sense of social responsibility by having regard to the interests of the
community in which it operates
INFORMATION 

exhibits a sense of environmental responsibility by having regard to the
RELEASED UNDER THE 
environmental implications of its operations

operates with good financial oversight and stewardship, and ef iciently and
effectively manage its assets and liabilities and the Crown’s investment.

Health and Safety at Work Act 2015 (HSWA)  section 30 imposes a duty to manage
risks requiring Housing New Zealand:

to eliminate risks to health and safety, so far as is reasonably practicable; and
OFFICIAL 

if it is not reasonably practicable to eliminate risks to health and safety, to
minimise those risks so far as is reasonably practicable.

Section 36 of the HSWA – requires Housing New Zealand to ensure, as far as
reasonably practicable, the health and safety of:

workers who work for Housing New Zealand, while the workers are at work in the
undertaking

workers whose activities in carrying-out work are influenced or directed by
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 4 of 13 


People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 
Housing New Zealand, while the workers are carrying-out the work, including the 
provision and maintenance of a work environment that is without risks to health 
and safety. 

Other relevant legislation

Privacy Act 1993.

Human Rights Act 1993.

New Zealand Bil  of Rights Act 1990.

Residential Tenancies Act 1986.
3. High level process
1982
THE 
ACT 
The high level process for pre-placement interviews consists of 3 stages 

Determine if additional information is required to supplement the information already
provided to Housing New Zealand by MSD. This determination occurs after we have
matched the applicant to a vacant property, and following discussion with the tenancy
manager. We need to have confirmed with MSD that the applicant is stil  on the Social
UNDER 
Housing Register and obtain the applicants’ contact details from MSD (offer stage
MSDR).

Arrange and complete the pre-placement interview with the applicant(s) and their
support person(s), if they have one, to identify if additional support is needed to sustain
their tenancy, or if they may present a health, safety and security risk to staff and
others.

Implement outcomes by setting up a Housing Action Plan (HAP) and/or referring
applicant to support providers and/or put ing in place health, safety and security
INFORMATION 
mitigations. If following the pre-placement interview we decide not to progress the of er,
it wil  be withdrawn in Kotahi.
RELEASED 
4. Policy
Housing New Zealand wil  carry-out pre-placement interviews if it is determined that additional 
information is required to ensure good placement decision making, there is the need to link the 
applicant to support providers to help sustain their tenancy, or there is the need to put in place 
risk mitigation strategies. 
OFFICIAL 
Housing New Zealand staff wil  behave with integrity, fairness, impartiality and empathy towards 
applicants and their support person(s) when conducting pre-placement interviews. Staff wil  
perform their duties efficiently, professionally and conscientiously in accordance with the State 
Services Commission: Standards of Integrity and Conduct. Refer to Housing New Zealand H-
109 Standards of Integrity and Conduct. 
The pre-placement interview wil  take place prior to the offer being made to the applicant at the 
pre-match/match placement stage. This is to ensure the applicant is not put in a position of an 
unsustainable tenancy. 
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 5 of 13 

People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 
Applicants selected for pre-placement interview wil  be informed of the reasons for the interview, 
how the information provided by them wil  be used, and their rights to see the information and 
make corrections if the information recorded by Housing New Zealand is incorrect. 
Applicants may decline to participate in the pre-placement interview or decline to answer 
specific questions. Participation is not mandatory and the placement should continue based on 
the information provided by MSD. However, the applicant should be encouraged to participate 
as they are more likely to achieve a bet er housing outcome if we have adequate information 
concerning their support needs and potential risk profile.  
Where it is identified the applicant requires support to sustain their tenancy, they must be invited 
to participate in a Housing Action Plan (HAP) that wil  be set up by the placement support 
specialist and implemented by the tenancy manager once the applicant is housed. The tenancy 
manager is responsible for referring the applicant to MSD or other social support providers 
identified in the HAP. 
Applicants already receiving support, including those transitioning from MSD emergency and 
transitional housing, wil  be encouraged to continue receiving support, and the tenancy manager 
may intervene to ensure support providers are aware their clients have been rehoused to 
facilitate and ensure continued support remains in place (subject to the applicant having signed 
the Privacy Statement). 
ACT 1982
Where it is identified the applicant may pose a health  safety and security risk to staff or others, 
the placement support specialist wil  up date CRIP ratings, invite the applicant to participate in a 
HAP, and enter information gathered in the pre-placement interview into a HAP after the 
tenancy has started. The tenancy manager may refer the applicant to social support providers 
and wil  manage the tenancy through the HAP.  
The placement support specialist is responsible for setting up a safe work plan (SWP) if 
required for the pre-placement interview and wil  alert the tenancy manager to the requirement 
for a (SWP) to be put in place for future interactions with the tenant.  
Applicants wil  be made aware of their rights to make a complaint if dissatisfied with the pre-
placement interview process or outcome. This includes seeking a review of any decisions to the 
Review Office/Housing New Zealand Internal Ombudsman. 
Where an applicant has undergone a pre-placement interview, this wil  be noted under the 
person details section in Kotahi. The information contained in the pre-placement interview sheet 
INFORMATION 
wil  be recorded in a way that it is retrievable. Whether or not the applicant is housed, the 
information gathered wil  be scanned and saved in a pre-placement folder created for the 
RELEASED UNDER THE 
purpose in objective. The name(s) of applicants wil  be searched prior to commencing a pre-
placement interview to avoid duplicate pre-placement interviews.  
5. Eligibility for pre-placement interview
Not all applicants on the MSD Social Housing Register wil  need a pre-placement interview. The 
majority of applicants can be adequately matched without the need for additional information. 
OFFICIAL 
Pre placement interviews wil  be undertaken by exception only, at the discretion of the 
placement support specialist and in conjunction with the tenancy manager, as required. 
Interviews wil  not be undertaken where the decision to carry-out an interview could be viewed 
as being subjective, intuitive, judgemental, displaying personal bias, or influenced by a vested 
interest. 
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 6 of 13 













People and Property Team 
Operational Policy for Pre-placement Interview 
7. Records
Retain all records within Housing New Zealand's records system - refer 'Records retention and 
disposal' (R-105). 
8. Version control
Details of previous versions are stored in Housing New Zealand’s document management 
system (Objective). Refer to header and footer information for reference document elements or 
for any queries contact s 9(2)(g)(ii)
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE 
OFFICIAL 
This document is uncontrolled when printed or downloaded. Refer to OurSpace for the latest version. 
Attachment 3_ T-137 Operational Policy for Pre-placement Interview (A6430215) 
Version 1 
8 November 2017 
Page 13 of 13