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Strategic Waste Reviews 


Background 
• Waste Minimisation and Management Plan 2017-23 informs 
the waste work at HCC 
• September 2018: Officers commenced strategic reviews into 
three waste areas 
• Residential hazardous waste 
• Resource recovery 
• Kerbside collection 
• Key question: Are the current services still fit for purpose, and if 
not, what are the alternatives available? 
• Consultants Morrison Low Ltd, with key expertise 
in waste management, were commissioned to  
assist in this process 
 


Business cases? 
• A way of systematically thinking through the 
problem, and determining options 
• Our approach follows Treasury’s Better 
Business Case model  
• Focused on outcomes 
 


The process 
Investment Logic Map 
Strategic investment objectives 

provide services that are cost effective 

provide services that are safe 

provide services that reduce greenhouse 
gas emissions 

provide services that customers want 
and can use appropriately 

reduce waste and protect the 
environment from the harmful effects of 
waste 

Long list of options 
Scope Options (What)
Service Solution Options (How) Note: education and advocating for national product stewardship common to all options
Service Delivery Options (Who)
Implementation Options (When)
Funding Options
SC-1
SC-2
SC-3
SC-4
SC-5
SS-1
SS-2
SS-3
SS-4
SS-5
SS-6
SS-6a
SS-7
SS-8
SS-9
SS-10
SD-1
SD-2
SD-3
SD-4
SD-5
SD-6
IM-1
IM-2
FU-1
FU-2
FU-3
FU-4
FU-5
Enhanced landfill 
Household 
drop off (e.g. 
Status quo: jointly 
Status quo: 
Household 
Household 
hazardous waste + 
Status quo: 
Hazmobile every 
Hazmobile every 
Jointly delivered 
Jointly delivered 
Council Waste 
Household 
staffed by qualified 
Hazmobile six 
Hazmobile every 
Hazmobile every 
Hazmobile six 
Landfill drop off 
No council service, 
delivered with 
Council alone, 
Council landfill 
household 
hazardous waste +  hazardous waste + 
commercial 
hazmobile 
two years + 
two years + 
Network of drop off 
Council alone, 
with UHCC, 
with wider region, 
Rates runded 
Council user 
Levy Funds and 
Private user 
Description of Option:
hazardous waste, 
handler, quantity 
monthly + network  two years, no drop 
year, no drop off 
monthly, no drop 
point only 
education and 
UHCC, council 
contracted 
Private service only
Do now
Do later
revenue from gate 
hazardous waste, 
agricultural 
commercial 
hazardous waste +  annually + landfill 
enhanced landfill  network of drop off 
points
council staff only
contracted 
contracted 
(waste levy funded)
charges
landfill revenue 
charges
limited range
restrictions, haz 
of drop off points
off points
points
off points
(unstaffed)
advocacy only
staff + contracted 
specialists only
fees
full range
chemicals
hazardous waste
agricultural 
drop off (unstaffed)
drop off
points
specialists only
specialists only
from gate fees
waste fee review, 
specialists
Short list of  
chemicals
advertise service)
Investment Objectives
No - high cost to 
No - high cost to 
Partial - low cost 
Yes - increased 
Partial - user 
Partial - increased 
Yes - cost effective,  Yes - cost effective, 
No - cost 
Partial - increased 
provide 
provide 
service but low 
cost but chance to 
Partial - increased  Partial - increased 
Partial - increased 
Partial - capture 
Partial - council 
charges may 
costs by have both 
Yes - economies 
Yes - economies 
Yes - economies 
No - increased 
Yes - options 
Yes - options 
but may require 
but may require 
potentially 
To provide services that are cost effective
Yes - cost effective Yes - cost effective cost but increased 
commercial 
commercial 
capture rate and 
improve service 
capture but 
capture but 
Yes - cost effective Yes - cost effective
capture but 
Yes - cost effective may increase and  Yes - cost effective
resources alone 
Yes - cost effective
Yes - cost effective
discourage 
enhanced drop off 
of scale
of scale
of scale
cost for residents 
supports this
supports this
rates funding other  rates funding other 
unaffordable for 
capture
service alongside  service alongside  not fully compliant 
and raise 
increased cost
increased cost
increased cost
cost will increase
may cost more
customers using 
and Hazmobile
services
services
residents 
options 
domestic
domestic
with regulations
awareness 
service
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Yes - meets H&S 
Partial - user 
Partial - user 
Partial - limited 
No - delays 
Yes - encourages 
Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages  No - unstaffed drop 
regs and 
regs and 
regs and 
regs and 
regs and 
regs and 
regs and 
No - unstaffed drop 
regs and 
No - inappropriate 
Partial - risk with 
Yes - contractors 
Yes - contractors 
Yes - contractors 
charges may 
charges may 
range may 
No - haz waste is 
Yes - no Council 
Yes - options 
implementation of 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
To provide services that are safe
safe disposal of 
safe disposal of 
safe disposal of 
safe disposal of 
off is a health and 
encourages safe 
encourages safe 
encourages safe 
encourages safe 
encourages safe 
encourages safe 
encourages safe 
off is a health and 
encourages safe 
disposal will take 
council staff 
specialists in haz 
specialists in haz 
specialists in haz 
discourage 
discourage 
increase incorrect 
specialist service
service
supports this
safety 
supports this
supports this
supports this
haz waste
haz waste
haz waste
haz waste
Safety risk 
disposal of haz 
disposal of haz 
disposal of haz 
disposal of haz 
disposal of haz 
disposal of haz 
disposal of haz 
Safety risk 
disposal of haz 
place
volunteering
waste
waste
waste
customers from 
customers from 
disposal 
improvements
waste
waste
waste
waste
waste
waste
waste
waste
safe disposal
safe disposal
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - limited 
Partial - no change 
Partial - no change 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
To provide services that reduce greenhouse gas emissions
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
change from 
from status quo
from status quo
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
status quo
Partial - service 
available more 
Partial - supported 
widely, but 
Partial - service 
Yes - increase in 
Yes - increase in 
Partial - service 
Partial - service 
Partial - service 
Partial - a 
Partial - a 
Partial - a 
Partial - user 
Partial - a 
No - commercial 
No - commercial 
No - services may 
To provide services that customers want and can use 
by customers that 
agricultural sector 
available but 
Partial - may still 
Partial - may still 
service availability  service availability 
only available 
only available 
only available 
reduction in 
reduction in 
reduction in 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - residents will 
charges may 
Yes - residents will  Yes - residents will 
reduction in 
services are 
services are 
not be available for 
appropriately
use service but 
may prefer existing 
limited use by 
have limited use
have limited use
that may increase  that may increase 
when hazmobile 
when hazmobile 
when hazmobile 
service but current  service but current  service but current 
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
use service  
discourage use of 
use service  
use service  
service 
specialised
specialised
residents
limited use overall
options, 
customers
use by customers
use by customers
events run
events run
events run
use is low
use is low
use is low
service
particularly urban 
area
Partial - unstaffed 
Partial - unstaffed 
Partial - user 
Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages  Yes - encourages 
Partial - a 
Partial - user 
drop offs can 
drop offs can 
charges may 
To reduce waste and protect the environment from the harmful 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
appropriate 
appropriate 
appropriate 
appropriate 
appropriate 
appropriate 
appropriate 
Yes - option 
reduction in 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
Yes - option 
charges may 
Yes - option 
Yes - option 
create 
create 
discourage 
effects of waste
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
dispsoal haz 
dispsoal haz 
dispsoal haz 
dispsoal haz 
dispsoal haz 
dispsoal haz 
dispsoal haz 
supports this
service but current 
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
supports this
discourage use of 
supports this
supports this
environmental 
environmental 
customers from 
waste
waste
waste
waste
waste
waste
waste
use is low
service
issues 
issues 
safe disposal
Critical Success Factors (as these CSFs are crucial (not just desirable) any options that score a 'no' are automatically discounted from further analysis
Partial - public 
Partial - may 
Partial - may 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Partial - council 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Yes - alignment 
Strategic fit and business needs - Alignment with District Plan, 
good services 
require funding for  require funding for 
with strategic 
with strategic 
haz waste services 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
with strategic 
30yr Infrastructure Strategy & Regional Plans
typically rates 
other services 
other services 
objectives 
objectives 
for residential
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
objectives 
funded
through rates
through rates
Partial - low cost 
Yes - increased 
Partial - user 
Partial - increased 
Partial - increased 
service but low 
cost but chance to 
Partial - increased  Partial - increased 
Partial - increased 
Partial - capture 
charges may 
Potential value for money - right solution, right time at the right 
costs by have both 
Yes - economies 
Yes - economies 
Yes - economies 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - cost effective Yes - cost effective cost but increased 
capture rate and 
improve service 
capture but 
capture but 
Yes - cost effective Yes - cost effective
capture but 
may increase and 
Yes - cost effective
Yes - cost effective
discourage 
price
enhanced drop off 
of scale
of scale
of scale
supports this
supports this
supports this
capture
not fully compliant 
and raise 
increased cost
increased cost
increased cost
cost will increase
customers from 
and Hazmobile
with regulations
awareness 
safe disposal
Partial - service 
Partial - suppliers 
Yes - suppliers 
Yes - suppliers 
Yes - suppliers 
Not assessed. 
Not assessed. 
Partial - suitable 
Partial - suitable 
Not assessed. 
Partial - suitable 
Not assessed. 
Not assessed. 
Not assessed. 
Yes - common 
Not assessed. 
Not assessed. 
Supplier capacity and capability - is it a sustainab le arrangement 
Yes - common 
Yes - common 
Yes - common 
Yes - similar to 
Yes - similar to 
Yes - similar to 
Yes - similar to 
providers may not 
have indicated 
prefer to control the  prefer to control the  prefer to control the 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
Yes - options 
Does not meet 
Does not meet 
Yes - status quo
sites may not be 
sites may not be 
Does not meet 
sites may not be 
Does not meet 
Does not meet 
Does not meet 
service across 
Does not meet 
Does not meet 
(external)
service in NZ
service in NZ
service in NZ
status quo
status quo
status quo
status quo
have capacity for 
using Council staff 
service delivery 
service delivery 
service delivery 
supports this
supports this
supports this
supports this
strategic 
strategic 
available
available
strategic 
available
strategic 
strategic 
strategic 
New Zealand 
strategic 
strategic 
increased events
is not ideal
themselves
themselves
themselves
objectives.
objectives.
objectives.
objectives.
objectives.
objectives.
objectives.
objectives.
Partial - user 
Partial - increased 
charges may 
Partial - rates 
Partial - rates 
Economic  
Yes - similar to 
Yes - similar to 
Partial - increased 
Yes - current 
Yes - current LTP  Partial - increased  Partial - increased 
Yes - similar to 
Partial - increased  Partial - increased 
Partial - increased 
Yes - no 
Yes - no 
Yes - no 
Yes - no 
Yes - no 
Yes - no 
Potential affordability - are there no funding constraints
funding would be 
discourage 
funded required for  funded required for 
status quo
status quo
cost 
funding
funding
funding required 
funding required 
current funding
funding required 
funding required 
funding required 
constraints 
constraints 
constraints 
constraints 
constraints 
constraints 
required 
customers from 
other services
other services
safe disposal
No - more 
Yes - more 
Partial - more 
challenging to 
challenging to 
Partial - more 
Partial - more 
Partial - increased  hazmobile events 
Partial - more 
Partial - more 
Partial - increased 
Yes - would be 
Yes - would be 
Yes - similar to 
Yes - similar to 
Yes - similar to 
coordinate other 
Yes - would be 
coordinate with 
challenging to 
Yes - would be 
Yes - would be 
Yes - would be 
Yes - would be 
Yes - would be 
Potential achievability - ab ility and skills to deliver (internal)
customers to 
Yes - status quo
network of sites to 
and increased 
hazmobile events  hazmobile events 
network of sites to 
analysis 
achievable 
achievable 
status quo
status quo
status quo
councils, as well 
achievable 
another council, 
coordinate other 
achievable 
achievable 
achievable 
achievable 
achievable 
manage
manage
network of sites to 
to manage
to manage
manage
as contractor plus 
but similar status 
councils
manage
council staff
quo
Summary of Advantages and Disadvantages:
Discard - 
Does not meet 
Preferred - this 
Possible - service  Possible - service 
Does not meet 
Preferred - 
increased cost, 
Discard - will no 
Discard - haz 
Discard - 
Discard - 
strategic objectives 
option provides 
Possible - service  Discard - difficult to  Discard - difficult to  available for those  available for those 
strategic objectives 
Preferred - more 
Discard - more 
Preferred - 
Preferred - most 
Possible - may 
Possible - may 
Discard - 
addresses all 
Possible - 
alternatives 
Discard - more 
Discard - difficult to 
service, 
waste services 
Possible - loose 
Discard - 
Discard - safety 
Possible - may 
commercial 
commercial 
but continue to 
best service 
available for those  manage a network  manage a network  that want to use it 
that want to use it 
Discard - unstaffed 
but continue to 
coordination but 
coordination 
delivers change at 
effective way of 
require funding of  require funding of  discourages safe 
Overall Assessment:
household 
reduction in level of  available for agri-
events to fund and 
manage a network 
inappropraite 
require delivery by 
economies of 
increased cost for 
improvements 
discourage safe 
services are 
services are 
economic 
outcome although  that want to use it 
of sites and a 
of sites and a 
but only when 
but only when 
drop off is unsafe
economic 
economies of 
required with 
earliest possible 
funding haz waste 
other services from  other services from 
disposal haz 
hazardous waste 
service
chemicals, low 
manage
of sites
dispsoal will 
specialists to 
scale
residents
needed now
disposal
specialised
specialised
assessment for 
would come at 
but higher cost
hazmobile service
hazmobile service
hazmobile 
hazmobile 
assessment for 
scale
regional approach
opportunity
services  
rates
rates
waste
categories
volume in urban 
increase
manage H&S risks
comparison
increased cost
scheduled
scheduled
comparison
environment
Short-listed options:
Status Quo
SS-1: Hazmobile annually, landfill drop off
SD-1: Jointly delivered with UHCC, council staff + contracted specialists
Option 1: Enhanced landfill drop off
SS-2: Enhanced landfill drop-off, no hazmobile
Option 2: Enhanced drop off & hazmobile
SC-1: Full range household hazardous waste
SS-3: Enhanced landfill drop-off, hazmobile every 2 years
IM-1: Do now
FU-1: Rates funded
SD-4: Jointly delivered with UHCC, contracted specialists only
Option 3: hazmobile every year
SS-6a: hazmobile every year, no drop off points
Option 4: hazmobile every two years
SS-6: hazmobile every 2 years, no drop off points

Kerbside Collection Services Business Case
Strategic Case:
Economic Case:
Financial Case:
Determine Potential Value for Money 
Financial Costing for 2-stream 
Need to invest
Investment Objectives and Case for Change
(COSTS ARE INDICATIVE AND FOR COMPARISON ONLY. ACTUAL COSTS WILL DEPEND ON MARKET RESPONSE)
recycling and range of refuse options
The current contract for Council's kerbside collection service ends in the third quarter of 2019 and requires retender ahead of 
Status quo: 
Opt out refuse, 
Refuse bins,
PAYT refuse bins,
this. This contract also includes the provision of five recycling drop-off points in Kelson, Wainuiomata, Alicetown, Naenae, and 
Objective 1
To provide services that are cost effective
Year One
Total
bags, crates
2-stream recycling
2-stream recycling
2-stream recycling
Seaview. In addition, the current Refuse Collection and Disposal expires in April 2020.  There is an opportunity to review the 
services ahead of retendering the contract and then undertaking a bylaw review to support any service changes. Note that the 
Status Quo
A user-pays bag refuse collection service provides a price incentive to divert waste. 
bylaw may be a regional bylaw shared by all Councils in the Greater Wellington Region.
With 30% market share, the cost of providing the service is covered by the bag sales, but 
this may not be the case if bag sales drop. Council's recycling collection costs Council 
Appraisal period (years)
10
10
10
10
Capital 
Council's current kerbside collection services are as follows:
$1.3 million (excl GST) per annum. Refuse collection costs Council $1.07 per bag sold or 
Expenses 
0.00
0.00
REFUSE
approximately $510K (excl GST) per annum
($m)
Weekly user-pays bag collection service to both urban residential and commercial customers. Customers can put out as many 
Relevant Investment 
The overall suite of Council kerbside services provided is a cost-effective package. 
(or as few) bags as they have paid for. Waste companies also provide refuse wheelie bin services directly to customers (i.e. non-
Benefits
Customers are encouraged to divert waste with the right funding mechanism. Fixed cost 
Capital costs ($m)
0.0
0.0
0.0
0.0
Council service).
are shared across sufficient customers to achieve efficiencies from scale
Relevant KPIs
Overall service cost within approved budgets
Experience throughout New Zealand has shown that customers prefer bins to bags for refuse collection because they are 
Whole of Life Costs ($m)
-44.2
-27.5
-72.8
-65.5
Operating 
Refuse $0m to 
Refuse $0m to 
easier to use, less prone to animal strike and less odorous. In Hutt City residents have taken up private wheelie bin services 
Expenses 
$4.5m
$45m
Potential Scope
Changes to Council kerbside collection services and drop-off points are considered as a 
and consequently Council's market share, although stable, sits at around 30%. The service is currently self funding, however 
($m)
Recycling $2.2m Recycling $22m
total package from a cost perspective
Cost-Benefit Analysis of (monetary benefits and costs at the Public Sector Discount Rate)
experience in other parts of New Zealand shows that further reductions in market share may result in the service no longer 
Constraints and 
Refuse and recycling collection contract expires in September 2019. The hilly terrain of 
Refuse $0m to 
Refuse $0m to 
being cost-effective. A greater market share would increase cost-effectiveness.
Net Present Value of Benefits ($m)
12.4
5.2
5.5
32.6
dependencies
the Hutt Valley coupled with strong winds and rain impact service delivery
Total 
$4.5m
$45m
Risks
Preferred collection methodology and funding mechanisms do not align (e.g. user pays 
Revenue ($m) Recycling $0m 
Recycling $0m 
Most private wheelie bin services provide 240L wheelie bins on a weekly basis. This high volume does not incentivise waste 
Net Present Costs ($m)
-31.1
-19.4
-51.2
-46.1
and refuse wheelie bins). Service costs recovered through rates are unacceptable to 
(rates funded)
(rates funded)
minimisation. Restricting bin volume (e.g. via a Solid Waste Bylaw) would support further use of Council's recycling service. 
Strategic  ratepayers
Objective 2
To provide services that are safe
Benefit Cost Ratio
Not calculated
Bag collection services have been identified as higher risk from a worker health and safety perspective than bin collection 
Capital 
services due to the need to exit the vehicle to complete the collection, manual handling of bags and exposure to sharps. 
Status Quo
Council's services include manual collections of bags and crates, which are generally 
Funding 
Net Present Value (NPV, $m)
-18.7
-14.2
-45.7
-13.5
0.00
0.00
considered higher risk from a health and safety perspective
Required 
RECYCLING
Relevant Investment 
Contractor, council staff and the general public are kept safe at all times
($m)
Weekly kerbside collection service to residential customers only. Service is a kerbside sort of 55L crates.
case 
Economic 
Benefits
Multi-criteria Analysis (ranking of non-monetary benefits and costs, if any)
Relevant KPIs
Zero reportable incidents associated with Council's hazardous waste services
Throughout New Zealand Councils have found that customers prefer wheelie bins for their recycling collection services 
Medium risk - no longer 
because the materials are not impacted by wind and rain and the greater capacity enables customers to recycle more. Hutt 
Medium risk - rates 
Low risk - improved 
Political risk  - negative media coverage or negative 
Low risk - continuation  offering council refuse 
City continue to see recyclables disposed in their refuse service despite a recycling service being provided. This has been 
increase may attract 
level of service with 
community feedback
of current service
service, private service 
shown to reduce with wheelie bin recycling services. 
coverage
bins
Operating 
costs may be high
Refuse $0m to 
Refuse $0m to 
case 
Funding 
$4.5m
$45m
However, the improved convenience of wheelie bins is balanced by the need for post-collection sorting in processing facility 
Required 
Recycling $2.2m Recycling $22m
and the inability to detect contamination until wheelie bins are lifted.  Overall, these two factors result in greater 
Potential Scope
Health and safety considered as part of service options
($m)
contamination of recyclables in wheelie bin services. The separation of glass from other recyclables has been shown 
Medium risk - long term  Medium risk - long term  Medium risk - long term  Medium risk - long term 
throughout the country to address a large proportion of the contamination and reduction in recycling quality that results from 
Economic risk  - unexpected cost increases
recycling commodity 
recycling commodity 
recycling commodity 
recycling commodity 
mixed recycling wheelie bin collections.
prices unknown
prices unknown
prices unknown
prices unknown
Recycling crate services have higher worker health and safety risks than wheelie bins due to the need for workers to exit trucks, 
Constraints and 
Changes to kerbside services must improve health and safety standards and comply 
Medium risk - some 
manually handle crates and handle recyclables, including sharps.
dependencies
with regulatory requirements
High risk - manual 
Medium risk - some 
Medium risk - some 
Social risk  - risk to public health or worker safety (n.b. 
manual handling with 
handling with crates 
manual handling with 
manual handling with 
community opposition assessed under Political)
glass crates and 
There are contamination issues at Council's community recycling stations, which are open 24/7 and are unstaffed. The Naenae 
and bags
glass crates
glass crates
removal PAYT tags
site is the worst, and effectively all material deposited in the recycling bins needs to be sent to landfill due to the high 
contamination. 
Risks
Continuing with bag collection for refuse or crate collection for recycling may not be 
Affordability and Funding: 
acceptable to some contractors due to H&S risks, and may open Council up to undue 
Refer base costs table for more detailed 
Some materials that are collected through Council's recycling service are sold as part of recycling products but are not recycled 
H&S liability should a serious incident occur
Low risk - approach is 
Low risk - approach is 
Low risk - approach is 
Medium risk - solution 
breakdown of costs and funding. 
Technical risk  - Untried technology or process
by their end processor. For example, plastic grades 3-7 are included in mixed plastic products from which the valuable grade 1 
common in NZ
common in NZ
common in NZ
not widely used in NZ
and 2 plastics are extracted and the residual 3-7s disposed. Working collaboratively with their contractor, Council needs to 
The financial case looks at the overall cost to 
ensure that there are appropriate end markets available for the materials collected through Council's recycling services.
Council, including the funding required, whether 
there is any revenue to offset the funding and 
There has always been volatility in the recycling commodities market, however the commodity prices are currently at an all-
Low risk - unlikely to be  Low risk - unlikely to be  Low risk - unlikely to be  Low risk - unlikely to be 
whether the service is affordable overall. The 
Objective 3
To provide services that reduce greenhouse gas emissions
Legal risk  - Council decisions legally challenged
time low due the bans imposed by China on many recycling products. 
legally challenged
legally challenged
legally challenged
legally challenged
financial case is shown in the orange box in the 
BBC summary in Appendix 1.
Status Quo
Transportation emissions associated with weekly refuse and recycling collections plus 
Medium risk - rates 
ORGANICS
Medium risk - no refuse 
The funding required for the recycling collection 
Financial 
private refuse collection vehicles also driving the same streets. Emissions from landfill 
Low risk - existing 
funded refuse may 
Low risk - more 
No kerbside collection service provided, although customers can pay for a private greenwaste collection service. 
Environmental risk  - risk of discharge to environment
price control to drive 
service is estimated at $2,200,000 per annum. 
disposal as well as the processing of kerbside collected recycling
diversion
encourage more 
diversion anticipated
diversion
The funding required for the refuse collection 
dispsoal
There is a low rate of diversion of organics wastes, with compostable food and green waste accounting for approximately 45% 
service depends on the preferred option selected 
Relevant Investment 
Greenhouse gas emissions are unchanged or reduced as a result of service changes
of domestic refuse. 
Preferred Option:
(TBC following discussion with Council).
Benefits
The funding of wheelie bins and crates for the 
case 
There is an opportunity to increase diversion of kerbside collected waste by targeting organics, however this needs to be 
Relevant KPIs
Reduce carbon emissions to zero by 2050
refuse and recycling collection service can either 
balanced by the high cost of organics collection services and the increased transport-related greenhouse gas emissions that 
Reduce landfill disposal of material with high greenhouse gas generation potential
be funded from capital expenditure or operating 
result from an additional collection service. 
Potential Scope
Re
Gr d
e u
e c
neh ove
us r
ea l
g l 
a g
s r e
e e
mn
i h
s o
si u
o s
n e
s  g
c a
o s
n  g
sie
dn
ee
r r
eadt io
asn
   
pfr
a o
r m
t o w
f saesrte
vi  
cse
e  r
o vi
p c
ti e
o sns
The Preferred Option: 
expenditure. Generally up-front capital 
For the kerbside recycling collection service, a move to 2-stream recycling will provide a more cost-effective service and will also reduce the health and 
expenditure is more cost-effective for Council 
Food and green waste breaks down quickly in landfill and can assist in breaking down other materials, because of the carbon 
safety risks associated with kerbside sorting of recyclables. The provision of recycling drop-off stations would be reduced from five to two, with the new 
due to lower borrowing costs. It is also possible 
and moisture they introduce. Breaking down quickly, food and green waste do not take up valuable airspace in the landfill. 
Constraints and 
Changes to kerbside services must reduce or maintain current greenhouse gas 
recycling drop-off stations restricted to locations where drop-off can be supervised when open. No kerbside organics collection services are proposed at 
for the Council’s collections contractor to fund 
However, the breakdown of organic waste does increase landfill gas production and the risk of increased fugitive emissions of 
dependencies
emissions
this time.
the upfront capital cost, with bin capital payback 
greenhouse gases such as methane.
Status quo: refuse bags
through amortisation over the contract term. 
Risks
Changes to services introduce new greenhouse gas emissions not previously 
For the kerbside refuse collection service, a continuation of the status quo using refuse bags is not recommended due to the health and safety risks. 
Council would own the wheelie bins and crates at 
considered
These risks are considered too high for most of the major waste collection companies in New Zealand and these companies will not tender for council 
the end of the contract.
contracts that continue refuse bag collection services. 
Note, for comparison purposes the wheelie bin 
Strategic Context
Objective 4
To provide services that customers want and can use appropriately
In general, the smaller waste companies will tender for refuse bag collection services. Their health and safety management systems are typically less 
and crate purchase has been amortised over the 
mature than those of the major waste companies. Therefore, they are not well positioned to take on the higher health and safety risks that they would 
contract term in the financial modelling.
Council waste minimisation and management is governed by the Waste Minimisation Act (WMA). The purpose of the WMA is to:
Status Quo
Council has received requests from residents for a change to wheelie bins for both 
need to manage with a bag collection service. 
“encourage waste minimisation and a decrease in waste disposal in order to
refuse and recycling, although the level of satisfaction with the current service is 
Under the current health and safety legislation, Council would have to take on more responsibility for managing the health and safety risks as the 
(a) protect the environment from harm: and
relatively high. In the case of refuse, this only applies to the 30% of residents that use 
specifier of the collection methodology (i.e. safety in design principles). Council would be held more accountable should an incident occur with the bag 
(b) provide environmental, social, economic, and cultural benefits.”
the service, with the remaining 70% of residents opting to use private wheelie bin 
collection service than it would have if it has followed the wider industry’s position of not supporting bag collection services.
services
The three remaining options are all viable but the cost per household and the level of rates funding varies. 
To further it’s aims, the WMA requires councils to promote effective and efficient waste management and minimisation within 
Relevant Investment 
Reduced contamination of recycling products. Increased customer satisfaction 
Opt-out
their district. To achieve this, all councils are required by the legislation to adopt a Waste Management and Minimisation Plan 
Benefits
recorded in Council's annual customer survey
Opting out of refuse collection means rates funding is only required for the recycling collection service. Households would contract a private waste 
(WMMP).
company to receive a refuse collection service. Already 70% of households in Hutt City use this option. Based on current advertised prices for private 
Relevant KPIs
High level of satisfaction with Council's kerbside collection services in Council's annual 
wheelie bin services, households would pay more for their refuse collection services than they do now for Council’s bag collection service. In addition, 
In 2017 the Councils of the Greater Wellington Region, including Hutt City, adopted a new Joint WMMP. The vision for the 
customer satisfaction survey
Council would have less control over the refuse collection service both in terms of cost and its ability to encourage diversion through restricting wheelie 
WMMP is “waste free, together – for people, environment and economy”.
bin volume.
Potential Scope
Change in kerbside collection methodology from status quo. Potential introduction of 
Rates funded bins
The WMMP also outlines Council's vision, goals, objectives and targets for waste minimisation and management in the region 
organics collection. Potential changes to recycling drop-off points
Universally providing a rates-funded refuse bin is more cost-effective than households receiving a private wheelie bin service, however additional rates 
and include both regional and Council-specific action plans. As part of the WWMP action plan, HCC has committed to further 
funding of $4,500,000 per annum is required for Council to provide this service. The associated rates increase may be unacceptable to ratepayers when 
Management Case:
investigate a number of options of its ongoing waste services. The two key actions are:
Constraints and 
Refuse and recycling collection contract expires in September 2019. The hilly terrain of 
considered alongside other rate increases. A range of bin sizes can be offered to match household needs and the targeted rate adjusted to reflect 
Plan for Successful Delivery: 
• C.1: Investigate Options and costs of a two-stream recycling collection, by 2019
dependencies
the Hutt Valley coupled with strong winds and rain impact service delivery
customer choice of bin size. 
In order to successfully implement the preferred 
• C.2: Investigate the use of wheelie bins for kerbside recycling by 2019
There may be opposition from private wheelie bin service providers, particularly smaller local companies, that may see a loss of revenue with the 
option, the following actions are recommended:
introduction of a Council service. 
Further, there are three actions in the WMMP that relate to the above actions, these need to be jointly considered:
Risks
Residents uncertain how to use the new recycling system, may result in increased 
- Consult with community on proposed service 
PAYT bins
• C.3: Investigate methods to prevent recycling from being put in council rubbish bags
contamination
changes for refuse collection, recycling collection 
PAYT refuse bins off-set rates funding by charging participating households a fee (either per pick up or an annual fee) for receiving the service. In order to 
and recycling drop-off stations e.g. through 2020 
• C.4: Provide city wide weekly refuse and recycling collection service plus recycling collection stations 
recover sufficient fees to fund the service, Council would need to charge a similar fee to that current charged for private wheelie bin services. From a 
Annual Plan consultation
• IN.4: Review effectiveness, number, and positions of community recycling stations. Implement agreed changes (if any).
Objective 5
To reduce waste and protect the environment from the harmful effects of waste
household perspective, the cost would be similar to a private collection service. This option incentivises diversion with households only paying the 
- Undertake procurement for new kerbside refuse 
disposal volume they use, however the technology and administrative requirements to implement PAYT refuse bins are not well advanced in New 
and recycling collection services (July 2019 to 
In additional to the WMA, kerbside collection services are governed by the Local Government Act and the Health and Safety at 
Status Quo
Large quantities of recyclable material and organics that could be diverted are 
Zealand at this time.
February 2020)
Work Act.
Management 
currently being landfilled. Material collected as recyclables may be disposed of at the 
- Mobilise and roll out new kerbside refuse and 
end processor if no market exists for them
recycling collection services (March 2020 to 
Hutt City Council has also adopted a carbon reduction goal of carbon zero by 2050 (subject to approval at 11 December 2018 
Relevant Investment 
Reduction in waste to landfill and improved recycling outcomes. Reduction in 
August 2020)
meeting).
Benefits
contamination of recycling products
- Progressively decommission recycling drop-off 
Relevant KPIs
Meet regional WMMP diversion targets
stations following introduction of new kerbside 
recycling collection service (September 2020 
case 
Potential Scope
Change in kerbside collection methodology from status quo. Potential introduction of 
onwards)
organics collection. Potential changes to recycling drop-off points
Commercial Case:
Constraints and 
Refuse and recycling collection contract expires in September 2019. Alignment with the 
Prepare for the Potential Deal: 
At a high level, the following risks have been 
Commercial 
dependencies
implementation of regulatory framework change (e.g. solid waste bylaw). The hilly 
Implementation of any of the shortlisted options will occur through the procurement of a new kerbside collection service contract. The current contracts 
identified for implementing the preferred option, 
terrain of the Hutt Valley coupled with strong winds and rain impact service delivery
expire in September 2020, having been rolled over from September 2019 to provide sufficient time for the procurement and mobilisation of the new 
with these risks needing to be managed through 
contracts. It is noted that at least six months is required for the mobilisation period to allow enough time for new vehicles, bins and crates to be 
the project:
Risks
Residents uncertain how to use the new recycling system, may result in increased 
supplied, recruitment of collection vehicle drivers and the roll out of new bins and crates prior to the service commencement date. Risk sharing 
- TBC depending on preferred option
contamination. Markets not available for some recyclables, resulting in the need to 
associated with recycling commodity revenue is recommended to balance the risk associated with the current volatility in commodity markets.
landfill these materials
case 

Where are we at 
• Have completed 
• Investment Logic Map (problem definition and 
outcomes sought) 
• Defined strategic objectives 
• Compiled long list of options 
• Short-listed options for more detailed analysis, 
have commenced detailed analysis 
• Currently building a more detailed cost picture, yet 
to be completed 
• Today, present our findings so far 


Hazardous waste 
Relevant WMMP 2017-23 actions: 
• C.8: Review effectiveness, scope and location of hazardous 
waste collection day 
• IN.10: [Improve] Recycling and hazardous waste facilities at 
the transfer station / landfill 


Current service and case for change 
• Annual hazardous waste collection day coordinated with Upper 
Hutt City Council 
• Event supported by volunteer Council staff, but with H&S risks 
• Only captures a relatively small portion of household hazardous 
waste generated 
• Hazardous waste may be stored or disposed inappropriately 
between collection days 
• Unattended hazardous waste drop off area at Silverstream 
Landfill, does not meet best practice H&S standards  

Option 1: Contracted event 
• Contracted event once per year, discontinue drop off 
• Assumes continued shared costs between HCC and UHCC 
• Improved Health and Safety regarding waste materials, but some 
concerns remaining (eg traffic management) 
• Will miss out on some materials as some residents not able to wait 
until the next event 
• Operating costs higher than compared to status quo (~ $92k vs 
$50k) but can be funded from HCC’s (ring-fenced) waste levy 
funding with no impact on rates 
• Sub-option: contracted event every two years 
• Lower cost than annual event, but higher risk of inappropriate 
storage by residents, and reduced capture of hazardous 
materials  
 

Option 2: Enhanced landfill drop off 
• Upgrade storage facilities, staff at all times with trained personnel 
preferably via the landfill operator, no annual collection event 
• Operating costs relatively similar to Option 1 (~ $100k vs $92k) 
• Some additional upfront investments required, eg bunkers  
(~ $50k) but can be funded from HCC’s (ring-fenced) waste levy 
funding with no impact on rates 
• Implementation can be staged, eg continue with annual event, 
and move to enhanced drop off when landfill contracted re-
tendered in 2020 
Sub-option: Enhanced landfill drop off and contracted event 
every two years 

• Could potentially result in increased capture, but most expensive 
option due to service duplication 


Resource recovery 
Relevant WMMP 2017-23 action: 
• IN.3: Investigate the establishment of a free to use recycling 
waste facility and shop before the landfill gates, implement if 
found to be economically viable 

• IN.11: Increase waste diversion at landfill and increase 
collection and diversion of reusable and recyclable items 

Current service and case for change 
• Existing resource recovery drop-off at Silverstream landfill 
• Focused on reuse of bric-a-brac, usable furniture, etc  
• Collected items are processed and sold at Earthlink’s Wingate 
site and shop 
• Customers charged for waste disposal regardless of use of 
drop-off point 
• Current transfer station layout does not encourage use of 
resource recovery drop-off  
• Material dropped off is not protected from the weather 
• Drop-off area and resale shop are located at two different sites 



Option 1 – Status quo 
• Continuation of current arrangement 
with Earthlink, but with focus on 
valuable items (not tonnage per se)  
• Traffic flow improvements already 
under consideration 
• Maintain at current financial support 
($82k) from waste levy 
• BUT continuation of key  
limitations (no financial incentive  
to customers, poor weather 
protection for items, H&S concerns) 

Option 2 – Enhanced status quo 
• Improved reception area for items dropped off, preserve value of 
items 
• Better shelter for resource recovery staff 
• Incentivise diversion by changes to landfill gate fee (eg discount 
voucher)  
• BUT:  
• initial upfront investment to improve storage and drop off 
point (~ $300k, one-off) albeit costs could come from HCC’s 
(ring-fenced) waste minimisation reserve fund or an 
application to the Government’s Waste Minimisation Fund  
• Potential reduction in landfill income (estimated at $50k/year) 

Option 3 – Private site 
• Customers drop-off items at separate resource recovery site (eg 
Earthlink), no drop-off at Silverstream 
• Could enable a more fit-for-purpose facility 
• BUT:  
• customers less likely to go to two separate destinations in 
one trip 
• would require increased on-going funding support from HCC 
to maintain viability 
• risk of reduction in diversion as no site close to the immediate 
drive up to the landfill 
 
 

Options not considered further 
No service 
 Not assessed as does not meet strategic objectives 
 
Expand scope to include construction and demolition waste 
 unlikely to be demand for expanded service scope as virgin 
materials available at low cost and waste disposal costs are 
low (refer recent Tonkin & Taylor report on C&D waste) 
 


Kerbside collection 
Relevant WMMP 2017-23 actions: 
• C.1: Investigate options and costs of a two-stream recycling 
collection, by 2019 
• C.2: Investigate the use of wheelie bins for kerbside recycling 
by 2019 
• IN.4: Review effectiveness, number, and positions of 
community recycling stations. Implement agreed changes (if 
any) 


Current service and case for change 
Kerbside refuse collection 
• Weekly collection pre-paid official refuse bags 
• Significant health and safety concerns with bags (handling injuries) 
• Most customers prefer bins albeit bag market share currently stable 
at 30% 
Kerbside recycling collection 
• Weekly collection of 55L crates 
• Significant concerns about wind-blown litter and also rain damage 
Recycling drop-off stations 
• Unstaffed sites attracting illegal dumping and associated costs 
• Incorrect use / abuse resulting in bin content contamination 
Kerbside food or green waste collection 
• Currently no kerbside collection service 
 
 


Recycling 


Option 1: continue with crates only  
• Continued concerns about wind-blown litter and rain damage 
(some people use nets but they can get damaged and/or lost, 
and are not mandatory) 
• Continued concerns about crate capacity 
• Would continue to rely on recycling stations to take overflow, 
but concerns regarding illegal dumping and bin contamination 
 


Option 2: two-stream recycling   
• Two-stream recycling using wheelie bin for mixed  
recyclables and a crate for glass collected fortnightly 
• Higher capacity bins with latches will  
reduce wind-blown recycling litter 
• Bin option used in many NZ cities: 
Auckland, Christchurch, Wellington,  
Dunedin, Porirua, Palmerston North 
• Glass in separate crate to protect value of other recycling 
(paper) and to enable sorting on truck to protect value of colour-
sorted glass 
• Following roll-out of high capacity kerbside bins, phase out 
unstaffed recycling stations, retain only in two strategic 
locations (co-located with key staffed waste infrastructure, such 
as a transfer station) 
 

Estimated costs recycling  
Current 
 Estimated future 
System 
Crates,  
Crates,  
2-stream, 
weekly 
weekly 
fortnightly 
Annual cost 
$40* 
$82 
$69 
per household 
($65 - $100) 
($55 - $85) 
Total service 
$1.2m 
$2.6m 
$2.2m 
cost 
• Cost range based on mid-point estimate +/- 20%; total service cost based on 
mid-point estimate 
• Market changes over the last two years means less revenue from recycling for 
contractor, thus future collection costs for status quo likely higher than at present 
• Costs for 2-stream collection in line with current costs in Dunedin ($66/property) 
and Porirua ($74/property)  
• Recommend further cost analysis and consult & report back to Council as part of 
the 2020 annual plan process 
* Crates and nets are sold on an at-cost basis, not included in the annual targeted rate of $40 per property  



Currently not possible 
Recycling: What are other councils doing?  in Wellington region 
due to lack of 
infrastructure 
  Recycling service 
Population serviced  Number of councils 
      Commingled bin 
2,123,319 
12 
Currently 
      Mixed recycling bin, glass bin 
144,504 

only on trial 
basis 
      Mixed recycling bin, glass crate 
824,278 
15 
      Crates 
704,538 
23 
      Other 
444,501 
13 
  Total 
4,241,140 
67 

Options not short-listed 
No service 
 Not assessed as does not meet strategic objectives 
One stream 240L bin for commingled recycling, including glass 
 Not viable as no infrastructure to deal with commingled glass 
Separate organics collection 
 No kerbside organics collection service short-listed at this stage due 
to lack of clear carbon footprint comparison and further market analysis 
required (eg processing infrastructure and end-market for collected 
materials) 
 Wellington City Council trialling a separate food organics collection 
from later in 2019; opportunity to follow their progress and apply lessons 
learnt 
 acceptance of green waste at landfill is being assessed separately, 
still to be completed, but if no longer accepted, would affect landfill 
revenue 
 
 


Refuse 



Option 1: continue with bag service 
• 30% of users still want this service 
• Incentive for waste minimisation, only pay for what you use ($2.50 per bag) 
• Council achieves approximately $400k in revenue 
• BUT:  
• Market share currently stable, but there is a risk that costs could 
increase and this could affect revenue  
• Health and safety concerns (eg injuries, animal strike) 
 
 


Bag service: safety issues 
Proportion of injuries by collection method 
(crate) 

Automated bin collection makes up nearly half of the systems, but only 5% of the 
injuries 



Option 2: Discontinue Council service 
• Council pulls out of service provision, and users are free to chose their own 
provider (eg as is done in Kapiti) 
• Users do not have to engage a provider, they could share bins 
• Private operators do not offer bag collection, so this would effectively mean 
moving fully to bins (addresses health and safety risks associated with 
bags) 
• BUT
• Tends to be more costly per household as private operators do not get 
the economies of scale 
• Council currently achieves $400k in revenue from its bag service 
• There is still demand for bags and private operators  
do not offer this 
 



Option 3: Rates-funded bin 
• Addresses health and safety risks associated with bags 
• Range of bin sizes can be provided (80L / 120L) to match customer needs 
• Could still enable private service providers to operate if Council service is 
limited to small bin options (eg for those wanting larger bins)  
• Ensures Council still provides a service that customers expect 
• Can be more cost effective for households currently using small private bins 
(eg 120L) 
• BUT:  
• Transfer costs from user pays to rates funding  rates impact, 
potentially by 5% 
• Unless Council service is limited to only small bins, could reduce 
options for private operators with potential job losses 
• Can disadvantage those that create little waste (single person 
household, elderly) and in hilly areas (or where access is difficult) 



Option 4: PAYT bin 
• “Pay As You Throw” 
• Similar to Option 3 but enables households to pay only for bin collection 
when needed 
• On average slightly more expensive than Option 3, but cost effective for 
households with little waste 
• BUT:  
• PAYT technology still not full commercialised 
• Council currently achieves $400k in revenue from its bag service 

Estimated costs 
Pre-paid 
Opt-out 
Rates Funded  PAYT Refuse 
Service option 
Official Refuse  Refuse Service  Refuse Bins 
Bins 
Bag 
Annual average 
$130 - $143 
$240 - $342 
$115 - $175 
$190 - $280 
cost / household 
Frequency 
one bin pick-
one bin pick-
one bin pick-
one bag per week 
assumptions 
up/week 
up/week 
up/week 
Low: $2.50/bag in  Low: lowest cost 
Range based on 
Range based on 
Lower Hutt 
offer in Lower Hutt  mid-point at  
mid-point at 
High: $2.75/bag 
at $4.62/week for 
$144 (at $2.77 
$234 (at $4.50 / 
Household cost  in Porirua 
80L bin 
per pick up) 
pick up) 
assumptions 
 
High: average of 
+/- 20%  
+/- 20% 
advertised prices 
at $285 (at $5.50/ 
pick up) + 20% 
• Changing to bin models could have impact on rates, and/or potentially lead to 
$400k loss in council revenue (due to loss of bag service), but could also be 
more cost effective for households 
• Recommend further cost analysis and consult & report back to Council as part of 
the 2020 annual plan process 

Household cost scenarios 
Pre-paid 
Opt-out Refuse  Rates Funded 
PAYT Refuse 
Service option 
Official Refuse 
Service 
Refuse Bins 
Bins 
Bag 
Assumptions 
$2.50/bag in Lower 
$4.62/wk for 80L 
$2.77/wk for 120l  $4.50 per pick up 
Hutt 
bin or $5.50/wk  
bin 
for 120l bin 
for 120l 
Household A: One person, 60l of rubbish every three weeks 
Estimated cost 
$43 
$240 
$144 
$58.50 
(pick up four-weekly) 
Household B: Three people, 120l of rubbish per week 
Estimated cost 
$260 
$286 
$144 
$234 
(pick up weekly) 







Refuse: What are other Councils doing? 


Next steps 

Next steps 
• Councillor feedback today and following this workshop on 
the shortlisted options  
• Carry out more detailed cost modelling and analysis for 
kerbside options 
• Note: current kerbside contract expires in September 
2019, but working on extending by one year, in order to 
enable the completion of the waste reviews to inform 
approach for next service contract 

• Undertake community consultation on relevant options as 
part of the annual plan process in early 2020 
• Mid-2020: Council decisions on preferred approach 
• Late 2020 / early 2021: New service contract in place 
 


Low carbon 
opportunities 


Electric trucks? 
• HCC recycling waste services ~ 270 tonnes of CO (trucks)

 
• Opportunity for Council to move to fully electric trucks for 
collecting recycling and/or rubbish as part of the roll-out of 
any new collection approach ~ 80% carbon savings 
• EV technology very suitable as short-start operation, and 
predictable and relatively short routes 
• A number of vehicles now in regular operation 
• Technology is becoming cost-competitive, but costings 
would need to be tested as part of the procurement process 
 


Palmerston North 


Christchurch 


Civic 


Thank you 


New traffic layout under consideration 


Recyling sorting facility