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30/01/2020
Introduction to disclosure of information | Ten One - New Zealand Police Intranet
Introduction to disclosure of information
Executive summary
Key points to note:
A response to a request for personal or official information is mandatory, even if no
information is disclosed.
You must carefully consider what Act applies to each request for information. If the
information is:
about the person making the request, the Privacy Act applies
for non-personal (official) information or information about someone other than
the person requesting it, the Official Information Act applies.
Proactively disclosing personal information must be in accordance with the Privacy
Act.
You must consider the application of the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 when
responding to third party requests for criminal records.
Once a person has been charged, the prosecution is obliged to disclose its case to the
defence in accordance with the Criminal Disclosure Act 2008.
Overview of chapter and personal obligations
About the 'Privacy and official information' chapter
The 'Privacy and official information' chapter consists of these parts:
Information Privacy Principles (IPPs)
Introduction to disclosure of information
Disclosure under the Privacy Act 1993
Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
Community disclosure of offender details
Privacy Breach Management
Related information
For information on:
disclosing information to the defence before trials, see the Criminal disclosure Police
Manual chapter
https://tenone.police.govt.nz/pi/introduction-disclosure-information
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Introduction to disclosure of information | Ten One - New Zealand Police Intranet
dealing with the media and responding to media requests for information see the
media-related Police Manual chapters.
Other guidance is available on the Office of the Ombudsman's and the Office of the Privacy
Commissioner's websites.
Purpose of this part
This introductory part of the 'Privacy and official information' chapter:
provides guidance on deciding whether to disclose information either in response to a
request for official or personal information (reactive disclosure), or in the absence of
a request (proactive disclosure)
outlines key statutes impacting on the disclosure of information by Police
explains the relationship between the Privacy Act 1993, the Official Information Act
1982 and other relevant statutes, and how to work out which Act applies in the
circumstances
explains your responsibility to respond to requests for information and to disclose
personal information only in accordance with legislation.
Once you have determined which Act applies in the circumstances, refer to the relevant
parts of the 'Privacy and official information' chapter listed above for more detail of the law
you must consider before disclosing information under that Act and the procedures to be
followed when responding to requests.
Your responsibility to respond to requests and disclose
information in accordance with legislation
A response to a request for personal or official information is mandatory, even if no
information is disclosed.
Proactively disclosing personal information must be in accordance with the Privacy Act.
Improper disclosure of personal information, or failure to respond to requests at all or in
accordance with the legislative requirements, may:
lead to a complaint being made to the Privacy Commissioner or the Office of the
Ombudsman
result in a costly settlement or Privacy Act proceedings being brought before the
Human Rights Review Tribunal, where a finding that Police has interfered with an
individual's privacy can result in substantial damages being awarded against Police
result in an Ombudsman's recommendation which Police has a public duty to observe
and which will be referred to the Minister of Police.
Who to contact for further information or advice
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If, after reading the detailed parts of the 'Privacy and official information' chapter, you need
further information or advice, contact:
your District O/C File Management Centre, or
PNHQ () Executive & Ministerial Services (email Ministerial Services ), or
District or PNHQ Legal advisers
Which Act applies to disclosure of information?
Legislation governing disclosure
Your decision on whether to disclose information, what to disclose and when, may be
governed by:
Privacy Act 1993
Official Information Act 1982
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
Criminal Disclosure Act 2008
Policing Act 2008 (information sharing to assist corresponding overseas agencies), or
other legislative provisions that require or allow disclosure.
How to work out which Act applies
Use this table as a guide to determining what Act applies to disclosure of information. .
Applicable
Situation
Consideration
statute
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Request for personal information
When a person requests personal
Privacy Act
has been made
information held by Police, the first
1993
question to ask is: "Is the request
for information about the person
making the request?" If it is, privacy
principle 6 of the Privacy Act
applies.
See 'Requests from individuals
seeking information about
themselves' in 'Disclosure under
the Privacy Act 1993'
Proactively disclosing personal
In the absence of a request, privacy
Privacy Act
information (where no request has
principle 11 of the Privacy Act
1993
been made)
applies. This prohibits agencies
from disclosing personal
information to third parties, but
also lists circumstances in which
exceptions to the prohibition apply.
See 'Proactive disclosure of
personal information' by Police in
'Disclosure under the Privacy Act
1993'.
In addition, the prohibition
contained in principle 11 is
overridden by certain provisions in
other statutes that enable
government departments to require
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disclosure. See Requests from
government departments or
agencies.
The application of principle 11 may
also be altered by the operation of
an Approved Information Sharing
Agreement (AISA) under Part 9A of
the Privacy Act. See 'Information
sharing agreements' in 'Disclosure
under the Privacy Act 1993'.
The Policing Act 2008 provides for
the disclosure of personal
information to assist overseas law
enforcement agencies in
accordance with an international
disclosure instrument
or Commissioner’s directions.
Delegation for
information

138.85 KB
sharing under s95
Policing Act.pdf
Some information may be
prohibited from disclosure by other
statutes. See Statutory provisions
restricting disclosure of
information.
https://tenone.police.govt.nz/pi/introduction-disclosure-information
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Request for non-personal (official)
If the request is for non-personal
Official
or third party information has been
(official) information or information Information
made
about someone other than the
Act 1982
person requesting it, the Official
Information Act applies. See
'Requests for official information' in
'Disclosure under the Official
Information Act 1982 (OIA)'.
If the request for information about Criminal Records (Clean Slate) Act
a third party is for a criminal
2004
record, notings, or photographs of
convicted offenders, the Criminal
Records (Clean Slate) Act 2004 may
prohibit releasing that information.
See 'Applying the Criminal Records
(Clean Slate) Act 2004'.
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Disclosing personal information
Determine whether Police's
Criminal
during criminal proceedings
obligations to disclose its case to
Disclosure
the defence apply, whether or not a
Act 2008
request is made. See the Criminal
disclosure chapter.
Any request for information made
by a defendant under the Privacy
Act or the Official Information Act in
the course of criminal proceedings
may and should be refused on the
basis that the request could be
sought under the Criminal
Disclosure Act.
(s29(1)(ia) Privacy Act and s18(da)
Official Information Act)
Request for information made
Determine whether Police is
See Other
under a specific provision in
obliged to provide the information
relevant
another Act or a Court order
requested, overriding the Privacy
Acts or
Act or the Official Information Act.
provide
(Seek advice as necessary).
information
in
accordance
with a
Court order.
Official Information Act overrides the Privacy Act
Section 7(1) & (2) of the Privacy Act states that nothing in principles 6 or 11 overrides the
provisions in any other statute that requires or authorises the disclosure of information, or
prohibits, restricts or regulates it. Therefore, the Official Information Act (OIA ()) overrides
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the Privacy Act.
Other Acts override the Privacy Act
Provisions in other statutes that require or authorise Police to disclose information
override privacy principles 6 and 11. These provisions often exist to enable government
departments to obtain information to carry out their statutory functions.
Criminal disclosure
Once a person has been charged, the prosecution is obliged to disclose its case to the
defence in accordance with the Criminal Disclosure Act 2008.
Refer to the Criminal disclosure chapter for detailed information about criminal disclosure
and the key duties and responsibilities for Police staff.
Other relevant Acts requiring or authorising disclosure, or
prohibiting or restricting disclosure
Statutory powers to require or authorise disclosure of information
Some government departments have a specific statutory power to require you to provide
the information sought. These powers override the general prohibitions in the Privacy Act
from disclosing personal information and include:
s17 Tax Administration Act 1994
s64 Immigration Act 1987 (power to require production of certain information)
s161 Customs and Excise Act 1996 (power to access documents for investigation)
s11 Social Security Act 1964 (power to obtain information regarding benefits)
s78A Education Act 1989 (authorised person may enter school and remove documents)
s30G Land Transport Act (NZTA may require information for fit and proper person
assessment)
s5 Serious Fraud Office Act 1990 (power to require of documents in certain
circumstances)
s201 Fisheries Act 1996 (power to require production of documents)
s66 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 (government departments
can be compelled to disclose information for determining if a child or young person is
in need of care and protection)
s62 Health and Disability Commissioner Act 1994 (the HDC can compel a person to give
information relating to any matter under the HDC's investigation).
Statutory provisions restricting disclosure of information
Some statutory provisions contain specific grounds for withholding information including:
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s200-205 Criminal Procedure Act (suppression of identity or evidence)
s438 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 (prohibition on publication
of Youth Court proceedings, including names)
s16 Victims' Rights Act 2002 (restriction on disclosing victim's precise address)
s23 Victims' Rights Act 2002 (prohibition on providing copy of victim impact statement
to offender to keep)
s179 Search and Surveillance Act 2012 (offence to disclose information acquired
thorough search or surveillance)
s20 Financial Transactions Reporting Act 1996 (suspicious transaction reports not to
be disclosed).
Requests from government departments or agencies
Introduction
This section covers what you should consider when you receive a request for information
from a government department or agency.
Is there a specific statutory power to require the information?
If the person asking for information works for a government department, they may have a
specific statutory power requiring you to provide the information.
If there is no specific statutory power requiring the information to be provided, consider
the request in the same way as you consider other third party requests under the Official
Information Act. See 'When to withhold information in response to OIA () requests' in
'Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA ())'.
Is the request for criminal records?
Partner agencies such as Internal Affairs, the Fire Service, Fisheries, ACC () and MSD wanting
information about criminal records should be referred to the Ministry of Justice as the
holder of court information (just as any requests for criminal records from the public
should be transferred to the Ministry of Justice).
In certain circumstances, it may be appropriate for Police to disclose the criminal record
(e.g. as part of a broader request). Before disclosing an individual's criminal record or
information about it, you must consider the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 and
whether the agency requesting the information is a law enforcement agency as defined in
section 4 of the Act. For further information on the clean slate scheme, see 'Applying the
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004'.
Name suppression
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Do not disclose information subject to name suppression (including Youth Court
proceedings) without obtaining legal advice.
Charging for providing the information
Do not charge a government department for information provided under the Official
Information Act.
Recordkeeping
Create a hard copy or electronic file as you would for any other request. Use the
Information Request database for logging all stages of an information request until
completed.
Requests for information held on NIA or Police-related
systems
Introduction
This section:
explains the types of information held on Police systems, and on Ministry of Justice
and New Zealand Transport Agency systems which Police access through NIA () under
Schedule 5 of the Privacy Act
outlines who is responsible for responding to requests for that information.
What is held on NIA
Police are responsible for responding to requests for any information held on NIA () such
as:
identity information
firearms licence details
charge history
prisoner photographs
family violence records
overseas convictions (where held)
occurrences
The Police Infringement Bureau holds Police infringement records.
Responding to requests for NIA information
Requests for information held on NIA () must be treated in the same way as any other
request. They should be assigned for response to the Police District where the requester
resides or where all or most of the files are held. The response should be prepared by the
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employee most closely associated with the individual concerned, or by the FMC () staff. (See
'Disclosure under the Privacy Act 1993', or 'Disclosure under the Official Information Act
1982')
What is held on the Ministry of Justice system
The Ministry of Justice information systems hold the details of:
New Zealand criminal history information, including formal conviction records
fines collection
case management
People who inquire about this type of information should be referred to the nearest District
Court or to the Ministry of Justice - http://www.justice.govt.nz/criminal-records/get-your-
own or http://www.justice.govt.nz/criminal-records/get-someone-elses. Requests to Police
should be transferred to:
Criminal Records Unit
Ministry of Justice
SX10161
Wellington
What is held on the New Zealand Transport Agency system
The New Zealand Transport Agency information systems hold the details of:
driver licences
motor vehicle registration
demerit points
People who inquire about this type of information should be referred to or requests to
Police transferred to:
Driver Licensing
Transport Registry Centre
New Zealand Transport Agency
Private Bag 11777
Manawatu Mail Centre
Palmerston North 4442
Phone: 0800 108 809 (motor vehicle registrations) or 0800 822 422 (driver licensing)
Fax: 64 6 953 6203
Traffic crash reports (TRC)
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A "traffic accident report" is defined in section 211 Land Transport Act 1998 as " … a written
report prepared by an enforcement officer who is a Police employee that relates to an
investigation of a traffic accident". The report is now entitled "traffic crash report".
Any person is entitled to seek a copy of a traffic crash report. However, as with any other
material, the reports may be withheld or edited as the Privacy Act and Official Information
Act allow.
Fees for traffic crash reports
A fee of $55 is chargeable for a TCR (). Police practice is not to charge individuals for a copy
of the report if they were involved in the traffic crash, but the fee is charged for the supply
of the report to insurance companies.
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