This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Physical restraint advisory group'.



Appendix C
Andy Smith
From:
Olga Berezovsky
Sent:
Wednesday, 7 November 2018 4:34 p.m.
To:
'[email address]'; '[email address]'; 
'[email address]'; '[email address]'; '[email address]'; 
'[email address]'; 'Gerard Direen'; David Wales; Shelley Dean; Mary Pupich; 'J 
Nel'; 'Belle Tuimaseve-Fox'; '[email address]'; David Pluck; 'Mary Hall'; 'Jack 
Boyle'; '[email address]'
Subject:
Physical Restraint Guidelines - draft working document not for wider circulatin
Attachments:
Physical Restraint Guildelines Redraft (004).docx
Kia ora koutou  
Please find attached a working draft of the refreshed physical restraint guidelines. We considered the feedback 
received, and made some changes. We will work through these and other ideas not incorporated in this current 
draft, at the session.  This draft is circulated for use at the meeting.  Please note there will be a fully edited/proofed 
penultimate draft after Friday’s workshop.  
The agenda for the session is: 

Welcome

Minutes from the last meeting and general update

Scenarios activity, identifying the response (the Acts, the defence)

Update of the guidelines (alignment with the rules), and what’s changed

Reporting requirements vs reviewing

Additional Resources (Q n A; Scenario Resource)

Testing understanding of the resource

Roll out plan
See you at the meeting. 
Olga  
under the Official Information Act 1982
ed 
Olga Berezovsky | Senior Advisor 
DDI 9(2)(a)
  Ext 9(2)(a)  
33 Bowen Street, Wellington
education.govt.nz  |  Follow us on Twitter: @EducationGovtNZ 
Rele
We get the job done  Ka oti i a mātou ngā mahi
We are respectful, we listen, we learn  He rōpū manaaki, he rōpū whakarongo, he rōpū ako mātou 
We back ourselves and others to win  Ka manawanui ki a mātou, me ētahi ake kia wikitoria 
We work together for maximum impact  Ka mahi ngātahi mō te tukinga nui tonu 
Great results are our bottom line  Ko ngā huanga tino pai ā mātou whāinga mutunga 
1

 
1982
Act 
 
Guidelines for Registered Schools in 

New Zealand on the Use of Physical 
Information 
Restraint 
 
November 2018 
Official 
 
the 
 
 
under 
Released 

 
These guidelines are issued by the Secretary for Education under section 139AE of the Education Act 
1989. 
Ministry of Education 
Mātauranga House 
33 Bowen Street 
PO Box 1666 
Wellington 6140 
www.education.govt.nz 
 
© Crown copyright, 2017 
All rights reserved. 
Al  enquiries should be made to the publisher 
ISBN ................. 
New Zealand.govt.nz 
 
 
 
 
under the Official Information Act 1982
Released 

 
Contents 
Foreword . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... .  E 
xxx Principles 
Legislation . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . Error! Bookmark not defined. 
Responsibilities of Boards of Trustees, Sponsors of Partnership Schools Kura Hourua, 
Managers of Private Schools . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . Error! Bookmark not defined. 
Good practice guidance . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . .. . .  K 
Student and staff wellbeing come first . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . .  K 
Identifying when you may need to apply physical restraint . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . ... . K 
Use physical restraint only where safety is at a serious and imminent risk . . . . . . . . . . . . . . . ... K 
What is serious and imminent risk to safety? . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . .  K 
These examples do not pose a serious and imminent risk to safety . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . .  L 
Acceptable Physical Contact . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . .  L 

Use preventative and de-escalation techniques first . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . .  M 
Preventative techniques . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... M 
What may escalate the behaviour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . O 

Guidance if you have to use physical restraint . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . .  P 
What to do if prevention and de-escalation do not work . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ...  P 
Monitor wellbeing throughout when applying physical restraint . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . .  Q 

Good practice fol owing an incident involving physical restraint . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . .  Q 
Debriefing the incident . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . Q 
Promote the minimisation of physical restraint . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . .  S 
Reporting and documenting the incident . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . .. S 

Individual Behaviour Plan . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . T 
Adapting the Individual Behaviour Plan . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . U 
under the Official Information Act 1982
Training in safe responses . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ...  U 
For the whole school . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . .  Error! Bookmark not defined. 
For the team supporting the student . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . .  Error! Bookmark not defined. 
Reporting templates for physical restraint . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . ... . U 
Appendix 1: Staff physical restraint incident report form . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . ... . . . V 

Appendix 2: I
Released nformation for the Ministry of Education and the employer – in accordance 
with Rule 8(1) of the Education (Physical Restraint) Rules 2017 . Error! Bookmark not defined. 
Information for the Ministry of Education and the employer form . . . . . . Error! Bookmark not 
defined. 

 
Appendix 4: Debriefing form for staff involved in physical restraint incident . . . . . . . . . . . . . . . . BB 
Appendix 5: Physical restraint debriefing form – parents or caregivers, student . . . . . . . . . . . . . CC 
Developing the guidelines: expertise from throughout the sector . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . .  1 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 

 
 
Foreword 
 
Student and staff wellbeing is at the heart of these guidelines. Safe physical and emotional 
environments are of greatest importance for all students, and support teachers in their professional 
role.  Minimising the use of physical restraint is important. Research tells us that physical restraint 
compromises the health and safety of students, and those using it. 
The guidelines are a resource issued under section 139AE of the Education Act 1989 to help schools 
understand their responsibilities under the legislation on the use and reporting of physical restraint, 
and the prohibition of seclusion (sections 139AB –sections139AE). They also explain the associated 
Physical Restraint Rules 20171.    
The legislation requires all schools to have regard to these guidelines. The guidelines also make it 
clear that under the legislation seclusion is prohibited and must not be used in New Zealand schools. 
The guidelines take into account current international research and directions, and relevant 
legislation and international conventions including the New Zealand Bill of Rights Act 1990, 
Education Act 1989, United Nations Convention on the Rights of the Child, United Nations 
Convention on the Rights of Persons with Disabilities  Vulnerable Children Act 2014, Health and 
Safety at Work Act 2015, and the Crimes Act 1961. 
Expertise from throughout the sector helped informed the development of the guidelines. We thank 
representatives from the Special Education Principals’ Association of New Zealand, New Zealand 
Principals’ Federation, New Zealand Educational Institute Te Riu Roa, New Zealand School Trustees 
Association, Secondary Principals’ Association of New Zealand, New Zealand Post Primary Teachers 
Association, Ministry of Health, High and Complex Needs Unit, the Children’s Commission, New 
Zealand Police and the Ministry of Education. 
 
under the Official Information Act 1982
 
 
 
                                                           

Released 
The Guidelines for Registered Schools in New Zealand on the use of Physical Restraint (the guidelines) are issued by the Secretary for 
Education under section 139AE of the Education Act 1989 (The Act).  They supplement the legislation relating to limits on the use of 
physical restraint and the prohibition of seclusion.  They explain the legislation (sections 139 AB to 139AE of the Education Act 1989) and 
the associated Education (Physical Restraint) Rules 2017 (the rules). 
 

 
 
 
 
Introduction 
The guidelines are a resource to help schools understand their responsibilities under the legislation 
on the use and reporting of physical restraint and the prohibition of seclusion. The guidelines also 
aim to support staff to safely manage potentially dangerous behaviour. 
The guidelines support these objectives by describing: 
•  key principles to help ensure all schools and learning environments are safe for all children 
and adults 
•  who can apply physical restraint and under what circumstances (as defined by the 
legislation) 
•  the roles and responsibilities of school leaders (Boards, Sponsors and Managers) 
•  advice about identifying when physical restraint can be applied 
•  safe ways to manage potential y dangerous situations when a student may need to be 
physically restrained. These include preventative or de-escalation techniques to avoid the 
need to physically restrain a student  Options for managing behaviour, if prevention or de-
escalation does not work, are also provided 
•  how to incorporate physical restraint into an Individual Behaviour Plan if necessary, and who 
to involve in the decision making process, including parents and caregivers 
•  how to review situations involving restraint to provide information or new learning to 
prevent future occurrences and provide support for staff and children affected 
•  how to report incidents of physical restraint, and 
under the Official Information Act 1982
•  examples of physical contact and physical restraint policies. 
Using these guidelines wil  help staff respond to the uncertainty they can experience when faced 
with a student exhibiting difficult behaviour that may escalate into a dangerous situation, and 
prevent future occurrences. 
 
Released 
 
 
Page | F 
Physical Restraint Incident Report 

  
Guiding principles 
The guidelines are built on a number of fundamental guiding principles. 
Principle 1: Physical restraint is a serious intervention. These guidelines aim to minimise the use of 
physical restraint. 
 
Principle 2: If there is an alternative to physically restraining a student, use the alternative. Behaviour  1982
strategies to respond to dangerous behaviour should address the underlying cause or purpose of the 
dangerous behaviour. 
 
Act 
Principle  3:  Schools  staff  should have access to resources or training on appropriate,  effective 
alternatives to physical restraint and seclusion such as positive behaviour interventions and supports, 
and for cases involving imminent danger or serious harm, on the safe use of physical restraint for 
children. 
 
Principle 4
: All schools are required to provide a safe physical and emotional environment for students 
and staff. Parents, students and the public have a legitimate expectation that the school environment 
will be a safe environment that supports learning. 
 
Information 
Principle 5: The Education Act 1989 provides for the circumstances when teachers and authorised 
staff members may physically restrain a student. In exercising these powers, teachers and authorised 
staff members must act reasonably and proportionately in  the circumstances to achieve a safe 
environment for students and staff. 
 
Principle 6: 
Students’ rights are protected under the Bil  of Rights Act 1990. 
Official 
 
Principle 7:
 Each restraint incident provides an opportunity for reflecting to develop understanding 
about the child and circumstance to prevent restraint. 
the 
 
Principle 8
: Schools should develop clear behaviour policies that incorporates guidance on safe 
appropriate, physical contact to support staff. 
 
under 
Physical contact with children 
Physical contact is part of a teacher’s expression of care for a student. Teachers should and do 
respond to children and young people in a way that gives expression to an appropriate level of care. 
Teachers who work with younger students, for example in junior primary, are faced with different 
situations than teachers in upper primary and secondary schools. They are more likely to have 
physical contact with younger students, for example, when offering comfort, guidance and in daily 
aspects of their teaching. This may involve assisting students who have soiled themselves or who 
Released 
need help dressing or undressing at appropriate times. Such contact should be defined within a 
school’s acceptable physical contact. 

 
New Zealand Legislation 
 
What is physical restraint? 

 
The Act defines physical restraint as using physical force to prevent, restrict, or subdue the 
movement of a student’s body or part of the student’s body. 
Who can use physical restraint in schools? 
 
Physical restraint can only be used by teachers or authorised staff members. Teachers are people 
employed in a teaching position at a school. This includes a person with a Limited Authority to 
Teach, and a relief teacher employed by the employer (e.g. board of trustees, sponsor or manager).  
All teachers are automatically authorised to act under the legislation. 
When can physical restraint be used in schools? 
The Act limits the use of physical restraint by teachers or authorised staff members in schools to 
situations where: 
•  they have reasonable grounds to believe that there is a serious and imminent risk to the 
safety of a student or of any other person; and 
 
•  the restraint used is reasonable and proportionate in the circumstances. 
 
How does the legal framework for physical restraint wo k? 
 
Physical restraint is regulated via a combination of the Act, the rules and statutory guidelines. It is a 
legal requirement for schools to: 
•  comply with the Act and rules 
•  have regard to the guidelines. 
 
The legislation and rules set out what schools must do. The guidelines outline good practice in using 
physical restraint, and monitoring and reporting on the use of physical restraint. By following the 
Act, the rules and the guidelines when using physical restraint, a teacher or authorised staff member 
will minimise their risk of injuring a student or being hurt themselves, and mitigate their risk of legal 
liability. 
under the Official Information Act 1982
When did the legislation come into effect? 
 
The legislation has applied since 19 May 2017.  
 
Seclusion 
 
The Act bans the use of seclusion in schools and early childhood services including ngā kōhanga reo. 
 
More information about seclusion can be found on the Ministry of Education website: 
Released 
https://education.govt.nz/school/managing-and-supporting-students/student-behaviour-help-and-
guidance/seclusion/ 
 
Page | H 
Physical Restraint Incident Report 

  
Responsibilities of Boards of Trustees Sponsors of Partnership Schools 
Kura Houra, Managers of Private Schools 
 
Authorising Staff members 

Boards, sponsors of partnership schools kura hourua and managers of private schools must the 
follow the procedure for authorising staff members, who are not employed as teachers, to use 
restraint in accordance with Rule 5 of the Rules. The Rules are: 
1982
•  An employer may authorise an employee, who is not a teacher, to use physical restraint. 
•  Every authorization must be in writing 
Act 
•  The employer must give the employee a copy of the authorization 
•  The employee may, by written notice to the employee, revoke an authorisation at any time. 
 
Administration 
 
Boards, sponsors and managers should ensure that: 
Information 
•  school practices are clear, follow the rules, are well-documented, explained to students in an 
age-appropriate way, and available to all 
•   teachers and authorised staff who are designated to physically restrain students are suitably 
supported and trained for this task.  
Official 
•  systems are in place to support the smooth running of the school. These include keeping 
written records and fol owing requirements to notify, monitor and report on the use of 
physical restraint. 
the 
 
School policies on physical restraint
 
 
Each school should: 
 
under 
•  develop policies on physical restraint that follow these guidelines and make these policies 
available for all students, parents and caregivers 
•  provide a clear complaints process for students, parents and caregivers 
•  review the policy as part of the school’s annual review cycle. 
 
Released 
Communicating with students and with the school community 
It is the school’s responsibility to ensure that parents, students, school staff and the community 
know about the school’s plans and policies for managing challenging behaviour and using physical 
restraint. 

 
This includes having processes in place to inform parents when physical restraint has been used. 
Review 
The Education Review Office may review a school’s use of physical restraint, as it would any other 
school operation or procedure. 
 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Page | J 
Physical Restraint Incident Report 

  
Good practice guidance 
Student and staff wel being come first 
These guidelines focus on staff and student safety and wellbeing. They provide staff with generic 
techniques for preventing and de-escalating potentially dangerous situations. Schools can request 
the Understanding Behaviour Responding Safely training which provides staff with further training in 
preventing and de-escalating behaviours(see page xxx). 
Identifying when you may need to apply physical restraint 
Use physical restraint only where safety is at a serious and imminent risk 
Physical restraint is a serious intervention. The emotional and physical impact on the student being 
restrained and the person doing the restraining can affect the wellbeing of both the student and the 
staff member who applies it. 
The first aim should be to avoid needing to use physical restraint  Use preventative and de-
escalation techniques to reduce the risk of injury. 
Use physical restraint only when: 
The teacher or authorised staff member reasonably be ieves that the safety of the student or of any 
other person is at serious and imminent risk. 
The physical restraint response must be reasonable and proportionate in the circumstances: 
•  Use the minimum force necessary to respond to the serious and imminent risk to safety. 
•  Use physical restraint only for as long as is needed to ensure the safety of everyone involved. 
What is serious and imminent risk to safety? 
The physical restraint provisions are intended to deal with the upper end of the spectrum of 
situations where it is clear that, in these situations, the restraint is in response to an imminent risk to 
safety. 
under the Official Information Act 1982
Teachers and authorised staff members wil  need to use their professional judgement to decide 
what constitutes “a serious and imminent risk to safety”. These situations are examples. 
•  A student is moving in with a weapon, or something that could be used as a weapon, and is 
clearly intent on using violence towards another person. 
•  A student is physically attacking another person, or is about to. 
Released 
•  A student is throwing furniture, computers, or breaking glass where there is a possibility that 
they or others could be injured if cut or hit. 

 
•  A student is putting themselves in danger, for example running onto a road or trying to harm 
themselves. 
These examples do not pose a serious and imminent risk to safety 
Avoid using physical restraint to manage behaviour in these situations: 
•  to respond to behaviour that is disrupting the classroom but not putting anyone in danger of 
being hurt 
•  for refusal to comply with an adult’s request 
•  to respond to verbal threats 
•  to stop a student who is trying to leave the classroom 
•  to stop a student leaving a school without permission (who has the developmental capacity to 
be safe walking on the footpath or crossing the road) 
•  as coercion, discipline or punishment 
•  to stop a student who is damaging or removing property, unless there is a risk to safety. School 
Trustees Association provides information for schools about property damage. 
Acceptable Physical Contact 
Staff may need to physical y support students. The fol owing situations involving physical contact to 
support students happen in schools every day:   
•  Physical contact, such as an open hand on the arm, back or shoulders to remove a student from 
a situation to a safer place. 
•  Staff may hold the hand of a young student who is happy to have their hand held for a short 
time. 
•  Staff may need to comfort a younger child when their parent leaves, or may pick a student up to 
comfort them.  
•  Younger students, especially in their first year of school, sometimes need additional help. For 
example, you may “shepherd” a group of younger students from one place to another. 
under the Official Information Act 1982
•  Phy ical contact to support a student to move them to another location, or help them to get in a 
vehicle or use the stairs. 
•  The practice of harness restraint, when keeping a student and others safe in a moving vehicle, or 
when recommended by a physiotherapist or occupational therapist for safety or body 
positioning. 
•  Assisting a student with toileting, including changing a nappy. 
Released 
 
 
Page | L 
Physical Restraint Incident Report 

  
When there is serious and imminent risk to safety use preventative and de-escalation 
techniques first 
Research tells us that many cases of restraint can be prevented through knowing the student, 
building trusting relationships and using effective de-escalation techniques. 
De-escalation refers to a set of verbal and non-verbal responses which if used selectively and 
appropriately reduces the level of a student’s anxiety or anger to prevent loss of control. 
Preventative techniques 
Understand the student 

•  Get to know the student and identify potentially difficult times or situations that may be 
stressful or difficult  for them. Analyse school reports and see if there are patterns of difficulty, 
such as conflict with peers at break times. 
•  Monitor wider classroom/playground behaviour carefully for potential areas of conflict. School-
wide behavior supports offer a range of tools to support monitoring. School-wide positive 
behavior is a resource available to all schools. 
•  Identify skills that are developing for the student that might need additional support such as 
managing transitions. The ALSUP tool is a great resource for thinking through different scenarios 
where a child may need further support. 
https://www.livesinthebalance.org/sites/default/ iles/ALSUP%20060417.pdf 
•  Identify the student’s unique personal signs of stress. These behaviour cues are important 
predictors for a child’s loss of emotional regulation or control and allow you to intervene early. 
They can be characterised by: 
Breathlessness  
Flushing of the face, 
Talking fast, excitedly or loudly 
Arguing under the Official Information Act 1982
Making noises 
Rigid posture, clenching of fists and jaws 
Pacing up and down 
Swearing, abusive and derogatory remarks 
•  Behaviour cues occur on a continuum e.g. from a flushed face, to arguing, to pacing. Know the 
signs and intervene early. 
Released 
•  Teach all your children skills to keep calm. Mindfulness games and breathing exercises are a fun 
way to build these. 

 
•  Build calming activities into your routines e.g. reading after energetic activities. Some students 
are more likely to escalate if their body is not calm. 
•  For students that have difficulty with their emotional regulation, develop plans with them where 
they can practice being calm. Have places in the classroom or nearby where this can occur, and 
where other students know not to disturb them or will not disturb them. Trust that calm 
students want to return to their learning activities.   
Build trusting relationships 
Research shows that students learn best when they experience positive relationships with their 
teachers. 
The Ministry of Education supports the building of trusting relationships with access to the 
Incredible Years Teacher programme, and the Restorative Practice tools and resources kete. 
The Incredible Years Teacher programme provides teachers with approaches to help turn disruptive 
behaviour around and create a more positive learning environment for their students. The 
programme is for teachers of children aged 3–8 years.  The programme covers: 
•  building positive relationships with students 
•  proactively preventing behaviour problems 
•  using attention, encouragement and praise to turn behaviour around 
•  motivating students by giving them incentives 
•  helping students learn social skills, empathy, and problem-solving 
•  using appropriate consequences for undesirable behaviour. 
 
Restorative Practice is a relational approach to school life grounded in beliefs about equality, dignity, 
mana and the potential of all people. The Positive Behaviour for Learning (PB4L) Restorative Practice 
model focuses on building and maintaining positive, respectful relationships between students and 
staff, and their peers. School staff are supported with best-practice tools and techniques to restore 
relationships when things go wrong. See here for resources: http://pb4l.tki.org.nz/PB4L-Restorative-
Practice/What-is-PB4L-Restorative-Practice. 
Restorative kete 2 contains resources that support teachers to develop effective communication 
skills. It  focuses on listening, questioning and restorative scripts when things get tricky. See here: 
http://pb4l.tki.org.nz/PB4L-Restorative-Practice/Restorative-Practice-Kete-Book-Two 
under the Official Information Act 1982
Explore additional resources on building trusting relationships on TKI “Putting student relationships 
first”. See herehttp://nzcurriculum.tki.org.nz/Curriculum-resources/NZC-Online-blog/Putting-
student-relationships-first 
De-escalation techniques 
Demonstrate a supportive approach. A supportive approach includes body position – to the side, 
Released 
relaxed, and with limited ‘direct’ eye contact.  
Page | N 
Physical Restraint Incident Report 

  
•  Standing side on to a student vs facing front on to a student, protects your body from harm and 
is less intimidating to others. Relax your shoulders and stay calm by breathing slowly to calm 
your body. A calm body conveys reassurance to the child. 
•  Maintain an appropriate distance. (Not too close, but close enough to provide presence and 
reassurance to the student). 
•  Limit eye contact. Direct eye contact can be challenging and intimating for children.  Be flexible 
in your responses: adapt what you’re doing to the demands of the situations. 
•  Demonstrate a verbally calm, authoritative presence. Maintain a calm voice tone (quality and 
pitch) and cadence (rhythm and rate). Deliver messages calmly with an even ‘rate’ of words  
•  Maintain an appropriate voice volume i.e. be aware of loudness and intensity (e.g  not shouting 
or whispering). Keep the volume appropriate. 
•  Redirect as needed a student’s focus to the desired outcome. Use the child’s name “I’m here to 
help. When you are ready we can xxx” 
•  Al ow venting. 
•  Name the emotion in a calm even voice: “You look really angry”,  I can see that you are very 
frustrated”… 
•  Use the child’s name to gain attention. 
•  Say what you want the child to do: “When you xxx, then we can xxx “, “walk slowly” (vs the 
words “don’t”, “stop that” etc.) 
•  Wait. 
•  Remove the audience – ask other students to take their work and move away. 
Focus on communicating respect, your desire to help, what you want the child to do versus what 
they are doing.  Keep verbal interactions respectful. When appropriate, give the student clear 
choices and/or directions to help them feel more secure and regain control. Think ahead in case the 
situation escalates. 

Further escalation or intimidation 
under the Official Information Act 1982
Take al  threats seriously. Avoid physical intervention unless there is no safer alternative
•  If escalation occurs, move further away. 
•  Seek assistance. 
•  Make sure you have an exit plan. 
•  Constantly reassess the situation. 
Released 
What may escalate the behaviour 
•  Tone of voice, arguing or interrupting. 

 
•  Not being able to stay calm and “over talking”. 
•  Contradicting what the student says – even if they are wrong. 
•  Challenging or threatening the student with a consequence. 
•  Trying to shame the student or showing your disrespect for the student. 
Guidance if you have to use physical restraint 
What to do if prevention and de-escalation do not work 
•  Physical restraint can be applied by teachers and authorised staff.  
•  If teachers and authorised staff members do not have the skills or confidence to safely restrain a 
student, call for help. 
•  Call the police when a student cannot be managed safely or does not calm after restraint and it 
continues to be unsafe for students, staff or themselves, after al  alternatives have been 
explored. 
•  There may be situations when an unauthorised staff member intervenes and physically restrains 
a student, for example when there are no teachers or authorised staff nearby.   
•  Although the Education Act 1989 does not cover the intervention of an unauthorised staff 
member who physically restrains a student there may be other justifications for intervening 
available in legislation or common law that apply. 
Do not use these restraints 
•  Physical restraint that inhibits the student’s breathing, speaking or main method of 
communication, for example physical restraint that inhibits a student’s ability to use sign 
language. 
•  Prone (face-down) phy ical restraint 
•  Pressure points and pain holds 
•  Tackling, sitting, lying or kneeling on a student 
under the Official Information Act 1982
•  Pressure on the chest or neck 
•  Hyperextension (bending back) of joints 
•  Headlocks 
•  Using force to take/drag a student, who is resisting, to another location 
•  Restraint when moving a student from one place to another – trying to get them into a van or 
Released 
taxi, for example – when they are in an escalated state, as this may escalate them further. 
Page | P 
Physical Restraint Incident Report 

  
Monitor wel being throughout when applying physical restraint 
•  The physical and psychological state of the student being restrained should be continuously 
monitored by the person performing the restraint and other people present. 
•  Apply physical restraint only for the minimum time necessary and stop as soon as the danger has 
passed. 
•  Monitor the physical and psychological wel being of both the student and the staff member who 
applied the restraint for the rest of the school day. Watch for shock, possible unnoticed injury 
and delayed effects. 
Good practice fol owing an incident involving physical restraint  
After the event 
After an incident involving physical restraint, take these steps to ensure everyone involved stays 
safe, future incidents can be prevented if possible, the parents or caregivers know, and the incident 
is reported. 
•  Check the student regularly and support them as necessary  
•  Tell the parents or caregivers the same day the incident occurred so they can monitor the 
student’s wel being at home. 
•  If the student attends a residential school, ensure the residential team manager is told, so the 
student’s wellbeing can be monitored after school. 
•  Check with the staff member that they have support before they go home and access to services 
as needed. Ensure they have someone that they can talk to if they want to, a partner, a friend, a 
colleague. Connecting with others supports people through a crisis. Employee Assistance 
Programme (EAP services) can provide additional support as needed. 
 
Reviewing the incident 
It is important to review situations with staff involved. Staff may be distressed by the event.  They 
may realise that actions could have been prevented or someone was hurt. Others may be worried 
under the Official Information Act 1982
about the consequences, such as the needs of other children who saw the restraint, or complaints 
from parents or legal action. 
The structured process outlined below can help provide reassurance and resolution, and allows 
planning for prevention and de-escalation if there is a risk of reoccurrence.  
A team approach when reviewing al ows a range of perspectives 
•  Hold a review session with involved staff, the Principal or Principal’s delegate, and another 
Released 
member of staff not involved in the physical restraint incident. Hold it within a few days of the 
incident. If Ministry or RTLB practitioners are part of the student’s team, involve them in the 
review process. 

 
•  Choose someone to lead the review. The person leading the review should be someone 
independent of the situation, who can respond with active, empathetic listening.  
•  If the police were involved in the incident, invite them to participate in the review session. 
•  Reflect formally on why the incident occurred. Consider what might have prevented it, and what 
might need to change to decrease the likelihood of it happening again. 
•  Consider whether all preventative and de-escalation strategies were used and whether the 
restraint used was safe. 
1982
•  Review the Individual Behaviour Plan (if there is one) and make decisions as a team about what 
needs to be strengthened to minimise the likelihood of a similar incident. 
Act 
•  Write notes on the review along with agreed, next steps or actions. 
Reflecting prompts 
The way we reflect is important and prevents blame and other processes from preventing next steps 
or actions.   
•  Check the person/people involved and or applied the restraint is ready to review. 
“Are you ready to talk about the incident”  Information 
•  Orientate the team by focusing on the ‘lead up’ facts and patterns.  
“Tell me what happened” 
“What lead up to the incident, has it happened before?” 
“What physical or verbal changes did you notice just before the escalation?” 
Official 
“What interventions did you try to de-escalate the situation?” 
 “How could you tel  things were escalating?” 
the 
“What worked well/what didn’t work well?” 
 
•  What can you suggest that might prevent this happening again in the future? 
under 
•  What can we do to strengthen the things that worked well or improve the things that didn’t go 
so well? 
•  Do we need to agree on some actions for improvement? If so what are they? 
•  What help and support do you need to make these improvements? 
 Reviewing with parents or caregivers 
•  Offer the parents or caregivers a separate review as soon as practically possible 
Released 
•  At this meeting, give them the opportunity to discuss the incident. Invite them to become active 
partners in exploring alternatives to restraint. If appropriate, involve the student in this review 
session.Write notes from the review along with next steps or actions. 
Page | R 
Physical Restraint Incident Report 

  
Managing complaints from parents 
•  It is understandable that some parents may feel upset if their child has been physically 
restrained.  All schools will have a policy on responding to parent complaints.   
•  The school should also contact the local Ministry office if the complaint cannot be easily 
resolved.  If further investigation is required then the Ministry can support the process. 
Promote the minimisation of physical restraint 
The Principal or Principal’s delegate should be responsible for: 
•  promoting the goal of minimising the use of physical restraint through a focus on alternative 
strategies 
•  ensuring appropriate training is provided that aligns with the goal of minimising physical 
restraint in the school 
•  monitoring the use of physical restraint in the school (to include gathering and analysing 
information, identifying trends, and checking that documentation about each incident is 
complete) 
•  collating information about physical restraint in a report and sharing data on physical restraint 
regularly with the Board of Trustees via the Principal’s report at Board meetings. Do this in a 
public-excluded session 
•  managing any complaints and feedback  
Reporting and documenting the incident 
•  All incidents of physical restraint must be reported to the Ministry of Education and the 
employer.  Complete the form attached as appendix 1 to do this. 
•  When you report the Ministry will contact your school to determine whether your school needs 
further support and what this support might look like. 
•  Staff must also complete a staff physical restraint incident report. You can use the form attached 
as appendix 2 to these guidelines, or other suitable template.   
under the Official Information Act 1982
•  Put the completed incident report on the student’s file, and make them available to the 
student’s teacher and parents or caregivers. 
 
 
 
Released 
 
 

 
Individual Behaviour Plan 
A student who regularly presents with high-risk behavior should have an Individual Behaviour Plan. 
School-wide Tier Two Implementation Manual (section four) provides information on how to develop 
an Individual Behavior Plan. See here: http://pb4l.tki.org.nz/PB4L-School-Wide/Support-material. 
RTLB and/or MOE staff can work with the student’s support team to develop the plan. An effective 
plan occurs when everyone works together over time to reduce unsafe situations, and builds the 
skills of the student and the team.   
The Individual Behaviour Plan should outline situations where risk occurs, the preventative and de
escalation strategies which, if successfully implemented, would prevent the need for physical 
restraint. 
Use of physical restraint within an Individual Behaviour Plan 
Where a Ministry behaviour specialist is part of the team supporting the student, and where unsafe 
situations are continuing to occur frequently or are of such magnitude that physical restraint is the 
only option, the team wil  be taught how to safely restrain the student. These are likely to be 
situations where preventative and de-escalation strategies were not able to be implemented or have 
not been effective due to the child’s on going level of elevation. Parents and caregivers who have to 
use physical restraint in the home environment may want to be part of this training. 
Evidence tells us that an effective Individual Behavior Plan will build the skills of the child, 
support their needs and reduce the need to restraint. 
Parents or caregivers should always be a member of the team developing the plan. 
•  Give parents or caregivers the opportunity to help make decisions about their child and agree to 
the interventions that wil  be put in place to support them. 
•  Inform parents or caregivers if physical restraint is identified in the student’s Individual 
Behaviour Plan, including how it wil  be applied in accordance with these guidelines. 
•  Provide all relevant professionals and parents or caregivers with a copy of the Individual 
Behaviour Plan  It should be signed off by the Principal (or Principal’s delegate) and the student’s 
under the Official Information Act 1982
parents or caregivers. 
The use of physical restraint 
•  The use of physical restraint should be regularly reviewed and monitored by the team 
supporting the student. 
•  Parents/caregivers should be told as soon as possible on the same day about the incident and 
how it was managed in accordance with the guidelines. 
Released 
•  If the student resides in a residential school or home, the residential team should be told so the 
student’s wellbeing can be monitored after school. 
Page | T 
Physical Restraint Incident Report 

  
Adapting the Individual Behaviour Plan 
•  Following an incident of physical restraint hold a meeting as soon as possible. Involve the team 
supporting the student, including the parents or caregivers, and the residential team manager if 
the student is enrol ed in a residential school. Use the meeting to review the Individual 
Behaviour Plan and the physical restraint processes followed in the incident. 
•  In the updated plan, identify ways to prevent the need to use physical restraint in the future. 
•  Incorporate in the plan the suggestions of parents or caregivers and, if appropriate, the student. 
•  If a behaviour specialist from the Ministry or an RTLB is supporting the team around the student, 
involve them in the review of the plan.   
•  Put al  relevant documentation in the student’s file, and copy it to the student’s teacher and 
parents or caregivers. 
Training in safe responses  
For the whole school 
A training package, Understanding Behaviour – Responding Safely (UBRS), provides training with a 
focus on preventative and de-escalation techniques. It is available to all staff and can be delivered in 
modules. Contact your local Ministry of Education off ce for information about this training. 
School staff should be made aware of the following: 
•  physical restraint should only be used in emergency situations, and only when less restrictive 
interventions have not ended the serious and imminent risk to the safety of the student or 
others. 
•  the forms of physical restraint that may compromise health and safety, and the serious physical 
risks associated with some physical restraint techniques. These include the risk of asphyxia and 
sudden death. 
 
 

under the Official Information Act 1982
 
 
 
Released 

 
Appendix 1: information for the Ministry of Education and the 
Employer – in accordance with Rule 8(1) of the Education (Physical 
Restraint) Rules 2017 
 
If a student is physically restrained the incident must be reported to the Ministry of Education and 
the employer (board of trustees, sponsor of a partnership school kura hourua, or manager of a 
private school). 
•  Complete the form below and email it to [email address]. 
•  Provide a copy of the form to the employer.  Information on physical restraint incidents 
should only be shared with the Board of Trustees via the Principal’s report. 
•  Only share this information in a session that excludes the public. 
 
Why is the Ministry col ecting this information?   
The Ministry wil  use the information to provide appropriate support to schools and students when there are 
incidents of physical restraint on students.   
The Ministry wil  also use this information to update the rules and guidelines to reflect evolving practice or 
address areas of concern. 
What is physical restraint? 
The Act defines physical restraint as using physical force to prevent, restrict, or subdue the movement of a 
student’s body or part of the student’s body. Physical restraint is a serious intervention.  The legislation limits 
the use of physical restraint on students to teachers or authorised staff members. 
The fol owing situations involving physical contact happen in schools every day.  They are not examples of 
physical restraint and do not have to be reported to the Ministry: 
•  Temporary physical conta t, such as a hand on the arm, back or shoulders to remove a student from a 
situation to a safer place. 
•  Holding a student with a disability to move them to another location, or help them to get in a vehicle 
or use the stairs. 
•  The practice of harness restraint, when keeping a student and others safe in a moving vehicle, or 
when recommended by a physiotherapist or occupational therapist for safety or body positioning. 
under the Official Information Act 1982
•  Younger students, especial y in their first year of school, sometimes need additional help. For 
example, you may “shepherd” a group of younger children from one place to another. 
•  Staff may hold the hand of a young student who is happy to have their hand held for a short time. 
•  Staff may pick a young student up to comfort them briefly. 
 
 
Released 
Page | V 
Physical Restraint Incident Report 



 
Appendix 2: Staff Physical Restraint Incident Report form 
 
If a student is physical y restrained the incident staff must complete a Staff Physical Restraint 
Incident Report2
.  
•  Use this form, or some other suitable template. 
•  The form must be completed as soon as possible. 
1982
•  The incident report should be signed off by the staff involved, any staff who witnessed the 
incident, and the Principal or Principal’s delegate. 
•  If the Principal applied the restraint, a delegated senior management team member should 
Act 
sign off the report. 
•  Place a copy of the Staff Physical Restraint Incident Report and any other relevant forms, e.g. 
an injury form, in the student’s file. Make the copied forms available to the student’s 
teacher/s and the student’s parents or caregivers. 
 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
                                                           
2 The reporting requirement is made in accordance with Rule 8(2) of the Education (Physical Restraint) Rules 2017. 
Page | X 
Physical Restraint Incident Report 









  
 
Note: The information in this form may be the subject of requests made under the Privacy Act 1993 
and the Official Information Act 1982. 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Page | DD 
Physical Restraint Incident Report 

 
 
Developing the guidelines: expertise from throughout the sector 
An advisory group from across the sector contributed to the development of the guidelines. We 
sincerely thank this group for their contribution to the development of this guideline. The group 
included representatives from the Special Education Principals’ Association of New Zealand, New 
Zealand Principals’ Federation, New Zealand Educational Institute Te Riu Roa, New Zealand School 
1982
Trustees Association, Secondary Principals’ Association of New Zealand, New Zealand Post Primary 
Teachers Association, Ministry of Health, High and Complex Needs Unit, the Children’s Commission, 
New Zealand Police and the Ministry of Education. 
Act 
Information 
 
Official 
the 
 
under 
Released 
Physical Restraint Incident Report 
Page | I 




Agenda
1982
Act 
Agenda 
• Welcome
• Minutes from the last meeting and general update
Information 
• Scenarios activity, identifying the response (the Acts, the defence)
• Update of the guidelines (alignment with the rules), and what’s changed 
• Reporting requirements vs reviewing Official 
• Additional Resources (Q n A; Scenario Re
the  source)
• Testing understanding of the resource
• Roll out plan
under 
2
education.govt.nz
Released 


Themes from minutes of the last meetin
1982 g
Act 
Data
• National data important to share and helpful for policy 
• More information wanted on the type of post restraint support given to 
schools, and if this was helpful
Information 
• Explore ways of sharing restraint information with MOE (electronic 
reporting?)
Compliance
Official 
• Teachers/authorised staff confused abo
the 
ut what is permitted. Harder to 
apply common sense)
• Boards and teachers fearful of
under  the law and rules
• Variable response to legislation (restraint used?) and the rules (restraint 
reported?)
education.govt.nz
Released 


Themes continued
1982
Act 
Guidelines
• Guidelines OK; Need to be clear about what is lawful/not lawful
• Opportunity to strengthen/add messaging
• Addition of Q and A’s and scenarios helpful
Information 
• Addition of more primary examples needed
• Some teachers/leaders need more support on behaviour prevention and 
change strategies 
Official 
Issues
the 
• Insufficient support for the rol  out of previous guidelines
• Inadequate fol ow-up support
under  post restraint
• Legislative framework and associated rules
education.govt.nz
Released 


Scenarios
1982
Act 
• Exercise
Information 
Official 
the 
under 
education.govt.nz
Released 


Scenarios
1982
Act 
Anything that we have missed
Information 
Official 
the 
under 
education.govt.nz
Released 


Guidelines changes
1982
Act 
• Provide a clearer reflection of the rules – H/O (Education Rules)
• The language has been reviewed (“too overly negative”, “jarring”)
• Provide more information on “what to do” and make clearer the role of 
physical contact vs physical restraint (not “common se
Information  nse”; too many grey 
areas”)
• More information provided about what to do to prevent physical restraint
• Example policies (physical contact and ph
Official ysical restraint)
• Reporting requirements clarified and r
the 
eflection invited
Are there supports missing?
under 
Are there stil  some elements that are unclear?
7
education.govt.nz
Released 


Supporting materials
1982
Act 
• Questions and answers
• Scenarios
Information 
• Training and supports
Official 
the 
under 
education.govt.nz
Released 


Testing and rollout plans
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
education.govt.nz
Released 

1982
Scenario 
No 
Physical 
Physical 
What would the response look like, what 
contact? 
contact? 
restrain? 
would you recommend? 
 
Sweeping books off shelves, tipping   
 
 
 
Act 
water, chairs and tables, ripping 
displays off walls, other children’s 
work.  
Child who likes a particular seat 
 
 
 
 
each day keeps pushing other 
children off the chair when they sit 
on it. 
A child won’t sit at their desk and 
 
 
 
 
work alongside peers and is always 
on the move. This is discussed with 
Information 
the parent and the parent says she 
has trouble at meal times and 
places them in a high chair and this 
works. She suggests something 
similar at school 
Two children that mock and tease 
 
 
 
 
Official 
each other frequently. This can 
escalate quickly to punching and 
hitting. 
Child crawling under tables and 
 
 
 
 
the 
lying with feet in the air, banging on 
tables, making growling noises. 
Non-verbal child keeps biting and 
 
 
 
 
picking at skin making it bleed, 
some bites severe and distressing 
under 
for other children. 
When teacher requests are made 
 
 
 
 
the child swears and shouts at the 
teacher. 
Released 

1982
Child hurts other children by pulling   
 
 
 
their hair when he is seated near 
them. 
Child breaks other children’s 
 
 
 
 
Act 
equipment and pens/pencils when 
he gets annoyed/angry at them. 
Child spits at other children when 
 
 
 
 
he gets annoyed. Will also spit at 
the teacher. 
Child gets argumentative when 
 
 
 
 
playing games and shouts at other 
children about rule violations. 
She/he wil  hit, trip, push others 
who he/she sees are in the 
Information 
“wrong”. 
Child climbing on shelving in room 
 
 
 
 
and sitting on top of shelving. 
Child playing outside in the sandpit   
 
 
 
and refusing to come in when 
asked. 
Official 
Child starts crying when parent 
 
 
 
 
leaves in the morning. 
Child upset and running after 
 
 
 
 
the 
parent in the morning. Parent 
asking you to do something as they 
need to get to work. 
Child upset and crying and refusing   
 
 
 
to join the group. 
Child hits another student then 
 
 
 
 
under 
refuses to leave the classroom to 
see the principal. 
Released 

1982
Child hits another student and 
 
 
 
 
refuses to go to time out to calm 
down. 
Child in wheel chair keeps bumping   
 
 
 
Act 
other children “on purpose” with 
the chair, hurting children despite 
being told to stop. 
Non-verbal autistic child loses 
 
 
 
 
control outside of NZQA hal  
doorway. Students inside started 
sitting exam. Child refuses to move 
and keeps screaming loudly. 
Child goes to time out but refuses 
 
 
 
 
to stay there and continues arguing 
Information 
and keeps coming back to class 
lesson and disrupting the class. 
Child refuses to sit at desk or do 
 
 
 
 
any activities. Scooters around on 
their hands and feet disturbing 
other children while they work 
Official 
Limited language, Down Syndrome   
 
 
 
boy loves cars and often talks with 
adults in the car park about their 
cars. Loves to hop inside cars to see 
the 
how they work. Hops in a 
contractors car who is visiting the 
school and then refuses to hop out, 
sitting behind the wheel. 
Child new to the school refuses to 
 
 
 
 
under 
sit on the mat with others for mat 
time and keeps inviting children out 
to play with him/her. 
Released 

1982
Child keeps sitting on top of other 
 
 
 
 
children refusing to get off when 
asked. 
Child soils themselves and refuses 
 
 
 
 
Act 
to leave the mat/seat/classroom. 
Child smells and children start 
commenting. 
Child wets themselves and stays 
 
 
 
 
seated in the puddle refusing to get 
up. 
Child refusing to go with parent 
 
 
 
 
after the school day is ended. 
Child refusing to sit on the mat 
 
 
 
 
stating that they want to continue 
Information 
reading their book. 
Child saying that they don’t want to   
 
 
 
join the class to go and visit class 9. 
Child inside the class laying waste 
 
 
 
 
to everything, swearing and yelling 
and throwing pencils, scissors 
Official 
anything at people. I walked in and 
promptly had a pencil thrown at 
me. 
the 
Child tried punching teacher and 
 
 
 
 
using school bag to swing at others 
including teacher. 
Child threatening other children 
 
 
 
 
and staff with 'weapons' (baseball 
bat, wooden sticks, blocks of wood 
under 
etc.).   
Child banging their head on the 
 
 
 
 
concrete repeatedly. 
Released 

1982
Child punching walls of classroom 
 
 
 
 
and screaming. 
Eight year old boy smashed 
 
 
 
 
windows/punched holes in the 
Act 
bathroom walls during outbursts.  
Larger city school a student 
 
 
 
 
assaulted two other students and a 
teacher aide.   
Parent unable to get child out of 
 
 
 
 
their car, child clinging to parent, 
returning home with child. 
Child having a tantrum when the 
 
 
 
 
parent leaves. 
Child out of control or throwing a 
 
 
 
 
Information 
tantrum. 
Child locking themselves in the 
 
 
 
 
classroom or other rooms. 
Student throwing digital device 
 
 
 
 
across a crowded classroom 
Student climbing on the roof of a 
 
 
 
 
Official 
classroom and refusing to come 
down. 
Viscously assaulting other kids 
 
 
 
 
the 
during class time. 
Student howling in (medical room) 
 
 
 
 
leaving and then screaming, lying 
down, and refusing to move in 
corridor outside main office. 
Child running away from teacher, 
 
 
 
 
under 
who is following them, throughout 
the school grounds.   
5 year old punches, kicks and 
 
 
 
 
screams. 
Released 

1982
Child refuses to come into school, 
 
 
 
 
from the top of his mother’s car. He 
has missed 15 - 20 days of school 
already by refusing to attend school 
Act 
in this way. 
Student with special needs 
 
 
 
 
emptying out containers of dice, 
pens, crayons, mobilo and other 
equipment around the classroom, 
shouting aggressively, throwing 
objects, including picking up a 
laptop, upturning desks and chairs 
and becoming very physical y 
intimidating at the end of the 
Information 
school day. 
A 7yr old starts running up a state 
 
 
 
 
highway, as he wants to run home. 
 
Official 
the 
under 
Released