This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Arrangement between Phantom Billstickers and Wellington City Council'.
Contract 114.00023 
Poster Bollard Advertising and Management  
 

 
CONTRACT dated the ______ day of ________ 2017 
 
   
PARTIES 
 
1. 
WELLINGTON CITY COUNCIL (the "Council") 
 
2. 
PHANTOM BILL STICKERS LTD (the "Company") 
 
 
BACKGROUND 

The  Company  has  offered  to  maintain  and  upgrade  a  network  of  poster 
 
bollards, construct and install a number of New Bollards in Wellington City 
to  provide  advertising  for  Arts,  community,  and  event  organisations  (The 
Target Market) and associated management services, at no cost to Council. 
   

The  Company  is  to  arrange  for  advertising  on  all  the  Bollards and  will 
collect  all revenue  from  such  advertising and pay to Council a licence fee. 
 
 

The Company will maintain all Bollards during the term of the Contract and 
will, at Council's option, transfer ownership of the New Bollards to Council 
at the end or earlier termination of the Contract. 
   

 Subject  to  the  terms  of  this  Contract  the  Company  is  to  have  exclusive 
advertising rights  to  the Bollards. 

The Council and the Company now wish to enter into this Contract to 
record the terms and  conditions  of their  agreement. 
 
IT IS AGREED  AS  FOLLOWS: 
   
OPERATIVE  PROVISIONS 
 
1. 
Scope of Services 
1.1 
The Company shall perform the following tasks (herein referred to as "the Services") 
 
in accordance with the terms of this Contract  
 
 
 
 
 
 
            (i)       Renew  and replace all Bollards  and Business Information Poles 
 
             (ii)       Install New  Bollards  and Business Information Poles 
 
(iii) 
Maintain and repair Bollards and Business Information Poles 
 
(iv) 
Manage advertising on all Bollards  
 
(v) 
Design, install and manage business information poles 
 
(vi) 
Manage illegal postering and graffiti surrounding Bollard locations 
1.2 
A  more  comprehensive  description  of  the  Services  required  to  be  performed  are  set 
 
out in Schedule 1. 
 
1.3 
The  Company  shall  give  notice  to  the  Council  within  ten  (10)  Working  Days  of  t he 
   

Company  becoming  aware  of  any  matter  which  will  change,  or  has  the  likelihood 
of  changing  or  has  changed  the  scope  of  the  Services.  The  notice  shall  give 
reasonable detail of the nature of the change and the Company's planned response. 
2. 
 Grant of Licence 
 
2.1 
The  Council   shall,  subject   to   the  terms  of  this  Contract,  in  consideration    of 
the  Company  maintaining  the  Bollards  and  the  Company  transferring  the  ownership 
of  the  Bollards  to  the  Council  at  the  end  or  earlier  termination  of  this  Contract 
(should it  choose  that  option): 
 
(a) 
Allow the Company to erect New Bollards; 
 
(b) 
Grant  to  the  Company  licences  on  the  terms  and  conditions  set  out  in  this 
Contract  for  the  sites  on  which  the  Bollards  (including  the  relocation  of 
Bollards)  are to be placed;  and 
 
(c) 
Grant to the Company an exclusive right to advertise on the Bollards. 
 
2.2 
The  Council  grants  to  the  Company,  as  licensee,  a  licence  to  use  the  Sites  to 
install New  Bollards  or to which  New  Bollards  are to be relocated  and a licence to 
advertise on all Bollards and Pole Poster Holders. 
2.3 
The Council grants and the Company, as licensee, accepts a licence to use the Sites 
for the  term  of  this  Contract  (less  one  day)  or  such  shorter  term  if  the  
Contract  is terminated prior to expiry of the term. 
 
 
2.4 
In respect  of the licence, the Council  and the Company  covenant  as follows: 
(a) 
the Company and its subcontractors, servants and agents shall have access 
to the Site(s) as provided for in this Contract; 
 
(b) 
the    Council    will    not    interfere    with    the      Company's    reasonable    use   
and enjoyment  of the Site(s) during the term  of this Contract;  and 
 
(c) 
the  Council  shall  take  no  responsibility  for  loss  or  damage  to  the  Bollards 
which  are to occupy the  Site(s), however  caused. 
 
2.5 
The Company covenants: 
(a) 
to  use  the  Site(s)  for  the  purposes  defined  in  this  Contract  and  for  no 
other purpose; 
 
(b) 
not  to  assign  the  benefit  of  the  licence  for  use  of  the  Site(s)  or  to  grant 
any  sub  licence  for  use  of  the  Site(s)  except  as  provided  for  under  the 
terms of this Contract; 
 
(c) 
to keep the Site(s) in a clean and tidy manner;
(d) 
To keep the surrounding area (up to 50m) of all Sites clear of graffiti   
and illegal postering as described in clause 4.5 
(e) 
to  comply  with  all  statutes,  regulations  and  ordinances  regarding  the 
provision of the Company's services and the use of the Site(s) for that 
 
purpose;
 
 
 
   

(f) 
to  keep  the Council  indemnified  against  any claims  for liability  for 
damage, loss or injury which may occur to the Site(s), the Company 
or to any other person;  and 
(g)        on  expiry or  termination  of the  licence  for  each  Site, to  ensure that  the 
Site(s) are left in the condition required  by the terms  and conditions of this 
Contract. 
 
2.6 
   The  Company  has  no  personal  right  of  occupation  on  the  terms  specified  under  this 
Contract and has no interest in the land which  form the Sites under this Contract. The 
legal  right  to  possession  and  control  over  the  Sites  remains  vested  in  the  Council 
throughout the term of this Licence. 
 
 
3. 
Bollard Installation Programme 
         
          3.1     Programme 
 
 
 
 
The company will, at its sole expense (subject to the provisions of clause 15), renew or 
 
 
 
upgrade all Bollards and supply and install New  Bollards as specified in Schedule  1 - Scope 
 
 
 
of Services at such sites as are identified and approved under the terms of this Contract 
3.2 
Bollard Locations 
   
The Company  may  propose  location(s)  for the New  Bollard(s)  and  the  Council  will 
either approve or reject the location at its sole discretion. 
 
3.3 
By entering into this  Agreement,  the Council  does not  offer  any assurance that there 
are sufficient suitable sites available for the installation of the bollards proposed under 
clause  3.1 or  3.2,  the  final  number  of  which  shall  be  determined  only  following  an 
investigation  of  available  sites and the completion  of the approval process  described 
within this Agreement. 
 
 
4. 
Term of Contract 
 
4.1 
Initial Term 
This Contract commences on the Commencement  Date first above written for a term 
of  T h r e e ( 3 )  years  and,  subject  to  clause  4.2,  ends  on  the  Expiry  Date  or 
earlier termination in accordance with this Contract or by operation of law. 
 
 
4.2 
Renewal 
Subject  to   the  conditions  below   being   satisfied,   the   Company   shall,  upon   the 
expiration  of the Initial  or Renewal  Term, have the right to renew this Contract  for a 
further term  of two  (2) years  from the Renewal  Date.  The renewed  Contract  will be 
upon  and  subject  to the terms and conditions contained  and implied  in this Contract, 
and  shall  include  a right  to  renew  the  Contract  for up to  two  (2) Renewal  Terms  of 
two  (2)  years  each  so that  the  Company's  occupancy  of  the  Sites will,  in  any event, 
expire on  or before  the  Final  Expiry  Date.   The  conditions  required  to be  satisfied 
 
prior to any renewal being granted are: 
4.2.1  The Company requests the renewal in writing no more than twelve (12) 
months and no less than six (6) months prior to the expiration of the Term; 
4.2.2  h4.2.2  The Council policies, goals,  objectives  and bylaws  continue to permit and 
e
be  supported  by  the  Services  to  be  performed beyond the  expiry  of  the Term. 
 
 
 
4
4.2.3  The  Company  is not,  at the  expiration  of the Term,  in breach  of any              
   

t
 
e
 
r
term or condition of this contract or any  other contract between  the Company 
m
and the Council;   
 
 
                                                                                                      
o
4.2.4  The Company has promptly  and  fully observed  and adhered  to the terms 
r
of  this  Contract  during  the  Term  and  including  meeting  the  criteria  for  the 
 
successful  conduct  of the Services described  in clause 4.3; 
c
o
4.2.5  The  Company  pays  the  Council's  reasonable  costs  in  obtaining  all 
n
necessary  approvals  and documentation  for such renewal. 
d
i
t4.3     The  Parties  agree  that  the  Council  shall  only be  required  to  grant  extensions  of 

term  of  this  Agreement  if  it  be  satisfied,  on  reasonable  grounds,  that  what  it 
o
 
sought  to  achieve by granting  a licence  in the  first  place  has  and  continues  to be 
n
 
met. 
 
 
o
4.4     The Council's criteria for the successful conduct of the Services require the  
 

Company  to  satisfactorily  comply  with  the  terms  and  conditions  of  this   
 
Agreement  including,  in particular: 
 
t(a) 
The  Bollards  are  kept  looking  tidy,  displaying  current  posters  only,  that  they 
h
are checked  and  maintained  by  the Company's  personnel  at  least  once a day on 
i
s
each day of the year  including  all Public Holidays. 
  
C
(b) 
The  Bollards  are  stripped  and  cleaned  when  required  to  maintain  their  clean 
o
and  tidy appearance  and to preserve  their use. 
  n
t(c) 
All  postering  paper  and  glues  are cleaned  up  from  the  ground  within  30 metres 
r
of the Bollards  daily. 
  a
c
(d) 
No  posters  are displayed  or allowed  to remain  on the Bollards  that  do  not meet 
t
the  Council's  criteria  of  what  constitutes  an  acceptable  poster  for  the  purposes 
 
of display on Bollards  described  in clause  11.3. 
o
r(e) 
The  Company  meets  its  obligations  in  respect  of  making  available  ten 
 
percent (10%) of  the  total  space  on  all  Bollards  and a free postering service  in 
a
 
accordance  with  the  provisions of clause 11.9.                                                                                    
n
y
(f) 
The Company not placing posters illegally on Council or other property in the 
  
City  subject to  the  clarification  as to  what  is  "illegal  postering"  described  in 
 
clause 
 
4.5. 
 
(g) 
There  not  be  a  significant  growth  in  the  level  of  illegal  postering  generally  or 
demand  in  excess  of the  10%  provision  in  clause  11.9  that  might  be  avoided  by 
the  Council  increasing  by  a  significant  margin  the  available  space  on  the 
bollards  for  what  would  otherwise  be  illegal  posters.  A  "significant  margin" 
would  for this purpose be in excess of 30% of total  space on all  Bollards.  
(h) 
Illegal postering is removed from all sites described in clause 4.5 within a  radius 
of 50m from an approved Bollard site. 
(i) 
Graffiti is to be removed within 50m of an approved Bollard site. This activity is 
to be monitored and recorded through the Council’s “Stop Tag” app. 
 
 
 

 
 
 
 
 
4.5 
"Illegal  Postering"  is  postering  which  is illegal  under  any  law  or bylaw,  or  placed without 
the permission  of the  Council  or property  owner  on  any Council  or privately  owned  items 
including  but  not  limited  to:  buildings,  structures,  street  furniture,  signal  control  cabinets, 
shelters, poles, parks, planter boxes and footpaths and road surfaces.  
   5.         Company's Obligations 
    5.1     Comply with directions 
     
   The  Company  shall  comply  with  all  reasonable  directions  given  by  the  Council's Representative. 
  5.2   Provide equipment and materials 
 
  
  The  Company shall  provide all equipment, tools, materials and  supplies  required to perform  the  
 
  Services unless  otherwise  specified  in  this  Contract. 
 
     5.3     Personnel 
 
(a) 
The  Company  shall  ensure  that  all  its  Personnel when  providing  the  Services have  a neat 
and  tidy  appearance.    All  Personnel  shall  wear  identification,  clearly  displayed,  s h o w i n g  
that  they are employed  by the Company. 
 
(b)   
The  Company  shall  ensure  that  the  Personnel conducting  the  Services  conduct themselves 
in  a proper  manner  so that  they not  bring  either the Company or the Council  into  disrepute. 
If the Council  is concerned  as  to  the conduct  or appearance  of  any  Personnel,  the  Council 
will  provide  particulars  of  its  concerns  to  the  Company  and  the  Company  shall 
immediately  ensure  its  Personnel    satisfy  the  Council's  standards  and  requirements  and  if 
the  Company  is  not  able  to  satisfy  the  Council,  the  Company  shall  withdraw  those 
Personnel  not  meeting  Council's  standards  from  carrying  out  the  Services  until  the 
Council  is  satisfied  those  Personnel  concerned  will,  in  future,  meet    the  Council's 
standards  and  requirements. 
 5.4     Co-operation 
The  Company  shall  in  providing  the  Services  co-operate,  at  its  sole  cost,  with  the Council, its 
employees, Council's contractors and third party utility operators. 
 
         5.5     Comply  with  legislation and  Council  standards 
 
The  Company  shall  comply  with  all  applicable  legislation  including  but  not  limited  to,  all 
Wellington City Council bylaws and Council's corporate policies that establish the standards  and 
parameters  within  which  it  requires  the  Services  to  be  performed.  Relevant  policies  and 
current  bylaws  applicable  to  this  Contract,  specifically  Part  17.4  "Hoardings,  Posters  and 
Notices  in  Public  Places", 
can be found on the Council’s website and may  be  revised  and 
replaced from time to time. 
 
The Company, its Personnel and any subcontractors engaged by the Company to carry out any 
part of the Services shall at all times comply with the requirements of Wellington City  Council's  
"Code  of  Practice  for   Temporary   Traffic  Management" and "Code of Practice for  Working on  the 
Road".  
The latest versions of each of these Codes of Practice are available on the Council's 
website. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
5.6 
Reporting 
5.6.1     The  Company  shall  provide  the  Council  with  the  reports  detailed  in 
Schedule  2   and  keep  such  other  reports  and  records  that  the  Council  may consider 
relevant  and  as  advised  by  the  Council  in  carrying  out  the  Services and  deliver  these 
to the Council at the time(s) and frequency  specified by the Council.                                                                                                                  
5.6.2  The  Company  shall  ensure  that  it  has  sufficient  technical  and  secretarial  support  to 
ensure  the  timely  completion  and  submission  of  all  reports  and  other information 
required to be provided under this Contract. 
 
 
 
 
5.7 
Quality Assurance 
5.7.1  5.71     The  Company  shall   comply  with   all  reasonable   quality  assurance standards 
of  the  Council  where  notified  by  the  Council  to  the  Company  in                
writing  (to  the  extent  that  such  standards  are  not  contrary  to  any  express 
provisions of  this Contract). 
5.7 2    T he  Company  and  Council  shall  meet  regularly  (as a minimum  once               
every three months) to discuss and ensure that the Company is delivering the 
Services in compliance with: 
 
(a) 
elements of this Contract regarding the quality of the Services to be provided; 
 
(b)       health and safety requirements under clause 5.15 of this Contract; 
(c) the Scope of Services, including but not limited to: 
 
(i) 
reliability  and timeliness  in provision  of the Services; 
(ii) 
overall management of provision of the Services; 
 
(iii) 
customer  service  and  public  relations; 
(iv) 
compliance with confidentiality requirements; 
(v) 
accuracy in all documentation and verbal communications; 
 
(vi) 
complaints  procedures;  and 
(vii) 
reporting procedures.
 

   
 
 

5.8 
Consents 
 
5.8:1   
The  Company  shall  obtain  all  necessary  consents  and  permits  to  carry  out  the 
Services.  The  Company  shall  meet  the  costs  of  all  consents  and  the  cost  of  complying 
with any conditions of any consent. 
 
5.8.2  
Should the Company fail to meet any conditions or pay the cost of any consents, 
the Council may meet such conditions and costs. The Parties shall prior to incurring any 
costs discuss the work required, the basis of the fee and reach agreement as to what is 
appropriate prior to the work being undertaken. Any costs incurred by Council in that 
regard shall be paid by the Company to Council immediately upon receipt by the Company 
of written request for payment.  Any costs or expenses incurred by Council under this 
clause shall be a debt due and owing from the Company to the Council. 
 
 
5.9 
Audit and monitoring of Services 
5.9.l    
        The Company is responsible  for monitoring  the quality of the Services 
provided under this Contract and its compliance with the requirements of this Contract. 
 
5.9.2 
The Council may monitor and audit the performance of the Company from 
time to time. An audit may take the form of spot checks and/or a more formal audit. The 
objective of such audit shall be to ascertain the level of compliance by the Company with 
the requirements of this Contract, with a particular focus on the quality of the Service. The 
Council  will  give  the  Company  reasonable  notice  if  a  formal  audit  is  to  be  undertaken. 
The Company will make available all reasonable information requested by the Council for 
any formal audit. 
 
5.9.3 
Where, as a result of any audit undertaken by the Council, the Council is not 
reasonably  satisfied  that  the  Company  is  adequately  performing  any  aspect  of  the 
Services  the  Council  may  inform  the  Company  of  its  concerns  and request by written 
notice that the Company remedy any part of the Services not being adequately provided. 
 
5.9.4 
If the Company does not comply  with the terms of the written notice and 
rectify the Services provided within twenty (20) working days or such greater time period 
as  is  stated  in  the  notice  issued  under  clause  5.9.3,  then  the  Council may terminate this 
Contract. 
 
5.10 
Access  to  adjoining  properties 
 
The Company shall obtain authority to have a reasonable right of entry upon and to do 
any act  upon  any  adjoining  property  to  Council  property  as  may  be  necessary  to 
remove,  install or maintain  any Bollard  on any Site. All  costs involved in obtaining such 
right  shall  be  borne  by  the  Company.  The  Company  shall  respect  the  rights  of  the 
adjoining  property  owners  and  shall  make  good  as  soon  as  practicable  any  damage  to 
adjoining properties arising out of the Company's operations. 
 
   

 
 
 
 

 

 
5.11 
Target market 
 
5.11.1    The  Company  shall  ensure  that  during  the  term  of  this  Contract  it 
provides  the target  market  (as described  in  Schedule 3) reasonable  access to advertise 
on the Bollards. This includes free advertising space as described in clause 11.9 
 
5.1.1.2     The description of the target market may be amended from time to time.  
Any  such  amendment  must  be  agreed  to  between  the  parties.   The            
Company's  agreement  to  any  such  amendment  shall  not  be  unreasonably  withheld.  The 
Council's agreement to any  such amendment  shall be at  its absolute  discretion. Any  such 
change  shall  not  be  effective  until  recorded  in writing  and  signed  by  both  parties  as  an 
amendment  to Schedule 3. 
 
5.11.3      The Company acknowledges that the level of advertising  charges on             
Bollards  enables  the  target  market  to  have  reasonable  access  to  cost-effective 
advertising. The  Company  agrees  that  it  shall  only  increase  its advertising  charges  if  it 
can  be  reasonably  assured  that  the  target  market  will  continue  to afford  to  have access 
to  advertising  on  Bollards.  If  the  Council  is  concerned  the  Company  has  used  its 
position  in  the  market  to  raise  its prices  beyond  that which  is reasonable  in  the  light  of 
the  foregoing requirements,  then  the parties shall,  at  the  discretion  of  the  Council,  refer 
the  Company's  pricing  practices  under  dispute  resolution  procedures  for  expert 
determination with the  intent that  such  determination  shall be binding  on the parties. 
 
 
5.12 
Company's Representative 
5.12.1 
  The  Company   shall   at   all   times   during   the  term   of  this   Contract 
appoint  a  competent  person  acceptable  to  the  Council  to  be  the  Company's 
Representative.  The  Company's  Representative  shall  be  authorised  to  receive  all 
directions  and  instructions  in  connection  with  the  Company's  provision  of  the 
 
Services.                                                                                                               
5.12.2     The Company's  Representative  shall be  contactable by the  Council at 
all  times  (including  by  telephone,  mobile telephone,  facsimile,  pager  or other suitable 
communication device). 
 
5.12.3    The  Company  may  appoint a  replacement  Company's Representative with  the 
Council's  written  consent  and  such  consent  will  not  be  unreasonably withheld. 
 
5.12.4  The  Council  may  at  any  time  by  notice  in  writing  to  the  Company                   
object   on   reasonable   grounds   to  the   continuance   of   any  person   as  the 
Company's  Representative.  The  Council's  notice  shall  state  the  grounds  upon which  the 
objection  is  based. The  Company  shall,  subject  to  clause  5.12.3  as  soon  as practicable, 
appoint  a replacement  person  to that position. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
 
 
 
 

 
 
5.13 
Liaison with the Council 
 
5.13.1 
All  routine  and  day  to  day  communications  by  the  Company  with  the Council 
shall  subject  to  any  express  contrary  provision  in  this  Contract  be  directed  by  the 
Company  to  the  Council's  Representative at the  address  shown in clause 6.2. The Council 
shall  give  its  instructions  and  communicate  to  the  Company's  Representative  or  as  the 
Company's Representative shall direct. 
 
5.13.2     In  accordance with clause 5.7.2  the Company  and  the Council  shall  engage 
in meetings  and  any  additional  meeting  as reasonably requested  by the  Council's 
Representative  to  review  the  Services  and  discuss  any  issues  relating  to  the 
performance of  the  Services  and  Council's requirements. 
 
5.14 
Subcontractors 
 
5.14.1   The  Company  may  engage  subcontractors  as have  been  approved  in writing 
by  the  Council  (such  approval  not  to  be unreasonably  withheld)  and  as  necessary  to 
carry out part of the Services under this Contract. The Company will be responsible for 
the payment of the subcontractors' fees. 
 
5.14.2   The Company shall not subcontract all of the Services to be provided by it 
under this Contract. 
5.15 
Health and Safety 
 
5.15.1  The  Service  Provider  has  represented  to  the  Council  that  it  has  the  capability  to 
comply with all relevant health and safety legislation and regulations in force from time to 
time or replaced, and the Council has relied on that representation when entering into this 
Agreement. 
5.15.2  Each  Party  to  this  contract  must,  in  connection  with  the  performance  of  its 
obligations  and  the  exercise  of  its  rights  under  this  contract,  comply  with  its  obligations 
under  health  and  safety  legislation  including  the  Health  and  Safety  at  Work  Act  2015,  as 
amended, or replaced from time to time, and including any regulations, approved codes of 
practice (HS Law), and guidelines in force at the time.  
5.15.3 The Council will notify the Service Provider of any known existing, new or changed 
hazards  and  information  relevant  to  the  health  and  safety  of  workers  undertaking  the 
Contracted Services.  
5.15.4 The  Service  Provider  will  apply  best  industry  knowledge  to the  management  of  its 
health  and  safety  obligations  under  this  Agreement  and  shall  develop  and  maintain  a 
Contracted  Services-specific  health  and  safety  management  plan.  Based  on  the health and 
safety  risks  and  nature  of works  being  undertaken,  or  as requested  by  the  Council,  a  site-
specific  health  and  safety  management  plan,  or  similar  will  be  developed,  prior  to  work 
commencing. The plan(s) and any updates and/or reviews of the plan(s) (at least annually 
and following contract and/or HS Law changes), are subject to Council approval and must 
as a minimum cover:  
a)  The allocation of responsibilities for health and safety, including the responsibilities of 
sub-contractors 
b)  Hazard and risk management processes including: 
i.  a hazard / risk register and job safety analysis (or similar) with preference provided 
to eliminating controls followed by minimising controls (i.e. substitution, isolation, 
engineering  controls)  and  subsequent  management  of  residual  risk.  This  should 
   
 
 

 
 
 
align with the Council hazard register’s identified hazard categories and minimum 
 
1
controls, plus all additional hazards and controls identified by the Service Provider. 

ii.  A  description  of  what  the contractor  will  do  to  ensure  that  new  hazards  that  arise 
during  the  Contract  Works  are  identified  and  their  risks  reduced  as  far  as  is 
reasonably practicable. 
iii.  Requirements  for  the  management  of  specific  high  risks  e.g.  electricity,  traffic 
management, hazardous substances 
iv.  Safety and personal protective equipment and/or clothing 
c)  Training and competency of workers including general and site specific  inductions 
d)  Engagement  and  management  of  subcontractors,  including  sharing  of  Council’s 
expectations under this contract 
e)  Incident management 
f) 
Emergency management 
g)  Plant and equipment calibration, maintenance, certification and use 
h)  Safety in design principles (as appropriate) 
i) 
Supervision, inspections, and observations 
j) 
Worker participation  
k)  Monitoring and reporting 
l) 
Drug  and  alcohol  testing  programme,  including  pre-employment;  random;  post 
incident and reasonable cause. 
m)  Health and wellbeing strategies 
5.15.5  In the second week of each month the Service Provider shall provide a monthly health and 
safety  compliance  report  to  the  Council  including  the  following  health  and  safety 
performance indicators for the preceding month end: 
a)  Hazard  and  control  updates  e.g.  changes  to  the  hazard  register,  Standard  Operating 
Procedures 
b)  Training and competency updates e.g. H&S courses or on-job assessments  
c)  Audits, inspections, and safety observations competed 
d)  Drug and alcohol testing updates 
e)  Number of workers vs number of inductions completed 
f) 
Occupational health monitoring status e.g. due or completed 
g)  Incident reporting including trend analysis; top 4 hazard categories 
h)  Investigation updates including status of actions 
5.15.6  The  Council  may  carry  out  health  and  safety  observations  and/or  inspections      (planned    
and unplanned) during the term of the Agreement.   
5.15.7  A review annually and at completion of the Agreement will be undertaken to review health 
and safety performance of the Service Provider. 
5.15.8  The Service Provider must promptly notify the Council in writing after any of the following 
occurs as they relate to the provision of Contracted Services to the Council: 
a)  a hazard may or does exist, or a situation may arise or has arisen where any person may not 
be safe or harm may result to any person;  
b)  any accident, incident or notifiable event has occurred including those that, under HS Law, 
must be notified to a regulator;  
   

 
 
 
c)  the preventative action taken or proposed in relation to any accident, incident or notifiable 
 
1
event; and/or 

d)  any  regulatory  step taken against the  Service  Provider  under  HS  Laws in  response  to  any 
accident, incident or situation;  
5.15.9  The Service Provider shall maintain a register of incidents, investigate them, identify causes 
and take all reasonably practicable steps to ensure all persons under the Service Provider's 
control or about the site are not at risk of harm. 
5.15.10 The Service Provider will give the Council a copy of any report which the Service Provider 
is  required  to  make  to  a  public  authority  on  any  health  and  safety  accident,  incident  or 
situation which is associated with the provision of the Contracted Services. 
5.15.11 The Service Provider shall ensure their workers comply with duties placed on them under 
HS Law as it relates to this Agreement and the specific health and safety plan relating to the 
Contracted Services. 
5,15.12 Where there are overlapping health and safety duties across the Person Conducting  
   
Business or Undertaking (PCBUs) then consultation, co-operation and coordination  
   
between the relevant Parties will occur to determine, agree, and record the health and  
   
safety management requirements for workers associated with the Contracted Services. 
5.15.13 These  health  and  safety  provisions  are  in  addition  to,  and  do  not  replace  or  exclude,  the 
Service Provider's obligation to comply with any other health and safety obligations either 
under this contract or at law.   
5.15.14 To  the  extent  permitted  by  law,  the  Service  Provider  indemnifies  and  shall  keep 
indemnified  the  Council  against  all  costs,  damages,  loss  and  expense  incurred or  suffered 
by the Council for any breach by the Service Provider of the requirements of the health and 
safety provisions of this Agreement and HS Law. 
 
Key Performance Indicators 
1.  Monthly reports are on time and meet all of the criteria set out in the contract 
2.  Hazard management practices are dynamic and this is reflected in monthly reporting to 
Council as set out in the contract 
3.  All workers are supervised on the job until such time as they are deemed competent to work 
alone safely 
4.  Incidents reported to WCC within 24 hours of occurrence, or immediately for notifiable 
events. 
5.  Actions  from  investigations  are  reported  to  Council  and  closed  out  within  agreed 
timeframe. 
 
5.16 
Council's  Facilities 
   
5.16.1   The  Company  and  its  Personnel  shall  not  use  any  Council  facilities unless 
provided  under  this  Contract  or  with  the  prior  written  consent  of  the  Council's 
Representative. 
 
 
6. 
The Council's obligations 
 
6.1 
Provisions of information 
 
 
If  the  Company  requests  the  Council  in  writing,  the  Council  will  provide  the 
Company with  any further information  or  documents  held by the Council  which  can 
reasonably  be  considered  to  be  relevant  or  of  assistance  to  the  Company  in  the 
 
performance  of  the  Services  provided  the  provision  of  such  information  does  not 
cause any conflict with the Council's statutory or other contractual responsibilities. 
 
 
 
   

 
 
 
 
1

 
6.2 
Council's  Representative 
6.2.1    The Council  shall at all times during the term of this Contract appoint a 
competent  and  authorised representative  to be Council's Representative.  The Council's 
Representative  is  authorised  by  the  Council  to  give  and  receive  all  directions  and 
instructions  in  connection  with  the  Services  on  behalf  of  the Council. As  at  the  date 
of  this  Contract  the  Council's  Representative  is the party referred  to in clause 25.16. 
 
6.2.2    The Company and the Company's Representative shall at all times liaise with 
this person with regard to any aspects of this Contract. 
 
6.2.3 
The  Council  may  replace  the  Council's  Representative  at  any  time  by 
providing notice to the Company in writing. 
 
6.2.4 
The  Company  may  object  on reasonable  grounds  to  the  continuance  of 
any  person  as  the  Council's  Representative  by  giving  notice  in  writing.  The 
Company's  notice  shall  state  the  grounds  upon  which  the  objection  is  based.  The 
direct  manager  of the  Council's  Representative  will  review  the  objection and, subject 
to clause 6.2.3, appoint a replacement person to that position. 
 
7. 
Designation of Sites 
 
7.1 
The determination  and location  of Sites is to be in accordance  with  the provisions  of 
this Contract. 
   

 
 
12 
 
7.2 
The  Sites  for  the  Bollards  and  other  approved  advertising  locations  are  as  listed  in 
 
 
Schedule 5, which may be updated from time to time. 
 
 
7.3 
The Company may by written  notice to the Council request  consent  for new  Sites for 
 
the  installation  or  relocation  of  Bollards  or  Pole  Poster  Holders.  The  Company's 
 
 
notice  shall  specify  the  details  of  the  site  and  the  type  of  advertising  structure  for 
 
which approval is being requested. 
 
 
7.4 
In determining the best position  for a New  or relocated  Bollard the Council  shall take 
account of: 
 
(a) 
the geographic distribution of Bollards; 
 
(b) 
how  the Bollard  will  sit with existing or proposed  street furniture, pedestrian 
access and the  aesthetics  of the public  spaces in relation  to the proposed  Site; 
 
(c) 
 
maintaining safety line of sight for traffic and pedestrians;  and                                      
 
(d) 
such other factors as the Council shall determine in its discretion.  The 
Company shall include information on these aspects in its notice under 
clause 7.3. 
 
 
7.5 
The  Council  will  consider  the  suitability  of  each  Site within  fifteen  (15)  working  days 
(subject  to  any difficulties  that  may  arise in  respect  of a particular  Site)  and  advise the 
Company  in  writing  as  to  whether  or  not  a  Site  is  acceptable  to  the  Council.    The 
Council's  consideration  as  to  the  suitably  of  a  Site  shall  be  determined  by  t h e  
Council  in its  sole  and unfettered discretion  and  Council's  decision  in  this  regard  shall 
be final. 
 
7.6 
The  Company  shall  not  commence  work  to  install  a  New  Bollard  or  to  relocate  a 
Bollard  until  it has  obtained  Council's  written  consent under  this  clause. 
 
7.7 
Once  the  Company  has  received  written  confirmation  that  a  Site is  acceptable  and 
available  to  it,  it  shall  proceed  as soon  as practicable  with  installation  or  relocation 
of the Bollard. 
 
7.8 
Any  consent  granted  by  Council  under  this  clause  shall  lapse six  months  from  the date 
of  approval  if  the  Company  has  not  commenced  physical   construction/relocation   of 
the Bollard on the approved Site(s).  
 
  
 
 

 
   
 
13 
 
 
   
8. 
Design and installation 
 
8.1 
Design 
 
8.1.1  The  Design  for  all New  Bollards  and  Pole  Poster  Holders  shall  be  in 
accordance with the standard specifications contained in Schedule 4 – Design 
specification  
8.1.2  Any  variation  to  the  standard  designs  specified  in  Schedule  4 is to be 
approved  by  Council  in  writing  prior  to  construction  commencing  in 
accordance with clause 8.1.4. 
 
8.1.3  The  Company  warrants  that  the  construction  of the New  Bollards  and 
Pole Poster  Holders  will  be  in  accordance  with  the specifications  detailed  in 
Schedule  5  and that  the installation  will  be in  accordance  with  all applicable 
laws, building standards and any conditions contained in any consents issued. 
 
8.1.4  The  Company  may  during  the  term  of  this  Contract  propose  to  the 
Council  a new  or  amended  Design  for the Bollards.  This  may  come  from 
the  renewal  programme  for  all  Bollards.  Any  new  or  amended Design 
shall  be  developed  at  the  Company's  cost.  The  Company  shall  not  use  any 
new or amended Design unless it has obtained prior written approval from the 
Council  that  such  Design  is  acceptable  to  the  Council.  The  Council  is  to 
have  sole  and  unfettered  discretion  as to  whether  it  consents  to  any  new  or 
amended Design. 
 
8.1.5 Where any new or amended Design is used for the construction of  New 
Bollards, the Company shall warrant that the Design will be fit for purpose.  If 
any errors,  omissions,  inadequacies  or other defects  are found  in  any new  or 
amended  Design  then  that  shall  be  corrected  at  the  Company's  cost 
notwithstanding  any consent or approval given under this Contract by Council 
as a party  to  this  Contract  or Council  as a regulatory body  to the Design  and 
installation of the New Bollards. 
 
 
8.2 
Installation 
8.2.1  The Parties agree that subject to the availability of sites as determined in 
accordance with  clause 7 and the proviso  contained within  clause 3.3, it is the 
general  intention  that  New  Bollards  and  Pole  Poster  Holders  be  erected  to 
supplement  existing  Bollards  according  to  the  programme  outlined  in 
Schedule  1 - Scope  of  Services  in  order  to  provide  a  suitable  coverage  of 
advertising  locations  within  Wellington  City  and  eliminate  illegal  postering 
and postering on other Council owned infrastructure and items. 
 
8.2.2 The Company will not be entitled to compensation of any kind should 
the Council,  acting  in  its regulatory  capacity,  at  any time,  or  for  any reason, 
delay the Company in the installation of  the  Bollards. 
 
8.2.3  The  Company   shall   not   install   any  New   Bollards   or  relocate   or 
replace any Bollards without prior written approval under clause 7. 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 

   
 
8.3  The Company shall: 
14 
 
(
  a)  i
(a) 
n
install  all  Bollards  in  a  good  and  workmanlike  manner  in  accordance  with  the    
s
specifications set out in schedule 4; 
(b) 
tinstall    all   Bollards   in   compliance   with    any   consents   obtained    for   
 
a
the installation of Bollards; 
(c) 
luse its  best endeavours  to  prevent  any  danger or  unreasonable  or unnecessary 
lnuisance being caused to any person  or property as a result  of the installation 
 of the Bollards 
(d) 
a
install all  Bollards  in  a  timely  manner  such  that  they  be  installed   without 
ldisruption to the public 
(e) 
lcomply with  all building  codes,  permits,  building  consents,  resource  consents, 
 and  any other  consents  obtained  or required  to  be  obtained  for the 
B
installation of the Bollards 
(f) 
o
arrange for the searching of records to determine the existence and position of 
lpipes, cables and other utilities on or about any Site(s) 
(g) 
lbe responsible   for  physically   locating   the  position   of  all  utilities   and  
shall arrange  with  the  controlling  authorities   for  any  necessary  exploratory  
a
work, location,  protection,  isolation,  offsetting,  reinstatement  or alterations 
r
required; 
d
(h) 
be responsible for protecting all utilities and for arranging for the 
s
reinstatement or repair of any damage resulting from its operations to such 
 utilities; 
i
(i) 
upon completion  of  installation   remove  all  surplus  plant   and  materials  and 
n
debris and  leave the  Site(s) in  a clean  and tidy condition for use by the Council 
 and the public; and  
(j) 
a
furnish Council  with  the  as-built  records  for  the  New  Bollard  indicating  the 
 exact  location,  the construction  completion  date and  the total  construction 
g
costs. 
 

8.4   The Council shall: 
              (a)        assist the Company where possible and as required to the best of its resources.  
 
 
9. 
Bollard Design 
 
 
 
9.1 
The Company acknowledges  that the Council  is the sole and  exclusive proprietor  of 
 
the  standard  Design  of its  Bollards  and  that  such  Designs  will  only be  used  by  the 
 
Company for the purpose of providing the Services under this Contract. 
 
 
 
9.2 
The Council acknowledges that where the Company designs a New Bollard without the 
benefit  of  the  Council's  Design,  then  the  Company's  Design  shall  remain  the 
Company's property provided that the Council shall be entitled to use the Design
or grant to other parties the right to use the Design within the City of Wellington free of 
any fees or breach of copy right both during the term of this contract and after its 
expiry or earlier termination. 
 
9.3   
Notwithstanding the foregoing, the Company may use its own Bollard Design in 
areas outside the City of Wellington both during the term  of this contract and after its 
expiry or earlier termination. 
   

 
 
 
 
 
15 
 
   
9.4 
 The Company shall do all things necessary and/or required by the Council for the proper 
 
application  or  protection  of  any  Bollard  Design  developed  by  the  Council  under  this 
Contract,  including  but  not  limited  to  execution  of  all  documents  or  assignments  and 
provision of all necessary information, records or materials for the Council or any other 
 
party, provided that the Council shall bear the reasonable costs of such actions that may 
be incurred by the Company. The Company shall provide as soon as practicable written 
notice to the Council of any claim or action by any third party against either the Company 
 
or the Council in respect of the parties' Bollard Design rights that are the subject of this 
Contract. 
 
 
 
9.5 
The Company warrants that  it’s Design of a New  Bollard will not  infringe any 
copyright  design  or  other  proprietary  right  of  any  third  party. The Company 
 
 
           indemnifies and  holds  the  Council  harmless  from  and  against any  and  all  loss,   
 
 
            cost, damage and expense that the Council may suffer  or  incur as  a  result of  any   
 
 
            such infringement. 
 
 
10. 
Exclusivity 
 
10.1  The  Council grants  to  the  Company  during  the  Initial  Term  and  through  two  (2) 
subsequent renewals the exclusive right to advertise on all Bollards in Wellington City 
on land owned by the Council, subject to the qualifications herein contained. 
 
10.2  If during  the  Initial  Term  and  two  (2)  subsequent  renewals  of  the  contract,  the  Council 
wishes  to  install  or  grant  licences  to  install  bollards  in Wellington  City  on  land  owned 
by  the  Council  which  the  Company  does  not  wish  to  include  under  the  provisions  of 
this  Agreement,  then  the  Council  may,  at its election,  grant  to  third  parties  the rights  in 
 
respect  of such  additional  bollards  as the Council  shall  determine  in its discretion. 
 
10.3  In the event of the Council granting a renewed term of this Contract then in respect of 
the then-existing Bollards the Council grants to the Company during the renewed term 
an exclusive right  to  advertise on such Bollards,  subject to the qualification  as to the 
10% free use as defined in clause 11.9 with such right to continue on each renewal. 
 
10.4  The Council  may  in  a second  renewed  term  and  thereafter  install  or  grant  licences 
to install further bollards in Wellington City without the need of first offering them 
 
to the Company. 
11. 
Advertising 
 
11.1  The Company has exclusive right to advertise on all Bollards.  All revenue obtained 
from  advertising  on  the  Bollards  during  the  term  of  this  Contract  shall  be  to  the 
account of the Company. 
11.2  The following terms and conditions shall apply to advertising on Bollards: 
 
(a) 
it shall be the Company's responsibility to carry out all functions associated 
with  advertising; 
 
(b) 
the Company's exclusive rights to advertise are subject to the terms and 
conditions  of this  Contract;  and 
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
 
16 
 
 
 
 
(c) 
the  Council  may require  the removal  of  any  advertising  that  in  the  Council's 
opinion  affects  traffic  safety.  In  such  cases,  the  Company  will  not  be 
 
compensated  by the Council  for any loss in revenue from the removal  of such 
advertising.   
11.3 
The following advertising shall not be permitted: 
 
(a) 
advertising of tobacco and tobacco related products; 
(b) 
advertising   containing  words   or  images   of  a  pornographic  nature,  or  which 
 
would  be deemed by the censor of  the Indecent  Publications  Tribunal to be 
inappropriate; 
 
(c) 
advertising  which would be deemed by the Race Relations  Conciliator to be 
culturally  insensitive  or  in  any  manner  offend  the  principles  of  the  Human 
Rights Act  1993; 
 
(d) 
advertising  which  the  Children  and  Young  Persons  Service  would  find 
inappropriate  because  of  the  detrimental  effect  or  exploitation  it  portrays  of 
young people; 
 
(e) 
advertising  which  the  Privacy  Commissioner  would  find  inappropriate  or 
which would offend the principles of the Privacy Act 1993; 
 
(f)
(  
c) 
advertising which promotes or condones drink driving; 
(g) 
advertising  targeted  at  promoting  and/or  encouraging  underage  drinking  of 
alcohol,   in  particular,  but  not  limited  to,  the  advertising  of  any  product 
 
containing  alcohol  on  any  Bollards  within  200 metres  of  any  primary, 
intermediate or secondary school; 
 
(h) 
 
advertising that promotes the commercial sex industry; and 
 
 
      (i) 
any type of advertising that is false or misleading, which promotes unlawful or
 
illegal goods, services or activities, or which is othe1wise unlawful, offensive 
or obscene, as determined by the Council. 
 
11.4  Any non-permitted material displayed or placed on any Bollards shall be removed as 
required   by  notification   by  the   Council. 
Failure   to  do   so  within   24 hours   of 
notification  will  entitle  the  Council  to  remove  the  material.    Any  costs  incurred  by 
Council for the removal  of such material shall be payable by the Company to the Council. 
   11.5   During the term of this Contract, Special Events may occur. The Company 
 
acknowledges that advertising restrictions  may be imposed  on it during the period  of 
such  Special  Events  either by  statute, regulation  or (on the  authority  of the Council 
 
first given) at the direction of the governing body of the Special Event and the effect 
of such restriction may include a requirement that: 
 
(a) 
part of the advertising be removed from the Bollards to be replaced by Special 
Event  advertising  for the Special  Event  from  locations  which  are on  or near the 
 
location of the Special Event; 
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
 
17 
 
 
 
official  sponsors obtain preferential  advertising rights;  and 
 
 
(b) 
restrictions  apply  as  to  the  parties  entitled  to  advertise    and/or    the  nature  of 
 
 
advertising  allowed  during the Special Event. 
   
 
11.6  Where  the  Company  has  advertising  restrictions  imposed  upon  it  pursuant  to  these 
 
clauses,  the  Company  shall  not  be  entitled  to  claim  compensation or  reimbursement 
 
from  the  Council  for  any  expenses,  costs  or  losses  whatsoever.  The  Company  shall be 
 
 
entitled  to  require  payment  for  its  advertising  charges  for  advertising  on  the  Bollards 
 
 
     
that may be required  for the Special Event. 
 
 
11.7  The  Company  will  comply  with  all  directions  from  Council  in  relation  to  advertising 
  during  any  Special  Event  period  identified above.  The  Company  shall  have  no  claim 
  against  Council  in  relation  to  revenue  foregone  or  additional  costs  incurred  in 
  complying  with  any such requirements. 
   
11.8  The  Company  shall  ensure  that  it  does  not  display  advertisements  for  goods  or 
  services  that  compete  either  directly  or  indirectly  with  the  goods  or  services  provided 
  by  retailers  adjacent  to  the  Bollards.  The  Council  shall  be  entitled  in  its  absolute 
  discretion  to  determine compliance  with  this restriction. 
   
11.9  The Company shall: 
 
 
 
(a) 
Provide  10% of the total space on all Bollards,  where the total  available space 
 
is greater than or equal to four (4) square metres, for posters installed by third 
 
parties  other  than  the  Company  and/or  by  the  Company  where  they  do  not 
 
charge  their  customer  for  such posters  where  it be  for charitable purposes  or 
       
where  
 they   
be  so directed by the Council  to provide space available to parties 
approved by the Council.  Such posters shall: 
 
 
(i) 
be distributed  equitably  amongst  the various  locations of  Bollards  or as 
otherwise  required  by the Council; 
    
 
(ii) 
be proportionally  placed  on  the  appropriate  Bollards with  other posters; 
and 
 
(iii) 
remain on the Bollards for a period of up to 7 days. 
 
   (b)      Promote and provide a paste up service for up to 25 A3 sized posters for the target                   
market at no cost for each event  
 
The  Company  shall  not  receive any  payment from  the  Council or  any  other party  for 
these posters. 
 
 
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
11.10  The Company shall maintain  a record  of the number  of posters that are placed  on the 
Bollards  by  third  parties  and  the  Company  free  of  charge  with  such  records  to  be 
available  to  the  Council  to  ensure  that  the  Company  provides  10%  of  the  total  space 
on  all  bollards  without charge.  The  Company  will  use  its  best endeavours to  ensure 
  that the Bollards are utilised as much as possible and discourage illegal postering. 
11.11   Should the  Company be required  to remove  any advertising material  from  any Bollard 
  upon  request  from  any  advertising  complaints  authority,  the  Company  will     
immediately,  at  its  cost,  remove  such  material.  The  Council  shall  not  be  liable  to  the 
Company for any loss of revenue  from the removal  of such material. 
12. 
Alteration and additions 
 
12.1 
 
The Company may choose to or be required to carry out alterations or additions to the
 
Bollards.                                                                                                                          
12.2 
The Company shall not  carry out any alterations or additions to any Bollard  without 
 prior written consent from Council.  Consent by Council under this clause shall not be 
consent  by  the  Council  as  a  regulatory  body  which,  where  required,  needs  to  be 
separately  sought  by  the  Company.  The  costs  of  any  consents,  alterations  and 
additions to the Bollards are to be borne by the Company, other than where request for 
alterations  or  additions  is  made  by  the  Council  in  which  case  the  Council  will  be 
responsible for the cost of the same. 
 
 
13. 
Relocation  and  Removal 
 
13.1 
At  any  time  during  the  term  of  this  Contract  the  Council  may  require  the  Company 
to remove  or relocate a Bollard  by giving written  notice to the Company  to that  effect. 
 
13.2  Where  the  Council  requests  the  Company  to  remove  or relocate  a  Bollard, the cost 
of doing so shall be borne by the Company. 
 
13.3 
The  Company  may  from time to time request  Council's  approval  to relocate  a Bollard. 
Any request to relocate a Bollard  must be in writing. The Company shall not relocate 
Bollards  until  it  has  obtained  prior  written  approval.  The  cost  of  removal  and 
installation  of  a  Bollard  pursuant  to  this  clause  13.3 shall  be  borne  entirely  by  the 
Company. 
 
13.4 
Removal  and/or  relocation  of  Bollards  by  the  Company  will  be  undertaken  in 
accordance with the terms of this Contract. 
 
13.5  Where the Council requires the Company to relocate a Bollard pursuant  to clause 13.1 
of  this  Contract,  the  Council  will,  subject  to  the requirements  of  approval  of  a  Site, 
work  with  the  Company  to  find  a  replacement  Site  for  the  Bollard.  Where  the 
parties cannot agree on a replacement Site the Council will nominate a Site. 
 
13.6 
No compensation shall be paid for any loss or damage to any Bollard including loss of 
advertising revenue  as a result  of the removal  and relocation.  The costs of repair as a 
result  of any damage to any Bollard during the removal  or relocation by the Company 
is  to  be  borne  by  the  Company.  The  Company  will  as  soon  as  practicable  repair  any 
such damage. 
13.7 
Where  a Bollard  has  been  removed  from  any Site, the Company shall, at its sole 
cost, reinstate any damage that has occurred as a result of the removal and reinstatement 
of the area of the Site shall be to the same condition as the surrounding area. 
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
 
13.8  Where the Council requires the Company to permanently remove a Bollard pursuant to 
clause 13.1 of this  Contract,  the  Council  will,  subject  to  the requirements  of approval 
of  a  Site, work  with  the  Company  to  find  a  replacement  Site  for  the  Bollard.  Where 
no options  for its replacement exist the site shall be deleted.  Council shall  not  be  liable  for 
any  loss  of  revenue due to the   permanent removal  of any Bollards.
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
 
 
14. 
Council Bollards 
14.1 
The Council  owns  the Bollards  referred  to  as "Council Bollards" listed  in  Schedule 6 
as well  as any New  Bollards  erected  at  its cost.   Ownership  of Council  Bollards  shall 
at all times remain  with  the Council. 
 
14.2 
The  Company  is  to  have  exclusive  advertising  rights  on  Council  Bollards.  All 
advertising  on  Council  Bollards  must  comply  with  the  advertising  restrictions  set out 
in this Contract. 
 
14.3  The Company is to receive all revenue from advertising on Council Bollards during 
the term of this Contract. 
 
14.4  The Company is to maintain Council Bollards in accordance with clause 16 of this  
 
 
contract. 
 
15. 
Licence Fee to Advertise on Bollards 
 
 
15.1 
The  Council shall be entitled to charge the Company a Licence Fee for the use of each 
Bollard  whether  Council  or  Company  owned.  S uch  L i c e n c e   F e e   i s   to  be 
 
determined  in the manner  set out below. 
 
15.2  The Company shall pay a Licence Fee for each Bollard at the rates specified in clause 
15.3,  paid by quarterly  instalments with  the  first instalment due on the 20th of 
the month following the first quarter after the Commencement Date and quarterly 
thereafter. 
 
15.3 
Rates  for the Licence Fees will  be based  on  t h e   r a t e   b i d   i n   t h e   t e n d e r   f o r  
 
e a c h   bollard  for  the  first  two  years  of  the  Initial  Term.   Thereafter,  the  Licence 
Fees   will   be   adjusted   annually   based   on   the   percentage   change   in   the   average 
advertising  charges for the preceding  year. (See schedule 6 for tendered licence fees and 
advertising rates) 
15.4 
The Company is to report its Advertising fees structure each quarter 
15.5 
While the Company is responsible for promoting, managing and maintaining business 
information poles there will be no charge for their use.  
 
16.  Maintenance 
 
16.1.  The  Company  shall,  at  its  sole  cost,  repair  and  maintain  all  Bollards.  Subject  to  fair 
wear  and  tear,  all  Bollards  and  Pole  Poster  Holders  shall  be  maintained  to  keep  them 
in the condition  that reflects them being renewed or replaced at the start of the Contract. 
 
16.2  In maintaining the Bollards, the Company shall: 
(a) 
keep  each Bollard  clean of graffiti; 
 
(b) 
as  and  when  required  to  maintain  both  use  and  appearance  of  the  Bollards  to 
remove  all posters  from  all parts  of the Bollards; 
Poster Bollard Contract 114.00023 
 

 
 
 
(c) 
ensure  that  protective  material  is  laid  on  the  immediate  area 
around    each  Bollard  when  affixing  advertisements  to  the 
Bollards,  or  that  any  glue  or other materials  resulting  from  the 
advertising  is removed  from  the pavement; 
(d) 
repair    any  structural    damage    (howsoever    caused)    to  
any  Bollard  within  48  hours  of  receiving  notice  of  the 
damage; 
(e)    where any damage to a Bollard  creates a hazard, remove that 
hazard and make the Bollard safe within 24 hours of receiving 
notice of the damage; 
(f) 
use  its  best  endeavours  to  ensure  that  the  Bollards  do  not 
become  a danger  to members  of the public;  and 
(g) 
ensure  that  at  all  times  the  use  of  the  Bollards  does  not 
interfere  with  any utility operators' assets or Council assets. 
 
16.3 
Where  the  maintenance  of  a  Bollard  is  likely  to  affect  the  traffic  flow 
(including  both vehicular and  pedestrian traffic),  the  Company  shall  submit  to 
Council  for  Council's approval  a traffic plan  defining how  traffic  flows will  be 
impeded  and  how  that  will  be  dealt  with  under  the  traffic  plan.  All  costs 
associated  with  any  traffic  control  required  as  a  result  of  repairs  and 
 
maintenance to any  B o llard shall  be  borne entirely  by  the Company.                                                                                                                        
16.4 
In  the  event  the  Company  fails  to  comply  with  the  maintenance 
requirements,  the  Council  may  undertake  such  maintenance  and/or  repair 
work  and  shall  notify  the  Company  of  the  cost  incurred  by  Council  in 
undertaking  such  work.  The  Company shall  reimburse  the  Council  for  any 
costs  incurred  by  Council  in  this  regard.  Such  costs  shall  be  payable 
immediately  upon  receipt  by  the  Company  of  notification  of  the  amount  of 
such costs. 
16.5 
Should  the  Company  fail  to  comply  with  any  of the maintenance  requirements  
of  this Contract,   the   Council   may   give   written   notice   of   any   failure   on  
the   part   of   the Company  to  comply  with  those  requirements   and  specify  a 
reasonable  time  period  in the  notice  for  the  Company  to  remedy  the  failure 
set  out  in  the  notice.      Should  the  Company  fail  to  remedy  the  failure 
recorded   in  the  notice  then,  without  prejudice  to Council's   other  rights   and 
remedies,   expressed   or  implied,  the  Council   may,  by  its employees  and/or 
companies,  carry  out  such  maintenance    the  Company  has  failed  to    ·  do  
under   this   Contract.  Any  c o s t s   e x p e n d e d   b y   t he   C o u n c i l   i n  
e x e c u t i n g  s u c h  maintenance  will  be payable  by the  Company  to  the Council 
upon  demand. 
 
 
17. 
Emergency situations 
17.1 
If  by  reason  of  accident,  failure  or  other  event  occurring  to  or  in 
connection  with  the  Bollards,  and  if  the  Company's  Representative 
cannot be contacted  or is unwilling  or unable to  act  in  time  to secure 
the  Bollards,  the  Council  may,  on  behalf  of  the  Company,  take 
such  emergency  action  as  the  Council's  Representative  considers 
necessary.  The  Company  shall  be  entitled  to  take  control  of  such 
 
operations  as soon as it is willing and able to do so. 
17.2 
If the emergency action  involves work which the Company was liable 
to  do  at its own  cost under this Contract, the reasonable cost of that 
work shall be recoverable from the company  by  the  Council.  As  soon 
 
 

 
 
 
as  practicable  after  the  taking  of  the  action,  the  Council  shall  notify 
the  Company  of  the  emergency,  and  thereafter  confirm  in  writing  its 
extent  and  cost. 
 
17.3  The taking of any emergency  action by the Council  shall  not relieve the Company of 
any of its obligations under this Contract. 
 
18.  Liability  Indemnity 
 
18.1   The  Company  shall  indemnify  Council  for  any  damages,  costs,  loss  or  expense 
incurred  by  the Council  to the extent  that  damage,  cost, loss or expense is caused by 
any breach  by the Company of any of its obligations or warranties under this Contract 
or as a direct result of any other act, error, or omission on the part of the Company and 
provision  of the  Services. The  Company's  liability to  indemnify the Council  shall  be 
reduced  proportionately  to  the  extent  any  act  or  omission  of  the  Council  or  its 
employees, agents or other Companies of the Council contributes to the damage, cost, 
loss or expense. 
 
19.  Insurance 
 
19.1  Contract works insurance 
19.1.1  The  Company  shall  ensure  that  any  contractor  engaged  to  carry  out 
physical  works  under  the  Services  effects  insurance  for  the  contract  works 
together  with  insurance  for  materials  in  the  care  or possession  of  the contractor. 
19.1.2 The sum insured for contract works shall not be less than the total cost of each 
new Bollard and cost of installation and/or relocation of Bollards. 
 
19.2  Public liability insurance 
19.2.1 
The Company shall effect public liability insurance for at least the sum 
of  one million  dollars  ($1,000,000.00)  for  any  one  claim  or  series  of  claims arising 
out  of  the  same  occurrence  with  no  limit  on  the  total  number  of  occurrences 
payable. 
19.2.2 
All  public  liability  insurance  effected  by  the  Company  must  cover 
liability  for  loss  or  damage  to  any property,  injury  or  death  or  illness  to  any person 
occurring anywhere in New  Zealand  arising out of the performance  of the Services. 
 
19.3  General insurance requirements 
 
19.3.1  All insurances required by this Contract: 
(a) 
shall  be  effected  with  reputable  insurers  acceptable  to the Council  and  on terms 
approved  by  the  Council.  The  Council's  acceptance  and  approval  shall  not  be 
unreasonably  withheld; 
 
(b) 
shall be in effect prior to the Company commencing the Services; 
 
 

 
 
 
 
 
 
(c) 
must  continue in  force until  expiry or earlier  termination  of this  Contract;  and 
 
(d) 
shall provide  that: 
(i) 
if   a   claim    is   made    and    accepted,    the    amount    of   cover    shall 
automatically be reinstated  to the full  cover required  by this Contract; 
 
(ii) 
the  insurance   shall  not  be   cancelled   for  non  payment   of  premiums 
without  prior notification by the insurer in writing  to the Company;  and 
 
(iii) 
default  by  an  insured  does  not  prejudice  the rights  of the  other insured 
parties; 
 
19.3.2 
The  Company  shall,  if  requested  by  the  Council,  provide  to  the 
Council  verification from  the  insurer  that  the  insurance  required  by  this Contract  is 
in force. 
 
19.3.3 
The Company shall notify the Council  in writing of any change to the 
status  of  any  insurance  required  under  this  Contract  within  five  (5)  Working 
Days of becoming aware of the change. 
 
19.3.4 
If the Company  fails  to  arrange  or keep  in  force  any insurance  required 
by  this  Contract, the Council may after  notifying the Company in writing, arrange  or 
keep  in  force  the  insurance.  The  Council  may  pay  any  premium  due  and  recover 
that  amount  from the Company. 
 
 

   
23 
 
 
 
 
20. 
Dispute  Resolution 
   
20.1  Without  limiting  the  application  of  the  clauses  below  relating  to  dispute 
 
resolution,  in the event  of a dispute,  disagreement  or difference of opinion  ("Dispute") 
 
arising under the  Contract,  as  to: 
   
 
(a) 
the meaning  or application  of any part  of the  Contract; or 
   
 
(b) 
any other matter touching or concerning the Contract; 
   
 
the  Parties  shall  actively    and  openly  endeavour  to  amicably  settle  such  Dispute 
 
themselves, with a view to achieving prompt resolution. 
   
  20.2   Notice of Dispute 
   
 
A party  claiming that  a Dispute has arisen must  give written  notice to the other party 
 
specifying  the  nature  of  the  Dispute. On receipt  of  such  a  notice,  the  Parties  shall 
endeavour  to resolve  the Dispute  amicably and expeditiously using  informal  Dispute 
resolution techniques agreed by them. 
 
20.3   Dispute resolution technique 
 
If the Parties  do not  agree within  ten  (10) Working Days of receipt  of a notice  given 
under clause 21.2 as to: 
 
(a) 
the  Dispute resolution  technique  and procedures  to-be  adopted; 
 
(b) 
the timetable for all steps in those procedures; or 
 
(c) 
the  selection  and  compensation   of  the  independent  person  required  for  such 
technique; 
 
then  those  matters  shall  be  determined  by  the  President  of  the  Arbitrators  and 
Mediators Institute of New Zealand Inc. 
 
20.4   Referral to senior management 
 
If the Parties  are  unable  to  settle  a  Dispute  amicably  under  clause  20.2  by  conference 
or  negotiation,  either  party  may  issue  a  notice  referring  the  Dispute  to  the  senior 
management  of the Parties  to resolve. 
 
Within  ten  (10)  Working  Days  of  service  of  such  a  notice,  senior  management 
representatives  of  each  party  shall  meet  and  attempt  to  resolve  the  Dispute.  Any 
resolution  shall  be  unanimous,  recorded  in  writing  and  binding  when  signed  by  both 
Parties. 
 

 
24 
20.5 
Referral to mediation 
 
 
 
If the  senior management  representatives  either  fail  to meet  or  fail to resolve  a Dispute 
 
 
within  ten  (10)  Working  Days  of  its  referral  to  them,  or  where  neither  party  requires 
 
referral  to  senior  management  within  twenty  (20)  Working  Days    of  the    giving    of 
 
 
notice  of  a  Dispute  under  clause  20.2,  either  party  may  at  any  time  subsequently  by 
 
 
notice in writing to the other require the Dispute to be submitted to mediation.                     
 
20.6 
Mediation 
 
If any Dispute is submitted to mediation under clause 20.5, the following shall apply:               
 
 
(a) 
the mediation shall be conducted by a single mediator;                                                   
(b) 
the Company  and the Council shall  endeavour  to  agree on a mediator; 
 
(c) 
if the Company and the Council cannot agree on a single mediator within five             
(5)  Working  Days  of  service  of notice  of intention  to  commence  mediation, 
Institute of New Zealand Incorporated to appoint a sole mediator; 
 
either  party  may  request   the  President   of  the  Arbitrators   and  Mediators 
 
(d) 
the  mediator  shall  discuss  the  matter  with  the  Company  and  the  Council 
(separately  or jointly  as the  mediator  may  determine)  and  endeavour  to  resolve 
the Dispute by  agreement; 
 
(e) 
all discussions in the mediation shall be without prejudice  and shall not, save 
in the case  of proceedings  to  enforce  settlement  concluded  by  mediation,  be 
 
referred to in any later proceedings; and 
(f) 
  the  Company  and  the  Council  shall bear their  own costs in mediation  and  shall 
 
pay the cost of the mediator in equal shares. 
20.7      Arbitration 
 
If the parties can not resolve the Dispute by mediation then either party may by written 
notice  to  the  other  refer  the  Dispute  to  arbitration  in  accordance  with  the  Arbitration 
 
Act 1996 on the following terms: 
(a) 
a single arbitrator shall be appointed; 
 
(b) 
if the parties fail to agree on an arbitrator, then the President of the Arbitrators 
and   Mediators   Institute   of   New   Zealand   Incorporated    shall   appoint   the 
 
arbitrator; 
(c) 
the place of arbitration shall be Wellington; 
(d) 
 
no  person  who  has  participated  in  an  informal  Dispute  resolution  of  the 
Dispute shall act as arbitrator; 
 
(e) 
the arbitrator will proceed promptly to deliver an award. The parties shall co- 
operate fully in this respect; 
 
 
 
 
 

   
 
25 
 
  
(f) 
the parties agree that the arbitrator's decision shall be final and binding; and 
 
 
(g) 
the  Company  and  the  Council  shall  bear  their  own  costs  in  arbitration  and  (in 
 
the  absence  of  an  arbitrator's  award  to  the  contrary)  shall  pay  the  costs  of  the 
 
arbitrator in equal  shares. 
 
 
20.8 
Performance  of  obligations 
 
 
 
 
Pending  the settlement  of any Dispute, the parties  shall continue to perform  all their 
 
obligations under the Contract except neither party shall be obliged to pay any money 
 
which is the subject of the Dispute. 
   
20.9 
Compliance  with  Dispute  resolution  regime 
 
 
 
A  party  to  the  Contract  may  not  commence  any  court  or  arbitration  proceedings 
 
relating to a Dispute unless it has complied with the clauses above relating to Dispute 
 
resolution (except where the party seeks urgent interlocutory or injunctive relief). 
 
 
  21.   Transfer of ownership of Company owned Bollards 
   
21.1 
Upon expiry or early termination of this Contract the Council may elect to either: 
 
 
(a) 
require  the  Company  to  remove  all  or  any  of  the  Bollards  owned  by  the 
 
Company listed in schedule 5 or installed by the Company pursuant  to this 
 
Contract  and  restore the  Site(s) in  accordance  with the terms of this Contract; 
 
or alternatively 
 
 
(b) 
require  the  Company  to  transfer  its  ownership  of  Bollards  installed  by  the 
 
Company  l i st e d   i n   s c h e d u l e   5   o r   i n st a l l e d   under  this  Contract  to  the 
Council  and  the  Council  will  pay  to  the Company  such  sum  calculated  on 
 
the  basis  of  the  original  cost  price  less  provision  for depreciation  (straight 
 
line) based on a term of 16 years. (A schedule of Bollard  installation dates and 
 
costs must be maintained by the Company at all times during the Contract) 
 
21.2 
The  Council will notify the  Company which option under  clause  21.1 the Council 
 
wishes  to  take. Should  the Council  choose  the  second  option  (clause 21.l(b))  then  the 
Company  will  do all  things  necessary  and  provide  all  documentation  to   confirm 
 
transfer  of ownership  to  the  Council  as  soon as practicable. 
   
  21.3  Notwithstanding the provisions of clause 21.1 should the Council terminate this 
Agreement as a consequence  of the Company breaching its obligations hereunder giving 
rise to  the  Council's  entitlement  to  terminate,  then  in such an event  the  Council shall 
be  entitled  to require  the  Company  to  transfer  its  ownership  of Bollards  to the 
Council  without  any obligation  on the Council  to pay  for the purchase  of the same. In 
such an  event,  the  Council is  to  pay  to  the  Company  the  depreciated value  of  the 
assets being  transferred  consistent  with  clause 21.1(b) less any reasonable  costs  arising 
from or due  to the  breach  of  obligations including (but not limited to) the reinstatement 
of  all  Bollards  consistent  with clause  2.5(f),  any  legal  or  administrative costs 
associated with the  early  termination  and  any  costs  attributable  to  or  resulting from 
the breach  of obligations.
   

 
 
 
 
26 
 
 
 
22 
Termination 
 
22.1       Early  termination 
 
22.1.1  Either  the  Council  or  the  Company  may  terminate  this  Contract              
immediately by notice  in  writing  where  provided  for  in  this  Contract or if  a 
party  commits  or  allows  to be  committed  any material  breach  of a term  of this 
Contract  and  fails  to  remedy  the  breach  or  fails  to  provide a  solution  to  the 
breach  acceptable  to  the  non-defaulting  party  within    twenty    (20)    Working 
Days of receiving  written  notice  of such breach. 
 
22.1.2 
The  Council  may  immediately  terminate  this  Contract,  by  giving          
written  notice  of termination  to the Company,  if any of the following  events occur: 
 
(a) 
the  Company  having  a  petition  presented or  an  order  made  or  an  effective 
resolution  passed  or  analogous  proceedings    taken    for    its    bankruptcy, 
liquidation,  dissolution  or  winding  up  (except  for  the  purposes  of  solvent 
 
reconstruction);                                                                                                     
(b) 
the  Company  having  an  encumbrancer,  receiver,  liquidator,  trustee  or  similar 
officer take possession  of or be appointed  with respect  to all or any part of its 
business, assets, or undertakings; 
 
(c) 
the Company persistently  failing or refusing  to  observe or perform  any of the 
duties  or obligations required  of it or made by it under this Contract  and such 
default  has  not  been  remedied  within  twenty  (20)  Working  Days  of  the 
Company  receiving  notice  from  the  Council  requiring  that  the  default  be 
remedied; 
 
(d) 
the  Company  engaging  in  or  its  Personnel  engaging  in  any  conduct  or practice 
which  is  detrimental   or  harmful  to  the  good  name,  goodwill  or  reputation  of 
 
 
the Council; 
 
 
(e) 
the Company abandons or repudiates this Contract; or 
 
 
(f) 
over  a period  of twenty  (20)  Working  Days  the  Company  commits  a breach  of 
this   Contract   which,   even  although  remedied,   continues  to  occur  and  is  in 
Council's   opinion  impacting   on,  or  interfering  with,   the  delivery   of  the 
 
Services. 
22.1.3  Termination  of  the  Contract  shall  not  prejudice  or  affect  the  accrued  
rights   and   liabilities   of   either   party   under   this   Contract   subject   to   the 
qualification  set out in clause 21.3. 
 
 
22.2 
Force Majeure 
22.2.1  Neither party will be liable for any act, omission or failure to fulfil its 
obligations under this Contract if such act, omission or failure arises from any 
 
cause reasonably  beyond  its control  (Force Majeure Event),  which  includes 
floods,  earthquakes  and  other  acts of God, but  which  excludes: 
 
 
 

   
 
27 
 
(a) 
any industrial  actions; 
(b) 
any power,  gas and other  service failures; 
 
(c) 
  any riots  or public  demonstrations;  and 
(d) 
any  governmental   action  which  in  any  way  may  affect  the  provision  of  the 
       Services. 
22.2.1  The party who  cannot  carry out  its obligations under  this  Contract  must  give 
the other party  to  this  Contract  notice  as soon as practicable  of the cause and 
insofar  as  it  is  known  the  probable  extent  to  which  the  party  giving  the 
notice will be unable to perform or will be delayed in performing its obligation 
under this Contract. 
 
22.2.2  On  the  issue  of  notice  of  a Force  Majeure  Event  the  obligations  of the party 
giving  the  notice  will  be  suspended  insofar  as  that  party  is  prevented 
during  the  continuation  or  intervention  of  such  cause  to  carry  out  its 
obligations under this Contract. 
 
22.2.3  The  party  giving  notice  which  is  affected  by  the  Force  Majeure  Event  must 
take  all  reasonable  steps  to  mitigate  the  effects  of  and  eliminate  the 
intervening  event  and  must  resume  performance  of  the  Services  as  properly 
and practicably as possible. 
 
22.2.4  Should  the  Force  Majeure  Event  continue  for  a  period  exceeding  twenty 
(20)  Working  Days  from  the  date  the  party  is  unable  to  comply  with  the 
obligations  under  this  Contract  has  given  notice  to  the  other party,  then  the 
party  being  the recipient  of that notice  may  terminate  this  Contract by  giving 
written notice to the other party. 
 
22.3  Handover report 
22.3.l      On expiry  or  earlier termination of  this Contract the  Company shall provide  to 
              Council  a  handover  report.  The  report  shall  contain  all  the  details  as  to  the       
   
current  position  of all  Bollards,  a detailed  description  of the condition of  each 
   
Bollard,  and  any  other  information  regarding  such  Bollards  reasonably 
   
required  by  Council  as directed  by  Council's  Representative. 
 
 
23.  Assignment 
23.1  The Company  will  not  assign  this  Contract  (or any part  of it) or otherwise part  with 
the  possession  of  any  of  the  Sites without  first  obtaining  the  written  consent  of  the 
Council, which the Council will give if the following conditions are fulfilled: 
 
(a) 
The  Company  proves  to  the  satisfaction  of  the  Council  that  the  proposed 
assignee  is  (or  in  the  case  of  a   company,  the  shareholders  of  the  proposed 
assignee are) respectable, responsible and have the financial resources to meet 
the Company's commitments under this  Contract  and the relevant  experience 
to properly conduct the Services; 
 
(b) 
There is no subsisting breach of any of the Company's covenants hereunder; 
 
 
 
   

 
 
 
28 
 
(c) 
A Deed  of Covenant  in customary  form  approved  or prepared  by the Council  is 
duly executed  and  delivered  to the Council; and 
 
(d) 
The Company pays the Council's proper costs and disbursements in respect of 
 
the approval or preparation and stamping of any Deed of Covenant and all fees 
and  charges  payable   in  respect  of  any  reasonable   enquiries  made  by  or  on 
 
 
behalf of the Council concerning any proposed assignee. 
23.2 
Any  change in  the  legal  or beneficial  ownership  of any of the  Company's  shares  or 
 
issue  of  new  capital  whereby  in  either  case  there  is  a  change  in  the  effective 
 
 
management  or  control of  the  Company  will  be  deemed  to  be  an  assignment  of  this 
 
Contract. 
 
23.3 
 
Unless specifically stated to the contrary in any written consent to an assignment or             
 
subcontract,  no  assignment  or  subcontract  shall  release  or  discharge  the  Company 
 
 
from any liability or obligation under this Contract.                                                                  
 
24
General                                                                                                        
 
24.1 
Set off 
 
Council  by this  clause is  authorised  by  the Company to  deduct  any monies  payable by 
 
 
the  Company  to  the  Council  under  this  Contract  from  any  monies  payable  by  the 
 
 
Council to the Company under this Contract.                                                                       
 
24.2 
Council as a regulatory body 
 
24.2.1 The  Company  acknowledges  that  the  Council  in terms  of its regulatory function  as a 
local  authority  is obliged  to  and shall  act  as an independent  local 
authority  and  not  as  a  party  to  this  Contract. The  Company expressly acknowledges 
that  it  shall  have  no  right  or  claim  against  the  Council  in  its capacity  as  party  to  this 
Contract  as  a result  of  any lawful  action,  decision  or determination  made  by  the  Coui:icil  in 
the  performance  of  its regulatory function  as  a  local  authority  except  in  the  case  of bad 
faith  by  the  Council  in its capacity as a party  to this Contract. 
 
24.2.2  Any   consent  or   approval  of   the   Council   acting   in   its   regulatory 
capacity  shall  not  be  construed as  a  consent  or  approval  of  the  Council  as  a party  to 
this Contract. 
 
24.2.3  Any  consent  or  approval  of  the  Council  acting  as  a  party  to  this Contract  shall 
not  be  construed  as  a  consent  or  approval  of  the  Council  in  its  regulatory 
capacity. 
 
 
 

   
 
29 
 
24.3  Publicity and publication 
Unless  otherwise  specified  the  Company  shall  not  release  public  or  media  statements 
or  publish  material  related  to  the    Services  without  the  prior  written  approval  of  the 
Council, which  shall not be unreasonably  withheld. 
 
24.4  Confidentiality 
The  Company  agrees  that  Confidential  Information  shall be  treated  as confidential. The 
Company  shall  take  all  reasonable  precautions  to  ensure  that  the  Confidential 
Information  is  not  in  any  way  disclosed  to  any third  party  (other  than  as is required  to 
perform  the  Services  or  to  obtain  any  consent  or  approval  of  any  other  party  the 
Company  may  need  to  consult  with  in  order  to  provide  the  Services)  during  or  after 
the  term  of  this  Contract.  The  Company  shall  not  use  or  attempt  to  use  any 
Confidential information in any manner which may  injure or cause loss to or likely to 
injure or cause loss to the Council. 
24.5  Official Information Legislation 
24.5.1  The  parties   acknowledge  that   Council  is  subject  to  the  Local 
Government  Official  Information  and  Meetings  Act  1987 and  that  'under  that 
Act the Council may be required to release information about the Services and  the       
Company. 
 
24.5.2  In  addition,  the  Company  agrees  to  comply  with  the  requirements  of  the 
abovementioned  Act in relation  to all information  relating to the Council held by the 
Company or its employees. 
         24.5.3  The  Company  will only release information where it has  been 
requested  to release information pursuant to a request to the Council under the 
Local  Government  Official  Information  and  Meetings  Act  directly  to  a  third party 
through the Council unless compelled by a competent authority, in which case it will 
immediately advise the Council as to the information released. 
24.6  Changes in Council Policy and legislative changes 
 
24.6.1 During  the  term  of  this  Contract  there  may  be  changes  in  Council Policy 
and/or legislative changes  (which  shall include changes to  any bylaw relevant  to 
the  Services)  which  may  affect  provision  of  the  Services.   The parties will in 
good faith co-operate to make any amendments to this Contract that may be required 
as a consequence of any such changes. 
 
24.6.2 Where  the  parties  cannot   agree  on  changes  required  then  Company may 
elect  rather  than  to continue  the  Contract  amended  as  proposed  by  the Council  to 
terminate  this  Contract.   Where the Contract  is terminated  by the Company under 
this clause, the provisions of clause 22 shall apply. 
 
24.7 
No  partnership 
 
Nothing in this Contract constitutes the parties as partners or as agents for each other. 
No  party has any authority to bind  the other or act on its behalf  except to the extent 
 
expressly provided for in this Contract. 
 
   

 
 
 
30 
 
 
24.8 
No employment contract 
The parties  expressly  acknowledge  that this is not  a contract  of employment  but 
rather requires the  Company to  supply specific  Services. 
 
 
24.9  Amendment 
This  Contract   cannot  be  amended,  modified   or  varied   or  supplemented   except  in 
 
writing signed by duly authorised representatives  of the parties. 
24.10  Severance 
 
The illegality, invalidity or unenforceability of any provision in this Contract will not 
affect the legality,  validity or enforceability  of any other provisions. 
 
24.11  Waiver 
 
24.11.1  No  right  under  this  Contract  shall  be  deemed  to  be  waived  except  by notice in 
writing signed by  each party. 
 
24.11.2  A  waiver   for  either  party  will   not  prejudice  its  rights   in  respect   of  any 
subsequent  breach  of this Contract by the other party. 
 
24.11.3  Subsequent  to  any  failure by  either party  to  enforce any clause  of this Contract, 
or  any  forbearance,  delay  or  indulgence  granted  by  the  other  party  will    not  
be   constructed   as   a   waiver   of   either   party's   rights   under   this Contract.
 
 
24.12  Governing  law  and jurisdiction 
 
This  Contract  will  be  governed by  and  construed  according  to  the  law  of  New 
Zealand.  The parties agree to submit to the non-exclusive jurisdiction of the Courts of 
 
New Zealand. 
24.13  Cost 
 
Notwithstanding  the provisions of clause 22.3, each party shall carry their own legal 
or administrative  costs arising out  of or in relation  to negotiation  and preparation  of 
 
this Contract together with any costs for any renewal or variation of this Contract. 
24.14  Interest  Payments 
 
The Company shall pay interest calculated at the Default Interest Rate to the Council 
on all amounts owing by the Company to the Council which have not been paid by the 
date required  under  this  Contract.   Interest  shall  accrue  from  the date of  default  of 
payment to the date of payment. 
 
 
24.15  Entire Agreement 
This Contract represents  the entire agreement between the parties.  No party shall be 
 
bound by any prior warranty or representation unless included in this Contract. 
 
 

 
 
 
30 
 
 
   
24.16  Notices 
All  notices  and  other  communication  provided  for  or  permitted  under  this  Contract 
which  are  required  to  be    in  writing,  will  be  sent  by  registered  mail  with  postage 
prepaid  or by hand  delivery or by facsimile. 
 
Such notice given: 
 
 
(a) 
  
 
in person,  is deemed  to be  served upon  delivery 
(b) 
by  facsimile,  is  deemed  to  be  served  upon  the receipt  of  the  correct  electronic 
confirmation  that  the  facsimile has been  transmitted  successfully;  or 
(c) 
by  registered  post,  is  deemed  to  be  served  upon  acceptance  of  the  registered 
 
item. 
Any  such  notice  which  has  been  served  on  a non-Working  Day  is  deemed  served  on 
 
the first Working Day after that day. 
The addresses for notices are: 
 
 
The Council: 
Wellington  City  Council 
Council's Representative: 
 
 
Stephen Harte 
 
Implementation Manager,   
 
Network Improvements. 
 
 
 
 
Address: 
P 0 Box 2199 
 
Wellington 
Telephone: 
04 499 4444 
Facsimile: 
04 801 3009 
Mobile: 
021 227 8084 
 
 
Email: 
[email address] 
 
 
The Company:   
Phantom Bill Stickers Ltd 
 
Company's Representative: 
Address 
 
Telephone: 
Facsimile: 
Mobile:  
 
Email: 
 
or such other each party may notify in writing from time to time. 
 
25.  Definitions and Interpretation 
25.1 
Definitions 
 
In this Contract the following definitions apply: 
   

 
 
 
Bollard(s)    means    all    Council-owned 
and    Company-owned  existing    and    new 
advertising  bollards and pole poster holders. 
 
Bollard 
Design  means  all  copyright,  Design  (registered  or  unregistered) 
documentation, know-how or other protectable right. 
Commencement Date means 
 
Company's  Representative  means  such person as the Company may nominate  and 
as may be approved by the Council (such approval not to be unreasonably withheld) in 
accordance with clause 5.12 and as named in Clause 24.16. 
 
Confidential  Information  means  any  Council  information  relating  to  the  Services 
other than information which: 
 
(a) 
has been published  or otherwise has become  part  of the public  domain  other 
than through acts or omissions of the recipient; or 
 
(b) 
has been  furnished  to  the recipient  by persons  other  than  the Council  (which 
term  includes  persons  employed  by  or acting  for the  Council)  as a matter  of 
legal right and without restriction on disclosure; or   
(c) 
was already in the possession of the recipient without restriction on disclosure; 
 
or 
(d) 
is required  to  be  disclosed  by  any law  or  in relation  to  any proceedings  or 
 
action before any court, tribunal, or other competent authority or body. 
Contract  means  this  Contract  and  includes  the  Schedules  and  any  additional 
 
documents specified in this Contract. 
Council Design means the standard bollard design used by Council. 
 
Council  Bollards  means  all  Bollards  erected  at  the  cost  of,  and  owned  by,  the 
Wellington City Council. 
 
Council's  Representative  means  the  representative   of  the  Council  as  defined  in 
clause 6.2 and as named in clause 25.16. 
 
Default  Interest  Rate means  the  commercial  overdraft  rate  charged  on commercial 
accounts by the Bank of New Zealand. 
 
Expiry Date means: 
Initial  Term: 
30 January 2020 
(if applicable)  
First  Renewal  Term: 
30 January 2022 
Final Expiry  Date means: 
Second  Renewal  Term:  
30 January 2024 
GST  means  Goods  and  Services Tax  in  terms  of  the  Goods  and  Services Tax  Act 
1985 at the rate prevailing from time to time. 
 
GST Act means the Goods and Services Tax Act  1985. 
HS Law means the Health and Safety at Work Act 2015, regulations and approved codes of practice.  
 
 

   
Installation  Programme  means  the  programme  for  the  installation  of  the  New 
Bollards  as set out in Schedule  1. 
 
New  Bollard(s)  means  the Bollard(s)  to be  designed  and installed  (and relocated  as 
may be required) by the Company as per the requirements of this Contract. 
 
Personnel  means  the  personnel  required  to  carry  out  the  Services  under  this  Contract 
and  as  employed  or  contracted  by  the  Company  to  place  advertisements  on  the 
Bollards. 
 
 
 
 
 
Renewal  Date  means: 
 
 
(if applicable) 
First  Renewal  Term: 
30 January 2020 
(if applicable) 
Second  Renewal  Term:  
30 January 2022 
 
 
 
Services means the Services set out in Schedule 1. 
Scope of Services means the Scope of Services set out in Schedule 1. 
 
Site(s) means  the  area under,  over  and  above the  areas described  in  Schedule  6  and  as 
may be  added  to or deleted  from time to time under this  Contract. 
 
Special  Event  means  those  public  events  designated  by  the  Council  as  having  local, 
regional  or  national significance  that  requires  use  of  the  Bollards  in  proximity  to  the 
Special Event  to display  its advertisements. 
 
Wellington  City  means  that  land  owned  by  the  Council  suitable  for  the placement of 
Bollards. 
 
Working  Day  means  a  day  on  which  registered  banks  are  open  for  business  in 
Wellington  excluding  Saturdays  and Sundays and Wellington  Anniversary  day. 
 
25.2 
Interpretation 
 
In this Contract: 
(a) 
all  monetary  amounts  are stated  exclusive of GST  and  in New  Zealand  dollars 
 
unless provided otherwise; 
(b) 
where the context  permits  the singular includes the plural  and  vice versa; 
   
(c) 
references  to  any  party  means  the  parties  to  this  Contract  and  includes  their 
 
respective  successors  and permitted  assignees (as the case may be); 
 
(d) 
references  to  clauses,  schedules  and  to  any  attachments are  to  clauses  in  the 
 
schedules  and  attachments  (if any) to this  Contract  (unless  otherwise  stated); 
 
 
(e) 
where  the  context  permits  references  to  the  Company  this  includes  the 
 
Company's employees, agents and officers; 
 
 (f) 
all  references  to  legislation  include  all  subordinate    legislation,    any    re- 
enactment  of  or  amendment  to  that  legislation  and  all  legislation  passed  in 
 
substitution  for that  legislation; 
   

 
 
(g)       references to a person  include a natural person, firm, corporation,  association or 
other entity whether incorporated or not and whether or not having a separate legal 
personality; 
 
(h) 
the headings in this Contract shall not be used in its interpretation;                                  
 
(i) 
joint   and  several  obligations  that  bind  more  than  one  person  shall  bind  those 
 
persons jointly  and  severally; 
 
 
(j) 
any  consent  granted  by  Council  under  this  Contract  shall  not  be  held  to  be 
 
consent by Council as a regulatory body unless such consent is given expressly 
 
by Council in that capacity;                                                                                         
 
(k) 
reference to the Council and the Company include their respective  successors 
 
and assigns; 
 
 
(l) 
where either party's consent or approval is required pursuant to any provisions 
of this Contract, unless it be specified otherwise, that consent or approval  shall 
not be arbitrarily or unreasonably withheld or delayed. 
 
27. 
Business Information Poles 
 
27.1 
The parties  acknowledge  that  at  the  date of this  Agreement  the  design  and possible 
installation of Business Information Poles is under development. 
 
27.2 
The  Company  agrees  that  it  shall provide its advice  in respect  of the  design, installation 
and location of such Business Information Poles. 
 
27.3 
Where the  design  and  installation  of  such  Business Information Poles is  approved,  the 
provisions of this Agreement shall apply insofar as the Company shall erect, maintain and 
advertise  on  such  Business  Information Poles in  compliance  with  all  standards  and 
obligations as set out in this Agreement as for Bollards unless otherwise stated. 
 
 
28.   Other Services 
 
 

Any add value services identified through the tender process will be specified and incorporated under this 
 
clause.
 
 

 
 
 
35 
 
 
 
EXECUTION 
 
IN WITNESS  WHEREOF this Contract has been  executed by 
the parties  as an agreement as of the date first appearing above. 
 
SIGNED for and on behalf of              
WELLINGTON  CITY COUNCIL     
by: 
 
 
…………………………………………………………….. 
  
under  delegated  a u thority 
 
in the presence of: 
 
 
 
Signature:  ) 
 
 Name:        )      
Position:      ) 
 
Address:      ) 
       
 
 
SIGNED for and on behalf of 
 
PHANTOM BILL STICKERS LTD 
by: 
 
 
 
 
……………………………………………………………….. 
 
 
 
   in the presence of:                 
 
 
 
 
Signature:             ) 
Name: 

Position: 

Address: